Instructie Aanbod 20 juli 2016

Transcriptie

1 Instructie Aanbod 20 juli 2016

2 Inhoud 1 Inleiding Doelgroep Gerelateerde documenten Aanbod Voorbeeld Taleninstituut Meerdere bijeenkomsten inplannen Uitleg cursusvelden... 8 Carta - Aanbod.docx Pagina 2

3 1 Inleiding Carta is een uitgebreid pakket voor cursusadministratie en eventbeheer. Dit document maakt onderdeel uit van een set van instructiedocumenten, die elk een specifiek onderdeel van Carta beschrijven en toelichten. In dit document wordt nader beschreven hoe uw aanbod in Carta geregistreerd kan worden. 1.1 Doelgroep Profiel doelgroep: Nieuwe gebruikers van Carta Algemene introductie bestudeerd Kennis na afloop van deze instructie: Bekend met de registratiemogelijkheden van aanbod in Carta Bekend met de begrippen Cursus, Leergang en Module in Carta In staat om samen met consultant het aanbod in Carta in te richten 1.2 Gerelateerde documenten Dit document maakt een onderdeel uit van de Carta Instructie documenten. Meer informatie over deze documenten vindt u in het document: Overzicht Carta Instructie. 2 Aanbod Aanbod wordt geassocieerd met de verkoop van producten. Carta wordt gebruikt om de verkoop van Cursussen te beheren. Dit kunnen verschillende soorten cursussen zijn, zoals in company, klassikaal of e-learning die allemaal onder Cursus aangemaakt en ingeroosterd kunnen worden. Vanuit het bestaande aanbod kan nieuw aanbod aangemaakt worden. Zo kan een kopie gemaakt worden van een cursus om dezelfde cursus op een nieuwe datum of andere locatie in te plannen. Een leergang is een verzameling cursussen. De planning van een leergang wordt bepaald door de cursussen waar de deelnemers zich voor hebben ingeschreven. De leergang kan gebruikt worden om de financiële afspraken van een deelnemer die meerdere cursussen volgt vast te leggen. Per cursus kan in Carta 1 groep deelnemers beheerd worden. Dit kan een groep zijn die via open aanbod samen een eendaagse cursus volgt, of een groep die 4 jaar lang een opleiding volgt die uit verschillende modules bestaat. De terminologie in Carta kan afwijken van de terminologie die in uw organisatie wordt gebruikt. Wij adviseren u daarom, om uw aanbod samen met een consultant in Carta in te richten. 2.1 Voorbeeld Taleninstituut Een taleninstituut geeft een opleiding Nederlands waarbij ook klassikaal les wordt gegeven. Als eerste worden de algemene kenmerken van de opleiding geregistreerd. We beginnen met het aanmaken van een nieuwe cursus. Ga hiervoor naar de module Carta - Aanbod.docx Pagina 3

4 Cursus=>Algemeen en druk in de knoppenbalk op het icoontje cursus en druk op voltooien.. Kies voor Nieuwe Figuur 1 Cursus-algemeen Vul de gegevens in volgens bovenstaand voorbeeld. Gebruik Ctrl-S of het icoontje de gegevens op te slaan. om Vervolgens gaan we in Cursus=>Inschrijving de docenten die normaal gesproken deze opleiding registreren toevoegen. Carta - Aanbod.docx Pagina 4

5 Figuur 2 Cursus=>Inschrijving Navigeer naar Cursus=>Inschrijving en druk op nieuw. Er verschijnt een wizard en er wordt aan u gevraagd om een persoon te selecteren. Selecteer uit de lijst met personen de docent die de cursus normaal gesproken geeft. Selecteer als inschrijvingsvorm Docent en druk op Volgende. Figuur 3 Docent selecteren Carta - Aanbod.docx Pagina 5

6 Druk vervolgens op voltooien. Als dit goed is gegaan, ziet u nu de docent met een paarse kleur weergegeven staan. Omdat we deze cursus meerdere keren per jaar geven, gaan we deze cursus gebruiken als sjabloon voor alle cursussen Nederlands voor Beginners die we dit studiejaar gepland hebben. We gaan nu terug naar Cursus=>Algemeen om een uitvoering van deze cursus aan te maken. Druk op het icoon om een uitvoering aan te maken van deze cursus. Figuur 4 Kopieer cursus met de nieuwe cursus wizard Carta stelt voor om een nieuwe uitvoering van de geselecteerde cursus aan te maken. We kunnen nog geen planning kopiëren omdat er nog geen enkele cursus Nederlands voor beginners is ingepland. We kunnen nu wel een nieuwe uitvoering inplannen. Voer de nieuwe startdatum in, pas eventueel starttijd, eindtijd, locatie en lokaal aan en druk op volgende. Carta - Aanbod.docx Pagina 6

