De Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) rganiseert de campagne met de 'Z' van zrg en de baseline 'Zrg vr de mens centraal, begint lkaal'. Vanuit de VVSG gelven wij dat sterke, warme zrg lkaal begint. Tijdens Expeditie zrg willen we publieke zrgdiensten en de (nieuwe) lkale mandatarissen dichter bij elkaar brengen m samen werk te maken van een sterk lkaal verhaal. Deze inspiratiebundel is bedeld vr cördinatren kinderpvang, centrumleiders, diensthfden thuiszrg, directeurs wnzrgcentra en iedereen die ng actief is in een publieke zrgdienst. In deze bundel de je inspiratie p m het bezek van juw lkale mandatarissen vr te bereiden en ten vlle te benutten. Je vindt er k tal van vrbeelddcumenten m de actie uit te werken. 1
VOORBEREIDING Denk na ver een leuk prgramma Welke zrgdiensten van je lkaal bestuur stappen mee in deze expeditie zrg? Kunnen mandatarissen bij alle zrgdiensten p bezek f slechts bij enkele? Zie het breed: publieke zrg mvat alle zrgdiensten van kinderpvang, ver thuiszrg tt uderenzrg en tal van ad hc prjecten, buiten de erkende diensten. Bundel de krachten m een mi prgramma in elkaar te steken. Betrek de gebruikers in dit verhaal (bewners van het wnzrgcentrum, kinderen in de kinderpvang, bezekers van het lkaal dienstencentrum, ). Denk samen met hen na he jullie de diensten vrstellen. Willen f kunnen de gebruikers een actieve rl krijgen tijdens dit bezek? He kunnen ze die actieve rl invullen? Kunnen zij zelf getuigen ver wat de dienst vr hen betekent? Wat willen zij als gebruiker van de dienst zeker vertellen aan de beleidsmakers? Bedenk een leuke invalshek f een leuk cncept. Enkele vrbeelden: een rnde langs de verschillende zrgdiensten, een speeddate, een zrgbeurs, een vrij pdium Maak een prgramma p vr de expeditie zrg. Werk je met een vast prgramma, dat hetzelfde is vr iedere deelnemende mandataris? Of kunnen mandatarissen kiezen uit verschillende mgelijkheden? Beiden hebben hun vr- en nadelen: een vast prgramma is duidelijk en zrgt ervr dat mandatarissen alle zrgdiensten bezeken, terwijl een keuzeprgramma flexibel is en een mandataris kan kiezen wat vr hem/haar het beste past. Maak een duidelijke timing p. Vrzie in je prgramma vldende tijd vr een bezek aan de verschillende diensten. Hu waar ndig rekening met verplaatsingstijd van de ene naar een andere lcatie. Vrzie in je prgramma eventueel k tijd vr een persmment. Breng de deelnemende zrgdiensten tijdig p de hgte en betrek hen zdat ze weten wat wanneer van hen verwacht wrdt. Duid per zrgdienst f per lcatie een cntactpersn aan, die de mandatarissen pvangt en aanspreekbaar is tijdens de expeditie. Je maakt deze Expeditie Zrg z grt als je zelf wil. Je kan het eerder kleinschalig rganiseren en de grep p één bepaald mment in één dienst uitndigen m uitleg te geven. Of enkele bestuurders een dag f een halve dag laten meedraaien p de dienst. Of je kan k het busje lenen van het lkaal dienstencentrum m p expeditiernde te gaan naar de verschillende publieke zrgdiensten p het grndgebied. Start bijvrbeeld met een ntbijt in het wnzrgcentrum, vervlgens een uurtje meerijden met de verzrgende, peuters eten geven tijdens het middagmaal, een activiteit meevlgen in het lkaal dienstencentrum, meespelen in de buitenschlse pvang, en afrnden met een verhaaltje vrlezen aan de allerkleinste inwners van de gemeente. 2
