Efficiënt plannen in zelfstandige teams. Gebruikershandleiding Recare Versie: Datum: Auteurs: 2.1 Juni 2016 Recare, Riet ten Have Bestandsnaam: Gebruikershandleiding Recare 2.1
Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 4... 4... 4 2. ALGEMEEN EN LEGENDA... 5... 5... 5... 5... 5... 6... 6... 6 3. INLOGGEN RECARE... 7 4. ALGEMENE SCHERMINDELING EN GEBRUIKERS ITEMS... 8... 8... 8 5. DASHBOARD... 10... 11... 12... 13 6. CLIËNTEN... 14... 15... 17... 18 6.3.1 Indicatie toevoegen bij tijdelijke cliënt... 18 6.3.2 Tijdelijke cliënt matchen met definitieve cliënt... 19... 20 6.4.1 Opmerking toevoegen aan afspraak... 21... 23... 25... 26... 27 7. MEDEWERKERS... 28... 29... 30... 30 Pagina: 2 van 46
... 31... 32... 33... 34 8. PLANBORDEN... 35... 35... 40... 41 9. BEHEER... 43... 43... 43... 44 10. VEEL GESTELDE VRAGEN... 46 Pagina: 3 van 46
1. Inleiding Recare is een planningsprogramma voor medewerkers in de zorg. Recare is een revolutionair programma dat eenvoud en efficiëntie bij elkaar brengt. Jarenlange ervaring en kunde zijn de basis voor dit gebruikersvriendelijke programma. Recare is een 100% web applicatie. Alle gegevens zijn direct beschikbaar voor verwerking. De vormgeving van de schermen is zeer overzichtelijk. De werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden staan direct in het scherm. De functies van het programma zijn modulair opgebouwd. Op basis van een autorisatie zijn de verschillende programma onderdelen beschikbaar voor de medewerker. Hierdoor wordt alleen relevante informatie getoond. In deze handleiding wordt het werken met Recare stap voor stap uitgelegd. Per hoofdstuk wordt een onderdeel behandeld. Achtereenvolgens komen aan bod: Algemeen/legenda Inloggen Recare Algemene schermindeling en gebruikers items Dashboard Cliënten Medewerkers Planborden Beheer Veelgestelde vragen (FAQ) Pagina: 4 van 46
2. Algemeen en legenda Er zijn een aantal basisfuncties die door de hele applicatie worden gebruikt. Deze basisfuncties en andere basishandelingen worden eerst uitgelegd. Vervolgens is er een legenda weergegeven met een overzicht van alle iconen. De rechtermuisknop heeft geen functies in de Recare applicaties. Dit wil zeggen dat kopiëren en plakken van tekst in het programma zelf alleen met de sneltoetsen kan. Kopiëren kan door de Ctrl - en de C -toetsen tegelijkertijd in te drukken. Plakken van de gekopieerde tekst in een Officeprogramma (Word of Excel) kan door de Ctrl - en de V -toetsen tegelijkertijd in te drukken. Extra informatie over de functie en/of betekenis van een knop in de applicatie kan worden verkregen door de cursor op de knop te zetten en stil te laten staan. Er verschijnt dan een zogeheten tooltip; dit is een klein dialoogvenstertje met daarin meer informatie, bijvoorbeeld over de actie van de knop of de planning waar je op dat moment op staat. Recare wordt gebruikt via de webbrowser Internet Explorer en is te gebruiken op verschillende besturingssystemen (Carinova gebruikt Windows). De functies waar gebruik van gemaakt wordt, binnen de browser, zijn binnen de Recare applicatie overbodig geworden. Zo ga je geen scherm terug in de applicatie als je in de browser op Vorige (pagina) klikt. Daarnaast zal ook in de geschiedenis van de webbrowser alleen het webadres verschijnen en niet de verschillende pagina's die bezocht zijn in de applicatie. In Recare is het alleen mogelijk om speciale tekens te maken doormiddel van ALT Codes. Een trema op de e wordt in plaats van SHIFT + en vervolgens E nu ALT 137. Een overzicht van alle ALT Codes kun je vinden op www.alt-codes.net. In Recare worden veel gegevens weergegeven in regels. Bijvoorbeeld zorgafspraken, planningen en registraties. Als deze regels niet worden geselecteerd, staat in een regel alleen de informatie waarop onderscheid gemaakt kan worden. Op deze gegevens staan de regels dan ook gesorteerd. Bijvoorbeeld datum of medewerker. Als er een regel geselecteerd wordt door erop te klikken, verschijnt de specifieke informatie(details) van de bewuste regel aan de rechterkant in het scherm. Pagina: 5 van 46
Het icoontje betekent dat er achterliggende informatie is of dat er meerdere mogelijkheden zijn. Zo staat dit icoontje bij de zorgindicatie als hier een functie aan toe is gevoegd. Ook kan het icoontje op deze manier voorkomen, zoals op het dashboard van medewerkers in het ECD om de verschillende planningen aan te kunnen klikken. Door op het icoontje te klikken wordt de regel uitgevouwen en wordt ook de onderliggende informatie getoond. Het sorteren van gegevens is mogelijk door op de kolomtitels te klikken. De eerste keer klikken zorgt voor een alfabetische volgorde (A-Z). De tweede keer klikken zorgt voor een omgekeerde alfabetische volgorde (Z-A). Term Betekenis Tabbladen sluiten Verwijder-icoontje; hiermee verwijder je de regel waarachter dit icoontje staat. Kalender-icoontje om maandoverzicht te openen en met de muis een datum te kunnen kiezen. Icoon wordt weergegeven om een nieuw venster te open waarin een actie kan worden gedaan. Bij stamgegevens staat deze achter status. Bij dossier staat dit teken om een bijlage toe te voegen etc. Pagina: 6 van 46
3. Inloggen Recare Om Recare te gebruiken moet een computer beschikbaar zijn met een internetverbinding. In het onderstaande voorbeeld wordt het inlogscherm getoond. Recare kun je op twee manieren opstarten in Internet Explorer. via https://mijnportaal.carinova.nl. In het menu van Mijn Carinova Portaal kiezen voor Recare Planning. of via https://ikplanbij.carinova.nl. Je komt dan direct in het inlogscherm van Recare. Iedere medewerker moet een gebruikerscode en wachtwoord hebben om te kunnen inloggen in Recare. De gebruikersnaam is altijd gelijk aan de gebruikersnaam voor het Carinova account. De standaard wachtwoorden zijn bekend bij de planners in de teams. Deze gebruikerscode en het wachtwoord kunnen gebruikt worden voor het inloggen in de Remote Pro App en in Recare Planning. In het tekstvak achter Gebruikersnaam moet de toegekende gebruikersnaam worden ingevoerd. In het tekstvak achter Wachtwoord moet het bijbehorende wachtwoord worden ingevoerd. Vervolgens dient op OK te worden geklikt. Na het inloggen wordt het tabblad Dashboard (waarover meer in Hoofdstuk 5) getoond. Het Dashboard blijft altijd de 'basispagina' in Recare en kan niet gesloten worden. Pagina: 7 van 46
