Sturen p Cijfers in de vetverzrgingsbranche 2. Inrichten van uw bedrijfsadministratie U gaat deelnemen aan het prgramma Sturen p Cijfers van het HBA. Uw bedrijfsadministratie met daarp ingericht zijn. Als u gebruik maakt van de pedicuresftwarepakketten Melissa f PdFile gaat dat autmatisch. In alle andere gevallen met u - in verleg met uw accuntant f bekhuder - mgelijk aanpassingen drveren in uw administratie. In deze handleiding leest u wat u met den. Leeswijzer Deze handleiding Inrichten van uw bedrijfsadministratie is de tweede in een reeks van vier. Hiervr heeft u kennis genmen van: 1. Ontdek heveel Sturen p Cijfers u plevert Na deze handleiding kunt u verder gaan met: 3.Registreren als deelnemer 4.Deelnemen en tips & trucs vr ptimaal Sturen p Cijfers Veel succes! In deze handleiding leest u -He u ervr zrgt dat pedicuresftware de juiste gegevens plevert in Sturen p Cijfers. -Wat er in uw administratie met staan ver mzet, inkpksten 1, lnksten en verige ksten -Welke afwegingen u kunt maken bij de kstenadministratie. -Wat de vrdelen zijn van de agendafunctie in pedicuresftware vr het registreren van gewerkte uren. - m uw bedrijfsadministratie z ged mgelijk in te richten vr Sturen p Cijfers. Ok znder dat u beschikt ver speciale pedicuresftware. -Waarm PrVet een indeling in verschillende kstengrepen vr u heeft gemaakt en he die indeling is pgebuwd. Tip vraf Betrek uw accuntant f bekhuder bij de afstemming van uw bedrijfsadministratie p Sturen p Cijfers. Dat levert u p de lange termijn tijdwinst p en een besparing p uw accuntantsksten. He zrgt u ervr dat pedicuresftware de juiste gegevens plevert? Weet wat u invert! Melissa en PdFile sluiten perfect aan p Sturen p Cijfers. Maar een zrgvuldige inver van gegevens is van belang m Sturen p Cijfers ptimaal te benutten. Ok is het ged als u weet wat de verschillende gegevens inhuden. Dat leest u stap vr stap in nderstaande tekst. Nett mzet U maakt nderscheid in: nett mzet artikelen, behandelingen, verige en nevenactiviteiten 1 Telichting: Alle inkpksten wrden afgeschreven in het jaar van aanschaf. Pagina 1 van 5
Nett mzet artikelen (excl. BTW): Deze wrdt in de pedicuresftware geregistreerd bij het maken van de factuur vr de klant. Nett mzet behandelingen (excl. BTW): Deze wrdt in de pedicuresftware geregistreerd bij het maken van de factuur vr de klant. Nett mzet behandelingen per behandelinggrep: PrVet heeft een standaardindeling van behandelinggrepen gemaakt. Deze staat p de website. Neem in uw pedicuresftware deze grepenindeling ver, zdat de mzet in de juiste behandelinggrep wrdt geregistreerd bij het afrekenen met de klant. Nett mzet verige: Dit betreft met name ntvangen huur als u de praktijkruimte verhuurt. Nett mzet nevenactiviteiten: Dit betreft inkmsten uit lesgeven, cmmissies en dergelijke. Dit wrdt geregistreerd zdra u een declaratie maakt met behulp van de pedicuresftware. Inkpwaarde U maakt nderscheid in: inkpwaarde artikelen, behandelingen, verige en nevenactiviteiten Inkpwaarde mzet artikelen en behandelingen: Indien u bij het beken van de inkpen van prducten en materialen in de pedicuresftware deze direct splitst in verkp (artikelen) en verbruik (behandelingen), krijgt u autmatisch de juiste gegevens. Inkpwaarde mzet verige en nevenactiviteiten: U bekt de speciale inkpen vr met name verhuur f