Aan : -de Colleges van B&W van de Drechtstedengemeenten. - de leden van het Drechtstedenbestuur

Transcriptie

1

2 Postbus AP Dordrecht. Aan : -de Colleges van B&W van de Drechtstedengemeenten - de leden van het Drechtstedenbestuur Bezoekadres Noordendijk RR Dordrecht BNG Telefoon (078) Fax sgaf.karnebeek@dordrecht.nl Behandeld door S.G.A.F. Karnebeek Datum 12 juli 2013 Onderwerp Reactie op besluitvorming voorstellen ontwikkelprogramma ONS-D Ons kenmerk BDR/13/ Bijlage: Hoofdlijnen reactie colleges Drechtsteden en DSB op de voorstellen Ontwikkelprogramma Geachte colleges van de Drechtsteden-gemeenten en het DSB, Begin mei zijn de uitgewerkte voorstellen uit de visie van ONS-D aan u voorgelegd. U heeft als bestuur, soms met nadere toelichting, uw reactie op de voorstellen gegeven. Uit onze besprekingen en uw formele reacties blijkt brede steun voor de ontwikkeling die onze organisaties door willen maken. Uw inhoudelijke reactie wordt meegenomen in de verdere uitwerking van de voorstellen. Met deze brief wil ik u informeren over het vervolgproces dat op basis van uw besluitvorming wordt ingezet. Waarom ambtelijke samenwerking Met de Drechtsteden staan wij gezamenlijk voor grote uitdagingen (bv. externe veiligheid, wonen, bereikbaarheid, werkgelegenheid) om de aantrekkelijkheid van ons gebied te versterken. Wij krijgen door de drie decentralisaties (Awbz, Participatie, Jeugd) meer taken, terwijl tegelijkertijd op de uitvoering daarvan door het Rijk een efficiencykorting wordt opgelegd. Uitstroom van kennis door pensionering en krimp in formatie als gevolg van bezuinigingen maken onze organisaties bovendien kwetsbaar terwijl de eisen aan de kwaliteit van dienstverlening door automatisering en de complexer wordende samenleving toenemen. De bestuurlijke ambities die de Drechtsteden hebben, stellen hoge eisen aan onze medewerkers en organisaties. Verdergaande samenwerking kan hierbij een antwoord vormen. Niet als doel maar als middel om de vraagstukken en de ambities te kunnen realiseren. In een voor ieder taakveld afgewogen balans van efficiency, kwaliteit en nabijheid voor bestuur en samenleving. Met zes zelfstandige besturen en de GRD als uitgangspunt. Het vervolg van het ontwikkelprogramma De voorstellen voor het clusteren van capaciteit op het gebied van promotie en acquisitie, projectmanagement en het Drechtstedelijk Klantcontactcenter (DKCC) worden de komende periode nader uitgewerkt in business cases en plannen. Deze uitwerkingen geven u inzicht in financiële kosten en opbrengsten van deze voorstellen voor uw gemeente alsook kwalitatieve en personele gevolgen. De wijze waarop verankering van lokale bestuurlijke sturing is geborgd alsook proces- en systeemuniformering op deze domeinen wordt integraal in de uitwerking meegenomen. Deze drie Pagina 1 van 2 Alblasserdam / Dordrecht/ Hendrik-Ido-Ambacht / Papendrecht / Sliedrecht / Zwijndrecht

