Afdelingshoofd. afdeling Informatie en Communicatie. agentschap Onroerend Erfgoed

Transcriptie

1 Afdelingshoofd afdeling Informatie en Communicatie agentschap Onroerend Erfgoed

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 1. Functietitel (M/V) Afdelingshoofd afdeling Informatie en Communicatie 2. Organisatie De opdracht van het agentschap Onroerend Erfgoed is als volgt omschreven in het oprichtingsbesluit van 22 juni 2012 : Het agentschap Onroerend Erfgoed ondersteunt de Vlaamse minister bevoegd voor het onroerend erfgoed bij de voorbereiding, de monitoring, de opvolging en de evaluatie van het beleid inzake onroerend erfgoed, en voert het beleid uit door: 1. wat de beleidsvoorbereiding betreft, de beleidsvoorbereidende dienstverlening met betrekking tot het beleidsveld Onroerend Erfgoed te helpen vormgeven en te waken over de concrete uitvoering ervan, zoals: - een langetermijnvisie en een beleidsmodel rond Onroerend Erfgoed uit te werken en uit te dragen waarbij hedendaagse uitdagingen en toekomstdoelstellingen voor onroerend erfgoed in Vlaanderen worden geformuleerd; - beleidsgericht wetenschappelijk onderzoek te initiëren en uit te voeren met het oog op visievorming en monitoring van het beleid, waarbij met beleidsscenario s wordt gewerkt en de langetermijnvisie onroerend erfgoed als uitgangspunt dient, met het oog op de integratie van de resultaten van dat wetenschappelijk onderzoek in het beleid; - medewerking te verlenen aan projecten van algemeen regeringsbeleid; - bij te dragen aan en af te stemmen op het nationale en internationale beleid voor het onroerend erfgoed vanuit de Vlaamse situatie; - de opmaak van beleidsdocumenten te coördineren zoals de bijdrage aan het regeerakkoord, de beleidsnota, beleidsbrieven, enz.; - parlementaire vragen en kabinetsnota s te coördineren en op te volgen; - parlementaire activiteit op te volgen; - regelgeving voor te bereiden en de nodige procedurestukken hiervoor op te stellen; - te zorgen voor de organisatie van de beheerscontrole; 2

3 - te zorgen voor kennisbeheer en een managementinformatiesysteem; - te zorgen voor begrotingsvoorstellen. 2. wat de beleidsuitvoering betreft: - het onderzoeks- en beheersinstrumentarium over onroerend erfgoed toe te passen en die toepassing te begeleiden, met inbegrip van het uitvoeren van terreinwerk en het bewaren en het conserveren van onderdelen van het onroerend erfgoed; - het onroerend erfgoed te inventariseren en prospectie uit te voeren; - de dossiers over de voorlopige en definitieve bescherming van monumenten en stads- en dorpsgezichten, archeologische monumenten en zones, landschappen en varend erfgoed inhoudelijk en administratief voor te bereiden en te volgen, op basis van de eigen beheersgegevens en op basis van de inventarisgegevens, alsook de dossiers over de voorlopige en definitieve aanduiding van ankerplaatsen; - adviezen, vergunningen, toelatingen en machtigingen over onroerend erfgoed te verstrekken; - beleidsgericht wetenschappelijk onderzoek ter ondersteuning van de uitvoering van het beleid uit te voeren; - gereglementeerde subsidies, toelagen, premies of tegemoetkomingen te verstrekken, alsook niet-gereglementeerde subsidies die nominatief zijn opgenomen in de beheersovereenkomst, de voortgangscontrole uit te oefenen op de voorwaarden of verbintenissen die daarbij van toepassing zijn, alsook de terugbetaling te organiseren van de subsidies, de toelagen, de premies of de tegemoetkomingen als de begunstigde de voorwaarden of de verbintenissen niet naleeft; - kennisbeheer, informatieverstrekking en sensibilisering te verzorgen over de hierboven vermelde taken. 3. wat monitoring en beleidsevaluatie betreft, de beleidsevaluatie te vernieuwen en verder uit te bouwen, en de beleidsuitvoering binnen het beleidsveld Onroerend Erfgoed op te volgen door: - beleidsindicatoren verder te identificeren, die passen in het beleidsmodel en die toelaten de intermediaire effecten binnen het beleidsveld Onroerend Erfgoed op te volgen; - die indicatoren te interpreteren en de resultaten mee te nemen bij de evaluatie van beleidsinstrumentarium met het oog op het ontwikkelen van de erfgoedmonitor; - systematisch te voorzien in de evaluatie van het toegepaste beleid en haar instrumentarium. 3

