VOORSTEL AAN DAGELIJKS BESTUUR/ ALGEMEEN BESTUUR

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN DAGELIJKS BESTUUR/ ALGEMEEN BESTUUR Datum 5 april 2018 Opsteller Willem Essen Onderwerp Vaststelling Voorjaarsrapportage 2018 Samenvatting De Voorjaarsrapportage 2018 betreft een bijstelling van begroting 2018 als gevolg van actuele inzichten. Omdat de structurele gevolgen in de begroting 2019 worden geregeld, is in de Voorjaarsrapportage 2018 alleen sprake van incidentele wijziging van budgetten. Er is per saldo geen wijziging van het begrotingstotaal en dus ook niet van de bijdrage per deelnemer- en derhalve is een zienswijze door de raden niet noodzakelijk/voorgeschreven. Voorstel Interne toetsing De Voorjaarsrapportage 2018 vaststellen en aanbieden aan het AB. O Juridische gevolgen X Financiële gevolgen O Personele gevolgen O Item voor de OR Advies KBG We adviseren de adviescommissie om in de voorjaarsnota duidelijk te maken welke voorschotten erin staan op de begroting Dit geldt bijvoorbeeld voor de voorstellen vanuit informatiebeveiliging. Deze staan ook genoemd in de begroting 2019 als nieuw beleid. Vaststelling van de voorjaarsnota 2018 betekent impliciet goedkeuring van deze voorstellen in de begroting Advies AC De Adviescommissie neemt het advies van de KBG over. Afgesproken wordt dat Willem een aanvullende memo voor het DB maakt waarin expliciet de structurele gevolgen van de Voorjaarsnota 2018 voor de Begroting 2019 beschreven worden. Omdat de Voorjaarsnota binnen de begroting blijft, is het niet nodig deze voor zienswijzen aan de gemeenteraden voor te leggen.. - Ehz G.J. Nijpels O F. Streng M conform bespreken opmerkingen Besluit DB

2 Behandeling AB. Ehz M. Pijl D N. Slagter SB G.J. Nijpels O F. Streng M R. Posthumus K conform bespreken opmerkingen Besluit AB Namens het Algemeen/Dagelijks Bestuur van de GR SSC DeSom, datum.. De waarnemend voorzitter, de waarnemend directeur, G.J. Nijpels A. van Dorland 2

3 TOELICHTING De begroting 2018 van SSC DeSom is in juli 2017 vastgesteld. Het is goed om gedurende het dienstjaar die begroting integraal te beoordelen op basis van actualiteit en wellicht te herzien. In de budgetcyclus van DeSom zijn twee momenten gepland waarbij de vastgestelde begroting integraal wordt beoordeeld op basis van actuele inzichten. In de Voorjaarsrapportage wordt met name beoordeeld of uitgangspunten en eventuele aannames bij de begroting aansluiten bij de werkelijkheid, waarbij ook de financiële resultaten van de jaarrekening van het voorafgaande jaar worden beoordeeld. In de Najaarsrapportage wordt vooral gekeken hoe de geraamde budgetten zich verhouden tot de werkelijke uitgaven en inkomsten van dat moment. Van de voorgestelde begrotingswijzigingen hebben sommige ook structurele effecten. Omdat de structurele effecten zijn meegenomen in de begroting 2019, zijn in deze Voorjaarsrapportage voor 2018 alle wijzigingen incidenteel gepresenteerd. De volgende wijzigingen van de begroting 2018 worden voorgesteld: Afschrijvingen -/ In de Najaarsrapportage 2017 is incidenteel aan afschrijvingen afgeraamd als gevolg van de bijdrage van de gemeente Hoorn in het glasvezelnetwerk. Daarbij is aangegeven dat deze bijdrage via de Voorjaarsrapportage 2018 wordt verwerkt in de begroting De structurele gevolgen worden geregeld in de begroting Verzekering hard- en software De brand in de parkeergarage van de gemeente Drechterland heeft ook consequenties gehad voor DeSom (t.w. schade aan ICT-bekabeling in het plafond van de parkeergarage en roetschade aan netwerkapparatuur). Naar aanleiding van deze brand is meer duidelijkheid ontstaan over de dekking van de huidige verzekering. Als gevolg daarvan stellen wij voor de brandverzekering uit te breiden met de componenten reconstructiekosten en extra kosten. Hierdoor is in voorkomende gevallen de gevolgschade van brand goed verzekerd en kan schade sneller afgewikkeld worden. De afhandeling van de schade in Drechterland heeft namelijk een half jaar geduurd en dit betrof een relatief kleine schade. Door deze uitbreiding van de polis stijgt de premie met De structurele gevolgen worden geregeld in de begroting Benchmark M&I SSC DeSom en de deelnemers willen in 2018 collectief, als DeSom samenwerkingsverband, deelnemen aan de M&I ICT Benchmark gemeenten Het grote voordeel hiervan is dat het aanzienlijk minder kost dan afzonderlijk deelnemen en dat het een compleet inzicht in de totale ICT-kosten geeft van zowel het samenwerkingsverband als van de afzonderlijke gemeenten. Onze ICT-kosten kunnen vervolgens vergeleken worden met andere organisaties die deelnemen aan deze landelijke Benchmark, zoals bijv. Gemeente Hoorn. Gezamenlijk is afgesproken dat de kosten van de Benchmark worden verdeeld tussen SSC DeSom en de zes gemeenten. Uitbreiding formatie met 1 fte Technisch Security Officer (schaal 11) De huidige formatie is afgestemd op de ondersteuning van de standaard beheer dienstverlening aan de deelnemers en afnemer. Dit is in 2016 bevestigd door M&I. Destijds was niet bekend dat de externe technologische ontwikkelingen zo snel zouden gaan en de dreigingen op het gebied van security zo zouden toenemen. Ook vanuit de landelijke Informatiebeveiligingsdienst (IBD) worden steeds meer dwingende adviezen en aanbevelingen opgelegd. Dit betekent dat security taken steeds complexer worden en meer kennis en inzet vergen om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving en de vraag van onze deelnemers en afnemer. SSC DeSom is immers verantwoordelijk voor de beveiliging van de technische basisinfrastructuur van zes gemeenten en WerkSaam. In de jaarstukken 2017 en de kadernota 2019 hebben we u geïnformeerd over de in 2017 uitgevoerde security nulmeting en de daaruit voorgekomen dringende aanbevelingen. Eén 3

