Handleiding PlanCare Dossier elektronisch cliënten dossier
De agenda in PlanCare 2 De agenda kent verschillende invalshoeken of benaderingswijzen. Centraal staat de Cliëntagenda waar alle afspraken en handelingen of verrichtingen van de cliënt zijn terug te vinden. De Groepsagenda biedt toegang tot deze gegevens, maar dan vanuit het gezichtspunt van de planningsgroep (of het team) dat betrokken is bij de te verlenen zorg en ondersteuning van de cliënt. De is voor de medewerker de toegang tot de cliëntgegevens in PlanCare waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Groepsagenda Cliëntagenda Dagbestedings- agenda Verblijf In deze handleiding komt u ter ondersteuning verschillende iconen tegen: Er wordt belangrijke informatie medegedeeld Er wordt een tip gegeven Er wordt een voorbeeld uitgewerkt of een toelichting gegeven Pagina 1
Inhoudsopgave De agenda in PlanCare 2... 1... 3 openen... 3 Toelichting navigatie... 4 Toelichting bij de agenda... 6 Terugkeerpatroon... 6 Berichten... 7 Afspraak voor de hele dag... 7 Afspraken... 7 Afspraak maken... 7 Afspraak maken (hele dag)... 9 Afspraak met cliënt(en) maken... 9 Afspraak met cliënt(en) maken (hele dag)... 12 Status... 13 Tijdverantwoording... 15 Inrichten... 16 Geriatrische Revalidatiezorg Vooralsnog wordt de medewerkersagenda gebruikt voor de Geriatrische Revalidatiezorg (GRZ) en de voorbeelden in deze handleiding zullen daar dan ook aan gerelateerd zijn. Om in de medewerkersagenda een afspraak met een cliënt te kunnen vastleggen moet de actieve cliënt in ieder geval een geldig contract hebben en moet er een product zijn gekoppeld. Een contract voor de GRZ wordt aangemaakt onder menu Verantwoording/Opnames GRZ. De Wizard Opname wordt gestart (zie handleiding GRZ). Wanneer het contract loopt houdt dat in dat er een geldig contract is voor de actieve cliënt. Pagina 2
openen De medewerkersagenda wordt geopend door op de knop in de knoppenbalk te klikken. Deze bevindt zich naast de knop van de Groepsagenda. Aanmaken medewerkersagenda Om de medewerkeragenda te kunnen openen moet er voor de medewerker een agenda in het systeem zijn aangemaakt. Zie hiervoor Inrichten aan het einde van dit document. Klik op de knop Opent de medewerkersagenda in de knoppenbalk om de agenda te openen. Het volgende scherm wordt geopend. Pagina 3
Toelichting navigatie Boven in het scherm bevindt zich een aantal opties om te navigeren of om de weergave te wijzigen. In dit scherm kan worden gewisseld tussen dag- en weekweergave. Door op de groene pijlen te klikken wordt naar een vorige of volgende week (of dag, al naar gelang de weergave) worden gegaan. Lijst laat de afspraken voor de medewerker onder elkaar in een printbare versie zien. De getoonde informatie kan worden gesorteerd door de kolomkoppen naar boven te slepen en zo bijvoorbeeld de afspraken per cliënt te tonen in plaats van op datum. Door op Herstel weergave te klikken wordt de oorspronkelijke weergave hersteld. Afdrukken geeft de printversie van de medewerkersagenda. Pagina 4
De medewerkersagenda heeft de optie ook de agenda s van anderen te zien. Dit wordt geregeld via machtigingen die op een medewerkersagenda worden uitgegeven. Door een vinkje voor een medewerker te plaatsen wordt diens agenda aan het scherm toegevoegd. Door met de rechter muisknop op een afspraak in de medewerkersagenda te klikken kan direct de cliëntkaart worden opgeroepen. Pagina 5