nevenactiviteiten in de pedicuresftware. Dit zal weinig vrkmen. Lnksten U maakt nderscheid in lnksten vr medewerkers in lndienst en vr medewerkers met een VAR. Heeft u medewerkers in lndienst? U bekt het brutln plus werkgeverslasten in de pedicuresftware p basis van de lnadministratie. Werkt u met freelancers met een VAR? U bekt het hnrarium in de pedicuresftware p basis van de ntvangen facturen (excl. BTW). Tip Tel elk kwartaal een kwart van de vakantieteslag mee. Overige ksten U maakt nderscheid tussen verige ksten ttaal en verige ksten per kstengrep. PrVet heeft een standaardindeling van negen kstengrepen gedefinieerd. Die ziet u in de tabel verderp in deze handleiding. Vr het inrichten van uw kstenadministratie bestaan vier verschillende pties. U ziet ze hiernder en u krijgt er tips bij vr het werken met Sturen p Cijfers. Vier pties vr uw kstenadministratie 1. U bekt de bedrijfsksten p de juiste kstenrekeningen in Pdfile f Melissa. Deze hanteert de standaardindeling van PrVet, zdat u autmatisch de juiste gegevens (ttaal en per grep) krijgt vr Sturen p Cijfers. 2. U bekt de bedrijfsksten in met andere sftware, bijvrbeeld via een financieel prgramma. In de eerste plaats geeft u in de pedicuresftware aan dat u de ksten niet daarin bekt. Daarnaast richt u de kstenrekeningen z in dat deze kunnen wrden gegrepeerd vlgens de standaardindeling van PrVet. 3. Uw bekhuder f accuntant bekt uw bedrijfsksten elk kwartaal in. Bespreek met hem f haar dat de kstenrekeningen vlgens de rubrieken van Sturen p Cijfers wrden gegrepeerd. 4. U beschikt (p dit mment) niet ver werkelijke kstengegevens per kwartaal. Geef in de pedicuresftware aan dat u de ksten niet daarin bekt. Bepaal vervlgens de vaste gemiddelde f begrte bedragen per kwartaal (ttaal en per grep). Kijk vr tips in het nderdeel Bepalen van de vaste kstengegevens verderp in deze handleiding. Pagina 2 van 5
Bek k de afschrijvingsksten per kwartaal. Maak bij het beken van bankafschriften gebruik maken van de kppeling met internetbankieren. Bekt u de ksten ng niet zelf in? Overweeg dat eens. Met pedicuresftware is het eenvudig en dat scheelt u ksten vr de accuntant f bekhuder. De vrdelen van de agendafunctie zijn grt! Gewerkte uren medewerkers, ndernemer(s), behandelingen en nevenactiviteiten Wilt u de juiste aantallen gewerkte uren autmatisch in beeld krijgen? Dat lukt als u alle afspraken met klanten en alle werkzaamheden vr uw praktijk met de agendafunctie van uw pedicuresftware registreert. Gegarandeerd! Dat is ng eens handig! Zet k bijhuden van de administratie, schnmaken, schling, pleiding én eventuele nevenactiviteiten in de agenda. Hud privéafspraken erbuiten. Een cntrlebehandeling (tarief meestal 0) is een behandeling, dus k de afspraak vr de cntrlebehandeling zet u in de agenda. Reken de tijd mee die ndig is vr alle direct met een behandeling samenhangende werkzaamheden. Zals: vrbereiden, bijwerken van de klantkaart en maken van de factuur. Aantal klanten behandeld, afspraken, artikelen en behandelingen De pedicuresftware en Sturen p Cijfers geven u zicht p de vlgende aantallen. De vlgende aantallen kunt u autmatisch genereren als u afspraken en afrekenen zrgvuldig registreert. Aantal klanten dat u in een kwartaal eens f meermalen heeft behandeld. Aantal afspraken vr behandelingen. Aantal verkchte artikelen. Aantal