PAS 4.0 Gebruikershandleiding. Datum: 3 november 2009 ACHA Automation BV

Transcriptie

1 PAS 4.0 Gebruikershandleiding Datum: 3 november 2009 ACHA Automation BV

2 Inhoudsopgave 1. PAS: hét adressenbeheer- en mailingprogramma Voorbeeld Case: ACHA Automation BV Werkwijze in PAS Eenduidige invoer Sjablonen Gebruikersinterface PAS Stamtabellen Onderhoud labels Overzichtscherm Tabblad Label Tabblad Relaties en organisaties met label Samenvoegen Labels Label bij Label Importeren vanuit Excel (.csv) Bestandsformaat/indeling Importeren Onderhouden organisaties Tabblad Organisatie Tabblad Labels Tabblad Contactpersonen Contactpersoon toevoegen / wijzigen Tabblad Organisatie labels bij CP Onderhouden relaties Relatie Labels bij relatie Contactpersoon bij organisatie Organisatie-zoekscherm Organisatie labels bij relatie...20 Pagina 2 20

3 8. MailMerge Algemeen MailMerge Selectiescherm Eerst selectie met labels Overige selectiemogelijkheden Begrippenlijst Veel gestelde vragen Ik krijg regelmatig etiketten zonder adres, hoe kan dat? Op het etiket ontbreekt de naam (t.a.v.) Techniek Openstaande wensen / toekomstige aanpassingen PAS Introductie Cursus...26 Pagina 3 20

4 1. PAS: hét adressenbeheer- en mailingprogramma PAS is speciaal ontwikkeld om de gebruiker optimaal te ondersteunen bij het beheer van alle binnen een organisatie voorkomende adressen én het maken van 'mailings' naar groepen van adressen. De basis van PAS vormen de organisaties en relaties (personen) waarmee een organisatie te maken heeft. Aan elke organisatie kan men een of meerdere contactpersonen koppelen. Aan zowel relaties als organisaties kunnen labels worden gekoppeld. Daarnaast kunnen aan contactpersonen bij organisaties een of meerdere organisatielabels worden gekoppeld. Aan de hand van labels kunnen groepen relaties en/of organisaties uit het systeem worden gefilterd. Voor zo n groep kan dan een mailing worden gemaakt. Men kan hierbij kiezen uit tal van mogelijkheden, variërend van het genereren van adresstickers tot een mailing via . Tenslotte kan men ook directe selecties maken, onafhankelijk van een label. Hiermee kan men elke gewenste selectie maken. 2. Sjablonen Vanwege een optimale flexibiliteit is voor de uitvoer van gegevens vanuit PAS gekozen voor een koppeling met Microsoft Office. Door het gebruik van sjablonen in combinatie met Word en Excel kan de gebruiker in feite zelf elke gewenste uitvoer creëren. Sjablonen zijn eigenlijk niets meer dan voorgedefinieerde formulieren. Dit kunnen stickerformulieren zijn, brieven, adreskaarten, etc.. Zolang het maar iets is waarbij de adresgegevens vanuit PAS gebruikt dienen te worden. Aan het eind van de MailMerge, vlak voordat de export naar Excel / Word wordt gemaakt, maakt PAS een zogenaamd data-bestand, waarin de adres+label gegevens van de selectie wordt geëxporteerd. Dit bestand heet adressen.aa en wordt opgeslagen in de directory die is vastgelegd in pas.ini. Normaal gesproken is dit de gebruikers-directory van de betreffende gebruiker. Het sjabloon heeft een koppeling met het adressen.aa (de aa staat overigens voor ACHA Automation ;-)) bestand. In het sjabloon heb je dan de beschikking over de velden die in adressen.aa beschikbaar zijn. Bij PAS worden enkele voorbeelden van sjablonen meegeleverd, waarmee men zelf de gewenste aanpassingen kan doorvoeren. Dit is in eerste instantie makkelijker dan helemaal vanaf 'scratch' te moeten beginnen. Pagina 4 20

