De regels rondom het beëindigen van een arbeidsovereenkomst

Transcriptie

1 De regels rondom het beëindigen van een arbeidsovereenkomst HR-CentruM Samenwerken aan je loopbaan! Maart 2011

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Beëindiging van de arbeidsovereenkomst Afloop door bepaalde tijd Opzeggen tijdens de proeftijd Opzegging door de werknemer 5 Opzegtermijn Beëindiging met wederzijds goedvinden Opzegging door de werkgever 6 UWV WERKbedrijf 6 Kantonrechter 8 Disfunctioneren 9 Kennelijk onredelijk ontslag Ontslag op staande voet 10 Voorwaardelijke ontbinding Ontslag om bedrijfseconomische redenen Het afspiegelingsbeginsel 13 De vestiging 13 Het personeelsbestand 14 De categorie uitwisselbare functies 14 De leeftijdsgroep 15 De lengte van het dienstverband Een onmisbare werknemer Herplaatsing Wet melding collectief ontslag Sociaal Plan Openbare Bibliotheken Stappenplan Mobiliteitsplan Vaststellingsovereenkomst Bezwarenprocedure Opzegverboden Ontslag bij arbeidsongeschiktheid Overige opzegverboden 22 2

3 Inleiding De beëindiging van een arbeidsovereenkomst kan een lastige kwestie zijn. De regelgeving op het gebied van arbeidsrecht is complex en bovendien spelen emoties vaak een belangrijke rol wanneer iemand zijn of haar baan dreigt te verliezen. Uitgangspunt vanuit de wet is de verplichting van de werkgever en de werknemer om zich als goed werkgever en goed werknemer te gedragen. Wat daar precies onder verstaan wordt, wordt in de wet niet verder uitgewerkt. In het algemeen wordt gesteld dat beide partijen zich redelijk en billijk jegens elkaar dienen te gedragen. Dit betekent dat zowel werkgever als werknemer verplicht zijn zich in alle redelijkheid op te stellen naar elkaar. In deze handleiding gaan we in op de verschillende manieren waarop een dienstverband kan eindigen. We geven tips en staan stil bij geldende wet- en regelgeving rondom opzeggingen en ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Ondanks dat de term goed werkgeverschap niet verder uitgewerkt wordt in de wetgeving, wordt er in ontbindingsprocedures veel waarde gehecht aan de verantwoordelijkheid van de werkgever jegens de werknemers. Vanwege de gevoeligheid van ontslagprocedures en de complexheid van arbeidswetgeving is het raadzaam om in het geval van (voorgenomen) ontslag de hulp in te schakelen van een specialist of jurist. Voor het inwinnen van advies kunnen bibliotheken de Adviseurs HRM van Cubiss inhuren. 3

4 1. Beëindiging van de arbeidsovereenkomst Een arbeidsovereenkomst kan op verschillende manieren eindigen. Hieronder behandelen we de diverse manieren en kanttekeningen daarbij. 1.1 Afloop door bepaalde tijd Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt van rechtswege wanneer de termijn waarvoor de overeenkomst is aangegaan is verstreken. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd hoeft in principe niet opgezegd te worden als er geen verlenging van het contract plaatsvindt. Als er in de CAO of arbeidsovereenkomst echter bepaald is dat opzegging vereist is, eindigt de arbeidsovereenkomst niet van rechtswege en moet er, met inachtneming van de geldende opzegtermijn 1, opgezegd worden. In de CAO Openbare Bibliotheken is deze bepaling niet opgenomen. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd mag niet tussentijds opgezegd worden, tenzij dit schriftelijk door beide partijen is overeengekomen (BW 7:667). Als dat niet het geval is, kunnen noch de werkgever, noch de werknemer tussentijds opzeggen. Het is wel mogelijk om de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden 2 te beëindigen. Tip Wanneer de werknemer na het verstrijken van de termijn de werkzaamheden voortzet bij de werkgever zonder dat er een nieuwe arbeidsovereenkomst is aangeboden, dan is er sprake van stilzwijgende verlenging van de arbeidsovereenkomst. De wet gaat er dan van uit dat de arbeidsovereenkomst voor dezelfde tijd, maar hooguit voor één jaar, en volgens dezelfde voorwaarden is voortgezet. Het is dus altijd verstandig om de werknemer te informeren over het beëindigen van het contract en dit schriftelijk te bevestigen, ook als het contract van rechtswege eindigt. Volgens de wet mag een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd maximaal drie keer overeengekomen worden en voor de totale duur van maximaal drie jaar (BW 7: 668a). Als er meer dan drie arbeidsovereenkomsten elkaar opvolgen met tussenpozen van maximaal drie maanden, dan geldt de laatste arbeidsovereenkomst als aangegaan voor onbepaalde tijd. Als arbeidsovereenkomsten elkaar opvolgen met tussenpozen van maximaal drie maanden en de totale duur van drie jaar wordt overschreden, dan geldt met ingang van die dag de arbeidsovereenkomst als aangegaan voor onbepaalde tijd. De CAO Openbare Bibliotheken maakt hierop een uitzondering. Volgens artikel 4 is gedurende de periode van maximaal drie jaar het aantal arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd niet gemaximeerd. Voor een project kan zelfs een gedurende een periode van maximaal vier jaar een onbeperkt aantal arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd worden aangegaan. 1.2 Opzeggen tijdens de proeftijd Voor de overeengekomen proeftijd in een arbeidsovereenkomst gelden wettelijke regels. Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan een proeftijd worden overeengekomen van hooguit twee maanden. Bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd geldt het volgende. 1 De opzegtermijn wordt in paragraaf 1.3 verder uitgewerkt. 2 Zie paragraaf 1.4 voor een verdere uitwerking van de beëindiging met wederzijds goedvinden. 4

