Woonbeheer 2010 Wijzigingen in versie 2010. Korte schets van dit document. Momenteel wordt een handleiding geschreven. Het is de bedoeling dat de wijzigingen die in dit document vermeld zijn ook worden toegevoegd in de handleiding. De zaken die in het rood vermeld staan zullen dan niet worden overgenomen, omdat deze enkel beschrijven hoe fouten werden opgelost ten opzichte van de vorige versie. Wij wilden u dit document alvast apart opsturen omdat u dan ook gemakkelijk de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie kan bekijken. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 1
Indeling Algemeen... 3 Zoekfunctie (handleiding Punt 10.) :... 3 Robuustheid van de gegevens... 4 Naast het gewoon registreren van gegevens wordt er ook meer gebruik gemaakt van de gegevens die al in het pakket ingebracht werden.... 4 Herschikking : menu s, zoekvelden,... 5 Allerhande Cosmetische ingrepen... 6 Klanten... 8 Intakeformulier.... 8 Aanpassingen aan het overzicht van de klanten. Het overzicht van de klanten op het scherm is ingrijpend gewijzigd... 8 Printen van klanten... 8 Historiek van een adres van een klant... 9 Cosmetische ingrepen... 9 Vragen... 10 Kruisverwijzing typevragen... 10 Registreren per bureau : Er zou moeten kunnen geregistreerd worden waar de klanten langskomen (welk bureau) + statistiek hierop... 10 Dossiers... 11 Afdrukken van 1 dossier in een propere layout... 11 Opslaan van mails ook mogelijk maken vanuit dossiers... 12 Aard van het contact... 12 Statistieken... 13 Andere periodes... 13 Export... 13 Statistieken voor je gemeentes... 13 Woningen... 15 Externe diensten... 15 Beheer en parameters... 15 Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 2
Algemeen Zoekfunctie (handleiding Punt 10.) : Er is een zoekfunctie waarmee je via trefwoord kan zoeken. Er wordt dan gezocht naar een match in de volgende velden : - Klanten : velden Opvolging, naam en voornaam - Vraag : velden aanvulling, opvolging en betreft - Dossier : velden kommentaar, probleem en Conclusie - Dossier. : veld Doelstelling.omschrijving - Dossier. Actie.: veld omschrijving - Dossier.actie.Verslag : veldomschrijving De zoekresultaten worden allemaal weergegeven als link. Door erop te klikken ga je naar de achterliggende detailpagina. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 3
Robuustheid van de gegevens - Klanten kunnen vanaf nu slechts verwijderd worden als er geen onderliggende gegevens meer zijn. Men moet dus eerst de vragen en de dossiers voor die klant wissen. - Dossiers kunnen slechts verwijderd worden als er geen onderliggende gegevens meer zijn. Men moet dus eerst de doelstellingen, acties en verslagen voor dit dossier wissen. - Punt 43 - Als je een persoon toevoegt + terugkeerknop + nogmaals : 2 keer geregistreerd - Punt 46 - Wanneer je iets wil veranderen aan een actie dan verschijnt er na het opslaan als einddatum altijd 01/01/1900. Naast het gewoon registreren van gegevens wordt er ook meer gebruik gemaakt van de gegevens die al in het pakket ingebracht werden. - Er is nu een zoekfunctie die de gegevens in het pakket gaat doorzoeken. : zie ook Punt a. - Kruisverwijzing ivm type vragen : op het moment dat een vraag wordt toegevoegd en er wordt geklikt op de typevraag, dan verschijnt een venster met meer uitleg. In dit venster wordt nu ook een link getoond overzicht gelijkaardige vragen. o Door op de link te klikken, krijg je een lijst met de recente vragen van het zelfde type. Zo kan je zien wat je zelf of anderen hebben geregistreerd bij gelijkaardige problematieken : Zie bvb volgend scherm. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 4
Herschikking : menu s, zoekvelden, i. De menu s werden logischer gerangschikt : eerst overzicht, dan toevoegen, dan eventuele lijsten ii. De zoekvelden werden in de mate van het mogelijke op dezelfde manier gerangschikt Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 5
Allerhande Cosmetische ingrepen - Bij een vraag kunnen mailtjes worden uitgestuurd. De uitgestuurde mailtjes zijn beter opgemaakt dan eerder het geval was. Er kunnen meer velden worden toegevoegd aan een mailtje : o Veld verzenden vanaf : daar wordt een afzendadres ingevuld. Als de ontvanger van de e-mail een reply doet, dan keert de reply terug naar dit adres o Intro en outtro : tekst om het bericht te vervolledigen Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 6