behandelingen. Tip Tijdens een afspraak wrdt minimaal één behandeling gedaan, maar een afspraak kan k meerdere behandelingen mvatten. Ver dit zrgvuldig in. Kan dat wel: meeden met Sturen p Cijfers zónder pedicuresftware? Jazeker! Maar he richt u dan uw bedrijfsadministratie in? Hier leest u he dat werkt. Misschien det u de administratie van klanten, afspraken, behandelingen en artikelverkp ng helemaal f grtendeels handmatig. Ok dan is het mgelijk m deel te nemen aan Sturen p Cijfers. U met wel elk kwartaal de juiste gegevens bepalen uit uw bedrijfsadministratie. Dat zal u ngal wat tijd ksten. Overweeg het werken met Melissa f PdFile. Dat bespaart u tijd en geeft u meer zicht p uw administratie. U kunt uit uw bekhuding vrijwel alle financiële gegevens afleiden vr Sturen p Cijfers. Mits het gebruikte rekeningschema crrect is. Bespreek dit met uw accuntant f bekhuder. m uw bedrijfsadministratie zónder pedicuresftware tch in te richten p Sturen p Cijfers Nett mzet (exclusief BTW) Maak nderscheid in: artikelen, behandelingen, verige en nevenactiviteiten Nett mzet artikelen en behandelingen: Bij het afrekenen met de klant legt u vast welk bedrag behandelingen betreft en welk bedrag artikelen. Per kwartaal bepaalt u de ttalen. Pagina 3 van 5
Nett mzet behandelingen per behandelinggrep: PrVet heeft een standaardindeling van behandelingen gemaakt. Bekijk deze p de website en gebruik deze indeling in uw bedrijfsadministratie. Tip: U kunt het uitsplitsen van de nett mzet naar behandelinggrepen in het prgramma Sturen p Cijfers verslaan. Daarvr met u dit bij de registratie als deelnemer uitschakelen. He dat met, leest u in de handleiding Registreren. Nett mzet verige: Dit betreft met name de ntvangen huur als u de praktijkruimte verhuurt. U kunt deze bepalen aan de hand van de facturen aan de huurder. Nett mzet nevenactiviteiten: Dit betreft inkmsten uit lesgeven, cmmissies en dergelijke. U kunt deze bepalen aan de hand van uw declaraties. Tip: Let er p dat u alle ttaalbedragen excl. BTW met inveren in Sturen p Cijfers. Inkpwaarde Maak nderscheid in: inkpwaarde mzet artikelen, behandelingen, verige en nevenactiviteiten Inkpwaarde mzet artikelen en behandelingen: Splits p elke inkpfactuur van artikelen en materialen de bedragen (excl. BTW) verkp (artikelen) en verbruik (behandelingen). Inkpwaarde mzet verige en nevenactiviteiten: Dit betreft de speciale inkpen vr (m.n.) verhuur f nevenactiviteiten. U vindt deze p de inkpdcumenten. Dit zal weinig vrkmen. Lnksten Maak nderscheid in medewerkers in lndienst en medewerkers met een VAR. Werkt u met medewerkers in lndienst? Bepaal het brutln plus werkgeverslasten p basis van de lnadministratie. Werkt u met medewerkers met een VAR? Bepaal het hnrarium p basis van de ntvangen facturen (excl. BTW). Tip: Tel elk kwartaal een kwart van de vakantieteslag mee. Overige ksten ttaal en Overige ksten per grep PrVet heeft een standaardindeling van negen kstengrepen gedefinieerd. Die ziet u in de tabel verderp in deze handleiding. Wilt u de werkelijke kstengegevens per kwartaal inveren in Sturen p Cijfers? Bepaal deze dan aan de hand van de kstendcumenten. Beschikt u niet ver werkelijke kstengegevens per kwartaal? Bepaal dan de vaste gemiddelde f begrte bedragen per kwartaal (ttaal en per grep). Tip: Bespreek dit met uw accuntant / bekhuder. Gewerkte uren medewerkers, ndernemer(s), behandelingen en nevenactiviteiten Wilt u berekenen heveel uren u werkt in de praktijk, vr behandelingen, vr nevenactiviteiten en vr verige werkzaamheden? Dan met u de gewerkte uren registreren. Aantal klanten behandeld, afspraken, artikelen en behandelingen Nteer p uw klantkaarten: - de behandelingen (k de cntrlebehandelingen) - alle afspraken - verkchte artikelen -aantal behandelingen Bepaal elk kwartaal handmatig de aantallen en ver deze in bij Sturen p Cijfers. Pagina 4 van 5
Bepalen van de vaste (ksten)gegevens Het inveren van de werkelijke kstengegevens per kwartaal heeft natuurlijk de vrkeur. Maar u kunt k kiezen vr de mgelijkheid m zgeheten vaste gegevens in te veren. U heeft dit in de handleiding Ontdek heveel Sturen p Cijfers u plevert kunnen lezen: de vaste gegevens vert u één keer in en wrden bij het inveren van een nieuw kwartaal autmatisch vergenmen. Wat zijn de verschillende kstengrepen vlgens PrVet? Onderstaande tabel bevat de vaste (ksten)gegevens (met per gegeven de definitie) vlgens de standaardindeling van negen kstengrepen van PrVet. Bepaal vr elk vast gegeven de gemiddelde f begrte waarde per kwartaal (de bedragen zijn ex BTW en in hele eur s). Tip: De gemiddelde kstengegevens per kwartaal kunt u afleiden uit het laatste financiële jaarrapprt van de accuntant f bekhuder. Waarschijnlijk wijkt de indeling van kstengrepen die deze hanteert af van de standaardindeling van kstengrepen vlgens PrVet. U met deze dan z ged mgelijk vertalen. Gegeven Overige ksten ttaal lnksten medewerkers (incl. werk derden) Inkpksten Overige persnele ksten Huisvestingsksten Kantr-, inventaris- en machineksten Reclame-, verkp- en cmmunicatieksten Aut- en verversksten Accuntants-, advies- en beheerksten Diverse ksten Afschrijvingsksten Rente en bankksten Telichting Dit zijn alle bedrijfsksten exclusief de lnksten van de ndernemer. Bepaal het gemiddelde f begrte bedrag per kwartaal. Dit bedrag met gelijk zijn aan het ttaal van de 9 kstengrepen die u in deze tabel ziet. Brut lnen / salarissen incl. vakantieteslag, sciale lasten, lnbelasting, betalingen aan de samenwerkingspartner met VAR Dit betreft inkp mzet behandelingen, inkp artikelen, inkp verige mzet Dit betreft pleiding, bedrijfskleding en reiskstenvergeding. Dit betreft huur, energie, nderhud, schnmaak, belasting en verzekering.. Dit betreft nderhud inventaris en machines, kleine aanschaffingen en kantrartikelen. Dit betreft reclame/prmtie, representatie, verpakking, telefn, internet en prti. Dit betreft nderhud, belasting, verzekering, brandstf van de zakelijke aut. Dit betreft het hnrarium van de accuntant/bekhuder, adviezen en algemene verzekeringen. Dit betreft m.n. cntributies, lidmaatschappen, abnnementen. Dit betreft afschrijving huisvesting, inventaris, machines, aut. Dit betreft rente (hypthecaire) leningen, bankksten, ntvangen rente. Heeft u vragen ver de inrichting van uw bedrijfsadministratie? Neem eerst cntact p met uw accuntant f bekhuder en/f de aanbieder van uw pedicuresftware. Uw vlgende stap: registreren als deelnemer Is uw bedrijfsadministratie aangepast p Sturen p Cijfers? Dan kunt u al bijna deelnemen. Maar eerst met u zich ng registreren. He dat werkt leest u in de vlgende handleiding: Registreren als deelnemer. Pagina 5 van 5