4 Die opdracht is door het directieteam vertaald in onderstaande visie en missie voor het agentschap : De zorg voor onroerend erfgoed voor iedereen vanzelfsprekend maken om Vlaanderen nu en straks mee vorm en kleur te geven. Dit wil het agentschap doen door onroerend erfgoed een meer zichtbare plek en betekenis te geven, vertrekkende van een lange termijnvisie: - via een geïntegreerde aanpak en in dialoog met een breed netwerk, - door kaders en instrumenten te ontwerpen en in te zetten, - met medewerkers, gepassioneerd door erfgoed en met een rijke en diverse expertise, - op een wetenschappelijk onderbouwde manier, - toonaangevend en inspelend op maatschappelijke en internationale ontwikkelingen, - voor een heldere en transparante erfgoedzorg in een wereld in verandering. Vijf strategische prioriteiten geven richting aan het management en de werking van het agentschap in de komende jaren. Deze strategische prioriteiten zijn: - de feeling voor de maatschappelijke context versterken - het agentschap duidelijker op de kaart zetten - selectiever omgaan met erkenning van erfgoed - transparanter werken en communiceren - onze veranderende rol invullen 4

5 3. Context 3.1. Beschrijving en hoofdactiviteiten van de afdeling De afdeling Informatie en Communicatie is een nieuwe afdeling binnen het agentschap Onroerend Erfgoed. De nieuwe afdeling is een gedeeltelijke fusie van de voormalige afdelingen Ondersteuning en Communicatie en Documentatie. De afdeling bestaat uit het team IT, het team sector- en publiekswerking, het archief en de bibliotheek Onroerend Erfgoed. De afdeling Informatie en Communicatie is verantwoordelijk voor een belangrijk deel van de ondersteunende taken binnen het agentschap Onroerend Erfgoed. De belangrijkste processen waarvoor de afdeling instaat, zijn: - beheren van de informatiestromen en het archief in het agentschap - ontwikkelen en beheren van communicatie-instrumenten (nieuwsbrieven, website, sociale media, ) - ontwikkelen en beheren van de IT-systemen van het agentschap (databeheerssystemen, ) - informeren en adviseren van leidinggevenden en medewerkers agentschap over de middelen (IT, communicatie, archief, ) - ondersteunen / uitvoeren / invullen van communicatiebehoeften van de kernprocessen (beleid, onderzoek, beheer) - vorm geven aan de strategische prioriteit rond visibiliteit (een duidelijke positionering van het agentschap) - opmaken van strategische organisatieplannen inzake IT, communicatie, archief en informatie en documentatie - het ontzorgen van de andere afdelingen op vlak van communicatie en informatietaken en noden Belangrijk voor deze afdeling is de nauwe samenwerking met de MOD en met de Staf, die instaat voor de coördinatie van het beleid van het agentschap. De afdeling Informatie en Communicatie zorgt voor de juiste doorstroom van informatie, enerzijds naar de personeelsleden van het agentschap (intern) en anderzijds naar de stakeholders van het agentschap (extern). Daarnaast staat de afdeling voor een grote uitdaging om de implementatie van het nieuwe Onroerend Erfgoeddecreet enerzijds op vlak van IT-systemen te ontwikkelen en te ondersteunen en anderzijds op een heldere en klantvriendelijke manier te communiceren naar onze stakeholders. 5

6 3.2. Interne organisatie Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Organogram van het agentschap Het afdelingshoofd Informatie en Communicatie rapporteert aan de administrateur-generaal van het agentschap Onroerend Erfgoed Aan de administrateur-generaal rapporteren nog de drie collega safdelingshoofden, de stafmedewerkers en het secretariaat. De teamverantwoordelijken van de afdeling Informatie en Communcatie en de medewerkers die rechtstreeks onder de leiding van het afdelingshoofd vallen. Organogram agentschap Onroerend Erfgoed LEIDEND AMBTENAAR AFDELING INFORMATIE EN COMMUNICATIE Secretariaat en Staf AFDELING ERFGOEDBELEID AFDELING ONDERZOEK EN BESCHERMING gg AFDELING BEHEER 6