4. Algemene schermindeling en gebruikers items In alle schermen van Recare blijft de bovenste balk in het scherm zichtbaar. Deze balk zorgt ervoor dat alle relevante functies altijd voor de betreffende medewerker ter beschikking staan. De volgende functies worden getoond: Het linker gedeelte van de balk toont de gebruikersfuncties van Recare: Planborden Cliënten Medewerkers Overig Het rechter gedeelte van de balk toont een overzicht van de uitstaande taken: Aantal zorgtaken Aantal berichten Aantal verzoeken Gebruikersmenu Rechts bovenin het scherm kan, door op de gebruikersnaam te klikken, het gebruikersmenu worden geopend. Dit menu bevat de volgende onderdelen: Zorg- en medewerkergroep beheer In Recare is het mogelijk om aan te geven welke zorg- en medewerkersgroepen een medewerker standaard 'aan' wil hebben in de applicatie. De medewerker kan op deze manier de applicatie overzichtelijker maken door alleen de groepen te kiezen waar hij/zij bij betrokken is. De groepen die zijn aangevinkt komen terug op de planborden, het cliëntenoverzicht en medewerker overzicht. Wijzigingen dienen onderaan te worden opgeslagen. Standaard ben je geautoriseerd voor je cluster en staan ook alle teams uit je cluster aangevinkt. Uitzondering is het nachtzorgteam en het TVT team, zij hebben autorisaties voor 2 clusters (Noord of Zuid). Pagina: 8 van 46
Het advies is om alleen die teams aan te vinken waar je een samenwerkingsverband mee hebt. Voor het plannen is het zelfs het makkelijkst om alleen je eigen team aangevinkt te hebben. Voor cliënten geldt dat het team waar ze de meest geïndiceerde uren hebben als hoofdgroep zichtbaar is. Tevens wordt zij in het cliëntenoverzicht van de subgroep zichtbaar, maar dan staat er het andere team als hoofdgroep voor. Wachtwoord wijzigen Hier kan de gebruiker zijn of haar wachtwoord wijzigen door eerst het oude wachtwoord in te voeren, vervolgens twee maal het nieuwe wachtwoord en daarna op Opslaan te klikken. Uitloggen Deze optie spreekt voor zich en is benodigd om een actieve sessie van Recare in de browser ook daadwerkelijk te beëindigen. Pagina: 9 van 46
5. Dashboard Het tabblad Dashboard laat direct alle belangrijke taken en berichten zien voor de ingelogde medewerker. Het is het centrale werkscherm van Recare. In het Dashboard worden de volgende onderdelen weergegeven: Taken Berichten Verzoeken Pagina: 10 van 46
In het onderdeel Taken wordt een selectie van werkzaamheden getoond, die door de ingelogde medewerker gedaan moeten worden. Welke taken hier getoond worden hangt af van de autorisatie van de betreffende medewerker. De taken in het Dashboard zijn te sorteren op de verschillende koppen bovenin de sorteerbalk voor de taken. Onder Details staat hierbij als eerste de datum van de taak, zodat de taken op deze manier ook op datum (volgens het formaat jjjj-mm-dd), gesorteerd kunnen worden. Door te klikken op het grijze pijltje, dat achter een taak staat, kan een medeweker aangeven dat hij of zij deze taak gaat uitvoeren. Er verschijnen vervolgens 2 groene pijltjes bij de medewerker. Bij de andere medewerkers (die de desbetreffende taak ook op hun dashboard hebben) wordt het grijze pijltje oranje. Als deze medewerkers de taak willen overnemen, kunnen zij op het oranje pijltje klikken. Als de medewerker de taak heeft uitgevoerd kan hij of zij op het groene pijltje naar rechts klikken om de taak af te melden en te verwijderen uit de lijst. De medewerker kan echter ook besluiten (bijvoorbeeld bij werkzaamheden die onverwacht tussendoor komen) de taak terug te trekken. Dit kan door op het linker pijltje te klikken. Het pijltje achter de taak wordt daarna weer grijs en inactief. Voorgaande wordt hieronder geïllustreerd met een voorbeeld. Medewerker 1 neemt een taak op zich door op het pijltje achter de taak te klikken. Er verschijnen 2 groene pijltjes. Door op het linker pijltje te klikken kan de medewerker de taak terugtrekken. Door op het rechter pijltje te klikken kan de medewerker de taak afmelden als deze gedaan is Medewerker 2 ziet dat taak de een collega is opgenomen. Pagina: 11 van 46
De bovenstaande manier, van het in behandeling nemen van taken, geldt uitsluitend voor taken waarvoor alleen een actie van een medewerker benodigd is. Dient er daarnaast ook nog een actie in Recare plaats te vinden (bijvoorbeeld het verwerken van een indicatie of het aanmaken van zorgafspraken) dan kan de taak wel in behandeling genomen worden (zodat voor collega s zichtbaar is dat iemand met de taak bezig is), maar kan deze niet afgemeld worden. De taak verdwijnt automatisch uit het dashboard, zodra de actie die volgens de taak benodigd is, is doorgevoerd in Recare. In het overzicht Berichten worden alle conversaties weergegeven, waarin door de ingelogde medewerker berichten zijn verstuurd of ontvangen. Een conversatie (één regel) kan dus uit verschillende berichten bestaan. Ook de conversaties kunnen met de koppen in de menu-regel gesorteerd worden op de gewenste volgorde. Door dubbel te klikken op een conversatie, opent de medewerker een conversatie. Door een bericht te typen in het witte vak onderaan en vervolgens op Opslaan te klikken, wordt het bericht opgeslagen in de conversatie en verstuurd naar de andere deelnemers in de conversatie. Door te klikken op Aan personen, links bovenin, kunnen deelnemers aan de conversatie worden toegevoegd of uit de conversatie verwijderd worden. Een klik op de button Conversatie sluiten zorgt ervoor dat de conversatie wordt afgesloten en dat deze uit het dashboard van de medewerker verdwijnt. Alleen de medewerker die de conversatie is begonnen kan de conversatie sluiten. Vanzelfsprekend kan de medewerker ook zelf een nieuwe conversatie beginnen door in het berichtenonderdeel van het dashboard in de grijze balk te klikken op Nieuw bericht maken. Er verschijnt dan een blanco conversatie waar de medewerker naar wens een onderwerp, deelnemers en berichten aan kan toevoegen. Pagina: 12 van 46
In het overzicht Verzoeken worden alle verlofverzoeken en planningswijzigingsverzoeken getoond, die voor de ingelogde medewerker relevant zijn. De verzoeken worden standaard in chronologische volgorde getoond, maar kunnen vanzelfsprekend met de koppen in de menu-regel gesorteerd worden op de gewenste volgorde. Zodra een verzoek verwerkt is door de medewerker verdwijnt deze uit het overzicht. Een verzoek kan in behandeling genomen worden door op de button bekijk.. te klikken. Afhankelijk van het verzoek kan hierop actie ondernomen worden. Hieronder staat zowel de verlofaanvraag als het planning wijzigingsverzoek afgebeeld. Beide verzoeken kunnen worden geaccordeerd of afgewezen, hierbij kan tevens de reden van accordering of afwijzing vermeld worden. Als een verlofaanvraag wordt goedgekeurd dat zet Recare deze vakantieplanning gelijk in het tabblad verlof van de medewerker. De medewerker ziet in Remote Pro bij afwezigheid dat de aanvraag is toegewezen of afgewezen. Pagina: 13 van 46
