Het Foundation examen

Het Foundation examen Uitleg Proefexamen 1 - Nederlands Mei 2012

1 Syllabus onderwerp:ov0101.2 - Overview and Principles LL1: Onthoud de doelen van portfoliomanagement. a) Juist: Portfoliomanagement stelt zeker dat veranderingen in de Business as Usual aan minstens één strategisch doel bijdragen. Ref 1.5.1 b) Foutief: Portfoliomanagement stelt zeker dat veranderingen aan Business as Usual op het juiste managementniveau worden overeengekomen en bijdragen tot minstens één strategisch doel in plaats van door ieder programma gecontroleerd te worden. Ref 1.5.1 c) Foutief: Portfoliomanagement stelt zeker dat beslissingen genomen worden op basis van een duidelijk begrip van niet enkel de te realiseren strategische benefits maar evenzeer van kosten, risico en impact op de Business as Usual. Ref 1.5.1 d) Foutief: Portfoliomanagement stelt zeker dat resources en veranderingen worden geprioriteerd in overeenstemming met de huidige omgeving, bestaande veranderingen, de capaciteit van de resources en dat de prioritering gebaseerd is op al deze factoren. Ref 1.5.1 2 Syllabus onderwerp:mo0208 - Models and Tailoring LL1: Identificeer de P3O borgingsfuncties en -diensten a) Foutief: Borgingfuncties kunnen veel vormen aannemen, met inbegrip van health checks en stage reviews. Ref 3.4.3 b) Juist: Borging moet zich toeleggen op verbeteracties, niet enkel op audits. Ref 3.4.3 c) Foutief: Borgingteams kunnen onafhankelijk advies en richting geven voor maatwerkprocessen. Ref 3.4.3 d) Foutief: Een P3O kan zorgen voor onafhankelijke borging buiten de gedelegeerde borging. Ref 3.4.3 3 Syllabus onderwerp:bc0202.4 - Why Have a P3O? LL2: Duid aan hoe elk van de OGC-principes om waarde te halen uit programma- en projectmanagementmanagement meestal worden bereikt en hoe een P3O-model hierbij kan helpen. a) Juist: Veiligstellen van waarde stelt zeker dat bedrijfseigenaars kunnen weten of de benefits bereikt worden door de benefits opvolgingsdienst die door een P3O geleverd wordt. Tab 2.1 b) Foutief: Het gaat om ondersteuning bij beslissingen, de kwaliteit van de managementinformatie en zou de bedrijfsverandering strategie ondersteunen. Ref 2.1, Tab 2.1 en Fig 2.1 c) Foutief: Dit is vooral het ontwerp van de bedrijfsverandering. Ref 2.2, Tab 2.1 en Fig 2.1 d) Foutief: Dit is vooral het ontwerp van bedrijfsverandering en levering. Ref 2.2, Tab 2.1 en Fig 2.1 2

4 Syllabus onderwerp:mo0201.3 - Models and Tailoring LL2: Duid de verschillende functies en diensten aan die door een Centre of Excellence geboden worden. a) Foutief: Het identificeren van de risico s voor het bereiken van de geplande programmaoutcomes en benefits zouden in een Programmabureau uitgevoerd worden. Ref 3.4.2 b) Foutief: Levering van programmacommunicatie zou ofwel een functie zijn in het programma of een functie van een tijdelijk programmabureau dat wordt opgericht om een specifiek initiatief te ondersteunen. Ref 3.3.1 en Fig 3.1 c) Juist: Een COE levert vooral kennismanagement. Ref 3.2.1 d) Foutief: Portfolioprioritering zou met name gedaan worden door een functie van strategische planning of een functie voor ondersteuning van de portfolio in een Organisatie breed Portfolio Office. Ref 3.3.1 5 Syllabus onderwerp:ro0204.1 - Roles LL2: Begrijp de verantwoordelijkheden van de P3O Sponsorrol. a) Foutief: Dit is het doel van de rol van Kwaliteitsborging (Ref A16) en het is een Functiegebaseerde rol. Rollen die op functie gebaseerd zijn, kunnen worden toegewezen aan meerdere mensen. Ref App. A b) Juist: Dit is een van de doelen van de P3O Sponsor (Ref A1, Par 2) en dient uitgevoerd te worden door een individu. Ref App. A1 c) Foutief: Dit is een doel van de Financiële rol (Ref A12) en het is een functie-gebaseerde rol. Rollen die op functie gebaseerd zijn, kunnen worden toegewezen aan meerdere mensen. Ref App. A d) Foutief: Het leveren van expertise voor Gereedschappengereedschappen voor Bedrijfsplanning is een doel van de Tools Expert (Ref A21), wat een functie-gebaseerde rol is. Rollen die op functie gebaseerd zijn, kunnen worden toegewezen aan meerdere mensen. Ref App. A 6 Syllabus onderwerp:tt0201.1 - Tools and Techniques LL2: Duid de manier aan waarop Gereedschappengereedschappen meestal aan de P3M3 gemeenschap geleverd worden door een P3O. a) Foutief: Enterprise P3RM software zou normaliter geïmplementeerd worden op een geïntegreerde manier. Ref 5.2 b) Foutief: Software voor Kennismanagement zou normaliter geïmplementeerd worden door goed samen te werken. Ref 5.2, Fig 5.1 c) Juist: Spreadsheet software kan gebruikt worden op individuele basis. Ref 5.2 d) Foutief: Software voor Strategic mapping zou normaliter geïmplementeerd worden door goed samen te werken of op een geïntegreerde manier. Ref 5.5, Fig 5.1. 3

