Openbaar Onderwerp Jaarplan 2012 onderhoud gemeentelijke gebouwen Programma / Programmanummer Facilitaire diensten / 1043 BW-nummer Portefeuillehouder H. Kunst Samenvatting In de Stadsbegroting zijn bedragen opgenomen voor het meerjarenplanmatig onderhoud van gemeentelijke gebouwen voor de periode 2011-2014 (ca. 5 miljoen per jaar). Met dit voorstel willen we de definitieve raming voor het jaar 2012 in de begroting vaststellen en vragen wij uw goedkeuring voor het daadwerkelijk uitvoeren van het onderhoud voor 2012. Dit is een instandhoudingsbudget. Hiermee dienen wij de gebouwen die in eigendom zijn van de gemeente in stand te houden op het huidige onderhoudsniveau. Dit instandhoudingsbudget voorziet niet in technische verbeteringen (denk aan duurzaamheidsinvesteringen), functionele verbeteringen (functiewijzigingen) van gebouwen, renovatie-activiteiten en of (ver)nieuwbouw. Ter besluitvorming door het college 1. Het jaarplan 2012 van het planmatig onderhoud aan gebouwen vast te stellen. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. BV30, Monique de Jonge, 3361 Datum ambtelijk voorstel 29 november 2011 Registratienummer 11.0004869 Concern B & V Paraaf akkoord Datum Hoofd VSA P. Kluver Programmamanager P. Kluver Programmadirecteur R. van Wuijtswinkel Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 19 december 2011 nummer: 3.19 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Collegevoorstel.doc
1 Probleemstelling Het onderhoud van onze gemeentelijke panden is sinds 2008 uitbesteed aan DHV. Elk jaar actualiseert DHV in overleg met de gemeente het meerjarenonderhoudsplan (MOP) Hierin is het onderhoud van het gemeentelijk vastgoed voor de komende jaren vastgelegd. Het jaarbedrag zoals dat nu in de begroting is opgenomen gaat uit van het 20-jarig gemiddelde. De basis hiervoor is het meerjarenonderhoudsplan uit 2007. Jaarlijks wordt een 20-tal panden geschouwd. Hierdoor neemt de betrouwbaarheid van de raming toe. Jaarlijks stellen we de uitvoeringsplanning vast met de bijbehorende kostenraming. De bedragen kunnen jaarlijks sterk fluctueren. We vangen de financiële effecten daarvan op via de Voorziening POG (Planmatig Onderhoud Gebouwen). Met het vaststellen van het jaarplan voldoen we aan de voorschriften voor rechtmatigheid van de uitgaven. Bovendien komen we graag tegemoet aan een advies van de accountant om transparanter te zijn voor wat betreft de ontwikkeling van de Onderhoudsvoorziening. Het onderhoudsbudget voor de jaren 2012-2015 is vastgesteld in de Stadsbegroting. We kunnen hiermee de gemeentelijke gebouwen in stand houden, maar het is niet bestemd en ook niet toereikend om er verbeteringen qua materialengebruik, installaties of qua functionaliteit mee aan te brengen. Uit een doorkijk naar de komende 20 jaar blijkt dat het bedrag voor instandhouding dat in de begroting is opgenomen voor het uitvoeren van het onderhoud zelfs al over enkele jaren niet genoeg is om het noodzakelijke instandhoudingsonderhoud uit te voeren. Technisch gezien zouden we in 2012 volgens de onderhoudsplanning ongeveer 7 miljoen moeten besteden aan dit (instandhoudings)onderhoud. Er is ongeveer 5 miljoen beschikbaar. Dat betekent dat we onderhoudswerkzaamheden gaan uitstellen. Voor een jaartje is dat niet onoverkomelijk, maar dat blijft niet zonder gevolgen op middellange en lange termijn. Het klachtenonderhoud zal toenemen en de kosten uiteindelijk ook. Dat betekent dat we naarstig op zoek blijven gaan naar andere middelen. Bij de Kadernota Vastgoedbeleid komen we daar uitgebreid op terug. Met dit voorstel vragen wij om toestemming voor het uitvoeren van het onderhoud van het jaar 2012. 2 Juridische aspecten Als eigenaar van vastgoed is de gemeente verantwoordelijk om naar behoren onderhoud te plegen. Aard en omvang van dat onderhoud worden bepaald door technische noodzaak en juridische verplichting (huurcontracten) en kunnen per pand zeer verschillend zijn. Een dienstgebouw (Stadhuis, volledig eigendom en in gebruik bij gemeente zelf) vraagt om andere aandacht dan De Waagh (casco verhuurd). 