Het CompaNanny Ouderportaal

Transcriptie

1 Naast de mondelinge overdracht, communiceren we ook met ouders via ons digitale Ouderportaal. In het Ouderportaal kun je de belevenissen van je kind bij CompaNanny van dichterbij meebeleven. Op het kinderdagverblijf wordt dagelijks een digitaal dagboek bijgehouden met het dagritme van je kind. Dit dagboek wordt aan het eind van iedere dag gepubliceerd. Via het Ouderportaal geef je eenvoudig de afwezigheid van je kind door of vraag je een extra dag of ruildag aan. Je doet dit waar en wanneer je maar wilt. Ook kun je via het CompaNanny Ouderportaal foto s van je kind bekijken, berichten sturen en ontvangen en mededelingen lezen van Nannies of de Vestigingsmanager. Graag vragen we je om urgente berichten altijd persoonlijk of telefonisch mede te delen aan de Nannies op de groep, dan weten we zeker dat de informatie op tijd bekend is. Inhoudsopgave Inloggen App Fotoalbum Dagboek Berichten Aanvragen Afwezigheid Mijn tegoeden Nieuws Contact Mijn gegevens Meer Webportaal Aanvragen extra dag Opvangkalender Ruildag aanvragen Afwezigheid doorgeven Extra dag aanvragen en aanvraag annuleren Flexibele opvang aanvragen via het webportaal BSO PSZ Spelregels Ouderportaal

2 Inloggen 2 dagen voor de startdatum van je contract ontvang je automatisch een met daarin een wachtwoordlink waarmee je toegang krijgt tot het Ouderportaal. Nadat je jouw account via de link hebt geactiveerd, kun je op twee manieren inloggen; via een app op je mobiele telefoon of tablet of via de computer met de URL compananny.ouderportaal.nl. De app is onder de naam CompaNanny te vinden in de App Store en Google Play Store. Nadat je de app geïnstalleerd hebt, wordt je gevraagd twee gegevens in te voeren om toegang te krijgen tot het Ouderportaal: Een gebruikersnaam: dit is het adres zoals bekend bij inschrijving Een wachtwoord: vul hier het wachtwoord in dat je hebt ingesteld voor jouw account De app onthoudt jouw gebruikersnaam en wachtwoord, waardoor je altijd snel toegang hebt tot de foto s, berichten en het dagboek van jouw kind(eren). Indien je een plaatsing hebt op 2 vestigingen of overstapt naar een andere vestiging zijn er verschillende adressen nodig om in te loggen. Na beëindiging van je contract kun je nog maximaal 2 maanden inloggen om foto s en het dagboek te downloaden. 2

3 App Door op de menuknop linksboven in het scherm te klikken open je het menu met alle keuzes. Binnen dit menu navigeer je naar de diverse onderdelen van de app Fotoalbum Na het inloggen zie je als eerste een overzicht van recent gemaakte foto s waar jouw kind op staat. Wanneer je naar beneden scrolt zie je meer foto s. Foto s kun je vergroten en downloaden. Indien je meerdere foto s tegelijk wil downloaden adviseren we je om naar het webportaal te gaan. Daar kun je de foto s laten toesturen met een link. In het intakegesprek bij start van de opvang wordt het gebruik van foto s in het Ouderportaal besproken. Als je toestemming geeft om foto s te maken of juist niet, nemen wij deze keuze over in het Ouderportaal. Bij het uploaden van iedere foto wordt door de Nanny met een tag aangegeven welk kind op de betreffende foto staat. Zo wordt ervoor gezorgd dat je als ouder alleen foto s te zien krijgt waarop je eigen kind staat afgebeeld (alleen of met andere kinderen). Als je er bezwaar tegen hebt dat wij foto s van je kind in het Ouderportaal zetten, kun je dit alsnog aangeven bij de Nannies op de groep. Zij registreren dit in het Ouderportaal. Er zijn een aantal voorzieningen opgenomen om te voorkomen dat je kind dan alsnog op de foto wordt gezet. 3

