Notitie Toelichting op het mobiliteitsbeleid

Transcriptie

1 Notitie Toelichting op het mobiliteitsbeleid Aanleiding In het afgelopen schooljaar is O2A5 geconfronteerd met een daling van het aantal leerlingen. Deze krimp had tot gevolg dat er voor één van de scholen teveel formatie aanwezig voor het aantal leerlingen op die school, waardoor deze te maken kreeg met paragraaf 8.3 uit het mobiliteitsbeleid. In deze paragraaf staat beschreven dat bij een formatieoverschot wegens krimp eerst geïnventariseerd wordt of er personeelsleden zijn die zich beschikbaar willen stellen voor vrijwillige mobiliteit. Pas als hiervoor geen kandidaten beschikbaar zijn, zal de schooldirecteur van de betreffende school overgaan op onvrijwillige mobiliteit op basis van het afspiegelingsbeginsel. In de praktijk is gebleken dat het toepassen van het afspiegelingsbeginsel in een dergelijke situatie nog wat onduidelijkheden met zich meebrengt, waardoor er problemen ontstaan. De verwachting is dat de krimp de komende schooljaren zal doorzetten. Dit betekent dat de komende jaren meerdere scholen binnen O2A5 te maken zullen krijgen met mobiliteit als gevolg van een formatieoverschot (par. 8.3 mobiliteitsbeleid). Er is afgesproken om het afspiegelingsbeginsel te blijven hanteren. Doel van de notitie Het doel van deze notitie is om een toelichting te geven over de toepassing van het afspiegelingsbeginsel, wanneer er onvrijwillige mobiliteit ontstaat als gevolg van een formatieoverschot. Het moet de volgende vragen beantwoorden: Wat is het afspiegelingsbeginsel? Wat moet er van tevoren geregeld zijn? Welke stappen moeten er worden gezet. Waarom moet dit ook alweer? Binnen O2A5 is er gekozen voor werkgelegenheidsbeleid, waarbij er in het DGO een werkgelegenheidsgarantie is afgesproken van 3 jaar. Dit betekent dat O2A5 en haar werknemers actief meewerken aan het optimaal inzetten van instrumenten van personeelsbeleid ter voorkoming van gedwongen ontslag. Het mobiliteitsbeleid is een dergelijk instrument dat voortvloeit uit deze afspraken. 1

2 1. Het afspiegelingsbeginsel Wat houdt het afspiegelingsbeginsel in? Het afspiegelingsbeginsel is een manier om de ontslagvolgorde te bepalen, of in dit geval de volgorde van onvrijwillige mobiliteit. Het idee achter het afspiegelingsbeginsel is dat in het geval van onvrijwillige mobiliteit niet alleen de jongere medewerkers moeten vertrekken (wat het geval is bij het gangbare Last In First Out), maar dat dit meer wordt verdeeld over de leeftijdsgroepen. Vóór en ná de onvrijwillige mobiliteitsprocedure is de leeftijdsopbouw van het personeel op een school verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk. Hoe wordt het toegepast? Wanneer er het afspiegelingsbeginsel wordt toegepast zullen de volgende stappen gezet worden: 1. Ten eerste moet er worden bepaald welke uitwisselbare functies in een school aanwezig zijn. Het afspiegelen wordt immers gedaan per categorie 'uitwisselbare functies' Er is sprake van uitwisselbare functies als functies naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden, vereiste competenties en beloning vergelijkbaar en gelijkwaardig zijn. Een voorbeeld van een dergelijke categorie is bijvoorbeeld de leraarsfunctie (LA en LB). Leraren kunnen elkaar vervangen, maar bijvoorbeeld een onderwijsassistent kan geen leraar vervangen. Onderwijsassistent is dan ook een andere categorie. Hetzelfde kun je je afvragen bij conciërges en administratief medewerkers. Zijn deze functies vergelijkbaar en gelijkwaardig (kunnen ze elkaar vervangen?) 2. Wanneer de categorieën uitwisselbare functies bekend zijn, worden de werknemers in deze categorie ingedeeld in vijf leeftijdsgroepen (of leeftijdscohorten): 15 tot 25 jaar, 25 tot 35 jaar, 35 tot 45 jaar, 45 tot 55 jaar en van 55 jaar en ouder. Dit gebeurt dus per categorie. 3. Binnen elke leeftijdsgroep wordt de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor onvrijwillige mobiliteit voorgedragen. 2