7 Syllabus onderwerp:ov0103.1 - Overview and Principles LL1: Onthoud de definities van Business as Usual en P3RM a) Juist: P3RM en Business as Usual zijn geïntegreerd en realiseren strategische benefits door samenwerking. Ref 1.5.4 b) Foutief: Er zou een dergelijk conflict kunnen zijn maar dit is niet de definitie van het concept Run the Business, Change the Business. Ref 1.5.4 c) Foutief: Het relatieve belang van Run the Business en het Change the Business is niet de definitie van het concept Run the Business, Change the Business. Ref 1.5.4 d) Foutief: Het relatieve belang van Run the Business en het Change the Business is niet de definitie van het concept Run the Business, Change the Business. Ref 1.5.4 8 Syllabus onderwerp:im0201 - Implement and re-energize LL2: Identificeer het gebruik van een gedefinieerd proces om een P3O te implementeren of te revitaliseren. a) Juist: Het wordt aangeraden om de implementatie uit te voeren als een project of als een programma. Ref 4.1 b) Foutief: De aard van de verandering noodzaakt veranderingen aan zowel de processen als de relaties en een verandering van de manier van denken en gedragingen. Ref 4.1 c) Foutief: Er zijn verschillen in de levensloop tussen permanente P3O s en tijdelijke bureaus. Deze laatste worden in het leven geroepen om specifieke programma s of projecten te ondersteunen. Ref 4.1 /4.9 d) Foutief: In kleine / onvolwassen organisaties kan het P3O model geleverd worden als een project of een Business as Usual veranderingsactiviteit. Ref 4.1 9 Syllabus onderwerp:mo0104 - Models and Tailoring LL1: Onthoud de drie belangrijkste concepten van informatieborging. a) Juist: De drie belangrijkste concepten van informatieborging zijn Vertrouwelijkheid, Integriteit en Beschikbaarheid. Ref 3.5.1 b) Foutief: De drie belangrijkste concepten van informatieborging zijn Vertrouwelijkheid, Integriteit en Beschikbaarheid. Ref 3.5.1 c) Foutief: De drie belangrijkste concepten van informatieborging zijn Vertrouwelijkheid, Integriteit en Beschikbaarheid. Ref 3.5.1 d) Foutief: De drie belangrijkste concepten van informatieborging zijn Vertrouwelijkheid, Integriteit en Beschikbaarheid. Ref 3.5.1 4

10 Syllabus onderwerp:bc0205.3 - Why Have a P3O? LL2: Identificeer de benefits die verbonden worden met kenmerkende P3O capabilities a) Foutief: het maximaliseren van het rendement uit de investering stelt zeker dat de portfolio de juiste mix van strategisch uitgelijnde benefits oplevert. Ref Tab 2.3 b) Juist: Het identificeren en beheren van onderlinge afhankelijkheden tussen programma s en projecten stelt voorspelbaarheid zeker en vermindert vertragingen. Ref Tab 2.3 c) Foutief: Het monitoren van de vooruitgang van programma s en projecten ten opzichte van de belangrijkste outcomes maakt een succesvolle oplevering mogelijk. Ref Tab 2.3 d) Foutief: De toewijzing van de juiste resources aan de juiste programma s en projecten mogelijk maken leidt tot kostenbesparing en vermindert de kans op mislukken. Ref Tab 2.3 11 Syllabus onderwerp:ov0202.1 - Overview and Principles LL2: Identificeer hoe een Centre of Excellence helpt om veranderingen op te leveren a) Juist: (4) Het monitoren van de voortgang ten opzichte van de plannen is een functie van Delivery Support, niet van een COE. Ref 3.2.1 b) Foutief: (3) Het COE dient de enige bron te zijn van de standaarden. Ref 1.6.1, 3.2.1 c) Foutief: (2) Het COE stelt consistentie van methodes en processen zeker. Ref 1.6.1, 3.2.1 d) Foutief: (1) Borging en opleiding zijn functies van het COE. Ref 1.6.1, 3.2.1 12 Syllabus onderwerp:tt0205.3 - Tools and Techniques Juist antwoordd LL2: Onthoud het gebruik en de voordelen van de technieken van de workshop. a) Foutief: Het doel van deze workshop is om te brainstormen en opties te overwegen voor het programma- of de projectoplossing. Ref Tab 5.3 b) Foutief: Het doel van deze workshop is om te brainstormen over alle lessen uit een programma of een project. Ref Tab 5.3 c) Foutief: Het doel van deze workshop is om kwesties op te lossen, oplossingen te vinden en opties te overwegen voor het beoordelen van verzoeken tot wijziging of exceptions. Ref Tab 5.3 d) Juist: Dit is het doel van de workshop voor risicobepaling en risicobeoordeling. Ref Tab 5.3 5