Toelichting bij de agenda Onderstaand wordt een aantal algemene onderwerpen rond het maken van afspraken toegelicht. Terugkeerpatroon Wanneer een afspraak voor meerdere momenten geldt kan deze met een terugkeerpatroon worden ingevoerd. Zo kan iemand een terugkerende afspraak hebben op een vaste tijd op vaste dagen. Klik in het afsprakenscherm op Terugkeerpatroon. Er kan worden gekozen voor een Standaard tijdvenster. Dat wil zeggen dat er wordt gepland per dagdeel (kan naar keuze worden ingericht). Maar meestal zal een exacte tijd worden aangegeven. Wijkt de werkelijk tijd of het moment af van de werkelijkheid, dan kan dit altijd worden aangepast. In de meeste gevallen is een terugkeerpatroon wekelijks op vaste dagen, maar er kunnen ook andere patronen worden aangegeven, bijvoorbeeld elke 2 weken, of elke 1 e dinsdag van de maand. Is een patroon grillig, dan kunnen de afspraken beter afzonderlijk worden aangegeven. Meestal wordt geen einddatum aangegeven, behalve als de precies bekend is. Wordt een patroon zonder einddatum gestopt of gewijzigd, dan kan dat altijd nog worden aangegeven. In de afspraak wordt het patroon weergegeven. Pagina 6
In de agenda komt dit als volgt terug. Berichten Onder in het scherm worden berichten weergegeven die te maken hebben met een afspraak. Er kan bijvoorbeeld maar een cliënt aan een afspraak worden gekoppeld. Wordt toch geprobeerd nog een cliënt aan de afspraak te koppelen, dan wordt gemeld dat dit niet kan. Afspraak voor de hele dag Er kunnen afspraken voor de hele dag, of voor een bepaalde tijd worden gemaakt. Elk afsprakenscherm heeft echter de mogelijkheid de optie Hele dag in of uit te schakelen, ongeacht of het een afspraak voor de hele dag betreft. Is Hele dag aangevinkt, dan kan er geen tijd worden aangegeven, staat er geen vinkje, dan kan een begin- en eindtijd worden ingevoerd. Afspraken Afspraak maken Klik dubbel op een tijd in het agendadeel. Een venster wordt geopend waarin een algemene afspraak kan worden gemaakt. De tijd waarop geklikt is wordt standaard overgenomen, maar deze kan worden aangepast. Pagina 7
De volgende gegevens kunnen in dit venster worden aangegeven. Onderwerp Locatie Start Eind Opmerking Status/reden Doorschuivende afspraak Terugkeerpatroon Omschrijving van de afspraak zoals deze in de agenda terugkomt Plaats waar de afspraak plaatsvindt of de activiteit wordt uitgevoerd Datum en begintijd van de afspraak Datum en eindtijd van de afspraak Uitgebreide omschrijving van de afspraak Status van de afspraak Wanneer de afspraak niet heeft plaatsgevonden schuift deze door naar de volgende dag, tot er een afspraak van dezelfde reeks staat Een afspraak kan in een vast patroon over meerdere momenten terugkomen Klik op OK om de afspraak op te slaan. Door met de muisaanwijzer over een gemaakte afspraak te bewegen wordt de detailinformatie van de afspraak getoond in een popupvenster. Naast deze normale afspraak kunnen ook andere afspraken worden vastgelegd. Pagina 8
Afspraak maken (hele dag) PlanCare Dossier Bij een afspraak voor een hele dag hoeft geen begin- en eindtijd te worden aangegeven. Het scherm is gelijk aan dat van de afspraak, maar er kunnen geen tijden worden aangegeven. Klik op OK om de afspraak op te slaan. De afspraak wordt in de agenda bovenin de kolom van de dag geplaatst. Door met de muisaanwijzer over de afspraak te bewegen wordt de detailinformatie van de afspraak in een popup weergegeven. Afspraak met cliënt(en) maken Is bij de afspraak een cliënt betrokken, dan kan deze worden toegevoegd. Voer de gegevens van de afspraak in en klik onder het kopje Cliënten op Nieuw. U krijgt nu de mogelijkheid om de cliënt te kiezen en aan te geven wat voor soort afspraak het betreft: Een algemene afspraak Een afspraak op basis van een contract (het voltooien van een dergelijke afspraak leidt tot tijdregistratie) Een afspraak op basis van een werkplanactie uit het zorgplan Een afspraak op basis van een of meer handelingen uit een zorgarrangement Pagina 9
Afhankelijk van het soort afspraak, kunt u verschillende gegevens invoeren. Algemeen Hierbij hoeft u geen verdere gegevens vast te leggen. Op basis van contract In dit geval krijgt u de mogelijkheid om bij de afspraak een contract en een product vast te leggen (mits er voor de cliënt een contract opgesteld is). Wanneer de bewuste afspraak later voltooid wordt, worden deze gegevens gebruikt om de bijbehorende tijd te registreren. Pagina 10