3 Datum 11 juli 2013 Ons kenmerk BDR/13/ afzonderlijke uitwerkingen, die u als bestuur in staat stelt over al dan niet definitieve deelname te beslissen, worden in het laatste kwartaal van 2013 aan u voorgelegd. Gezien de relatie met het parallel te voeren debat over verdeling van bestuurlijke bevoegdheden en de herpositionering van ROM-D, is in gesprek met DSB besloten het voorstel voor promotie en acquisitie een status apart te geven. Vanuit het uitgangspunt van gemeenschappelijk vertrouwen en transparantie wordt de ambtelijke organisatie uitgewerkt. In de uitwerking wordt aangesloten bij de uitkomsten van het bestuurlijke debat met lokale portefeuillehouders economie waarvoor de regie is belegd bij dhr. Korteland. De doelstelling om met de uitvoering op 1 januari 2014 operationeel te zijn staat daarbij overeind. Voor het terrein van de openbare ruimte wordt na het zomerreces een visie en een voorstel voor de inhoudelijke samenwerking aan u voorgelegd. Op basis van dit voorstel zal u bestuurlijke instemming voor het nader uitwerken van de business case openbare ruimte worden gevraagd. De besluitvorming in het DSB over het IBD betekent dat met de huidige eigenaren en de GRD overleg plaatsvindt over de positie van het IBD. Afhankelijk van de uitkomst van dit overleg wordt in de uitwerking van de inhoudelijke samenwerking in de openbare ruimte al dan niet een zwaluwstaart met het taakveld van het ingenieursbureau gelegd. Vanuit de netwerk-mt s Sociaal, Fysiek en Economie worden de goede ervaringen die zijn opgedaan met het uitwisselen (poolen) van medewerkers op de inhoudelijke werkvelden voortgezet. Via deze netwerk-mt s worden voorstellen voor het gezamenlijk organiseren van (meervoudig) lokale en regionale opgaven aan u voorgelegd. De verdere uniformering en flexibilisering van de bedrijfsvoering pakken de gezamenlijke secretarissen vanuit hun ambtelijke verantwoordelijkheid op. Inmiddels is het traject gestart om door middel van strategische personeelsplanning (SPP) inzicht te krijgen in de omvang en kwaliteiten van formatie in onze organisaties. Dit instrument, dat voor 1 februari 2014 is ingevuld, biedt de mogelijkheid om pro-actief te sturen op uitwisseling van personeel en het beperken van bovenformativiteit. Waar bovenformativiteit en bijbehorende frictiekosten toch ontstaan, wordt per voorstel aangeven hoe hiermee kan worden omgegaan. De in uw reactie meegegeven aandachtspunten op de voorstellen worden geborgd in de vervolgaanpak en uitwerking. Er is, gelet op het tot heden doorlopen proces, vertrouwen in dat dit op een zeer zorgvuldige wijze zal gebeuren. Na de zomer start zoals toegezegd de uitwerking van een voorstel voor een te hosten gemeenschappelijk bureau bestemmingsplannen op. Waar, zoals bij de samenwerkingsregeling, een voorstel uw bevoegdheid als college of raad betreft wordt de uitwerking aan u voorgelegd. Ten slotte De voorgestelde ontwikkeling zal bijdragen aan de versterking van ons gebied. En aan de efficiency van het ambtelijk organisatienetwerk. Het is de collectieve verantwoordelijkheid van ONS-D te blijven sturen op de samenhang in de ontwikkeling van het netwerk. Medio november wordt u, mede op basis van de uitkomsten van de business cases, een eerste inzicht gegeven in het financieel perspectief dat met de ingezette ontwikkeling wordt bereikt. Uiteraard zult u waar nodig tijdig over proces en inhoud worden geïnformeerd. Voor uw eventuele suggesties of vragen zijn ondergetekende, de voorzitter van ONS-D en natuurlijk bovenal uw eigen secretaris beschikbaar. Hoogachtend, A.B. Blase Coördinerend portefeuillehouder ontwikkeling organisatie-netwerk Drechtsteden Pagina 2 van 2

