Introductie van Mamut Business Software CRM, verkoopondersteuning en e-commerce Versie: 11.1. Partnr.: MBS.MAN.CRM.111.NL I
CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE Geproduceerd en gedistribueerd door: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Web: http://www.mamut.nl E-mail: infol@mamut.nl Mamut Support Center: Telefoon: 0900-444 6666 (lokaal tarief) Fax: 0900-444 6667 E-mail: support@mamut.nl Web: http://www.mamut.nl/support Verkoop: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Telefoon: 0800-444 6666 (gratis) Fax: 0900-444 6667 Web: http://www.mamut.nl E-mail: sales@mamut.nl Copyright 2006. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden Mamut en het Mamut logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. II
CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE Welkom bij Mamut Wij feliciteren u met uw nieuwe Mamut-systeem. De handleidingen die u bij het programma ontvangt geven een introductie tot de mogelijkheden die Mamut u biedt. Alle klanten ontvangen de handleiding Installeren, instellingen, rapporten en selectie. Afhankelijk van welk Mamut-Systeem u heeft aangeschaft, ontvangt u eveneens één of twee andere introductiehandleidingen: CRM, verkoopondersteuning en E-commerce en Administratie, logistiek en personeel. U krijgt een snelle en eenvoudige inleiding in het gebruik van het systeem, hoe u het moet installeren en een overzicht van de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn tussen u als klant en ons als leverancier. Het is belangrijk zowel de licentie- als de serviceovereenkomst door te lezen voordat u het systeem installeert. Mamut bestaat uit een aantal groepen programma s met meerdere modules die voor verschillende talen zijn aangepast. Welke programma s / modules toegankelijk zijn is afhankelijk van in welk land uw bedrijf is gevestigd. Wij willen u ook attenderen op onze websitepagina www.mamut.nl/support waarop u antwoorden kunt vinden op vragen die betrekking hebben op de Mamut-systemen. U kunt hier op een eenvoudige manier oplossingen vinden voor uw problemen 24 uur per dag. Wij zijn ervan overtuigd dat uw onderneming veel plezier zal beleven van het ontvangen programma. Eén ding staat vast: u beschikt nu over het meest innovatieve financieel-administratieve informatiesysteem op de markt. Wij wensen u veel succes met Mamut Business Software! III
CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE Inhoud 1 RELATIEBEHEER 1 Relatiebeheer... 2 Standaarddocument... 4 Gebruikersinstellingen Relatiekaart... 5 Over het opzetten en onderhouden van relaties... 7 Waarden wijzigen van een selectie relaties... 9 Hoofd-/bijkantoor... 13 Tabbladen in relatiebeheer... 14 Contactpersoon... 25 Gebruikersinstellingen: Contactpersoon... 26 Een contactpersoon dupliceren... 28 E-mail... 29 Starten met e-mail... 30 De e-maileditor van het programma... 31 E-mailsjablonen... 32 Documenten verzenden per e-mail... 32 Afdrukken naar een e-mailbijlage... 33 Outlook-integratie... 34 Gebruikersinstellingen voor Outlook... 36 De menubalk in Outlook... 38 Activiteiten... 39 Nieuwe activiteit aanmaken... 40 De tabbladen in het activiteitenregister... 42 Relaties/Medewerkers/Resources koppelen... 43 Activiteit dupliceren... 45 Waarden van een selectie activiteiten wijzigen... 46 Groepsactiviteiten aanmaken... 49 Verdeling van activiteiten... 51 Follow-up activiteit aanmaken... 52 Instellingen voor activiteitstypen... 53 Activiteiteninstellingen... 55 Activiteitssjablonen... 56 Analyse van activiteiten... 58 Door systeem aangemaakte activiteiten... 59 Gebruikersinstellingen: Activiteiten... 59 Agenda... 61 Gemeenschappelijke agenda... 62 Agenda medewerkers/resources... 64 Documenten... 65 Documentenoverzicht... 65 Een nieuw document aanmaken... 66 Documentsjablonen... 68 Een nieuwe documentsjabloon aanmaken... 69 Documentsjabloon bewerken... 71 Documenttype... 72 Wizard voor het aanmaken van een document dat aan relaties gekoppeld wordt... 73 Wizard voor het aanmaken van een document dat aan medewerkers gekoppeld wordt 74 Import van documenten... 76 IV
CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE Naar PDF-formaat kopiëren... 77 Gebruikersinstellingen: Document... 78 Skype-integratie... 80 Wat is Skype?... 80 Starten met Skype... 81 Bellen met Skype... 82 Skype-activiteiten... 83 Projectmodule... 84 Projectregister... 84 Gebruikersinstellingen: Project... 86 Tabbladen in het projectregister... 88 Facturering van projecten... 94 2 ARTIKEL 99 De Artikelmodule... 100 Artikelregister... 102 Artikellijst... 103 Tabbladen in artikelregister... 105 Gebruikersinstellingen: Artikel... 117 Over het opzetten en onderhouden van artikelen... 118 Een selectie artikelgegevens wijzigen... 121 Een artikel dupliceren... 123 De artikelcode van artikelen wijzigen... 123 Een artikel op non-actief stellen, een vervangend artikel kiezen... 123 Talen voor artikelen... 125 Artikelnaam in meerdere talen aanmaken... 125 Een factuur afdrukken in een vreemde taal... 126 Prijs.... 127 De prijs van een artikel wijzigen... 129 De prijs van een selectie artikelen wijzigen - Prijsaanpassing... 129 Externe Prijslijst aanpassen van prijslijst... 130 Artikelvarianten... 133 Op gang komen met varianten:... 133 Een variant / variantenlinks aanmaken... 135 Voorraadniveau overboeken naar varianten van een artikel... 136 Variantinstellingen... 138 3 VERKOOP 141 Offertemodule... 142 Tabbladen in het offerteregister... 144 Gebruikersinstellingen: Offerte... 148 Een offerte verwerken / order aanmaken... 149 Een offerte afdrukken... 150 Orderregels regenereren... 151 Vaste offerte aanmaken... 152 Een offertesjabloon aanmaken... 153 Een groepsofferte aanmaken... 153 Overbrengen van Groepsofferte naar Offerte... 155 Order en Factuur... 156 Schermen in Order/Factuur... 158 Tabs in Order/Factuur... 159 Gebruikersinstellingen: Order/Factuur... 165 V
CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE Facturering van orders... 168 Werken met valuta... 174 Factureren in de valuta van de klant... 175 Inkoop naar order... 176 Kredietlimieten en kredietstops... 178 Abonnementsfacturering... 180 Het abonnementsregister... 181 De tabbladen onder afspraken... 182 Een nieuw abonnement aanmaken... 184 Klantabonnementen... 184 Een nieuw klantabonnement aanmaken... 185 Facturering... 186 Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement... 186 Factureren van orders op basis van abonnement... 188 Verkoopbudget... 190 Betalingsoverzicht facturen... 192 Registratie van betaling... 193 Follow-up van betalingen... 194 Herinnering... 195 Factoring... 197 Incassobericht... 197 Incasso... 198 4 E-COMMERCE 199 Over E-commerce... 200 Een website aanmaken... 202 Website bewerken... 203 Hulpmiddelen voor de tekstuele inhoud van een website... 204 Website bewerken - Uw bedrijf... 208 Website bewerken - Inhoud... 209 Website bewerken - Webshop... 216 Website bewerken - Ontwerpsjablonen... 222 Update website... 226 Sitegegevens ophalen... 228 Website-instellingen... 232 Actieve website... 232 Instellingen Webshop... 236 Betalingsservice... 237 Admin... 238 Wachtwoordinstellingen... 238 Vooraadlijsten van artikelen in webshop... 241 Over klantstatusbestand/eklanten... 243 Klantstatusbestanden verzenden... 244 Registratie van meerdere websites... 245 Koppeling met andere websites... 247 5 POCKET PC 249 Installatie op de Pocket PC... 250 VI
CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE Synchroniseren... 251 Synchronisatie instellingen... 252 VIP Relatie instellingen... 252 Relatie-instellingen... 253 Activiteiten instellingen... 254 Document Info Instellingen... 255 Artikel Instellingen... 256 6 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 257 Afmelden bij de centrale database... 258 Synchronisatie van gegevens... 260 Aanmelden bij de centrale database... 261 Instellingen voor de synchronisatie... 262 SAMENVATTING 263 Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag!... 265 Meer kennnis... 266 Index... 267 VII
CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE VIII
1 Relatiebeheer Relatiebeheer is de module waar u alle informatie over uw relaties, zoals contactpersonen, activiteiten, projecten en documenten kunt beheren. Andere modules in het programma bevatten vaak informatie die opgehaald is uit de relatiekaart en invoeringen in andere modules worden ook weer bijgewerkt in de relatiekaart. U kunt uw relaties ook categoriseren, zodat u later de mogelijkheid hebt om bepaalde relaties te filteren. U kunt deze groep dan op maat gemaakt materiaal sturen. Inhoud Relatiebeheer 2 Standaarddocument...4 Gebruikersinstellingen Relatiekaart...5 Over het opzetten en onderhouden van relaties.7 Waarden wijzigen van een selectie relaties...9 Hoofd-/bijkantoor...13 Tabbladen in relatiebeheer...14 Contactpersoon...25 Gebruikersinstellingen: Contactpersoon...26 Een contactpersoon dupliceren...28 E-mail 29 Starten met e-mail...30 De e-maileditor van het programma...31 E-mailsjablonen...32 Documenten verzenden per e-mail...32 Afdrukken naar een e-mailbijlage...33 Outlook-integratie...34 Gebruikersinstellingen voor Outlook...36 De menubalk in Outlook...38 Activiteiten 39 Nieuwe activiteit aanmaken...40 De tabbladen in het activiteitenregister...42 Relaties/Medewerkers/Resources koppelen...43 Activiteit dupliceren...45 Waarden van een selectie activiteiten wijzigen..46 Groepsactiviteiten aanmaken...49 Verdeling van activiteiten...51 Follow-up activiteit aanmaken...52 Instellingen voor activiteitstypen...53 Activiteiteninstellingen...55 Activiteitssjablonen...56 Analyse van activiteiten...58 Door systeem aangemaakte activiteiten...59 Gebruikersinstellingen: Activiteiten...59 Agenda 61 Gemeenschappelijke agenda...62 Agenda medewerkers/resources...64 Documenten 65 Documentenoverzicht...65 Een nieuw document aanmaken...66 Documentsjablonen...68 Een nieuwe documentsjabloon aanmaken...69 Documentsjabloon bewerken...71 Documenttype...72 Wizard voor het aanmaken van een document dat aan relaties gekoppeld wordt...73 Wizard voor het aanmaken van een document dat aan medewerkers gekoppeld wordt...74 Import van documenten...76 Naar PDF-formaat kopiëren...77 Gebruikersinstellingen: Document...78 Skype-integratie 80 Wat is Skype?...80 Starten met Skype...81 Bellen met Skype...82 Skype-activiteiten...83 Projectmodule 84 Projectregister...84 Gebruikersinstellingen: Project...86 Tabbladen in het projectregister...88 Facturering van projecten...94 1
RELATIEBEHEER RELATIEBEHEER In de module Relatiebeheer onderhoudt u de informatie van uw relaties. Hier vindt u zowel uw klanten, leveranciers als eventuele partners en privé-relaties. Een contact kan zowel als klant en als leverancier worden weergegeven door dit af te vinken. De relatiekaart bevat twee delen. In de bovenste helft van de kaart voert u de algemene gegevens van uw relatie in en bepaalt u tot welke categorieën uw relatie behoort. Met behulp van de categorieën kunt u uw relaties onderscheiden, zodat u bijvoorbeeld doelgericht materiaal kan toezenden. Het onderste deel van de relatiekaart bestaat uit verschillende velden waar u andere relevante informatie over uw relatie aangeeft, bijvoorbeeld contactpersoon, activiteiten, documenten, orders en facturen, boekingen en projecten. Er zijn verschillende manieren om de gewenste relatie te vinden in de relatiekaart. U kunt bladeren met behulp van de pijlen in de bovenstaande werkbalk. Tevens kunt u gebruik maken van de functies zoeken en filteren. Met behulp van de knop Sorteren kunt u uw relaties sorteren op verschillende manieren, naar Naam relatie, Relatienr. of Leverancier. Kies het gewenste sorteercriterium met behulp de pijl rechts van de sorteringknop. Relatieoverzichtsvenster U kunt ervoor kiezen dat de relatielijst automatisch verschijnt wanneer u de relatiemodule opent. Dit is een handige functie wanneer u vaak naar verschillende relaties zoekt. Registreert u vaak nieuwe contacten dan is het handiger de functie uit te zetten. 2
