Functie Graadnaam: hoofdmaatschappelijk werker Functienaam: hoofdmaatschappelijk werker Functiefamilie: leidinggevend Functionele loopbaan: B4-B5 Afdeling: Sociaal huis/sociaal beleid Dienst: Maatschappelijk welzijn Subdienst: Code: Doel van de entiteit Het Sociaal Huis heeft enerzijds tot doel éénieder in de mogelijkheid te stellen een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid. Daartoe is het Sociaal Huis een informatie, advies- en/of doorverwijspunt voor alle burgers van Ternat met vragen rond sociale hulp- en dienstverlening, rechten en welzijn in het algemeen, al dan niet in samenwerking met andere dienstverleners. Zo nodig wordt een begeleidingstraject opgestart door de maatschappelijk werker van de sociale dienst. Anderzijds heeft het Sociaal Huis het afstemmen van het lokaal sociaal beleid van gemeente en OCMW tot doel. Dit is een beleid dat vertrekt vanuit de noden en behoeften van de inwoners, met specifieke aandacht voor hen die kwetsbaar zijn omwille van welke reden dan ook. Plaats in de organisatie Geeft leiding aan: alle medewerkers van de sociale dienst en de dienst zorg Werkt onder de directe leiding van en rapporteert aan: de secretaris Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 3 januari 2017 pagina 1 / 8
Kernresultaten Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit coachen en optimaal inzetten van medewerkers zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden instaan voor de continuïteit van de entiteit waken over de uitvoering van de opdrachten uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit toepassen en opvolgen van het correcte en efficiënte gebruik van de interne projecten procesmethodieken in overleg met de functioneel/hiërarchisch verantwoordelijke bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren voor de dienstverlening van de entiteit organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de secretaris. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit signaleren en objectiveren van personeels-, wervings- en vormingsbehoeften instaan voor het onthaal van nieuwe medewerkers CC Consult 3 januari 2017 pagina 2 / 8
coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit opmaken van verslagen en nota s tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevenden opmaken van uitgaande brieven/e-mails opvolging van briefwisseling, telefoons, meldingen en e-mails vertalen van bestuurlijke beslissingen naar gebruiker, medewerkers en/of externe instanties Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteit en naar de andere entiteiten opstellen van ontwerpbeslissingen opstellen en presenteren van sociale verslagen Maatschappelijke dienstverlening Het verzekeren van het recht op maatschappelijke dienstverlening. Deze rechten omvatten in het bijzonder het recht op sociale zekerheid, op bescherming van de gezondheid en op maatschappelijke, medische en juridische dienstverlening. Doel: mensen in staat stellen om een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid geven van informatie en inlichtingen aan de gebruiker en eventueel doorverwijzen en leiden naar de juiste instanties de cliënt helpen bij het duiden van zijn problemen het ontwikkelen van samenwerkingsinitiatieven (intern en extern) verzorgen van de intake en het verrichten van het sociaal onderzoek middels bureelen huisbezoek met als doel de beleidsorganen in staat te stellen de noodzakelijke beslissingen te nemen CC Consult 3 januari 2017 pagina 3 / 8
psychosociale ondersteuning en crisisinterventie, ondersteuning van de cliënt optreden als bemiddelaar stellen van de diagnose en opstellen van een hulpverleningsplan, financiële hulpverlening, budgetbegeleiding, bemiddeling bij schuldeisers, praktische hulpverlening, preventieve acties, dossiervorming interdisciplinair cliëntoverleg ondersteuning in het kader van sociale huisvesting opvolgen leefloondossiers informatie verstrekken i.v.m. toelagen begeleiding in het kader van activeringstrajecten, o.a. tewerkstellingstrajecten voorzitterschap LAC (lokaal adviescomité gas-elektriciteit-water) Communicatie (intern/extern) Sturen en bewaken van de interne en externe communicatie. Doel: de toegang tot belangrijke informatie garanderen zodat iedereen zijn taak optimaal kan realiseren instaan voor een vlot contact met de burger, mandatarissen en andere medewerkers van het OCMW organiseren en opvolgen van het periodiek teamoverleg afhandelen en doorverwijzen van binnenkomende vragen en opmerkingen (mondeling, schriftelijk, telefonisch, ) meewerken aan en waken over een optimaal interne communicatie met de bestuursleden samenwerking met andere afdelingen en diensten bevorderen telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen het onderhouden van externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen teneinde de OCMW-werking te faciliteren en haar belang te verdedigen (netwerken) Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten. Doel: de OCMW-werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie CC Consult 3 januari 2017 pagina 4 / 8
deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de OCMW-diensten actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam, het bestuur en de betrokken diensten Strategische beleidsvoering Meedenken en uitwerken van strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan missie, visie en waarden van de organisatie. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken wetgeving en regelgeving kunnen toepassen (zowel intern als extern) de nodige vakkennis opdoen, o.a. door het raadplegen van vakgerichte informatie, en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen dienst briefen en implementeren van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau Opmerkingen,suggesties, klachten Op een gepaste manier omgaan met opmerkingen, suggesties en klachten. Doel: de goede werking van de entiteit garanderen ontvangen en correct behandelen van binnenkomende opmerkingen, suggesties en klachten CC Consult 3 januari 2017 pagina 5 / 8
juiste procedures garanderen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 3 januari 2017 pagina 6 / 8
grondig voldoende elementair Ternat OCMW Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X Financieel management X HR-management X X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Databanken X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties X X Rekenbladen X Werking werkmiddelen en Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking X X Procedures en procesbeheer X X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Werkmiddelen en werkmethodieken X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X CC Consult 3 januari 2017 pagina 7 / 8
grondig voldoende elementair Ternat OCMW Gedragscompetenties Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Competentie Plannen en organiseren X X X Visieontwikkeling X X Interactief gedrag Empathie (inlevingsvermogen) X X X Overtuigingskracht X X X Netwerken X X Leiderschap Leidinggeven X X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X Kwaliteit en nauwgezetheid X X X Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid X X X Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X X Loyauteit X X CC Consult 3 januari 2017 pagina 8 / 8