Op basis van werkplan actie uit zorgplan U kunt nu een keuze maken uit de werkplanacties uit het actuele cliëntplan van de cliënt. De werkplanacties worden getoond op basis van het dienstverband (en de daar aan gekoppelde discipline) dat bij Medewerker gekozen is. Op basis van zorgarrangement U kunt via de knop welke handeling(en) het gaat. een zorgarrangement kiezen en daarin aangeven om Pagina 11
Met OK bevestigt u de ingevoerde gegevens. De afspraak wordt ook in de cliënt- en groepsagenda vastgelegd. Zodra de cliënt is toegevoegd wordt ook de cliëntagenda in dit scherm getoond, zodat er en check op dubbele afspraken kan plaatsvinden. medewerkersagenda cliëntagenda Klik op Opslaan om de afspraak te bevestigen. Door met de muisaanwijzer over de afspraak te bewegen wordt de detailinformatie in een tooltip getoond. Afspraak met cliënt(en) maken (hele dag) Voor een cliënt kan een afspraak voor een hele dag worden ingepland. Er wordt een cliënt toegevoegd zoals bij de vorige afspraak. Pagina 12
Status Door met de rechter muisknop op een afspraak te klikken kan de status worden aangepast. Een vlaggetje in de tijdregel laat de status zien. Er zijn drie mogelijkheden. Voltooid Voltooid met opmerking Niet voltooid De tijd van de afspraak wordt weggeschreven naar de tijdverantwoording zoals in de afspraak vermeld De afspraak is afgerond, maar er moet nog een opmerking worden toegevoegd of de tijdregistratie op basis van deze planning moet worden aangepast De tijd van de afspraak wordt niet weggeschreven naar de tijdverantwoording In principe wordt de geplande tijd verantwoord, maar deze kan ook worden aangepast naar de werkelijkheid. Er vindt een check plaats op ontbrekende of niet valide gegevens (bijvoorbeeld of het Pagina 13
contract nog geldig is) en of er producten zijn die niet meer aan de medewerker gekoppeld zijn. Is dat het geval, dan verschijnt er een melding. Een afspraak kan worden voltooid, maar met een opmerking. Klik op Opslaan. Het volgende scherm verschijnt. In dit scherm kan de tijdsregel worden aangepast ten opzichte van de planning. Bijvoorbeeld in het geval dat er een kortere of langere duur van de afspraak moet worden verantwoord. Een vlaggetje op de afspraak in de agenda laat de status zien. Afspraken van andere medewerker aanmaken of afboeken Alleen indien de ingelogde medewerker gemachtigd is, kunnen afspraken van andere medewerkers aangemaakt of afgeboekt worden. Het aanmaken van een afspraak voor een andere medewerker kan alleen via de medewerkersagenda, het afboeken kan ook in de groepsagenda. Pagina 14
Machtigingen beheren In het hoofdstuk Machtigingen beheren, wordt een toelichting gegeven op het uitgeven en beheren van machtigingen op de medewerkersagenda. Tijdverantwoording Er is een directe koppeling vanuit de medewerkersagenda naar de Tijdverantwoording (GRZ). Kies de gewenste datum en klik op Nieuw om een tijdregel aan te maken. De gegevens worden zo mogelijk uit de afspraak overgenomen en kunnen desgewenst worden aangepast wanneer dit nodig is. Plaats een vinkje onder Gedaan en klik op Opslaan en sluiten wanneer er geen verdere tijdregels behoeven te worden aangemaakt. Of klik op Opslaan en nieuw wanneer er meer tijdregels moeten worden toegevoegd. De tijdregel wordt toegevoegd. Pagina 15
Inrichten In het systeem moet aangegeven worden welke medewerkers mogen beschikken over een medewerkersagenda. Deze instelling wordt beheerd via Onderhoud PlanCare 2 in PlanCare Dossier. Kies onder het kopje Modules voor Agenda. Kies vervolgens voor Medewerkeragenda s. Pagina 16