5 Duur arbeidsovereenkomst Lengte proeftijd Korter dan 2 jaar 1 maand 2 jaar of langer 2 maanden De CAO Openbare Bibliotheken wijkt af van deze termijnen. Volgens artikel 5 mag de proeftijd maximaal twee maanden bedragen. Een proeftijd kan maar eenmaal worden overeengekomen, tenzij de werknemer binnen dezelfde organisatie een nieuwe functie uit gaat oefenen waarvoor aantoonbaar andere vaardigheden vereist zijn. Tijdens de proeftijd kan er in principe op ieder moment opgezegd worden. Ontslagverboden 3 en opzeggingstermijnen gelden niet tijdens de proeftijd. Ook is er geen vergunning nodig van het UWV WERKbedrijf 4. Wel is de werkgever verplicht, ook bij ontslag tijdens de proeftijd, om een reden voor het ontslag te geven als de werknemer daar om vraagt. Deze onderbouwing doet echter niet af aan het besluit de arbeidsovereenkomst op te zeggen. 1.3 Opzegging door de werknemer Als de werknemer de arbeidsovereenkomst opzegt, is hij gehouden aan de overeengekomen opzegtermijn, tenzij de werkgever en werknemer samen anders bepalen. Tip Onder bepaalde omstandigheden heeft de werkgever onderzoeksplicht naar de bedoelingen van de werknemer op het moment dat deze zijn ontslag indient. Dit is bijvoorbeeld het geval als de werknemer zijn ontslag in een opwelling indient, of in een emotionele toestand, zoals boosheid. Als dit het geval is, is het raadzaam dat de werkgever op een later tijdstip een gesprek met de werknemer aangaat en zichzelf ervan verzekert dat de werknemer daadwerkelijk de arbeidsovereenkomst wil beëindigen. Bevestig als werkgever hetgeen besproken is schriftelijk aan de werknemer. Opzegtermijn Volgens de wet geschiedt opzegging tegen het einde van de maand. Voor de werknemer geldt een wettelijke opzegtermijn van één maand. De werkgever moet bij opzegging van de arbeidsovereenkomst de volgende opzegtermijnen in acht nemen. Lengte dienstverband Opzegtermijn Korter dan 5 jaar 1 maand 5 jaar of langer, maar korter dan 10 jaar 2 maanden 10 jaar of langer, maar korter dan 15 jaar 3 maanden 15 jaar of langer 4 maanden Werkgever en werknemer mogen andere opzegtermijnen afspreken, maar de opzegtermijn voor de werkgever mag niet korter zijn dan die voor de werknemer. 3 Zie hoofdstuk 4. 4 Zie paragraaf 1.5 voor een verdere uitwerking van de ontslagvergunning. 5

6 De CAO Openbare Bibliotheken wijkt af van de wettelijk bepaalde opzegtermijnen. Volgens de CAO artikel 70 bedraagt de opzegtermijn voor zowel werkgever als werknemer twee maanden, tenzij de opzegtermijn volgens de wet langer dient te zijn of de werkgever en werknemer in onderling overleg afwijkende afspraken maken. Als een werkgever zich niet houdt aan de geldende opzegtermijn, dan is er volgens de wet sprake van een onregelmatig ontslag. Een onregelmatig ontslag is een schadeplichtig ontslag, wat wil zeggen dat de werknemer in dit geval recht heeft op een schadevergoeding ter hoogte van ten minste het contractuele loonrecht over de niet in acht genomen opzegtermijn. Wanneer er een ontslagvergunning is aangevraagd bij het UWV WERKbedrijf en het UWV WERKbedrijf heeft toestemming gegeven voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst, dan mag de werkgever de opzegtermijn verkorten met één maand, mits er minimaal één maand opzegtermijn over blijft. 1.4 Beëindiging met wederzijds goedvinden Als de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden beëindigd wordt, stemmen zowel werkgever als werknemer na opzegging in met de beëindiging van het dienstverband. Afspraken worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst, die door beide partijen ondertekend wordt. Bij een beëindiging met wederzijds goedvinden is er geen toestemming van het UWV WERKbedrijf vereist, noch hoeft de werkgever om ontbinding bij de kantonrechter 5 te vragen. Tip Bij het beëindigen van het dienstverband met wederzijds goedvinden moet de werkgever zich ervan verzekeren dat de werknemer weet wat de consequenties van de beëindiging zijn. Het is daarom raadzaam dat de werkgever in de vaststellingsovereenkomst vastlegt dat de werknemer is gewezen op gevolgen, waarmee de werkgever aan de informatieplicht heeft voldaan. Verder is het van belang dat de werknemer voldoende tijd heeft gehad om over zijn besluit na te denken en dat hij gewezen is op de mogelijkheid van juridische bijstand. 1.5 Opzegging door de werkgever Als de werkgever de arbeidsovereenkomst opzegt, kan deze procedure via het UWV WERKbedrijf lopen (opzegging) of via de kantonrechter (ontbinding). Hieronder worden beide procedures verder uitgewerkt. UWV WERKbedrijf Als de werkgever de arbeidsovereenkomst met de werknemer opzegt, is er in principe een ontslagvergunning van het UWV WERKbedrijf vereist. Het UWV toetst de ontslagaanvraag aan de Beleidsregels Ontslagtaak UWV. Indien de werkgever de arbeidsovereenkomst opzegt zonder dat er een ontslagvergunning is afgegeven, kan de werknemer de opzegging vernietigen. De werknemer heeft zes maanden tijd om protest te maken tegen de opzegging van de werkgever. Mocht de werknemer geen bezwaar maken tegen de opzegging, dan betekent dit dat de arbeidsovereenkomst beëindigd is. 5 Zie paragraaf 1.5 voor een verdere uitwerking van de ontbindingsprocedure via de kantonrechter. 6