6. Cliënten Klik op de functie Cliënten en zet het vinkje bij Toon alle cliënten aan. Indien je het vinkje ook aanzet bij inc.tijdelijke cliënten dan laat hij zien welke tijdelijke cliënten je nog in je lijst hebt staan. (verderop meer uitleg) Een overzicht van alle cliënten wordt getoond. De getoonde cliënten zijn middels een druk op de knoppen in de menubalk naar wens te sorteren. In het witte invulveld, rechts bovenin, kan een zoekterm worden ingevuld om naar bepaalde cliënten te zoeken. Overigens kan men via dit veld ook gericht naar cliënten zoeken zonder het vinkje bij Toon alle cliënten aan te zetten. Zorggroepen Via de button Zorggroepen (x/x) kan de gebruiker bepalen van welke zorggroepen de cliënten getoond worden. Hierbij worden standaard de cliënten uit die zorggroepen weergeven die de gebruiker onder Zorg- en medewerker groep beheer (zie hoofdstuk 4.2) heeft aangevinkt. Status In het cliëntenoverzicht worden normaal gesproken alleen die cliënten getoond die op dat moment in zorg zijn. Wanneer cliënten met een andere status gezocht moeten worden, kunnen deze via de button Status (x/x) (bijvoorbeeld wachtlijst of uit zorg) worden aangezet. Hierdoor worden ook de cliënten met die statussen getoond. Door op de naam van één van de getoonde cliënten te klikken, kom je in het cliëntendossier van de desbetreffende cliënt terecht. Voeg cliënt toe (Tijdelijke cliënt) Om handmatig een nieuwe cliënt in te voeren, in gevallen waarin een cliënt nog niet via CURA ingelezen is, dient op de button + bij Voeg cliënt toe geklikt te worden. Er wordt dan een nieuw (leeg) cliëntendossier aangemaakt, die door de gebruiker ingevuld dient te worden. LET OP! Zorg ervoor dat je hier altijd het vinkje Pagina: 14 van 46
aan zet bij Tijdelijke cliënt.. Hierover meer op de volgende pagina s, waarbij tevens een overzicht gegeven wordt van de verschillende tabbladen in het cliëntendossier. Een nieuwe cliënt wordt via CURA aangeleverd via een koppeling die ca elk uur loopt. Bepaalde gegevens mag je daarom niet wijzigen in dit tabblad omdat ze via CURA worden aangeleverd. Wil je hierin wel een wijziging aanbrengen, dan moet je dat doen middels een mutatie naar de zorgcentrale. Zaken die je niet mag wijzigen zijn: NAW gegevens Status Overlijdensdatum Huisarts Nieuwe tijdelijke cliënt invoeren Indien een cliënt nog niet in Cura staat maar toch al gepland moet worden dan kan je hem/haar invoeren als tijdelijke cliënt. In het eerste tabblad dat voor een nieuwe cliënt verschijnt, kunnen de basisgegevens of Stamgegevens van de cliënt ingevoerd worden. Een aantal velden zijn essentieel om een nieuwe tijdelijke cliënt daadwerkelijk te kunnen invoeren/opslaan. Denk hierbij aan zorggroep, naamgegevens, geboortedatum. De geboortedatum (indien bekend) is belangrijk om de cliënt later weer te kunnen matchen met de definitieve cliënt die uit Cura komt. Het allerbelangrijkste is om het vinkje tijdelijke cliënt aan te vinken om de cliënt op een later tijdstip te kunnen matchen met de door CURA aangeleverde cliënt Pagina: 15 van 46
Het tabblad Stamgegevens bestaat uit 6 verschillende blokken: Organisatie In dit onderdeel moet de zorggroep worden vermeld waarin de cliënt is ingedeeld. Hier kan de eigen zorggroep uit de selectielijst geselecteerd worden.. Ook staat hierin de status van de cliënt, laat deze op In zorg staan. Algemeen In dit blok kunnen de persoonsgegevens van de cliënt worden ingevoerd. Het invullen van de juiste geboortedatum is belangrijk om de cliënt in een later stadium met de door CURA ingelezen cliënt te kunnen matchen. Woonadres In dit blok wordt het geldige adres van de cliënt getoond. Een (nieuw) adres kan worden toegevoegd door op de button Adressen te klikken, waarna een nieuw venster geopend wordt. Door hierin op de button Adres toevoegen te klikken, kan een nieuw adres worden ingevoerd, waarbij diverse types (o.a. woonadres, (tijdelijk) verblijfadres) gekozen kunnen worden. De begin- en einddata van de ingevoerde adressen zijn van belang in verband met het juiste adres dat in het tabblad Stamgegevens weergegeven wordt. Wanneer het cliëntdossier geopend wordt, wordt meteen het geldige adres weergegeven. Wanneer een ingangsdatum voor een nieuw adres in de toekomst al bekend is, hoeft het adres op een later moment niet handmatig aangepast te worden, maar zal vanaf de ingangsdatum dit nieuwe adres in het tabblad Stamgegevens getoond worden. Vul alleen de postcode en het huisnummer in, wanneer je daarna op de tab- of entertoets drukt, haalt Recare automatisch het juiste adres op. TIP: omdat het systeem een automatische reistijdberekening heeft, is het invullen van het juiste adres erg belangrijk, bv een vakantiecliënt die tijdelijk op een camping in Ommen verblijft maar woont in Groningen komt niet goed in de planning als het adres niet veranderd wordt omdat het systeem dan automatisch de reistijd naar Groningen berekend en dat laat zien in de planning. Aanwezige werkrestricties In dit blok kan aangegeven worden of er bepaalde bijzondere omstandigheden zijn bij de cliënt zoals clavisio, medido, beschermende maatregelen, een rokende cliënt, huisdierenetc.. Deze worden zichtbaar in Remote Pro bij de cliënt. Pagina: 16 van 46
Overige In dit blok kunnen wat aanvullende gegevens van cliënt worden ingevuld, aangaande verzekering, beperkingen, nationaliteit en burgerlijke staat. (niet verplicht) Contact Hier kunnen de contactgegevens van de cliënt zelf worden ingevoerd (over de contactpersonen van de cliënt hierna meer). Door op het groene +-teken te klikken wordt een nieuw contact aangemaakt, waardoor je bijvoorbeeld een vast of mobiel telefoonnummer of een e-mailadres kunt invoeren. In dit tabblad kunnen gegevens van contactpersonen (mantelzorgers, huisarts enz.) van de cliënt aangemaakt worden. De contactgegevens van de cliënt staan niet hier, maar zoals hiervoor al aangegeven, op het tabblad Stamgegevens. De gegevens van de huisarts worden automatisch ingelezen door CURA. Als je deze wilt wijzigen kan dit via een mutatie naar Zorgcentrale. Door onderin op de button Voeg contactpersoon te klikken, verschijnen rechts in het scherm velden, waar de gegevens van de contactpersoon ingevuld en opgeslagen kunnen worden. Pagina: 17 van 46
Zorgindicaties worden automatisch ingelezen via CURA. Na verwerking door de zorgcentrale wordt deze ongeveer een uur later getoond in Recare. LET OP: er mogen geen wijzigingen worden aangebracht in de indicaties of indicaties handmatig worden toegevoegd op 1 uitzondering na en dat is als de cliënt is toegevoegd als tijdelijke cliënt. 6.3.1 Indicatie toevoegen bij tijdelijke cliënt Bij een tijdelijke cliënt kan handmatig een indicatie worden toegevoegd om er vervolgens zorgafspraken en/of planningen op te kunnen maken. Vul de volgende velden in: 1 Financieringsstroom (meestal ZVW ) 2 Debiteur zelfde als financieringsstroom 3 Ingangsdatum Daarna opslaan. Nadat een indicatie is toegevoegd kan aan deze indicatie een functie met een product worden toegevoegd. Door op de indicatieregel te klikken en vervolgens rechts op de button Voeg functie toe. Pagina: 18 van 46