RELATIEBEHEER Klik op de knop Gebruikersinstellingen in de werkbalk en kies het tabblad Relatiekaart. Onder Overig kiest u voor de automatische opening van het relatieoverzicht bij opening van de relatiekaart. De knop Status relatie geeft een overzicht van alle inkoop- en verkooptransacties tussen uw bedrijf en de relatie, naast andere belangrijke kerngetallen. Dit overzicht geeft u snel toegang tot de verkoophistorie van de relatie en kan bijvoorbeeld van pas komen wanneer u telefonisch contact heeft met de relatie. TAPI-knop: Wanneer u op de TAPI-knop klikt, draait het programma automatisch het betreffende telefoonnummer. Let op! Deze knop is alleen zichtbaar als u het relevante materiaal hebt geïnstalleerd. Het is vereist dat de drives TAPI 3.0 of hoger steunen, terwijl er ook een telefoon aangesloten moet zijn op de PC. Met Skype kun u uw contacten opbellen vanuit hun contactenkaart of bedrijfscontactenkaart. U kunt ook gesprekken ontvangen. Als voor het contact een Skype-naam en Skype-nummer geregistreerd is in het adresboek of het bedrijfsadresboek, worden de gegevens van dat contact geopend. Gesprekken met bestaande contacten worden gelogd als activiteiten, zodat u de gesprekkenhistorie voor dat contact later eenvoudig kunt opvragen. Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteit en in welke modules de activiteit toegankelijk is. Een nieuwe relatie registreren? 1. Klik op Nieuw. 2. Schrijf de relatienaam in het bovenste veld. 3. Registreer het relatieadres in het veld adres. - of - Klik adres en schrijf de verschillende onderdelen van het adres in het venster. Indien u meer dan één adres wil registreren voor dezelfde relatie, doet u dat door middel van de pijlknop. In dit venster kunt u nieuwe adressen invoeren, bestaande adressen aanpassen/verwijderen en gewenste alternatieven kiezen. 4. Voer het Telefoon- en Faxnummer van de relatie in. Gebruik de pijlknop indien u meer dan één nummer wil registreren. 5. Registreer een E-mailadres. 6. Kies een werknemer uit uw firma met Onze ref. Deze persoon zal verantwoordelijk zijn voor het contact met deze relatie. Om een werknemer te vinden in de afrollijst, dient u eerst deze persoon geregistreerd te hebben in het medewerkerregister. 7. Vink het juiste relatietype aan: Klant, Leverancier, Partner of Privé. Het programma zal uw relatie een klantennummer toewijzen (ook als deze niet een klant is). Indien de relatie tevens leverancier is, zal de relatie ook een leveranciersnummer toegewezen krijgen. Keuzemogelijkheid: 8. Specificeer uw relatie nader in Status, Branche en Categorie. 3
RELATIEBEHEER Waarom een klant- en leveranciernummer registreren? Bij het registreren van een nieuwe relatie vinkt u aan welke type uw relatie is. Zodoende kan een relatie zowel klant als leverancier zijn, zonder dat u deze twee maal hoeft in te voeren. Om een overzicht te krijgen van alléén klanten of leveranciers, kunt u de filter gebruiken om deze twee groepen te onderscheiden. Dan kunt u bijvoorbeeld het Overzicht van contactpersonen uit de Rapportmodule uitprinten, dat respectievelijk een overzicht geeft van klanten of leveranciers (of beide) afhankelijk van de gebruikte filter. Notitie Het notitieveld is allereerst een vrije keuze veld Datum, tijdstip en gebruiker worden automatisch ingevuld, terwijl u zelf eventueel nuttige gegevens bij de betreffende relatie kunt invoeren. Een voorbeeld: 'NB: feedback geven op rapport bij volgende afspraak'. 1. Typ uw notities direct in het notitieveld. --of- Klik op de icoon boven/onder het notitieveld om het veld uit te breiden. Voer uw notities in voor deze relaties. 2. Verklein het veld naar de gebruikelijke grootte met nog een klik op de icoon. Het bovenste gedeelte van het notitieveld van de contactkaart bevat alle belangrijke gegevens van de relatie. U kunt ook zoeken met behulp van notities. U kunt hierdoor relaties vinden met bepaalde termen of zinnen in het notitieveld. Standaarddocument De knop Standaarddocument bevindt zich in het werkblad bovenin de relatiekaart. Met behulp van deze knop kunt u een sjabloon kiezen voor een standaard document voor de relatie. Wanneer u dit hebt gedaan, dan kunt u direct een standaard document afdrukken als de gegevens automatisch worden ingevoerd. Zo maakt u een standaarddocument aan voor een relatie 1. Klik op de knop Standaard document. 4
