MODULE OUT10-02: MAIL

OUT10-02: MAIL out10-02.02: mail gevorderd MODULE OUT10-02: MAIL HFDST OUT10-02.02: MAIL GEVORDERD Overzicht van de vereiste voorkennis: WINXX-01.01: Kennismaking met Windows WINXX-01.02: Basishandelingen in Windows WINXX-02.01: Basisbegrippen van Verkenner WINXX-03.01: Basishandelingen in Wordpad WINXX-05.02: Integratie OUT10-01.01: Inleiding OUT10-02.01: Mail - Basis U leert in dit hoofdstuk: Studietaak 1: Berichtenopties (ECDL)... 1 Studietaak 2: Berichten opvolgen... 7 Studietaak 3: Snelle Stappen (optioneel)... 11 Studietaak 4: Een stemming uitvoeren (Stemknoppen) (optioneel)... 15 Studietaak 5: De mappen Verzonden Items en Concepten... 19 Studietaak 6: Een item insluiten (optioneel)... 23 Studietaak 7: Bestanden versturen vanuit Office-toepassingen... 26 Studietaak 8: Briefpapier gebruiken... 28 Studietaak 9: Gebruikersopties (optioneel)... 30 Studietaak 10: Adresboeken... 32 Oefening 1: Mail Gevorderd... 35 Oefening 2: In de vorm van meerkeuzevragen (optioneel)... 36 Ictivity Training OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Studietaak 1: Berichtenopties (ECDL) 1. Leerdoel Op het einde van de studietaak kunt u bijkomende opties voor het verzenden van berichten gebruiken. 2. Opgave In deze studietaak verzendt u belangrijke berichten en verzendt u een bericht met leesbevestiging. Er worden nog verdere opties in verband met het afleveren van de berichten behandeld. 3. Stappenplan Om dit hoofdstuk te kunnen doorlopen en om de volgende opdrachten te kunnen uitvoeren moet u de berichten uit de map C:\GIVI kopiëren naar uw map Postvak IN. Indien u deze berichten al in een vorig hoofdstuk gekopieerd heeft hoeft u onderstaande stappen niet uit te voeren. Open Windows Verkenner. Selecteer de map met de oefenbestanden (in een Givi locatie is dit C:\GIVI). Selecteer alle berichten (bestanden met pictogram ). Kopieer de berichten. Sluit Windows Verkenner. Activeer Outlook. Klik op de map Postvak IN in de mappenlijst. Plak de berichten. De onderstaande berichten zijn toegevoegd aan Postvak IN. Ictivity Training - 1 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL In de volgende stappen leert u omgaan met belangrijke berichten. U kunt belangrijke berichten ontvangen of zelf belangrijke berichten verzenden. Bekijk de berichten in Postvak IN. Een rood uitroepteken duidt op een belangrijk bericht. Deze berichten moet u prioritair behandelen. Open het bericht Game. Bovenaan verschijnt een gekleurde informatieregel: Ictivity Training - 2 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Sluit het bericht. Maak een nieuw bericht met als onderwerp "Importance", geadresseerd aan uzelf. Klik op de knop Hoge urgentie Codes. Verstuur het bericht. in het tabblad Bericht, in de groep Indien u de bestemmeling wilt laten weten dat uw bericht prioritair moet behandeld worden, gebruik dan de knop Hoge urgentie Indien uw bericht niet prioritair is kunt u op de knop Lage urgentie: klikken. In de volgende stappen verzendt u een bericht met leesbevestiging. U kunt gebruik maken van een leesbevestiging indien u zeker wilt zijn dat de bestemmeling uw bericht gelezen heeft. Maak een nieuw bericht met als onderwerp "Read receipt", geadresseerd aan uzelf en een andere persoon (bv. de begeleider), (verwittig de andere persoon zodat hij het bericht kan beantwoorden). Klik op het tabblad Opties in het lint. Vink de optie Vragen om leesbevestiging aan in de groep Tracering. In studietaak 9 Gebruikersopties leert u hoe u er voor kunt zorgen dat alle uitgaande berichten automatisch een leesbevestiging bevatten. Verzend het bericht. In de volgende stappen reageert u op een bericht met vraag om leesbevestiging. Druk op F9 om berichten te versturen en te ontvangen. U zult een nieuw bericht in uw Postvak IN vinden met onderwerp Read receipt (dit bericht is afkomstig van uzelf): Ictivity Training - 3 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Open het bericht met onderwerp Read receipt. Klik op [Ja], indien een bericht verschijnt met de vraag of u een leesbevestiging (receipt) wilt sturen. In studietaak 9 Gebruikersopties leert u hoe u kunt bepalen op welke wijze inkomende berichten met leesbevestiging worden behandeld. Het bericht wordt geopend. Sluit het bericht. In de volgende stappen controleert u of het bericht met de vraag om leesbevestiging beantwoord werd. Druk op F9 om berichten te versturen en te ontvangen. U ontvangt een bericht van de leesbevestiging van de andere persoon (indien nodig verwittig de andere persoon zodat hij het bericht kan beantwoorden). Open de leesbevestiging. Ictivity Training - 4 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Klik op de knop Verwijderen de leesbevestiging te verwijderen. in het tabblad Rapport, in de groep Verwijderen om Het is niet nodig om deze leesbevestiging te bewaren vermits de informatie of uw bericht al dan niet gelezen is door de verschillende bestemmelingen opgeslagen wordt in het verzonden bericht: zie volgende stappen. Selecteer de map Verzonden items en open het bericht Read receipt. Het bericht is voorzien van het