3 Uitzonderingen: Er zijn twee mogelijkheden waarin kan worden afgeweken van het afspiegelingsbeginsel. 1. Wanneer er bij stap 3 een unieke functie voorkomt die voor onvrijwillige mobiliteit wordt voorgedragen. Een unieke functie wordt slechts door één of enkele werknemer(s) ingevuld en is binnen de schoolorganisatie niet vervangbaar door een andere werknemer. Als schooldirecteur kun je de unieke functies binnen je school benoemen. Bijvoorbeeld de LB functie, of de functie van conciërge. Je kiest er bijvoorbeeld voor dat je op je eigen school altijd een LB functionaris wilt behouden. Dit betekent dat je ervoor kiest dat de LB functie een unieke functie is. Wanneer deze functionaris door afspiegelen in aanmerking komt voor onvrijwillige mobiliteit wordt deze gespaard. De eerstvolgende op de lijst is dan aan de beurt. 2. Wanneer er bij stap 3 een werknemer wordt voorgedragen, die voor de schoolorganisatie moeilijk te missen is (iemand met bijzondere kennis of bekwaamheden). Van belang is te vermelden dat de schooldirecteur bij het beschrijven van de moeilijk misbare medewerker moet uitgaan van objectieve criteria en argumentatie. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een leerkracht hebt die specifieke kennis en expertise heeft in rekenen en dat rekenen een belangrijk onderdeel is in je schoolplan. Of andere redenen, zoals de IB er, RT er, de laatste kleuterleidster, de gymleerkracht, de muziekleerkracht, etc. Beide uitzonderingsgevallen moeten van tevoren door de directeur worden vastgesteld. Voorbeeld van de toepassing Onderstaand is een voorbeeld weergegeven van een gemiddelde school binnen O2A5. Het afspiegelingsbeginsel is toegepast voor de uitwisselbare categorie leraar. Op deze school zijn 8 leraren werkzaam in zowel LA als LB. 3