7 Vaststellingsovereenkomst In een vaststellingsovereenkomst komen ten minste de volgende onderdelen aan bod. Algemene gegevens Bedrijfsnaam, vestigingsadres en naam vertegenwoordiger werkgever. Naam, adres en geboortedatum werknemer. Aanleiding Functie werknemer, datum in dienst en bruto salaris per maand, exclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Het initiatief voor beëindiging van de arbeidsovereenkomst ligt bij de werkgever. Er valt de werknemer geen verwijt te maken en er is geen sprake van een dringende reden. De reden van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst: o Bedrijfseconomische redenen o Niet op te lossen verschil van mening over / verschil van inzicht in de wijze waarop de werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. o Meer dan twee jaar ziekte van de werknemer, zonder dat het de werkgever is gelukt om de werknemer te re-integreren in zijn eigen functie of ander passend werk. o Anders Afspraken Einddatum en de wijze waarop om is gegaan met de opzegtermijn: o Bij de beëindigingsdatum is rekening gehouden met de opzegtermijn o De opzegtermijn is verdisconteerd in de beëindigingsvergoeding Beëindigingsvergoeding en de wijze waarop de werknemer dat wil ontvangen (lijfrente of stamrecht) Afspraken omtrent het eventueel vrijstellen van werkzaamheden De datum waarop de werkgever de eindafrekening opstelt en wat daar in meegenomen wordt: o Vakantiegeld en vakantiedagen o Eindejaarsuitkering o Studiekosten o Declaraties De datum waarop de werknemer de aan de werkgever toebehorende eigendommen inlevert. De afwikkeling van de pensioenverzekering Eventuele afspraken omtrent een concurrentie-, relatie- en geheimhoudingsbeding Eventuele afspraken omtrent een verschaffen van een getuigschrift Afspraken omtrent een eventuele vergoeding van de advocaatkosten Overig De toezegging dat partijen zich niet negatief uitlaten over elkaar De opmerking dat er geen beroep gedaan kan worden op wilsgebrek De opmerking dat partijen elkaar finale kwijting verlenen, met andere woorden: zij hebben na de financiële eindafrekening niets meer van elkaar te vorderen. 7

8 In de volgende gevallen is er geen ontslagvergunning nodig: Bij beëindiging met wederzijds goedvinden. Bij einde van rechtswege (bij het bereiken van de overeengekomen einddatum bij een contract voor bepaalde tijd of bij dood of pensioen van de werknemer). Bij ontbinding door de kantonrechter. Bij een rechtsgeldig gegeven ontslag op staande voet. Bij opzegging tijdens de proeftijd. Bij opzegging tijdens een faillissement of schuldsanering. Als het UWV de ontslagvergunning verleent, is deze acht weken geldig. De werkgever moet dus binnen deze termijn de arbeidsovereenkomst met de werknemer opzeggen. In tegenstelling tot de kantonrechter, kan het UWV WERKbedrijf kan geen ontslagvergoeding toekennen. De werknemer kan echter wel in een latere procedure (de kennelijk redelijk ontslagprocedure) proberen een ontslagvergoeding van zijn werkgever te krijgen 6. Tip Vraag de ontslagvergunning bij het UWV WERKbedrijf aan voordat het gesprek met de werknemer plaatsvindt. Informeer de werknemer echter wel over het feit dat u een ontslagvergunning heeft aangevraagd. De werknemer ontvangt namelijk een afschrift van het UWV. Kantonrechter Zowel de werkgever als de werknemer kan bij de kantonrechter een verzoek om ontbinding van de arbeidsovereenkomst indienen. In de praktijk is het meestal de werkgever die een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter begint. Het verzoek tot ontbinding wordt ingediend wegens gewichtige redenen. Met een gewichtige reden wordt bedoeld een dringende reden 7 of een wijziging van omstandigheden. Bij een ontbinding via de kantonrechter eindigt de arbeidsovereenkomst direct of na korte tijd. De rechter bepaalt uiteindelijk wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt. Ook kan de rechter bepalen dat er een vergoeding toegekend wordt. De hoogte hiervan kan variëren, deze is namelijk afhankelijk van de correctiefactor. De kantonrechtersformule ziet er als volgt uit. A x B x C A = het aantal gewogen dienstjaren, afgerond op hele jaren. Bij de berekening van het totaal aantal dienstjaren wordt uitgegaan van het onderstaande. o Tot het bereiken van de leeftijd van 35 jaar tellen de dienstjaren mee voor 0,5 o Tussen de leeftijd van 35 en 45 jaar tellen de dienstjaren mee voor 1 o Tussen de leeftijd van 45 en 55 jaar tellen de dienstjaren mee voor 1,5 o Vanaf het bereiken van de leeftijd van 55 jaar tellen de dienstjaren mee voor 2. 6 De kennelijk redelijk ontslagprocedure wordt later in deze paragraaf verder uitgewerkt. 7 In paragraaf 1.6 wordt het begrip dringende reden verder uitgewerkt. 8