4 van de belangrijkste aanbevelingen is de noodzaak van gespecialiseerde security formatie. Op dit moment is security slechts een neventaak van één van de medewerkers. We vragen nu voor de periode van 1 juli t/m 31 december 2018 een incidenteel budget om formatie-uitbreiding voor een Technisch Security Officer (Ci)SO, die eindverantwoordelijk wordt voor het securitybeleid van SSC DeSom en de regie voert over de operationele veiligheid. Deze Security Officer fungeert ook als counterpart voor de CiSO s van de gemeenten. Voor 2018 gaan we daarbij uit van invulling van de vacature per 1 juli De structurele gevolgen invulling wordt geregeld in de begroting In de begroting 2019 zullen we structureel budget vragen voor structurele invulling met 1 FTE. Uitbreiding formatie met 0,11 fte Functionaris Gegevensbescherming (schaal 9) nihil Met ingang van 1 mei 2018 is SSC DeSom wettelijk verplicht om een FG aan te stellen. Om aan deze verplichting te voldoen, is SSC DeSom voornemens om een DVO met de KOM gemeenten te sluiten voor 4 uur per week. De KOM gemeenten zijn gezamenlijk bezig om een functionaris die gespecialiseerd is in gegevensbescherming te werven. De financiële gevolgen worden gedekt vanuit het salarisbudget. Uitbreiding beveiligingsbudget Op dit moment beschikt SSC DeSom over een structureel beveiligingsbudget van voor de afhandeling van beveiligingsincidenten en eventueel benodigde extra security expertise. Dit budget is onvoldoende om in geval van echte beveiligingsincidenten adequaat op te treden. En de kans op dit soort incidenten is aanzienlijk toegenomen afgelopen jaren. Daarnaast wil SSC DeSom voortaan jaarlijks een security scan laten uitvoeren, ook hiervoor is extra budget nodig. De structurele gevolgen worden geregeld in de begroting Uitbreiding licentiebudget Gezien de ontwikkelingen in de regio voorzien we in 2018 projecten die ook structurele consequenties hebben voor SSC DeSom, omdat hier maandelijkse kosten uit voortkomen. Indien we in 2018 willen starten met het realiseren van de Cloud basisinfrastructuur en een zogenaamde Proof of Concept (POC) van de nieuwe werkplek, dan krijgt SSC DeSom maandelijks licentie(huur)kosten voor de benodigde tooling. De uitbreiding van het licentiebudget is gebaseerd op de minimale inrichting van beide ontwikkelingen om deze te testen. We verwachten dat dit halverwege 2018 gaat spelen. Voor beide projecten volgt nog een voorstel aan het bestuur. De structurele gevolgen worden geregeld in de begroting Storting bestemmingsreserve Harmonisatie & Innovatie Op basis van actuele ramingen voor inzet vanuit de BR H&I in 2018 wordt ingeschat dat deze BR ontoereikend is, ook na de geraamde toevoeging vanuit het jaarresultaat Dit heeft vooral te maken met de voorbereiding van de cloudinfrastructuur en herontwerp werkplek, waarvoor in de begroting 2019 nieuw budget wordt gevraagd. Wij stellen voor incidenteel dit bedrag toe te voegen aan deze BR. Beoordeling jaarresultaat 2017 In 2017 is een bedrag van afgerond geïnvesteerd in het kader van Migratie en Implementatie. De kapitaalasten hiervan ad worden gedurende de gehele afschrijvingstermijn gedekt door de daarvoor gevormde bestemmingsreserve KL M&I. Beide (kl en dekking) worden in 2018 bijgeraamd. De jaarrekening 2017 sluit met een batig resultaat van afgerond Beoordeeld is in hoeverre dit resultaat een gevolg is van structurele meevallers. Wij zijn van mening dat van de volgende budgetten een deel structureel kan worden afgeraamd. Omdat de structurele gevolgen worden geregeld in de begroting 2019 wordt in deze Voorjaarsrapportage de aframing incidenteel gepresenteerd. Het gaat hierbij om de volgende budgetten: Rente -/ Hoewel wordt verwacht is dat de rente gaat stijgen kan, gelet op de huidige rente voor langlopende financiering, vooralsnog worden afgeraamd. Verbindingen -/ Op basis van de huidige contracten van de verbindingen van SSC DeSom kunnen we dit budget in 2018 incidenteel aframen. Wel voorzien we in de toekomst in verband met de Cloudontwikkelingen en de ontwikkelingen voor de nieuwe digitale werkplek een andere groeiende behoefte op dit vlak. 4