Het volgende scherm verschijnt. Klik op Nieuw om een nieuwe medewerkersagenda toe te voegen voor een medewerker. Het volgende scherm verschijnt. Kies in het veld Medewerker de betreffende medewerker. Selecteer vervolgens in het veld Weergave naam de tekst waarmee de medewerkeragenda voor deze medewerker moet worden aangeduid. Standaard wordt dit gevuld met de naam van de medewerker. Bij Standaard weergave kan gekozen worden om standaard met de Agendaweergave of de Lijstweergave te starten. Klik na het invullen op Opslaan om de gegevens op te slaan en het scherm af te sluiten. Pagina 17
Machtigingen beheren Het is mogelijk om een andere medewerker te machtigen voor het inzien, bewerken of voltooien van afspraken in de medewerkersagenda. Deze machtigen kunnen door de medewerker zelf of door de applicatiebeheerder worden beheerd. Beheren machtigingen door medewerker Een gebruiker van de medewerkersagenda kan de machtigingen voor de eigen agenda zelf beheren. Klik op de knop Machtigingen om deze te beheren. Het volgende scherm verschijnt: Pagina 18
Klik op de knop Nieuw om een nieuwe machtiging toe te voegen of op Wijzigen om een bestaande machtiging aan te passen. Het volgende scherm verschijnt: In het veld Medewerker wordt de medewerker geselecteerd aan wie een machtiging wordt toegekend. Er kunnen alleen medewerkers gekozen worden waarvoor reeds een medewerkersagenda is aangemaakt. In het veld Recht kan gekozen worden voor de volgende machtigingen: - Weigeren de geselecteerde medewerker krijgt geen toegang tot deze medewerkersagenda; - Lezen de geselecteerde medewerker krijgt leesrecht tot deze medewerkersagenda; - Verantwoorden de geselecteerde medewerker krijgt recht om afspraken in deze medewerkersagenda af te boeken (te voltooien). In de Groepsagenda mag de geselecteerde medewerker ook afspraken van de eigenaar van deze medewerkersagenda afboeken; - Schrijven de geselecteerde medewerker krijgt recht om afspraken aan te maken en af te boeken in deze medewerkersagenda. In de Groepsagenda mag de geselecteerde medewerker ook afspraken van de eigenaar van deze medewerkersagenda afboeken. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan. Pagina 19
Beheren machtigingen door applicatiebeheerder PlanCare Dossier De applicatiebeheerder kan via Onderhoud Plancare 2 machtigingen voor medewerkersagenda s beheren. Deze instelling wordt beheerd via Onderhoud PlanCare 2 in PlanCare Dossier. Kies onder het kopje Modules voor Agenda. Kies vervolgens voor Medewerkeragenda s. Het volgende scherm verschijnt. Selecteer de medewerker waarvoor de machtigingen op de betreffende agenda moeten worden beheerd. Klik op Wijzigen of Dubbelklik op de betreffende regel. Het volgende scherm verschijnt. Pagina 20
Op het tabblad Machtigingen wordt aangegeven welke andere medewerkers gemachtigd zijn om de agenda van de geselecteerde medewerkers in te zien en welke acties dan mogen worden uitgevoerd. Klik op het tabblad Machtigingen op de knop Nieuw om een nieuwe machtiging toe te voegen of op Wijzigen om een bestaande machtiging aan te passen. Het volgende scherm verschijnt: In het veld Medewerker wordt de medewerker geselecteerd aan wie een machtiging wordt toegekend. Er kunnen alleen medewerkers gekozen worden waarvoor reeds een medewerkersagenda is aangemaakt. Pagina 21
In het veld Recht kan gekozen worden voor de volgende machtigingen: - Weigeren de geselecteerde medewerker krijgt geen toegang tot deze medewerkersagenda; - Lezen de geselecteerde medewerker krijgt leesrecht tot deze medewerkersagenda; - Verantwoorden de geselecteerde medewerker krijgt recht om afspraken in deze medewerkersagenda af te boeken (te voltooien). In de Groepsagenda mag de geselecteerde medewerker ook afspraken van de eigenaar van deze medewerkersagenda afboeken; - Schrijven de geselecteerde medewerker krijgt recht om afspraken aan te maken en af te boeken in deze medewerkersagenda. In de Groepsagenda mag de geselecteerde medewerker ook afspraken van de eigenaar van deze medewerkersagenda afboeken. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan. Pagina 22