Instructie. Online betalen

Transcriptie

1 Instructie Online betalen 21 oktober 2015

2 Inhoud 1 Inleiding Doelgroep Gerelateerde documenten Online betalen met Carta Betaalprovider Backoffice Cursussoort Definitie betaalde cursus Inrichting online omgeving Het proces Stroomdiagram Extra s... 9 Carta - Online betalen.docx Pagina 2

3 1 Inleiding Carta is een uitgebreid pakket voor cursusadministratie en eventbeheer. Dit document maakt onderdeel uit van een set van instructiedocumenten, die elk een specifiek onderdeel van Carta beschrijven en toelichten. In dit document wordt uitgelegd hoe u online betalen kunt activeren en hoe u deze instellingen zelf kunt configureren. 1.1 Doelgroep Profiel doelgroep: Carta gebruikers Basis kennis van Carta en Carta Online Kennis na afloop van deze instructie: Kennis van de mogelijkheden van de betaalfunctie in Carta Online Bekend met de voorwaarden voor de inrichting van de betaalfunctie 1.2 Gerelateerde documenten Dit document maakt een onderdeel uit van de Carta Instructie documenten. Meer informatie over deze documenten vindt u in het document: Overzicht Carta Instructie. 2 Online betalen met Carta Carta kan gebruikt worden om nieuwe of bekende cursisten online bedragen te laten afrekenen. 2.1 Betaalprovider Voorwaarde voor het gebruik van de betaalfunctionaliteit is een abonnement met een betaalprovider. Meer informatie over de verschillende mogelijkheden kunt u bij Carta opvragen. Op dit moment ondersteunen wij onder andere Ingenico en Pay.nl. Beide providers hebben een groot scala aan betaalmogelijkheden die wij naar uw wensen kunnen inrichten. Beiden providers ondersteunen de ideal betaling van alle banken in Nederland. De betaalprovider kan online per cursussoort worden ingesteld. Zo bent u zeer flexibel in de betaalmogelijkheden van uw aanbod. 3 Backoffice 3.1 Cursussoort Elke cursussoort kan worden gebruikt om de online betaalfunctie te activeren. In dit document gebruiken we als voorbeeld de cursussoort Online Betalen. Carta - Online betalen.docx Pagina 3

4 Figuur 1 Cursussoort definitie in backoffice 3.2 Definitie betaalde cursus Definieer een cursus die online afgerekend moet gaan worden. U kunt deze cursus hetzelfde inrichten als andere cursussen. Als de prijs wordt ingevuld, dan wordt de online betaalmogelijkheid al geactiveerd. Figuur 2 Deze cursus moet online afgerekend worden In dit voorbeeld wordt de cursus Zelfstudie BHV toegevoegd. 4 Inrichting online omgeving Als u de backoffice heeft ingericht en tevreden bent met het aanbod, kunt na publicatie van de cursussoort de cursussoort online aanpassen. Standaard staat de betaalfunctie uit. Carta - Online betalen.docx Pagina 4

5 Figuur 3 Pas de instelling van de cursussoort online aan Online kunt u per cursussoort instellen welke betaalprovider gebruikt wordt. In het voorbeeld is een testprovider van Ingenico gekozen. Omdat bij een online betaaloptie ook een geautomatiseerde afhandeling van de financiële processen plaatsvindt, is het mogelijk om per cursussoort een aantal sjablonen te definiëren. Net als in de Carta Backoffice kunt u een sjabloon definiëren voor de factuur en het begeleidende mailtje. Het is ook mogelijk om automatisch een e-ticket met barcode te genereren en aan de gebruiker te sturen. In het voorbeeld zijn de standaard meegeleverde documenten geselecteerd. Als u de betalende klant direct toegang wilt geven tot documenten of ander materiaal dat bij de cursus hoort, dan kunt u dit hier selecteren. Ook kunt u hier instellen dat u elk bericht dat naar uw klanten verstuurd wordt, ook in uw eigen inbox ontvangt. 5 Het proces Als een deelnemer zich inschrijft voor een cursus waarvoor betaald moet worden, dan doorloopt de deelnemer hetzelfde proces als anders. Dus eerst de selectie uit het aanbod, dan de detailpagina en vervolgens het inschrijfformulier. Carta - Online betalen.docx Pagina 5

6 Figuur 4 Inschrijfformulier Als de deelnemer het formulier heeft ingevuld en op de knop [Verstuur] drukt, wordt het betaalproces opgestart: Carta - Online betalen.docx Pagina 6

7 Figuur 5 Betaalproces betaalde inschrijving Als op de knop Afrekenen wordt gedrukt, wordt het betaalproces overgedragen aan de betaalprovider. Figuur 6 Test betaalfunctie van provider Het resultaat van het betaalproces wordt teruggekoppeld naar Carta. Als het proces goed is doorlopen wordt de bestelling afgerond. Carta - Online betalen.docx Pagina 7

8 Figuur 7 Bestelling succesvol verwerkt De deelnemer krijgt na een succesvolle inschrijving een mailtje met factuur en e-ticket. Tevens krijgt de deelnemer een toegangsmailtje voor het gebruik van de portaal. Figuur 8 Mail met toegangscode tot online studentenportaal Eenmaal in het portaal kan de deelnemer de bestanden inzien die bij deze cursus horen. In dit geval zijn dat de factuur, het e-ticket en een instructievideo. Figuur 9 Bestanden in de portal Carta - Online betalen.docx Pagina 8

9 6 Stroomdiagram Figuur 10 Schematische weergave aankoopproces 7 Extra informatie Als bij het inschrijven een e-ticket wordt uitgereikt, is het mogelijk om de barcodes van de e-tickets te scannen en het resultaat via de API van de portal terug te sturen naar Carta Online. Zo wordt precies geregistreerd wie er wanneer en hoe lang aanwezig is geweest. Ook is het mogelijk om bij de ingang van een evenement de barcode van het e-ticket te scannen, en op basis van deze barcode een badge af te drukken. Op dit moment worden de pay providers van Ingenico en Pay.nl ondersteund. 8 Kosten Kosten zijn afhankelijk van de provider, de aangeboden en geselecteerde betaalopties (Creditcard/Telefonisch/Op Rekening/E-Mandaat etc) en het volume van betalingen. Bij laag volume ideal dient u rekening te houden met een kostprijs van 0,50 per transactie. Bij groot volume ideal kan de prijs zakken tot zo n 0,35 per transactie. Voor Creditcard betalingen wordt rond de 4% commissie gevraagd. Neem svp contact met ons op, om de kosten op maat met u door te rekenen. Carta - Online betalen.docx Pagina 9