HANDLEIDING. App voor ouders

Transcriptie

1 HANDLEIDING App voor ouders U kunt de ouderapp downloaden in de Google Play Store (voor Android) en in de Apple Store (voor ios), deze kunt u vinden onder de naam Kinderopvang Langedijk. Wanneer de app is geïnstalleerd kunt u als ouder met de inloggegevens die u heeft ontvangen inloggen op de app. Wanneer u voor de eerste keer inlogt op de app dient u drie velden in te vullen: De URL: Kinderopvanglangedijk.ouderportaal.nl Gebruikersnaam (dit is uw adres zoals bekend bij ons) Wachtwoord Gegevens niet ontvangen? stuur dan een mail naar plaatsing@kinderopvanglangedijk.nl, wij sturen u dan nieuwe gegevens.

2 Door op de menuknop linksboven te klikken kunt u een menu openen waar u de keuzes in het menu te zien krijgt. Binnen dit menu kun je navigeren naar de diverse onderdelen van de app. Op deze plek kunt u vanaf alle onderliggende pagina s navigeren naar het menu of voorgaande pagina. Menu overzicht 2 Handleiding app voor ouders oktober 2017

3 Aanvragen Onder knop aanvragen kunt u het overzicht met de goed- en afgekeurde aanvragen bekijken. Ook zijn de aanvragen zichtbaar die nog in behandeling zijn. Daarnaast kunt u vanaf deze pagina een aanvraag voor opvang doen voor uw kind. Dit kan een extra dag zijn welke u betaalt vanuit uw afwezigheidstegoed (voorheen ruilen) of extra opvang tegen betaling, dan ontvangt u van deze extra opvang een factuur. Om de details van een goedgekeurde of afgekeurde aanvraag te bekijken drukt u op een aanvraag waarna er een nieuw scherm opent met de details van de aanvraag. Hier ziet u wie de aanvraag heeft gedaan, het tijdstip, voor welke locatie de aanvraag is. Tevens ziet u of deze aanvraag is goedgekeurd en het tijdstip van goed- of afkeuren. Wanneer u in het overzicht met aanvragen een nieuwe aanvraag wilt doen, drukt u onderin op Nieuwe aanvraag in de oranje balk. Er opent zich een nieuw scherm waar u een nieuwe aanvraag voor een extra dag kunt doen. U mag maximaal 90 dagen en tot 2 dagen voor de gewenste dag een dag aanvragen. Het is belangrijk dat u, uw flexibele en extra dagen 15 dagen van te voren aanvraagt via de app. Dit in verband met onze personeelsplanning. Heeft u onverwachts op kortere termijn opvang nodig, vragen wij u ons even te bellen. Wij kijken dan graag voor u wat mogelijk is en plannen indien mogelijk de gewenste opvang voor u in. Wanneer u een extra aanvraag wilt doen kunt u aangeven voor welk kind u dit wilt doen. Vervolgens geeft u aan welke data en dagdelen u aan wilt vragen voor desbetreffend kind. Omdat wij voor meerdere scholen opvang aanbieden op dezelfde locatie is het belangrijk dat u de juiste eindtijd kiest van de school. De eindtijd is gelijk aan de begintijd van de opvang. Overzicht aanvragen Nieuwe aanvraag Extra 3 Handleiding app voor ouders oktober 2017