Wie het iets grtser ziet, kan hier alvast wat inspiratie pden. De zrgdiensten van Kalmthut rganiseerden vr het nieuwe bestuur een speeddate waarbij alle diensten een stand kregen m hun werking te te lichten. In Beerse krijgt elke zrgdienst een stand p een markt m zichzelf aan de bestuurders te presenteren. De kinderpvang in Lennik rganiseerde een vrstelling vr alle mandatarissen, waarbij de kinderen hen zelf een rndleiding in het gebuw gaven. In Putte rganiseerden de diensten na de vrige verkiezingen een geslten pendeurdag: alle diensten kregen hierbij de kans zich vr te stellen aan de nieuwe mandatarissen. In Rumst huden de verschillende diensten een kennismakingsavnd p het gemeentehuis: met verschillende standjes stellen ze de taken en activiteiten per dienst vr. Daarnaast rganiseren ze een jbruildag: mandatarissen lpen een werkdag mee bij verschillende zrgdiensten. In Herenthut rganiseerden ze een ntbijtbuffet, gevlgd dr een fietstcht met een bezekje aan elke zrgdienst. Ndig uit Beslis wie je uitndigt. Ndig je het vltallige schepencllege uit f ga je vr de vlledige gemeenteraad? Kunnen k de algemeen directeur, de diensthfden en andere leden van het managementteam deelnemen? Maak een uitndiging. Vermeld zeker de datum, de naam van de dienst(en) en het prgramma met de uurregeling. Vergeet geen gegevens te te vegen van een cntactpersn die p de hgte is van de hele expeditie. Gebruik gerust de banner van Expeditie Zrg in je eigen cmmunicatie, we stellen deze graag ter beschikking. Zijn er zaken waar deelnemers rekening mee meten huden (bijvrbeeld aangepaste kledij)? Vermeld die dan duidelijk p de uitndiging. De uitndiging kan je via e-mail bezrgen aan de deelnemers. Of je ndigt de deelnemers persnlijk uit. Mbiliseer enkele cllega s (f enkele gebruikers) m samen de deelnemers persnlijk uit te ndigen. Of laat de gebruikers van je diensten de deelnemers uitndigen in een krte videbdschap, die je tevegt aan de e-mail. Herinner de deelnemers enkele dagen vraf ng eens aan het bezek en herhaal de praktische afspraken. Ndig de lkale pers uit. Vertel ze ver het pzet van de dag en wie er aanwezig zal zijn. Heeft je lkaal bestuur een eigen cmmunicatiedienst, bekijk dan samen met de verantwrdelijke p welke manier de expeditie zrg een plaats kan krijgen in de externe cmmunicatie van de gemeente. 3
Infrmeer jezelf en de ntvangende diensten ver de grte beleidslijnen Ga na wat de grte lijnen zijn van het bestuursakkrd. Zijn er linken tussen de uitdagingen van de dienst en het bestuursakkrd f de partijstandpunten? Krijg een zicht p he de bevegdheden binnen het schepencllege verdeeld zijn? Zijn er interessante cmbinaties van bevegdheden vr juw dienst? Misschien is je schepen bevegd vr kinderpvang én jeugd: een gede kans m beter samen te werken. Zijn er raakvlakken tussen zrg en de andere bevegdheden van de schepen? Bereid je vr p de werkvler Zrg vr crrecte en cncrete infrmatie ver je dienst, bekijk k de vrstellingflder f vrstellingsfiches ter inspiratie. Verzamel een aantal mie zrgverhalen m de meerwaarde van je dienst zichtbaar te maken. Verhalen van gebruikers die iets vertellen ver de visie en missie van de dienst, ver waar je als dienst vr staat, ver de maatschappelijke meerwaarde van de zrgdienst, Verzamel een aantal sprekende cijfers: het aantal plaatsen kinderpvang, het aantal gerealiseerde uren gezinszrg, het aantal gebruikers van je dagverzrgingscentrum, een mi resultaat uit je tevredenheidsmeting bij gebruikers, het aantal bezekers van het lkaal dienstencentrum, het bereik van bepaalde delgrepen, het aantal medewerkers binnen de zrgdiensten, Laat de expeditie leven in de dienst. Breng alle medewerkers en gebruikers p de hgte van het bezek. Enthusiasmeer hen m een actieve bijdrage te leveren de dag zelf. Waar mgelijk mag het er gerust feestelijk aan te gaan. Is er een werkutfit ter beschikking dat je de mandatarissen kan geven tijdens hun bezek? Het ganse bestuur in een trui f schrt van de dienst, dat heeft wel iets. 4