7 Processen van het agentschap Het procesmodel van het agentschap Onroerend Erfgoed 7

8 Personeel Volgens de personeelsbezetting op 19/03/2014 telt de afdeling Informatie en Communicatie 42 personeelsleden: 11 personeelsleden afkomstig uit de afdeling Ondersteuning en 31 personeelsleden afkomstig uit de afdeling Communicatie en Documentatie. De standplaats van alle personeelsleden is de hoofdzetel in Brussel. 4. Belangrijkste uitdagingen 4.1. Beleidsmatig en inhoudelijk Beleidsgerichte en inhoudelijke uitdagingen: - Samen met de administrateur-generaal en het Directieteam een overtuigende toekomstvisie op communicatie en IT ontwikkelen rekening houdend met de noden van het agentschap Onroerend Erfgoed en de noden van onze stakeholders - Het strategisch communicatiebeleid van het agentschap Onroerend Erfgoed vorm geven door in te spelen op de uitdagingen waarmee het agentschap te maken krijgt en het door vertalen naar de medewerkers en de burgers zodat er een draagvlak gecreëerd wordt binnen het agentschap en de samenleving voor onroerend erfgoed - Het uitwerken en uitvoeren van een publicatiebeleid op maat van het agentschap Onroerend Erfgoed door in te spelen op vragen van onze stakeholders en doelgroepen - Het uitwerken en uitvoeren van een persbeleid zodat de positie van het agentschap Onroerend Erfgoed en van de erfgoedzorg waarvoor het agentschap verantwoordelijk is, in Vlaanderen versterkt wordt, inclusief het organiseren van het woordvoerderschap - De bestaande IT-systemen afstemmen op de actuele noden, o.a. ten opzichte van de nieuwe regelgeving en procedures en het ontwikkelen van nieuwe IT-systemen indien vereist - Het uitbouwen van structuren en systemen om tot een maximale integratie van de nodige informatie te komen en kennisborging en kennisdeling te realiseren - Het uitbouwen en onderhouden van functionele netwerken binnen het beleidsveld, de Vlaamse Overheid en de onroerend erfgoedinstellingen in Vlaanderen 8

9 - Het opstellen en uitvoeren van een informatiebeheersplan en van een archiefplan (zowel papier als digitaal) die beantwoorden aan de huidige regelgeving en die rekening houden met actuele en toekomstige noden 4.2. Organisatorisch en op HR-vlak Op dit vlak zijn de belangrijkste uitdagingen voor de afdeling Informatie en Communicatie: - Verzekeren van een optimale inzet van mensen en middelen in de nieuwe afdeling Informatie en Communicatie zodat de doelstellingen van de afdeling behaald worden - Stimuleren van de samenwerking tussen communicatie en IT binnen het agentschap om tot een volwaardige en efficiënte partnership te kunnen komen - Het waarborgen van een kwalitatieve dienstverlening op vlak van communicatie en IT ter ondersteuning van de andere afdelingen van het agentschap - Uitbouwen van een klantgericht samenwerkingsmodel tussen de verschillende afdelingen van het agentschap, gebaseerd op het model van vraaggestuurde ondersteuning - Opvangen van de fusie-en reorganisatiegevolgen bij de (individuele) medewerkers 9

10 DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel Binnen het kader van het algemeen beleid van het agentschap Onroerend Erfgoed : plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de afdeling Informatie en Communicatie teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van de afdeling te realiseren en bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het agentschap. 6. Resultaatgebieden 1. Innovatie en ondernemerschap 2. Leiding geven 3. Visieformulering en strategievertaling 4. Organisatorische optimalisering 5. De activiteiten, de werking van de entiteit 6. Beleidsvoorstellen en -adviezen 7. Synergie en samenwerking 8. Externe vertegenwoordiging en netwerking 6.1 Innovatie en ondernemerschap In samenwerking met de administrateur-generaal en andere afdelingshoofden, stimuleren van initiatiefname, resultaatgerichtheid, vernieuwing, eigenaarschap en ondernemerschap bij collega s en werknemers, teneinde de innovatie en moderniseringdoelstellingen van de Vlaamse overheid door te vertalen binnen het agentschap Onroerend Erfgoed en hieraan concreet invulling te geven op de werkvloer. Voorbeelden van activiteiten: - Belichamen, stimuleren en (binnen het juridische kader) uitdragen van innovatie en entrepreneurship op de werkvloer 10