4 De noodzakelijke inkrimping op deze school is 1 fte. In dit voorbeeld zou dan in de leeftijdsgroep ,25 fte weg moeten, in de groep ook 0,25 fte enz. In de praktijk is het niet realiseerbaar om dergelijke klein aantal fte s weg te bezuinigen. Daarom wordt de leeftijdsgroep aangewezen waar de meeste medewerkers zitten, in dit geval de groep In deze groep heeft degene die bovenaan staat het kortste dienstverband en komt in aanmerking voor onvrijwillige mobiliteit. In dit geval is dat dhr/mevr M.Plet. Indien M. Plet een unieke functie heeft of is benoemd als onmisbare medewerker, is de volgende in rij aan de beurt, in dit geval dhr/mevr. K. Vermeer. Aandachtspunt: Wanneer er twee leeftijdscategorieën zijn aan te wijzen waarin de meeste medewerkers zitten, dan wordt in principe naar beide leeftijdscategorieën gekeken. Het hangt dan af van de noodzakelijke inkrimping. Wanneer de noodzakelijke inkrimping bijvoorbeeld 1 fte is, dan zou in beide categorieën 0,5 fte moeten afvloeien. Als dit niet realiseerbaar is, dan wordt de leerkracht met de minste dienstjaren aangewezen. Aanvulling Het afspiegelingsbeginsel zoals toegelicht in de onderhavige notitie is in de afgelopen jaren toegepast. O2A5 heeft inmiddels 3 schooljaren te maken met onvrijwillige mobiliteit ten gevolge van krimp in onze regio en daardoor een formatieoverschot op diverse scholen. In het schooljaar ontstaat een situatie waarbij scholen te maken krijgen met een formatieoverschot en op grond van het afspiegelingsbeginsel een werknemer moeten aanwijzen voor onvrijwillige mobiliteit die 1 of 2 jaar daarvoor verplicht is gemobiliseerd. In de staf van 10 februari 2014 is besloten voor deze categorie werknemers de volgende uitzonderingspositie te maken: 1. Indien een werknemer verplicht is gemobiliseerd binnen O2A5 vanwege krimp en is herplaatst op een nieuwe school, dan geldt voor deze werknemer een bescherming tegen onvrijwillige mobiliteit voor een periode van 2 schooljaren gerekend vanaf het moment van onvrijwillige herplaatsing. Wanneer deze werknemer binnen de periode van 2 schooljaren, gerekend vanaf het moment van onvrijwillige herplaatsing, op grond van het afspiegelingsbeginsel in aanmerking komt voor onvrijwillige mobiliteit, wordt deze werknemer gespaard op grond van deze beschermingsclausule. De directeur gaat altijd in gesprek met de werknemer en geeft aan dat deze beschermingsclausule in werking treedt. De werknemer heeft daarbij altijd de mogelijkheid om zelf te kiezen voor mobiliteit, waarmee de beschermingsclausule niet in werking treedt. Indien de werknemer gebruik wil maken van de beschermingsclausule, dan is de eerstvolgende op de lijst aan de beurt voor onvrijwillige mobiliteit. 4

5 2. Wat moet er gedaan worden, voordat de onvrijwillige mobiliteitsprocedure kan worden toegepast? Voordat men het afspiegelingsbeginsel kan gaan toepassen, moet er administratief en formeel nog het één en ander worden afgehandeld. Onderstaand een overzicht van de handelingen die moeten worden uitgevoerd voordat de onvrijwillige mobiliteitsprocedure op een juiste manier kan worden toegepast. Om te zorgen dat dit adequaat en efficiënt verloopt, is het van belang dat deze handelingen vóór 1 november gereed zijn. Moment Handeling Wie Vóór Vaststellen van de uitwisselbare functie(s) binnen Schooldirecteur november de school. Vóór Vaststellen van de unieke functie(s) binnen de Schooldirecteur november school. Vóór november Vaststellen van de moeilijk misbare medewerker, inclusief een argumentatie op basis van de bijzondere kennis of bekwaamheden van deze medewerker. Schooldirecteur Vóór november Vóór november Van ieder personeelslid moet het diensttijdoverzicht zijn ondertekend en in het personeelsdossier zijn opgeborgen. De beleidsmedewerkers personeelszaken leveren iedere school een overzicht met daarop de verdeling van de personeelsleden in de verschillende leeftijdscategorieën en de duur van het dienstverband van ieder personeelslid. Beleidsmedewerkers personeelszaken Beleidsmedewerkers personeelszaken 5