4 Bijlage bij de brief van B. Blase aan de colleges van B&W en leden van het Drechtstedenbestuur met kenmerk : BDR/13/ d.d. 12 juli 2013 Zeer grove hoofdlijnen reacties colleges Drechtsteden en DSB op de voorstellen ontwikkelprogramma Voor de meer specifieke reactie wordt verwezen naar de onderliggende collegereacties. Algemeen De voorstellen zijn een vrij technische verhandeling, de verbinding met de inhoud en legitimatie van samenwerking wordt in de voorstellen gemist De voorstellen/business cases dienen voldoende op te leveren (kwaliteit, continuïteit, efficiency) Aandacht voor de sturingsrelatie, de verhouding tussen kosten en opbrengsten (financieel en kwalitatief) en kritische succesfactoren Realisme en betrouwbaarheid in uitwerking businesscases, naast risico-analyse Volgen van financiële en personele effecten op de eigen organisatie Zorg voor goed werkgeverschap naast efficiency Aandacht voor acceptabele balans in uitwerking (werkdruk) Stuur op samenhang in voorstellen 1. Hosten gemeenschappelijke unit voor economische promotie en acquisitie in de hele regio Nadrukkelijk aandacht voor zorgvuldigheid en transparantie in de wijze waarop acquisitie wordt vormgegeven, alsook heldere governance Zorgvuldige scheiding van taken en verantwoordelijkheden tussen unit en ROM-D Niet verknopen aan discussie rondom ROM-D Voortvarend implementeren Passend binnen het concept van de netwerkorganisatie Aandacht voor plaatselijke economische autonomie Mogelijk afwijken van de gebruikelijke verdeelsleutel op basis van inwoneraantal 2. Hosten Drechtstedelijk Klantcontactcentrum (DKCC) Moet leiden tot goedkopere dienstverlening met tenminste gelijkblijvende kwaliteit en continuïteit Inzetten op een bredere scope Voorkomen van een tijdelijke terugval in kwaliteit en continuïteit bij start Nadere uitwerking van het lokale sturingsmechanisme en de verhouding hiervan ten opzichte van hosting Kwaliteitseisen voor KCC en callenter als onderdeel daarvan steviger neerzetten Mogelijkheid om te allen tijde op locatie contact met gemeente te hebben, onverschillig aard of complexiteit van onderwerp Ingaan op aspecten die samenhangen met lokale eigenheid en de ruimte die overblijft om het gezicht van de deelnemende gemeenten naar hun eigen burgers te waarborgen Vergelijken met doorgaan in de huidige situatie (kwalitatief en financieel) Waarborgen van de toegang tot lokale informatie en samenwerking met maatschappelijke partners Lokale aansturing van directe dienstverlening 3. Hosten gemeenschappelijke afdeling Projectmanagement Positieve businesscase op efficiency, borging van kennis en kwaliteit en continuïteit Voorkomen van vrijblijvendheid

5 Borgen lokale sturing op projecten door borging lokaal bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap Marktconformiteit en afzien van gedwongen winkelnering 4. Alle (niet uit te besteden) ingenieurswerkzaamheden uit laten voeren door het Ingenieursbureau Drechtsteden Vanuit samenwerking in de openbare ruimte (voorstel 5.) 5. Gezamenlijke werkorganisatie en gezamenlijk beheersystseem openbare ruimte Bijdrage aan en aansluiten op de huidige manier van werken (goed opdrachtgeverschap) Vanuit behoeften en mogelijkheden (inhoud) Continuïteit en kwaliteit tegen een redelijke prijs Waarborgen nabijheid en lokale eigenheid Gericht op netwerksamenwerking Toevoeging doorontwikkeling IBD (voorstel 4.) 6 t/m 10 Netwerk MT s en programmeren & matchen Door gemeenten afvaardigen van voldoende gekwalificeerde medewerkers met mandaat in netwerk MT Personele inbreng en bijbehorende mandaat is aangelegenheid gemeente 11. Samenwerkingsovereenkomst Onderzoek mogelijkheid om aan te sluiten bij bestaande lokale mandaatstructuur 12. Uniformeren processen en systemen Randvoorwaarde dat uniformering plaatsvindt als de inhoudelijke beweging daar uitdrukkelijk om vraagt Klein starten Starten met processen die direct gekoppeld zijn aan inhoudelijke projecten uit ontwikkelprogramma, nadruk op inhoudelijke projecten uit ontwikkelprogramma Mogelijke opbrengsten en kosten direct toerekenen aan inhoudelijk project Aandacht voor noodzakelijke I&A ontwikkelingen alsmede kosten en impact op regionaal I&A programma en daaraan verbonden begroting en planning Uitgangspunt van kostenvermindering is in beginsel leidend Aandacht voor verdeling van bereikte efficiencywinst Differntieren waar eigenheid gemeente van belang is of andere werkwijze invulling voortkomt uit groot/kleinere gemeente 13. Overhead Geen instemming met voorgestelde sleutel voor de kosten van bovenformativiteit Verder uitwerken uitspraken met betrekking tot concern- en huisvestingskosten alsmede de kosten bij het optreden van boventalligheid en transitiekosten Nadere uitwerking van de te verwachten frictiekosten per business case 14. Flexibiliteit en mobiliteit Onderzoek mogelijkheden voor een dubbele aanstelling 15. Het nieuwe werken Geen nadere opmerkingen 16. Flexibiliteit en mobiliteit Onderzoek mogelijkheden voor een dubbele aanstelling 17. Opleidingenbeleid Geen verplichtend karakter