Werkinstructie / case

V E R S I E revisie 1.4 A U T E U R Erik van Schaik D A T U M Juni 2014

Inhoudsopgave Werkinstructie / case 1 1 Inleiding 3 2 Kenmerken gebouwen 4 2.1 Omschrijving deelstappen 5 3 Invoeren van ruimten en componenten 8 3.1 Toevoegen van component: 8 3.2 Selecteren van een component#1: 8 3.3 Selecteren van een component#2: 9 3.4 Detailvenster aangemaakte taak: 9 3.5 Bezoek toevoegen aan een taak: 10 3.6 Bezoek wijzigen: 10 3.7 Kostenwijzer: 11 3.8 Inplannen meerjarenplanning: 11 3.9 Omschrijving deelstappen (vervolg) 14 120702/alg/EvS/pb 2 van 24

1 Inleiding Voor u ligt cursusmateriaal t.b.v. de software Prognotice. Dit document en bijhorende oefeningen kunnen onder begeleiding, maar ook zelfstandig, doorlopen worden. Het uitgangspunt is het gebruik van Prognotice Online, via de server van Prognotice. De functionaliteiten in Prognotice Traditional zijn uiteraard hetzelfde, mits de laatste update correct is toegepast. Middels de verschillende oefeningen wordt een fictief gebouw aangemaakt en daarmee de verschillende functionaliteiten in het programma behandeld. Via het Help-venster in Prognotice kunt u voor meer informatie de handleiding en de FAQ raadplegen. Veel succes toegewenst! 120702/alg/EvS/pb 3 van 24

2 Kenmerken gebouwen Kantoorpand: Testgebouw ABC Twee plattegronden: Begane grond en eerste verdieping. In elke ruimte moet een technisch component worden toegevoegd. De activiteiten (onderhoud, vervanging etc.) verschillen per component. De cycli per componenten verschillen eveneens. De volgende codering voor dit gebouw wordt toegepast: BG1 betekent: Begane Grond, ruimte 1. 1e1 betekent: 1 e verdieping, ruimte 1. 120702/alg/EvS/pb 4 van 24

2.1 Omschrijving deelstappen 1. Start de internetbrowser 2. Ga naar http://www.prognotice.nl/ en klik rechtsboven op: Mijn Prognotice (externe site). In plaats van het bovenstaande kan de site ook direct benaderd worden via: https://klanten.acto.nl/ 3. Voer de User Name en het Password in en klik op: Log in. Let op: Bij het kopieren van de User name en het Password geen extra spaties kopiëren, anders worden de gegevens niet geaccepteerd en kan niet worden ingelogd. 4. Klik vervolgens op: <<bedrijfsnaam>> Prognotice. Het programma wordt gestart. 5. Het navigatorscherm wordt vervolgens automatisch geopend. Wanneer deze per ongeluk weggeklikt wordt, is deze op te roepen via: Project > Open Project. 6. Klik op: Maak nieuw project > nieuw project handmatig. 7. Geef een (fictieve) projectcode op en druk op: Ok. Het project is aangemaakt en staat in het geel weergegeven 8. Dubbelklik op het project dat zojuist is aangemaakt. Onderin het scherm verschijnt het detailvenster dat verder ingevuld kan worden. 120702/alg/EvS/pb 5 van 24

9. Klik op: Gebouwgroep/ beheerder toevoegen, linksonder in het scherm. Noteer de naam van de beheerder in het veld achter: Code, ter aanvulling kan een omschrijving worden ingevuld. 10. Bovenin het scherm verschijnt onder het aangemaakte project de Beheerder/ gebouwgroep. Dubbelklik op de beheerder om de specificaties onderin het scherm zichtbaar te maken. 11. Klik op: Gebouw toevoegen, wederom linksonder in het scherm. Noteer de naam van het gebouw in het veld achter: Code, ter aanvulling kan een omschrijving worden ingevuld. 12. Bovenin het scherm verschijnt onder het aangemaakte project het Gebouw. Dubbelklik op het gebouw om de specificaties onderin het scherm zichtbaar te maken. 13. De stappen 7 t/m 12 kunnen voor elk onderdeel herhaald worden. De specificaties onderin het scherm volgen na een dubbelklik op het onderdeel bovenin het scherm. Wanneer de specificaties onderin het scherm zichtbaar zijn, kan een onderliggend onderdeel worden toegevoegd door op de knop linksonder te drukken. Wanneer onderdelen reeds zijn aangemaakt, kunnen extra onderdelen ook aan de linkerkant van het scherm worden toegevoegd door de verschillende plusjes. 14. Voer op dezelfde manier ook ruimten, componenten en activiteiten toe, vanaf #17. Op de navolgende pagina s staat aangegeven welke ruimten, componenten en activiteiten er aangemaakt gaan worden voor dit testproject. 15. Klik bovenaan in het scherm op: Brongegevens en vervolgens op: Brondatabase. Zet een vinkje voor de NL/SfB-codering. 120702/alg/EvS/pb 6 van 24

