Dossier Functiebeschrijving :

Transcriptie

1 p.!1 Dossier Functiebeschrijving : DATUM : BENAMING VAN DE FUNCTIE : GRAAD : FUNCTIONELE LOOPBAAN : Assistent dienstleider Assistent dienstleider B1-B3 NAAM FUNCTIONARIS : AFDELING : Bibliotheek HIERARCHISCH VERANTWOORDELIJKE : bibliothecaris Voor kennisname : Functionaris :... Verantwoordelijke :... Algemeen directeur :...

2 p.!2 FUNCTIE : Assistent dienstleider bibliotheek SLEUTELTAKEN : AKTIVITEITEN :

3 p.!3 1. Coördineren en organiseren van de werking van de afdelingen jeugd en mediatheek 2. Coachen en begeleiden van de medewerkers zodat de dienst beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers Dit omvat ondermeer volgende taken: - coördinatie, planning, opvolging en organisatie van de werking van de medewerkers van de afdeling - instaan voor de taakverdeling en opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering - coördineren van de collectievorming, verwerving en ontsluiting van materialen (boeken, cd s, dvd s ) van de betreffende afdelingen en beheren van het collectiebudget - toezien op en bijdragen aan het op een aantrekkelijke en duidelijke manier presenteren van de collectie - organiseren van uitbreidingsactiviteiten voor de afdelingen - uitbouwen van een sterke scholenwerking (klasuitleningen, rondleidingen ) - coördineren en organiseren van de buitenschoolse jeugdactiviteiten zoals voorleesmomenten, Kinder- en Jeugdjury, - opzetten van bibgerichte projecten die verband houden met de afdelingen jeugd en mediatheek en die inzetten op leesbevordering, mediawijsheid - bewaken van kwaliteit en kwantiteit van de geleverde diensten; streven naar een continue optimalisering van de dienstverlening - mee zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten - afstemmen van de werkzaamheden van de eigen afdeling op de werking van de ganse bibliotheek - 3.Bijdrage aan het formuleren en uitvoeren van beleidsdoelstellingen voor de betreffende afdelingen. 4. Rapporteren, overleggen, informeren Dit omvat ondermeer volgende taken: - Begeleiden, ondersteunen, evalueren en bijsturen van de medewerkers van de afdelingen jeugd en mediatheek - Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, opdrachten en verantwoordelijkheden - Openstaan voor initiatieven en ideeën van medewerkers - Versterken van de loyale samenwerking en goede sfeer binnen de dienst - Leiden van het team naar een gezamenlijk resultaat - Mee instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. - Dit omvat ondermeer volgende taken: - Aanbrengen van nieuwe beleidsitems op basis van analyse van signalen en nieuwe ontwikkelingen uit het werkveld - Concrete initiatieven nemen met het oog op vernieuwing/optimalisering van de operationele planning en dienstverlening

4 p.!4 BIJKOMENDE ACTIVITEITEN : 1. Vervangen van bibliothecaris en collega s bij afwezigheid, helpen bij activiteiten van andere afdelingen 2. opvolgen van de actualiteit m.b.t. de functie en de opdrachten van het stadsbestuur, volgen van vorming, studiedagen, bijscholing,

5 p.!5 PROFIEL VAN DE FUNCTIE : Assistent dienstleider ERVARING : Volgende ervaring is een pluspunt maar niet onontbeerlijk : - ervaring met de werking van de gemeentelijke administratie en het gemeentebestuur - ervaring met de opdrachten en werkwijze van de dienst KENNIS : - algemene culturele kennis en brede belangstelling voor maatschappelijke en culturele ontwikkelingen Volgende kennis moet verworven worden tijdens de uitoefening van de functie: - grondige kennis van het vakgebied - grondige kennis van informaticasytemen en -toepassingen m.b.t. het vakdomein, de Office programma s en sociale media - grondige kennis van de wetgeving en reglementeringen m.b.t. de opdrachten van de dienst - grondige kennis van de procedures en bevoegde instanties m.b.t. de opdrachten van de dienst - kennis van de gemeentelijke en administratieve bestuursproblematiek - kennis van wetgeving en procedures m.b.t. de opdrachten van de gemeente VAARDIGHEDEN : - leidinggevende vaardigheden, kunnen organiseren en coördineren, kunnen stimuleren en motiveren van een team - administratieve en rekenkundige vaardigheden - vlot met diverse informaticatoepassingen kunnen omgaan - taalvaardigheid zowel verbaal als schriftelijk, kunnen rapporteren - contact en sociaal vaardig, klantgericht - kunnen plannen - kunnen beslissen (ook in conflictsituaties) - prioriteiten kunnen leggen - kunnen analyseren en synthetiseren - onderhandelingsvaardigheden, kunnen overleggen en samenwerken - pedagogische vaardig - een projectmatige aanpak kunnen opzetten en begeleiden - resultaatgericht kunnen werken - op lange termijn kunnen denken, een visie kunnen ontwikkelen; beleidsvoorbereidend werk kunnen doen - creativiteit en dynamisme; verbeteringsgericht en vernieuwend handelen - snel de nodige kennis kunnen verwerven ATTITUDES/ EIGENSCHAPPEN : - interesse voor literatuur, muziek, film... - vertrouwdheid met de doelgroep jeugd - belangstelling hebben voor de ruimere organisatie - autoriteit uitstralen, voldoende assertief zijn - diplomatisch en tactvol zijn - creatief - verantwoordelijkheidszin hebben, respect voor timing en afspraken - empathie, luisterbereidheid - initiatief nemen naar het bestuur toe en voor de optimale werking van de dienst - flexibiliteit : zich kunnen aanpassen aan wijzigingen in de structuren, de organisatie en de opdrachten - stressbestendigheid

6 p.!6 ANDERE : - verzorgd voorkomen - bereid om s avonds en in het weekend te werken (zowel voor het uitlenen als occasioneel bij evenementen van de bibliotheek)