pictogram. Klik op de knop Controleren Weergeven. in het tabblad Bericht, in de groep U ziet nu een overzicht van de reacties op uw vraag tot leesbevestiging. Dit is handig wanneer u wilt nagaan wie uw bericht reeds gelezen heeft als u het naar meerdere bestemmelingen heeft verzonden. Sluit het bericht. Activeer Postvak IN. In de volgende stappen leert u meer over de verdere opties in verband met het afleveren van de berichten. Maak een nieuw bericht. Klik op het tabblad Opties in het lint. In de groep Meer opties kunt u volgende opties instellen: Ictivity Training - 5 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Optie Beschrijving Het bericht wordt niet onmiddellijk verzonden, maar blijft in uw Postvak UIT tot op de opgegeven datum/uur om pas dan effectief te worden verzonden. Verstuurt het eventuele antwoord dat er zou komen op uw bericht naar de persoon die wordt opgegeven in het betreffende tekstvak. + Het bericht wordt teruggehaald bij de bestemmeling indien deze het nog niet geopend heeft voor het verstrijken van de opgegeven datum. De bestemmeling resp. verzender ziet dan in zijn Postvak IN resp. Verzonden Items dat het bericht doorstreept is. Klik op [Sluiten]. Sluit het bericht zonder op te slaan. 4. Resultaat U kunt belangrijke berichten markeren met een uitroepteken leesbevestiging instellen voor een bericht. U kunt Bezorgingsopties van een bericht instellen.. U kunt een Ictivity Training - 6 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Studietaak 2: Berichten opvolgen 1. Leerdoel Op het einde van de studietaak kunt u berichten markeren voor opvolging. 2. Opgave In deze studietaak markeert u een bericht voor opvolging. U behandelt het op te volgen bericht. U markeert een uitgaand bericht voor opvolging. 3. Stappenplan In de volgende stappen markeert u een bericht voor opvolging. Klik op het vlagpictogram achter het bericht New Software Installation van Brett Matlock. Een rood vlagje verschijnt. Het bericht is gemarkeerd voor opvolging. Het markeren van een bericht is een snelle manier om aan te duiden welke berichten u zelf dient op te volgen. Wanneer een bericht gemarkeerd werd, verschijnt een rood vlagje in de Markeringsstatus kolom van de berichtenlijst, het bericht is ook opgenomen als taak en verschijnt eveneens in de takenbalk. De einddatum is ingesteld op de Vandaag. Indien de opvolging niet gebeurd is op de ingestelde einddatum verschijnt het volledige bericht in het rood. In de volgende stappen markeert u een bericht voor opvolging en stelt u een einddatum en een herinnering in. Open het bericht met onderwerp Game. Klik op de knop Opvolgen in het tabblad Bericht, in de groep Codes. Een keuzelijst met datums voor uitvoering verschijnt. Klik op Morgen. Ictivity Training - 7 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL In de informatieregel van het bericht verschijnt de aanduiding voor opvolging met de start- en einddatum van morgen. Klik opnieuw op de knop Opvolgen en klik op Herinnering toevoegen. Het dialoogvenster Aangepast verschijnt, hierin kunt u meerdere opties in één keer instellen: De optie Herinnering is aangevinkt, u kunt de datum en het uur van de herinnering nog bijstellen. In de keuzelijst Markeren voor kunt u verschillende acties voor opvolging selecteren. Het is eveneens mogelijk om zelf een tekst te typen in het tekstvak Markeren voor. U kunt een start- en vervaldag instellen door een datum te selecteren in de uitrollijsten Begindatum en Einddatum. Selecteer Beantwoorden in de keuzelijst Markeren voor. Selecteer 15:00 in het uurvak van Herinnering. Klik op [OK]. Bovenaan in de informatieregel verschijnt de markering dat u het bericht de volgende dag moet beantwoorden. Een herinnering zal verschijnen morgen om 15 uur indien de opvolging niet gebeurd is. Sluit het bericht. Ictivity Training - 8 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Een gemarkeerd bericht kan gemakkelijk herkend worden in Postvak IN d.m.v. het gekleurde vlagje: Ook in de takenbalk (indien deze getoond wordt) zijn de gemarkeerde berichten gegroepeerd weergegeven als taken. In de volgende stappen geeft u aan dat u de opvolging afgehandeld heeft. Zodra u het nodige gedaan heeft om het bericht op te volgen bvb indien u het bericht de dag nadien effectief beantwoord heeft kunt u de markering aanduiden als voldaan. Klik op het vlagpictogram van het bericht. Het vlagje is vervangen door een vinkje, wat betekent dat u de opvolging heeft afgehandeld. Indien u de opvolging niet voltooid heeft op de ingestelde vervaldatum zal het volledige bericht in het rood verschijnen. U kunt ook een uitgaand bericht markeren om de geadresseerde er op te wijzen dat het bericht opvolging verdient via de knop Opvolgen en de optie Aangepast. Vervolgens kunt u de optie Markeren voor geadresseerden instellen. Het bericht in Postvak IN van de geadresseerde wordt voorzien van een vlagpictogram en een belletje (om de herinnering aan te duiden). Zolang het bericht in de mailbox van de geadresseerde blijft, zal de herinnering verschijnen op het aangeduide tiijdstip. Ictivity Training - 9 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL U kunt snel een overzicht bekijken van de nog op te volgen berichten door de map Zoekmappen/Voor opvolgen te selecteren.