Stafmedewerker financiën

Transcriptie

1 Stafmedewerker financiën Doel van de functie Kwaliteitsvolle uitvoering van de financiële aspecten van het beleid. Plaats in de organisatie Afdeling Interne zaken Dienst Financiën Directe leidinggevende Ontvanger/financieel beheerder Graad Niveau stafmedewerker A Resultaatsgebieden Optimaal leiden van de dienst financiën: Zorgen voor een kwaliteitsvolle werking; Bewaken van de kwaliteit van de geleverde diensten; Optimaliseren van de dienst; Problemen oplossen; Beheren van de budgetten; Beheren van de voorraden; Begeleiden, ondersteunen, opvolgen, stimuleren, coachen medewerkers; Teamdynamiek bevorderen; Interne en externe communicatie; Instaan voor de functioneringsgesprekken en evaluaties van de personeelsleden; Opvolgen algemene en specifieke richtlijnen in verband met personeelsbeheer; Organiseren en leiden van het nodige (werk)overleg en samenwerking. Dienstgebonden domeinen: Boekhouding; Budget, budgetwijzigingen en meerjarenplan; Jaarrekening; Gemeentebelastingen; Btw; Overheidsopdrachten; Debiteurenbeheer; Interne controle; Interne kwaliteitszorg; Wettelijkheids- en regelmatigheidcontrole. Managementteam: Deelnemen aan, voorbereiden van en opvolgen van de decretale taken en opdrachten; Bewaken en optimaliseren van de eenheid in werking; Bewaken en optimaliseren van de kwaliteit van de organisatie en

2 diensten; Bewaken en optimaliseren van de interne communicatie van de organisatie; Aanbrengen van algemene opportuniteiten; Aanbrengen van algemene problemen; zoeken en uitwerken van oplossingen. Verruimende bepalingen Uitvoeren van en helpen bij taken van de eigen dienst of de andere gemeentelijke of OCMW-diensten op vraag van het diensthoofd, de OCMW- of de gemeentesecretaris. Competenties kennis Kennis van de werking van het bestuur; Software eigen aan de functie; Gemeentelijke reglementen eigen aan de dienst; Strategische beleidsplanning; Managementtechnieken (organisatiemanagement, projectmanagement, peoplemanagement, ); Gemeente- en OCMW-decreet; Regelgeving inzake gemeente- en OCMW-boekhouding; Regelgeving belastingen; Regelgeving btw; Regelgeving overheidsopdrachten. Competenties andere WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren: voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen: Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen; Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen; Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen; Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan; Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen; Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren. Samenwerken: Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere diensten en afdelingen: Creëert structuren om de samenwerking met andere diensten en

3 afdelingen te verbeteren; Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere diensten en afdelingen te verstevigen; Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de dienst en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan; Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen dienst overstijgen; Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen dienst overstijgen; Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere afdelingen en diensten. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen : Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ); afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden: Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de dienst; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of dienst op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enzovoort. PERSOONSGERELATEERD GEDRAG Organisatiebetrokkenheid: Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie: Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn binnen de eigen dienst; Praat over wij in plaats van zij als hij het over de eigen organisatie heeft; Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen; Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen ; Verdedigt de keuzes van de dienst of organisatie bij collega s, eigen medewerkers en derden; Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie. INTERPERSOONLIJK GEDRAG Coachen (ontwikkelingsgericht coachen): Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie. Neemt verantwoordelijkheid op voor leren binnen de organisatie: Biedt steun en hulp aan collega s bij het volgen van de gemaakte keuzes in het kader van hun loopbaanontwikkeling;

4 Helpt anderen hun professionele doelstellingen te realiseren door opportuniteiten te linken aan vaardigheden en interesses; Stimuleert een open communicatie rond leren; Fungeert als rolmodel voor verantwoordelijkheid opnemen voor leren binnen de organisatie; Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep; Is in staat om diverse rollen te vervullen bijvoorbeeld als instructeur, mentor, supervisor, coach, intervisor, naar gelang van de omstandigheden. OMGAAN MET INFORMATIE Visie (conceptueel denken): De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Brengt een eigen beleid naar voren dat de dienst of organisatie op lange termijn beïnvloedt: Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie of entiteit hierop voor te bereiden; Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren; Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen; Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de organisatie of dienst. PROBLEEMOPLOSSEND GEDRAG Resultaatgerichtheid: Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. Werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen omgeving: Formuleert uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen of van de organisatie; Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing enzovoort; Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen om de gestelde doelstellingen te bereiken; Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen; Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen als dat nodig blijkt. BEHEERSMATIG GEDRAG Voortgangscontrole: Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers. Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen: Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces; Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen); Checkt afspraken op het afgesproken moment; Wijst medewerkers (collega s, leveranciers ) op hun planning of afspraken ; Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. LEIDERSCHAP

5 Delegeren: Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. Delegeert ruimere taken en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheidsdomeinen: Wijst dossiers aan medewerkers toe volgens hun kennis, ervaring en motivatie; Betrekt de medewerkers bij het zoeken naar oplossingen en stelt dat voor als een mogelijkheid om zich te bewijzen, zich te ontplooien; Draagt op een efficiënte wijze taken en verantwoordelijkheden over aan medewerkers zodat hun motivatie verhoogt; Maakt de medewerker mee verantwoordelijk voor het eindresultaat; Staat open voor initiatieven van medewerkers. Richting geven: Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de dienst op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting op het niveau van processen en structuren: Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden; Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling; Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen); Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan; Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit; Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen; Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers. Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen): Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers: Creëert een omgeving die de medewerkers inspireert om zich te ontwikkelen; Verwijdert (organisatorische) obstakels die de medewerkers verhinderen zich te ontwikkelen; Stimuleert medewerkers om aandacht te hebben voor hun loopbaanontwikkeling en biedt daarbij de nodige ondersteuning; Bewaakt de in het kader van loopbaanontwikkeling gemaakte afspraken (bv. in een persoonlijk ontwikkelplan) en stuurt bij indien nodig; Beoordeelt het effect van opleidingsinspanningen op de werkvloer

6 en stuurt bij indien nodig; Fungeert als rolmodel voor het nemen van verantwoordelijkheid voor leren binnen de organisatie; Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep; Stimuleert een open feedbackcultuur waar medewerkers in een veilige omgeving kunnen leren. Beoordelingscriteria De te gebruiken schalen zijn deze vermeld in de rechtspositieregeling (goed, zeer goed, uitstekend, ongunstig, onvoldoende, geheel onvoldoende). Doelstellingen: De doelstellingen vermeld in de functioneringsgesprek(ken) van de evaluatieperiode. Resultaatsgebieden: Optimaal leiden van de dienst financiën; Dienstgebonden domeinen; Managementteam. Competenties kennis: Kennis van de werking van het bestuur; Software eigen aan de functie; Gemeentelijke reglementen eigen aan de dienst; Strategische beleidsplanning; Managementtechnieken (organisatiemanagement, projectmanagement, peoplemanagement, ); Gemeente- en OCMW-decreet; Regelgeving inzake gemeente- en OCMW-boekhouding; Regelgeving belastingen; Regelgeving btw; Regelgeving overheidsopdrachten. Competenties andere: Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen; Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere diensten en afdelingen; Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden; Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie; Neemt verantwoordelijkheid op voor leren binnen de organisatie; Brengt een eigen beleid naar voren dat de dienst of organisatie op lange termijn beïnvloedt; Werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen omgeving; Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen; Delegeert ruimere taken en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheidsdomeinen; Geeft richting op het niveau van processen en structuren; Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers.

7