Contract Management Dag 2015 De relatie maakt de prestatie DEEL 2; Contract Management bij industriële onderhouds contracten
Opdrachtgever en Opdrachtnemer een betere nachtrust? Contract Management Herman van den Hoogen M: 06 53.96.36.14 www.hoogen Procurement.com Voormalig voorzitter NVDO SUTO Nick Piscaer M: 06 37.60.03.12 E: nick.piscaer@ziggo.nl Bestuurslid NVDO SUTO
1 Definitie Contract Management Het actief managen van contracten gedurende de levensduur van contracten, Van contract implementatie t/m contract beëindiging. Omvat alle activiteiten om het contract professioneel te managen/verbeteren. Aandachtgebieden o.a. : omvat ook ketenmanagement 100% contractbenutting Risico management Continu verbeteren Operational excellence Cost leadership Waarde creatie Relatie Management op alle niveaus.
2. Contract Management staat niet op zichzelf Strategic Sourcing Supplier- Contract Management & Development Contract Day-to-Day
2-1 Contract Management Context CM activiteiten worden bepaald door: Relevante wetgeving, Visie, Missie, Gedragscode van de organisatie, Ondernemingsbeleid. Ondernemings Beleidsdocumenten bijv. voor: Duurzaamheid Milieu Veiligheid en gezondheid HR Financiën Communicatie Intellectueel Eigendom IT Business Excellence, Autorisatie regels, Contractor/leveranciers management Inkoop
3 Hoe kan ik mijn nachtrust verbeteren? Welk aandeel van mijn uitgaven zit bij leveranciers? Opdrachtgever Opdrachtnemer Kan ik mijn expertise en toegevoegde waarde werkelijk toepassen? Heb ik Contract Management wel optimaal ingericht? Wordt mijn contract wel verlengd? Welke bijdrage levert mijn leverancier aan verbetering van mijn organisatie resultaat? Begrijpen we elkaar wel? Hebben we een gezamenlijk doel? Ik wil meer zijn dan alleen een leverancier van handjes
3-1 Hoe kan ik mijn nachtrust verbeteren? Opdrachtgever: Wat is het grootste uitbesteding issue in mijn organisatie? Welk aandeel van mijn uitgaven zit bij leveranciers? Hoe heb ik de relatie met mijn leveranciers ingericht? Welke bijdrage leveren leveranciers aan het verbeteren van mijn organisatie resultaat? Opdrachtnemer: Wordt het contract wel verlengd? Hoe kan ik als opdrachtnemer mijn expertise en toegevoegde waarde werkelijk toepassen? Ik wil meer zijn dan alleen een leverancier van handjes Contract Management als sleutel tot verbetering.
4. Hoe ziet CM er bij u uit? Weet ik zeker dat ik krijg waarvoor ik betaal? Opdrachtgever Opdrachtnemer Wanneer heb ik voor het laatst met mijn opdrachtgever gesproken? Welke contracten heb ik eigenlijk? Elke factuur discussie!? Hoe worden mijn contracten benut? Begrijpen we elkaar wel? Contract Management geregeld? Al 3 maanden geen antwoord op mijn verbeteringsvoor -stel
4-1 CM start bij Opdrachtgever! Hoe ziet CM er bij u uit? 1.Worden contracten aantoonbaar en actief beheerd? 2.Zijn de contracten actueel/up-to-date? 3.Zijn de gebruikers op de hoogte van de contractinhoud? 4.Weet u zeker dat u krijgt waarvoor u betaalt? 5.Vindt regelmatig overleg plaats met leveranciers over: Performance, Issues, Verbeteringen etc.? 6.Ik weet welke issues ik heb met: Waarde, Risicobeheer of Contractbenutting? 7.Is de interne vraag en de leveranciersmarkt sinds de start van het contract ongewijzigd?
5. Toepassen CM Best Practices - Vereist top management support Strategy Development Source: UK National Audit Office Supplier relationship management Supplier development Contract development Risk Market management Best practices framework Payment Planning & Governance Performance People Structure and resources Administration Relationships Delivery
5-1.Toepassen Best Practices: kernactiviteiten
6. Wat bepaalt het CM succes? Vertrouwen, betrokkenheid en bereidheid tot veranderen & verbeteren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. CM teamleden geselecteerd en opgeleid op CM competenties en technische kennis. CM samenwerkingsmodel, contract eigenaarschap, CM organisatie en overleg op operationeel-, tactisch- en strategisch niveau ingericht en operationeel. IT Tools voor Contracten overzicht en Performance meting & monitoring met SMART KPI s. Verbeterprogramma op TCO basis en realistische benefits. Risico analyse en beheersproces ingericht.