4 Dagboek Wanneer je op Dagboek klikt opent zich het scherm waar je leest wat je kind die dag allemaal heeft beleefd. Dit Dagboek wordt aan het einde van de opvangdag gepubliceerd. Ook is het mogelijk om zelf in het Dagboek te schrijven of een foto toe te voegen door onderin de balk op nieuw te klikken. Berichten Hier vind je een overzicht van alle verstuurde berichten. Berichten in lichtblauw zijn door de ouder verstuurd en berichten in oranje zijn verstuurd vanuit de groep. Om een nieuw bericht te schrijven druk je op nieuw onder in de blauwe balk. Er opent zich een nieuw scherm waar je het bericht kunt schrijven aan de groep. 4

5 Aanvragen Via de button Aanvragen dien je een nieuwe aanvraag in. Je kan kiezen uit een extra dag of een ruildag. Een ruilaanvraag moet aan twee voorwaarden voldoen; de afwezigheid is op tijd doorgegeven de aanvraag ligt binnen de ruiltermijn van 31 dagen voor en 31 dagen na de afwezige dag Een aanvraag wordt, afhankelijk van de beschikbaarheid, goed-, afgekeurd of op wachtlijst geplaatst door de groep. Afwezigheid Via de button Afwezigheid meld je de aanwezigheid af. We stellen het zeer op prijs als je de afwezigheid van je kind op tijd doorgeeft zodat wij hier rekening mee kunnen houden. Ook kunnen we andere ouders blij maken met een ruildag of extra dag. Indien je de afwezige dag vóór 1.00 uur de dag ervoor afmeldt, komt deze dag in aanmerking voor een ruilaanvraag. Afwezige dagen leiden niet tot een tegoed. We bieden de mogelijkheid om een ruilaanvraag te doen. 5

6 Mijn tegoeden In bepaalde gevallen hebben ouders een tegoed dat gebruikt kan worden voor het aanvragen van opvang. Dit geldt bij Flexibele opvang, BSO-strippenkaart of ter compensatie van een sluitingsdag in verband met studiedagen van de Nannies (max. 2 keer per jaar). Het tegoed kan worden ingezet door het aanvragen van een (extra) dag en dan te kiezen voor betalen met tegoed. Nieuws Onder de button Nieuws vind je de berichten die verzonden zijn vanuit de organisatie. Contact Hier vind je de contactgegevens van de vestiging. Vanuit dit scherm is het mogelijk direct telefonisch contact op te nemen met de vestiging of de groep. Mijn gegevens Onder Mijn gegevens staan jouw gebruikersnaam, wijzig je je wachtwoord en notificaties. Om persoonlijke instellingen te wijzigen ga in de app naar Mijn gegevens en vervolgens kies je in de onderste balk het tandwiel. Via het webportaal kun je onder Mijn gegevens ook Mijn instellingen ook per onderwerp aangeven of je een push- of mail notificatie wilt. Pushnotificaties zijn beschikbaar voor: foto s, dagboek, berichten, nieuws en aanvragen. Meer.Naar het webportaal Via deze knop kun je het webportaal bezoeken. In het portaal vind je nog meer functionaliteiten waaronder informatiepagina s en het nieuwsbriefarchief. Ook vind je hier de uitgebreide opvangkalender waar je sluitingsdagen van CompaNanny ziet en extra opvang en ruildagen kunt aanvragen.