5 Externe dienstverlening -/ Op basis van de huidige externe dienstverleningscontracten van SSC DeSom kunnen we dit budget in 2018 incidenteel aframen. Op dit moment kunnen we niet inschatten wat er in de toekomst structureel nodig is als de huidige contracten aflopen en er nieuwe aanbestedingen gedaan moeten worden. Verwerking financiële gevolgen Per saldo is sprake van een toename van lasten in de begroting 2018 ad Voorgesteld wordt om dit saldo ten laste te brengen van de post Onvoorzien Budget Onvoorzien -/ Krediet mobiele devices en werkplekken eigen personeel SSC DeSom heeft 31 vaste medewerkers in dienst. Deze medewerkers gebruiken mobiele devices: laptop, tablet en/of mobiele telefoon die door de werkgever beschikbaar worden gesteld. Vanuit beveiligingsoogpunt is het noodzakelijk dat deze devices worden vervangen vanaf het moment dat de leverancier geen ondersteuning meer biedt. Voor deze noodzakelijke vervanging is binnen de begroting van SSC DeSom geen krediet beschikbaar. Daarnaast dient voor nieuwe medewerkers kantoormeubilair te worden aangeschaft. Hoewel dit pas ingaande 2019 om structurele financiële ruimte vraagt (afschrijving eerst in het jaar na investering) wordt in het kader van begrotingsrechtmatigheid- gevraagd hiervoor een krediet van beschikbaar te stellen. De jaarlijkse afschrijving ten laste van de exploitatie van afgerond wordt meegenomen in de begroting Totaaloverzicht begrotingswijzigingen Voorjaarsrapportage 2018 structureel 2019 omschrijving Primitieve BGR 2018 bijraming aframing bijgestelde BGR 2018 bijramen aframen saldo Afschrijvingen bedrijfskosten salariskosten beveiligingsbudget Licenties BR H&I rente verbindingen externe dienstverl onvoorzien Bijdrage BR KL M&I

6 Planning Behandeling door DB 10 april 2018 Verzending naar het AB 11 april 2018 Behandeling door AB 4 juli 2018 Verzending naar de Provincie 5 juli 2018 VOORSTEL : 1. Instemmen met de voorgestelde wijzigingen van de begroting 2018; 2. Een krediet van beschikbaar stellen voor werkplek en devices van eigen personeel; 3. De structurele gevolgen van deze besluiten meenemen in de begroting