13 Syllabus onderwerp:mo0102 - Models and Tailoring LL1: Onthoud waar een Organisatie breed Portfolio Office zou moeten rapporteren. a) Foutief: Een COE rapporteert vaak aan de dienstenfunctie op bedrijfsniveau. Ref 3.2.3 b) Foutief: Een hub-portfolio office dient te rapporteren aan de directeur van de divisie Ref 3.2.3 c) Juist: Een Organisatie breed Portfolio Office dient te rapporteren aan een directeur van de Raad van Bestuur Ref 3.2.3 d) Foutief: Een hub-portfolio office dat gericht is op een divisie of afdeling dient te rapporteren aan de directeur van de divisie Ref 3.2.3 14 Syllabus onderwerp:bc0204.3 - Why Have a P3O? LL2: Duid de typische KPI s aan om het succes van een P3O te meten. a) Foutief: (4) Een vermindering van het aantal onder de maat presterende programma s is een kenmerkende KPI die gebruikt kan worden om het lopende succes van een P3O te controleren. Ref 2.5.3 en Tab 2.2 b) Juist: (3) Een P3O zou normaliter alleen betrokken zijn bij de inkoop voor aflevering van het programma of het project en niet voor aankoop over de hele organisatie. Verbindingen met Inkoop is een dienst of functie die niet tot de P3RM behoort. Ref 3.4.5 c) Foutief: (2) Voorspelbaarheid van oplevering van het project is een typische KPI die gebruikt kan worden om het voortdurende succes van een P3O te controleren. Ref 2.5.3 en Tab 2.2 d) Foutief: (1) Een toename van de werkelijke benefits die door de portfolio worden afgeleverd is een typische KPI die gebruikt kan worden om het lopende succes van een P3O te controleren. Ref 2.5.3 en Tab 2.2 15 Syllabus onderwerp:ro0201.2 - Roles LL2: Identificeer de vaardigheden en kenmerken van de rol van het Hoofd van de P3O in een Organisatie breed Portfolio Office model a) Foutief: operationeel bedrijfsmanagement is één van de achtergronden die het mogelijk maken om een P3O te leiden, maar het is geen noodzaak. Ref 3.6.1 b) Juist: Het Hoofd van de P3O moet in staat zijn om werkrelaties met senior managers en P3RM-teams te ontwikkelen en te onderhouden. Ref App. A.2 c) Foutief: Uitgebreide kennis van P3RM is één van de achtergronden die het mogelijk maken om een P3O te leiden, maar het is geen noodzaak. Ref 3.6.1 d) Foutief: Hoewel de taakbeschrijvingen voor het portfolio office personeel geschreven moeten worden, hoeft dit niet gedaan te worden door het Hoofd van de Portfolio Office en kan in feite gedaan worden door een lid van het COE als een onderdeel van de ontwikkeling van de standaarden. Ref 3.2.1 6

16 Syllabus onderwerp:im0202 - Implement and re-energize LL2: Identificeer de processen en activiteiten van de levenscyclus van een permanent P3O. a) Foutief: (4) Een beoordeling van de huidige status van P3O voorziening wordt gedaan in het Definieer het P3O proces. Ref 4.3 en Fig 4.1 b) Foutief: (3) Het kader van de Business Case wordt gemaakt in het Identificeer het P3O proces. Ref Fig 4.1 c) Juist: De structuur van het team voor de dagelijkse uitvoering van het P3O wordt gedefinieerd in het Definieer het P3O proces. Ref 4.3.1 en Fig 4.1 d) Foutief: (1) Het Visiedocument wordt gecreëerd in het Identificeer het P3O proces. Ref Fig 4.1 17 Syllabus onderwerp:tt0101.2 - Tools and Techniques LL1: Denk eraan hoe technieken kenmerkend worden geleverd door een P3O aan de P3RM gemeenschap. a) Juist: Het is hoogst waarschijnlijk dat documentatie zal bestaan in kennisopslagplaatsen. Ref 5.2 b) Foutief: De Businesscase zal redenen voor verandering, kosten, benefits, beperkingen en risico s bevatten. Ref 2.6 c) Foutief: Management dashboards worden gebruikt om voortgang te volgen, niet voor het documenteren van technieken. Ref 5.6.2 d) Foutief: Standaardtechnieken zouden niet gedocumenteerd worden op individueel niveau. Ref 5.2 18 Syllabus onderwerp:tt0202 - Tools and Techniques LL2: Identificeer hoe het verankeren van Gereedschappen en technieken kan leiden tot een scala van benefits voor de P3RM gemeenschap. a) Foutief: Naleving van de bedrijfsprocessen wordt bereikt door het automatiseren van workflows, goedkeuringen en governance-mechanismen. Ref 5.3 b) Foutief: Verbeteringen in het nemen van beslissingen wordt bereikt door de integratie van gegevenselementen in centrale opslagplaatsen, wat leidt tot een betere zichtbaarheid en analyse van de informatie. Ref 5.3 c) Juist: Verbeterd management over een geografisch gebied wordt bereikt door connectiviteit die verbeteringen toelaat in de samenwerking tussen medewerkers van het project- en het programmateam. Ref 5.3 d) Foutief: Verbeterde kwaliteit van de ondersteuning van informatie voor het nemen van beslissingen wordt opgeleverd door een gestructureerde manier om informatie te verzamelen en door verwachtingen op te stellen voor de eisen aan de informatie voor het nemen van beslissingen. Ref 5.3 7