RELATIEBEHEER 2. Kies de gewenste sjabloon uit de lijst. 3. Kies desgewenst een Contactpersoon uit de afrollijst. 4. Klik op Afdrukken op het standaard document af te drukken. Alle relatiegegevens worden automatisch ingevoerd. Let op! Bij het gebruik van standaard documenten worden er documentkaarten en aangemaakt en de documenten zijn zowel in de documentmodule als via het tabblad Document toegankelijk. Lees meer over documenten in het hoofdstuk Documenten. Gebruikersinstellingen Relatiekaart Met behulp van de icoon Gebruikersinstellingen kunt u aanpassingen doen in het venster relatiebeheer. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Relatiebeheer. Hier vindt u de kolommen en tabbladen die u kunt gebruiken binnen relatiebeheer. Tevens kunt u standaardinstellingen kiezen voor nieuwe relaties. U kunt standaardwaarden invoeren in Onze ref., Status, Branche en Categorie. Voor een nieuwe relatie kunt u ook aangeven of deze als Klant, Leverancier, Partner of Privé. Een voorbeeld van een andere instelling is het automatisch kopiëren van het postadres naar lege adresvelden. Het venster bevat drie tabbladen: Standaardinstelling, Relatiekaart en Tabblad. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen. Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en worden er slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk. Klik op de knop van het gewenste alternatief. Wilt u het venster zelf aanpassen, kunt u dat in de tabbladen doen. 5
RELATIEBEHEER Relatiekaart Hier voert u de standaardwaarden in voor nieuwe relaties. Standaardwaarden: Deze waarden worden automatisch in gevoerd als u een nieuwe relatie aanmaakt, waarmee u veel tijd bespaart. U kunt aangeven of de relatie Klant, Leverancier, Partner of Privé is. Tevens kunt u de standaardwaarden Onze ref., Status, Branche en Categorie aangeven. Let op: Door met de rechtermuisknop op de afrollijst van Status, Branche of Categorie te klikken kunt u de waarden in het standaardregister aanpassen. Overig: Hier kunt u kiezen: of een inactieve relatie getoond wordt in het relatieoverzicht. of het relatieoverzicht automatisch wordt geopend als u de relatiekaart opent. of informatie over gebruiker en tijdstip wordt geregistreerd wanneer een Notitie wordt gemaakt. hoe het programma reageert als er een nieuw adres wordt geregistreerd bij een relatie. Hetzelfde geldt voor de verandering van een adres. wat het programma doet wanneer u een nieuw adres registreert voor een relatie. De drie mogelijkheden zijn: Postadres automatisch kopiëren naar lege adresvelden, zelf kiezen welke adrestypen bijgewerkt moeten worden voor het adres, of Postadres nooit kopiëren naar andere adresvelden. Tabbladen Hier kunt u aangeven welke tabbladen bij de relatiekaart zichtbaar zullen zijn. Onder Overig geeft u aan of Offerte, Order/Factuur of Inkoop incl. Btw moet worden weergegeven. 6
RELATIEBEHEER Over het opzetten en onderhouden van relaties In het programma zit een vooraf gedefinieerde, zeer eenvoudige indeling van relaties, die u kunt gebruiken via de aanvinkvakjes voor klant, leverancier, partner en privé op de relatiekaart. Als een relatie zowel klant als leverancier is, vinkt u gewoon beide vakjes aan. Hiermee kunt u de contactinformatie bewerken voor zowel de relatie, de leverancier als de klant. Met behulp van Groepen kunt u uw relaties indelen, zodat deze in een later stadium makkelijker gefilterd kunnen worden. U kunt elke gewenste groep gebruiken om uw relaties nog grondiger te categoriseren om deze te kunnen filteren als u informatie op maat naar een specifieke groep klanten