9 B = de beloning van de werknemer. Hierbij gaat het om het bruto maandsalaris, vermeerderd met vaste looncomponenten zoals vakantietoeslag, eindejaarsuitkering en onregelmatigheidstoeslag. C = de correctiefactor. Als er geen sprake is van verwijtbaarheid, wordt de correctiefactor vastgesteld op 1. Als er wel sprake is van verwijtbaarheid van één van beide partijen, dan wordt dit tot uitdrukking gebracht in de correctiefactor. Disfunctioneren Bij een ontslag wegens disfunctioneren is het belangrijk dat bewezen kan worden dat werkgever en werknemer zich in voldoende mate hebben ingespannen om het functioneren van de werknemer weer op een behoorlijk niveau te krijgen. Dit betekent dat er een dossier moet liggen waaruit blijkt dat: De werkgever heeft gesproken met de werknemer over het disfunctioneren. Het disfunctioneren concreet is gemaakt (onderbouwing). Er verbeterpunten zijn benoemd. Er duidelijke afspraken zijn gemaakt met betrekking tot het verbeteren. Er termijnen zijn gekoppeld aan deze afspraken. De werkgever de werknemer heeft ondersteund bij het verbeteren van het functioneren. Beide partijen de afspraken op regelmatige basis hebben geëvalueerd. De gevolgen van het uitblijven van verbetering zijn besproken. In de jurisprudentie wordt ook wel gesproken van het REP-model: Reageren, Evalueren en Presteren (of Procederen). Bij ontslag wegens disfunctioneren is gedegen dossiervorming uiterst belangrijk. Dit houdt ook in dat er een verbeterplan moet zijn, waarin werkgever en werknemer samen afspraken hebben vastgelegd. Het verbeterplan moet bovendien een redelijke termijn in beslag nemen, zodat de werknemer een reële kans heeft gekregen zijn functioneren te verbeteren. De duur van een verbetertraject is niet bepaald in de wet. Afhankelijk van factoren als het type werkzaamheden, de lengte van het dienstverband en het functioneren van de werknemer in het verleden, nemen verbetertrajecten in het algemeen minimaal drie tot zes maanden in beslag. Hierbij speelt goed werkgeverschap ook weer een belangrijke rol. Kennelijk onredelijk ontslag Als een werkgever de arbeidsovereenkomst met de werknemer opgezegd heeft, heeft de werknemer zes maanden tijd om via de kantonrechter een kennelijk onredelijk ontslagprocedure te starten en zo alsnog een ontslagvergoeding te claimen. Dit kan ook als de werkgever de arbeidsovereenkomst heeft beëindigd met een ontslagvergunning van het UWV. Bij het beoordelen van het ontslag zal de kantonrechter alle omstandigheden, die speelden ten tijde van het ontslag, van het individuele geval bekijken. Vaak spelen daarbij de volgende factoren een rol (zie ook Burgerlijk Wetboek artikel 681 en 682). a) Algemeen: dienstverband en opzegging De duur van het dienstverband. De leeftijd van de werknemer. De reden van opzegging (bijvoorbeeld als het ontslag zonder opgave van redenen gegeven wordt of op basis van een voorgewende of valse reden). Eventuele verwijtbaarheid van de kant van de werkgever of werknemer. Het functioneren van de werknemer. 9

10 b) Ander (passend) werk De inspanningen van de werkgever om voor de werknemer binnen de organisatie ander passend werk te vinden. De kansen van de werknemer op de arbeidsmarkt. De inspanningen van de werknemer om ergens anders passend werk te vinden. Bij arbeidsongeschiktheid; de aard, duur en mate van arbeidsongeschiktheid en de oorzaak daarvan. c) Financiële gevolgen voor de werknemer De financiële positie van de werknemer (denk aan inkomsten op grond van sociale wetgeving, pensioenschade). d) Getroffen voorzieningen en financiële compensatie Een eventuele door de werkgever vrijwillig aangeboden ontslagvergoeding en de hoogte van deze vergoeding. Individueel overeengekomen regelingen. Een van toepassing zijnde sociaal plan. Let op Bij het vaststellen van een vergoeding in een kennelijk onredelijk ontslagprocedure is geen sprake van het toepassen van de kantonrechtersformule. De wet schrijft geen concrete richtlijn voor bij het bepalen van de hoogte van de ontslagvergoeding in dit soort procedures. Toch blijkt in de praktijk dat de kantonrechtersformule vaak als uitgangspunt wordt gehanteerd. 1.6 Ontslag op staande voet Aan het ontslag op staande voet worden strenge en inhoudelijke formele eisen gesteld. In de eerste plaats vindt het ontslag plaats wegens een dringende reden (zie kader). Ten tweede dient het ontslag onverwijld meegedeeld te worden en in te gaan. Dit betekent dat het ontslag ingaat op het moment dat het gegeven wordt. Tenslotte moet tegelijk met het ontslag de ontslagreden worden meegedeeld. Tip Een dringende reden voor ontslag op staande voet mag geen optelling zijn van gebeurtenissen, dus niet vanwege A + B + C geven we jou ontslag op staande voet. Dit mag alleen als elk van deze gebeurtenissen op zichzelf als een dringende reden voor ontslag op staande voet wordt beschouwd. Een werknemer moet overigens wel op de hoogte zijn van het feit dat een gebeurtenis als een dringende reden voor ontslag op staande voet wordt aangemerkt. Een voorafgaande waarschuwing is doorgaans van doorslaggevend belang om van een dringende reden te kunnen spreken. Het spreekt voor zich dat deze waarschuwing, plus de opmerking dat het feit bij herhaling een dringende reden voor ontslag op staande voet vormt, schriftelijk bevestigd moet worden. Een ontslag op staande voet is vernietigbaar. Gedurende zes maanden na de opzegging van de arbeidsovereenkomst kan de werknemer beroep doen op de vernietigingsgrond (BW artikel 7:677). Als achteraf blijkt dat er geen onverwijld dringende reden aanwezig is geweest, kan de werknemer een schadevergoeding claimen of voortzetting van de dienstbetrekking. 10