- Aantal lijnen op scherm is instelbaar per behandelaar. In het toegangsbeheer kan per gebruiker het aantal lijnen op scherm worden ingevuld. Dit aantal zal dan in alle overzichten worden gebruikt. Het achterliggend idee is dat het aantal lijnen per gebruiker wordt ingesteld (dus per computer). - Wat wordt verstaan onder prioritair? Verstaan alle woonwinkels daar hetzelfde onder? De definitie van prioritair kan in het pakket zelf worden opgevraagd door naast het veld prioritaire doelgroep op het vraagtekentje te klikken.. klikken op? Geeft dan : - Punt 47 bij het sluiten van een verslag in een dossier niet automatisch alles afsluiten. - Nummeringen en omschrijvingen worden consequenter toegepast - Onthouden bij een selectie : de instellingen van de vorige query worden onthouden in de selectie velden - Velden werden beter geschikt op diverse schermen Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 7
Klanten Intakeformulier. - Er is een intakeformulier gekoppeld dat kan ingevuld worden bij het registreren van een nieuwe klant. Dit formulier kan worden opgeroepen bij het aanmaken van een nieuwe klant (vanaf het bevestigingsscherm) of van op de klantenfiche van een bestaande klant. Als het intakeformulier wordt opgeroepen wordt dit direct gepresenteerd met de reeds ingevulde gegevens. Dit intake formulier kan worden opgeroepen van op elke klantenfiche, bij de knoppen onderaan : Het intake formulier bevat heel wat extra gegevens over de klant, die vrij kunnen gebruikt worden. Aanpassingen aan het overzicht van de klanten. Het overzicht van de klanten op het scherm is ingrijpend gewijzigd. - Er is zichtbaar welke klanten prioritair zijn en welke niet. - per klant zie je hoeveel vragen er reeds werden geregistreerd. Dit is een knop, door hierop te klikken kom je op het overzicht van de vragen van deze klant. - Er is een knop om rechtstreeks een vraag aan te maken (zonder naar de klantenfiche te gaan) - Er is een knop om rechtstreeks een dossier aan te maken (zonder naar de klantenfiche te gaan) - Er is een knop om de klant te verwijderen. Printen van klanten In het menu onder de klanten is een programma print klanten toegevoegd. Er kan een selectie van klanten worden opgevraagd in etiketvorm of in lijstvorm. - Lijst klanten voor etiketten-lijst : de etiketten kunnen worden afgedrukt. - Lijst klanten voor adressen lijst : de lijst kan worden afgedrukt en / of geëxporteerd naar Excel. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 8
Historiek van een adres van een klant - Als een klant een ander adres opgeeft dan reeds geregistreerd is, dan kan zijn oud adres worden overgebracht naar het veld adres historiek en het nieuwe adres ingevuld in de adresvelden. - De statistieken zullen hem dan meetellen onder het nieuwe adres, maar via de zoekfunctie kan hij nog gevonden worden op het historiek-adres. Cosmetische ingrepen - Opnemen klantnummer in het query scherm en de overzichtslijst zodat de klanten ook kunnen opgevraagd worden als je enkel het nummer kent. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 9
Vragen Kruisverwijzing typevragen - Voor uitleg : zie punt 0.c. Registreren per bureau : Er zou moeten kunnen geregistreerd worden waar de klanten langskomen (welk bureau) + statistiek hierop o Bij het registreren van een vraag kan het bureau worden bijgehouden : o Welke bureau s er voor een woonwinkel van toepassing zijn, dat kan worden geconfigureerd onder de parameters (parameters > toevoegen of wijzigen > bureau) o Onder de statistieken kan worden opgevraagd hoeveel vragen er zijn per bureau. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 10
Dossiers Afdrukken van 1 dossier in een propere layout - Juist boven de detaillijnen van een dossier staat een knop print dossier (zie rode pijl). Deze zorgt er voor dat je een dossier kan afdrukken, zonder alle balast van knoppen, selectievakjes, - Drukken op deze knop brengt je naar een tussenscherm, hier kan je selecteren welke hoofdgegevens en/of doelstellingen van een dossier je wenst af te drukken. Zodoende kan je ook selectief werken en hoef je lange dossiers niet steeds volledig af te drukken. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 11