5 2.1. Gebruikersinterface PAS De functies binnen PAS maken gebruik van een standaard schermindeling, zoals hieronder is weergegeven. Selectievelden Overzichtscherm Tabblad 1 Knoppen Paneel Tabblad 2 Detailschermen in de vorm van tabbladen Overzichtscherm Het overzichtscherm bestaat uit de gegevens die in de functie kunnen worden gewijzigd/bekeken, bijvoorbeeld relaties. De gegevens staan in verschillende kolommen. Bij het openen wordt een standaard sortering gehanteerd. Vaak kan een alternatieve sortering worden opgegeven. De kolommen waarop gesorteerd kan worden, zijn herkenbaar aan een streepje onder de eerste letter van van de kolomnaam. De kolom met de actieve sortering is herkenbaar aan de schuin weergegeven kolomnaam. Selectievelden De selectievelden worden gebruikt voor het maken van selecties in het overzichtscherm (bijv. alle relaties waarvan de naam begint met Jan ). De inhoud van selectievelden kan in één keer worden gewist door middel van een button die hieronder is weergegeven. Knoppenpaneel Met het knoppen paneel kan een actie worden ondernomen op de geselecteerde regel in het overzichtscherm (bijv. Toevoegen, Wijzigen ). Detailschermen De detailschermen bevatten meer details van de geselecteerde regel in het overzichtscherm (bijv. adresgegevens van de relatie, waar deze contactpersoon is, e.d.). Door gebruik te maken van tabbladen kunnen de gegevens logisch worden gerangschikt. Daarnaast maakt dit de zaak een stuk overzichtelijker indien het veel gegevens betreft. Functietoetsen Met behulp van de F10 toets kan de volgende achtergrondinformatie van een record worden bekeken: - Naam van record Pagina 5 20

6 - Datum laatste wijziging Tijdstip laatste wijziging Gebruikernaam van de persoon die de laatste wijziging uitvoerde (dit is de naam die gebruikt wordt om aan te melden op het netwerk) De F10 toets werkt alleen in het detailscherm van de hierboven opgesomde 3 functies, waarbij het detailscherm in weergave-modus staat. Dus op het moment dat een record in het detailscherm wordt gewijzigd is de Functietoets niet beschikbaar. Nadat in het overzichtscherm een record is geselecteerd en ergens op het detailscherm éénmaal wordt geklikt (belangrijk!) wordt de informatie weergegeven. 3. Stamtabellen Binnen PAS zijn de volgende stam (basis) tabellen beschikbaar: Landen Regio's Gemeenten Plaatsen en Functies Afdelingen De eerste groep stamtabellen bepaalt de definitie van de landen (meestal enkel NL), de regio's, de gemeenten en plaatsen. Hierbij bestaat een Regio uit een of meerdere gemeenten, en een Gemeente uit een of meerdere plaatsen. Bij het onderhoud van Regio's en Gemeenten worden bij de betreffende organisaties en relaties geheel geautomatiseerd een zogenaamd '[PAS]' label aangemaakt. Dit wordt ook bijgewerkt als de plaatsnaam van een organisatie/relatie wijzigt. 4. Onderhoud labels Een label wordt gebruikt om relaties en/of organisaties uit het systeem te filteren. Dit houdt in dat aan de hand van een label eenvoudig selecties kunnen worden gemaakt. Binnen PAS kan een label gekoppeld worden aan een organisatie of een relatie, of allebei. Aan de ene kant geeft dit een enorme flexibiliteit, maar aan de andere kant blijkt dit soms ook dermate flexibel te zijn dat dit tot enige mate van verwarring leidt. Daarom enkele handvatten: Een organisatielabel onderscheidt zich door: dit label is gerelateerd aan een organisatie. Bv. 'Vergaderstukken'; men krijgt deze omdat men contactpersoon is bij een organisatie. Zonder de organsatie geen vergaderstukken. bij een selectie op een organisatielabel wordt ALTIJD de naam van de organisatie op de sticker / het label afgedrukt Een relatielabel onderscheidt zich door: dit label is gerelateerd aan een relatie. Bv. 'Vrijwilliger'; de relatie kenmerkt zich als zijnde vrijwilliger. Dit label heeft de relatie zelf, onafhankelijk of deze aan een organisatie is gekoppeld. bij een selectie op een relatielabel wordt NOOIT de naam van de organisatie op de sticker / het label afgedrukt. Het betreft hier altijd een mailing aan de persoon zelf. In de praktijk zal blijken dat bijna elk label een organisatielabel is. Pagina 6 20

