Installatie handleiding

Installatie handleiding Gefeliciteerd Ook voor jouw organisatie zal de kracht van de ipublications KnowledgeBase (zoals bekend van AFAS) worden ontsloten, in jullie eigen gepersonaliseerde KB waar interne medewerkers of externe gebruikers (klanten?) snel de voor hun relevante informatie kunnen vinden. De KnowledgeBase voedt zich met informatie uit AFAS Profit Dossieritems, en biedt medewerkers en/of gebruikers de mogelijkheid in te loggen via jullie eigen AFAS InSite of AFAS OutSite omgeving. De KnowledgeBase wordt grotendeels door ipublications (aan de kant van ipublications) ingericht. Alle inrichting (binnen de geboden standaard) en techniek achter de schermen wordt door ipublications verzorgd; hier heeft u geen omkijken naar. Aan de AFAS Profit kant dienen echter wel enkele zaken ingericht te worden die voor het functioneren van de KB noodzakelijk zijn. Dit document beschrijft de in te richten elementen stap voor stap. De inrichting geschiedt zowel in AFAS Profit (Windows) als de InSite of OutSite omgeving waarmee de KB moet verbinden voor het inlog-proces. Vereisten Om gebruik te kunnen maken van de ipublications KnowledgeBase voor AFAS Profit worden enkele vereisten gesteld aan uw AFAS Profit omgeving, inrichting en hetgeen er reeds is ingericht. Als aan deze vereisten niet, of nog niet wordt voldaan is het niet mogelijk de KnowledgeBase te implementeren Zorg er dus op voorhand voor dat aan de vereisten wordt voldaan. Vereist is dat: - De Connector Licentie in Profit aanwezig is (standaard bij Profit Plus-licenties) - De AFAS Profit Webservices (Connectoren) zijn geïnstalleerd op de Webserver (Standaard bij AFAS Online) - InSite of OutSite is ingericht, en publiek bereikbaar is voor bezoekers van de KnowledgeBase die willen inloggen. - Is nagedacht of InSite of OutSite gebruikt moet worden voor een login op de KnowledgeBase: slechts één van de twee is mogelijk als inlog-portal te gebruiken. Indien inloggen enkel voor medewerkers vereist is: InSite. Indien ook klanten / externe gebruikers in dienen kunnen te loggen: OutSite. - De persoon die de inrichting gaat doen Admin-rechten heeft in Profit Windows, en Site-beheerders rechten in de InSite/OutSite omgeving. - Minimaal AFAS Profit 2014 versie 2.4 in geïnstalleerd, en dossieritem-vrije velden 40 moet vrij zijn. 1

Installatie-stappen De volgende elementen zullen in dit document worden besproken, en dienen te worden ingericht in AFAS Profit: 1. Een nieuwe integratiepagina toevoegen en activeren in InSite / OutSite 2. Een nieuwe Pagina toevoegen aan InSite / OutSite * Let op Informatie aan ipublications verstrekken 3. Het toevoegen van (een reeks) dossier-types 4. Het importeren van velden op dossier-type 99, vrije velden 40 5. Enkele GetConnectoren importeren 6. Een nieuwe AppConnector toevoegen * Let op Informatie aan ipublications verstrekken 2

Installatie Stap 1 & 2» Een nieuwe integratiepagina toevoegen De KnowledgeBase gebruikt een integratiepagina om gebruikers te kunnen inloggen. Hiervoor hebben gebruikers niet een aparte gebruikersnaam en wachtwoord nodig: de gebruikersnaam en wachtwoord van InSite of OutSite worden gebruikt. De gebruiker logt dus in op InSite of OutSite, en is daarmee automatisch ingelogd op de KnowledgeBase. In deze stap gaan we een integratiepagina toevoegen aan AFAS Profit, en aan de Site (InSite/OutSite) waar de login van de KnowledgeBase actief moet zijn. Dit kan maar één site zijn, ofwel InSite, ofwel OutSite. Bepaal van tevoren in welke site je de inrichting wilt doen; moeten naast medewerkers ook externe gebruikers kunnen inloggen dan zal de inrichting in OutSite gedaan moeten worden. Wanneer enkel medewerkers gaan inloggen, zal de inrichting hoogstwaarschijnlijk in InSite gedaan moeten worden. Wanneer je geen login wilt toepassen voor de KnowledgeBase, pas dan de inrichting op een InSite omgeving toe, zelfs als er helemaal niet ingelogd gaat worden. Deze stap bevat inrichting in zowel Profit Windows als InSite / OutSite. Ga onder Algemeen naar Type pagina (In & OutSite) en Kies voor 2. Nieuw type integratie in de actieknoppen, boven in de weergave met typen pagina s. Omschrijving: KnowledgeBase & omschrijving meervoud: KnowledgeBases Publieke integratiesleutel: Geheime integratiesleutel: f0f35c887fa51 c83f1f3e97b6a Sluit de wizard af met de knop Voltooien (F7) Na het aanklikken van de actiekop komt er een wizard tevoorschijn waarin de volgende gegevens ingevoerd dienen te worden: 3