11 - Het ontwikkelen van nieuwe instrumenten (communicatie, IT, archief en bibliotheek) op maat van het agentschap Onroerend Erfgoed - Initiëren van en (laten) participeren aan multidisciplinaire projectteam-werking - De Vlaamse overheid profileren als een aantrekkelijke werkgever voor een generatie mondige flexibele en mobiele mensen - Optimaal benutten van digitalisering, flexibele werkvormen en -omgeving Leiding geven Aansturen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers, teneinde steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van de entiteit, binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid. Voorbeelden van activiteiten: - Managen en motiveren van diverse (generaties, culturen, sexen,...) werknemers met aandacht voor de veranderingen binnen de structuur van het agentschap Onroerend Erfgoed - In overleg en samenwerking met de HR-/personeelsverantwoordelijke, instaan voor een geïntegreerd en efficiënt HR-beleid binnen de eigen entiteit - (Bijdragen tot het) aantrekken ( branding ), selecteren, rekruteren en onthalen van de geschikte medewerkers - Inzetten van medewerkers in processen & projecten conform competenties, talenten en ambities - Talenten en ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers identificeren, instaan voor de vorming en competentie-ontwikkeling van medewerkers, interne mobiliteit en loopbaanontwikkeling stimuleren - Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) - Intern communiceren door medewerkers te informeren en te betrekken rond werking, resultaten, ontwikkelingen die de entiteit en medewerkers aanbelangen, - Scheppen en op peil houden van een stimulerend, dynamisch en constructief werkklimaat in de entiteit

12 6.3 Visieformulering en strategievertaling In overleg met de administrateur-generaal en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het formuleren van een visie en het actualiseren van de opdracht van het agentschap Onroerend Erfgoed en vertalen van de strategische doelstellingen van het agentschap in concrete operationele doelstellingen en projecten, teneinde een duidelijke visie en een dynamiserende leidraad voor de aanpak van het agentschap te verkrijgen Voorbeelden van activiteiten: - Als directielid formuleren en up-to-date houden van een visie, missie, opdracht en algemene strategie van het agentschap - Formuleren van de doelstellingen voor het agentschap Onroerend Erfgoed (en de teams) - Bijdragen tot het opmaken van strategische & operationele plannen - Bijdragen tot het opmaken van de beheersovereenkomst en het ondernemingsplan - Formuleren en initiëren van veranderingsintiatieven en innovatieprojecten - Formuleren van een visie op de opdrachten van de afdeling (zie ook Belangrijkste uitdagingen) Organisatorische optimalisering In overleg met de administrateur-generaal en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het opzetten, up-to-date houden en continu optimaliseren van processen, structuren, rollen en ressources binnen en over de organisatorische entiteit heen teneinde een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren rekening houdend met de verander(en)de maatschappelijke, sociaaleconomische context Voorbeelden van activiteiten: - Het verspreiden van persartikels volgens de meest optimale communicatiekanalen - Organiseren van de redactie(raad) van de tijdschriften M&L en Relicta - Organiseren van de Onroerend Erfgoedprijs, het Europees erfgoedlabel en de Europese landschapsprijs - Coördineren van de crisismanagement binnen het agentschap Onroerend Erfgoed - Het permanent informeren van de administrateur-generaal over de persartikels die voor het agentschap Onroerend Erfgoed van belang zijn - Organiseren van de bibliotheek en het archief - Garanderen van een goede IT-ondersteuning voor de processen en medewerkers van het agentschap - Adviseren van de leidend ambtenaar met betrekking tot risico-issues op vlak van communicatie, ICT, archief en bibliotheek, zodat deze 12