4 Afwezigheidstegoed Komt uw kind een dag niet naar de opvang en meldt u hem of haar minimaal 48 uren van te voren af dan zullen de niet gebruikte uren omgezet worden in een afwezigheidstegoed. Vervolgens heeft u 183 dagen (een half jaar) de tijd om de uren van de afgemelde dag opnieuw in te zetten. Na 183 dagen vervallen deze uren, hierop kan geen uitzondering gemaakt worden. Mijn tegoeden U neemt op contractbasis één of meerdere vaste dagen opvang af. Wanneer u één van deze opvangdagen afwezig meldt, bijvoorbeeld i.v.m. vakantie, ontstaat er een tegoed. "Tegoeden" zijn een vorm van krediet die ingezet kunnen worden om opvang mee af te rekenen. Voor tegoeden gelden de volgende principes: Afwezig melden gaat via de ouderapp. U meldt de afwezig dag minimaal 48 uur tevoren af. Uw afwezige uren worden omgezet in een tegoed. Het tegoed heeft een geldigheidsduur van 183 dagen Wij hanteren een ruime inzetbaarheid van uw tegoed. Bij onze 52 weken opvangcontracten mogen schoolweken naar vakantieweken en schoolvrije dagen ingezet worden en andersom. Heeft u een 40 weken (peuteropvang) contract dan mag u uw opvangdagen niet inzetten tijdens vakantieweken. Een tegoed mag alleen ingezet worden op een datum na de afmelddag. Een tegoed kan alleen ingezet worden als de bezetting dat toelaat; er wordt geen extra personeel ingezet. U kunt een tegoed alleen inzetten binnen de opvangsoort (dus geen KDV voor BSO). Een tegoed is kind gebonden en dus niet uitwisselbaar met een ander kind (uit uw gezin) Bovengenoemde service is alleen geldig voor kinderen met een contract voor een vaste dag; bij flexibele opvang zijn de flexibele opvang regels van toepassing. In verband met het overzicht op de bezetting kan een ruildag maximaal een maand tevoren worden geaccordeerd. Na beëindiging van het contract vervallen de opgebouwde tegoeden. 4 Handleiding app voor ouders oktober 2017

5 Een tegoed inzetten Wanneer u uw tegoed wilt inzetten, gaat u in het Ouderportaal onder "Mijn gegevens" naar "Extra dag(deel) aanvragen" en kiest u voor "Tegoed besteden". U ziet dan alleen de opties die voor u geldig zijn om te ruilen. Ziet u op de gewenste dag geen dagdelen verschijnen waaruit u kunt kiezen, dan voldoet deze waarschijnlijk niet aan de gestelde spelregels om het tegoed in te zetten. Wanneer uw tegoed niet toereikend is om uw gewenste opvang volledig te dekken, dan is het niet mogelijk het restant te laten factureren. Mijn overzicht In het overzicht (mijn gegevens - mijn tegoeden) ziet u de status van uw tegoeden; nog niet gebruikt of verbruikt. Wanneer een tegoed is verbruikt, heeft u dit al eerder ingezet bij de aanvraag van een (extra) opvangdag(deel). De achtergrond van verbruikt tegoed is dan grijs gekleurd. Niet gebruikt betekent dat u dit tegoed nog kunt inzetten bij de aanvraag van een (extra) opvangdag(deel). Onder Omschrijving leest u de oorsprong van het tegoed. Onder Geldigheidperiode leest u tot wanneer u het tegoed kunt inzetten en op welk soort dagen. Onder Tegoed leest u het saldo. Wanneer u op de pijl voor het tegoed klikt, klapt het item open en leest u eventuele details. Afwezigheid doorgeven op korte termijn (binnen 48 uur) U kunt als ouder ook de afwezigheid van het kind doorgeven vanuit de App. U kunt dit via de app doen tot 08:00 uur s morgens op dezelfde dag. Na die tijd vinden wij het prettig als u de groep of het centraal bureau belt. Afwezig melden doet u door in het menu naar Afwezigheid te gaan. Ook hier komt u vervolgens weer in een overzicht van doorgegeven afwezigheden. Zo heeft u in een oogopslag de historie van doorgegeven meldingen in beeld. Afwezigheden worden standaard goedgekeurd in het systeem Ook voor de afwezigheden geldt dat wanneer u erop klikt u naar de details van de melding gaat. Hier ziet u de tijd van afmelding, datum, wie de afwezigheid heeft doorgegeven en voor welke groep deze is doorgevoerd. Wanneer u een afwezigheid wilt doorgeven dan kun je onderin op Afwezigheid doorgeven klikken. Hiermee komt u in een nieuw scherm waar u kunt aangeven voor wie u de afwezigheid wilt doorgeven. Ook kunt u een datum aangeven en er zal gevraagd worden om een reden van afwezigheid door te geven. In het hiervoor bestemde tekst vak kunt desgewenst ook zelf een notitie toevoegen. Bijvoorbeeld de exacte reden van afwezigheid. 5 Handleiding app voor ouders oktober 2017