Ga nu onder Algemeen, In & OutSite naar Site en open (dubbel klikken) de Site waar de login voor de KnowledgeBase op moet geschieden. Wanneer de Site is geopend, ga je naar het tabblad Typen pagina en zet je het vinkje Geactiveerd bij de pagina die zojuist is aangemaakt; KnowledgeBases van het soort Integratie. Sluit met de knop rechts onder: OK (F7) Log nu in op de Site waarop je de integratie-pagina hebt geactiveerd, en ga rechts boven naar de Site-beheerders modus. Eenmaal ingelogd als site-beheerder ga je links boven naar Nieuw en kies je voor Pagina. Kies in de wizard Aanmaken pagina voor het type pagina KnowledgeBase en geef als omschrijving: Login Het toevoegen van een afbeelding is optioneel. Indien gewenst kan het bovenstaand getoonde logo worden gedownload op: http://goo.gl/soha5k Kies nu in de wizard voor de button rechts onder: Volgende 4

Het adres ziet er altijd uit als: https:// { uw merknaam / KB naam }.knowledgeba.se/sso/ Geef in deze stap het adres van de integratiepagina in. Dit adres krijg je van ipublications. Kortom: vervang het woordje demo uit het bovenstaande voorbeeld voor een woord zoals overeengekomen met ipublications, en klik rechts onder op Volgende. Geef ook in alle vervolgschermen Volgende, en pas waar nodig instellingen naar voorkeur aan. Let op dat in één van de vensters het kopje Restricties aanwezig is. Vink hier aan dat de integratie Alleen in de huidige site beschikbaar is. Je komt nu op de nieuw aangemaakte InSite / OutSite pagina. Klik hier (in de juiste volgorde) op Indeling, en klik vervolgens op het integratie-onderdeel in het hoofdvenster. Er komt een kader om het integratie-onderdeel te staan. Klik hier rechts boven op Eigenschappen. 5

Kies bij de eigenschapen van het integratie-onderdeel voor Volledige inhoud bij Hoogte en klik rechts onder op Aanpassen. Kies vervolgens boven in de balk voor site-beheerders voor Eigenschappen Kies bij de integratie-pagina instellingen voor Volledig scherm bij Lay-out, en na deze instelling gewijzigd te hebben klik je op Publiceren. Bevestig de vraag of de publicatie uitgevoerd moet worden met Ja. Geef nu het adres van de InSite / OutSite omgeving waar de inrichting is gedaan door aan ipublications. 6

Installatie Stap 3» Het toevoegen van een reeks dossiertypes De KnowledgeBase voedt zichzelf met content vanuit dossieritems uit AFAS Profit. Deze dossieritems mogen zijn toegevoegd op iedere manier die Profit ondersteunt, zoals: - Handmatig toegevoegd - Toegevoegd vanuit de Office Connector - Toegevoegd door een signaal - Toegevoegd vanuit een workflow (InSite/OutSite) De KnowledgeBase gebruikt hiervoor dossiertype 99. De kans is heel groot dat in de eigen Profit omgeving dossiertype 99 nog lang niet wordt gebruikt. Om tot dossiertype 99 te komen zal er een reeks nieuwe dossiertypes als opvulling aangemaakt moeten worden, welke binnen de organisatie later alsnog hernoemd en gebruikt kunnen gaan worden. Om de inrichting te doen gaan we onder Algemeen naar Dossier - Inrichting en dan naar: Type dossieritem Zoek vervolgens een ongefilterde weergave op, waar alle in gebruik zijnde dossiertypes worden weergegeven. Zoek het hoogste in gebruik zijnde dossiertype op. In het ons voorbeeld is nummer 42 het hoogste in gebruik zijnde dossiertype. We gaan nu tot we bij nummer 98 zijn dossiertypes toevoegen. Deze dossiertypes gaan we niet gebruiken, maar dienen als vulling om tot nummer 99 te komen. 7