16. Klik bovenaan in het scherm op: Brongegevens en vervolgens op Onderhoudssoorten. Vul middels Bewerk overzicht de gegevens in zoals weergegeven in onderstaande afbeelding. 120702/alg/EvS/pb 7 van 24

3 Invoeren van ruimten en componenten Hieronder volgt een instructie op welke manier componenten en taken toegevoegd kunnen worden. Eén van de meest essentiële zaken in Prognotice. 3.1 Toevoegen van component: Klik voor het toevoegen van een component op de aangemaakte ruimte, en klik vervolgens op het icoon: Nieuw component toevoegen, zie onderstaande rode pijl. 3.2 Selecteren van een component#1: Selecteer in het onderstaande scherm het gewenste component. Componenten zijn gesorteerd volgende de NL-SfB codering, indien deze is aangevinkt in de Brondatabase. 120702/alg/EvS/pb 8 van 24

3.3 Selecteren van een component#2: Wanneer een component geselecteerd is, verschijnt automatisch het onderstaande scherm. De blauwe regels betreffen eerder ingevulde gegevens van een benchmarkproject/ referentieproject. Zet in dit geval een vinkje voor de groene lege regel om een nieuwe taak aan het component toe te voegen. Klik op: toevoegen. 3.4 Detailvenster aangemaakte taak: Klik op de zojuist aangemaakte taak, om het detailvenster onderin beeld zichtbaar te maken. Klik op de cel achter: Soort. Het scherm: Onderhoudssoort verschijnt. In dit scherm kan aangegeven worden welke onderhoudssoort de zojuist aangemaaket taak moet krijgen. Het standaard lijstje met onderhoudstaken kunt u wijzigen via: Brongegevens > Onderhoudssoorten. 120702/alg/EvS/pb 9 van 24

3.5 Bezoek toevoegen aan een taak: Klik met de linker muisknop op een jaartal in het detailvenster van een onderhoudstaak en kies: Bezoek toevoegen. 3.6 Bezoek wijzigen: In het onderstaande scherm kan de bezoekdatum (uitvoerdatum) van een taak worden aangegeven. Indien nodig kan een bezoek doorgepland worden. Druk op het gele tonnetje om de kostenwijzer te openen en een prijs aan de vervanging toe te wijzen. Het gele tonnetje omvat een database met eenheidsprijzen van vervangingen. 120702/alg/EvS/pb 10 van 24

3.7 Kostenwijzer: Klik in het linker scherm op het juiste component, indien de prijs voor vervanging (materiaal + manuur) in de kostenwijzer aanwezig is, kan in het rechter scherm de prijs geselecteerd worden. Klik vervolgens op: Ok om de prijs in te voegen. Klik in het volgende scherm op: opslaan, 3.8 Inplannen meerjarenplanning: In de meerjarenprognose verschijnt het zojuist aangegeven bedrag in het correct jaartal. De taak is ingepland en gebudgeteerd. 120702/alg/EvS/pb 11 van 24