19 Syllabus onderwerp:ro0103.4 - Roles LL1: Onthoud het doel van de rol van Informatiemanagement a) Foutief: Het doel van de rol van Wijzigingsbeheer is om te garanderen dat de portfolio, het programma of het project beschikt over doeltreffende processen om veranderingen te identificeren, te bewaken en op te lossen. Ref Tab 3.7/App. A14 b) Foutief: Het doel van de rol van Financiën is om een professionele Financiële functie te verkrijgen binnen de portfolio, het programma of het project. Ref Tab 3.7/App. A12. c) Juist: De rol van Informatiemanagement kan binnen die rol ook Asset-management op zich nemen als bewaarder en beschermer van de originele exemplaren van portfolioinformatie. Ref Tab 3.7/App. A10 d) Foutief: Het doel van de rol van Resource-management is te garanderen dat de huidige en toekomstige programma s en projecten voorzien zijn van voldoende personeel met de juiste vaardigheden. Ref Tab. 3.7/App. A17 20 Syllabus onderwerp:ov0203.1 - Overview and Principles LL2: Identificeer de relatie tussen Business as Usual, verandering en P3RM a) Juist: Business as Usual en verandering kunnen beschouwd worden als aparte activiteiten maar kunnen niet overleven zonder elkaar, dus elke beslissing die op één van beide betrekking heeft moet gemaakt worden op basis van samenwerking op het juiste niveau. Ref 1.5.4 b) Foutief: Business as Usual en verandering kunnen beschouwd worden als afzonderlijke activiteiten maar kunnen niet overleven zonder elkaar, gezien de één de ander beïnvloedt. Ref 1.5.4 c) Foutief: Verandering moet afleveren wat de business wil op een tempo en tijdschaal die de minste verstoring van de Business as Usual zeker stelt. Ref 1.5.4 d) Foutief: Veranderingen moeten bijdragen tot het opleveren van de strategische doelen van de organisatie en P3RM en Business as Usual moeten geïntegreerd worden om samen de strategische doelen te realiseren. Ref 1.5.4 21 Syllabus onderwerp:bc0104 - Why Have a P3O? LL1: Onthoud de minimale principes voor het meten van verbeteringen in de prestaties die door een P3O geleverd moet worden a) Juist: Dit is een minimaal principe voor het meten van het succes van het P3O-model. Ref 2.5.3 b) Foutief: Dit is geen principe voor het meten van het succes van het P3O-model. U zou een vermindering moeten willen zien van projecten die niet bijdragen aan de strategische doelen. Ref 2.5.3 c) Foutief: Dit is geen minimaal principe voor het meten van het succes van P3O-model, maar een voorbeeld van een KPI. Ref Tab 2.2 d) Foutief: U zou een vermindering moeten willen zien van het personeelsverloop, geen stijging, als het P3O-model een succes is. Ref 2.5.3

22 Syllabus onderwerp:im0207 - Implement and re-energize LL2: Identificeer hoe een P3O Blauwdruk ontwikkeld moet worden. a) Foutief: Risico s worden niet gedefinieerd binnen de Blauwdruk. Ref 4.3.4, 4.3.6 b) Juist: Vereisten qua rapportage moeten geïntegreerd worden met de organisatiestructuur om te begrijpen wie welke informatie nodig heeft. Ref 4.3.4 c) Foutief: De Benefits Managementstrategie en Benefits Profielen worden ontwikkeld in Definieer het P3O als afzonderlijke activiteit voor de ontwikkeling van de Blauwdruk Ref 4.3.5 d) Foutief: De Risico Managementstrategie en het Risico Register worden ontwikkeld in Definieer het P3O als afzonderlijke activiteit voor de ontwikkeling van de Blauwdruk. Ref 4.3.6 23 Syllabus onderwerp:ov0201 - Overview and Principles LL2: Identificeer de verschillen tussen portfolio, programma en projectmanagement en hoe deze helpen om verandering te brengen a) Foutief: Portfoliomanagement laat het meest efficiënte evenwicht toe tussen organisatorische verandering en Business as Usual en zal rekening houden met de operationele en strategische prioriteiten. Ref 1.5.1 b) Juist: Bestaande programma s en projecten die niet in lijn zijn met de strategie kunnen opnieuw uitgelijnd, stopgezet of bevroren worden terwijl initiatieven met een hogere prioriteit die de strategie ondersteunen, opgeleverd worden. Ref 1.5.1 c) Foutief: Bestaande programma s en projecten die niet in lijn zijn met de strategie kunnen opnieuw uitgelijnd, stopgezet of bevroren worden terwijl initiatieven met een hogere prioriteit die de strategie ondersteunen, opgeleverd worden. Ref 1.5.1 d) Foutief: Operationele programma s of projecten kunnen eveneens bevroren worden terwijl projecten met een hogere prioriteit die de strategie ondersteunen, opgeleverd worden. Ref 1.5.1 24 Syllabus onderwerp:mo0103.2 - Models and Tailoring LL1: Onthoud de karakteristieken van het Hub en Spoke model. a) Juist: Het Hub en Spoke model ondersteunt grote organisaties met divisies of geografische spreiding. Ref Tab 3.1 b) Foutief: Dit beschrijft een COE, dat standaarden ontwikkelt en vaardigheidsondersteuning levert door opleiding en begeleiding. Ref 3.2.1 c) Foutief: Dit beschrijft een Organisatie breed Portfolio Office model, dat een enkel permanent office heeft met tijdelijke programma- en projectbureaus. Ref Tab 3.1 d) Dit beschrijft het Virtuele Office Model, dat geen permanent Portfolio Office heeft aangezien de functies zijn ingebed in de business units van de organisatie. Ref Tab 3.1 9

