Vergadernotitie voor de Drechtraad van 18 juni 2008

Transcriptie

1 bijlage 10 Vergadernotitie voor de Drechtraad van 18 juni 2008 Onderwerp Begrotingswijziging 2008 Service Centrum Drechtsteden agendapunt 10 datum 19 mei 2008 steller J. van Dijk doorkiesnummer Gevraagde beslissing Ter vaststelling Verdere procedure en communicatie De Drechtraad stelt de begrotingswijziging vast, waarna deze wordt gecommuniceerd met de provincie Zuid-Holland. Financiële consequenties Zie begrotingswijziging Toelichting In december 2007 is de basisbegroting 2008 voor het SCD door de Drechtraad vastgesteld. Er was daarbij sprake van een basisbegroting omdat een aantal ontwikkelingen en onzekerheden wel bekend waren, maar nog niet in de basisbegroting verwerkt konden worden, omdat er onvoldoende zicht was op de omvang ervan. De financiële consequenties van die ontwikkelingen en onzekerheden zijn nu meer duidelijk en worden met de voorliggende begrotingswijziging in de SCD-begroting verwerkt. Bij de aanbiedingsbrief van het Drechtstedenbestuur van 19 oktober 2007 aan de colleges van B&W en het dagelijks bestuur van regio Zuid-Holland Zuid, is de basisbegroting 2008 van het SCD gerelateerd aan het oorspronkelijke financiële kader in het Bestuursplan. De gezamenlijke begrotingen van SCD, BDD (inmiddels hernoemd tot Gemeentebelastingen Drechtsteden) en SGB (inmiddels hernoemd tot Onderzoekcentrum Drechtsteden) bleven daarbij binnen het geactualiseerde kader: Totaalbeeld mln Oorspronkelijk budget ,0 Indexering voor twee jaren conform staand beleid GR Drechtsteden 1,5 Geactualiseerde budgetruimte ,5 Effect doorgevoerde wijzigingen in oorspronkelijke budgetten 4,2 Totaal 35,7 Budgetten volgens begrotingen - SCD - BDD - SGB - Totaal 28,2 4,8 1,4 34,4 Budgettaire ruimte 1,3

2 pagina 2, agendapunt Van deze budgettaire ruimte wordt nu 0,9 miljoen benut voor wijzigingen in formatie en schaalniveaus (zie hierna). In de aanbiedingsbrief is een aantal ontwikkelingen en onzekerheden genoemd: 1. Formatieomvang en schaalniveaus 2. Besluitvorming over plusten 3. Deelprogramma van het IP&A-programma 4. Latere start van het SCD 5. Projectkosten 6. Transitiekosten De financiële consequenties van deze ontwikkelingen worden hierna uitgewerkt; punten 1, 2 en 3 hebben daarbij een structureel effect op de SCD-begroting, punten 4, 5 en 6 zijn incidenteel, en hebben alleen betrekking op begroting Formatieomvang en schaalniveaus Bij de basisbegroting is aangegeven dat de schaalniveaus waren gebaseerd op een voorlopige waardering. Inmiddels heeft een second opinion plaats gevonden. Dit heeft geleid tot een stijging van een aantal schaalniveaus. In de formatieomvang was sprake van een aantal knelpunten. Om deze weg te nemen heeft een verschuiving binnen de formatie plaatsgevonden en is de formatie enigszins verruimd. Aanpassing van formatie en schaalniveaus hebben geleid tot een kostenstijging van 0,9 miljoen, welke een structureel karakter heeft. 2. Plusten Naast het basis aan dienstverlening kent het SCD een plus en inmiddels ook een additioneel. Het plus en additioneel bestaan uit extra dienstverlening, waarvoor deelnemers specifieke afspraken hebben gemaakt met het SCD. Aan de afname van diensten uit het plus hebben de betreffende deelnemers zich voor drie jaar verbonden. Additionele diensten worden van jaar tot jaar of ad hoc met deelnemers overeengekomen. De kosten van plus en additioneel worden alleen door de deelnemers die deze afnemen voldaan. Het plus kent een omvang van 22,5 fte en een jaarbudget van 1,5 miljoen. Het additioneel heeft in 2008 een omvang van 21,3 fte en 1,6 miljoen aan jaarlijkse kosten. Een deel van de kosten van het additioneel, 1,0 miljoen Communicatie voor Dordrecht, was al in de basisbegroting opgenomen. Deze kosten verschuiven nu naar het additioneel (bedragen x 1 miljoen): Basis begroting 28,2 Plus Additioneel Basis 28,1 communicatie Dordrecht 1,0 0,9 wijzigingen formatie, inschalingen Totaal 31,2