Ruimte BG1, 511110 > Luchtverhitter > Direct gestookt > 25kw, vervangen per 25 jaar, prijs staat in database van Prognotice. Ruimte BG2, 572100 > Luchtbehandeling > Lokaal: Mechanische ventilatie, preventief onderhoud per 3 jaar. 430 euro per onderhoudsbeurt. Ruimte BG3, 651110 > Beveiliging > Brand: Detectie en alarmering > Brandmeldinstallaties, periodiek onderhoud per 2 jaar à 200 euro per onderhoudsbeurt. Ruimte BG4, 611110 > Centrale elektrotechnische voorziening > Energie noodstroom > Noodstroomaggregraat accu, 3 stuks, vervangen per 4 jaar. Let op! 3 stuks. Prijs staat in database van Prognotice. Ruimte BG5, 532110 > Voorraadboiler > Huishoudboiler gas 140lt, vervangen per 13 jaar. Prijs staat in database van Prognotice. Ruimte BG6, 582010 > Regeling klimaat en sanitair > Regelkasten klimaat centraal, elk jaar een keuring van 120 euro per keuring. Ruimte BG7, 524010 > Leidingen afvoer gecombineerde riolering > Kunststof > 50mm, 11 meter, vervangen per 35 jaar. Let op! 11 meter. Prijs staat in database van Prognotice. 120702/alg/EvS/pb 12 van 24

Ruimte 1e1, 521120 > Afvoeren > Regenwater > Leidingen grijswatersysteem > Kunststof 80mm, preventief onderhoud per 4 jaar. 380 euro per onderhoudsbeurt. Ruimte 1e2, 523610 > Pompinstallatie > Kleiner dan 1, vervangen per 15 jaar. Prijs staat in database van Prognotice. Ruimte 1e3, 552030 > Koude-opwekking > Centraal: Algemeen > Koeltorens, periodiek onderhoud per 5 jaar. 560 euro per onderhoudsbeurt. Ruimte 1e4, 535110 > Waterbehandeling Filtersystemen > Waterontharder pekel simplex klein > cap. 2m3, vervangen per 20 jaar. Vervangen per 10 jaar. Prijs staat in database van Prognotice. Tevens keuring per 2 jaar, à 65 euro per controlebeurt. Ruimte 1e5, 651350 > Beveiliging > Brand: Brandbestrijding > Leidingen sprinklerinstallatie, per jaar een keuring van 80 euro per keuring. Ruimte 1e6, 731230 (kostenwijzer: 731040) > Afzuigkappen keukenvoorziening > Afzuigkappen standaard > Vetvang 2m3/s, vervangen per 22 jaar. Prijs staat in database van Prognotice. Ruimte 1e7, 611140 > Centrale Elektrotechnische Voorzieningen > Energie: Noodstroom; Eigen Energieopwekking; Verdeelinrichting licht > Noodverlichtingsunits en bekabeling, vervangen per 8 jaar à 350 euro. Tevens keuring per 2 jaar, à 45 euro per controlebeurt. 120702/alg/EvS/pb 13 van 24

3.9 Omschrijving deelstappen (vervolg) 17. Kostensoort Klik bovenaan in de menubalk op: Brongegevens > Kostensoorten. In het volgende scherm dat verschijnt kunnen verschillende personen worden toegevoegd. Bij kostenposten in de MJOP kunnen deze personen als kostendrager worden opgevoerd. 18. Tarieven Klik bovenaan in de menubalk op: Brongegevens > Tarieven. In het volgende scherm dat verschijnt zijn reeds enkele tarieven van uitvoerenden weergegeven (monteur, ingenieur, inspecteur etc.). Klik op: Bewerk overzicht om een tarief (uitvoerende) toe te voegen. Tarieven kunnen bij taken worden opgevoerd, indien uren worden toegekend, wordt automatisch het uurtarief van de gekoppelde uitvoerende overgenomen. 19. Risico-prioriteiten-matrix Klik bovenaan in de menubalk op: Brongegevens > Conditiemeting > Risico-Prioriteit matrix. De blauw gekleurde vlakken kunnen verschoven worden om desgewenste prioriteiten van een project te wijzigen. Prioriteiten zijn ook per beheerder, gebouw, ruimte en component afzonderlijk te wijzigen. Onderliggende niveaus erven de instelling van de risico-prioriteiten-matrix. 120702/alg/EvS/pb 14 van 24