(zie OUT10-02.03: Mail - Beheer Basis.) 4. Resultaat U kunt een bericht markeren voor opvolging. Ictivity Training - 10 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Studietaak 3: Snelle Stappen (optioneel) 1. Leerdoel Op het einde van de studietaak kunt u repetitieve taken sneller uitvoeren door gebruik te maken van Snelle Stappen. 2. Opgave In deze studietaak gebruikt u een Snelle Stap om een bericht te beantwoorden en vervolgens te verwijderen. U gebruikt een Snelle Stap om een bericht te verzenden aan een groep bestemmelingen. U maakt een nieuwe Snelle Stap om een bericht als bijlage in te sluiten in een nieuw bericht. 3. Stappenplan In de volgende stappen beantwoordt u een bericht en verwijdert u het vervolgens via een Snelle Stap. Stuur een bericht naar uzelf met als onderwerp Quick Step test. Selecteer het binnengekomen bericht. Klik op de knop Antwoorden en verwijderen in het tabblad Start in de groep Snelle Stappen. Een antwoordbericht wordt geopend. De bestemmeling en het onderwerp zijn reeds ingevuld. Typ een willekeurig antwoord. Verzend het antwoordbericht. Het antwoord komt binnen in uw Postvak IN. Het originele bericht is verdwenen. Ga naar de map Verwijderde items. Het originele bericht bevindt zich in de map Verwijderde items. In de volgende stappen maakt u gebruik van een Snelle Stap om een bericht te verzenden aan een groep bestemmelingen. Selecteer Postvak IN. Klik op de knop E-mail aan team Snelle Stappen. in het tabblad Start in de groep Ictivity Training - 11 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Omdat u deze Snelle Stap voor de eerste maal gebruikt, verschijnt het dialoogvenster Eerste keer instellen. Typ de naam X-team in het tekstvak Naam. Klik op de knop [Aan]. Het adresboek verschijnt. Selecteer enkele namen Klik op [Aan]. Klik op [OK]. Klik op [Opslaan]. De aangepaste knop staat in het tabblad Start in de groep Snelle Stappen. Klik op de knop X-team in het tabblad Start in de groep Snelle Stappen. Een nieuw berichtvenster met de door u geselecteerde bestemmelingen verschijnt. Sluit het bericht zonder het te verzenden. In de volgende stappen creëert u een nieuwe Snelle Stap om een bestaand bericht als bijlage in te sluiten in een nieuw bericht. Klik op de knop Nieuwe maken Snelle Stappen. Het dialoogvenster Snelle stap bewerken verschijnt. in het tabblad Start in de groep Typ E-mail with attachment als naam voor de nieuwe Snelle Stap. Open de keuzelijst Kies een actie. Selecteer Bericht als een bijlage doorsturen onder Reageren. Ictivity Training - 12 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Typ uw gebruikersnaam als bestemmeling in het vak Aan. Klik op de knop [Actie toevoegen]. U kunt nu een tweede actie toevoegen. Selecteer Set importance in de keuzelijst van acties. Typ de tekst Send this message as an attachment to myself in het tekstvak Tekst van knopinfo. Klik op [Voltooien]. Een nieuw Snelle Stap is toegevoegd aan de lijst. Selecteer een willekeurig bericht. Wijs met de muisaanwijzer naar de knop E-mail with attachment het tabblad Start in de groep Snelle Stappen. Een knopinfo verschijnt met de tekst Send this message as an attachment to myself. in Klik op de knop E-mail with attachment groep Snelle Stappen. in het tabblad Start in de Verzend het bericht. Het nieuwe bericht komt binnen in uw Postvak IN en bevat het eerder geselecteerde bericht als bijlage. U kunt bestaande Snelle Stappen steeds aanpassen via het pijltje (Startpictogram) van de groep Snelle Stappen. Het dialoogvenster Snelle Stappen beheren laat u toe om de Snelle Stappen aan te passen, te dupliceren, te verwijderen, Ictivity Training - 13 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL 4. Resultaat U kunt repetitieve berichtenhandelingen automatiseren door gebruik te maken van Snelle Stappen. Ictivity Training - 14 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Studietaak 4: Een stemming uitvoeren (Stemknoppen) (optioneel) 1. Leerdoel In deze studietaak leert u een rondvraag organiseren met het gebruik van stemknoppen. 2. Opgave In deze studietaak vraagt u via stemknoppen in een bericht naar de mening van de bestemmelingen in verband met het al dan niet toelaten van roken op kantoor. 