Advies aan de gemeenteraad

Transcriptie

1 Advies aan de gemeenteraad Postregistratienummer * * Raadsvergadering: Voorstel: 5.47 Agendapunt: 14 Onderwerp Shared Service Center DeSom: Jaarstukken 2017, Voorjaarsrapportage 2018 en Begroting 2019 Datum 5 juni 2018 Beslispunten 1. Een positieve zienswijze af te geven over de jaarrekening 2017 van het Shared Service Center DeSom. 2. Kennis te nemen van de voorjaarsnota 2018 van het Shared Service Center DeSom en de daarin opgenomen gemeentelijke bijdrage van ,- 3. Een positieve zienswijze af te geven over de Begroting 2019 van het Shared Service Center DeSom onder voorbehoud van instemming van de raad met de kadernota Een positieve zienswijze af te geven over de wijziging van de verdeelsleutel van het Shared Service Center DeSom. Inleiding Op 10 april 2018 heeft de vergadering van het Dagelijks Bestuur van het Shared Service Center DeSom plaats gevonden, zij hebben de financiële stukken vast gesteld. Naar aanleiding van de besluitvorming dient het SSC DeSom de jaarrekening 2017 en de begroting 2019 bij de gemeenteraden in om de zienswijze van de raden te vernemen. De voorjaarsrapportage 2018 wordt ter kennisgeving aangeboden. In dit voorstel gaan we ook in op het verzoek om zienswijze over de wijziging van de verdeelsleutel van het SSC. Beoogd effect Een begroting waarbij ruimte gecreëerd is om te kunnen investeren op netwerk- en beveiligingsconcepten, concept nieuwe werkplek, datacenterconcept, concept strategisch personeelsbeleid, Cloudconcept en inzicht in genereren in de consequenties voor aansluitingen op landelijk geleverde diensten (Generieke Digitale Infrastructuur, benoemd binnen Klaproos VS Opmeer Postbus ZK Spanbroek telefoon: fax: gemeente@opmeer.nl KvK nummer IBAN-nummer NL94 BNGH

2 Agenda 2020 van KING/VNG). Het effect is dat het SSC DeSom onze organisatie ondersteuning kan bieden met ICT-voorzieningen en deze voorzieningen steeds beter af kan stemmen op de behoefte van deze tijd en de nieuwe ontwikkelingen. De gekozen samenwerking op het gebied van ICT in een Shared Service Center maakt dat we gebonden zijn aan het wettelijke traject met betrekking tot vaststelling van financiële stukken. Argumenten 1.1 De Jaarrekening 2017 eindigt met een positief resultaat van ,-. Het grootste gedeelte daarvan wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve Harmonisatie en Innovatie net als vorig jaar. Uitgaven uit die reserve worden getoetst door het DB aan de daarvoor vastgestelde kaders. Van de Westfriese Financiële Klankbordgroep is op de jaarrekening 2017 een positieve zienswijze, onder voorwaarde, ontvangen; Door een onafhankelijke accountant is een positieve verklaring afgegeven t.a.v. de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening De in de jaarstukken opgenomen jaarrekening geeft een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2017 als van de activa en passiva van het algemeen bestuur van de G.R. SSC DeSom op 31 december 2017 en is in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV). De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2017 en alle van materieel belang zijnde aspecten zijn rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het door het algemeen bestuur op 5 februari 2018 vastgestelde normenkader. 1.2 De voorjaarsrapportage 2018 betreft een bijstelling van de begroting 2018 als gevolg van actuele inzichten. Omdat de structurele gevolgen in de begroting 2019 worden geregeld, is in de Voorjaarsrapportage 2018 alleen sprake van incidentele wijziging van budgetten. Er is per saldo geen wijziging van het begrotingstotaal en dus ook niet van de bijdrage per deelnemer. Er worden een aantal wijzigingen voorgesteld, op basis waarvan ramingen worden bijgeraamd; n.a.v. de brand in de parkeergarage van de gemeente Drechterland is een ophoging van de Verzekering gedaan; gestart wordt met een Benchmark M&I (onderzoek naar inzage in de totale ICT-kosten afgezet tegen de regio en landelijke waarden); Formatie wordt uitgebreid een Technisch Security Officer (Deze functie voert regie over de operationele veiligheid en fungeert als counterpart voor de CiSO s van de gemeenten), voor de functie Functionaris Gegevensbescherming wordt een DVO met de KOM gemeenten gesloten, Uitbreiding op het beveiligingsbudget is noodzakelijk (wegens toename kans op beveiligings incidenten en jaarlijks uitvoeren security scan) en er wordt een Uitbreiding op het licentiebudget gevraagd (maandelijks licentie(huur)kosten voor de benodigde tooling rondom Cloudgang en nieuwe digitale werkomgeving). Af raming vindt plaats op afschrijvingen, rente, netwerken en externe dienstverlening.