11 Dringende reden Volgens het Burgerlijk Wetboek (7: 678 en 7: 679) kunnen als dringende redenen worden beschouwd zodanige daden, eigenschappen of gedragingen van de werknemer, die ten gevolge hebben dat van de werkgever redelijkerwijze niet gevergd kan worden de arbeidsovereenkomst te laten voortduren of zodanige omstandigheden, die ten gevolge hebben dat van de werknemer redelijkerwijze niet gevergd kan worden de arbeidsovereenkomst te laten voortduren. In het Burgerlijk Wetboek worden voor de werkgever verschillende dringende redenen voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst genoemd. Bijvoorbeeld als de werknemer: De werkgever heeft misleid bij het afsluiten van de arbeidsovereenkomst door onder meer het vertonen van valse getuigschriften. In ernstige mate de bekwaamheid of geschiktheid voor de arbeid mist. Zich ondanks waarschuwing overgeeft aan dronkenschap of ander liederlijk gedrag. Zich schuldig maakt aan diefstal, verduistering, bedrog of andere misdrijven, waardoor hij het vertrouwen van de werkgever onwaardig wordt. De werkgever, diens familieleden of huisgenoten, of zijn collega s mishandelt, grof beledigt of op ernstige wijze bedreigt. De werkgever, diens familieleden of huisgenoten, of zijn collega s verleidt of tracht te verleiden tot handelingen die in strijd zijn met de wet. Opzettelijk of ondanks waarschuwing roekeloos eigendommen van de werkgever beschadigt of aan ernstig gevaar blootstelt. Opzettelijk of ondanks waarschuwing roekeloos zichzelf of anderen aan ernstig gevaar blootstelt. Bijzonderheden met betrekking tot de huishouding of het bedrijf van de werkgever, die de werknemer geheim behoorde te houden, bekend maakt. Hardnekkig weigert te voldoen aan redelijke bevelen of opdrachten die hem door of namens de werkgever zijn verstrekt. Op andere wijze grovelijk de plichten nalaat die de arbeidsovereenkomst hem oplegt. Door opzet of roekeloosheid buiten staat geraakt de arbeid te verrichten. Ook voor de werknemer worden dringende redenen benoemd. Bijvoorbeeld als de werkgever: De werknemer, diens familieleden of huisgenoten, mishandelt, grof beledigt of op ernstige wijze bedreigt. De werknemer, diens familieleden of huisgenoten, verleidt of tracht te verleiden tot handelingen die in strijd zijn met de wet. Het loon niet op de daarvoor bepaald tijd voldoet. Grovelijk de plichten nalaat die de arbeidsovereenkomst hem oplegt. De werknemer verplicht arbeid in het bedrijf van een andere werkgever te verrichten, zonder dat de aard van de arbeidsovereenkomst dit met zich meebrengt en de werknemer het verzoek heeft geweigerd. Of: Wanneer voortzetting van de arbeidsovereenkomst voor de werknemer ernstige gevaren voor leven of gezondheid met zich meeneemt, die niet duidelijk waren ten tijde van het sluiten van de arbeidsovereenkomst. Wanneer de werknemer door ziekte of andere oorzaken zonder zijn toedoen buiten staat geraakt de bedongen arbeid te verrichten. 11

12 Voorwaardelijke ontbinding Als een werknemer beroep doet op de vernietiging van het ontslag op staande voet, treedt er een procedure in werking die heel lang kan duren (via de kantonrechter naar een hogere rechter en uiteindelijk naar de Hoge Raad). Als de rechter uiteindelijk bepaalt dat een ontslag op staande voet nietig wordt verklaard, dan heeft de werkgever loondoorbetalingsplicht met terugwerkende kracht, tot het moment van de ontslagaanzegging. Werkgevers kiezen er daarom vaak voor om een verzoek tot voorwaardelijke ontbinding van de arbeidsovereenkomst in te dienen. De kantonrechter bepaalt dan doorgaans dat de arbeidsovereenkomst (voor zover deze nog bestaat) wordt ontbonden en koppelt vervolgens een vergoeding aan de ontbinding. Deze vergoeding moet de werkgever aan de werknemer betalen als blijkt dat het ontslag op staande voet ongeldig is. Hiermee beperkt de werkgever het risico van de loondoorbetalingsplicht. Tegelijkertijd laat het echter zien dat er bij de werkgever twijfel lijkt te bestaan over de rechtsgeldigheid van het ontslag op staande voet. 12

13 2. Ontslag om bedrijfseconomische redenen Een organisatie kan op basis van bedrijfseconomische redenen een ontslagvergunning aanvragen. Bij bedrijfseconomische omstandigheden gaat het bijvoorbeeld om een slechte financiële situatie van een organisatie, een bedrijfsverhuizing, een reorganisatie, beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten, technologische veranderingen of structurele werkvermindering. Er wordt ook wel gesproken van ETO-redenen (Economische, Technologische of Organisatorische redenen). Het UWV toetst of het ontslagmotief aannemelijk is. Tip Ondanks dat het UWV een marginale toets uitvoert op het aangedragen ontslagmotief, wordt er wel van de werkgever verwacht dat hij een gedegen onderbouwing kan geven van de opgevoerde bedrijfseconomische redenen. Dit betekent dat de werkgever officiële stukken moet kunnen overleggen waaruit realisaties en prognoses, op middellange tot lange termijn, blijken. Ofwel: de werkgever moet aantonen dat een doelmatige bedrijfsvoering het verval van arbeidsplaatsen tot gevolg heeft. 2.1 Het afspiegelingsbeginsel Naast de aannemelijkheid van de bedrijfseconomische redenen, toetst het UWV of de juiste werknemers voor ontslag zijn voorgedragen. Dit wordt gedaan volgens het afspiegelingsbeginsel. Bij het afspiegelingsbeginsel spelen een aantal zaken een rol. Dit zijn: De vestiging Het personeelsbestand De categorie uitwisselbare functies De leeftijdsgroep De lengte van het dienstverband Afspiegeling Per leeftijdsgroep binnen een categorie uitwisselbare functies van een bedrijfsvestiging komen de werknemers met het kortste dienstverband het eerst voor ontslag in aanmerking. Unieke functie Afspiegeling is niet aan de orde als een unieke functie komt te vervallen. Een unieke functie is een functie die slechts door één werknemer wordt bekleed. De vestiging Een bedrijfsvestiging is een organisatorisch verband dat als zelfstandige eenheid optreedt. Kenmerkend voor een bedrijfsvestiging is onder meer dat de eenheid: Zich publiekelijk presenteert als zelfstandige aanbieder van goederen en diensten. Een eigen adres heeft. Een eigen naam heeft. Apart geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel. Een eigen klantenkring of doelgroep heeft. 13