3 Doelstelling Inzicht geven in de jaarlijkse kosten voor het onderhoud van de gemeentelijke panden in het algemeen en de begroting van het planmatig onderhoud voor 2012 vast te stellen. Eventuele fluctuaties in de bedragen van de verschillende jaren nemen we in de begroting op via jaarlijkse mutaties van de Voorziening POG. 4 Argumenten Met dit voorstel willen we het jaarplan 2012 van het planmatig onderhoud aan gebouwen
Vervolgvel 2 vaststellen. Daarmee wordt vastgesteld welke onderhoudswerkzaamheden in 2012 worden uitgevoerd. Het beschikbare budget voor 2012 is 5.006.182 (zie bijlage A). We willen dat onze gebouwen veilig en gezond zijn. Daar wordt dus een hoge prioriteit aan gegeven. Vervolgens dient het gebruik onbelemmerd voortgang te krijgen (de gebruiker moet in het pand kunnen blijven doen waar het voor bedoeld is). Daarna kijken we wat het risico is op gevolgschade bij uitstel. Impliciet besluiten we daarmee ook wat niet in 2012 wordt uitgevoerd wat eigenlijk wel uitgevoerd zou moeten worden. Vanwege gebrek aan middelen zijn we genoodzaakt om dit deel van de oorspronkelijke planning niet uit te voeren. Bij het maken van die keuzes hebben we getracht om de bouwkundige en financiële consequenties van uitstel te beperken en de gevolgen voor onze gebruikers ook. Het behoeft geen betoog dat uitstel van onderhoudswerkzaamheden uiteindelijk leidt tot meer klachtenonderhoud (reparaties als het kapot gaat). Bovendien ontstaat er een stuwmeereffect waarbij onderhoudsachterstanden sneller toenemen en de financiële gevolgen steeds groter worden. Huidige situatie m.b.t. het onderhoud en het onderhoudsvoorziening Sinds 1 januari 2008 is de regie op het planmatig - en klachtenonderhoud van onze gemeentelijke gebouwen uitbesteed aan advies- en ingenieursbureau DHV. De uitgangspunten daarbij zijn vastgelegd in een onderhoudscontract met een looptijd tot 1-1-2013. Afgelopen jaar is de samenwerking met DHV geëvalueerd en zijn verbeterpunten afgesproken. We overwegen om gebruik te maken van de optie om het contract met 2 jaar te verlengen. Hierover zal een separaat voorstel worden gemaakt. Voorafgaand aan de uitbesteding van het onderhoud (in 2008) is het budget voor het planmatig- en klachtenonderhoud met 7,5% teruggebracht. Daarnaast is in 2006 de ABR voor woningen en panden en het budget voor aanpassingen (destijds 2 miljoen) opgeheven. Het budget dat resteert wordt dan ook louter benut voor het in stand houden van de objecten op basis van technische noodzaak en beschikbare budgettaire ruimte. Onder instandhouding verstaan we al het onderhoud dat is opgenomen in het planmatig en periodiek onderhoud. Het is bedoeld om de bestaande staat van het gebouw op hetzelfde niveau te houden. Voor het niveau van het onderhoud hanteren wij de landelijke NEN 2767- norm voor de conditiemeting van gebouwen. De planning van de uitvoering is vastgelegd in meerjarige onderhoudsplannen op basis van een 20-jarig gemiddelde. De uitvoering vertoont in absolute zin grote fluctuaties. Daarom is de Voorziening POG gevormd. Dit wordt gevoed vanuit de exploitatie (o.a. huuropbrengsten). Wanneer er in een jaar een lager bedrag dan begroot wordt uitgegeven aan onderhoud dan wordt het meerdere bedrag in deze voorziening gestort. Is er in een jaar te weinig beschikbaar voor het onderhoud dan wordt dat tekort aangevuld vanuit de onderhoudsvoorziening. Hierdoor vertoont de feitelijke belasting van de begroting een stabiel beeld. Uit een doorkijk naar de komende 20 jaar blijkt echter dat het bedrag dat in de begroting is opgenomen voor het uitvoeren van het onderhoud al over enkele jaren niet meer genoeg is om het noodzakelijke planmatig onderhoud uit te kunnen voeren (zie bij paragraaf financiën).