3 1.3 De kostenverhoging zal worden betrokken bij de kadernota Onder voorbehoud van instemming van de raad met de kadernota 2018 wordt een positieve zienswijze gegeven op de Begroting Van de Westfriese Financiële Klankbordgroep is op de Begroting 2019 een positieve zienswijze ontvangen. In 2018 is de formatie vast gesteld op 34.2 fte, de formatieontwikkeling in 2019 geeft 37.2 fte weer. Om te kunnen groeien naar een veilige, toekomstbestendige ICT organisatie zien zij dat ondersteuning noodzakelijk is in de vorm van een Security officer, SharePoint/Office 356 beheerder en een medior backoffice medewerker. De huidige formatie is dekkend om standaard beheer uit te voeren. Echter de ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan razendsnel. Door het werken met onderstaande nieuwe technologieën maakt dat beveiliging een steeds groter werkveld in beslag neemt. Ten slotte zijn mobiele apparaten kwetsbaarder dan onze huidige werkomgeving in de vorm van thin clients en vaste telefoons. Vanuit de landelijke Informatiebeveiligingsdienst (IBD) worden hoge eisen gesteld en dwingende adviezen en aanbevelingen opgelegd. Security taken worden steeds complexer en het is noodzakelijk dat regie gevoerd gaat worden over de operationele veiligheid van de technische basisinfrastructuur en kan als counterpartner dienen voor onze eigen security officer (CiSO). In de begroting worden onderstaande technologische ontwikkelingen benoemd welke noodzakelijk zijn om de digitale transitie in te kunnen zetten; Cloud; Een gang naar de Cloud is geen vraagteken meer. Onze grootste huidige leverancier Pink Roccade levert zijn nieuwe software alleen nog maar uit middels Cloudoplossingen, hierin is geen keus meer te maken. Ook kantoorautomatisering, de Office 365 omgeving, beweegt zich richting Cloud. Om deze overgang van lokaal geïnstalleerde applicaties naar (moderne) cloudapplicaties geleidelijk in te kunnen zetten is een extra investering nodig. Het huidige ICT landschap moet namelijk tot die tijd wél ondersteund en beheerst worden. Je hebt te maken met een hybride tussenfase, het beheer blijft, maar doorontwikkeling moet daarnaast plaats kunnen vinden. Office 356; Microsoft biedt zijn kantoorautomatisering aan in de Cloud en heeft dit uitgebreid met communicatiemogelijkheden als voice/tekst/video. Office 365 is direct vanaf ieder type device (tablets, smartphones, laptops) via internet bereikbaar. Met het groeien van het aantal Cloudapplicaties zullen steeds meer applicaties rechtstreeks vanaf devices via internet te benaderen zijn. De werkplekken gaan steeds meer richting apps die je voorzien in je informatiebehoefte of registratiewerkzaamheden. Nieuwe Digitale Werkomgeving (DWO); Onze huidige inrichting van onze werkplekken kan de nieuwe ontwikkelingen niet aan. Office 365 kan niet optimaal benut worden en modules kunnen niet uitgerold worden vanwege de verouderde apparatuur. Met de implementatie van DWO kan het nieuwe werken optimaal ondersteund worden. De DWO wordt gebaseerd op de volgende principes: mobile first, flexibel, plaats- en tijdonafhankelijk. Versterking van beveiliging, aanschaf monitoringtools, begeleiding van medewerkers en in kaart brengen van veranderende rollen is hierbij gewenst. Er wordt een concept uitgewerkt waarbij ook de mobiele devices onder beheer van het SSC gaan vallen.