Voeg bij AZR functie de gewenste functie in en bij AZR klasse de ingeschatte uren, Klik daarna op opslaan. Na het samenvoegen van de tijdelijke cliënt verdwijnt deze indicatie dus het maakt niet veel uit hoeveel uren je hier invult. De ingevoerde indicatie is de basis voor zorgafspraken. Zorgafspraken kunnen alleen maar aangemaakt worden binnen de bandbreedte van de indicatie. Zorgafspraken worden niet overgenomen bij het matchen, daarom kan je ipv zorgafspraken ook alleen zorgplanningen maken. 6.3.2 Tijdelijke cliënt matchen met definitieve cliënt Als de indicatie van de tijdelijke cliënt binnen is kan deze gematcht worden met de juiste indicatie. Vink in de cliënten lijst, toon alle cliënten en incl. tijdelijke cliënten aan. De tijdelijke cliënt licht oranje op in de cliënten lijst. Controleer of de geboortedatum overeenkomt of pas zo nodig de geboortedatum aan in de stamgegevens van de tijdelijke cliënt. Zoek hierna onder in de stamgegevens de gevonden resultaten voor tijdelijke cliënt en match deze met de juiste cliënt. Let daarbij op dat de juiste cliënt geselecteerd is, het systeem laat alle cliënten met dezelfde geboortedatum op alfabetische volgorde zien. Via cliënt overnemen wordt de cliënt definitief gemaakt. Pagina: 19 van 46
TIP: Gebruik NOOIT de mogelijkheid maak tijdelijke cliënt definitief, dit levert fouten op in de urenkoppeling naar Cura In dit scherm worden de zorgafspraken weergegeven per dag van de week. Deze zorgafspraken vormen de basis voor de planning en zijn de standaard voor de vaste dagen en tijdstippen waarop de zorg verleend wordt. Door een klik op de button Voeg afspraak toe, onderin het scherm, verschijnen invulvelden. Hier kan onder andere aangegeven worden op welke dagen en binnen welke grenstijden zorg verleend moet worden TIP: houd indien mogelijk ruime grenstijden aan, je kan absoluut niet plannen buiten de grenstijden in de basisplanning. Bij het aanmaken van de zorgafspraken kan ook voor een interval van 1 maal per x dagen worden gekozen, wanneer de cliënt niet wekelijks zorg ontvangt. Bijv. een dag curve voor 1x per 28 dagen (4 weken). De afspraak komt dan niet in de basisplanning maar alleen in de desbetreffende dagplanning voor. Let bij het maken van deze afspraak op de startdatum om de juiste interval te hebben. Voor de afspraak komt dan On te staan. Door op de button achter Medewerker te klikken, kan een vaste medewerker aan een zorgafspraak worden gekoppeld. Dit gebruik je alleen als je het planbord niet gebruikt. Er wordt dan en lijst van medewerkers Pagina: 20 van 46
geopend die op de dagen en tijdstippen van de zorgafspraak beschikbaar zijn. Dat wil zeggen: de medewerker heeft dan geen andere cliënten, is voldoende deskundig, heeft een geldige arbeidsovereenkomst en is voor werk beschikbaar. Uit deze lijst kan de gewenste medewerker geselecteerd worden. Op deze wijze kan eventueel een reeds gekoppelde medewerker uit de zorgafspraak verwijderd worden. Deze optie wordt alleen gebruikt als er naar een bepaalde cliënt maar 1 medewerker gaat. Als je deze afspraak in een route zet dan wordt de medewerker overschreven door de route. Zoals eerder aangegeven, is het niet mogelijk zorgafspraken aan te maken buiten de bandbreedte van de indicatie. Indien er wel buiten de bandbreedte afspraken gemaakt moeten worden, dan kan dit gedaan worden via het tabblad zorgplanning. Na het opslaan van de zorgafspraken worden deze als een nog te plannen afspraak getoond op het planbord. 6.4.1 Opmerking toevoegen aan afspraak Er kunnen 3 soorten notities toegevoegd worden in Remote Pro. 1. Werkrestrictie 2. Via tabblad notitie 3. Opmerking aan eenmalige planning 1. Werkrestrictie; Via Stamgegevens cliënt, aanvinken werkrestricties 2. Via tabblad Notitie Klik op nieuw, selecteer daarna het type opmerking voor App, voeg een onderwerp toe (deze is zichtbaar bij de afspraak) voeg daarna een toelichting toe (deze wordt zichtbaar als bij het doorklikken op de cliënt in Remote Pro) Pagina: 21 van 46
Hieronder is zichtbaar hoe de medewerker de bijzonderheden in Remote Pro bij de geplande cliënt kan zien. Het tijdstip van de laatst ingevoerde wijziging wordt weergegeven. W= werkrestrictie C= notitie voor web P= eenmalige notitie aan dit planningsmoment Via zorgplanning kan een eenmalige notitie aan een zorgmoment worden gehangen Klik op het zorgmoment, ga daarna naar toon opmerking Klik hierop en maak via de knop nieuw een opmerking voor dit zorgmoment Pagina: 22 van 46
Let op: alleen de opmerking in het onderwerp wordt in de Remote Pro getoond. De opmerking eronder is alleen zichtbaar voor de planner. In het tabblad Zorgplanning staan alle ingeplande zorgmomenten in een overzicht. In dit tabblad is het mogelijk om incidenteel een zorgplanning te wijzigen, te verwijderen of toe te voegen. Dit geldt zowel voor het tijdstip van de planning als voor de medewerker die aan deze planning gekoppeld is. Op het tabblad Zorgplanning kunnen medewerkers op de Blacklist gezet worden, zodat deze (om uiteenlopende redenen) niet (meer) bij de desbetreffende cliënt ingezet kunnen/mogen worden. Planningen zullen veelal via het -planbord aangemaakt worden. Het kan voorkomen dat er een incidentele planning aangemaakt moet worden. Dit kan door onderin het scherm op de button Voeg planning toe te klikken en rechts in het scherm de velden in te vullen. Door op een planningsregel te klikken worden rechts de details van de desbetreffende planning weergegeven en kunnen deze gewijzigd worden (mits de planning nog niet geregistreerd is). Via planningen is het mogelijk om zorgafspraken, die buiten de bandbreedte liggen, in te plannen (bijv. als de aangevraagde indicatie voor uitbreiding nog niet binnen is) Het registreren van planningen gebeurt door de zorgverlener via Remote pro of door de planner onder de kolom R op de actieve (witte) vakjes klikt (ook mogelijk in het dossier van de medewerker onder tabblad Planning ). Hierop verschijnt een dialoogvenstertje met details van de planning waarop de planner definitief akkoord moet geven. Zorgplanningen verwijderen kan doormiddel van het verwijder-icoontje in de regel van de bewuste planning. De reden waarom deze planning wordt verwijderd dient geselecteerd te worden. Het is echter niet mogelijk om op deze manier een planning te verwijderen als er aan een planning een opmerking gekoppeld is. Of dit het geval is kun je zien door bij de details van de planning aan de rechterkant van het scherm op Toon opmerkingen te klikken. Pagina: 23 van 46
