Handleiding voor het gebruik van de Essentials Zorgplanner. Versie: Beheerders

Transcriptie

1 Handleiding voor het gebruik van de Essentials Zorgplanner Versie: Beheerders

2 Inleiding en visie Essentials Zorgplanner (EZ) is ontwikkeld om de kwaliteit van zorg in de thuiszorg te vergroten. Een systeem dat bijdraagt aan efficiënt werken, veilig communiceren en het vergroten van de professionaliteit. Essentials Zorgplanner is te gebruiken voor de interne bedrijfsvoering en door de zorgverleners in het werkveld. Eén lijn, één visie, één doel. Essentials Zorgplanner is eind 2015 bedacht door een ICT-Specialist en een directeur van een thuiszorgorganisatie. Een eerdere samenwerking op het gebied van ICT leidde tot gesprekken over mogelijkheden van nieuwe software binnen de thuiszorgbranche. Na veel onderzoek werd al snel duidelijk dat het zelf ontwikkelen van software de sleutel zou kunnen zijn tot het bereiken van het doel; namelijk het vergroten van de professionaliteit binnen de thuiszorg voor een betaalbare prijs. Samen hebben zij de handen in één geslagen en zijn aan de slag gegaan. Het resultaat mag er zijn; Essentials Zorgplanner is opgeleverd in september De naam van de software spreekt voor zich; alle noodzakelijke tools om kwaliteit van zorg en professionaliteit te kunnen borgen. De voordelen op een rij: EZ is gebruiksvriendelijk door het gebruik van algemene vaktermen EZ draagt bij aan een goede samenwerking tussen kantoor en praktijk EZ geeft inzicht in een cliëntsituatie en draagt bij aan het bewaken van afspraken EZ geeft inzicht in de deskundigheid van de zorgverlener EZ bewaakt de privacy van de cliënt EZ faciliteert de zorgverlener in het zelfsturend en zelfstandig werken EZ draagt bij aan het veilig communiceren EZ draagt bij aan dossieronderhoud voor de cliënt alsmede de zorgverlener De Essentials Zorgplanner biedt de zorgverlener zijn/ haar eigen omgeving. In deze omgeving kan de zorgverlener de zorgmomenten van een cliënt inplannen, gegevens inzien van een cliënt en communiceren met het kantoor/ beheerder en met overige zorgverleners die betrokken zijn bij de cliënt.

3 Algemene opmerkingen Er zit een IP-filter op het programma, toegang met een beheerderaccount is alleen mogelijk vanaf aangemelde IP-adressen. De administrator binnen jouw organisatie is hiervoor verantwoordelijk, neem bij vragen contact met hem/haar op. EZ is web-based en daarmee overal ter wereld toegankelijk. Het genereren van gebruikersnamen en wachtwoorden doet de EZ automatisch bij het aanmelden van een zorgverlener. Bij diefstal of verlies van een apparaat waarop een zorgverlener de EZ heeft gebruikt, zijn zij verplicht om hier melding van te maken. Het account van de zorgverlener zal gereset moeten worden waarna een nieuw wachtwoord automatisch aangemaakt wordt. De beheerder is/ zijn degene die het zorgproces vanuit een kantooromgeving monitoren en bewaken. De zorgverlener kan zijn eigen persoonlijke gegevens en gegevens van cliënten niet wijzigen. Om de samenwerking nog steeds persoonlijk te houden is er dus altijd contact nodig bij het wijzigen van gegevens van een cliënt of zorgverlener. De beheerder neemt het gebruik van de EZ op in zijn/ haar bedrijfsstructuur en stimuleert de zorgverlener in het veilig gebruik.

4 Handleiding Account Inloggen Essentials Zorgplanner: Voer de gebruikersnaam en het wachtwoord in: Dashboard: na inloggen kom je terecht op het dashboard van de EZ:

5 Op dit dashboard kan je snel doorklikken naar een aantal veelgebruikte pagina s. In het linkermenu van het dashboard kan je een keuze maken tussen Planningscontrole, Memo s, Cliënten, Zorgverleners en Contacten. Planningscontrole De planningscontrole is het constante sturende proces in het bewaken van de zorgmomenten van de cliënt. Je kunt een keuze maken tussen het tabblad WMO en Wijk. De EZ controleert voor alle ingevoerde cliënten de daarbij behorende toegekende zorgmomenten. Is er zorg op één of meerdere van deze momenten niet ingepland, dan zal deze in de planningscontrole verschijnen. Dat betekent dat de lijst van cliënten die zichtbaar op het startscherm is, in principe zo kort mogelijk moet zijn. Hoe minder zichtbare cliënten, hoe meer de zorgverlener de zorg zelf hebben ingevuld. De EZ controleert op de volgende punten: WMO-cliënten: De EZ controleert per blok van twee weken vooruit, gemeten vanaf de eerstkomende maandag. De EZ controleert in dat blok op aanwezigheid van minimaal 1 aanwezig ingepland zorgmoment per WMO-cliënt. Dat wil zeggen dat er iedere nacht een update gedaan wordt of er voor de WMO-cliënten in dat blok van twee weken vooruit zorgmomenten zijn ingepland. Alle cliënten die dus in de lijst van de Planningscontrole verschijnen zijn cliënten waarbij de zorgmomenten in dat blok nog niet ingepland zijn. Wijkverpleging cliënten: De EZ checkt 5 dagen vooruit. De EZ controleert per cliënt of alle toegewezen zorgmomenten zijn ingepland. Dat wil zeggen dat er iedere nacht een update gedaan wordt of voor de Wijkverpleging cliënten de komende 5 dagen alle zorgmomenten zijn ingepland. Alle cliënten die dus in de lijst van de Planningscontrole verschijnen zijn cliënten waarbij de zorgmomenten nog niet (volledig) ingepland zijn. De volgende stappen kun je doorlopen:

6 - Klik op het gele vinkje (check volgende dag): je hebt contact gehad met een zorgverlener met de vraag of zij/hij een zorgmoment kan invullen. Je vraagt vervolgens of de zorgverlener het toegezegde zorgmoment kan inplannen. Als je de knop check volgende dag aanklikt zal het systeem dus de volgende dag controleren of de zorgverlener daadwerkelijk het toegezegde zorgmoment ingepland heeft. - Klik op het rode kruisje (verwijder check): je hebt al een actie uitgezet of het zorgmoment hoeft niet geleverd te worden, denk bijvoorbeeld aan een ziekenhuis opname, vakantie etc. De knop verwijder check zorgt ervoor dat de melding van de controle verdwijnt. - Klik op het blauwe mannetje (bekijk cliënt): hiermee kom je meteen in de omgeving van de cliënt en kun je gegevens inzien. Memo s Achter het menu item Memo s zie je alle memo s onder elkaar die geplaatst zijn in de omgeving van de cliënt, bij alle cliënten. Net als in de Planningscontrole, is dit wederom een controlerende en sturende factor in het proces. Op deze manier ben je als beheerder op de hoogte van de gebeurtenissen in de cliënt situaties en kun je eventueel bijsturen. Na een klik op de blauwe knop met de tekstballon (memo bekijken) verschijnt de memo in een popup op het scherm. Om een cliënt te openen klik je op de knop met het blauwe mannetje (bekijk cliënt). Je wordt dan automatisch doorgestuurd naar de omgeving van de cliënt. Daar kun je het bericht lezen en eventueel cliëntgegevens controleren. Wanneer er een bijlage aan de memo is toegevoegd, dan kun je deze openen.

7 De rode knop met het vinkje (memo accorderen) gebruik je wanneer je het bericht gelezen hebt en op de hoogte bent van een situatie. De memo verdwijnt uit dit controleoverzicht, maar blijft wel gewoon bij de cliënt opgeslagen. Dus ook na het accorderen blijft dit bericht wel terug te lezen in de memo tab van de cliënt. In het memoveld kun je memo s terugvinden door de zoekopties te gebruiken. Bovenin kun je via de verschillende kolomkoppen Cliënt, Datum, Zorgverlener, Bericht en Bijlage sorteren op weergave. Cliënten In de cliëntomgeving zie je onder elkaar en op alfabetische volgorde alle ingevoerde cliënten. De Zoekoptie rechtsboven kan gebruikt worden om de lijst met cliënten te doorzoeken. Voor invoeren van een nieuwe cliënt, gebruik je de blauwe knop Nieuw. Het blauwe icoon met het oogje is om de cliënt te bekijken, het oranje icoon met het vinkje is om gegevens van een cliënt te wijzigen. Het is tevens mogelijk om te sorteren en een selectie te maken van de cliënten. Sorteren kan op alle dik gedrukte kolomkoppen. Bij één klik op de regel van de cliënt kom je ook in de wijzigen omgeving van de cliënt:

8 In de cliëntomgeving kun je gegevens invoeren, bekijken, verwijderen en opslaan. Onder het tabblad Gegevens staan adres- en algemene cliëntgegevens. Onder het tabblad Zorg geef je aan welke soort zorg de cliënt moet ontvangen, hoe vaak per dag of per week dit nodig is en in welke tijdsblokken deze zorg geleverd moet worden: Het tabblad Documenten maakt het uploaden van bestanden mogelijk. Bijvoorbeeld een kopie ID, indicatie, protocol of uitvoeringsverzoek. Er kan een document worden toegevoegd door op de knop met het mapje te klikken, of door een document naar de pagina te slepen. De Zorgverlener tab is voor het koppelen van zorgverleners aan de cliënt. Alle gekoppelde

9 zorgverleners kunnen de gegevens van de cliënt inzien, zorgplanningen maken en memo s plaatsen. De zorgverlener kan verder niets wijzigen bij deze cliënt, dit kan alleen de beheerder. Door dubbel te klikken op de naam van de zorgverlener aan de linkerkant, wordt de zorgverlener gekoppeld aan de cliënt. Klik op een zorgverlener rechts, en deze zorgverlener wordt ontkoppeld van deze cliënt: Het tabblad Memo s laat alle bij deze cliënt geplaatste memo s zien. Dit zijn memo s die door de beheerders dan wel zorgverlener geplaatst zijn. Het blauwe icoon met het oogje rechts op de pagina is om de memo te bekijken, het rode icoon met het kruisje is om de memo te verwijderen. Om een nieuwe memo te plaatsen gebruik je het tekstvlak links. Tevens kun je hier een bijlage toevoegen. Voor het informeren m.b.t. deze geplaatste memo van de aan deze cliënt gekoppelde zorgverleners klik je op zorgverleners informeren. Alle gekoppelde zorgverleners ontvangen dan

10 een melding via een bericht: Het tabblad Agenda geeft de ingeplande zorgmomenten van de cliënt weer: Het tabblad Route biedt de mogelijkheid om de afstand te berekenen tussen een cliënt en een zorgverlener of andere cliënt. Via Google Maps wordt de route en afstand getoond.

11 Zorgverleners In de zorgverlener omgeving zie je onder elkaar en op alfabetische volgorde alle ingevoerde zorgverleners. De Zoekfunctie is te gebruiken voor het zoeken naar specifieke zorgverleners. Voor het invoeren van een nieuwe zorgverlener, gebruik je de blauwe knop Nieuw. Het blauwe icoon met het oogje is om een zorgverlener te bekijken, het oranje icoon met het vinkje is om een zorgverlener te wijzigen.

12 Het is tevens mogelijk om te sorteren en een selectie te maken van de zorgverleners. Sorteren kan op alle dik gedrukte kolomkoppen. Bij één klik op de regel van de zorgverlener kom je ook in de wijzigen omgeving van de zorgverlener Als een individuele zorgverlener is geopend dan verschijnen een aantal tabbladen. Het tabblad Gegevens is te gebruiken om de adres- en algemene gegevens van een zorgverlener in te voeren dan wel te bekijken.

13 Het tabblad Zorg is om aan te vinken welke zorg de zorgverlener mag leveren. Het tabblad Login is om inlog gegevens voor de zorgverlener aan te maken dan wel te resetten. Het wachtwoord is voor de beheerder nooit zichtbaar.

14 Het tabblad Documenten is te gebruiken voor het uploaden van documenten zoals diploma s, idbewijs, keurmerk bewijzen etc. Het tabblad Cliënten is te gebruiken om de zorgverlener te koppelen aan een cliënt. Door dubbel te klikken is de koppeling gemaakt: Het tabblad Memo maakt het mogelijk om een memo te plaatsen in de omgeving van de zorgverlener. Deze memo s zijn overigens alleen zichtbaar voor de beheerders. Dit maakt

15 dossieropbouw en een juiste manier van het monitoren van een zorgverlener mogelijk. Het toevoegen van documenten is tevens mogelijk: Contacten (intern en extern) In deze omgeving kun je alle contactgegevens opslaan die los staan van cliënten en zorgverleners. Denk hierbij aan contactpersonen vanuit je netwerk. Een huisarts, een netwerkbeheerder of WMO consulent: