MENTOR Power Edition, Afspiegelingsmodule UWV

Transcriptie

1 MENTOR Power Edition, Afspiegelingsmodule UWV Een toelichting bij het afspiegelingsprincipe bij ontslag van het UWV & De werking van de MENTOR Power Edition afspiegelingsmodule UWV Versie mei 2007 Auteur: Tom van der Valk, Tangram Tangram Dr. s Jacoblaan VK Zeist Telefoon Fax

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Afspiegelingsbeginsel UWV bij grote reorganisaties Afspiegelingsmodule UWV in MENTOR Power Edition... 1 Wat vindt u in dit document? Samenvatting afspiegeling Ontslagvolgorde: afspiegeling is verplicht Afspiegeling Peildatum Bedrijfsvestiging Categorieën uitwisselbare functies Leeftijdsgroep Dienstverband Stappenplan voor de werkgever Uitwerking Afspiegelingsmodule UWV Inrichting database Peildatum Bedrijfsvestiging Categorieën uitwisselbare functies Leeftijdsgroep Datum indiensttreding Datum uitdiensttreding FTE In proces Afspiegelingsproces Personeelsbestand op peildatum Formatieplan Rekenregels Gefaseerde ontslagronden Voorbeeldrapportages Leeftijdsopbouw voorafgaand aan afspiegeling Leeftijdsopbouw na afspiegeling Voorbeeldrapportage Personeelsoverzicht... 1

3 1. Inleiding 1.1 Afspiegelingsbeginsel UWV bij grote reorganisaties Bij grote reorganisaties wordt vaak gebruik gemaakt van het afspiegelingsbeginsel van het UWV. Dit beginsel dient om op een zo zorgvuldig en eerlijk mogelijke manier om te gaan met ontslagen als deze nodig zijn. Dit gebeurt volgens het last in, first out principe in combinatie met een aantal andere criteria. Een correcte toepassing van dit afspiegelingsbeginsel draagt bij tot een snelle overeenstemming met de Ondernemingsraad over de reorganisatie en het sociaal plan. Bij het aanvragen van ontslagvergunningen wordt bovendien door het UWV getoetst of het afspiegelingsbeginsel correct is toegepast. 1.2 Afspiegelingsmodule UWV in MENTOR Power Edition TANGRAM ontwikkelde de Afspiegelingsmodule UWV als uitbreiding op het product MENTOR Power Edition. Deze module faciliteert het correcte gebruik van het afspiegelingsbeginsel. Met de geavanceerde functionaliteit in deze module worden medewerkers, op basis van een medewerkersbestand en een organisatieplan, ingedeeld in groepen. Dit om te bepalen welke medewerkers boventallig worden als gevolg van de reorganisatie. Ook bevat de module een aantal rapportages om relevante overzichten te produceren. De Afspiegelingsmodule UWV is in de praktijk getoetst bij een belangrijke relatie van Tangram in het kader van een grote reorganisatie door een aantal fusies. 1.3 Wat vindt u in dit document? U vindt in hoofdstuk 2 een samenvatting van het afspiegelingsbeginsel zoals vastgelegd in hoofdstuk 10 van de Beleidsregels Ontslagtaak UWV uitgegeven door het UWV in december 2009: In hoofdstuk 3 volgt een beschrijving van de module Afspiegelingsbeginsel UWV en een aantal voorbeeld rapportages. 1

4 2. Samenvatting afspiegeling Hieronder volgt een samenvatting van de afspiegelingsregeling van het UWV. Achtergrondinformatie en meer rekenvoorbeelden zijn te vinden: Cursief gedrukte teksten zijn afkomstig uit deze beschrijving. Aangezien het UWV het afspiegelen gebruikt voor de bepaling van de ontslagvolgorde wordt er in de tekst gesproken over ontslag. Het afspiegelingsbeginsel wordt binnen het sociaal plan echter gebruikt om mogelijke boventalligheid te bepalen. Waar binnen het UWV gesproken wordt over ontslag(volgorde) moet bij het plaatsing- en selectieproces vanuit het sociaal plan boventalligheid gelezen te worden. 2.1 Ontslagvolgorde: afspiegeling is verplicht Artikel 4:2 lid 1 van het Ontslagbesluit (Stcrt. 2005, nr. 242, p. 24) bepaalt: Voor zover het bij de te vervallen arbeidsplaatsen om uitwisselbare functies gaat, worden per leeftijdsgroep binnen een categorie uitwisselbare functies van de bedrijfsvestiging de werknemers met het kortste dienstverband het eerst voor ontslag in aanmerking gebracht, waarbij het aantal werknemers dat per leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking wordt gebracht voor zover mogelijk overeenkomt met de onderlinge verhouding van het aantal werknemers in elk van de leeftijdsgroepen binnen de betreffende categorie uitwisselbare functies. De in de eerste volzin bedoelde leeftijdsgroepen zijn de groepen van 15 tot 25 jaar, van 25 tot 35 jaar, van 35 tot 45 jaar, van 45 tot 55 jaar en van 55 jaar en ouder. 2.2 Afspiegeling Het afspiegelingsbeginsel wordt toegepast per categorie uitwisselbare functies van de bedrijfsvestiging op basis van de leeftijdsopbouw binnen de betreffende categorie uitwisselbare functies. Het personeel van de categorie uitwisselbare functies wordt ingedeeld in vijf leeftijdsgroepen, te weten van 15 tot 25 jaar, van 25 tot 35 jaar, van 35 tot 45 jaar, van 45 tot 55 jaar en van 55 jaar en ouder. De verdeling van de ontslagen over de leeftijdsgroepen dient zo plaats te vinden dat de leeftijdsopbouw binnen de categorie uitwisselbare functies vóór en ná de inkrimping verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk is. 2

5 2.2.1 Peildatum Een reorganisatie is een dynamisch proces, waarbij het personeelsbestand zich steeds wijzigt. Om het afspiegelingsbeginsel te kunnen hanteren moet een objectiveerbare peildatum worden vastgesteld. Voor UWV is dit de datum waarop de ontslagaanvragen worden ingediend, tenzij een eerdere objectiveerbare datum is aan te wijzen die in redelijkheid door de werkgever als peildatum mag worden gehanteerd Bedrijfsvestiging Dit is elk in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband. Hoofdcriteria voor de vaststelling van de bedrijfsvestiging zijn de formele werkgever, de locatie van de vestiging en de bedrijfsorganisatorische eenheid. Indien en voor zover vaststelling van de bedrijfsvestiging op grond van deze hoofdcriteria tot onduidelijke of onredelijke situaties leidt, moet gekeken worden naar de aansturing en de bedrijfsvoering van de vestiging om te beoordelen of deze te beschouwen is als één bedrijfsvestiging Categorieën uitwisselbare functies Dit zijn groepen van functies die naar aard, inhoud, omstandigheden, functieniveau en beloning wederkerig, vergelijkbaar en gelijkwaardig zijn Leeftijdsgroep Het personeel van de categorie uitwisselbare functies wordt ingedeeld in vijf leeftijdsgroepen, te weten van 15 tot 25 jaar, van 25 tot 35 jaar, van 35 tot 45 jaar, van 45 tot 55 jaar en van 55 jaar en ouder. De verdeling van de ontslagen over de leeftijdsgroepen dient zo plaats te vinden dat de leeftijdsopbouw binnen de categorie uitwisselbare functies vóór en ná de inkrimping verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk is Dienstverband Vervolgens wordt binnen elke leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag voorgedragen. 3

6 2.3 Stappenplan voor de werkgever Om een afvloeiing naar evenredigheid van de leeftijdsgroepen van de categorieën uitwisselbare functies te bereiken, heeft UWV een stappenplan ontwikkeld. UWV volgt dit bij de beoordeling van een ingediende ontslagaanvraag. Dit stappenplan staat hieronder samengevat. Details van de rekenregels zijn in het oorspronkelijke document terug te vinden. 1. Stel de bedrijfsvestiging vast 2. Maak een volledig overzicht van de op de peildatum in of vanuit de bedrijfsvestiging werkzame personen. 3. Stel per peildatum het totale personeelsbestand, in dienst bij de werkgever en werkzaam vanuit de bedrijfsvestiging, vast. 4. Stel de categorie uitwisselbare functies vast waarbinnen ontslagen vallen. 5. Stel vast hoeveel werknemers werkzaam zijn in deze categorie uitwisselbare functies. 6. Stel vast in welke leeftijdsgroep deze werknemers zitten. 7. Stel per leeftijdsgroep de procentuele verdeling van de leeftijdsopbouw vast. 8. Stel vast met hoeveel werknemers de categorie uitwisselbare functies moet inkrimpen. 9. Vermenigvuldig het per leeftijdsgroep vastgestelde percentage uit stap 7 met het aantal werknemers waarmee de categorie uitwisselbare functies moet worden ingekrompen. Rond dit vervolgens af op hele getallen. Maak indien noodzakelijk gebruik van de nadere toepassingsregel. 10. Stel vast welke werknemers voor ontslag worden voorgedragen. 4

7 3. Uitwerking Afspiegelingsmodule UWV Hieronder volgt een beschrijving van de wijze waarop het afspiegelingsprincipe in Mentor Power Edition is verwerkt. 3.1 Inrichting database De juiste basisinformatie moet verzameld kunnen worden. Naast NAW-informatie is onderstaande informatie van belang voor de uitvoering van het proces Peildatum In Mentor wordt een peildatum vastgelegd Bedrijfsvestiging Bij fusies kunnen organisatieonderdelen anders gestructureerd worden. Om van de oude organisatie(s) naar een nieuwe organisatie te komen, is er een vergelijkingstabel nodig tussen met organisatieonderdelen (oud) en organisatieonderdelen (nieuw) nodig. Deze lijsten, en de relatie er tussen stelt de klant op. De lijst met organisatieonderdelen (oud) is automatisch uit de informatie van het personeelsbestand geconstrueerd Categorieën uitwisselbare functies Bij fusies kunnen inhoudelijk vergelijkbare functies anders benoemd zijn. Om tot de eenduidige lijst met uitwisselbare functies te komen, is er een vergelijkingstabel nodig tussen met functies (oud) en functies (nieuw) nodig. Deze lijsten, en de relatie er tussen stelt de klant op. Eventueel kan de lijst met functies (oud) automatisch uit de informatie van het personeelsbestand worden geconstrueerd Leeftijdsgroep In Mentor wordt de geboortedatum van de medewerker gebruikt om te bepalen wat de leeftijd is/was op de peildatum Datum indiensttreding Datum indiensttreding komt tweemaal voor in Mentor: Datum indiensttreding conform arbeidscontract en datum indiensttreding conform sociaal plan. Met de laatste datum wordt gewerkt in de afspiegeling. Met behulp van die datum wordt berekend hoeveel dienstjaren verstreken waren op de peildatum. Dit wordt getoond met een nauwkeurigheid van twee cijfers achter de komma. 5

8 3.1.6 Datum uitdiensttreding Van medewerkers waarvan al vast staat dat zij op afzienbare termijn het bedrijf zullen verlaten, wordt de betreffende datum ook vastgelegd. Hiervoor zijn de velden Datum einde dienstverband en Datum einde contract vastgelegd FTE Per medewerker is aangegeven hoeveel FTE de medewerker contractueel werkt. Daarnaast wordt een FTE-percentage vermeld die de medewerker structureel werkt. Dit kan een lager percentage zijn doordat er sprake is van bepaalde regelingen. Het percentage volgens het arbeidscontract wordt gebruikt in de berekening i.v.m. budgetbewaking In proces Met het keuzeveld In proces J/N kan aangegeven worden of de medewerker in het afspiegelingsproces meegenomen wordt. Alleen medewerkers met In proces = Ja worden betrokken. De gebruiker van het Mentorsysteem is er zelf verantwoordelijk voor dat de richtlijnen van het UWV worden gehonoreerd. 3.2 Afspiegelingsproces Mentor wordt ingezet vanaf stap 3 uit het stappenplan van het UWV (pagina 4) Personeelsbestand op peildatum Het personeelsbestand op het moment van de peildatum wordt in Mentor ingelezen. Van belang is dat zoveel mogelijk informatie uit bestaande Personeelsinformatiesystemen overgenomen wordt. De informatie zoals genoemd in 3.1 Inrichting database is noodzakelijk voor de juiste verwerking van het afspiegelingsprincipe. Informatie die ontbreekt, moet handmatig in het systeem aangebracht worden. Met behulp van de vergelijkingstabellen wordt meteen bij de medewerker zichtbaar welke functie bij welk organisatieonderdeel volgens het afspiegelingsprincipe in aanmerking komt. Dit betekent overigens niet dat deze persoon op de functie geplaatst is, maar welke functie in aanmerking komt als er voldoende formatieplaatsen zijn Formatieplan Om vast te kunnen stellen of en waar ontslagen moeten vallen, is het formatieplan voor de nieuwe organisatie benodigd. Dit houdt in dat per nieuw organisatieonderdeel per functie aangegeven wordt hoeveel FTE benodigd is de komende jaren. Er moet ook aangegeven worden of het om een plaatsings- of selectiefunctie gaat. Mentor toont hoe de leeftijdsopbouw is voorafgaand aan de afspiegeling. Zodra de afspiegeling heeft plaatsgevonden, wordt ook de leeftijdsopbouw getoond zoals die daarna ontstaan is. Een vergelijkbare 6