4 Strategisch Personeel Plan (SPP) wordt ontwikkeld, waarbinnen de gevolgen van bovenstaande genoemde digitale transformatie en consequenties door vertaald worden naar de competenties van medewerkers. Met deze ontwikkelingen verschuiven namelijk de werkzaamheden van beheertaken naar regierollen, dit vraagt iets anders van medewerkers. In deze begroting worden nieuwe investeringen gedaan en nieuw beleid uitgerold om een toekomstbestendige inrichting van de ICT te kunnen waarborgen. 1.4 Op verzoek van de Adviescommissie van SSC DeSom is onderzocht welke mogelijkheden er zijn om te komen tot een nieuwe kostenverdeling. Uitgangspunten daarbij zijn: - eenvoudig te berekenen; - transparant; - voorspelbaar; - eenduidig voor eigenaren en klanten; - solidariteitsbeginsel. Op basis van deze uitgangspunten wordt voorgesteld de verdeelsleutel op te stellen op basis van het aantal inwoners. Daarmee vervalt het component % aantal werkplekken uit de huidige verdeelsleutel, dit was 9% van de bijdrage. De overige 91% was al gebaseerd op het aantal inwoners. Praktisch betekent de invoering van dat de bijdrage voor een aantal gemeenten stijgt en voor een aantal daalt. Voor onze gemeente betreft het een daling. De bijdrage van WerkSaam wordt ook herzien en is gebaseerd op het aantal werkplekken. Het voorstel is de bijdrage voor vier jaar (2019 t/m 2022) te fixeren en uitsluitend te wijzigen met de jaarlijkse indexatie. Het bedrag is gebaseerd op de bijdrage van 2018 met een index. Het voorstel voor deze nieuwe verdeelsleutel wordt uw raad voorgelegd voor een zienswijze. Ingangsdatum voor deze nieuwe verdeelsleutel is en is verwerkt in de concept begroting 2019 van SSC DeSom. Kanttekeningen 1.1 M.b.t. de jaarrekening 2017: De Westfriese Financiële Klankbordgroep adviseert ten aanzien van de jaarstukken in het vervolg: De in 2017 opgestelde kwaliteitsnormen opnemen in jaarrekening 2018 met de behaalde resultaten. Te gedetailleerde informatie te verwijderen, daarbij ook kijken of informatie verplaats kan worden verplaatst naar de paragrafen. Aanvullende informatie op te nemen m.b.t. het verloop van de investeringen in het betreffende boekjaar, de inwonersaantallen en de opbouw loon-/prijsontwikkeling. Verzoeken om aan te geven in hoeverre de gepresenteerde afwijkingen in de baten en lasten een structurele doorwerking hebben voor de begroting van 2018 en volgende jaren