6 Wanneer u alles heeft ingevuld en gecheckt of de data kloppend zijn drukt u op verzenden om de afwezigheid door te voeren. Hiermee wordt de doorgegeven melding verzonden en doorgevoerd in ons systeem. Reden afwezigheid doorgeven Details afwezigheid Mijn tegoeden bij een flexibel opvangcontract Heeft u bij ons een flexibel opvangcontract dan kunt u betalen met uw kwartaal tegoed (KDV 90 uur per kwartaal, BSO 30 uur per kwartaal en VSO 9 uur per kwartaal) Wanneer u op tegoeden klikt in het menu krijgt u allereerst een overzicht te zien van laatst toegekende tegoeden. Wanneer u op een tegoed klikt verschijnen de details van het tegoed. Voor wie is het, voor welke dag is tegoed verkregen en wat zijn de restricties met betrekking tot het inzetten van dit tegoed. Onderin het scherm, midden in de oranje balk, kunt u wanneer u meerdere kinderen heeft, switchen van kind en zo een overzicht van de tegoeden per kind raadplegen. Wanneer u drukt op het icoontje met de drie poppetjes ziet u dat deze uitklapt en in een menuvorm de namen van de diverse kinderen toont. Zo kunt u wisselen van gekozen kind. Niet afgenomen uren vervallen aan het eind van het kwartaal, extra afgenomen uren worden aan het eind van het kwartaal, op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Overzicht tegoeden 6 Handleiding app voor ouders oktober 2017

7 Nieuws Onder de nieuws -button in het menu zit u welke nieuwsberichten zijn verzonden vanuit de organisatie. U ziet een overzicht van de berichten die recent zijn verzonden en u kunt naar beneden scrollen om nieuwe berichten te laden. Wanneer u op een bericht klikt zal deze volledig leesbaar worden. U kunt met de pijl links bovenin terug naar het overzicht. Verder kunt u op deze nieuwspagina geen teksten bewerken of antwoorden sturen. Nieuwsoverzicht Nieuwsbericht - details Contact en mijn gegevens Onder contact treft u onze contactgegevens aan van de groep van uw kind. Vanuit dit scherm is het mogelijk om direct telefonisch contact op te nemen. Dit kan door op het oranje telefoontje te klikken. 7 Handleiding app voor ouders oktober 2017 Contact

8 Mijn gegevens Onder mijn gegevens ziet u de gegevens die horen bij het account in Konnect. Hier ziet u uw gebruikersnaam, kunt u het wachtwoord wijzigen en ziet u op welke locaties uw kinderen opvang hebben. Via de knop uitloggen kunt u uitloggen uit Konnect. U dient de volgende keer dat u de app opstart dan wel weer opnieuw in te loggen. Overzicht gegevens Naar het portaal Met de knop naar het portaal kunt u het webportaal van de organisatie bezoeken. Er zijn een aantal functionaliteiten die op dit moment alleen in het portaal te raadplegen zijn. Te denken valt aan het bekijken van nieuwsbrieven en het downloaden van het schriftje in PDF. Konnect werkt eraan om uiteindelijk te komen tot gelijke functionaliteit, zowel in de app als het portaal. Voor een handleiding met uitleg over de functionaliteiten in het webportaal verwijzen wij u graag naar de Handleiding Ouderportaal. 8 Handleiding app voor ouders oktober 2017