Wanneer er inderdaad een opmerking gekoppeld is, zal deze opmerking eerst verwijderd moeten worden, door op het verwijder-icoontje te klikken. Tot slot bevat het tabblad Zorgplanning ook de mogelijkheid om bepaalde medewerkers bij de cliënt op de Blacklist te zetten. De Blacklist is een lijst met medewerkers die geen zorg (meer) mogen verlenen aan de bewuste cliënt. Dit kan zijn op verzoek van cliënt, dan wel op verzoek van de medewerker. De Blacklist kan geopend worden door onderin het venster op de button Blacklist te klikken. Hierop verschijnt een venster met daarin alle medewerkers van de medewerker groepen die de gebruiker onder zijn zorg- en medewerker groepen heeft geselecteerd. Door de medewerkers aan te vinken, plaats je deze op de Blacklist. Wanneer deze medewerker op een route geplaatst wordt waar de des betreffende cliënt op staat dan wordt deze route rood. Er zal een andere medewerker aan deze route moeten worden toegekend of de cliënt moeten worden verplaatst naar een andere route. Pagina: 24 van 46
In het tabblad Tijdsregistratie staat een overzicht van alle uitgevoerde zorgmomenten die zijn geregistreerd. Het gaat hier dus om de werkelijk verleende zorguren, niet om de geplande uren. Op het tabblad Tijdsregistratie zijn de details van de registratie terug te zien. Hierbij is eveneens inzichtelijk op welke wijze de bijbehorende planning is geregistreerd en op welk moment (tijdstempel). Hierbij zijn twee mogelijkheden: 1. Door de medewerker via Remote Pro 2. Door de planner in Recare Op het tabblad Tijdsregistratie kan een registratie worden verwijderd en gewijzigd. Ook kan hier bij een wijziging in produckt (bv van ZVW naar WLZ) de registratie omgezet worden naar de juiste produckt en debiteur gegevens.. Pagina: 25 van 46
In het Afwezigheid tabblad kunnen afwezigheden van de cliënt worden toegevoegd. Deze afwezigheden worden automatisch doorgezet naar de planning. De planning wordt rood wegens afwezigheid van de cliënt. De coördinator kan hierop actie ondernemen door de planning te laten vervallen. TIP: Let op dat je een einddatum invult als de cliënt terug is uit het ziekenhuis, anders kan de cliënt niet gepland worden. Bij het toevoegen van een afwezigheid wordt de knop Voeg afwezigheid toe gebruikt. Rechts worden de details van de afwezigheid getoond en kunnen type afwezigheid, begindatum en begintijd samen met (eventuele) einddatum en eindtijd worden ingevuld. Door de regel aan te klikken, kunnen wijzigingen in het afwezigheidsrecords worden doorgevoerd (bijvoorbeeld het later invullen van een einddatum of het wijzigen van de datum of de tijd) Het verwijderen van afwezigheidsrecords kan door op het verwijder-icoontje (rode min-teken) te klikken achter de afwezigheidsregel. Let erop dat eventuele opmerkingen die aan de afwezigheidsrecord gekoppeld zijn, eerst verwijderd moeten worden alvorens de afwezigheidsrecord zelf verwijderd kan worden. Pagina: 26 van 46
Op het Notitie tabblad kunnen verschillende opmerkingen of documentaties toegevoegd worden Er kunnen bijlagen worden toegevoegd door op de -button achter Bestand te klikken. Om een opmerking te plaatsen, klik je rechts onder in het scherm op Nieuw. Automatisch worden de velden datum, tijd, gebruiker toegevoegd. Vervolgens kan een opmerking toegevoegd worden, waarbij zowel het onderwerp veld, als het berichtveld verplichte velden zijn. Deze dienen beide ingevuld te worden. Hier kan (achter Type ) aangegeven worden om wat voor soort opmerking het gaat. Wij gebruiken alleen de Opmerking voor Web, hetgeen inhoudt dat alle medewerkers die bij de desbetreffende cliënt zorg verlenen via Remote Pro een bericht krijgen van de opmerking. Hierin staat alleen hetgeen is ingevoerd in de onderwerp regel van de opmerking. De opmerking zelf komt naar voren wanneer er geklikt wordt op de cliënt in de Remote pro. Op deze wijze kunnen de medewerkers makkelijk op de hoogte gehouden worden van bijzondere situaties met betrekking tot de cliënt. Pagina: 27 van 46
7. Medewerkers Klik op de functie Medewerkers selecteer de medewerker groepen waarvan de medewerkers getoond moeten worden en zet een vinkje bij Toon alle medewerkers. Het overzicht met medewerkers wordt nu geopend. De getoonde medewerkers zijn middels een druk op de knop in de menubalk naar wens te sorteren. In het witte invulveld rechts bovenin kan een zoekterm worden ingevuld om naar bepaalde medewerkers te zoeken. Overigens kan men via dit veld ook gericht naar medewerkers zoeken zonder het vinkje bij Toon alle medewerkers aan te zetten. Medewerkergroepen Via de button Medewerker groepen (x/x) kan de gebruiker bepalen van welke medewerker groepen de medewerkers getoond worden. Hierbij worden standaard de medewerkers uit die medewerker groepen weergeven die de gebruiker onder Zorg- en medewerker groep beheer (zie hoofdstuk 4.2) heeft aangevinkt. Status In het medewerker overzicht worden normaal gesproken alleen die medewerkers getoond die op dat moment in dienst zijn. Wanneer medewerkers met een andere status gezocht moeten worden, moet er via de button Status (x/x) extra statussen (bijvoorbeeld uit dienst of sollicitanten) worden aangezet. Hierdoor worden ook de medewerkers met die statussen getoond. TIP: Een medewerker die nog niet in dienst is kan je alleen vinden door alle statussen uit te vinken, vanaf de eerste dag van het contract heeft de medewerekr de staus in dienst. Je kan echter al wel voordat de medewerker deze status heeft deze medewerker beschikbaar maken en inplannen in je rooster of route vanaf dat hij in dienst komt. Door op de naam van een medewerkers te klikken kom je in het medewerker dossier van die desbetreffende medewerker terecht. Pagina: 28 van 46
In het tabblad Stamgegevens worden alle persoonsgegevens van een medewerker ingelezen via CURA. Het tabblad Stamgegevens bij de medewerker, lijkt qua opbouw op de stamgegevens van een cliënt. Met betrekking tot de medewerker gegevens zijn er een aantal specifieke (verplichte) velden die afwijken van de cliëntgegevens. Het tabblad Stamgegevens bestaat uit 6 verschillende blokken: Organisatie In dit onderdeel staat de medewerkergroep vermeld waarin de medewerker is ingedeeld Verder wordt in het blok Organisatie de functie en het competentieniveau van de medewerker getoond. Vervolgens de gebruikersnaam en het wachtwoord voor het inloggen in Recare en Remote Pro Let op: een wachtwoord moet voldoen aan de beveiligingseisen en bestaan uit minimaal 8 tekens, met daarin minimaal 1 hoofdletter, 1 cijfer en 1 speciaal teken (teken boven de cijferreeks op het toetsenbord). Het wachtwoord is door de planner te wijzigen op deze plek, de gebruikersnaam komt uit CURA en kan/mag niet gewijzigd worden. Algemeen In dit blok zijn de persoonsgegevens van de medewerker ingevoerd Deze gegevens worden via CURA aangeleverd en mogen niet veranderd worden. Wijzigingen moeten aan P&O doorgegeven worden, waarna het via CURA gewijzigd wordt. Woonadres In dit blok wordt het geldige adres van de medewerker getoond. Een (nieuw) adres kan worden toegevoegd door op de button Adressen te klikken, waarna een nieuw venster geopend wordt. Pagina: 29 van 46