14 Een eigen product- en/of dienstenlijn heeft. Een eigen website, briefpapier, logo en huisstijl heeft. Een aparte rechtspersoon is. Een zelfstandige financiële rapportage kent of als zelfstandig onderdeel in de financiële rapportage is opgenomen. Een eigen managementteam heeft dat verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering. Zelfstandig mensen in dienst neemt en ontslaat. Een eigen, separaat medezeggenschapsorgaan heeft. Het personeelsbestand Bij het vaststellen van de noodzakelijke krimp worden alle werknemers die in de bedrijfsvestiging werkzaam zijn, meegeteld. Dit is dus inclusief uitzendkrachten, gedetacheerden, ingeleende werknemers en werknemers waarvan het dienstverband binnen 26 weken na de peildatum afloopt. Voor het bepalen van het totale aantal ontslagen worden als eerste de werkzaamheden van uitzendkrachten, gedetacheerden, ingeleende werknemers en werknemers waarvan het dienstverband binnen 26 weken na de peildatum afloopt, beëindigd. Pas daarna komen de werknemers met een vast dienstverband voor ontslag in aanmerking. Let op Het is niet zo dat noodzakelijkerwijs de werkgever eerst alle tijdelijke dienstverbanden moet beëindigen. Alleen voor werknemers met tijdelijke dienstverbanden die binnen 26 weken na indiening van de ontslagaanvraag (peildatum) van rechtswege eindigen, staat het vertrek al vast. Voor deze werknemers hoeft dus geen ontslagvergunning aangevraagd te worden. Peildatum Om het afspiegelingsbeginsel te kunnen toepassen, is het noodzakelijk dat er een objectieve peildatum wordt gehanteerd. Het personeelsbestand op deze peildatum is de basis voor de berekening van de krimp en de vaststelling van de ontslagvolgorde. Het UWV hanteert de datum waarop de ontslagaanvragen worden ingediend als peildatum, tenzij de werkgever een eerdere objectiveerbare datum als peildatum aan kan wijzen (bijvoorbeeld de datum waarop de melding in het kader van de Wet melding collectief ontslag gedaan wordt). De categorie uitwisselbare functies Het Ontslagbesluit hanteert de volgende definitie voor uitwisselbare functies: functies die naar inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties, niveau en beloning gelijkwaardig zijn aan elkaar. Ook het Sociaal Plan van de CAO Openbare Bibliotheken hanteert deze definitie. Per categorie uitwisselbare functies stelt de werkgever de totale omvang van de noodzakelijke krimp vast. De noodzakelijke krimp is gelijk aan het aantal arbeidsplaatsen dat binnen 26 weken na de peildatum komt te vervallen. Bij uitwisselbaarheid van functies gaat het om de functies zelf, dus niet om de medewerkers die de functies vervullen. 14

15 De leeftijdsgroep In het afspiegelingsbeginsel worden vijf leeftijdsgroepen onderscheiden. Leeftijdsgroep jaar jaar jaar jaar 55 jaar en ouder Totaal Aantal werknemers in functiecategorie Verhouding % % % % % 100 % De verdeling van de ontslagen over de verschillende leeftijdsgroepen dient zodanig te gebeuren, dat na afspiegeling de leeftijdsopbouw binnen een categorie uitwisselbare functies zoveel mogelijk gelijk is aan de leeftijdsopbouw voor afspiegeling. De lengte van het dienstverband Per leeftijdscategorie komt uiteindelijk de werknemer met het kortste dienstverband voor ontslag in aanmerking. Voor de berekening van de duur van het dienstverband bij arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd wordt de ketenregeling gevolgd (BW, artikel 668a). Let op Als een werknemer bij een werkgever hetzelfde type werkzaamheden eerst heeft verricht via een uitzendbureau, dan telt deze periode mee in de berekening van de totale arbeidsduur van deze werknemer. Mocht er voor de werknemer die voor ontslag in aanmerking komt een opzegverbod gelden, is het wettelijk gezien niet mogelijk om daarvoor in de plaats een andere werknemer voor ontslag aan te dragen. Stappenplan afspiegeling 1. Stel de bedrijfsvestiging vast 2. Stel het totale bestand van werknemers vast, die op de peildatum in dienst zijn en werkzaam in de vestiging waar de ontslagen vallen. 3. Stel de categorie uitwisselbare functies vast waarbinnen de ontslagen vallen. 4. Stel het aantal werknemers vast dat werkzaam is in de categorie uitwisselbare functies. 5. Stel vast in welke leeftijdsgroep deze werknemers zitten. 6. Bereken de procentuele verhouding tussen de leeftijdsgroepen in de categorie uitwisselbare functies. 7. Stel vast met hoeveel werknemers de categorie uitwisselbare functies moet inkrimpen. 8. Vermenigvuldig per leeftijdscategorie het percentage uit stap zes met het aantal werknemers uit stap Bepaal per leeftijdsgroep het aantal werknemers dat voor ontslag in aanmerking komt. Binnen elke leeftijdsgroep komt de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking. 15

16 2.2 Een onmisbare werknemer Als er door de toepassing van het afspiegelingsbeginsel een werknemer voor ontslag in aanmerking komt die over kennis en bekwaamheden beschikt die voor de organisatie van zodanig belang zijn dat het functioneren ervan in gevaar zou komen als de werknemer ontslagen wordt, kan er in zijn plaats een andere werknemer voorgedragen worden voor ontslag. Dit moet dan wel aangetoond worden door de werkgever, wat betekent dat de werkgever stukken moet kunnen overleggen waaruit blijkt dat hij eisen stelt aan de kennis en bekwaamheden van werknemers en dat er een bestendig beleid gevoerd wordt voor wat betreft het verwerven van deze kennis en bekwaamheden. Bovendien moet de werkgever stukken kunnen overleggen waaruit blijkt dat de betreffende werknemer inderdaad over die kennis en bekwaamheden beschikt die voor het functioneren van de organisatie van onmisbaar belang zijn. 2.3 Herplaatsing Als er bij een reorganisatie sprake is van het vervallen van functies op de ene afdeling, terwijl er op de andere afdeling passende vacatures zijn, wordt er vanuit de wet verwacht dat de werkgever de boventallige werknemers herplaatst. Als er daarbij sprake is van een organisatie met meerdere vestigingen, wordt er (vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap) verwacht dat de inspanningsverplichting zich uitstrekt tot de andere vestigingen dan die waar de werknemer werkzaam is. Let op Een passende functie is niet hetzelfde als een uitwisselbare functie. De uitwisselbaarheid van functies speelt een rol bij het afspiegelingsbeginsel. Functies worden met elkaar vergeleken op basis van inhoud, vereiste kennis, vaardigheden, competenties, niveau en beloning. Het gaat dus niet om persoonlijke kenmerken en geschiktheid van de werknemer. Het begrip passende functie komt pas aan de orde nadat op basis van het afspiegelingsbeginsel is bepaald wie voor ontslag in aanmerking komt. Dit zijn de boventallige werknemers. Vervolgens wordt gekeken of opleiding, ervaring en capaciteiten van een boventallige werknemer voldoende aansluit bij een vacante functie en of het loon niet teveel afwijkt. Bij het begrip passende functie gaat het dus om de beoordeling van de geschiktheid van een werknemer voor een vacante functie. Het Sociaal Plan van de CAO Openbare Bibliotheken geeft als definitie van een passende functie: Een functie die naar het oordeel van de werkgever voor wat betreft inhoud, benodigde kennis en vaardigheden voldoende verwant is aan de oude functie van de werknemer, of een functie waarvoor de werknemer binnen redelijke tijd geschikt te maken is. Een functie is slechts passend als de functie maximaal één salarisschaal lager is gewaardeerd dan de oude functie. Een functie wordt niet als passend beschouwd als zwaarwegende persoonlijke omstandigheden van sociale en/of medische aard zich aantoonbaar daartegen verzetten, of leidt tot een reistijd die in redelijkheid niet aanvaardbaar is. 2.4 Wet melding collectief ontslag Als er 20 of meer werknemers binnen de periode van drie maanden worden ontslagen, dan is er volgens de wet sprake van een collectief ontslag. De werkgever is dan gebonden aan de Wet melding collectief ontslag (WMCO). Arbeidsovereenkomsten die van rechtswege eindigen tellen hierbij niet mee. 16