5 Aanvullende informatie op te nemen m.b.t. het verloop van de investeringen in het betreffende boekjaar, de inwonersaantallen en de opbouw loon-/prijsontwikkeling. 1.3 M.b.t. de begroting 2019: Niet meegaan met de geschetste ontwikkelingen vraagt om investeringen in het huidige datacenter. De hardware uit het huidige datacenter is afgeschreven en zal vervangen moeten worden. Daarnaast is de verwachting dat uitstellen van een overgang naar de Cloud een verhoging van de kosten met zich mee brengt. Er moet óf geïnvesteerd worden in het vervangen van het huidige datacenter of in nieuwe toekomstbestendige ontwikkelingen. Linksom of rechtsom is een investering noodzakelijk. Binnen de financiële bijlage van de begroting 1.2 is een uitsplitsing van financiën opgenomen. Hierin is weer gegeven dat voor de basis na overheveling een toename van de bijdrage van ,- wordt opgenomen. Deze toename valt binnen het gemiddelde indexcijfer (in de GR SSC DeSom is een indexcijfer van 3.6 % voor lonen en voor prijzen 2.7% opgenomen). De toename in kosten o.h.g.v. nieuw structureel beleid n.a.v. van de voorjaarsrapportage 2018 en incidentele kosten n.a.v. begroting 2019 vallen weliswaar buiten dit vast gestelde gemiddelde indexcijfer, omdat het investeringen en keuzen in uit te rollen nieuw beleid betreffen. Een vervangingsinvestering is onontkoombaar, gekozen met deze begroting is om een ICT omgeving neer te zetten welke kan voldoen aan de ambities die wij als organisatie hebben, om het regionale samenwerken mogelijk te kunnen maken en wij op een goed beveiligde en begeleide manier invulling kunnen geven als ontwikkelingen naar een nieuwe werkplek of overgang naar de Cloud. Deze ingezette, toekomstbestendig ingezette koers wordt bij het aanleveren van de kadernota aangeboden. Aandachtspunt informatievoorziening raad Grip op de GR Sinds 2015 zijn gemeenschappelijke regelingen (GR) verplicht om financiële en beleidskaders naar de gemeente te sturen. In december 2017 is voorgesteld om het voor de raden (project verbetering informatievoorziening door GR aan raden, stuknummer ) mogelijk te maken om een zienswijze te geven op deze kaders. De zienswijzeprocedure beoogt om de raad niet alleen te informeren over de financiële en beleidskaders voor de op te stellen begroting, maar om de raad in positie te brengen om een besluit te nemen. Dit sluit aan bij de wens van de raad om meer grip te krijgen op gemeenschappelijke regelingen, waarbij de raad meer kan sturen aan de voorkant. Deze en de overige voorstellen vanuit het project om de raad in positie te brengen ten aanzien van de GR worden met de griffiers in regionaal verband uitgewerkt. Financiën De jaarrekening 2017 sluit met een positief eindresultaat van Aan het DB is voorgesteld deze te storten in de bestemmingsreserve Harmonisatie & Innovatie. Bij de voorjaarsrapportage 2018 blijft de bijdrage naar het SSC onveranderd, waardoor er geen financiële consequenties voor onze eigen begroting 2018 zijn.

6 In de kadernota 2018 is rekening gehouden met de bijdrage van het SSC DeSom n.a.v. de begroting 2019 en is een budget van ,- opgenomen. De consequenties voor de organisatie zelf (investering op nieuwe werkplek, gebruikerscursussen en adoptieprogramma s, architectuur en Cloudabonnementen) worden benoemd binnen onze eigen kadernota. Bijlagen digitaal en in raadsleeskamer 1. Aangepaste Voorjaarsrapportage SSC DeSom Controleverklaring 2017 GR SSC DeSom 3. Jaarstukken SSC DeSom 2017 definitief 4. Toetsingsformulier jaarstukken 2017 en begroting Memo bij aangepaste VJN Begroting SSC DeSom 2019 versie Financiële bijlage bij begroting 2019 versie Brief aan Raden inzake Wijziging kostenverdeelsleutel Burgemeester en wethouders gemeente Opmeer

7 Raadsbesluit De raad van de gemeente Opmeer, gelezen het voorstel van de burgemeester en wethouders van 5 juni 2018, en gelet op de behandeling in de Commissie bestuurlijke zaken en verantwoording ; besluit: 1. Een positieve zienswijze af te geven over de jaarrekening 2017 van het Shared Service Center DeSom 2. Kennis te nemen van de voorjaarsnota 2018 van het Shared Service Center DeSom en de daarin opgenomen gemeentelijke bijdrage van ,- 3. Een positieve zienswijze af te geven over de Begroting 2019 van het Shared Service Center DeSom onder voorbehoud van instemming van de raad met de kadernota Een positieve zienswijze af te geven over de wijziging van de verdeelsleutel van het Shared Service Center DeSom. Dit is besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Opmeer op: Mevrouw M.C.G.M. de Vree-Bekker Raadsgriffier de heer G.J.A.M. Nijpels Raadsvoorzitter