Een nieuw adres kan ingevoerd worden door op de button Adres toevoegen te klikken. Er kan gekozen worden voor diverse types, onder andere woonadres, (tijdelijk) verblijf adres. De begin- en einddata van de ingevoerde adressen zijn van belang in verband met het juiste adres dat ik het tabblad Stamgegevens weergegeven wordt. Als het medewerkerdossier geopend wordt, wordt meteen het geldige adres weergegeven. Wanneer een ingangsdatum voor een nieuw adres in de toekomst al bekend is, hoeft het adres op een later moment niet handmatig aangepast te worden, maar zal vanaf de ingangsdatum dit nieuwe adres in het tabblad Stamgegevens getoond worden. Wanneer een adres structureel wijzigd wordt, dan geef je dit door aan P&O zodat de wijziging door CURA wordt aangeleverd. Werkrestricties In dit blok kan aangegeven worden of er bepaalde bijzondere omstandigheden zijn bij de medewerker die de inzet bij sommige cliënten kunnen beperken, zoals een rokende cliënt, huisdieren of een cliënt die hoog woont. Overige In dit blok kunnen aanvullende gegevens van medewerker worden ingevuld, aangaande nationaliteit en burgerlijke staat, maar ook het standaard vervoermiddel van de medewerker. Contact Hier kunnen de contactgegevens van de medewerker worden ingevoerd. Door op het groene +-teken te klikken kan er een nieuw contact aangemaakt worden, bijvoorbeeld een vast of mobiel telefoonnummer of een e-mailadres. Bij contract worden de contract gegevens van de medewerker getoond. Wijzigingen worden via Cura aangeleverd. Elke wijziging in Cura geeft een nieuwe contractregel in Recare. LET OP: doe alleen wijzigingen in de toekomst, een wijziging in het verleden geeft problemen (conflicten) in het accorderingsscherm. Een gevulde en toereikende deskundigheid van de medewerker is een voorwaarde om op een planbord een medewerker te kunnen inplannen op een planning. Deze wordt via CURA automatisch ingevuld. In het veld daaronder kan het BIG registratienummer van de medewerker vermeld worden. Pagina: 30 van 46
De beschikbaarheid van een medewerker is een voorwaarde voor de planning. Hier wordt vastgelegd op welke dagen en tussen welke tijden een medewerker beschikbaar is om te werken. Is dit niet ingevuld dan verschijnt de medewerker niet op een planbord. Bij het toevoegen van beschikbaarheid dient de beschikbaarheid per dag van de week te worden opgegeven. Dit is de standaardbeschikbaarheid van de medewerker voor een bepaalde dag in de week, gedurende een langere periode. Als type beschikbaarheid (zie rode omcirkeling hierboven) kan dan ook worden gekozen voor Standaard. Wanneer een medewerker aangeeft voor een kortere periode extra beschikbaar te zijn, kan dit worden ingevoerd, door een aparte beschikbaarheid aan te maken en te kiezen voor het type Extra. Omdat een medewerker niet per se wekelijks beschikbaar hoeft te zijn, bestaat in Recare ook de mogelijkheid om de beschikbaarheid van de medewerker eens per een x aantal weken in te voeren, zoals hierboven blauw omcirkeld. Let er wel op dat je in dit geval als begindatum van de beschikbaarheid de begindatum van een week kiest waarin de medewerker ook beschikbaar is en niet de begindatum van de week waarin de medewerker juist niet beschikbaar is. TIP: door een medewerker op een ruime beschikbaarheid te zetten hoef je de beschikbaarheid niet aan te passen als een medewerker een keertje extra werkt. Pagina: 31 van 46
Ziekterecord Wanneer een medewerker zich ziek gemeld heeft of wegens ziekte afwezig is, kan op het tabblad Ziekte een ziekterecord worden aangemaakt.via de button Voeg ziekmelding toe wordt een ziekterecord aangemaakt. De openstaande velden in het invulformulier rechts in het scherm moeten worden ingevuld. Bij het invoeren van een ziekterecord op het tabblad 'Ziek' wordt gevraagd om een Percentage ziek. Is een medewerker volledig ziek (of werkt de medewerker alleen re-integratie-uren), en werkt deze dus geen gewone cliënturen, dan zet je dit percentage op 100%. Werkt een medewerker naast het ziek zijn (of het uitvoeren van reintegratiewerkzaamheden) ook bij cliënten, dan zet je dit ziektepercentage op 50%. Dit is het geval wanneer een zieke medewerker weer opbouwt in eigen werk. Het maakt hierbij niet uit of iemand werkelijk 30% van zijn uren ziek is of 80%. Het is enkel om te zorgen dat een medewerker naast zijn ziekmelding ook ingezet kan worden bij cliënten. De beschikbaarheid van de medewerkers wordt vrijgegeven op het moment dat in de ziekterecord een percentage lager dan 100% staat. In het tabblad planningen blijven de planningen wel in het rood om te signaleren dat de medewerker nog (gedeeltelijk) ziek is. Ziekteplanningen Belangrijk: Naast het aanmaken van een ziekterecord op het tabblad Ziekte moeten bij een zieke medewerker ook ziekteplanningen worden aangemaakt op het tabblad Planning. Dit kan door op de button Voeg planning toe te klikken en in het invulscherm dat rechts verschijnt een vervangende planning aan te maken met als product Ziek of Re-integratie. Dit kan Volgens de instructie: https://mijnportaal.carinova.nl/handleidingen/werkinstructie_ziekte_verlof_en_compensatieuren.pdf En gebruik de codes volgens bijgaande link: https://mijnportaal.carinova.nl/handleidingen/werkinstructie_ziekteverzuim_13-08-13.pdf Planningen met hetzelfde patroon (dus bijvoorbeeld elke maandag of elke woensdag op hetzelfde tijdstip) kunnen in 1 keer aangemaakt worden, door een begin- en einddatum in te vullen en de dag(en) van de week en de frequentie (1 keer per x weken) te selecteren. Vanaf maart 2016 kunnen deze planningen ook aangemaakt worden op het medewerkerrooster (zie instructie roosteren in Recare) Pagina: 32 van 46
Het tabblad Verlof werkt grotendeels hetzelfde als het tabblad Ziekte. Verlofplanning De medewerker vraagt verlof aan via het tabblad afwezigheid in Remote Pro. Dit komt binnen onder verzoeken op het dashboard. Als de planner de aanvraag goedkeurt dan komt deze vakantieaanvraag automatisch in het tabblad verlof te staan Verlofplanningen Belangrijk: Net als bij het invoeren van ziekte van een medewerker moet er bij het invoeren van verlof, naast het aanmaken van een verlofrecord op het tabblad Verlof, ook een verlofplanningen aanmaken op het tabblad Planning. De achtergrond hiervan en de werkwijze hiervoor zijn hetzelfde zoals eerder beschreven voor het invoeren van ziekteplanningen, met de kanttekening dat hierbij vanzelfsprekend als product voor de planningen Vakantie (verlof) moet worden gekozen. Zie: https://mijnportaal.carinova.nl/handleidingen/werkinstructie_ziekte_verlof_en_compensatieuren.pdf Dit kan behalve in het tabblad planning ook in het medewerkerrooster van de medewerker (zie Roosteren in Recare) Tijdregistratie Het tabblad Tijdsregistratie is zowel bij de cliënt als bij de medewerker gegevens opgenomen. Op het tabblad Tijdsregistratie bij de medewerker is tevens inzichtelijk onder welk contract de registratie van de medewerker heeft plaatsgevonden. Wanneer een medewerker meerdere contracten heeft, kan in de tijdsregistratie het contract worden aangepast naar het juiste contract. Pagina: 33 van 46
