Manager service centrum

Transcriptie

1 Manager service centrum Voor akkoord Naam leidinggevenden: Datum + Handtekeningen: 1 e evaluator: 2 e evaluator: Naam functiehouder Datum + Handtekening: 1

2 DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de dienst Het Service Centrum is één van de cellen binnen de Afdeling Coördinatie en Ondersteuning. Het Service Centrum stuurt organisatiebrede processen aan op vlak van de Bevoorradingsketen (Supply Chain), Faciliteiten (Facility), Gebouwenonderhoud (Building & Maintenance), Contractbeheer, Leveranciersmanagement,. De activiteiten zijn cross-divisioneel georganiseerd waardoor schaalvoordelen (concentreren, vereenvoudigen, uniformiseren) en kennisvoordelen (bundelen van kennis en expertise) worden gerealiseerd. Klantgerichtheid en dienstverlening, flexibiliteit en proactiviteit, ondersteuning en adviesverlening, efficiëntie en best practice zijn hierbij kernbegrippen. Het Service Centrum bestaat uit 3 pijlers: Bevoorrading Bestaat uit de teams die de volledige goederenstroom beheren: de aankopers, de bevoorradingscoördinatoren, de magazijniers en logistiek medewerkers die o.m. instaan voor de estafette. Daarnaast maakt ook het wagenparkbeheer deel uit van deze pijler. Facility Bestaat uit de interieurverzorgers, het team onthaal en documentbeheer en tot slot het back office team. Het back office team zorgt dat de facilitaire processen efficiënt, correct, gecoördineerd, klantvriendelijk en op een uniforme manier verlopen en dossiers en gegevens beheerd worden Gebouwenonderhoud Bestaat uit de helpdesk gebouwenonderhoud, de beheerders gebouwenonderhoud en de medewerker nutsvoorzieningen Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden 1.3. Interne organisatie Rapporteringslijnen Aan welke functie Afdelingshoofd C&O rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? FM-manager, ICT-manager, celhoofd Beleid & Coördinatie, management assistent C&O hoofd facility, hoofd gebouwenonderhoud, hoofd bevoorrading 2

3 Organogrammen Te raadplegen op het intranet 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid om een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening van het Service Centrum te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van Waterwegen en Zeekanaal NV. 3. Resultaatgebieden 1. OPMAAK VAN OPERATIONELE DOELSTELLINGEN Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers om een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Het beleid van de hogere entiteit (Waterwegen en Zeekanaal) vertalen naar doelstellingen voor de eigen dienst Opstellen van het jaarplan van de dienst Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers 2. PLANNING EN ORGANISATIE Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren om een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de dienst Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten Organiseren van een overlegvergadering binnen de dienst Supervisie van projecten van het service centrum 3

4 3. LEIDING GEVEN AAN MEDEWERKERS Aansturen en motiveren van medewerkers om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers De goede werksfeer bewaken binnen de dienst Organiseren en leiden van overlegvergaderingen Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers 4. KWALITEITSBORGING Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten om de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen Bewaken van eenvormige uitvoering van de processen van de cel Verantwoordelijkheid opnemen voor het opzetten en uitbouwen van evaluatiesystemen Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures Bewaken van een klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties Review en aanpassing bestaande procedures en werkmethoden Medewerking verlenen aan werkgroepen Signaleren van knelpunten 5. BIJDRAGE AAN BELEID Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau om bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Bijdragen aan de personeelsplanning op middellange termijn van de hogere entiteit Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen Opstellen van rapporten en nota s 4

5 6. BEHEER VAN MIDDELEN Efficiënt beheren van de middelen om er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen de verkregen budgetten. Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten, Beheren van de beschikbare budgetten Argumenteren van voorstellen 7. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten om via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst en de organisatie Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden Overleggen met en informatie verstrekken aan de celhoofden en medewerkers van de dienst Informeren van medewerkers over genomen beslissingen van het managementcomité Communicatie naar en overleg met de vakorganisaties Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers Uitbouwen van een professioneel netwerk Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten 8. INHOUDELIJKE BIJDRAGE Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden om inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig) Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten 5

6 DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 3 Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen 4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 3 Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden 4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van 1 Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord hij om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt hij dus gerust als zij lezen. Ook hem en zijn kunnen gelezen worden als haar. 6

7 verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 3 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau 3 Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. - Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit - Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Niveau 2 Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de 7

8 doelstellingen - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt 4.6. Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 3 Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt 4.7. Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 2 Geeft richting op het niveau van processen en structuren. - Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden - Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling - Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen) - Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan - Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit - Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen - Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers 4.8. Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen Niveau 2 Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie - Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie 8

9 - Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven - Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur ) - Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen - Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in Inlevingsvermogen Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie Niveau 2 Reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen - Communiceert begrip voor de gevoelens, de behoeften en de belangen van de andere - Toont begrip door het eigen non-verbale gedrag - Houdt bij beleidsvoorbereiding rekening met de standpunten van relevante actoren - Toont begrip voor de reacties van anderen in een bepaalde situatie - Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Niveau 2 Coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach of mentor - Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden - Onderneemt acties om het inzicht van de medewerkers in hun eigen functioneren te versterken - Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de medewerkers en stimuleert dat ook - Is in staat om zijn advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn medewerkers - Heeft oog voor voortgang van groei in gedrag - Richt zich niet alleen op de taak of het doel die gerealiseerd moeten worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren 9

10 5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis - In het bezit zijn van rijbewijs B - Kennis van en inzicht in de structuur van de organisatie - Kennis van de wet op de overheidsopdrachten - Kennis bevoorradingsketen management - Kennis facilitair management (building en facility) 6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. 10