Vervolgvel 3 Toename kosten onderhoud De toename van de kosten van de meerjaren onderhoudsplannen is onder andere te verklaren door nieuwe wettelijke eisen aan het onderhoud en installaties. Dit geeft in sommige gevallen extra posten voor zowel onderhoud, keuring en vervanging van de installatie. Voorbeelden van nieuwe en grotere posten zijn: - Tweejaarlijkse keuring van cv-ketels van 130 kw per ketel naar 100 kw totaal in de stookruimte - Keuring panden volgens de NEN3140 - Maandelijkse visuele inspectie van brandmeldinstallaties door een opgeleid persoon - Onderhoud van de aangebrachte valbeveiliging op daken - Onderhoud van de aangebrachte brandmeldinstallaties van monumenten DHV heeft sinds 2008 de gegevens geactualiseerd door gegevens uit herinspecties en nulmetingen. Hierbij zijn o.a. de benodigde hoeveelheden voor onderhoud aangepast en is het verplichte periodiek onderhoud aangevuld. Dit heeft tot gevolg gehad dat de kosten die in de meerjarenonderhoudsplannen zijn opgenomen zijn toegenomen. Ook zijn er enkele nieuwe panden bij gekomen, waarvan de kosten voor het onderhoud hoog zijn. 5 Klimaat Binnen het reguliere onderhoud is DHV gehouden om zo veel mogelijk duurzame materialen te gebruiken en bij de vervanging van installaties uiteraard goed te letten op energieverbruik. Belemmerend daarbij is dat de winst van de energie-reductie niet bij DHV terecht komt, maar bij de gemeente of de gebruiker (huurder). Inzet is dat we in dat geval in gesprek gaan met die huurder/gebruiker om te kijken in hoeverre een rendabele investering soelaas biedt. Als niemand er financieel slechter van wordt en het milieu aantoonbaar beter is dat een goede reden om de investeringen uit te voeren. Kans bestaat wel dat het financiële risico voor de gemeente toeneemt in het geval dat een externe gebruiker (huurder) in gebreke blijft. Dat zullen we goed moeten bewaken. 6 Financiën Om de exploitatie-begroting meerjarig gelijkmatig te belasten en de onderlinge verschillen tussen de uitvoeringsjaren te egaliseren werken we met een voorziening. Deze Voorziening POG werkt als volgt: Jaarlijks nemen we in de explotatie-begroting een gelijkblijvend bedrag op als storting in de voorziening. Dit bedrag is gelijk aan het gemiddeld beschikbare bedrag van 5 mln dat nu is begroot als onderhoudsuitgaven. Als daadwerkelijke onderhoudsuitgaven ramen we het MOP-bedrag uit de betreffende jaarschijf met daartegenover voor hetzelfde bedrag een onttrekking uit de voorziening. Op deze manier realiseren we: a) een jaarlijks gelijkmatige belasting van de exploitatiebegroting voor onderhoudskosten b) inzicht in daadwerkelijk verwachte onderhoudskosten van de betreffende jaarschijf en c) inzicht in het verloop van de Voorziening POG. Na vaststelling van de afzonderlijke MOP-jaarschijven kunnen we de begroting actualiseren en laten aansluiten bij de vastgestelde jaarplannen. Het verschil tussen jaarbedrag en het 20-jaars gemiddelde wordt zichtbaar als mutatie in de voorziening; het saldo stijgt als het MOP-jaarplan lager is dan de jaarlijkse storting van 5 mln en daalt als het jaarplan hoger is.