13 bij het nemen van beslissingen op de hoogte is van alle risico-implicaties en waar nodig risico-beheersingsplannen ontwikkelen (risicomanagement) - Ontwikkelen en implementeren van systemen van kennismanagement (kennismanagement) - Stimuleren van multidisciplinaire projectwerking (projectmanagement) - Permanent monitoren, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de uitgevoerde processen (procesmanagement) - Op basis van analyses de organisatiestructuur, werkprocessen, procedures continu optimaliseren (innoveren en besparen, taken herverdelen, inspelen op mogelijke synergieen binnen en buiten de entiteit, toepassen van best practices,...) De activiteiten, de dagelijkse werking van de entiteit Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van het agentschap Onroerend Erfgoed teneinde te verzekeren dat de doelstellingen van het agentschap op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden, conform de afspraken in de beheersovereenkomst. Voorbeelden van activiteiten: - Een hoog niveau van klantentevredenheid verzekeren (zelf goede relaties onderhouden met klanten, instaan voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van heel de entiteit bevorderen, klantenbevraging organiseren en kwaliteit van de dienstverlening evalueren naar de interne en externe klant,...) - efficiënt inzetten van de medewerkers (geschikte persoon op het juiste proces/project volgens competenties, talent, ambities) - Opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures - Zorgen voor een goede werkverdeling en samenwerking en productieve sfeer onder de medewerkers - Optreden als ultiem escalatieniveau bij afhandeling van complexe, gevoelige operationele dossiers & eventueel zelf opvolgen van specifieke, belangrijke dossiers - Medewerkers helpen bij het behandelen van complexe opdrachten of dossiers - Zorgen voor de marketing van de prestaties, diensten, producten - Zorgen voor rapportering, conform de afspraken - 13

14 6.6 Beleidsvoorstellen en adviezen (Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering) bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en -adviezen, om het strategisch beleid van het agentschap Onroerend Erfgoed mee vorm te geven. Voorbeelden van activiteiten: - Bijdragen tot het (strategisch) beleidsplannenproces van het agentschap - Actualiseren van de omgevingsanalyse - Luisteren naar voorstellen van klanten en medewerkers - Signaleren van relevante signalen uit het werkveld, vanuit adviesraden, etc. - Vanuit de eigen ervaring peilen naar trends, (maatschappelijke) behoeften, kansen tot mogelijk nieuwe dienstverleningen, etc. - Aanreiken van gegevens vanuit de beleidsuitvoering en zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar alle betrokkenen (administrateur-generaal,, collegae, etc.) - Op vraag of op eigen initiatief adviezen of beleidsvoorstellen formuleren Synergie en samenwerking (binnen het agentschap Onroerend Erfgoed, samenwerking in het beleidsdomein, met andere Vlaamse, lokale, federale, Europese of mondiale instellingen en/of stakeholders) Ontwikkelen, stimuleren en bijdragen aan de samenwerking binnen en tussen diverse beleidsdomeinen en beleidsechelons teneinde mogelijke synergiëen voor de burger optimaal te benutten en verkokering tegen te gaan. Voorbeelden van activiteiten: - Versterken van de synergiëen en de transversale samenwerking met diverse spelers en stakeholders op lokaal, Vlaams, federaal en Europees/mondiaal niveau (zeer actief de bestaande schotten en de silo-verkokering afbreken en overstijgen) - Via onderling overleg, met de administrateur-generaal en de collegae collegiaal het agentschap Onroerend Erfgoed mee besturen om te komen tot een coherente samenwerking binnen het beleidsdomein en over de beleidsdomeinen heen. - In overleg met de collegae verbeteren van de structuur die het samenwerken optimaliseert - 14

15 6.8 Externe vertegenwoordiging en netwerking Bijdragen tot een adequate externe vertegenwoordiging en uitbouwen van relevante contacten met de belangrijkste stakeholders om een snelle informatie-uitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid te versterken. Voorbeelden van activiteiten : - Binnen de afspraken vastgelegd in het communicatiebeleid van het agentschap, organiseren van het woordvoerderschap van het agentschap - Opbouwen en onderhouden van functionele netwerken (personen, doelgroepen, adviesraden, ) in het werkingsgebied van de entiteit of aanverwante gebieden - Vertegenwoordigen van het agentschap in raden, commissies, projectgroepen, - Medewerkers aansporen om hun eigen professioneel netwerk uit te bouwen (seminaries, conferenties..) - Inzicht verwerven in en professioneel omgaan met belangen en agenda s, politieke gevoeligheden en spanningsvelden, informele invloeds- en machtsstructuren van stakeholders - Een goede samenwerking organiseren met andere erfgoedpartners zoals Herita, 15

16 DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1 GENERIEK COMPETENTIEPROFIEL N-1 Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 4: Onderneemt structurele acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Legt voor de eigen entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid - Past binnen de entiteit de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden - Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen - Voorziet voor de eigen entiteit in een systematische enquete rond klantentevredenheid(procedures) - Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ). Afspraken nakomen en verantwoordelijkheid opnemen. Niveau 3: Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk kan gebracht worden - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit - Zorgt voor een transparante structuur(inrichting) van de entiteit - Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag en brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 16

