Kennisname : Bibliotheekassistent dienstleider BENAMING VAN DE FUNCTIE : NIVEAU : FUNCTIONELE LOOPBAAN : Datum : Functionaris :...

Transcriptie

1 BENAMING VAN DE FUNCTIE : GRAAD : NIVEAU : FUNCTIONELE LOOPBAAN : Bibliotheekassistent dienstleider Deskundige B B1-B3 AFDELING : DIENST : Bibliotheek Bibliotheek Kennisname : Datum : Functionaris :... Verantwoordelijke :... Gemeentesecretaris :... (invoeging GR )

2 FUNCTIE : Bibliotheekassistent dienstleider SLEUTELTAKEN : AKTIVITEITEN : (deze lijst is niet beperkend) 1.Werkt onder leiding van, en rapporteert aan de bibliothecaris. Heeft tot doel/rol het goed doen functioneren van welbepaalde onderdelen van de gemeentelijke openbare bibliotheek en heeft een beleidsadviserende, voorbereidende als uitvoerende rol. - Algemene leiding en beheer van welbepaalde onderdelen van de POB - Regelen van de uitleendienst van de POB - Medeverantwoordelijke voor de collectievorming - Medeopmaak van de structuur van de GOB en het organiseren van interne diensten - Mederegelen van de centrale aankoop van book en non-book materialen (o.a. contracten met de boekhandels en leveranciers bibliotheekuitrusting, controle over de leveringen, ) - Opvolging en medeverantwoordelijk voor de opleiding van het personeel - Opvolging en medeverantwoordelijk voor de bibliotheekautomatisering en verzorging van de permanente opleiding voor automatisering, bibliotheekbeheer en nieuwe ontwikkelingen in de POB - Opvolging en medeverantwoordelijk voor de dienstregeling van het personeel - Voorbereiding opstelling dienstregelingen voor avond- en weekenddienst, verlofregeling, ziekteverloven, vervangingen; - Medeopvolging van de boekhouding (bestelbons, kredietverdeling, leesgelden) - Voorbereiding opmaak begrotingsvoorstel voor de POB - Voorbereiding samenstelling van de dossiers voor het college en de gemeenteraad - Coördinatie en organisatie van de boekverwerking (controle der leveringen, rubricering, aanwinstenregister, boekverzorging, titelbeschrijvingen, catalogisering, magazijn) - Coördinatie en opvolging interbibliothecair leenverkeer - In samenspraak met de bibliothecaris verzorgen van de public-relations voor de POB - Voorbereiding promotionele activiteiten betreffende bibliotheekwezen en het voeren van leespromotie - Voorbereiding projecten in het kader van een streekgericht bibliotheekbeleid - Medeverantwoordelijke voor promotionele activiteiten betreffende cultuurspreiding en het bibliotheekwezen in het bijzonder - Medeverzorging van contacten met andere lokale culturele actoren

3 - Opvolging wetgeving BIJKOMENDE TAKEN : Diversen: - Onderhouden van contacten op diverse niveaus: gemeente, provincie, Vlaamse Gemeenschap, inspectie, scholen, verenigingen, (in de afwezigheid van de bibliothecaris) - Waarnemen van het secretariaat en het bijwonen van de vergaderingen van het beheersorgaan (in afwezigheid van de bibliothecaris) - Waarnemend bibliothecaris tijdens de afwezigheid van de bibliothecaristitularis - Geven van rondleidingen in de bibliotheek of delegatie ervan - Flexibele inzetbaarheid op alle niveaus bij piekperiodes en afwezigheden

4 PROFIEL VAN DE FUNCTIE : Bibliotheekassistent dienstleider ERVARING : volgende ervaring is een pluspunt maar niet onontbeerlijk : - ervaring met de werking van de gemeentelijke administratie en het gemeentebestuur - ervaring met de opdrachten en werkwijze van de dienst VAARDIGHEDEN : leidinggevende vaardigheden: - medewerkers kunnen motiveren - kunnen organiseren, delegeren, prioriteiten kunnen leggen en duidelijke instructies kunnen geven - vergaderingen en onderhandelingen kunnen leiden - diplomatisch kunnen bemiddelen bij conflicten en klachten administratief-technische vaardigheden : - vlotte bediening van communicatiemedia (fax, telefoon,...) - kunnen werken met PC en specifieke programma s - brieven kernachtig, zakelijk en doelgericht kunnen opstellen communicatieve en sociale vaardigheden : - vlotte taalbeheersing (gesproken en geschreven) - in teamverband kunnen werken - kunnen omgaan met zeer verschillende mensen - kunnen omgaan met de spanning tussen de noodzaak aan openbaarheid enerzijds en de noodzaak aan discretie anderzijds - kunnen omgaan met de spanning tussen de ambtenarij en politiek bestuur - creatieve en promotionele vaardigheden organisatorische vaardigheden : - taken correct en snel kunnen afwerken - dossiers binnen de gestelde termijn kunnen afwerken - snel en doeltreffend informatie kunnen opzoeken en hanteren - kunnen plannen rapporteringvaardigheden - doeltreffend en accuraat kunnen rapporteren ATTITUDES/ EIGENSCHAPPEN : - onderzoekende ingesteldheid bij probleemsignalering - cliëntgericht en vriendelijk zijn (klantvriendelijkheid) - dynamisch zijn - zin hebben voor nauwkeurigheid en orde - verantwoordelijkheidszin en betrokkenheid bij het werk - organisatievermogen hebben - respect hebben voor timing en afspraken - diplomatisch, betrouwbaar en discreet zijn - assertief zijn - creatief en innovatief zijn - zeer brede belangstelling voor de culturele sector en de literatuur - bereid zijn om zich permanent bij te scholen - flexibiliteit

5 KENNIS : Bij indiensttreding: - zeer goede kennis van het vakgebied - goede kennis van de wetgeving en de reglementering m.b.t. de opdrachten van de dienst - goede kennis van de procedures en bevoegde instanties m.b.t. de opdrachten van de dienst - goede kennis van de informaticasystemen die voor de dienst voorhanden zijn Te verwerven bij latere uitoefening van het ambt: - grondige kennis van het vakgebied - grondige kennis van de wetgeving en de reglementering m.b.t. de opdrachten van de dienst - grondige kennis van de procedures en bevoegde instanties m.b.t. de opdrachten van de dienst - grondige kennis van de informaticasystemen die voor de dienst voorhanden zijn - grondige kennis van de dienst ANDERE : - een verzorgd voorkomen - flexibel zijn naar taakinhoud en werkuren:. bereid zijn bijkomende opdrachten te vervullen, naargelang de noodwendigheden en in functie van de continuïteit van de dienst. bereid zijn buiten de normale diensturen te presteren