6-1 CM: Wat levert het op? De toegevoegde waarde door Contract Management is in de praktijk even groot of zelfs groter dan het tender resultaat: 10-30%! 100% contractbenutting (compliance). Gevolg van slecht CM : - Minder waarde/besparingen - Meer onnodige problemen op te lossen.
6-2 CM: Wat levert het op? - Voorbeelden Contract voor Beveiligings diensten Tender resultaat CM resultaat door: >5% 10-15% Toepassen Output based specificaties Toepassen best available technology Standaard proces Steigerbouw - 10-30% Output based (m3) i.p.v. uurtje/factuurtje Access to height tool Combinatie: isolatie- en conserveerwerk Bedrijfsvoertuigen Tijdelijk personeel Industrieel reiningen - 20% Toepassen track& trace systeem geeft effectieve voertuig inzet 10% >5% Eenduidig proces via interne inhuur makelaar - 10-15% Repeterende karweien (80% v/h totaal) via karweicatalogus met vaste prijs. Output based specificatie (foto) i.p.v. uurtje/factuurtje
7. Waarde creatie met leveranciers Value Management Act Plan improvement ambition Create new value Check Do incident close structural gap Maintain existing value Continu verbeteren Risk & Compliance Management
8. CM draait niet alleen om contracten. Contracten of Samenwerking? Contract documenten A. B. Samenwerking
9. Samenwerking afhankelijk van type relatie Type of relation Characteristics Transactional Collaborative Strategic Partnership Length & scope of contracts Improving dayto-day activities specification improvement Joint process improvement Resources integration Continuous improvement short term suppliers has to full fill users need systematic control mid term relation supplier involved in development long term, trustbased co development risk-benefit sharing
9-1 Samenwerking afhankelijk van type relatie Principals willingness to invest time & effort in relationship Supplier willingness to invest time & effort in relationship
10. CM: Samenwerking ipv Silo s Old: Separate Silo s Model Principals organisation Contractors organisation New: Close Cooperation Model operations procurement commercial services Contractor Contract agreement Principal Contract execution
10-1 CM Samenwerkingsmodel Close Cooperation Model Principals organisation Contractors' organisation operations (CMO) procurement (CMP) commercial (CMC) services (CMS) CM=Contract Manager
11. Kennis en competenties cruciaal! Contract Management Team leden van opdrachtgever en opdrachtnemer zijn: 1. Geselecteerd op specifieke CM bekwaamheden, technische kennis en vaardigheden, Via de inhoud vindt het uitdagen plaats! 2. Opgeleid voor CM activiteiten inclusief het gebruik van verbetering tools, 3. Groot deel van de tijd op de werkvloer.
12. Niet alle contracten dezelfde CM aanpak Vier intensiteitsniveaus op basis van Business impact & bedrijfsrisico op de organisatie met bijbehorende CM activiteiten. niveau Contract: Business impact & risk Verbeter potentieel Spend CM op operationeel niveau CM op tactisch niveau CM op strategisch niveau 1 2 3 4
13. CM organisatie, rollen Voor opdrachtgever & opdrachtnemer geldt: 1. Alle contracten hebben een "Contract eigenaar" 2. Ten minste een Contract Manager - vanuit de uitvoering: Operations & Services - vanuit commercie: Inkoop & Sales 3. Voor strategische contracten: volledig Contract Management team incl. Senior Management 4. Voor elk Contract, stakeholders tijdig betrokken.
14. CM: IT Tools & support Overzicht van alle (raam) contracten en bestedingen is beschikbaar, Bij voorkeur in een IT (ERP) systeem, Met standaard rapporteringen zoals: bestedingen, contractbenutting en performance. Via IT-systeem kunnen gebruikers de inhoud van contracten raadplegen en gebruiken voor afroepen.
15. Hoe nu verder?...aanbevelingen Contract Management is nodig en nuttig! Goede CM resultaten zorgen voor topmanagement ondersteuning. Neem het initiatief en ga aan de slag; stap voor stap. Laat je leiden door Waarde, Risico s en Contractbenutting Zie je mogelijkheden? - Doe het zelfstandig of. - Laat je ondersteunen, maar - Train de betrokkenen zodat ze sneller en meer resultaat kunnen bereiken - Als je twijfelt over de juiste aanpak? Overweeg een Quick Scan
16. Samenvatting tot slot Alleen professioneel ingevoerd Contract Management bij beide partijen: Voegt waarde toe aan raamcontracten Vermindert risico s Verhoogt contractbenutting (compliance)