Bij tabblad Dossier kan er bij de medewerker een dossier worden opgebouwd. Alle opmerkingen die men kwijt wil over de (zorg door de) desbetreffende medewerker kunnen bij het tabblad Dossier vermeld worden. Om een opmerking te plaatsen, kan rechts onder in het scherm op Nieuw geklikt worden. Automatisch worden de velden datum, tijd, gebruiker toegevoegd. Vervolgens kan er een opmerking toegevoegd worden, waarbij zowel het onderwerpveld, als het berichtveld verplichte velden zijn, die dus beide moeten worden ingevuld. Bij Type kan aangegeven worden om wat voor soort opmerking het gaat en een bijlage geüpload worden, zie hoofdstuk 6.8. Pagina: 34 van 46
8. Planborden Recare kent in totaal zes planborden: WMO weekplanning (gebruiken we niet) AWBZ dagplanning AWBZ basisplanning AWBZ weekplanning Routerooster Medewerker rooster De basisplanning is de basis van al je planningen. Hier maak je voor alle dagen van de week de basisplanning, incidentele wijzigingen doe je in de dagplanning, structurele wijzigingen doe je altijd in de basisplanning. Ook het doorplannen gebeurt altijd vanuit de basisplanning. Er staan geen medewerkers op de basisplanning, die worden vanuit het routerooster aan de dagplanning toegevoegd. Na het openen van de AWBZ basisplanning zal men als eerste een dag moeten selecteren door op de kalender te klikken aan de linkerkant. Na het selecteren van een datum haalt Recare alle gegevens op voor deze desbetreffende dag van de week. Het bovenste gedeelte van het scherm bestaat uit de volgende onderdelen: 1 2 3 4 5 6 8 7 9 1.Dagen van de week: kies de dag van de week waarop de route moet worden samengesteld. 2.De Zorggroepen: selecteer de Zorggroep waarvoor de route moet worden samengesteld. 3.De Zorgroutes: selecteer de Zorgroute welke moet worden samengesteld. 4.Laden: deze functie haalt alle actuele gegevens uit de database. 5.Zoekfunctie: hier kan gezocht worden naar een cliënt, met de pijltjes kan naar volgende of vorige afspraken van de geselecteerde cliënt gezocht worden. 6.De knop doorplannen : klik op Doorplannen als de route door gepland moet worden. 7.Opslaan: klik op opslaan als er wijzigingen zijn aangebracht in de route. Recare komt altijd met een waarschuwing als er gegevens gewijzigd zijn, maar nog niet zijn opgeslagen. Wijzigingen, die niet zijn opgeslagen gaan verloren. 8.Zoom: verschuif de knop om de inhoud van het scherm te verkleinen of te vergroten. 9.Het slotje: zodra er gewerkt wordt in de AWBZ basisplanning moet de pagina vergrendeld worden, door op het slotje te klikken. Hierdoor worden de gegevens op deze pagina beschermd en kunnen deze niet op hetzelfde moment door iemand anders gebruikt worden. Alvorens met het daadwerkelijk plannen te beginnen, dient het planbord eerst vergrendeld te worden. In de linker kolom onder te plannen zorgmomenten staan de zorgmomenten die aangemaakt zijn in het tabblad zorgafspraken in het cliëntdossier. Pagina: 35 van 46
Deze zorgmomenten, bijvoorbeeld een nieuwe cliënt of een uitbreiding van het aantal zorgmomenten, kunnen vanuit dit tabblad naar de desbetreffende route gesleept worden. Eerst zal echter een zorgroute moeten worden aangemaakt. Kies nieuwe zorgroute om een nieuwe route aan te maken. Er verschijnt een venster, zoals in onderstaand voorbeeld. Kies de juiste route (de tijden gaan automatisch mee) en klik op voeg toe. Een nieuwe route verschijnt in het scherm, gekenmerkt door een blauwe kleur. Nu kunnen de zorgafspraken in de nieuwe route gesleept worden. Door het zorgmoment over de tijdlijn te schuiven, kan de juiste plaats bepaald worden. Recare geeft aan wanneer een planning correct is of wanneer er een conflict optreed. Bovenstaande planning is correct. Groen = gepland volgens gepland tijd Oranje= gepland tussen de grenstijden (de meeste planningen zullen oranje kleuren omdat er vaak nog wel iets geschoven wordt met de afspraken) De zorgafspraken in bovenstaande planning zijn licht- en donkerblauw gekleurd. Zorgafspraken kunnen in een aantal kleuren weergegeven zijn. Blauw 1: Dit is een reguliere zorgafspraak die gepland moet worden maar die nog geen afgeleide planning kent. Pagina: 36 van 46
Blauw 2: Dit is een reguliere zorgafspraak die gepland moet worden maar die al wel een afgeleide planning kent. Paars: Dit is een reguliere zorgafspraak die geen limiettijden heeft. (kan allen op de exacte tijd gepland worden) Rood: Dit is een cliënt die de hele dag afwezig is. Grijs: planmoment is verwijderd Klokje: Als er een klokje in het zorgmoment in de linker kolom staat, betreft het een incidenteel aangemaakte planning (komt alleen voor in de dagplanning) Zorgroute aanschuiven of verwijderen Om de zorgmomenten in een route te groeperen (netjes aan te schuiven) of een hele zorgroute te verwijderen klik je op het symbooltje achter het aantal af te leggen kilometers en de duur van de route. Bij het aanschuiven worden alle zorgmomenten netjes aan elkaar geschoven, zodat de planning efficiënter wordt. Het is hier ook mogelijk om de begin en eindtijd van de route aanpassen. Onderstaande afbeelding laat een planbord zien met meerdere zorgroutes. Wanneer je met de muis op een van de zorgmomenten gaat staan, zal een pop-up meer informatie geven over het desbetreffende zorgmoment en de cliënt. Binnen Recare hanteren we voor zorgmomenten een aantal kleuren. Planning groen Planning oranje Planning rood Planning is correct (geen actie nodig) Planning is binnen de marge (geen actie nodig) Planning heeft een conflict. (actie nodig) Doorplannen van een (hele) route Selecteer de route die door gepland moet worden, door een vinkje te zetten en klik dan op doorplannen. Pagina: 37 van 46