wilt sturen. U kunt relaties kiezen vanuit bepaalde groepen via de functie Filter. Deze vindt u op de werkbalk bovenaan op de relatiekaart en in de Rapportmodule. Status, Branche en Categorie onderscheiden de relaties voor rapporten, zoekacties en filterinstellingen. Ze maken allemaal deel uit van het standaardregister, d.w.z. dat u nieuwe opties kunt toevoegen door met de rechtermuisknop te klikken op de vervolgkeuzelijst en te kiezen voor Standaardregister wijzigen. Op de relatiekaart kunt u relaties koppelen aan een hoofdkantoor door op de Zoek-knop naast het veld Hoofdkantoor te klikken. Om een relatie aan een hoofdkantoor te kunnen verbinden, moet de relatie die het hoofdkantoor vormt als zodanig zijn gemarkeerd. Het gebruik van de hoofdkantoorfunctie kan handig zijn als u goederen wilt leveren aan één relatie en aan een andere wilt factureren. Via Aangepast veld kunt u uw relaties indelen op basis van uw eigen criteria, door relaties onder te verdelen in groepen die u zelf hebt gedefinieerd. Voor het aanmaken van een nieuwe groep in de vervolgkeuzelijst gaat u naar Instellingen - Bedrijf - Standaardregister en kiest u voor Aangepast veld. Onderhouden van het register Veel gebruikers bedenken, nadat ze een tijdje met het relatieregister hebben gewerkt of als ze nieuwe mogelijkheden nodig hebben, nieuwe manieren om hun relaties onder te verdelen. De wizard voor het wijzigen van waarden voor een selectie relaties is het ideale hulpmiddel voor het bijwerken en onderhouden van het relatieregister. U kunt er tegelijkertijd waarden mee wijzigen voor een selectie relaties. Zo kunt u bijvoorbeeld groepsvelden en aangepaste velden toevoegen of verwijderen, gemeenschappelijke waarden (zoals "Onze ref." of "Branche") aanpassen of de instellingen voor klanten en leveranciers wijzigen, zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, valuta en taal. De Outlook-integratie kan worden gebruikt ongeacht u voor het schrijven van uitgaande mails de editor van Outlook gebruikt of de interne editor van het programma. De integratie biedt u onder meer de mogelijkheid om inkomende en uitgaande e-mails automatisch of handmatig aan uw contacten te koppelen. U kunt e-mails en de agenda en takenlijst synchroniseren en kunt rechtstreeks vanuit outlook nieuwe contacten aanmaken. Non-actief Relaties die worden gebruikt in een ander deel van het programma kunnen niet worden verwijderd. Als u niet wilt dat een bepaalde relatie nog langer beschikbaar is, kunt u die relatie op non-actief zetten. Hiervoor selecteert u Ja in de vervolgkeuzelijst Non-actief op het tabblad Overige informatie. 7
RELATIEBEHEER Geen verzendingen Sommige relaties willen geen bulkmail ontvangen, zoals informatie over speciale aanbiedingen per e-mail. Op het tabblad Overige info kunt u het vakje Geen verzendingen aanvinken. De relatie wordt dan niet meegenomen bij dit type marketingactiviteiten. Groepen Met behulp van groepen kunt u een classificatie maken, die het eenvoudiger maakt uw relaties later te selecteren Hier kunt u de groepen gebruiken die u wilt, voor het nog beter categoriseren van de relaties, zodat u later de gewenste relaties kunt uitfilteren en hen op maat gemaakt materiaal kunt toesturen. Met behulp van de Filterfunctie kunt u uit relaties kiezen die in een enkele groep staan. U vindt deze functie in de werkbalk bovenaan de relatiekaart en in de Rapportmodule. 1. Klik op de icoon links van het woord Groep om de relatie in één groep te registreren. - of - Klik op de drie puntjes rechts onder aan het veld. 2. U vindt een overzicht van alle Beschikbare groepen links in het venster Groep. Klik op de gewenste groep en zet deze over naar het veld Geselecteerd met behulp van de pijltoetsen tussen de twee velden. Tip! Nieuwe groupen maakt u aan in het standaardregister dat u vindt onder Beeld Instellingen Bedrijf - Standaardregister. Aangepast veld Middels Aangepast veld kunt u uw relaties naar eigen wens classificeren 1. Klik op de knop links van Aangepast veld - of - Klik op de knop met de drie stippen rechts onder het veld. 2. Selecteer welk Veldtype u wenst uit de afrollijst en typ de Waarde van dit type in 8