17 Bij een collectief ontslag meldt de werkgever het voornemen hiervan aan het UWV WERKbedrijf en de vakbonden. Als bij het melden van het collectief ontslag een verklaring is bijgevoegd van de vakbonden, dat het vervallen van de arbeidsplaatsen zoals voorgesteld door de werkgever noodzakelijk is, dan voert het UWV geen onderzoek meer uit op de aannemelijkheid van de bedrijfseconomische redenen. In plaats daarvan beperkt het UWV zich dan tot een toets op een juiste toepassing van het afspiegelingsbeginsel en de herplaatsingsinspanningen. 17

18 3. Sociaal Plan Openbare Bibliotheken Met terugwerkende kracht geldt er vanaf januari 2010 een Regeling Sociaal Plan voor de Openbare Bibliotheken. Een sociaal plan is een collectieve regeling die de gevolgen dekt voor de werknemers bij beëindiging, fusie, overname, inkrimping of verplaatsing van de organisatie en wordt afgesloten door de werkgever en de vakbonden. De Regeling Sociaal Plan is een kaderregeling met een stappenplan met eenduidige keuzes, maar met mogelijkheden voor maatwerk op organisatieniveau. De Regeling Sociaal Plan is van toepassing op alle soorten reorganisaties. Uitgangspunt van het sociaal plan is het streven om gedwongen ontslagen te voorkomen. Centraal staat dan ook de optimale inzetbaarheid van werknemers. Boventallige medewerkers hebben daarom de keuze uit een op maat te maken mobiliteitsplan, waarin zij van werk naar werk begeleid worden, of een vaststellingsovereenkomst. 3.1 Stappenplan Bij het uitvoeren van het sociaal plan volgt de werkgever een aantal stappen. Om te beginnen stelt de werkgever een reorganisatieplan op. Dit reorganisatieplan geeft inzicht in: a) De reden van de reorganisatie. Een reorganisatie begint bij het vormgeven van het toekomstige organisatiebeeld. Dit betekent dat een organisatie een beeld moet hebben van de koers die zij gaat varen en de doelstellingen die zij wil realiseren. Vaak wordt een organisatieverandering gevoed door externe ontwikkelingen waar de organisatie op in moet spelen. Het geheel van in- en externe ontwikkelingen en het toekomstige organisatieprofiel vormt de basis van de reorganisatie. b) De tijdsplanning en de wijze waarop de reorganisatie uitgevoerd wordt. c) De overlegmomenten met het medezeggenschapsorgaan en de momenten en wijze waarop de medewerkers worden geïnformeerd. d) Het formatieplaatsenplan van de huidige organisatie Het formatieplaatsenplan geeft een overzicht van de huidige organisatie, de functies daarin en de bijbehorende formatie. e) De status met betrekking tot de lopende arbeidsovereenkomsten van onbepaalde en bepaalde tijd en de overeenkomsten met externe arbeidskrachten. Bij de realisatie van personele besparingen dient de werkgever gedwongen ontslagen zoveel mogelijk te voorkomen. Dit betekent dat in de eerste plaats de overeenkomsten met externe arbeidskrachten beëindigd worden en de arbeidsovereenkomsten voor bepaalde niet verlengd worden. f) Het formatieplaatsenplan van de toekomstige organisatie. Op basis van het toekomstige organisatieprofiel wordt het gewenste functiehuis vormgegeven. Hierin staan de functies, competenties en bijbehorende formatie. Het formatieplaatsenplan wordt ter advies voorgelegd aan de OR of PVT. Mochten er als gevolg van de reorganisatie arbeidsplaatsen vervallen, dan is het verstandig dat de werkgever eerst de mogelijkheden voor vrijwillige uitstroom onderzoekt. Bijvoorbeeld werknemers die toch al van plan waren om op niet al te lange termijn bij de werkgever weg te gaan. Of werknemers van openbare bibliotheken die geboren zijn vóór 1950 en die op 31 december 2005 al in dienst waren. 18