7 4.1. Overzichtscherm Het overzichtscherm geeft een overzicht van alle labels die toegekend kunnen worden aan een relatie en/of organisatie. Sortering: Zoeken op: Label, Referentie Label, Referentie Daaronder zijn 2 tabbladen opgenomen die hieronder zullen worden beschreven: Tabblad Label Het tabblad label wordt gebruikt voor het onderhouden van een label. Er kunnen labels worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. Van een label worden de volgende gegevens getoond: de naam van het label. een referentie, bijvoorbeeld degene die het label heeft ingevoerd. de afdeling waar het label bij hoort. Indien geen afdeling wordt geselecteerd geldt het label voor alle afdelingen. is het een relatie label (of anders een organisatie label) Pagina 7 20

8 Tabblad Relaties en organisaties met label Dit tabblad geeft een overzicht van alle relaties en organisaties die gekoppeld zijn aan het geselecteerde label. Het scherm bestaat uit 2 point-and-shoot overzichten (zie begrippenlijst). Hierbij wordt de mogelijkheid gegeven om het label aan nieuwe relaties en/of organisaties toe te kennen. Pagina 8 20

9 5. Onderhouden organisaties Een organisatie kan bijvoorbeeld een bedrijf, instelling of stichting zijn. Een organisatie kan geen, één of meerdere contactpersonen hebben. Sortering : Organisatie, Plaats Zoeken op : Organisatie, Plaats De functie bestaat uit een overzicht van de reeds bekende organisaties en 3 tabbladen die hieronder zullen worden beschreven Tabblad Organisatie Dit detailscherm (hierboven weergegeven) biedt de mogelijkheid om details van organisaties te bekijken. De algemene gegevens, een bezoekadres en een postadres worden getoond. Het veld Default postadres contactpersoon geeft aan of bij het koppelen van een contactpersoon standaard het postadres van de contactpersoon geldt (privé) of het adres van de organisatie Tabblad Labels Iedere organisatie kan geen, één of meerdere labels hebben. Deze labels kunnen worden gebruikt voor het maken van mailings. Een voorbeeld van een label is vraag aan bod ontvangen. Er wordt gebruik gemaakt van een point-and-shoot overzicht (zie begrippenlijst). Pagina 9 20

10 In onderstaande afbeelding is te zien dat ACHA Automation het label Oefen label heeft. Daarnaast is het (interne en geautomatiseerde) 'PAS' label '[PAS] Iedereen' gekoppeld Tabblad Contactpersonen Een organisatie kan geen, één of meerdere contactpersonen hebben. Er wordt een overzicht getoond van alle reeds bekende contactpersonen bij de organisatie. In onderstaand overzicht is te zien dat 1 relatie aan de organisatie ACHA Automation BV is gekoppeld (dus 1 contactpersoon). In het detailscherm zijn o.a. de relatie (privé) labels te zien die aan de contactpersoon zijn gekoppeld. Pagina 10 20