7 Figuur 5 Nieuwe uitvoering aanmaken Pas de omschrijving en zoeknaam naar wens aan en druk op Voltooien om de cursus aan te maken. TIP: De browsekolom wordt standaard gesorteerd op zoeknaam. Het overzicht wordt behouden door de zoeknaam van de moedercursus bij het kopiëren alleen aan te vullen. 2.2 Meerdere bijeenkomsten inplannen Als uw cursus uit meerdere bijeenkomsten of modules bestaat, kunt u de overige bijeenkomsten inplannen via het scherm Cursus=>Planning (zie ook document Carta Planning). U ziet een scherm dat lijkt op de kalender is Outlook. Navigeer naar de dag dat de cursus wordt gegeven. Selecteer het tijdvak door de begintijd te selecteren en de muis met de linker muisknop ingedrukt naar de eindtijd te slepen. Het gebied tussen begintijd en eindtijd is nu geselecteerd (bijvoorbeeld 9u30-15u30). Druk nu op (of gebruik CTRL-N, of het context menu) en druk op nieuw. Carta - Aanbod.docx Pagina 7

8 Figuur 6 Inplannen cursus Pas locatie, lokaal en module naar wens aan en druk op [OK]. De bijeenkomst is nu ingeroosterd. 3 Uitleg cursusvelden Moeder De modelcursus waarop deze cursus gebaseerd is. De moeder en dochters vormen een verzameling cursussen. Het onderwerp, de cursussoort en de beschrijving van deze cursussen (inhoud, leerdoelen) is gelijk. Als de moeder van een cursus online wordt gezet, worden automatisch ook alle dochters(uitvoeringen) van de cursus online gezet. Onderwerp Het onderwerp bevat de kortste omschrijving van de inhoud van de cursus Omschrijving De omschrijving bevat een omschrijving van de uitvoering. Het kan handig zijn om in de omschrijving een locatie, maand of jaar aan te geven waarmee de uitvoering van andere uitvoeringen onderscheiden kan worden. Zoekaam Een zoeknaam is een code die het makkelijk maakt om de cursus terug te vinden. Projectcode Administratieve codering van deze cursus. Meestal gebruikt in combinatie met financiële rapportages. Carta - Aanbod.docx Pagina 8

9 Periode Omschrijving voor de periode waarin de cursus wordt aangeboden. Hoofddocent Voor cursussen met meerdere docenten kan hier de hoofddocent geselecteerd worden. Dit is de docent die standaard ingeroosterd wordt op bijeenkomsten. Cursussoort De cursussoort bepaalt tot welke groep cursussen deze cursus behoort. Binnen dezelfde cursussoort wordt onder meer hetzelfde inschrijfformulier gebruikt en wordt hetzelfde grootboeknummer gebruikt. Binnen dezelfde cursussoort kan ook van moedercursus gewisseld worden. Prijs De standaardprijs van deze cursus. BTW Het BTW percentage dat standaard voor deze cursus gehanteerd wordt. Deelnemers Het minimum aantal deelnemers dat nodig is om de cursus door te laten gaan, en het maximum aantal deelnemers dat ingeschreven kan worden. Het maximum wordt gebruikt om te bepalen of een deelnemer op de wachtlijst moet worden geplaatst of niet. Datum Archief De datum waarop deze cursus gearchiveerd wordt. Gearchiveerde cursussen worden standaard niet in het standaardaanbod getoond. Datum Annulering Als deze datum gevuld is, is de cursus geannuleerd. Op geannuleerde cursussen kan niet worden ingeschreven. Datum Publicatie De datum waarop deze cursus in het online aanbod beschikbaar komt. Datum Eind Publicatie De datum waarop deze cursus uit het online aanbod verwijderd wordt. Studiepunten Studiepunten die aan deelnemers van deze cursus worden toegewezen. Meer gedetailleerd kan dit worden vastgelegd in de module Accreditatie. Certificaat geldigheid De datum waarop het certificaat voor deze cursus geldig wordt en het aantal maanden dat het certificaat geldig is. Verberg in aanbod Geeft aan of deze cursus verborgen moet worden in het online aanbod. Promotie Indien aangevinkt, dan komt deze cursus altijd bovenaan in het aanbod te staan. Online Geeft aan of deze cursus online beschikbaar is. Dit vinkje kan alleen bij moedercursussen of bij leergangen aangepast worden. Carta - Aanbod.docx Pagina 9