6 3. Stappenplan onvrijwillige mobiliteit bij formatieoverschot door krimp Na 1 oktober zijn de beschikbare budgetten voor het komende jaar bekend. De regiodirecteuren gaan dan in overleg met de schooldirecteuren over de formatie voor het komende schooljaar. Hierdoor wordt duidelijk of er sprake is van toename van de formatie of formatieoverschot. Als een school wordt geconfronteerd met formatieoverschot door krimp dan wordt de procedure in paragraaf 8.3 van het mobiliteitsbeleid O2A5 gevolgd. Wanneer er geen vrijwillige mobiliteit mogelijk is, gaat de schooldirecteur over tot onvrijwillige mobiliteit conform het afspiegelingsbeginsel (mobiliteitsbeleid O2A5 par. 8.3 lid 6). Welke acties er dan worden uitgevoerd is in onderstaand stappenplan weergegeven. Moment Actie Wie Oktober De directeur stelt vast of er unieke functies zijn, Schooldirecteur welke naar rato worden aangewezen voor onvrijwillige mobiliteit (vermindering van de werktijdfactor). Bijvoorbeeld een conciërge die van 4 naar 3 dagen werken gaat. Oktober De beleidsmedewerker personeelszaken levert per school een overzicht met daarin: Beleidsmedewerker personeelszaken De leeftijdsopbouw per categorie uitwisselbare functies (peildatum 1 augustus volgend schooljaar) Diensttijd van de medewerkers Oktober / November Op basis van het overzicht stelt de schooldirecteur vast welke leeftijdscategorie(n) in aanmerking komt of komen voor onvrijwillige mobiliteit. Schooldirecteur Oktober / November De schooldirecteur controleert of er binnen deze leeftijdscategorie sprake is van een unieke functie of een moeilijk misbare medewerker. Schooldirecteur Oktober / November Zo ja, dan komt het personeelslid met de unieke functie niet in aanmerking voor onvrijwillige mobiliteit. De schooldirecteur bepaalt op basis van het formatieoverschot, welke medewerker(s) in aanmerking komt of komen voor onvrijwillige mobiliteit. Schooldirecteur 6

7 November/ December November / December November / December De schooldirecteur doet een voorstel aan de regio-directeur van het formatieplaatje voor het komende schooljaar. Daarbij geeft de schooldirecteur aan welke medewerker(s) onvrijwillig moet(en) mobiliseren vanwege formatieoverschot. De schooldirecteur gaat in gesprek met de medewerker(s) die in aanmerking komt of komen voor onvrijwillige mobiliteit. Het betreffende personeelslid ontvangt een schriftelijke bevestiging van het besluit in de vorm van een aangetekende brief. Tevens wordt betrokkene geïnformeerd over het verdere verloop van de procedure. Schooldirecteur en regio-directeur Schooldirecteur Beleidsmedewerkers personeelszaken Conform paragraaf 8.5 van het mobiliteitsbeleid O2A5 zal de plaatsingscommissie de procedure voor het herplaatsen van de medewerker(s) op zich nemen. Aan het begin van het schooljaar (oktober) zal dan ook de plaatsingscommissie gevormd worden. De plaatsingscommissie bestaat uit: directeur bestuurder, regio-directeur, medewerker personeelszaken en één van de schooldirecteuren. Bij het herplaatsen van de medewerkers zal de plaatsingscommissie gebruik maken van de beleidsbevorderende instrumenten, die in hoofdstuk 7 van het mobiliteitsbeleidsplan nader zijn omschreven. 7

8 De volgende stappen zullen worden ondernomen door de plaatsingscommissie: Moment Actie Wie Januari / Mei De plaatsingscommissie inventariseert welke formatieruimte ontstaat op de andere scholen Schooldirecteur en plaatsingscommissie van O2A5. De schooldirecteur zorgt hierbij voor input door het tijd tijdig melden van mogelijke vacatureruimte op zijn school in het aankomende schooljaar Januari / Mei Het betrokken personeelslid wordt uitgenodigd voor een gesprek om wensen en mogelijkheden naast elkaar te leggen. Ook kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt. Alle afspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd. Plaatsingscommissie Januari / Mei Januari / Mei Mei / Juni Als er sprake is van een match dan wordt de overplaatsing schriftelijk bevestigd aan het betrokken personeelslid Indien de formatieruimte op één van de andere scholen gedurende het schooljaar beschikbaar komt, kan (ook) de onvrijwillige mobiliteit direct plaatsvinden. De formatieruimte op de krimpschool kan dan tijdelijk, voor de duur van het schooljaar, worden ingevuld. Na afloop van het schooljaar komt deze formatieruimte te vervallen. Als er in de reguliere formatie van O2A5 geen mogelijkheden zijn voor overplaatsing, dan worden de overige mogelijkheden in beeld gebracht, zoals het plaatsen in de vervangingspool, bovenschoolse plaatsing, detachering of payroll. Regio-directeur en beleidsmedewerkers personeelszaken schooldirecteur en plaatsingscommissie plaatsingscommissie 8

