Servicecentrum Drechtsteden

Transcriptie

1 Servicecentrum Drechtsteden Resultaatgerichte dienstverlener voor de regio Werkbezoek Sliedrecht Jan Hijzelendoorn, 20 juni 202

2 Deze presentatie: - Start en cijfers - Resultaten - Doorontwikkelen - Stand van zaken 2

3 Netwerk Drechtsteden op papier ONS: Secretarissen + Secretaris GR Drechtraad Griffiers Bureau Drechtsteden: bestuursondersteuning en -advisering De zes gemeenten: Alblasserdam, Dordrecht, H.I. Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht zijn eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer tegelijk Drechtstedenbestuur Gemeenteraden Colleges van B&W Sociale Dienst Servicecentrum Gemeentebelastingen Ingenieursbureau Onderzoekcentrum Zuid-Holland Zuid 3

4 Deelnemers Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Hendrik Ido Ambacht Gemeente Papendrecht Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden Gemeenschappelijke Regeling Zuid-Holland Zuid Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid- Holland Zuid Gemeenschappelijke Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 4

5 Producten en diensten - Financieel advies en beheer - Informatisering - Automatisering - Documentaire informatievoorziening - Communicatie - Inkoop - Personeelsadvies-, beleid en beheer - Facilitair advies en beheer - Juridisch advies - Geo-informatie 5

6 Start en cijfers - Verzorgingsgebied SCD en deelnemers: inwoners fte = 500 medewerkers facturen per jaar betaald: 80 à 85% binnen 30 dagen - 9 gebouwen in beheer salarisstroken per maand betaald ICT-vragen per jaar / 80% binnen 5 dagen - Begroting 42 mln 6

7 Begroting SCD Materieel; Personeel (beheer); Personeel (advies); Kapitaallasten; DVO (Beheer); DVO (Advies);

8 Resultaten We blijven binnen ons budget Formatieverloop SCD = 460 fte = 34 fte (inclusief taakstelling) - Totale reductie -/- 9 fte = 26% minder - ICT: Conclusies Gartner: Betere score dan vergelijkbare SSC s. Verbetering mogelijk door strakkere afspraken met klanten te maken. 8

9 Besparingsvoordeel SCD Besparingsvoordeel SCD x Besparingsvoordeel 9

10 Resultaten aanbesteding - Regionaal: 2,5 miljoen euro per jaar - Sliedrecht: : (verzekeringen) : (o.a. biomassa, bomen en heesters, leerlingenvervoer, div verzekeringen, onderhoud waterbehandelingsinstallatie, catering) - Inkoop Nieuwe Stijl: beoogd aanbestedingsresultaat van mln over 3 jaar 0

11 Succes voor het SCD bereiken door veranderopgaven in samenhang op te pakken Positie SCD en keuzes in klanten Aansturing en rollen in netwerk Doorontwikkeling SCD Evaluatie Servicecentrum Drechtsteden augustus 20

12 Doorontwikkeling van het SCD: Levenscyclus van een SSC Opbrengsten Klanttevredenheid Organisatievolwassenheid Medewerkertevredenheid 2 Evaluatie Servicecentrum Drechtsteden augustus

13 Doorontwikkeling SCD in 202 in teken van verbeteren producten, processen en prestaties Producten en diensten Processen Normtijden, formatie en functies Prestatie afspraken SCD<->Klant Verrekensystematiek Fijnstructuur afdeling Sturen op resultaten 3

14 Waarom SCD doorontwikkelen? - MTO - KTO - Evaluatie PwC - Mandaat Drechtstedenbestuur: veranderen harde noodzaak! - Realisatieplan 4 - Nu: uitvoering!

15 Doorontwikkeling van het SCD op alle organisatieaspecten Financiën Structuur & sturing Processen Visie 5 Mensen & cultuur Evaluatie Servicecentrum Drechtsteden Communicatie augustus

16 Doorontwikkeling in vogelvlucht Visie en missie Mensen & cultuur Processen Financiën Structuur & sturing SCD ontzorgt haar klanten en zorgt voor efficiëntie, continuïteit en kwaliteitsverhoging SCD-cultuur gekenmerkt door eigenaarschap, publiek ondernemerschap en resultaatgerichtheid Processen verbeteren en uniformeren om optimaal te presteren voor klanten en SCD Vereenvoudiging en verduidelijking financieringsstructuur voor meer transparantie Eenvoudige structuur met eenduidige lijnsturing en heldere verbindingslijnen naar de klant Communicatie Heldere en eenduidige communicatie binnen SCD en tussen klanten en SCD 66 6

17 Kanteling van de organisatie op januari Medewerkers en leidinggevenden meegewerkt aan Realisatieplan - Kanteling op januari 202 geweest - Plattere organisatie: aantal afdelingen gekrompen en minder managementlagen - Afdelingsmanagers aanspreekbaar - Bezig met introductie Klantcontactcentrum - Processen worden genormeerd en gemonitord -> e resultaten vanaf vierde kwartaal Implementeren gereed eind 202 7

18 Doorontwikkeling SCD stavaza Uitwerken en invoeren fijnstructuren voor afdelingen inclusief afstemming met klanten (PDC). MT, FZ & DIV, Control/Bedrijfsvoering, secretariaat > met positief advies van OR in uitvoering P&O > advies wordt 5 juli verwacht > daarna uitvoering In behandeling: ICT en F&I. Advies aanvragen eind augustus/begin september Communicatie en JKC kwartaal 4 De fijnstructuur ondersteunt de taakstellingen, de kwaliteitseisen van de klanten en de medewerkerstevredenheid Een en ander leidt wel tot een éénmalige investering in personeel(frictiekosten) 8

19 Doorontwikkeling SCD stavaza Managementontwikkeling versterken: naar eigenaarschap, resultaatgerichtheid en publiek ondernemerschap MT en alle teamleiders zijn vol in training Nieuwe verrekensystematiek vaststellen en uitvoeren 9

20 2 0 Processen Processen strak trekken en normeren: Duidelijk hoe we producten en diensten beter, eenduidiger en waar mogelijk goedkoper kunnen leveren Zinvolle taken voor de medewerkers Samen mét management en medewerkers bepalen Geen eenmalige actie maar institutionaliseren binnen het SCD om de diensten transparant, meetbaar, schaalbaar en voorspelbaar te maken. Niet alleen processen binnen SCD, ook aansturing binnen gemeenten

21 Aansturing en rollen in het netwerk De vastgestelde notitie handelingskader sturing heeft duidelijkheid gegeven over wie waar verantwoordelijk voor is en welke route gelopen moet worden. (Uit)werking van de notitie is nog in volle gang o.a. via communicatie bij de klanten Verdere vereenvoudiging en versnelling van de besluitvorming is gewenst 2

22 BESTUUR 4 Ambtelijke sturing als het kan, bestuurlijk als het moet OPDRACHT OPDRACHT GEVER COB als collectieve opdrachtgever altijd opdracht als basis, liefst collectief 3 OPDRACHT NEMER SCD professionele opdrachtnemer

23 Enige zekerheid is dat we moeten blijven veranderen Managen krimpende organisatie Uittredingen GR en en aanbestedingen/offertes Toetreden nieuwe gemeenten Nieuwe producten voor onze klanten (pro-actief) Continue benchmarken en verbeteren processen Technische ontwikkelingen en wetswijzigingen 2 3 Servicecentrum Drechtsteden 2 december 20 23

24 2 4 Vragen

25 2 5