3. Stappenplan Opmerking: De uitvoering van deze studietaak is niet altijd of slechts gedeeltelijk mogelijk omdat ze afhankelijk is van bepaalde instellingen en het gebruik van een Exchange server. U dient er in uw reële situatie wel steeds rekening mee te houden dat uw computer aan de volgende voorwaarden moet voldoen Uw computer maakt effectief deel uit van een netwerk. Er is een Exchange mailserver met de nodige software geïnstalleerd. Raadpleeg de begeleider om te vernemen of u deze taak kunt uitvoeren in een GiVi locatie. In de volgende stappen leert u met behulp van e-mail een stemming uitvoeren. Omdat de volgende handelingen verwarrend kunnen zijn omwille van de simulatie, wordt er steeds vermeld als welke hoedanigheid (organisator of bestemmeling van een rondvraag) u fungeert. In de volgende stappen fungeert u als organisator van de stemming. Maak een nieuw bericht met als onderwerp Smoking in the Office? geadresseerd aan de begeleider of een collega en aan uzelf waarin naar ieders mening wordt gevraagd over roken in de burelen. Ictivity Training - 15 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Om te vermijden dat alle bestemmelingen op hun beurt een antwoordbericht moeten versturen, gaat u knoppen toevoegen aan uw bericht zodat de bestemmelingen slechts ja of nee dienen te kiezen door één van de knoppen aan te klikken. Klik op de knop Stemknoppen gebruiken groep Tracering. Selecteer Ja; Nee in de keuzelijst. in het tabblad Opties, in de U kunt ook eigen tekst gebruiken: selecteer dan Aangepast, klik in het teksvak en typ uw eigen keuzemogelijkheden gescheiden door puntkomma (;). Verstuur het bericht. In de volgende stappen fungeert u als geadresseerde en beantwoordt u de vraag. Selecteer de map Postvak IN. Open het bericht met onderwerp Smoking in the Office?. Het bericht bevat een informatieregel Indien deze knop niet verschijnt, kunt u de taak niet uitvoeren. Klik op de knop Stemmen Klik op [Nee]. in het tabblad Bericht, in de groep Reageren. Een dialoogvenster verschijnt waarin uw keuze wordt aangegeven. U kunt vervolgens kiezen om uw antwoord dadelijk te versturen of om het antwoord verder aan te vullen vóór verzending. Ictivity Training - 16 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Selecteer de optie Antwoord nu verzenden. Klik op [OK]. Indien u Antwoord bewerken voor verzenden kiest, verschijnt een antwoordvenster en kunt u eventuele opmerkingen bijvoegen. Sluit het oorspronkelijk bericht met de vraag. In de volgende stappen fungeert u als organisator en controleert u het antwoord. Selecteer de map Postvak IN. U vindt een nieuw bericht met het gegeven antwoord: Open het bericht met onderwerp No: Smoking in the Office?. In de informatieregel ziet u het antwoord. Sluit het bericht. In de volgende stappen bekijkt u, als organisator, de verschillende antwoorden in een overzicht. Selecteer de map Verzonden Items. Open het verzonden bericht met onderwerp Smoking in the Office?. Merk op dat dit bericht voorzien is van een pictogram. Ictivity Training - 17 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Klik op de knop Controleren in het tabblad Bericht, in de groep Weergeven. Het overzicht van de antwoorden verschijnt: Sluit het bericht. 4. Resultaat U kunt een rondvraag organiseren met behulp van stemknoppen. Ictivity Training - 18 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Studietaak 5: De mappen Verzonden Items en Concepten 1. Leerdoel Op het einde van de studietaak kunt u de mappen Verzonden Items en Concepten efficiënt gebruiken. 2. Opgave In deze studietaak verzendt u een eerder verzonden bericht opnieuw. U trekt een eerder verzonden bericht in bij de bestemmeling (enkel met MS Exchange). U slaat een onafgewerkt bericht op om het nadien verder af te werken en te verzenden. 3. Stappenplan In de volgende stappen verzendt u een eerder verzonden bericht opnieuw. Selecteer de map Verzonden Items. Open het bericht met onderwerp "Importance" dat u in de eerste studietaak verzonden heeft. Indien het bericht "Importance" niet in Verzonden Items staat, open dan een ander bericht dat u verstuurd heeft. Klik op de knop Acties in het tabblad Bericht, in de groep Verplaatsen. Klik op Dit bericht opnieuw verzenden. Een nieuw berichtenvenster geadresseerd aan de oorspronkelijke bestemmeling en met dezelfde inhoud verschijnt. Typ een extra tekstregel naar willekeur in het bericht. Bij het opnieuw versturen van een bericht kunt u niet alleen de tekst wijzigen maar bvb ook een vergeten bijlage invoegen of een andere bestemmeling kiezen. Verzend het bericht en sluit het geopende bericht. Selecteer de map Postvak IN. Ictivity Training - 19 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Een nieuw, aangepast bericht met onderwerp Importance bevindt zich in uw Postvak IN. In de volgende stappen fungeert u als afzender en trekt u een eerder verzonden bericht in. Deze actie is enkel mogelijk met MS Exchange server. U kunt deze optie gebruiken indien u bvb per ongeluk een bericht naar de verkeerde bestemmeling verzonden heeft. Verzend een nieuw bericht geadresseerd aan uzelf met als onderwerp Error message. Open het bericht NIET in uw Postvak IN. Selecteer de map Verzonden Items. Open het bericht Error message dat u naar uzelf verstuurd heeft. Klik op de knop Acties in het tabblad Bericht, in de groep Verplaatsen. Klik op Dit bericht intrekken. Het dialoogvenster Dit bericht intrekken opent. Selecteer, indien nodig, de optie Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen en klik op [OK]. Het bericht zal worden ingetrokken bij de geadresseerde op voorwaarde dat het nog niet geopend werd. Houd rekening met enige vertragingstijd op de server. Sluit het bericht. Ictivity Training - 20 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd In de volgende stappen