Onderstaande scherm wordt dan zichtbaar. In dit scherm kan men data selecteren Vink allen de data aan waartoe je door wilt plannen. Omdat de roostermodule gekoppeld is aan de planning, zie je hier data tot ver in de toekomst en meestal wil je niet dat je planning al daar naartoe wordt gepland.klik hierna wederom op doorplannen. Doorplannen van alle routes tegelijk Als een vinkje wordt geplaatst bij alles is het mogelijk om alle routes door te plannen. In het vervolgscherm kunnen data van doorplannen aangeven worden. De vakjes overschrijven en medewerker overnemen moet je NIET meer gebruiken ivm de samenhang met de roostermodule. Je vinkt de data aan die je door wilt plannen. Routeoverzicht Om te kijken of een route efficiënt loopt kan men in Recare de route via Google Maps zichtbaar maken. Vergrendel het beeldscherm en druk op het symbool achter de naam van de route (zie het rood gearceerde symbool in onderstaande print screen). Aan de linkerkant wordt de route zichtbaar via Google Maps. Pagina: 38 van 46
Wijzigingen opslaan: Wanneer alle zorgafspraken verwerkt zijn, klik dan op wijzigingen opslaan. Uiteraard is het aan te raden dit regelmatig te doen als je aan het plannen bent met een route. Als er rode planmomenten in de routes staan is het niet mogelijk om op te slaan. In dat geval dient eerst het conflict opgelost te worden. Vergrendeling gegevens ongedaan maken: Om dit scherm te verlaten klik op het slotje om het scherm te ontgrendelen. Wordt dit vergeten, dan verschijnt een waarschuwing in het scherm. Klik op nee om de vergrendeling ongedaan te maken. Pagina: 39 van 46
De planning wordt vanuit de basisplanning door gekopieerd naar de dagplanning. In de dagplanning breng je alle incidentele wijzigingen aan. Medewerkers zijn vanuit het routerooster op de dagplanning geplaats, ook hier kan je incidentele wijzigingen doorvoeren. Wijzigen van medewerker op route Wanneer een andere medewerker op een ronde gezet moet worden door b.v. ziekte, klik in de dagplanning op het potloodje achter de functie van de medewerker. Selecteer een andere medewerker, waarbij Recare de meest geschikte medewerker bovenaan zet. Klik op de naam van een medewerker in de getoonde lijst en druk hierna op wijzigen. Wanneer een medewerker van een route gehaald moet worden, doorloop dan dezelfde stappen, maar klik in plaats van op de naam van een nieuwe medewerker op de knop medewerker verwijderen. Hierna staat de route zonder medewerker geregistreerd in de AWBZ dagplanning en AWBZ weekplanning. Pagina: 40 van 46
Door te klikken op het kalendericoon (planningen) en te kiezen voor weekplanning, opent het tabblad "AWBZ weekplanning" en verschijnt het planbord. In de AWBZ weekplanning staan alle (geplande) routes in 1 overzicht. Men kan direct zien welke routes nog niet gepland zijn of waar nog geen medewerker aan gekoppeld is. Dit planbord wordt niet veel gebruikt, hij komt redelijk overeen met het routerooster In de balk onder het tabblad wordt aangegeven welke selectie wordt getoond. De volgende onderdelen zijn hiervoor van belang: Weeknummer Zorggroep(en) Door op het veld Week te klikken wordt een kalender geopend en kan er voor een andere week gekozen worden. Ook met de pijltjes naast Week kan er ook naar een andere week geklikt worden. De AWBZ planning wordt standaard getoond voor alle zorggroepen waar de ingelogde medewerker voor geautoriseerd is. De relevante zorggroepen worden in een lijst getoond als op Selecteer Zorggroep(en) wordt geklikt. Vervolgens kan er gekozen worden om 1 of meer Zorggroepen uit te vinken. Hierdoor zal de getoonde selectie kleiner worden. Alle geplande momenten hebben een kleur. De kleuren hebben de volgende betekenis: Groen: planning is akkoord, geen actie nodig Blauw: er is geen route aanwezig Rood: er is een conflict, actie nodig Oranje: Route is leeg, voeg medewerker toe Door op een zorgroute te gaan staan, verschijnt de tooltip met de situatie van de desbetreffende ronde (o.a. tijd van de ronde, aantal zorgmomenten, competentieniveau en of er bijzonderheden zijn). Pagina: 41 van 46
Pagina: 42 van 46
9. Beheer De beheersfuncties van Recare zijn toegankelijk via het grijze grafiek-icoontje in de hoofdmenu-balk bovenin het scherm. Wanneer op dit icoontje geklikt wordt, wordt een lijstje uitgevouwen met de verschillende onderdelen, welke voor de gebruikers vallen onder het Beheer van Recare. Wij gebruiken het onderdeel rapportage voor de routelijsten uitprinten, het uren accorderen en beheer. In Recare bestaat via het Beheer-menu de mogelijkheid om rapportages te genereren over verschillende onderwerpen. Wij gebruiken op dit moment de rapportage planning routeplanning. Zie instructie: https://mijnportaal.carinova.nl/handleidingen/handleidingprintenroute.pdf en de rapportage cliënten- cliëntgegevens met contactgegevens Het accorderen is toegankelijk voor medewerkers die de e-learning module Recare accorderen hebben afgerond. Nadere informatie vind je in onderstaand document. https://mijnportaal.carinova.nl/handleidingen/accorderen_nader_verklaard.pdf Pagina: 43 van 46
Zorgteams Onder de knop beheer kan er bij het kopje AWBZ beheer zorgteams aangemaakt worden voor het berichtenverkeer In zorgteams vink je bij zorgteam je team aan en via voeg toe maak je een nieuwe groep aan. TIP: maak altijd een naam waar je teamnummer in voorkomt zodat je je groepen makkelijk kan vinden Zie hiernaast enkele voorbeelden. Een groep wordt als volgt aangemaakt: 1 Geef de groep een naam (bv 2220 Luttenberg / Mariënheem ) en sla dit op 2 Melding: er zijn nog geen zorggroepen ingegeven OK 3 Nieuwe zorggroep toevoegen, klik het team aan TIP: als er een groep gemaakt moet worden over meerdere teams dan moet je ook die teams selecteren om de collega s te kunnen selecteren. 4 Nieuwe medewerker toevoegen hier kan 1 voor 1 een nieuwe medewerkers toegevoegd worden aan de groep. 5 Als er op het voor de groep klikt dan klapt hij open en zie je welke collega s er in die groep zitten. 6 Opslaan. Er kunnen meerder groepen worden aangemaakt deze kunnen gebruikt worden voor het berichtenverkeer in ReCare en Remote Pro. Pagina: 44 van 46
Zorgroute Onder de knop zorgroute, vind je het zorgroutebeheer.. Er kunnen nieuwe zorgroutes gemaakt of afgesloten worden. Route toevoegen 1. Vink het gewenste team aan 2. De al bestaande routes worden zichtbaar 3. Klik onderaan op voeg toe 4. Geef de route een naam (liefst kort ivm zichtbaarheid op planbord) TIP: om zelf de volgorde op het planbord en het routerooster te bepalen geef je de routes een nummer (vanaf 10) 5. Kies dagdeel (hij geeft automatisch standaard tijden aan) TIP: Routes mogen elkaar niet overlappen om medewerkers op aansluitende routes te kunnen plaatsen. Laat er 5 min tussen. 6. Kies startdatum en laat einddatum i.p. leeg. 7. Kies op welke dagen deze route gebruikt moet worden. 8. Opslaan Route verwijderen Een route kan je afsluiten maar zorg ervoor dat je eerst de medewerkers van deze route hebt verwijderd alvorens de route af te sluiten. Als je dit niet doet dan blijven de medewerkers die hierop geroosterd waren er op hangen. Hoe een route opgehaald moet worden staat beschreven in hoofdstuk 8. Pagina: 45 van 46