11 5.4. Tabblad Organisatie labels bij CP Organisatielabels kunnen binnen PAS worden gekoppeld aan een of meerdere ContactPersonen (CP's). Hiermee kan per label bepaald worden voor welke contactpersoon de post binnen de betreffende organisatie bestemd is. Hiermee kan de post optimaal geadresseerd worden. 6. Onderhouden relaties Relaties zijn contacten. Deze contacten kunnen privé personen of contactpersonen van een organisatie zijn. Door het koppelen van een relatie aan een organisatie wordt een relatie automatisch ook een contactpersoon, van de betreffende organisatie. Voor een relatie geldt het volgende: - Van een relatie worden alle benodigde gegevens vastgelegd, zoals onder andere de NAW gegevens. - Een relatie kan gekoppeld zijn aan één of meerdere organisaties. - Per koppeling kan worden vastgelegd wat het postadres is; het privé adres of het adres van de organisatie. - Indien een relatie gekoppeld is aan een organisatie, kan de functie binnen de organisatie bij de relatie worden vastgelegd. De functie geeft na het starten van de functie een overzicht van de reeds bekende relaties. Hierin kan met de diverse beschikbare zoekvelden en sorteermogelijkheden snel de gewenste relatie worden gevonden. Pagina 11 20

12 6.1. Relatie In dit detailscherm (hierboven weergegeven) kunnen de details van relaties worden bekeken. Indien er een adres is ingevuld, is het mogelijk om een te sturen naar de betreffende persoon. Hiervoor is een knop achter het mailadres beschikbaar. Deze knop is alleen actief als er een adres is ingevoerd. De koppeling met de (externe) applicatie werkt bij MS Outlook en MS Outlook Express Labels bij relatie Een relatie kan een willekeurig aantal labels hebben. Voor het toevoegen en verwijderen van labels bij een relatie wordt gebruik gemaakt van een point-and-shoot overzicht. Aan de hand van deze labels kan de relatie worden geselecteerd voor een mailing. In het opgenomen Pagina 12 20

13 6.3. Contactpersoon bij organisatie Een relatie kan contactpersoon zijn bij geen, één of meerdere organisatie(s). Bovenstaand detailscherm geeft een overzicht van de organisaties waar de relatie als contactpersoon is opgenomen Organisatie labels bij relatie Dit scherm geeft een overzicht van alle labels die aan een relatie zijn gekoppeld via de organisaties waar de relatie bij hoort. Pagina 13 20

14 7. MailMerge De MailMerge is het onderdeel van PAS waar het allemaal om gaat; door middel van MailMerge kunnen de gegevens zoals opgeslagen in PAS op de door de gebruiker gewenste wijze beschikbaar worden gemaakt voor gebruik. Dit kan een export naar Excel zijn, een etikettenlijst, een koppeling met een brief 'template' of een mailing via Algemeen De mailmerge biedt de volgende selectie mogelijkheden: - Labels - Directe selectie - Geen label (adressen zonder label) - Vrije uitvoer De uitvoer van de voorgedefinieerde selectie gaat altijd naar Excel. De andere selectiewijzen kunnen ook naar Word worden geëxporteerd m.b.v. mailmerge of naar een bestand. Mail merge gaat d.m.v. een wizard. Hieronder is deze schematisch weergegeven. Pagina 14 20

15 In elk wizardscherm bestaat de mogelijkheid om verder te gaan (m.u.v. laatste scherm), een stap terug te gaan (m.u.v. eerste scherm) of de wizard te beëindigen MailMerge Selectiescherm In de volgende paragrafen wordt elke selectiemogelijkheid stap voor stap beschreven Eerst selectie met labels Het volgende scherm verschijnt: Pagina 15 20