17 Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie als geheel, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 4: Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten - Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten Voortdurend Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit door de bereidheid om te leren en verbeteren mee te groeien met veranderingen Niveau 3: leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en eigen takenpakket overstijgen Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Niveau 2: Geeft richting op het niveau van processen en structuren - Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden - Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiênt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling - Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers - Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit, - Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen - Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers 360 -inlevingsvermogen Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie 17

18 Niveau 2: reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen - Communiceert begrip voor de gevoelens, de behoeften en de belangen van de ander - Toont begrip door het eigen non-verbaal gedrag - Houdt bij beleidsvoorbereiding rekening met de standpunten van relevante actoren - Toont begrip voor de reacties van anderen in een bepaalde situatie - Gaat adequaat in op persoonlijke en/of emotionele boodschappen Oordeels Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria vorming Niveau 3: Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt Beslissen Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen Niveau 2: Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is - Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een voorstel te onderbouwen - Neemt beslissingen waarvoor voldoende, maar nog niet alle informatie aanwezig is - Neemt beslissingen als hij de gevolgen voldoende kan inschatten - Neemt berekende risico's (er is een risico en dat kan bepaald worden) - Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing - Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk 18

19 7.2 BIJKOMENDE FUNCTIESPECIFIEKE GEDRAGSCOMPETENTIES Visie De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Niveau 2: Betrekt bredere (maatschappelijke, technische, ) factoren bij zijn aanpak - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn - Denkt kritisch en zelfstandig - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen Niveau 3: Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelswijze van de organisatie - Durft harde standpunten innemen die de hele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn in de eigen entiteit - Praat over wij in plaats zij als hij het over de ein organisatie heeft - Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen - Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen - Verdedigt de keuzes van de entiteit of organisatie bij collega s, eigen medewerkers en derden - Identificeert zich bij de eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie 19

20 Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Niveau 2: Coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach/mentor - Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden - Onderneemt acties om het inzicht van de medewerkers in hun eigen functioneren te versterken - Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de medewerkers en stimuleert dat ook - Is in staat om zijn advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau van de medewerkers - Heeft oog voor de voortgang van groei in gedrag - Richt zich niet alleen op de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren Overtuigingskracht Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen Niveau 2: Overtuigt door inhoud én aanpak - Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen - Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren 20

21 8. Vaktechnische functiespecifieke competenties 8.1. Diploma Universitair diploma 8.2. Ervaring Ervaring in visieontwikkeling (in functie van de realisatie van een nieuwe visie en strategie) en in het aansturen van een team is een pluspunt 8.3. Functiespecifieke kennis - Kennis van diverse informaticatoepassingen (tekstverwerking, databanken, managementinformatiesystemen, ) en ICT-beleid en strategie - Affiniteit met erfgoed in zijn breedste betekenis - Goede kennis van communicatietechnieken en instrumenten, communicatiekanalen, communicatiebeleid en strategie - Kennis van publicatiebeleid - Kennis van de activiteiten en het beleid van de Vlaamse en internationale instellingen die actief zijn binnen het werkterrein van de afdeling - Kennis van en inzicht in de werking van de Vlaamse Overheid 21

22 DEEL 4: KANDIDATUURSTELLING EN SELECTIEPROCEDURE 9. Meer informatie Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Sonja Vanblaere, administrateur-generaal Phoenixgebouw Koning Albert II-laan Brussel Tel.: Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je terecht bij: Eric Min, adviseur hr & vorming Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35 bus Brussel 10. Hoe solliciteren? 10.1 Deelnemingsvoorwaarden Je bent tewerkgesteld als statutair ambtenaar van niveau A of van een gelijkgesteld niveau bij een entiteit van de Vlaamse overheid waarop het raamstatuut van toepassing is. Je beschikt over minimaal 5 jaar relevante leidinggevende ervaring, verworven in de laatste 10 jaar, of over 10 jaar relevante beroepservaring. 22

