De Managementondersteunende Diensten van het departement Economie, Wetenschap en Innovatie gaan via de interne arbeidsmarkt over tot een bevordering in de graad van: Hoofdmedewerker boekhouding (M/V) Afdeling, Team: Beleidsdomein: Niveau Graad: Standplaats: MOD, Team Financiële Dienstverlening Economie, Wetenschap en Innovatie C2 hoofdmedewerker Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35 bus 20 DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI) werkt aan de bevordering van het ondernemerschap, de ontwikkeling van een aantrekkelijk en duurzaam bedrijfsklimaat en de stimulering van innovatie en van wetenschappelijk en technologisch onderzoek in Vlaanderen. Meer informatie over het departement vindt u op de website: http://ewi-vlaanderen.be. De Managementondersteunende Diensten (MOD) van het departement staan in voor een efficiënte, snelle, zorgvuldige en correcte dienstverlening inzake: - personeel; - human resources & vorming; - financiële dienstverlening; - facilitair management; - ICT; - juridische dienstverlening. Zij verlenen op dit moment ook diensten aan o.m. het agentschap Ondernemen, de VRWI, het departement Werk en Sociale Economie (WSE) en het Agentschap Plantentuin Meise. 1
De hoofdmedewerker boekhouding staat mee in voor een vlotte administratieve afwerking van de boekhouddossiers en zodoende voor ondersteuning van het team Financiële Dienstverlening. Hij/zij werkt nauw samen met de leden van het team en rapporteert aan het teamhoofd. DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten in het team Financiële Dienstverlening teneinde bij te dragen tot een vlotte en efficiënte administratieve verwerking van de boekhouddossiers. JE TAKENPAKKET In eerste instantie ben je verantwoordelijk voor de invoer en de controle van de dossiers op volledigheid en juistheid van boekhouddossiers in het financieel systeem, OraFin. Dit kunnen inkooporders, facturen, vorderingen, interne verrichtingen zijn. Daarnaast zijn er allerhande ad-hoctaken die betrekking hebben op deze taken, zoals: beantwoorden van vragen van klanten; opvolging van de liggende gelden; verschuiving betaalkalenders, ondersteuning in het kader van de opvolging van het betaalgedrag van de facturen, opvolging van de verwerking van centraal gescande facturen, met name inzake de geblokkeerde facturen. Op het einde van het jaar én van de overdrachtsperiode word je geconfronteerd met deadlines i.v.m. de invoer en goedkeuring van financiële dossiers. In die optiek dien je te beschikken over de nodige stressbestendigheid. Overuren zijn niet uitgesloten. JE PROFIEL WERKERVARING - minstens zes jaar relevante ervaring met de verwerking of controle van boekhouddossiers in het financieel systeem (OraFin) van de Vlaamse overheid 2
TECHNISCHE COMPETENTIES basiskennis van de Vlaamse overheid; kennis van de meest gangbare informaticatoepassingen (Windows en MS-Office: Word, Excel, Outlook, SharePoint); een grondige kennis van het financieel systeem OraFin een goede kennis van overheidsboekhouding en economische boekhouding; noties van de begrotingscyclus; noties van de wet op de overheidsopdrachten of het vermogen deze op korte termijn te verwerven. FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES Betrouwbaarheid (niv. 2) Samenwerken (niv. 1) Klantgerichtheid (niv. 2) Nauwgezetheid (niveau 3) Probleemanalyse (niveau 2) Flexibel gedrag (niveau 2) Deze functiespecifieke competenties worden bevraagd via de interne potentieelinschatting en tijdens het selectiegesprek (zie verder). DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent statutair ambtenaar van rang C1 bij het departement EWI (of contractueel personeelslid van de rang C1 en geslaagd via een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking) en beschikt over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met de verwerking of controle van boekhouddossiers in het financieel systeem (OraFin) van de Vlaamse overheid; Je bevindt je in de administratieve toestand waarin je je aanspraken op een bevordering kunt doen gelden; Je hebt geen functioneringsevaluatie die besloten werd met "onvoldoende". 3
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst, handicap of leeftijd. ONS AANBOD De functie is aantrekkelijk wegens het afwisselende karakter van de opdrachten, het brede werkveld en de sociale relevantie van het werk. Ook biedt de job ruimte tot initiatief, verantwoordelijkheid en zelfstandig werken. Je wordt bevorderd naar de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal. SELECTIEPROCEDURE De procedure verloopt als volgt: - Screening van cv's / ontvankelijkheidstoets; De toetsing gebeurt op basis van volgende criteria: o deelnemingsvoorwaarden; o gevraagde ervaring (zie hoger). Voor contractuele personeelsleden bepaalt Jobpunt Vlaanderen of de selectie waarop het personeelslid zich beroept voldoet aan de voorwaarden om als een objectief wervingssysteem beschouwd te worden. Bij een negatief besluit van Jobpunt Vlaanderen kan de kandidaat niet deelnemen aan de procedure. - Interne potentieelinschatting; De functiespecifieke competenties worden een eerste keer beoordeeld op basis van een interne potentieelinschatting door de directe leidinggevende. Deze IP spreekt een oordeel uit over de competenties van de kandidaat ( de kandidaat is in staat om dit niveau te functioneren/de kandidaat is nog niet in staat om op dit niveau te functioneren ). - Selectie-interview. Een beoordeling door een jury, bestaande uit minimum 2 juryleden en een selectiedeskundige. Zo wordt een tweede keer nagegaan in welke mate de kandidaat over de functiespecifieke competenties beschikt. Dit gebeurt tijdens een interview (mogelijk met 4
inbegrip van een praktijkgerichte case), waarin ook de vaktechnische competenties worden bevraagd. In deze jury kan een externe expert zetelen. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot 9 januari 2015. Je mailt je motivatiebrief en cv naar aanwervingen@ewi.vlaanderen.be of je stuurt ze naar Eric Min, adviseur hr & vorming K. Albert II-laan 35 bus 11 MEER WETEN? Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Koen Waeyaert Teamhoofd Financiële Dienstverlening Ellipsgebouw bus 11 Koning Albert II-laan 35 Tel 02 553 57 40 koen.waeyaert@ewi.vlaanderen.be 5