RELATIEBEHEER 3. het veld eronder. Het veldtype kan bijvoorbeeld zijn 'District' met de waarde 'Noord', of 'Aant. werknemers' met de waarde '15'. 4. Klik op OK. Tip! Nieuwe aangepast velden maakt u aan in het standaardregister dat u vindt onder Beeld Instellingen Bedrijf - Standaardregister. Hier kunt u ook de alternatieven in de afrollijst Omschrijving aanpassen. Waarden wijzigen van een selectie relaties U kunt de waarden wijzigen van een selectie relaties tegelijkertijd. U kunt bijvoorbeeld een groepsveld of aangepast veld verwijderen of toevoegen, gemeenschappelijke waarden (zoals Onze ref. of Branche) veranderen, of andere instellingen wijzigen voor klanten en leveranciers, betalingsvoorwaarden, leveringvoorwaarden, valuta en taal. De wizard bespaart u veel tijd bij dergelijke wijzigingen, omdat u niet elke contactkaart hoeft te openen om daarin de waarden te veranderen. Selecteer Beeld Relatie - Bijwerken selectie relaties. Stap 1 Eenvoudige of uitgebreide selectie Eerst kiest u of u een eenvoudige of uitgebreide selectie wilt maken. Eenvoudige selectie brengt u direct naar het selectievenster waar u een filter instelt. Uitgebreide selectie geeft u de mogelijkheid een selectie aan te passen, een bestaande te openen, of een selectie aan te maken voor later. U kunt meer lezen over Selectie in een apart hoofdstuk in het introductieboek Installeren, instellingen, rapporten en selectie. 9
RELATIEBEHEER Stap 2 Alleen voor uitgebreide selectie: Statische of dynamische selectie U kunt tussen twee typen selecties kiezen: dynamisch, die alle relaties haalt die aan de selectiecriteria voldoen, en statisch waarvan het resultaat opgeslagen en later gebruikt kan worden. Dynamisch haalt de relaties/contactpersonen die aan de criteria van de selectie voldoen. Statische selectie geeft u de mogelijk de resultatenlijst aan te passen, door relaties te verwijderen of toe te voegen. Dit doet u in stap 4 van de wizard, die alleen beschikbaar is bij de statische selectie. Opgeslagen selectie openen: in stap 5 van de wizard kunt u uw selecties opslaan. Deze selecties kunt u uit onderstaande lijst kiezen, en opnieuw uitvoeren. Let erop dat u wel weer door de wizard gaat alsof u een nieuwe selectie aanmaakt en de al ingevulde velden eventueel aanpast. Waneer u een selectie kiest dan krijgt u een overzicht over: Aantal treffers laatste keer dat selectie is gebruikt: door de selectie in de lijst te selecteren, verschijnt het aantal relaties dat binnen de selectie viel. Klik op Volgende. Stap 3 - Selectiecriteria In het tabblad Standaard kunt u in de afrollijst Selectieformulier kiezen uit verschillende sets met criteria. U kunt ook criteria kiezen in meerdere selectieformulieren. Alle criteria die u hier aangeeft worden opgenomen in de selectie. Afhankelijk van welk selectieformulier u kiest, kunt u ook de selectie van contactpersonen sturen. U kunt aangeven hoeveel Contactpersonen u voor elke relatie wilt meenemen. Wanneer u meerdere contactpersonen per relatie kiest, dan zal de selectie meerdere keren herhaald worden voor een relatie. Wanneer u selectiecriteria aangeeft voor Contactpersoon, dan kunt u kiezen voor Alleen relaties selecteren die contactpersonen hebben inbegrepen die aan de selectiecriteria voldoen. Relaties zonder contactpersonen die aan de criteria voldoen worden uitgesloten voor selectie, ook al voldoet de relatie aan de criteria. Geef de criteria voor de selectie op gebruikelijke wijze. U kunt meer lezen over Selectie in een apart hoofdstuk in het introductieboek Installeren, instellingen, rapporten en selectie. Tip! Om te voorkomen dat klanten geregistreerd met Geen verzendingen meegenomen worden in de selectie, gebruikt u Uitgebreid om relaties met Geen verzendingen uit de selectie te houden. Een uitgebreide selectie geeft u aan in het tabblad Uitgebreid. Klik op Volgende. Stap 4 Relaties/Contactpersonen toevoegen Deze stap ziet u alleen als u voor statische selectie hebt gekozen, een geeft een lijst van alle relaties en contactpersonen die binnen de selectie vallen. De lijst kan op de volgende manieren aangepast worden: Relatie toevoegen: klik op deze knop en kies een nieuwe relatie uit de lijst. Let erop dat contactpersonen niet in deze lijst weergegeven worden, ook al hebt u dit welk aangegeven 10