25 Syllabus onderwerp:ro0206 - Roles LL2: Identificeer de noodzaak om vaardigheden en competenties van het P3O personeel af te stemmen op de P3RM rollen. a) Juist: Investerings- en strategisch management moeten onderdeel zijn van de vaardigheden en competenties van het Portfolio Office personeel.. Ref 3.6.1 b) Foutief: Een Programmabureau zal personeel nodig hebben met goede P3RM vaardigheden, zoals een Programmabureaur. Ref App. A6 c) Foutief: Een COE zal personeel nodig hebben met goede P3RM vaardigheden zoals een rollen voor Advies en Prestatiemanagement om te helpen met de verbetering van de prestaties van de P3RM functies over de hele organisatie. d) Foutief: Een Projectbureau zal personeel nodig hebben met goede P3RM vaardigheden zoals een Project Officer. Ref App. A6 26 Syllabus onderwerp:mo0207 - Models and Tailoring LL2: Identificeer hoe de functies en de diensten die aangeboden worden in een P3O model een verschillend accent dienen te hebben afhankelijk van de behoeften van de organisatie. a) Juist: Het management van gemeenschappelijke risico s op het niveau van de portfolio is Strategische Planning / portfolio ondersteuningsfunctie. Ref 3.4.2 b) Foutief: Inzet van projectpersoneel bij individuele projecten is een functie van Delivery support. Ref 3.2.1 c) Foutief: Het ontwikkelen van standaarden en sjablonen is een functie voor het COE. Ref Tab 1.2 d) Foutief: Het organiseren van workshops is een functie voor delivery support. Ref 3.2.1 27 Syllabus onderwerp:bc0101.1 - Why Have a P3O? LL1: Onthoud de elementen die governance van bedrijfsverandering ondersteunen en faciliteren a) Foutief: Opleveren van Bedrijfsverandering beantwoordt de vraag Krijgen we de dingen goed gedaan?. Ref Fig 2.1 b) Foutief: Ontwerp van Bedrijfsverandering beantwoordt de vraag Doen we de dingen op de juiste manier?. Ref Fig 2.1 c) Juist: Strategie van Bedrijfsverandering beantwoordt de vraag Doen we de juiste dingen?. Ref Fig 2.1 d) Foutief: De Waarde van Bedijfsverandering beantwoordt de vraag Verkrijgen we de Business benefits?. Ref Fig 2.1 10

28 Syllabus onderwerp:im0101 - Implement and re-energize LL1: Onthoud de volgorde van de processen van de levenscyclus om een permanente P3O te implementeren of te revitaliseren. a) Foutief: De P3O wordt geïdentificeerd alvorens gedefinieerd te worden. Ref Fig 4.1 b) Foutief: De P3O wordt geïdentificeerd alvorens gedefinieerd te worden. Ref Fig 4.1 c) Juist: De correcte volgorde is Identificeren, Definiëren, Opleveren en vervolgens Afsluiten. Ref Fig 4.1 d) Foutief: De P3O wordt gedefinieerd alvorens opgeleverd te worden. Ref Fig 4.1 29 Syllabus onderwerp:tt0203.1 - Tools and Techniques LL2: Identificeer de typische kritische succesfactoren die zullen zorgen voor een succesvolle implementatie van Gereedschappen en technieken a) Juist: De eigenaar van de Gereedschappen moet overeengekomen zijn zodat er een enkel punt van verantwoordelijkheid is. Ref 5.4 b) Foutief: Het is van cruciaal belang dat de aandacht blijft op waarde toevoegen en niet op de functies van de Gereedschappen. Ref 5.4 c) Foutief: Het kan zijn dat niet alle functies nodig zijn. De aandacht moet gaan naar de waarde voor de organisatie. Ref 5.4 d) Foutief: De verfijning van de Gereedschappen moet overeenkomen met de volwassenheid van de vaardigheid van de organisatie en er niet sturend daarin zijn. Ref 5.4 30 Syllabus onderwerp:im0209.2 - Implement and re-energize LL2: Identificeer het doel van de tijdelijke P3O levenscyclus, met name de definitie en de opstart van een tijdelijk programmabureau a) Foutief: De functie van een tijdelijk programmabureau is ondersteuning bieden aan het programma dat geleverd wordt. Ref 4.9.3 b) Foutief: Het is de verantwoordelijkheid van het Hoofd van de P3O om de resources van de P3O te beheren. Ref App. A2 c) Juist: De vereisten van het programma zijn leidend voor de processen van het tijdelijke programmabureau. Ref 4.9.3 d) Foutief: Een tijdelijk programmabureau wordt opgezet om een specifiek programma te ondersteunen en niet om Business as Usual resources te beheren. Ref 4.9 11