7 WEBPORTAAL Via kun je inloggen in het webportaal. Hier vind je de opvangkalender. Aanvragen extra dag Onder de knop Aanvragen zie je het overzicht met alle aanvragen en hun status. Vanaf deze pagina kun je ook een aanvraag doen voor een extra dag of ruildag. Om de details van een aanvraag te bekijken druk je op een aanvraag waarna een nieuw scherm opent. Wanneer je een nieuwe aanvraag wilt doen druk je op de button Nieuwe aanvraag waarna een keuze maakt tussen Dag aanvragen of Ruildag. Opvangkalender Bij het aanvragen van een ruildag geef je eerst de afwezige datum in en daarna de gewenste aanwezige dag. We adviseren om eerst via de button Afwezigheid de afwezige dag af te melden en daarna de ruilaanvraag te doen. Indien de gewenste dag niet akkoord gegeven kan worden behoud je het recht om nog één nieuwe aanvraag te doen. Om in aanmerking te komen voor een ruilaanvraag dient de afwezige dag altijd uiterlijk 1.00 uur de dag ervoor te zijn doorgegeven via het Ouderportaal. De ruilperiode is een maand voor of een maand na de afwezige dag. Ruilverzoeken en extra dagen worden op zijn vroegst twee weken van te voren goedgekeurd indien er plaats beschikbaar is op de groep. 7

8 Ruildag aanvragen Om in aanmerking te komen voor een ruildag, dien je de afwezige dag uiterlijk voor 1.00 uur de dag ervoor door te geven via het Ouderportaal. Er zijn twee situaties die van toepassing kunnen zijn bij het ruilen van dagen: Wanneer je er zeker van bent dat je kind een dag niet komt, maar de gewenste nieuwe datum nog onduidelijk is, meld je de afwezige dag af. De ruilaanvraag kan je op een later moment doen. Dit kan via Mijn gegevens en dan de button Afwezigheid doorgeven. Als de nieuwe datum al wel bekend is, kun je direct de afwezige dag afmelden en een ruildag aanvragen. Dit kan via Mijn gegevens, Aanvragen, Ruildag aanvragen. Als je aanvraag op wachtlijst komt te staan dan is het raadzaam om toch je afwezige dag extra af te melden. Indien je gewenste dag niet akkoord komt dan kun je een nieuw verzoek indienen. Je mag maximaal 2 ruilpogingen doen. De gestelde periode om een dag te ruilen is één maand voor tot één maand na de afwezige dag. De vestiging zal beoordelen of er nog plek beschikbaar is op de betreffende dag en zal de aanvraag toezeggen, op de wachtlijst plaatsen of afwijzen. Afwezige dagen die niet geruild kunnen worden binnen de gestelde periode komen te vervallen. Afwezigheid doorgeven Via de button Afwezigheid doorgeven stel je de groep op de hoogte van de afwezigheid van je kind. Als je dit voor 1.00 uur de dag ervoor doet kun je deze dag proberen te ruilen. Afwezigheid leidt niet tot een tegoed. Alle afwezigheden staan geregistreerd en zijn voor jou zichtbaar in Overzicht afwezigheden. Indien je een afwezigheid wilt intrekken neem dan altijd contact op met de groep om te kijken of er nog plek beschikbaar is. Extra dag aanvragen en aanvraag annuleren Onder het kopje Acties kun je kiezen voor Dag aanvragen. Wanneer je hier op klikt, zie je dat je ook meerdere dagen tegelijk kan aanvragen. Dit doe je door een vinkje te zetten in het vakje achter Meerdere dagen. Wanneer je een dag hebt aangevraagd, kun je aangeven op welke manier je wilt betalen; op factuur of met eventueel openstaand tegoed. Hierna druk je op de button Verwerken. De aanvraag wordt nu ter goedkeuring aangeboden aan de groep. Je kunt de status van je aanvraag volgen in Overzicht aanvragen. Flexibele opvang aanvragen via het webportaal Gewenste opvangdagen vraag je aan via het Ouderportaal. Je ontvangt maandelijks automatisch een tegoed wat je inzet in halve dagen (5,5 uur) of hele dagen (11 uur). Dit tegoed wordt een maand vooruit overzichtelijk weergegeven onder Mijn gegevens -> Mijn tegoeden. De aanvragen worden, indien je hiervoor kiest, automatisch betaald met het tegoed. In verband met de ruiltermijn zijn tegoeden 3 maanden geldig. Aangevraagde opvangdagen bovenop het tegoed worden automatisch achteraf in rekening gebracht.