16 Op dit scherm heeft u de mogelijkheid om één of meerdere labels te selecteren. Bij de selectie van de labels kan tevens een selectie op afdeling worden gemaakt. Indien de selectielijst leeg is worden alle labels getoond, anders alleen de labels van de betreffende afdeling. Daarnaast kunt u aangeven of het een EN-EN of een OF-selectie betreft; EN-EN : de selectie moet voldoen aan alle geselecteerde labels OF : de selectie moet voldoen aan minimaal één van de geselecteerde labels. Nadat er minimaal één label in de selectie zit wordt de knop 'Verder' zwart en kunt u verder in de MailMerge Wizard. Het volgende scherm verschijnt: Op dit scherm kunt u de labels aangeven die niet in de selectie voor mogen komen. Dit is eigenlijk de NIET-selectie. Bijvoorbeeld: u wilt alle medewerkers, behalve degene die vrijwilliger zijn. Deze selectie is niet verplicht, u kunt ook zonder een label te kiezen 'Verder'. Dan verschijnt het volgende scherm: Bovenstaand scherm toont het resultaat van de gemaakte labels-selectie. Ook het aantal adressen wordt getoond. Het is in dit scherm nog mogelijk om de selectie tot op adres-niveau aan te passen. Als de selectie akkoord is, dan klikt met 'Verder'. Het volgende scherm verschijnt: Pagina 16 20

17 Op dit scherm bepaalt u wat u met de selectie wilt doen. Nadat u de gewenste selectie, sortering en, indien nodig, het juiste sjabloon heeft gekozen, klikt u op 'Verder'. In onderstaand voorbeeld hebben we gekozen voor etiketten, gesorteerd op postcode. Pagina 17 20

18 TIP voor controle mailing: De sortering op postcode is in de praktijk zeer nuttig gebleken als controlemiddel. Alle adressen zonder (compleet) adres komen dan als eerste in de export. Op deze wijze kunnen deze nog worden gecorrigeerd voordat de daadwerkelijke mailing wordt gedraaid Overige selectiemogelijkheden De overige selectiemogelijkheden wijzen voor zich, zeker als men de labels selectie een aantal keer gebruikt heeft. Indien u hier niet uit komt of als de optie niet voldoet aan de verwachtingen, dan kunt u een mailtje sturen naar helpdesk@acha.nl. Wij zullen dan graag uw vraag beantwoorden. 8. Begrippenlijst Point-and-shoot overzicht Een point-and-shoot overzicht bestaat uit 2 overzichten met gegevens met daartussen een aantal knoppen. In het linker overzicht zijn alle gegevens opgenomen die geselecteerd zijn, terwijl in het rechter overzicht alle beschikbare gegevens staan die kunnen worden toegevoegd. Door op de < knop te drukken nadat een (of meer) regel(s) aan de rechterkant is (zijn) geselecteerd, worden gegevens toegevoegd. Omgekeerd kunnen met de > knop gegevens worden verwijderd. Het point-and-shoot overzicht wordt bijvoorbeeld gebruikt bij het opnemen van labels bij relaties en organisaties. De knoppen <<< en >>> hebben dezelfde werking als de hiervoor beschreven knoppen met dit verschil dat het alle gegevens in een overzicht betreft. 9. Veel gestelde vragen 9.1. Ik krijg regelmatig etiketten zonder adres, hoe kan dat? Dit kan de volgende oorzaken hebben: het betreft een organisatie waarbij het adres het adres van de contactpersoon is. Daarnaast is het label wel gekoppeld aan de organisatie, maar is het organisatie label niet gekoppeld aan de contactpersoon. Door bij de organisatie op het laatste tabblad het betreffende organisatielabel te koppelen aan de contactpersoon, zal het etiket wel een adres hebben. indien voorgaande allemaal wel klopt, dan kan de oorzaak nog liggen in het feit dat bij de contactpersoon bij de relatie is aangegeven dat de post naar het zakelijk adres gestuurd moet worden. Dit dient dan aangepast te worden naar het privé-adres Op het etiket ontbreekt de naam (t.a.v.) Als de organisatie op het etiket staat zonder een t.a.v. regel, terwijl dat wel gewenst is, dan is het zeer waarschijnlijk zo dat het organisatielabel niet gekoppeld is aan de relatie. Ga hiervoor naar het organisatiescherm, en selecteer de betreffende organisatie. Kies vervolgens het tabblad 'Organisatielabels bij CP' en dan de juiste relatie (contactpersoon). Tenslotte dient dan het betreffende label aan de contactpersoon gekoppeld te worden. Daarna zal het etiket wel de t.a.v. bevatten. 10. Techniek PAS is ontwikkeld in Progress versie 9.1. PAS heeft 2 databases, goa en pas. De goa database is de zogenaamde stuur database, pas bevat de eigenlijke data. De meest belangrijke tabel binnen PAS is de tabel relorgkm. In deze tabel worden de volgende zaken vastgelegd: Pagina 18 20