Om tot dossiertype 98 te komen (zodat we dossiertype 99 voor de KnowledgeBase kunnen toevoegen) herhaal je de onderstaande stappen: Klik op Nieuw. Geef als omschrijving (bijvoobeeld) op: << niet in gebruik >> - xx Vul achter de omschrijving het nummer in van het volgende, vrije dossiertype, zodat de omschrijving uniek is, en correspondeert met het nummer van het dossiertype dat het nieuwe dossiertype toegewezen zal krijgen van Profit. Laat alle veldwaarden verder standaard, en klik op Volgende (F6) en daarna op Voltooien (F7). In Profit komt de weergave dossieritems er nu zo uit te zien: 8

Wanneer tot aan dossiertype 98 is gemaakt, en 99 het volgende nummer zal worden, maken we het dossiertype dat daadwerkelijk voor de KnowledgeBase is: het KnowledgeBase dossiertype. Voor de KnowledgeBase is de Vrije Velden set 40 vereist. Bij één of meerdere bestaande dossiertypes zijn waarschijnlijk al enkele vrije velden sets in gebruik. Deze zijn te herkennen doordat er Vrije velden XX:. in de omschrijving van het dossiertype staat. We gaan nu aan de zojuist toegevoegde, niet in gebruik zijnde, dossiertypes de vrije velden koppelen tot we bij Vrije velden 39 zijn. We doen dit door de weergave te filteren op onze zojuist toegevoegde dossiertypes niet in gebruik ; We gaan nu de vrije velden sets toekennen aan de niet in gebruik zijnde dossiertypes. We beginnen boven aan (bij het laagste nummer) en we openen de eigenschappen van het dossiertype. Ga naar het tabblad Kenmerken en vink de optie Vrije velden en tabbladen mogelijk maken aan. Profit vraagt of je door wilt gaan: klik hier op Ja. 9

Houd bij het toekennen van de vrije velden heel goed in de gaten dat je stopt na toekenning van: Vrije velden 39 Op dit moment (controleer dit goed) is het hoogste dossiertype 98 en is het hoogste nummer Vrije velden 39. We gaan nu een laatste dossiertype maken (dat nummer 99 zal krijgen) en we gaan ook op dit dossiertype Vrije velden aan zetten; dit zullen Vrije velden 40 worden. We maken nog 1x een nieuw dossiertype. Dit keer geven we niet de omschrijving niet in gebruik, maar noemen we het dossiertype: KnowledgeBase. In het volgende venster vinken we Vrije velden en tabbladen mogelijk maken aan. Het resultaat is een dossiertype 99 met omschrijving KnowledgeBase, en hier aan gekoppeld Vrije velden 40. 10

Installatie Stap 4» Importeren van vrije velden bij Vrije velden 40 Het is mogelijk diverse kenmerken te ontsluiten in de KnowledgeBase bij artikelen; een kleine selectie velden kunnen worden getoond in de zoekresultaten, een grotere hoeveelheid velden kan worden getoond in het resultatenscherm van een KnowledgeBase artikel. Daarnaast zijn er enkele kenmerken op te geven bij KnowledgeBase artikelen (dossieritems), die bepalen wie de content mogen raadplegen, en of de content publiek, of juist enkel achter een login vindbaar moet zijn. Om kenmerken vast te leggen is het noodzakelijk vrije velden te importeren op Vrije velden 40. Na het importeren van de vrije velden dienen tabbladen toegevoegd te worden welke naar eigen inzicht worden geautoriseerd. Ga hiervoor naar Algemeen - Beheer - Management Tool en kies voor de functiegroep Dossier. Kies vervolgens links voor het bestand Vrije velden 40: KnowledgeBase en kies in het rechter venster voor actieknop 2. Importeren. Blader hier naar het van ipublications ontvangen bestand: VV KnowledgeBase - Dossier VV40.fie Na het importeren van de velden dienen de velden te worden toegevoegd op tabbladen. Dit kan worden gedaan naar eigen inzicht en voorkeuren. Houd er rekening mee de tabbladen voldoende te autoriseren voor binnen Profit Windows, InSite en/of OutSite. 11

