Release Notes Carta 14.1

Transcriptie

1 Release Notes Carta 14.1 Datum: :43 Auteur: Hans Wijntjes Project: Carta 14.1 Versie: 1.0

2 Inhoud 1 Inleiding Importfunctie Stap 1 Kolomdefinities Stap 2 Gedrag Stap 3 Import uitvoeren Cursus Aanwezigheid Zoekschermen Unieke ID van personen Performance en e-register Cursus Modules Overige aanpassingen... 7 Release Notes Carta 14.1.docx Pagina 2

3 1 Inleiding Dit document beschrijft de wijzigingen die in Carta 14.1 zijn doorgevoerd. Het document is bedoeld voor gebruikers van Carta. 2 Importfunctie Nieuw in Carta 14.1 is de importfunctie. De importfunctie is terug te vinden in het beheer menu. De Carta Import maakt het mogelijk om gegevens te importeren die opgeslagen zijn in een Excel bestand. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat alle gegevens op het eerste werkblad in het Excel bestand staan, en dat de kolommen voorzien zijn van kolomkoppen. Om u op weg te helpen met de import zijn twee voorbeeld Excel bestanden ieder met hun eigen importdefinitie bij deze release gevoegd. De Import is een wizard die bestaat uit 3 stappen. - Stap 1: Kolomdefinities. Welke kolom wordt in welk veld opgeslagen. - Stap 2: Gedrag van de import. Nieuwe records aanmaken, welke tabellen - Stap 3: Uitvoeren van de import. 2.1 Stap 1 Kolomdefinities Nadat een Excel bestand is geselecteerd worden de kolommen in deze Excel file gescand. Per kolom wordt bekeken welk type gegeven er in opgeslagen is. Hierna kunt u de velden uit Carta vanaf de rechterkant van het scherm naar de juiste kolom slepen. De informatie uit die kolom, wordt dan in het opgegeven veld geïmporteerd. U kunt ook velden uit Carta vanaf de rechterkant van het scherm slepen naar de lijst met velden die een default waarde krijgen. U kunt dan na het slepen zelf in de kolom Default waarde de standaardwaarde van het veld in die kolom invoeren. In de lijst met Carta Velden worden velden die in de kolomdefinitie gebruikt zijn doorgehaald en worden velden die een default waarde hebben cursief getoond. Opmerking velden kunnen als enig veld aan meerdere kolommen gekoppeld worden. De informatie uit alle kolommen die aan het opmerkingenveld gekoppeld zijn, wordt onder elkaar toegevoegd in het opmerkingenveld. Release Notes Carta 14.1.docx Pagina 3

4 Figuur 1 Voorbeeldscherm Carta Import 2.2 Stap 2 Gedrag Nadat in stap 1 in detail is vastgelegd welke gegevens in welke kolommen moeten worden opgeslagen, kan in stap 2 meer over het gedrag van de import vastgelegd worden. Per entiteit kan worden vastgelegd of er bestaande gegevens overschreven mogen worden, of er al dan niet nieuwe records aangemaakt gaan worden, etc. Er kan ook voor gekozen worden om bepaalde gegevens helemaal niet mee te nemen in de import. Als u alleen een aantal bedrijven wilt toevoegen, dan kan hier onder meer de personenimport uitgezet worden. Belangrijk gegeven in deze definitie zijn de sleutelvelden. De sleutelvelden worden gebruikt om te bepalen of twee records overeenkomen. Als de waarde van de gecombineerde velden uit de rij in de import overeenkomt met de waarde uit de gecombineerde velden in Carta, dan wordt ervan uitgegaan dat het hier hetzelfde record betreft. 2.3 Stap 3 Import uitvoeren In de laatste stap kunt u de import starten en het resultaat bekijken. Door gebruik te maken van een proefimport, kan een simulatie van de import uitgevoerd worden, zonder dat er wijzigingen in de database worden doorgevoerd. Release Notes Carta 14.1.docx Pagina 4