19 organisatie relatie organisatielabel(s) relatielabel(s) contactpersonen (relaties) bij organisaties org. labels bij contactpersonen orgid 0 0 relid 0 0 knmid Alle queries m.b.t. de MailMerge draaien op deze tabel. Hierdoor zijn de queries relatief eenvoudig qua opbouw, en is ook de performance optimaal. 11. Openstaande wensen / toekomstige aanpassingen In PAS logging vastleggen van de verstuurde , met zoekmogelijkheid. Zo kan binnen PAS altijd een eerder gedane mailing worden nagekeken bij eventuele vragen of verkeerd geadresseerde mail Correctie utility voor bepalen gemeenten / regio's Blokkeren verwijderen PAS labels bij labels/relaties/organisaties Controleren op adressen.aa al open in Word, dan moet deze eerst worden afgesloten Bij verwijderen van organisatie met contactpersonen kun je nu niet de organisatie verwijderen zonder dat de contactpersonen aanwezig blijven. Kan pas nadat de contactpersonen zijn losgekoppeld. Aanpassen zodat je ofwel de organisatie ofwel de organisatie met de contactpersonen kunt verwijderen Bij toevoegen organisatie / relatie moet je een plaatsnaam kiezen. Als deze niet bestaat, dan moet je uit het toevoegscherm, plaatsnaam onderhoud, plaatsnaam toevoegen, en dan weer terug naar invoegen relatie/organisatie Ten behoeve van een periodieke controle van het gehele adressenbestand is een overzicht van de labels met een datum 'laatst gebruikt' en 'door wie' erg nuttig. Rapport van de beschikbare labels, met een teller hoe vaak ze in de opgegeven periode gebruikt zijn. Handig om niet gebruikte labels te kunnen opschonen, de gebruiker weet vaak niet meer hoe en wat, en daardoor blijven ze vaak bestaan. Functie vrij veld? Is puur informatief, via stamtabel te ingewikkeld. Controle gebruik / nut organisatie / relatie label. Niet meer gebruikt? Dan eruit. 12. PAS Introductie Cursus Ontstaan PAS Wat doet PAS precies? Organisaties / Relaties Regio's / Gemeenten / Plaatsen Labels / PAS Labels Informatie zoeken in PAS Informatie aanpassen in PAS (enkel voor diegene met PAS Beheer rechten) Importeren in PAS (heeeeeeel duidelijk uitleggen!) Mailings / Exports maken (m.b.v. MailMerge) dubbelklik voor (de)selectie label(s) Etiketten / Sjablonen (Brieven / Etiketten) Vragen / opmerkingen / verbeteringen PAS? Account voor ACHA Helpdesk, voor gestructureerd melden van bugs / problemen GOLIVE Pagina 19 20

20 PAS 3.1 beschikbaar laten voor Trudie / Ria, enkel Read-Only! Overige pakketten idem, hierin mag vanaf nu niets meer worden aangepast. PAS is centrale systeem, de rest nog tijdelijk voor raadplegen. PAS 4.0 voor iedereen, degene die wijzig rechten hebben PAS Beheer icoon PAS 4.0 documentatie final maken en opleveren, ook in PDF op doc_root van ACHA-TS zetten, samen met de Import template voor 4.0 Pagina 20 20