fungeert u als geadresseerde van het bericht dat zal ingetrokken worden. Selecteer de map Postvak IN. Een bericht met de melding dat de afzender het bericht wil intrekken verschijnt. Open het bericht Intrekken: Error message. Het dialoogvenster Bericht intrekken opent. Klik op [OK]. Het origineel bericht is verwijderd uit de Postvak IN van de bestemmeling. In Postvak IN van de afzender, die het bericht terug getrokken heeft, verschijnt een bericht indien de actie succesvol / niet succesvol was: Indien de geadresseerde het originele bericht noch de recall opent, omdat hij bv. afwezig is, wordt het originele bericht en het bericht van de terugtrekking automatisch uit zijn Postvak IN verwijderd. In de volgende stappen slaat u een onafgewerkt bericht op om het later alsnog te verzenden. U kunt gebruik maken van een Concept (klad) indien u begonnen met een bericht maar het bericht nog niet dadelijk kan of wil versturen. Start een nieuw bericht geadresseerd aan uzelf met als onderwerp Draft version en een willekeurige inhoud. Klik op de knop Sluiten om het bericht te sluiten. Klik op [Ja] om het bericht op te slaan. Het bericht wordt opgeslagen in de map Concepten. Selecteer de map Concepten. Open het bericht Draft version. Ictivity Training - 21 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Vul aan met een extra tekstregel en verzend het bericht. Het bericht is uit de map Concepten verdwenen en bevindt zich in de map Verzonden Items. 4. Resultaat U kunt een eerder verzonden bericht opnieuw verzenden. U kunt een eerder verzonden bericht terughalen bij de bestemmeling, indien deze het nog niet geopend heeft. U kunt een onafgewerkt bericht opslaan om het nadien verder af te werken en te verzenden. Ictivity Training - 22 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Studietaak 6: Een item insluiten (optioneel) 1. Leerdoel Op het einde van deze studietaak kunt u een Outlook item verzenden in een bericht. 2. Opgave In deze studietaak maakt u een nieuw bericht met een adreskaartje als bijlage. 3. Stappenplan Om deze studietaak te kunnen uitvoeren moet u beschikken over minimum één contactpersoon in uw map Contactpersonen. Indien dit niet het geval is maak dan een contactpersoon met gegevens naar keuze. In de volgende stappen verzendt u een adreskaartje verzonden via een E-mail bericht. Maak een nieuw bericht geadresseerd aan uzelf met onderwerp New Address. Klik op de knop Item bijvoegen in het tabblad Bericht, in de groep Opnemen. Klik op Visitekaartje. Klik op Andere visitekaartjes. Het dialoogvenster Visitekaartje invoegen verschijnt. Selecteer een contactpersoon in de keuzelijst van contactpersonen onder Zoeken in. Klik op [OK]. Het adreskaartje is ingevoegd in het bericht. Ictivity Training - 23 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Verstuur het bericht. In de volgende stappen slaat u het adreskaartje op in de map Contacts. Selecteer de map Postvak IN en open het bericht New Address. Klik dubbel op het adreskaartje in de bijlage. Het venster Contactpersoon opent. Klik op de knop in het tabblad Contactpersoon, in de groep Acties. Omdat deze contactpersoon reeds bestaat, zal het dialoogvenster Dubbele contactpersoon gevonden verschijnen, klik dan op Bijwerken. Sluit het bericht. U kunt nog andere Outlook items (bv. een taak) insluiten in een bericht via de knop Item bijvoegen in het tabblad Bericht, in de groep Opnemen. Ictivity Training - 24 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd 4. Resultaat U kunt Outlook-items insluiten bij een bericht. Ictivity Training - 25 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Studietaak 7: Bestanden versturen vanuit Office-toepassingen 1. Leerdoel Op het einde van deze studietaak kunt u bestanden versturen rechtstreeks vanuit Officetoepassingen. 2. Opgave In deze studietaak verstuurt u een Office bestand rechtstreeks vanuit de toepassing waarin het bestand werd aangemaakt. 3. Stappenplan In de volgende stappen verstuurt u het bestand COPYMOVE rechtstreeks vanuit Word. Start Word. Open het bestand COPYMOVE. Klik op het tabblad Bestand, klik vervolgens op Opslaan en verzenden. Klik op Per e-mail verzenden, en klik vervolgens op de knop Als bijlage verzenden. Een nieuw berichtvenster verschijnt met het bestand COPYMOVE als bijlage. Geef uw eigen e-mail adres in als geadresseerde in het vak Aan. Typ het onderwerp Copymove. Verzend het bericht en sluit het venster. Sluit Word. Keer terug naar Outlook. Open het bericht Copymove in uw Postvak IN. Het bestand COPYMOVE werd als bijlage ingesloten. Sluit het bericht Copymove. Ictivity Training - 26 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Deze werkwijze is niet alleen beschikbaar in Word, maar in alle Office-toepassingen. 4. Resultaat U kunt een bestand vanuit een Office toepassing verzenden als bijlage. Ictivity Training - 27 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Studietaak 8: Briefpapier gebruiken 1. Leerdoel Op het einde van de studietaak kunt u een nieuw bericht aanmaken op basis van briefpapier. 2. Opgave In deze studietaak maakt u een nieuw bericht op basis van briefpapier. 