TIJDENS HET BEZOEK Laat je bezekers preven van de dienstverlening Laat de bezekers z maximaal mgelijk ervaren wat het is m in de dienst te werken f hulp te krijgen van de dienst. Laat ze meespelen met de kinderen, geef hun wat tijd m kennis te maken met de gebruikers, laat hen mee enkele kleine taken uitveren, Zrg vr beeldmateriaal van de expeditie (ft s, filmpjes). Dit kan je later ng gebruiken in je cmmunicatie en vr de prfilering van je dienst. Ontvang samen met de bevegde schepen de pers. Organiseer een persmment tijdens het bezek en maak hierver vraf afspraken met de schepen. Cmmuniceer tijdens het bezek naar de buitenwereld via verschillende kanalen. Vergeet hierbij zeker niet de eigen gemeentelijke kanalen zals de Facebkpagina van de gemeente f Twitter en het gemeentelijk infrmatieblad. Gebruik hiervr #ZrgLkaal. Infrmeer je bezekers Bezrg de bezekers een verzicht van het aanbd publieke zrg dat je gemeente f stad zelf rganiseert, samen met de cijfers en de lkale verhalen die je verzamelde. Verhalen van mensen (getuigenissen) blijven langer hangen in de hfden van de bezekers dan een psmming van taken die je det vanuit je dienst. Dit kunnen verhalen van zwel gebruikers (vlwassenen en kinderen) als van persneelsleden zijn. Spreek met de bezekers ver de uitdagingen waarvr de dienst de kmende zes jaar staat, en he het bestuur daarin de kmende zes jaar mee het verschil kan maken. Enkele vrbeelden zijn een betere infrastructuur, een uitbreiding van het aanbd, meer samenwerking, vrming vr de medewerkers Vertel ver de cncrete prjecten die p krte termijn starten f mmenteel lpen binnen de dienst. Draag z het enthusiasme ver je dienstverlening ver aan de bestuurders. Maak gede afspraken Misschien is er k tijd m te praten ver he jullie de kmende zes jaar kunnen samenwerken f welke infrmatie de schepen van de dienst verwacht en mgekeerd? Maak cncrete afspraken m elkaar te infrmeren f m een pvlggesprek te rganiseren. Neem p gepaste tijd het initiatief m die afspraken te realiseren. Misschien wil je schepen wel eens meer langskmen m z de werking van je dienst ng beter te leren kennen, bijvrbeeld p je kmend teamverleg, de start van de vakantiewerking, Maak cncrete afspraken en hu de schepen zelf p de hgte. Onthud dat de mie resultaten en prjecten die je vrlegt, psitief afstralen p je bevegde schepen. Zrg er vr dat je het belang van je dienst k p die manier vrstelt. Zet met andere wrden je schepen in de schijnwerpers met je mi zrgverhaal. 5
NAZORG Bedank de deelnemers. Dat kan dr hen enkele weken na het bezek een leuk verslag van de dag te bezrgen. Deel enkele sprekende ft s, qutes en filmpjes. Cmmuniceer na de expeditie k naar de buitenwereld ver het bezek. Gebruik hiervr verschillende kanalen, waarnder de eigen gemeentelijke kanalen zals Facebk, Twitter en het gemeentelijk infrmatieblad. Dit is k een gede manier m met de dienst in de aandacht te kmen. Gebruik waar mgelijk #ZrgLkaal. Maakte je afspraken met de bestuurders ver bijvrbeeld bepaalde infrmatie bezrgen, een pvlgbezek,, neem dan zelf het initiatief m hier gevlg aan te geven. PRAKTIJKVOORBEELD "Zes jaar geleden hebben we vr de OCMW-raadsleden een cirkeldag gerganiseerd. We reden met de fiets langs verschillende lcaties waar het desbetreffende diensthfd wat meer uitleg gaf ver de dienstverlening. De verschillende lcaties waren: Lket Zrg & Gezndheid: thuisdiensten, assistentiewningen en het lkaal dienstencentrum. In de cafetaria startten we de dag met kffie en kffiekeken. Lket Kids & c: de buitenschlse kinderpvang, dienst pvedingsndersteuning, speltheek Lket Sciale Dienst: sciaal dssiers, LOI, juridische dienstverlening Enkele van nze wningen We slten s middags de cirkeldag af met een brdjeslunch in de cafetaria van het lkaal dienstencentrum. Alle raadsleden kregen een syllabus mee naar huis die ze tijdens hun bestuursperide als naslagwerk knden gebruiken. Bij de nieuwe legislatuur in 2019 zijn we van plan ngeveer hetzelfde te den, maar dan vr alle plitiekers die in een van de bestuursrganen zullen zetelen (gemeente en OCMW). We hebben ervaren dat dit een laagdrempelige en leuke manier is m de nieuwe raadsleden te leren kennen en vice versa. Vicky Verbeeck, Cmmunicatieambtenaar Lkaal bestuur Herenthut 6