Nadat de vrije velden op Vrije velden 40: KnowledgeBase zijn geïmporteerd en de velden op nieuwe tabbladen zijn toegevoegd, keer je terug uit het venster. Profit vraagt of je de omgeving opnieuw wilt openen: doe dit, en keer hierna opnieuw terug naar de Management Tool om dit keer te gaan naar de functiegroep Organisatie/Persoon. Importeer hier in het bestand Organisatie/Persoon het door ipublications geleverde bestand: VV KnowledgeBase - OrganisatiePersoon.fie Maak nu zowel op Tabbladen: Organisatie als Tabbladen: Persoon (en optionee ook voor InSite / OutSite) een tabblad aan KnowledgeBase en KnowledgeBase (Prs), en voeg hier de drie geïmporteerde velden op toe: KB Autorisatiegrp. 1 t/m KB Autorisatiegrp. 3 12

Installatie Stap 5» GetConnectoren importeren Door ipublications zijn een drietal.gcn bestanden geleverd. Deze dienen te worden geïmporteerd in AFAS Profit. LET OP Het is van groot belang alle voorgaande stappen eerst uitgevoerd te hebben. Om de GetConnectoren te importeren ga je in Profit naar: Algemeen - Uitvoer - Beheer - GetConnector Kies in de weergave met GetConnectoren voor actieknop 4. Importeren. Blader naar de drie door ipublications meegeleverde GetConnectoren: - ipublications_knowledgebase_avatar.gcn - ipublications_knowledgebase_content.gcn - ipublications_knowledgebase_login.gcn Na het importeren van de connectoren bevestigt Profit de voltooide import. 13

Installatie Stap 6» Een AppConnector inrichten Tot slot dient een AppConnector voor de KnowledgeBase te worden ingericht, welke ipublications toegang verschaft tot de zojuist ingerichte en geïmporteerde gegevens. Hierdoor kunnen KnowledgeBase artikelen worden opgehaald. Ga hiervoor naar: Algemeen - Beheer - App connector en klik hier op Nieuw. Geef in de wizard voor toevoegen van de App Connector als omschrijving in: KnowledgeBase. Bij de gebruikersgroep geef je een groep uit Profit met beheerdersrechten op, als bijv. de in veel omgevingen aanwezige groep APL (Applicatiebeheerders). Zet vervolgens het vinkje Geblokkeerd uit. 14

Ga nu naar het tabblad GetConnectoren en klik op Nieuw. Selecteer nu de drie connectoren voor de KnowledgeBase, eenvoudig te vinden door te filteren op ipublications_knowledgebase. Voltooi de wizard na het selecteren van alle drie de connectoren. Ga nu naar het tabblad Gebruikerstokens en klik op Nieuw. Selecteer een gebruiker die permanent in AFAS Profit aanwezig is en blijft, en voldoende rechten heeft. Geef als omschrijving: ipublications. Nadat op Volgende wordt geklikt toont AFAS Profit het Gegenereerde token. Let op Lever de inhoud van het tekstvlak volledig aan bij ipublications, dus van: <token> tot </token> 15

Gefeliciteerd Super De implementatie t.b.v. de KnowledgeBase is voltooid Om te starten (en de eerste tests te kunnen doen) willen we je vragen enkele (test?) dossieritems toe te voegen van type 99 - KnowledgeBase. Zorg dat de test-dossieritems op zijn mist de volgende gegevens bevatten: - Dossiertype 99 - Onderwerp gevuld - Toelichting gevuld - Documentgroep gevuld, 5 testdossieritems, iedere keer een andere groep (G1 t/m G5) - Hier en daar extra trefwoorden (spatie-gescheiden) gevuld - Alle test-dossieritems op Openbaar (aangevinkt) - Kenmerk 1-3 hier en daar gevuld, minimaal bij één dossieritem alledrie gevuld - Kenmerk 4-10 hier en daar gevuld 16