9 Als je meerdere dagen wilt aanvragen is het raadzaam om in te loggen in het webportaal. Via de app kun je alleen aanvragen voor 1 dag(deel) per keer doen. Wanneer je kind op de aangevraagde dag al verwacht wordt, staat er achter de dagdelen de tekst Reeds gepland en zie je de reeds geplande tijden staan. Wanneer je kind niet verwacht wordt, selecteer je de gewenste dagdelen uit de lijst. De deadline bij maandflex voor het aanvragen van de gewenste dagen om gegarandeerd te zijn van plaatsing is elke maand in de nacht van de 10e op de 11e om uur. Deze aanvragen worden automatisch goedgekeurd. De opvangdagen die na dit moment worden aangevraagd zijn op basis van beschikbaarheid. Aanvragen die zijn goedgekeurd worden altijd in rekening gebracht en mogen bij afwezigheid geruild worden binnen de ruiltermijn indien er plaats beschikbaar is. Let wel: de aanvragen die je via dit portaal doet, hebben geen structureel karakter. Voor structurele wijzigingen in je contract neem je contact op met Customer Care. BSO Kinderen met een plaatsing op de BSO komen in de schoolvakantieweken hele dagen van uur naar CompaNanny. Je hebt de beschikking over een strippenkaart van 50 uur die ingezet kan worden voor extra opvang op schoolsluitingsdagen en extra (mid)dagen in school- of vakantieweken. Op schoolsluitingsdagen waarop je in de middag al opvang hebt vraag je de extra uren in de ochtend aan als extra dag en betaal je met de strippenkaart. Zo weet de groep dat je kind in de ochtend ook komt. Indien je op een schoolsluitingsdag geen opvang hebt kun je deze extra dag aanvragen via Mijn gegevens -> Aanvragen -> Dag aanvragen. Het strippenkaarttegoed vind je terug onder Mijn gegevens en Mijn tegoeden. PSZ De peuterspeelzaal is gesloten in alle schoolvakanties en op schoolsluitingsdagen. Deze sluitingsdagen vind je terug in de opvangkalender. Spelregels Ouderportaal Om het gebruik van het Ouderportaal voor iedereen plezierig te houden, hebben we een aantal spelregels opgesteld en wij verzoeken je hieraan te houden: De foto s die je in het Ouderportaal ziet, zijn te downloaden voor eigen gebruik. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat je foto s met daarop groepsgenootjes van je kind gebruikt op social media zoals Twitter, Facebook of Instagram. De optie om berichten te versturen naar de groep zijn bedoeld voor het uitwisselen van niet-urgente berichten. De Nannies doen hun best de berichten in het Ouderportaal s ochtends te bekijken, maar hun voornaamste taak blijft de zorg voor de kinderen. Het kan dus even duren voordat je een reactie krijgt. Voor urgente zaken, die bijvoorbeeld belangrijk zijn voor het dagritme van je kind, verzoeken wij je telefonisch contact op te nemen of het te bespreken op de vestiging. De berichten die je via het Ouderportaal verstuurt, gaan rechtstreeks naar de groep. Je vragen met betrekking tot facturatie, planning en wijziging van (structurele) opvangdagen kun je aan Customer Care stellen. In het webportaal vind je onder Mijn vestiging aanvullende algemene informatie over o.a. Planning en plaatsing, Veelgestelde vragen over het Ouderportaal en de Rekentool. Je kunt via de app ook doorklikken naar deze versie van het portaal. Indien je problemen ondervindt met het CompaNanny Ouderportaal vragen we je altijd contact opnemen met de vestiging. 9