3. Stappenplan Selecteer de map Postvak IN. Klik op de knop Nieuwe items in het tabblad Start, in de groep Nieuw. Klik op E-mail bericht met Meer briefpapier. Het dialoogvenster Thema of briefpapier verschijnt. Selecteer een briefpapier naar keuze. Ictivity Training - 28 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Klik op [OK]. Adresseer het bericht aan uzelf (of een collega/begeleider). Typ een onderwerp naar keuze. Verzend het bericht. Druk op F9 en controleer of u nieuwe berichten heeft. Het is mogelijk dat bestemmelingen wel uw bericht krijgen, maar dat het briefpapier niet of slechts voor een deel zichtbaar zal zijn. Bepalend hierbij is het mailprogramma dat er gebruikt wordt door de bestemmeling. 4. Resultaat U kunt uw berichten verfraaien door middel van briefpapier. Ictivity Training - 29 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Studietaak 9: Gebruikersopties (optioneel) 1. Leerdoel Op het einde van de studietaak kunt u een aantal gebruikersopties instellen. 2. Opgave In deze studietaak leert u de gebruikersopties instellen in verband met berichtenafhandeling en leesbevestiging. 3. Stappenplan In de volgende stappen leert u meer over het behandelen van leesbevestigingen bij het verzenden en ontvangen van berichten (zie ook studietaak 1). Selecteer de map Postvak IN. Klik op het tabblad Bestand. Klik op Opties. Selecteer de rubriek E-mail. Scroll naar beneden tot u de sectie Controleren aantreft. Verzoek voor alle verzonden berichten: alle uitgaande berichten worden automatisch met vraag tot afleveringsbevestiging / leesbevestiging verzonden. Ictivity Training - 30 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Voor elk ontvangen bericht met verzoek om een leesbevestiging: voor elk binnenkomend bericht met vraag tot leesbevestiging: Altijd een leesbevestiging verzenden : een binnenkomend bericht met vraag tot leesbevestiging wordt altijd bevestigd. Nooit een leesbevestiging verzenden: een binnenkomend bericht met vraag to leesbevestiging wordt nooit bevestigd. Elke keer vragen om een leesbevestiging te verzenden: er verschijnt een vraag voor antwoord wanneer een binnenkomend bericht een leesbevestiging vraagt. U heeft dan de keuze om [Ja] of [Nee] te antwoorden. Klik op [Annuleren]. 4. Resultaat U kunt enkele gebruikersopties in verband met berichtenafhandeling instellen of wijzigen. Ictivity Training - 31 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Studietaak 10: Adresboeken 1. Leerdoel Op het einde van de studietaak weet u meer over het gebruik van de adresboeken bij het aanmaken van een bericht. 2. Opgave In deze studietaak bestudeert u de verschillende adresboeken (indien aanwezig) en stelt u het standaard adresboek in. 3. Stappenplan Het Address Book is een verzameling adresboeken van Microsoft Outlook, Microsoft Exchange Server of Internet-adreslijstservices, afhankelijk van de manier waarop u Outlook heeft ingesteld. Met het adresboek kunt u namen, e-mailadressen en distributielijsten opzoeken voor het adresseren van berichten. Er zijn diverse typen adresboeken: Global Address List De Global Address List is een functie van Microsoft Exchange Server die alle e- mailadressen bevat van de gebruikers en distributielijsten uit uw organisatie. Dit adresboek wordt door de beheerder aangemaakt en onderhouden. Outlook Address Book/Contacts Het Outlook-adresboek wordt automatisch gemaakt en bevat de contactpersonen die in de map Contacts staan. In de map Contactpersonen kunt u alle soorten gegevens over anderen opslaan en ophalen, zoals adressen, telefoonnummers, e- mailadressen, faxnummers en adressen van webpagina's. Opmerking: Deze volgende stappen zijn enkel mogelijk met MS Exchange server! In de volgende stappen leert u meer over de verschillende adresboeken in Outlook. Selecteer de map Postvak IN. Ictivity Training - 32 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Klik op de knop Adresboek in het tabblad Start, in de groep Zoeken. Het dialoogvenster Adresboek verschijnt. De namen van de Global Address List worden getoond. Klik op het pijltje achter Global Address List. Klik op Contacts. De contactpersonen van uw map Contactpersonen verschijnen in de adreslijst. Indien de Contacts niet weergegeven worden in het adresboek, moet u de optie Deze map weergeven als een e-mailadresboek aanvinken in het tabblad Adresboek van Outlook van het Eigenschappen venster van Contactpersonen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op Contactpersonen in de mappenlijst en kies Eigenschappen. Klik op Extra opties. Welk adresboek staat vermeld bij Deze adreslijst eerst weergeven bij het openen van het adresboek?... Indien gewenst (en mogelijk) kunt u hier een andere adreslijst kiezen als standaard. Deze zal dan als eerste aangeboden worden wanneer u het adresboek gebruikt, bij voorbeeld bij het aanmaken van een nieuw bericht. Klik op [Annuleren]. Sluit het dialoogvenster Adresboek Contacts. U vindt meer informatie over het gebruik van adressen in module 3. Ictivity Training - 33 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL 4. Resultaat U kunt de verschillende adresboeken gebruiken (indien aanwezig). Ictivity Training - 34 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Oefening 1: Mail Gevorderd Verstuur een bericht met leesbevestiging «Creating Content» naar een persoon naar keuze. Verwittig deze persoon en vraag hem om de leesbevestiging te versturen. Controleer of het bericht gelezen is. Stuur een bericht «New Customer information» naar uzelf en sluit een adreskaartje in. Stuur een belangrijk bericht «Customer visit» naar uzelf. Open het bericht «Customer visit» in Postvak IN en markeer het omdat u het morgen moet behandelen. Open het bericht «Customer visit» in Postvak IN en markeer het als afgehandeld. Stuur een bericht «Summer Party» naar uzelf met behulp van briefpapier. Begin een nieuw bericht «Meeting Sagalassos», sluit het zonder te versturen en bewaar als concept. Open het concept «Meeting Sagalassos», voeg extra tekst toe en verstuur het bericht naar uzelf. Verstuur het bericht «Meeting Sagalassos» een tweede maal en voeg een bijlage toe. Enkel indien Exchange server : Stuur een bericht naar twee personen naar keuze met de vraag of ze een koffiepauze wensen te houden en gebruik stemknoppen. Zet de afwezigheidsassistent aan en zorg ervoor dat alle berichten naar iemand anders worden doorgestuurd. Zet de afwezigheidsassistent uit. Verwijder de berichten, verstuurd en ontvangen tijdens dit hoofdstuk. Verwijder ze eveneens uit de map Verwijderde items Ictivity Training - 35 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Oefening 2: In de vorm van meerkeuzevragen (optioneel) 1. Wat is de betekenis van het rode uitroepteken? A B C Het geeft aan dat het bericht nog niet gelezen is. Het geeft aan dat het een belangrijk bericht is. Het geeft aan dat het bericht eventueel virussen kan bevatten. Uw antwoord?... 2. U wilt een leesbevestiging instellen op uw bericht. Hoe doet u dit? A B C Klik op de knop. Klik op het tabblad Invoegen of (Insert ) en kies Vragen om leesbevestiging aan (Request a read receipt). Klik op het tabblad Opties (Options) en kies Vragen om leesbevestiging (Request a read receipt). Uw antwoord?... 3. Wat is de betekenis van de rode vlag? A B C Het geeft aan dat het bericht gelezen is. Het geeft aan dat er een opvolging gekoppeld is aan dit bericht. Het geeft aan dat het een belangrijk bericht is. Uw antwoord?... 4. In welke map wordt een onafgewerkt bericht dat u later wilt verzenden bewaard? A B C Concepten (Drafts) Postvak IN (Inbox) Verzonden items (Sent items) Ictivity Training - 36 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Uw antwoord?... 5. Hoe stelt u de Afwezigheidassistent (Out of Office) in? A Tabblad Bestand (File), optie Info, knop Automatische antwoorden (Automatic replies) B Dubbelklik op de knop in de statusbalk. C Tabblad Bestand (File), optie Info, knop Regels en waarschuwingen (Manage Rules and Alerts) Uw antwoord?... 6. U hebt in Word een verslag van een vergadering gemaakt. Hoe kunt u dit versturen vanuit Word? Welke bewering is FOUT? A Klik op het tabblad Bestand (File), optie Opslaan en verzenden (Save and Send). B Bewaar het bestand. Maak een nieuw bericht in Outlook en klik op de knop. C Bewaar het bestand. Maak een nieuw bericht in Outlook en klik op de knop. Uw antwoord?... 7. U organiseert een feestje en wil hiervoor een passend briefpapier gebruiken in uw mail. Waar selecteert u een briefpapier? A B C Maak een nieuw e-mail bericht, en kies een briefpapier in de groep Include van de Insert tab in de ribbon. Tabblad Bestand (File), Opties (Options) Tabblad Start (Home), knop Nieuwe items (New Items), E-mailbericht met Met briefpapier (E-mail Message Using More Stationery) Uw antwoord?... Ictivity Training - 37 - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Resultaat van de meerkeuzevragen Vraag 1 Vraag 2 Vraag 3 Vraag 4 Vraag 5 Vraag 6 Vraag 7 Antwoord B Antwoord C Antwoord B Antwoord A Antwoord A Antwoord C Antwoord C Ictivity Training - 38 - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd MODULE OUT10-02: MAIL HFDST OUT10-02.02: MAIL GEVORDERD Inhoudsopgave: Overzicht van enkele berichtenopties... ii Overzicht van Quick Steps... iii Overzicht van Sent Items en Drafts... iv Overzicht van bestanden en items invoegen... iv Overzicht van briefpapier gebruiken... v Overzicht van een bestand als bijlage verzenden vanuit een Office toepassingv Overzicht van enkele gebruikersopties i.v.m. berichtenafhandeling en leesbevestiging... vi Overzicht van adresboeken... vii Ictivity Training - i - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Overzicht van enkele berichtenopties Knop Naam Beschrijving in Tabblad Opties, groep Tracering Hoge urgentie Lage urgentie Opvolgen Tracering Stemknoppen gebruiken Indien u de bestemmeling wilt laten weten dat uw bericht prioritair moet behandeld worden. Indien u de bestemmeling wilt laten weten dat uw bericht niet prioritair is. Het markeren van een bericht is een snelle manier om aan te duiden welke berichten u zelf dient op te volgen of door anderen dienen te worden opgevolgd. Wanneer een