20. Aanpassen weergave Klik bovenaan in de menubalk op: Instellingen > Programma-instellingen. Klik vervolgens op: Weergave en verander de kleurinstellingen. Zet deze instellingen vervolgens gelijk terug weer met behulp van de knop: Reset. 21. Bijlagen koppelen Per onderdeel kunnen bijlagen worden gekoppeld. Klik het tabblad: Meerjarenprognose, aan de rechter bovenzijde van het scherm. Dubbelklik op een willekeurig aangemaakt component, onderin het scherm verschijnt de specificatie van dat component. In het onderste scherm ziet u de tabbladen: Details, Foto s/ tekeningen en Risico-Prioriteit matrix. Klik op Foto s/ tekeningen en vervolgens op het gele plusje aan de linkerkant. Vervolgens opent een venster waarin een afbeelding/ foto gekozen kan worden. Druk op: Ok en vervolgens rechtsonder op: Opslaan om de foto te koppelen aan het component. 120702/alg/EvS/pb 15 van 24

22. Filteren Het fictieve gebouw is aangemaakt en kent verschillende ruimten, componenten en onderhoudssoorten (vervangen, preventief onderhoud etc.). Met de optie: Filter kunnen de gewenste onderdelen van het gebouw getoond worden. Klik in de menubalk op: Filter, een icoontje linksboven. Klik in de cel achter: Onderhoudssoort, een keuzemenu verschijnt. Dubbelklik op het onderdeel: Vervangen, deze komt nu in de cel te staan. Klik in het scherm vervolgens op: Ok. Nu toont de software enkel de onderdelen van het project die vervangen moeten worden. Maak met terugwerkende kracht het filter helemaal leeg. 23. Staartkosten Klik bovenin de menubalk op het icoontje Staartkosten > Maak drie nieuwe regels aan door op de blauw/ gele ± knop te drukken. Zet het vinkje uit in de kolom: Zichtbaar bij regel 1. Type: BTW bij de omschrijving van regel 2. Vul bij percentage het cijfer: 19 in en zet een vinkje bij: ieder jaar. Type: Winst en risico bij de omschrijving van regel 3. Vul in de kolom onder: Absoluut het getal 500 in en zet een vinkje in de kolom bij: Ieder jaar. Type: Totale staartkosten bij de omschrijving van regel 4. Zet een vinkje in de kolom bij: som. Hierdoor wordt een aantal vakjes zichtbaar voor de kolom: Nr. Zet vervolgens een vinkje bij regel 2 en 3. Sla het staartkostensjabloon op door op de diskette. 120702/alg/EvS/pb 16 van 24

Hieronder het resultaat van bovenstaande invoer: 24. Instellingen zichtbaarheid/ weergave In het tabblad: Meerjarenplanning zijn momenteel alle onderdelen getoond (Project, beheerder, gebouw, ruimte, component en activiteiten). Deze onderdelen kunnen ook verborgen worden. Klik op: Instellingen > Zichtbaar maken totalen. Verwijder het vinkje voor het onderdeel: Component en klik op: Ok. In het project worden vervolgens alle componenten voor de gebruiker verborgen. Herstel de instelling en plaats een vinkje voor het onderdeel: Component. 120702/alg/EvS/pb 17 van 24

25. Totaaloverzichten Het resultaat van de invoer in de meerjarenprognose kan op verschillende manieren getoond worden. Klik in de menubalk op het icoon: Totaaloverzichten. Vervolgens opent een venster met het totaaloverzicht van de in het filter ingestelde jaren. Wissel in de bovenzijde van dit venster tussen beheerders, gebouwen en ruimten om verschillende overzichten te zien. 26. Jaarplan Klik bovenaan in het scherm op het tabblad: Jaarplan, het scherm: Beschikbare jaarplannen opent. Een jaarplan is een momentopname van een ingevoerd project. Deze momentopname wordt in het jaarplan bevroren. Voor een bepaald jaartal kunnen meerdere jaarplannen naast elkaar bestaan. Klik op: Genereer nieuw jaarplan. Voer het jaartal in waarover een jaarplan gegenereerd moet worden en klik op: Ok. Selecteer een beheerder waarvoor een jaarplan gegenereerd moet worden en klik op: Ok. Bekijk het aangemaakte jaarplan. 120702/alg/EvS/pb 18 van 24