31 Syllabus onderwerp:ro0205.3 - Roles LL2: Identificeer de belangrijkste verantwoordelijkheden van de Programme Officer. a) Foutief: De rol van kwaliteitsborging leidt het werk om te garanderen dat de nieuwe producten of diensten die door het programma worden geleverd geschikt voor het doel zijn. Ref App. A16/Table 3.7 b) Juist: De Programma of Project Officer implementeert richtlijnen, procedures en sjablonen om consistente gegevens te verzamelen en te onderhouden en biedt directe delivery supportaan een programma of project. Ref App. A6/Table 3.6 c) Foutief: De rol van Informatiemanagement treedt op als een bewaarder of beschermer van alle hoofdkopieën van programma informatie. Ref App. A10/Table 3.7 d) Foutief: De Tools expert levert expertise in software tools om de veranderingsomgeving te ondersteunen. Ref App. A21/Table 3.7 32 Syllabus onderwerp:tt0206.3 - Tools and Techniques Juist antwoordd LL2: Identificeer het doel van de techniek capaciteitsplanning voor resource management. a) Foutief: Dit is een deel van de techniek van de ontwikkeling en onderhoud van vaardigheden. Ref 5.6.6 b) Foutief: Dit is een deel van de workshop techniek. Ref 5.6.5 c) Foutief: Dit is een deel van de techniek voor prioritering en optimalisatie van de portfolio. Ref 5.6.1 d) Juist: Het doel van de techniek van capaciteitsplanning voor resource management is om de capaciteit van de resources en de niveaus van vraag en aanbod te begrijpen en te matchen. Ref 5.6.8 33 Syllabus onderwerp:im0208 - Implement and re-energize LL2: Identificeer de typische informatiestromen tussen het P3O model en senior management en de bredere organisatie. a) Juist: De Portfolio Board zal rapportages op portfolio niveau ontvangen. Ref Tab 4.1 b) Foutief: De behoeften van de externe stakeholders kunnen meegerekend worden, maar alleen indien nodig. Ref 4.3.4 en Tab 4.1 c) Foutief: De Programme Board is HOOGSTWAARSCHIJNLIJK een ontvanger van rapportage op programmaniveau. Ref Tab 4.1 d) Foutief: Delivery support in de vorm van programma- of projectbureaus zou meestal informatie moeten verstrekken voor P3O rapporten. Ref Tab 4.1 12

34 Syllabus onderwerp:ov0102.2 - Overview and Principles LL1: Onthoud de definitie van een Programmabureau. a) Foutief: Dit is de definitie van het Organisatie breed Portfolio Office. Ref Tab 1.2 b) Foutief: Dit is de definitie van een COE. Ref Tab 1.2 c) Juist: Dit is de definitie. Ref Tab 1.2 d) Foutief: Dit is de definitie van een Projectbureau. Ref Tab 1.2 35 Syllabus onderwerp:mo0211 - Models and Tailoring LL2: Identificeer de noodzaak om een P3O te integreren in de bredere organisatie. a) Foutief: Een P3O model moet zich integreren met andere partijen, afdelingen en functies binnen een organisatie die opleveren. Ref 3.5 b) Juist: Het Hoofd van het P3O moet begrijpen wie verantwoordelijk is voor elk van de functies die uitgevoerd worden binnen een organisatie en hoe het P3O met hen zal samenwerken. Ref 3.5 c) Foutief: Geïntegreerde resources zijn slechts tijdelijk toegewezen aan een programma of project, maar de afdeling waar ze vandaan komen controleert nog steeds het proces dat ze zullen volgen en is verantwoordelijk voor de gewone activiteiten van lijnmanagement. Ref 3.5 d) Foutief: Het P3O model streeft ernaar om de governance backbone te leveren voor alle verandering binnen een organisatie. Ref 3.5 36 Syllabus onderwerp:im0104 - Implement and re-energize LL1: Onthoud de onderdelen van een P3O Blauwdruk. a) Juist: Dit is geen onderdeel van de P3O Blauwdruk. Ref 4.3.4 b) Foutief: Dit is een onderdeel van de P3O Blauwdruk. Ref 4.3.4 c) Foutief: Dit is een onderdeel van de P3O Blauwdruk. Ref 4.3.4 d) Foutief: Dit is een onderdeel van de P3O Blauwdruk. Ref 4.3.4 13