bericht gemarkeerd werd, verschijnt een rood vlagje in de Markeringsstatus kolom van de berichtenlijst. Maak gebruik van een leesbevestiging indien u zeker wilt zijn dat de bestemmeling uw bericht gelezen heeft U kunt een rondvraag organiseren met behulp van stemknoppen in Tabblad Opties, groep Tracering Antwoorden richten aan Verstuurt het eventuele antwoord dat er zou komen op uw bericht naar de persoon die wordt opgegeven in het betreffende tekstvak. in Tabblad Opties, groep Meer opties in Tabblad Opties, groep Meer opties + Bezorging uitstellen Verloopt na Het bericht wordt niet onmiddellijk verzonden, maar blijft in uw Postvak UIT tot op de opgegeven datum/uur om pas dan effectief te worden verzonden Het bericht wordt teruggehaald bij de bestemmeling indien deze het nog niet geopend heeft voor het verstrijken van de opgegeven datum. De bestemmeling resp. verzender ziet dan in zijn Postvak IN resp. Verzonden Items dat het bericht doorstreept is. Ictivity Training - ii - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Overzicht van Snelle Stappen Doel Een Snelle Stap gebruiken Actie Klik op één van de knoppen in het tabblad Start in de groep Snelle Stappen. Wanneer u een Snelle Stap voor de eerste maal gebruikt, verschijnt het dialoogvenster Eerste keer instellen. Een nieuwe Snelle Stap maken Een Snelle Stap aanpassen Klik op de knop Nieuwe maken tabblad Start in de groep Snelle Stappen. in het Vul de nodige gegevens in het dialoogvenster Snelle Stap bewerken. Open het dialoogvenster Snelle Stappen beheren via het Startpictogram van de groep Snelle Stappen Ictivity Training - iii - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Overzicht van Verzonden Items en Concepten Doel Bericht opnieuw verzenden Bericht intrekken Bericht onderbreken en later verzenden Actie Open het bericht in Verzonden Items Tabblad Bericht, groep Verplaatsen, knop Acties Dit bericht opnieuw verzenden Open het bericht in Verzonden Items Tabblad Bericht, groep Verplaatsen, knop More move actions Dit bericht intrekken Enkel mogelijk indien het bericht nog niet geopend werd door de bestemmeling Klik op de Sluiten-knop van een onafgewerkt bericht Klik op [Ja] om het bericht op te slaan Open het bericht in de Concepten map Werk af en verzend Overzicht van bestanden en items invoegen Knop Naam Beschrijving Bestand bijvoegen Bestand invoegen. Item bijvoegen Visitekaartje invoegen. Klik op Visitekaartje Klik op Andere visitekaartjes Item bijvoegen Outlook item invoegen (vb taak). Klik op Outlook item Ictivity Training - iv - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Overzicht van briefpapier gebruiken Tabblad Start, knop Nieuwe items, E-mail bericht met Meer briefpapier. Selecteer een briefpapier naar keuze Overzicht van een bestand als bijlage verzenden vanuit een Office toepassing Klik op het tabblad Bestand, optie Opslaan en Verzenden Als bijlage verzenden. Per e-mail verzenden Ictivity Training - v - OUT100202NN.DOC

OUT10-02: MAIL Overzicht van enkele gebruikersopties i.v.m. berichtenafhandeling en leesbevestiging Actie Bestand Opties rubriek: E-mail sectie: Antwoorden en doorgestuurde berichten Bestand Opties rubriek: E-mail sectie: Controleren Beschrijving Bij het beantwoorden/doorsturen van een bericht: tekst oorspronkelijke bericht meesturen : de tekst van het originele bericht wordt ingesloten bij het beantwoorden en/of doorsturen van een bericht. Verzoek voor alle verzonden berichten: alle uitgaande berichten worden automatisch met vraag tot afleveringsbevestiging / leesbevestiging verzonden. Voor elk ontvangen bericht met verzoek om een leesbevestiging: Altijd een leesbevestiging verzenden: een binnenkomend bericht met vraag tot leesbevestiging wordt altijd bevestigd. Nooit een leesbevestiging verzenden: een binnenkomend bericht met vraag to leesbevestiging wordt nooit bevestigd. Elke keer vragen om een leesbevestiging te verzenden: er verschijnt een vraag voor antwoord wanneer een binnenkomend bericht een leesbevestiging vraagt. U heeft dan de keuze om [Ja] of [Nee] te antwoorden Ictivity Training - vi - OUT100202NN.DOC

out10-02.02: mail gevorderd Overzicht van adresboeken Met Exchange server Global Address List: adreslijst van de server Contacts: persoonlijke adressen Zonder Exchange server Contacts: persoonlijke adressen Indien de Contacts niet weergegeven worden in het adresboek, moet u de optie Deze map weergeven als een e-mailadresboek aanvinken in het tabblad Adresboek van Outlook van het Eigenschappen venster van Contactpersonen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op Contactpersonen in de mappenlijst en kies Eigenschappen. (a) Adresboeken gebruiken in een nieuw bericht (b) Eigenschappen adresboek wijzigen Klik op de knop Adresboek Klik bovenaan in dit venster op Extra Opties. Indien gewenst kunt u bij Deze adreslijst eerst weergeven bij het openen van het adresboek een andere adreslijst kiezen als standaard. Deze zal dan als eerste aangeboden worden wanneer u het adresboek gebruikt, bij voorbeeld bij het aanmaken van een nieuw bericht. Ictivity Training - vii - OUT100202NN.DOC