RELATIEBEHEER bij stap 2. Als u contactpersonen wenst toe te voegen, dan moet u voor elke relatie Contactpersoon toevoegen kiezen. Contactpersoon toevoegen: Klik op deze knop en kies een nieuwe contactpersoon uit de lijst. De contactpersoon en bijbehorende relatie zullen nu binnen de selectie vallen. Uit selectie wissen: vink het hokje rechts van de relatie aan om deze te verwijderen en klik op Wissen. Klik op Volgende. Stap 5 Selectie opslaan Deze stap wordt alleen getoond bij de keuze van Uitgebreide selectie in stap 1. Als u deze selectie vaak zal gebruiken, dan is het aan te raden de selectie op te slaan. Als u een bestaande selectie hebt aangepast, maar de oude nog wilt blijven gebruiken, dan kunt u kiezen voor Opslaan als nieuw. Kies Opslaan of Opslaan als nieuw als u een bestaande selectie hebt aangepast. Geef de selectie een Naam en een Omschrijving dat u helpt om de selectie later terug te vinden bij stap 1. Selectie alleen door mij te veranderen is relevant waneer u met meerdere gebruikers het programma gebruikt. De opgeslagen selectie zal in de lijst alleen voor u en niet voor andere gebruikers beschikbaar zijn. Klik op Volgende. Stap 6 Wat wilt u met de selectie doen? Maak een keuze en klik op Voltooien om de handeling door te voeren. U kunt statusvelden / andere relatiegegevens wijzigen, groepvelden en eigen gedefinieerde velden toevoegen of verwijderen. 11
RELATIEBEHEER Statusvelden / andere relatiegegevens wijzigen: Hier kunt u de gemeenschappelijke waarden of instellingen voor de selectie van klanten of leveranciers bijwerken. In het tabblad Gemeenschappelijke waarden kunt u onze ref., status, branche, categorie, en afdeling veranderen, de relatie op non-actief stellen, of kiezen dat een relatie geen verzendingen meer krijgt (dit vinkt het hokje Geen verzendingen in het tabblad Overige aan in de relatiekaart). Bij Instellingen voor klanten kunt u de zakelijke voorwaarden voor de klant aanpassen, zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, leveringswijze, herinneringen, kredietstop enz. De instellingen in de relatiekaart worden hierdoor gewijzigd, in het tabblad instellingen. Hetzelfde kunt u doen bij Instellingen voor leveranciers voor de zakelijke de voorwaarden voor leveranciers. De instellingen in de relatiekaart worden hierdoor gewijzigd, in het tabblad instellingen. Groepvelden toevoegen/verwijderen U krijgt hier een venster met alle beschikbare groepen. U verwijdert of voegt velden toe door een groepveld te selecteren in het vak Beschikbaar en de klikken op de pijlknop. De groep wordt dan overgebracht naar het vak Geselecteerd. Eigen gedefinieerde velden toevoegen/verwijderen Kies eerst of u wilt toevoegen/wijzigen of verwijderen. Om eigen gedefinieerde velden bij te werken kiest u het veldtype in de afrollijst, en daarna welke waarde u wilt wijzigen. U kunt een eigen gedefinieerd veld elke keer bijwerken met behulp van deze wizard. Als u een eigen gedefinieerd veld wilt verwijderen, kiest u het betreffende veld in de afrollijst. Klik op Volgende. Let op! Als u op Annuleren klikt, wordt de selectie niet opgeslagen, ook al hebt u dit aangegeven in stap 5. Stap 7 Aanmaken van rapport Druk eventueel een rapport af van de relaties met nieuwe waarden. Het rapport geeft een overzicht van de veranderingen, en voor welke relaties dit geldt. Het rapport kunt u op het scherm zien of naar een printer zenden. Klik op Volgende om het rapport aan te maken. Klik op Voltooien om de veranderingen door te voeren. 12