19 Zij komen in aanmerking voor de overgangsregeling, wat betekent dat zij met 62 jaar met pensioen kunnen 8. Afhankelijk van het geboortejaar kan een lagere richtleeftijd gelden. Nadat het formatieplaatsenplan is vastgesteld maakt de werknemer het aantal herplaatsingskandidaten inzichtelijk. De werknemer van wie de functie vervalt of, bij gelijkblijvende functies, waarbij de formatieplaats vervalt, wordt aangemerkt als een herplaatsingskandidaat. Bij het aanwijzen van werknemers als herplaatsingskandidaat ten gevolge van het wegvallen van formatieplaatsen, dienen de regels van het Ontslagbesluit gevolgd te worden. Met andere woorden: hier geldt het afspiegelingsbeginsel. Dit betekent dat per leeftijdsgroep binnen een categorie uitwisselbare functies de werknemers met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking komen. Nadat de werkgever de werknemers, die als herplaatsingskandidaat zijn aangewezen, heeft geïnformeerd, worden de eventueel vacante functies binnen het formatieplaatsenplan bekend gemaakt aan de herplaatsingskandidaten. De werknemer kan vervolgens zijn eventuele interesse in een vacature binnen twee weken na bekendmaking van de vacatures kenbaar maken aan de werkgever. De volgende stap is het opstellen van een plaatsingsplan. Dit plan moet uiterlijk vier weken na de belangstellingspeiling door de werkgever bekend gemaakt worden aan de werknemers. In het plaatsingsplan geeft de werkgever aan in welke functie de herplaatsingskandidaten herplaatst worden en wat daarvan de consequenties zijn. Bij het herplaatsen van werknemers wordt rekening gehouden met zowel de uitkomsten van de belangstellingspeiling, als met de uitwisselbaarheid, dan wel passendheid van de nieuwe functie. De werknemer beslist binnen twee weken of hij de aangeboden functie accepteert. Let op Als een werknemer herplaatst wordt in een functie op een lager schaalniveau, behoudt de werknemer hetzelfde salaris dan vóór de herplaatsing. Gedurende twee jaar behoudt de werknemer tevens de aanspraak op periodieke verhogingen. Tijdens deze twee jaar spannen zowel de werkgever als de werknemer zich in om de werknemer te herplaatsen in een functie op het oude functieniveau van de werknemer. Als de werkgever de werknemer binnen twee jaar een functie aanbiedt op het oude functieniveau en de werknemer accepteert deze functie niet, dan verliest de werknemer na twee jaar de aanspraak op eventueel resterende periodieke verhogingen uit zijn oude functieschaal. Als een herplaatsingskandidaat niet in een andere functie kan worden geplaatst, wordt de werknemer boventallig verklaard. Vanaf het moment dat de werkgever de werknemer hierover informeert, is de werknemer vrijgesteld van werkzaamheden. De werknemer krijgt de keuze tussen een mobiliteitsplan of een vaststellingsovereenkomst. Binnen twee weken na de schriftelijke aanzegging maakt de werknemer zijn keuze kenbaar aan de werkgever. 3.2 Mobiliteitsplan In het mobiliteitsplan maken de werkgever en de werknemer individuele afspraken over de begeleiding naar een baan buiten de organisatie. Belangrijke onderdelen van deze afspraken zijn het persoonlijke 8 Zie voor meer informatie de site van het Pensioenfonds Openbare Bibliotheken ( 19

20 budget, waaruit onder andere de opleidingsactiviteiten en outplacement worden betaald, en de looptijd van het mobiliteitsplan. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Voor het vaststellen van het persoonlijk budget wordt rekening gehouden met zowel de situatie van de werkgever als die van de werknemer. Enerzijds spelen de financiële mogelijkheden van de werkgever een rol, anderzijds zijn ook de lengte en omvang van het dienstverband, de leeftijd en de arbeidsmarktmogelijkheden van de werknemer van invloed. De looptijd van het mobiliteitsplan kan langer zijn dan de looptijd van het sociaal plan. Dit is voordelig voor de werknemer, omdat deze dan vanuit een bestaande baan kan solliciteren. Na afloop van het sociaal plan vervalt echter het recht van de werknemer op salaris. Het sociaal plan eindigt een half jaar na het moment waarop aan de werknemers is meegedeeld in welke functies ze zijn geplaatst ofwel dat zij boventallig zijn. Gedurende dit halve jaar hoeft de werknemer die boventallig is verklaard geen werkzaamheden te verrichten, maar blijft hij wel in dienst. Na het verstrijken van het halve jaar heeft de werknemer geen recht meer op salaris. Het mobiliteitsplan kan dan echter wel nog doorlopen. Na afloop van het sociaal plan eindigt de salarisbetaling aan de werknemer. De werknemer heeft dan in principe direct recht op een WW-uitkering. Belangrijk voor het verkrijgen van een WW-uitkering is dat de werknemer een verklaring kan overleggen van de werkgever waarin staat dat er vanaf datum A geen recht meer is op salarisbetaling en dat er vanaf deze datum ook geen salarisbetaling meer plaatsvindt. Daarnaast moet in de verklaring worden opgenomen dat de werknemer vanaf het moment van aanzegging geen werkzaamheden meer verricht. Deze verklaring is belangrijk, omdat het dienstverband in feite voortduurt door het doorlopen van het mobiliteitsplan, en er derhalve geen akte van ontslag beschikbaar is. Let op Om het recht op een uitkering niet in gevaar te brengen, mag de werknemer na het moment waarop de salarisbetaling stopt geen werkzaamheden meer verrichten voor de werkgever, ook niet als deze onbetaald zijn. 3.3 Vaststellingsovereenkomst De werknemer kan er ook voor kiezen om direct met de werkgever afspraken te maken over de beëindiging van het dienstverband. Onderdeel van deze afspraken is de ontslagvergoeding. Voor de hoogte hiervan verwijzen we naar de kantonrechtersformule. Als werkgever en werknemer het niet eens kunnen worden over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, dan kan de werkgever de arbeidsovereenkomst opzeggen of laten ontbinden via de kantonrechter. 3.4 Bezwarenprocedure Bij het uitvoeren van het sociaal plan stellen de werkgever en de OR of PVT een bezwarencommissie in. Deze commissie adviseert over de juiste toepassing van de Regeling Sociaal Plan. De bezwarencommissie bestaat uit drie personen. Eén lid word benoemd door de werkgever. Dit lid is bij voorkeur iemand van het bestuur of de Raad van Toezicht en mag geen werknemer zijn. Eén lid wordt benoemd door de vakbonden en/of OR of PVT en mag geen werknemer zijn. Eén lid wordt gezamenlijk aangewezen door bovengenoemde twee leden. 20