37 Syllabus onderwerp:bc0203.4 - Why Have a P3O? Juist antwoordd LL2: Identificeer de kenmerkende belangen van de verschillende gebruikers van de diensten van een P3O a) Foutief: Verstoring van de operationele plannen is waarschijnlijk niet de grootste zorg van diegenen die de verandering leveren. Ref 2.5.1 b) Foutief: Verstoring van de operationele plannen is waarschijnlijk niet de grootste zorg van diegenen die de verandering goedkeuren. Ref 2.5.1 c) Foutief: Verstoring van de operationele plannen is waarschijnlijk niet de grootste zorg van derden leveranciers. Ref 2.5.1 d) Juist: De klant / gebruikersgemeenschap moet gerustgesteld worden dat de verandering zal gebeuren met de minste verstoring van de Business as Usual. Ref 2.5.1 38 Syllabus onderwerp:tt0103.1 - Tools and Techniques LL1: Onthoud de typische P3O technieken die de P3RM bedrijfsprocessen ondersteunen en het doel van elk. a) Foutief: Borging, Gated Reviews en Health Checks gebruiken checklists en andere OGC richtlijnen, geen forums van programma- en projectmanagement, om de kwaliteit van de beslissingsondersteunende informatie te controleren. Ref 5.6.9 b) Foutief: De modellering van de complexiteit van het project gebruikt geen forums van programma- en projectmanagement om leren te verankeren. Ref 5.7.1 c) Juist: Kennismanagement gebruikt casestudies, programma/projectforums en workshops over opgedane ervaringen om de cultuur van kennismanagement en leren van veranderingen te verankeren. Ref 5.6.3 d) Foutief: Management Dashboards zijn een manier om informatie te presenteren om hoofdpunten en exception rapportages te ondersteunen en gebruiken geen programmaen projectmanagement-forums. Ref 5.6.2 39 Syllabus onderwerp:ro0203.9 - Roles Juist antwoordd LL2: Identificeer het doel van de rol van Planning. a) Foutief: De rol van Benefits levert ondersteuning van realisatie van benefits aan de programma s en Business Change Managers. Ref App. A7 & Tab 3.7 b) Foutief: De Commerciële rol stelt zeker dat de organisatie de rol van Geïnformeerde klant uitvoert. Ref App. A8 & Tab 3.7 c) Foutief: De rol van Communicatie en Betrokkenheid van Stakeholders stelt het doeltreffend management van de stakeholders zeker. Ref App. A9 & Tab 3.7 d) Juist: De rol van Planning onderhoudt het portfolio-, programma- of projectplan inclusief het bijwerken van de plannen gerelateerd aan veranderingsinitiatieven. Ref App. A15 & Tab 3.7 14

40 Syllabus onderwerp:mo0205 - Models and Tailoring LL2: Identificeer de kenmerkende organisatorische factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het selecteren van het passende P3O model. a) Foutief: De benadering van afspraken voor organisatorische governance is een factor die het gekozen model beïnvloedt. Ref 3.3 b) Foutief: Centralisatie versus decentralisatie van kerntaken is een factor die het gekozen model beïnvloedt. Ref 3.3 c) Juist: De benadering van het management van de diensten is GEEN factor die het gekozen model beïnvloedt (3.3), alhoewel de teams voor servicemanagement belangrijke stakeholders zijn waarmee de P3O gedurende zijn werking mee moet samenwerken. Ref 1.5.4 d) Foutief: Het aantal, de grootte en de duur van de projecten is een factor die het gekozen model beïnvloedt. Ref 3.3 41 Syllabus onderwerp:im0102 - Implement and re-energize LL1: Onthoud de P3M3 perspectieven die in overweging moeten worden genomen bij het ontwikkelen van de P3O Blauwdruk. a) Foutief: Financieel management is een perspectief van P3M3. Ref Fig. 4.4. b) Juist: Wijzigingsbeheer is GEEN perspectief van P3M3. Ref Fig. 4.4 c) Foutief: Stakeholdermanagement is een perspectief van P3M3. Ref Fig. 4.4 d) Foutief: Resourcemanagement is een perspectief van P3M3. Ref Fig. 4.4 42 Syllabus onderwerp:mo0212 - Models and Tailoring LL2: Identificeer het doel van Informatieborging, de toepassing daarvan binnen de omgeving van de P3O en de rol die de P3O kenmerkend zal spelen bij de ondersteuning van informatieborging. a) Foutief: Naleving van veiligheidsbeleid moet vroeg overwogen worden, niet enkel bij de voltooiing van het project. Ref 3.5 b) Foutief: Informatie mag alleen veranderd worden door diegenen met de juiste bevoegdheid en dat is niet noodzakelijkerwijs het Hoofd van de P3O. Ref 3.5.1 c) Juist: Om de juiste beschikbaarheid van informatie zeker te stellen, zou deze beschikbaar moeten zijn voor diegenen met de noodzaak en de bevoegdheid om deze te raadplegen. Ref 3.5.1 d) Foutief: Informatie mag alleen veranderd worden door diegenen met de juiste bevoegdheid. Ref 3.5.1 15

43 Syllabus onderwerp:ro0202.2 - Roles LL2: Identificeer het doel van de rol van Programma Specialist. a) Juist: (4) Het doel van de rol van Programma of Project Officer is het verbeteren van de planning en het opleveringsproces door het verzamelen en onderhouden van gegevens op een consistente manier. Ref App. A6 & Tab 3.6 b) Foutief: (3) De Programma Specialist promoot methodes voor programma- en projectmanagement. Ref App. A5 & Tab 3.6 c) Foutief: (2) De Programma Specialist assisteert bij de implementatie van de werkwijzen voor programma- en projectmanagement. Ref App. A5 & Tab 3.6 d) Foutief: (1) De Programma Specialist werkt samen met de programma-managers om het passend niveau van governance te definiëren. Ref App. A5 & Tab 3.6 44 Syllabus onderwerp:ro0102.1 - Roles LL1: Onthoud het algemene doel van de rol van Portfolio Analist. a) Foutief: Dit is het doel van de rol van Communicatie- en Stakeholdermanagement. Ref App. A9 b) Juist: Dit is het doel van de rol van de Portfolio Analist. Ref App. A4 c) Foutief: Dit is het doel van de rol van de Programma- of projectspecialist. Ref App. A5 d) Foutief: Het is het doel van het Hoofd van de P3O (ook Hoofd van de Portfolio Office genoemd) om het permanente bureau op te zetten en te leiden. Ref: App. A2 45 Syllabus onderwerp:tt0204.3 - Tools and Techniques LL2: Identificeer het gebruik en de voordelen van de Gated Review techniek. a) Foutief: (4) Gated Reviews worden gebruikt om de kwaliteit van de geleverde beslissingsondersteunende informatie te controleren. Ref 5.6.9 b) Juist: (3) Key Performance Indicators worden vastgesteld voor elk veranderingsinitiatief wanneer het programma, project of portfolio voor het eerst wordt opgezet. Ze worden niet vastgesteld in een Gated Review. Ref 2.5.3 c) Foutief: (2) Een Gated Review wordt gebruikt om de waarschijnlijkheid van succesvolle levering in te schatten. Ref 5.6.9 d) Foutief: (1) Een Gated Review wordt uitgevoerd op de belangrijkste beslispunten in de levenscyclus van een programma, project of portfolio. Ref Woordenlijst 16