Vervolgvel 4 Gezien het feit dat er een aanzienlijk verschil bestaat tussen de bedragen in de stadsbegroting en de meerjarenonderhoudsplannen en gezien het feit dat er in deze financieel moeilijke tijden geen mogelijkheden bestaan om dit hiaat te verkleinen zal deze problematiek in de in 2012 op te stellen Kadernota Vastgoedbeleid verder worden uitgewerkt. Daarbij denken we er o.a. aan om middelen die vrijkomen uit de verkoop van panden in te zetten voor beter onderhoud en verbeteringen aan panden. 7 Communicatie Na vaststelling van het collegebesluit zal met de gebruikers en/of beheerders van het betreffende gebouw worden overlegd over de uitvoering van de werkzaamheden in 2012. 8 Uitvoering en evaluatie Het onderhoud over 2012 wordt in 2012 uitgevoerd. De voorbereidende werkzaamheden en de uitvoering van de meerjaren onderhoudsplannen 2013-2015 zullen in de volgende jaren worden uitgevoerd. Een eventueel verschil tussen de begrote bedragen en de daadwerkelijke realisatie zal worden verantwoord bij de marapmomenten. Per kwartaal legt DHV verantwoording af over het verloop van de planning. 9 Risico Als gevolg van verscherping van wettelijke eisen (op het gebied van gezondheid en veiligheid, zoals asbestsaneringen, arbo-eisen, duurzaamheidseisen) kunnen we fluctuaties in de planningen niet voorkomen. We zullen evenwel binnen de budgettaire ruimte blijven. De staat van onderhoud van de gemeentelijke gebouwen zal naar alle waarschijnlijkheid de komende jaren meer en meer onder druk komen te staan. Dit probleem zal bij de behandeling van de Kadernota Vastgoedbeleid verder worden uitgewerkt. Bijlage: - Overzicht objecten - Meerjarenonderhoudsplan groot onderhoud (bijlage A)
Totaal aantal objecten 598 Accommodaties Onderwijs en kinderopvang Culturele instellingen Jongerencentrum 16 Open wijkschool 6 Atelier 23 Wijkcentrum 27 Onderwijsfunctie 33 Museum 2 Wijkpost 4 Kinderopvang 3 Cultureel centrum 3 Buurtcentrum 9 PSZ Kion 27 Concertgebouw 2 Voorzieningenhart 3 KDV Kion 12 Schouwburg 2 Gymzaal 16 BSO Kion 9 Openluchttheater 1 Sportzaal 9 HDO Kion 1 Studio 1 Sporthal 6 Totaal 91 Totaal 34 Speeltuin 2 Totaal 92 Cultureel erfgoed Woonverblijven Cultureel erfgoed 14 Huurwoningen 121 Parkeergelegenheden Toren 6 Kamerverhuurpanden 2 Parkeerterrein 1 Kapel 2 Kamers 13 Fietsenstalling 3 Brug 2 Totaal 136 Parkeergarage 7 Totaal 24 Garage 1 Overige Totaal 12 Bedrijfsobjecten Bibliotheek 5 Gemeentelijke locaties 5 Brandweerkazerne 4 Speel- en sportgelegenheden Winkel 20 Totaal 9 Speeltuingebouw 8 Kantoor 50 Clubgebouw 7 Bedrijfspand 82 Kinderboerderij 4 Congrescentrum 1 Zwembad 1 Horeca 5 Sportcentrum 2 Kiosk 12 Sportschool 2 Totaal 175 Schietbaan 1 Totaal 25
Posten Jaarplan onderhoud 2012 Onderdeel Toelichting Subtotaal Totaal Periodiek onderhoud keuringen, schoonmaken, servicecontract 921.332 Klachtenonderhoud n.a.v. een melding 780.000 Prestatiecontract 7 panden - Nieuwe Dukenburgseweg 21 (Hal DSB) - Korte Nieuwstraat 6 (Nieuwbouw Stadhuis) - Tolhuis 4450 (Open Wijkschool) - Pijlpuntstraat 1 (De Klif) - Eiermarkt 20 (Eiermarktgarage) - Couwenbergstraat 22 (Wijkcentrum Hatert) - Achter de Hoofdwacht 7 - Driehuizerweg 287 Groot onderhoud Installaties 625.756 Fee DHV Daken, gevels en kozijnen 368.524 Schilderwerk 291.591 Verlichting 186.088 Vloeren 65.322 Terrein 16.158 Overig 418.932 Onvoorzien 125.000 416.000 voor planmatig onderhoud en 25% van het budget voor klachtenonderhoud 596.480 2.097.370 611.000 Totaal 5.006.182