5 Figuur 2 Uitvoeren van de import De gebruiker heeft veel vrijheid in de definitie van de import, maar de gegevens die geïmporteerd worden, moeten wel voldoen aan alle integriteitsregels die de database vereist. Bovendien worden ook de business-rules afgedwongen, waardoor bepaalde combinatie van gegevens vereist of verboden kunnen zijn. Mocht er tijdens de import een foutsituatie geconstateerd worden, dan kun u ervoor kiezen om de import toch door te laten gaan. Hierdoor wordt voorkomen dat door 1 foute waarde in Excel een volledige import mislukt. Als er meer dan 100 opeenvolgende fouten geconstateerd worden, zal de import altijd automatisch afgebroken worden. Release Notes Carta 14.1.docx Pagina 5

6 3 Cursus Aanwezigheid Figuur 3 Cursus Aanwezigheid per bijeenkomst In het scherm cursus aanwezigheid is een functie toegevoegd waardoor de aanwezigheid niet alleen per persoon maar ook per bijeenkomst vastgelegd kan worden. Ook de oude functionaliteit is bewaard gebleven. Met de druk op een knop is tussen de oude en nieuwe functionaliteit te wisselen. 4 Zoekschermen De functionaliteit van de zoekschermen is aangepast. Bij het zoeken in de modules Persoon, Bedrijf en Cursus wordt enkel en alleen naar een persoon, bedrijf of cursus gezocht. Uitgebreid zoeken is verplaatst naar de knoppenbalk. Deze zoekmethode zoekt zeer grondig in nog meer gegevens zoals opmerking-velden en gerelateerde gegevens. Wij bevelen aan om uitgebreid zoeken slechts spaarzaam te gebruiken omdat dit een relatief zware databasebelasting veroorzaakt. Bij voorkeur worden gegevens via de zoeknaam in de browser, de lijst met zoeknamen aan de linkerkant van het scherm teruggevonden. Mocht een persoon, bedrijf of cursus niet op die manier teruggevonden kunnen worden, dan heeft zoeken via de standaard zoekmethode de voorkeur. Release Notes Carta 14.1.docx Pagina 6

7 Gebruik daarom zoeken via de knop Uitgebreid zoeken pas als beide andere zoekmethodes niets opleveren. 5 Unieke ID van personen Onder water heeft elk gegeven in de database een unieke identificatie. Als gegevens als zoeknaam, achternaam en geboortedatum niet meer voldoende zijn om personen te identificeren kan het handig zijn om personen terug te kunnen vinden op deze unieke ID. In de persoonsmodule kan nu gebrowsed worden op deze unieke ID. Ook wordt deze unieke ID getoond in het scherm persoon algemeen, direct achter de zoeknaam. U heeft hierdoor nog meer mogelijkheden om personen terug te vinden in de database. 6 Performance en e-register In algemene zin is de performance aangepakt. In het bijzonder is de e-register of Webfilter functionaliteit drastisch aangepakt. Hierdoor kan veel sneller een inschrijving verwerkt worden. Het ophalen van gegevens, het toevoegen en bijwerken van personen en bedrijven en het zoeken naar personen en bedrijven is allemaal aangepakt. Hierdoor kunnen meer inschrijvingen per uur verwerkt worden. 7 Cursus Modules Er is een nieuwe stamtabel Cursus Module. Hier kan een lijst met modules worden bijgehouden. Aan elk roosteritem kan optioneel een module gekoppeld worden. Dit kan vervolgens gebruikt worden in het scherm cursus-documenten om de online beschikbaarheid van documenten te koppelen aan een module. 8 Overige aanpassingen Naast voornoemde aanpassingen zijn er ook een groot aantal kleinere aanpassingen doorgevoerd. Hieronder volgt een beknopte lijst met wijzigingen. Wilt u meer informatie over een specifieke wijziging, dan kunt u daarvoor contact met ons opnemen : Sortering s niet goed : Indien docent uit cursus-inschrijving wordt verwijderd, wordt de planning niet aangepast : Item in todo list afvinken, dan moet automatisch naar het volgende item gesprongen worden : QB View CartaPersoon veld WenstMailing is gekoppeld aan Persoon.IsContactPersoon : e-register vervangen door Online : Wachtlijst tonen na verplaatsen cursist : In Persoon - Factuur werkt onderstrepen van facturen niet : Via verplaatsen kun je cursist op geannuleerde cursus inschrijven : e-reg - Volgorde van verwerken van inschrijvingen vasthouden Release Notes Carta 14.1.docx Pagina 7