46 Syllabus onderwerp:ro0101.2 - Roles LL1: Onthoud het algemene doel van de rol van het Hoofd van de P3O. a) Juist: Het doel van het Hoofd van de P3O is om het permanente bureau te installeren en te leiden. Ref App. A2 b) Foutief: Dit is het algemene doel van de rol van Portfolio analist. Ref App. A4 c) Foutief: Dit is het algemene doel van de rol van Programma- of projectspecialist. Ref App. A5 d) Foutief: Dit is een deel van het doel van de rol van Programma- of projectspecialist. Ref App. A5 47 Syllabus onderwerp:bc0201.1 - Why Have a P3O? Juist antwoordd LL2: Identificeer hoe een P3O een organisatie kan helpen om verandering op te leveren a) Foutief: P3O s nemen geen beslissingen, maar maken beslissingen wel mogelijk. Ref 2.2, Tab 2.1 b) Foutief: P3O s adviseren niet over het uitvoeren van de Business as Usual. Ze zijn toegespitst op het assisteren bij het leveren van verandering. Ref 2.2 c) Foutief: Het bijhouden van registers voor projectrisico s kan in beperkte mate bijdragen tot het opleveren van veranderingen maar dan op projectniveau en niet op strategisch niveau. Ref App. F, Tab F.2 d) Juist: Het bijhouden van het globale overzicht van de portfolio van programma s en projecten is één van de manieren waarop een P3O bijdraagt aan de succesvolle oplevering van de strategie. Ref 2.1 48 Syllabus onderwerp:tt0104.2 - Tools and Techniques LL1: Onthoud u de typische P3O technieken die de P3RM business ondersteunen en het doel van elk. a) Foutief: De swimlane techniek voor bedrijfsprocessen documenteert standaard en herhaalbare bedrijfsprocessen en is geen manier om kosten tegen benefits af te wegen. Ref 5.6.7 b) Foutief: De swimlane techniek voor bedrijfsprocessen documenteert standaard bedrijfsprocessen voor alle projecten, niet voor een enkel bedrijfsproces. Ref 5.6.7 c) Juist: Het doel van het ontwikkelen van swimlanes voor bedrijfsprocessen is om standaard en herhaalbare bedrijfsprocessen te documenteren met de juiste koppelingen en is een specifieke P3O techniek. Ref 5.6.7 d) Foutief: De swimlane techniek voor bedrijfsprocessen documenteert standaard en herhaalbare bedrijfsprocessen, maar levert geen vaardigheden om ze op te leveren. Ref 5.6.7 17

49 Syllabus onderwerp:im0204.5 - Implement and re-energize Juist antwoordd LL2: Identificeer hoe het Definieer het P3O -proces uitgevoerd moet worden, in het bijzonder de activiteiten Verfijn de Business Case, Ontwikkel Benefit Profielen en Benefits Managementstrategie. a) Foutief: Het 'oorspronkelijk idee' is het Mandaat, wat input is voor Identificeer de P3O. Ref 2.5.1 b) Foutief: Identificeer de SRO is een deel van Identificeer de P3O. Ref 2.5.2 c) Foutief: Voortgang beoordelen is een deel van Opleveren van het P3O op'. Ref 4.6 d) Juist: Ontwikkel Benefit Profielen is een Definitie activiteit. Ref 4.3.5 50 Syllabus onderwerp:ov0204.4 - Overview and Principles LL2: Identificeer de relatie tussen de diensten die geboden worden door de P3O en het volwassenheidsniveau van het P3O model a) Juist: Een volwassen P3O model heeft opgeleid en ervaren personeel dat volwassen processen volgt onder een efficiënte governance. Ref 1.6 b) Foutief: De effectiviteit van hoe goed de bedrijfsveranderingen worden gemanaged weerspiegelt de volwassenheid van het P3O. Dit staat los van de effectiviteit waarmee Business as Usual de dagelijkse operaties leidt. Ref 1.5.1, 1.5.4, Fig 1.1 c) Foutief: Het finale eindpunt van escalaties voor prioriteiten zou de Raad van Bestuur moeten zijn. Indien het P3O deze beslissingen neemt is dat een indicatie dat deze niet rapporteert aan de backbone van de governance van de organisatie. Ref 3.2.3 d) Foutief: Het management van de bedrijfsrisico s (inclusief risico s voor de Business as Usual) is geen P3O functie. De Raad van Bestuur of een afzonderlijke functie voor het managen van bedrijfsrisico s zou hiervoor verantwoordelijk moeten zijn. Ref 3.4.2