27. Conditiemeting Klik bovenaan in het scherm op het tabblad: Conditiemeting. Klik aan de linkerzijde van het scherm op het gele plusje (Inspectie Toevoegen). Klap middels de plusjes de boomstructuur uit en selecteer een component waarover een conditiemeting gedaan moet worden en klik vervolgens op: Voeg inspectie toe, onderin het venster. Het scherm: Conditiemeting NEN-2767 verschijnt. Vul in dit scherm alle gegevens in om een idee te krijgen van deze functionaliteit. Klik op: Ok, om het geïnspecteerde onderdeel toe te voegen. In het tabblad: Conditiemeting verschijnen alle conditiemetingen onder de onderhoudstaken met de code: I. Het is echter gebruikelijker om een conditiemeting direct in het meerjarenoverzicht onder een onderhoudstaak I te plaatsen, hieronder een beschrijving: 120702/alg/EvS/pb 19 van 24

Klik op een component met de onderhoudstaak: I, Inspectie NEN 2767 welke reeds is aangemaakt. Klik in het bezoekschema op het ingeplande bezoekjaar en kies voor: Inspecties > Onderhoud Conditiemeting NEN 2767. Het invulscherm voor de conditiemeting aan dit specifieke component verschijnt. Klik op Ok, nadat alle gegevens zijn ingevuld. De conditiemeting wordt aangemaakt en wordt eveneens zichtbaar in de lijst onder het tabblad: Conditiemeting. De conditiemeting is via de hierboven beschreven stappen in het meerjarenoverzicht later aan te passen of te verwijderen. Uiteraard is het mogelijk om per onderhoudstaak I, Inspectie NEN 2767 meerdere bezoeken en dus conditiemetingen, aan te maken. 120702/alg/EvS/pb 20 van 24

28. Rapportages Klik in de menubalk op het icoon: Rapporten > Een venster met een overzicht van verschillende rapporten verschijnt. Klik op het icoon: Rapportkenmerken. Geef een algemene titel op voor het document. Klik op de knop: om een logo te selecteren die op het rapport geplaatst kan worden. Klik tweemaal op: Ok. Klik vervolgens op de afbeelding met de tekst: MJOP 10 jaar. De overeenkomstige planning verschijnt in een nieuw venster. Klik linksboven op: Export Report, om een apart bestand van de aangegeven planning te maken. Selecteer: Adobe Acrobat (PDF) en als doel: Schijfbestand in het venster dat verschijnt en klik vervolgens tweemaal op: Ok. Geef in het venster: Exportbestand selecteren dat verschijnt een locatie op waar het bestand aangemaakt dient te worden en druk op: Ok. Op de aangegeven locatie is nu een PDF-bestand aangemaakt. 120702/alg/EvS/pb 21 van 24

29. Rapporteren in Excel Klik in de menubalk op het icoon: Rapporten. Een venster met een overzicht van verschillende rapporten verschijnt. Klik op het tabblad: Excel rapporten. Klik op de afbeelding boven: Alle gebouwen, een Excel-bestand opent, hierin staan alle kosten voor de verschillende gebouwen opgesomd. Dit bestand kan desgewenst op een willekeurige locatie worden opgeslagen. 30. Inspectiemodule Klik linksboven op de menubalk op: Project en vervolgens op: Open Project. De Navigator wordt geopend. Klik op het icoon Inspectie : De Inspectiemodule wordt vervolgens geopend. Deze module is specifiek bedoeld voor conditiemetingen ter plaatse op een mobiel apparaat. Klik met de muis op diverse onderdelen om de structuur van de Inspectiemodule te doorgronden. 31. Algemene informatie: Gebruikerslicentie(s) Klik bovenaan in de menubalk op: Help > Gebruikerslicentie(s). Bekijk ter informatie het venster dat verschijnt. 120702/alg/EvS/pb 22 van 24

32. Algemene informatie: Help-functie Klik bovenaan in de menubalk op: Help > Help. Klik in het Help-venster op de Handleiding of de FAQ. Hier vindt u ook een tiental instructiefilmpjes met beeld en geluid! 120702/alg/EvS/pb 23 van 24

120702/alg/EvS/pb 24 van 24