Opslaan van mails ook mogelijk maken vanuit dossiers Eerder kon reeds per klantvraag een brief / mail worden opgeslagen. Dit is bedoeld om de mail te registreren die aanleiding geeft tot een vraag. Nu kan dit ook per dossier, op het scherm voor de registratie van het dossier. Zie schermafdruk op vorige pagina, blauwe pijl. Aard van het contact De aard van het contact (mail, telefoon, bezoek wooninfopunt, huisbezoek) kan ook worden ingegeven binnen de afzonderlijke acties van dossiers. Ook de statistieken werden bijgestuurd zodat dossiers kunnen worden opgevraagd per Aard van het contact. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 12
Statistieken Andere periodes Punt 44 Statistieken kunnen worden opgevraagd met een beingdatum en een einddatum (van.. tot ), en moeten dus niet noodzakelijk per jaar. Export Punt 45 - er is voor de statistieken een export mogelijk naar Excel (CSV-bestanden) Statistieken voor je gemeentes Punt 49 - Statistieken onmiddellijk voor al je gemeenten (van het woonproject) in plaats van ze telkens te moeten selecteren - Configuratie : Via het menu parameters > onze gemeenten kan je instellen welke gemeentes allemaal onder het beheer vallen van uw woonbeheer-project. Je kan gemeentes selecteren en/of deselecteren door de pijltjes te gebruiken. - Gebruik in de statistieken : Bij elke statistiek kan je een gemeente selecteren. In de selectie lijst staat nu ook de waarde onze gemeenten. Als je deze selecteert, dan worden de statistieken berekend over jouw gemeenten, dwz. deze die je hebt geconfigureerd onder de parameters. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 13
Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 14
Woningen - Punt 61 - Panden (woningen) : momenteel wordt hier niet veel mee gedaan. Dit wordt uitgebreid om bij de panden te kunnen registreren : (leegstand, verwaarlozing, ongeschikthheid/onbewoonbaarheid), met de bedoeling daarvan een lijst te kunnen maken. - Punt 12- Woningen : koppelen aan klanten moet logischer, zit nu heel raar in elkaar. Dit werd nog niet uitgevoerd. - Punt 13- Woningen : We moeten de eigenaren ook kunnen opvragen in een lijst - Punt 14- Immokantoren : in de menu onder woningen Externe diensten - Punt 10- Externe diensten : contactpersonen koppelen in het overzicht van externe diensten. Tijdens het opvragen van externe diensten vanuit de klantenfiche, moet ook een contactpersoon voor die dienst kunnen toegevoegd worden. Zo wordt je niet telkens verplicht om de klantenfiche te verlaten als er een contactpersoon ontbreekt. - Op de overzichtslijst van de externe diensten is een knop beheer toegevoegd. Vandaar kan je direct naar het beheer van contactpersonen voor die dienst. - Er waren een aantal opmerkingen op Externe diensten die worden aangeduid in de klantenfiche (overzichtscherm van de externe diensten op de klantenfiche ): i. Delete werkt niet : dit werd opgelost ii. Telefoonnummer tonen in overzicht : dit werd opgelost Beheer en parameters - Er zijn een aantal zaken gevraagd die door de administrator zelf in de parameters kunnen gewijzigd worden. a. Leeftijd : leeftijd onbekend kan door de administrator worden toegevoegd in de parameters b. Bron van inkomsten: er werd gevraagd om invaliditeitsuitkering toe te voegen. Dit kan ook door de administrator in de parameters c. Werksituatie: idem voor de waarde schoolgaand (leerling / student) in de parameter werksituatie - Toevoegen bureau s : de bureau s per woonbeheer project kunnen worden toegevoegd via de parameters. Bureau s zijn de benamingen van de plaatsen waar zitting wordt gehouden om gegevens te registreren. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 15
- Toevoegen eigen gemeenten : de eigen gemeenten kunnen worden toegevoegd onder het menu parameters > onze gemeenten. De eigen gemeenten zijn de gemeenten waar het woonbeheerproject (de cluster) actief is. Deze gemeenten kunnen worden gebruikt om daarvan apart statistieken op te vragen. - Beheer van aantal lijnen per beheerder. Per woonbegeleider kan het aantal lijnen op scherm worden ingesteld. Dit is het aantal lijnen die die persoon zal zien in alle overzichtschermen van het registratiepakket. Woonbeheer.be Wijzigingen 2010 Pag. 16