23 Voor de berekening van de relevante beroepservaring worden deeltijdse prestaties als voltijds beschouwd. Voor meer informatie m.b.t. de deelnemingsvoorwaarden kan u terecht op de website van het Raamstatuut ( ) Kandidatuurstelling Je CV, motivatiebrief en managementvisie (10 à 15 p) worden per (bij voorkeur- je krijgt dan van ons een ontvangstmelding) of per aangetekend schrijven bezorgd aan: Eric Min, adviseur hr & vorming Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35 bus Brussel eric.min@ewi.vlaanderen.be Solliciteren kan tot uiterlijk 23 april Kandidaturen die op 23 april 2014 zonder een gegronde en aanvaarde reden, geen managementvisie bevatten, zullen als ongeldig beoordeeld worden. Het is niet de bedoeling om in de managementvisie theoretische modellen en concepten over leidinggeven en organisaties te beschrijven, maar een concreet zicht te geven over hoe je de afdeling zal leiden, rekening houdend met de uitdagingen en de eventuele knelpunten van de afdeling beschreven in de context van het agentschap. Vermeld in je motivatiebrief duidelijk of je al dan niet beschikt over een vrijstelling voor de generieke competenties en voeg bij uw kandidaatstelling een document toe waaruit blijkt dat u over een vrijstelling beschikt. In dat geval moet je enkel nog het functiespecifieke gedeelte van de procedure afleggen (zie punt e). Voor de middenkaderfuncties voor de Vlaamse overheid geven zowel de positieve resultaten van de externe potentieelinschatting of van de eindbeoordeling van de generieke competenties, afgelegd voor de middenkaderfuncties, als de geschiktheid voor de uitoefening van een N- 23

24 functie of functie van algemeen directeur, gedurende zeven jaar nadat het mandaat of de benoeming werd beëindigd of vanaf de datum van de externe potentieelinschatting, de eindbeoordeling van de generieke competenties of de geschiktheid als de geslaagde niet werd aangesteld of benoemd, recht op vrijstelling van de externe potentieelinschatting of van de eindbeoordeling van de generieke competenties. 11. Verloop selectieprocedure 11.1 CV-screening De administrateur-generaal van het agentschap Onroerend Erfgoed, beslist of jouw kandidatuur voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden Verkennend gesprek In het geval er 5 of meer ontvankelijk verklaarde kandidaturen zijn, wordt er een eliminerend verkennend gesprek gehouden met de administrateur-generaal en hr-adviseur van de MOD EWI. In het verkennend gesprek komen volgende elementen aan bod: - Motivatie van de kandidaat - Inzicht in de sector waar de vacature zich situeert - Inzicht in een leidinggevende functie bij de Vlaamse overheid - Relevantie van de ervaring - Mondelinge communicatie Over elke kandidaat wordt een beknopt rapport gemaakt met motivering waarom hij/zij al dan niet geschikt wordt beschouwd en al dan niet wordt toegelaten tot het volgende gedeelte van de selectie Beoordeling van de generieke competenties Bij de beoordeling van de generieke competenties wordt rekening gehouden met een interne potentieelinschatting in combinatie met een externe potentieelinschatting. Kandidaten die reeds geslaagd zijn in een externe potentieelinschatting voor een N-1 vacature, hoeven deze niet meer opnieuw te doen. 24

25 De resultaten worden beoordeeld door het managementorgaan van het beleidsdomein waartoe de kandidaat behoort. De kandidaten die niet beschikken over de generieke competenties worden door de personeelsdienst van hun entiteit op de hoogte gebracht van hun resultaat. Voor hen eindigt de selectieprocedure Functiespecifieke selectie De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om hun managementvisie te presenteren aan het managementcomité van het beleidsdomein RWO. Via gerichte vragen wordt gepeild naar de functiespecifieke (vaktechnische en persoonsgebonden) competenties. Elke kandidaat krijgt de globale beoordeling beschikt / beschikt niet over de functiespecifieke competenties voor deze functie. Vervolgens brengt het managementorgaan aan de leidend ambtenaar van het agentschap Onroerend Erfgoed een advies uit (geschikt / niet- geschikt) over elke kandidaat. De leidend ambtenaar neemt een gemotiveerde beslissing tot aanstelling in het mandaat. Het resultaat van de functiespecifieke beoordeling wordt meegedeeld aan de kandidaten. De meest geschikte kandidaat wordt van de eindbeslissing op de hoogte gebracht. Hij/zij wordt benoemd in het middenkader in de graad van hoofdadviseur met de rang A2M. De titularis van de graad van hoofdadviseur wordt vervolgens bij mandaat aangewezen in de vacant verklaarde functie van afdelingshoofd (salarisschaal A 285 en na 6 jaar schaalanciënniteit A 286). 25