9 leeftijdsopbouw is de doelstelling van het afspiegelingsprincipe, maar door afrondingen zijn afwijkingen mogelijk Rekenregels Per organisatieonderdeel per plaatsingsfunctie wordt bepaald welke medewerkers in aanmerking komen. Alleen mensen met In proces = Ja worden daarin betrokken. De medewerkers worden verdeeld in leeftijdsgroepen op basis van de leeftijd op de peildatum. Deze groepen zijn: 15 t/m 24 jaar 25 t/m 34 jaar 35 t/m 44 jaar 45 t/m 54 jaar 55 jaar en ouder Vervolgens wordt de procentuele verdeling over deze groepen bepaald. (Totaal aantal)/(leeftijdsgroep aantal)*100. Dit is de leeftijdsopbouw die aangehouden moet worden. In de procentuele verdeling wordt dus geen rekening gehouden met het aantal FTE. Binnen elke groep worden de medewerkers gesorteerd: eerst de mensen met een einde dienstverband, gevolgd door de mensen met een contract voor bepaalde tijd, gevolgd door de mensen met contract voor onbepaalde tijd. Binnen elke subgroep is weer gesorteerd op datum indiensttreding volgens sociaal plan (minste dienstjaren eerst). Dit is de ontslagvolgorde per leeftijdsgroep. Om tot de ontslagvolgorde per uitwisselbare functie te komen, is de volgende rekenslag nodig: 1. Er wordt een ontslagvolgorde per functiegroep bepaald. Deze volgorde is zodanig opgesteld dat de leeftijdsverdeling na elk individueel ontslag zo veel mogelijk gehandhaafd blijft. Deze ontslagvolgorde ontstaat doordat telkens de eerstvolgende medewerker gekozen wordt die in de leeftijdgroep thuishoort die relatief gezien het dichtst bij de streefpercentages ligt. 2. Voorwaarde is dat te allen tijde een volgorde op basis van contractvorm aangehouden wordt: eerst medewerkers met contract voor onbepaalde tijd met einddatum dienstverband, vervolgens de medewerkers met contract voor bepaalde tijd en ten slotte de overige medewerkers met contract voor onbepaalde tijd. Deze regel overstijgt regel 1 en kan dus een verschuiving in de leeftijdsopbouw met zich meebrengen. 7

10 3. In de genoemde volgorde worden medewerkers één voor één aangemerkt voor ontslag totdat het benodigde aantal FTE is bereikt. Omdat er met decimalen en FTE s gewerkt wordt, is afronding noodzakelijk. De eerst in aanmerking komende medewerker komt te vervallen als het nog benodigde aantal ontslag-fte s dichter bij het aantal FTE van de medewerker dan bij 0 ligt. Op deze manier wordt het exacte aantal FTE s het best bereikt. Als het aantal FTE s met meer dan 10% wordt overschreden, komt de betreffende persoon altijd te vervallen. Voorbeelden: Een medewerker met een FTE van 1,0 vervalt als er nog meer dan 0,50 FTE ontslagen moet worden. Een medewerker met een FTE van 0,5 vervalt als er nog meer dan 0,25 FTE ontslagen moet worden Gefaseerde ontslagronden Per organisatieonderdeel per functie kan een verloop gedurende de jaren 2007, 2008 en 2009 gepland worden. Over de jaren wordt herhaald afgespiegeld conform bovenstaande rekenregels. Het moment van dreigend boventalligheid bepaalt de status van de medewerker. Medewerkers met een eindig contract (onbepaalde of bepaalde duur) worden als dreigend boventallig aangemerkt in het jaar dat hun contract afloopt. 3.3 Voorbeeldrapportages Leeftijdsopbouw voorafgaand aan afspiegeling Watervoorziening Leidingbouw Teamleider leidingbouw 15 tot tot tot tot en ouder Totaal Medewerkers 10/9,09% 20/18,2% 25/22,7% 25/22,7% 30/27,3% 110/100% FTE 9,5 17, Leeftijdsopbouw na afspiegeling Watervoorziening Leidingbouw Teamleider leidingbouw 15 tot tot tot tot en ouder Totaal Medewerkers 9/9,09% 18/18,2% 22/22,2% 23/23,2% 27/27,3% 99/100% FTE 8, ,5 8

11 3.3.3 Voorbeeldrapportage Personeelsoverzicht Watervoorziening Leidingbouw Teamleider leidingbouw Leeftijdsgroep Naam Geboortedatum Datum in dienst Arbeidscontract FTE Status (vorm en einddatum) 15 tot 25 C. Lijsdijk Onbepaalde tijd 1 Voorlopig geplaatst 25 tot 35 L. Mutsaers Onbepaalde tijd 1 Voorlopig geplaatst D. Feldman Onbepaalde tijd 0,7 Dreigend boventallig 2009 J. Johanson Onbepaalde tijd 0,5 Dreigend boventallig 2008 G. Maasdijk Bepaalde tijd, tot Dreigend boventallig tot 45 H. Oudijk Onbepaalde tijd 1 Voorlopig geplaatst T. Loospaal Onbepaalde tijd 1 Voorlopig geplaatst A. Braamse Bepaalde tijd, tot ,5 Dreigend boventallig 2008 T. van der Valk Onbepaalde tijd, tot Dreigend boventallig tot 55 S. Wouters Onbepaalde tijd 1 Voorlopig geplaatst 55 en ouder O. Hamelsteijn Onbepaalde tijd 0,7 Voorlopig geplaatst 1