3 pagina 3, agendapunt 3. Deelprogramma van het IP&A programma In 2007 zijn door de Drechtraad de kredieten voor deelprogramma I A en IV van het strategisch IP&A plan beschikbaar gesteld. De kapitaal- en exploitatielasten die hiermee samenhangen zijn reeds opgenomen in de basisbegroting van het SCD die in december 2007 is vastgesteld. Voor de juni-vergadering van de Drechtraad is een voorstel geagendeerd omtrent het in uitvoering nemen van deelprogramma 1 B van het Strategisch IP&A-plan en het overnemen van in gebruik zijnde ICT-voorzieningen, waarvan een kredietaanvraag onderdeel uitmaakt van 2,6 miljoen voor de vergoeding van over te nemen activa en 5,9 voor de jaartranche Voor een uitgebreide toelichting en onderbouwing verwijzen we naar die aanvraag. De jaarlijkse kapitaal- en exploitatielasten die hiermee samenhangen zijn 6,3 miljoen. Voor dat bedrag wordt de begroting van de SCD nu gewijzigd. De bijdragen van de deelnemers aan de kosten van deelprogramma bedraagt voor per werkplek. In de SCD-basisbegroting zaten tot een bedrag van 1,7 miljoen kosten die nu onderdeel zijn van deelprogramma en versleuteld zijn in het werkplektarief. De begroting voor het basis dienstverlening neemt hiermee nu dus af. Daar staat tegenover dat het SCD zelf ook het werkplektarief bijdraagt; de kosten van het basis stijgen hierdoor met 0,7 miljoen. Per saldo dalen de kosten van het basis met 1,0 miljoen. De kosten van het plus en additioneel wijzigen nauwelijks door de inbreng van : (bedragen x 1 miljoen). 28,2 28,1 Werkplek tarief 0,7 6,3 27,1 Materiële lasten 1,7 31,2 36,5 De structurele begroting van de SCD, inclusief deelprogramma, heeft hiermee een omvang van 36,5 miljoen. De volgende punten hebben een incidenteel effect op de SCD-begroting 4. Latere start van het SCD De dienstverlening van het SCD is gestart op 1 april Ook het overgrote deel van de medewerkers is per die datum in dienst getreden van het SCD. Een groot deel van de kosten van basis, plus en additioneel dalen daarom met een kwart in vergelijking tot de structurele jaarbegroting. De begrotingen worden derhalve verlaagd met 6,8 miljoen voor het basis, 0,4 miljoen voor het plus en eveneens 0,4 miljoen voor het additioneel Een aantal kosten is in het eerste kwartaal van 2008 gemaakt: - Salaris- en apparaatskosten leden MT-SCD en ondersteuning. - Salaris- en apparaatskosten medewerkers Loopbaancentrum. Het loopbaancentrum was in 2007 nog een afzonderlijk begrotingsprogramma met een aparte bijdrage van de gemeenten. Dit afzonderlijke begrotingsprogramma en de aparte bijdrage zijn komen te vervallen.

4 pagina 4, agendapunt - Kosten van contracten met leveranciers, zoals voor salaris en financieel De kosten in het eerste kwartaal die hier mee samenhangen zijn 0,6 miljoen. De kosten voor deelprogramma wijzigen niet door de latere start van het SCD. Het SCD neemt met ingang van het eigendom van de technische infrastructuur over, en heeft dus het gehele jaar kapitaal- en exploitatielasten. 5. Projectbudget De projectkosten voor de vorming van het SCD zijn voor een deel in 2008 doorgelopen. In de aanbiedingsbrief van 19 oktober 2007 is een overschrijding van de projectkosten met 0,8 miljoen gerapporteerd. Hiervan is op basis van een besluit van de Drechtraad in december 0,25 miljoen in 2007 gedekt, zodat in ,55 miljoen aan kosten resteert. 6. Transitiekosten SCD is gestart in een situatie dat nog niet alle processen en systemen op het gewenste niveau van uniformiteit en standaardisering zijn. Niet gestandaardiseerd werken betekent dat op meerdere locaties met meerdere systemen moet worden gewerkt. De extra kosten hiervoor worden begroot op 0,55 miljoen. Om te komen tot de gewenste situatie zijn transitieplannen gemaakt en in uitvoering genomen. De transitie brengt verdere extra kosten met zich mee, die op dit moment niet volledig zijn in te schatten, en waarvoor de begroting nu ook niet wordt gewijzigd. Die verdere kosten hangen vooral samen met (extra) inhuur die nodig is om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen tot de bezetting van het SCD volledig is, en om te komen tot uniforme en standaardwijze van werken. Het SCD spant zich in de transitiekosten te beperken en zal over de feitelijke ontwikkeling rapporteren bij de 1 e en 2 e marap. In eerste instantie wordt binnen de SCD-begroting gezocht naar dekking voor de verdere transitiekosten, bijvoorbeeld door incidentele onderschrijdingen op begrotingsonderdelen, en de begrotingsruimte die ontstaat door toepassing van de nacalculatie 2008 van het accres. Indien binnen de SCD-begroting onvoldoende dekking voor de extra transitiekosten te vinden blijkt te zijn, wordt de Algemene rente-opbrengst 2008 van de GRD aangewend, en in laatste instantie het rekeningoverschot Post onvoorzien In de basisbegroting is een bedrag van 1,3 miljoen als onvoorzien opgenomen. Daarbij is aangegeven dat deze post zal worden gebruikt voor het opvangen van kosten voor tijdelijke maatregelen in de personele bezetting, voor extra kosten van vorming en opleiding, en voor de uitvoering van het cultuur- en communicatieprogramma. Voorgesteld wordt de post onvoorzien nu geheel aan te wenden voor die doeleinden. Recapitulatie (bedragen x 1000 ) Basis Plus Additioneel Deelprogramma Totaal Structurele jaarbegroting Latere start Kosten eerste kwartaal Projectbudget Transitiekosten Begroting na wijziging

5 pagina 5, agendapunt Begrotingswijziging Voorgesteld wordt de begroting voor het begrotingsprogramma SCD als volgt te wijziging: Bedragen Begroting 2008 x Basisbegroting Wijziging Na wijziging Lasten Baten Saldo Bijdrage per deelnemer Voor de kosten van het eerste kwartaal 2008, het projectbudget en de transitie (samen 1,7 miljoen) wordt vooralsnog binnen de SCD/GRD-begroting naar dekking wordt gezocht. Voor deze kosten worden op dit moment dan ook geen gemeentelijke bijdragen opgenomen. De specificatie van de bijdrage per deelnemer in 2008 is als volgt (bedragen x 1.000): Deelnemer Basis Plus Additioneel Deelprogramma Totaal Alblasserdam Dordrecht HI Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht ZHZ DVO s * Regio ZHZ GR Drechtsteden Totaal * Deze bijdrage zit in de die bij regio ZHZ is opgenomen.