9 3. Uitwerking en toelichting op stappenplan onvrijwillige mobiliteit bij formatieoverschot door krimp Beschikbare formatieruimte voor het komende schooljaar Na de leerlingentelling van 1 oktober worden de schooldirecteuren geïnformeerd over de beschikbare budget voor het komende schooljaar. Op basis van deze informatie gaan de regio-directeur en de schooldirecteur met elkaar in overleg over de beschikbare formatieruimte van het komende schooljaar. Hierdoor wordt duidelijk of er een formatieoverschot zal ontstaan op basis van krimp. Plaatsingscommissie Het vormen van een plaatsingscommissie, bestaande uit: directeur bestuurder, regiodirecteur, beleidsmedewerker personeelszaken en één van de schooldirecteuren. De plaatsingscommissie zal zich richten op de procedurele aspecten rondom vrijwillige en onvrijwillige mobiliteit. Vaststellen leeftijdscategorie De schooldirecteur stelt vast welke leeftijdscategorie(n) in aanmerking komt of komen voor onvrijwillige mobiliteit. Van belang is dat de schooldirecteur hierbij moet uitgaan van objectieve criteria, zoals een evenwichtige opbouw van de leeftijd binnen de schoolorganisatie. Bij de beleidsmedewerker personeel is een instrument beschikbaar welke een hulpmiddel kan zijn voor het objectief vaststellen van de leeftijdscategorie(n). Controleren of er een unieke functie is binnen de aangewezen leeftijdscategorie De schooldirecteur controleert of er een vastgestelde unieke functie voorkomt binnen de aangewezen leeftijdscategorie. Zo ja, dan komt deze unieke functie niet in aanmerking voor onvrijwillige mobiliteit, aangezien deze valt buiten de werking van het afspiegelingsbeginsel. Aanwijzen medewerker voor onvrijwillige mobiliteit De schooldirecteur krijgt van de beleidsmedewerker personeel een overzicht van de uitwisselbare functies binnen de aangewezen leeftijdscategorie. De verschillende uitwisselbare functies worden functiecategorieën genoemd. Vervolgens brengt de schooldirecteur per functiecategorie de medewerker(s) met het kortste dienstverband in beeld. Daarna wijst de schooldirecteur, op basis van objectieve criteria, de medewerker(s) aan dat in aanmerking komt voor onvrijwillige mobiliteit. 9

10 Onvrijwillige mobiliteit moet altijd op basis van objectieve criteria worden beargumenteerd, zowel aan de betrokken medewerker(s) als aan de regio-directeur. Voorbeeld: Een schooldirecteur wordt geconfronteerd met formatieoverschot vanwege krimp. Op basis van objectieve criteria wijst de schooldirecteur de leeftijdscategorie 45 tot 55 jaar aan om in aanmerking te komen voor onvrijwillige mobiliteit. In deze leeftijdscategorie is sprake van één beschreven unieke functie, namelijk de functie van leraar basisonderwijs LB. Deze medewerker valt buiten het afspiegelingsbeginsel en komt daarom niet in aanmerking voor onvrijwillige mobiliteit. In deze leeftijd is sprake van twee verschillende functiecategorieën, namelijk: groepsleerkracht en vakleerkracht. Per functiecategorie brengt de schooldirecteur het personeelslid met het kortste dienstverband in beeld. Uit iedere functiecategorie komt dus een personeelslid naar voren. Vervolgens maakt de schooldirecteur op basis van objectieve criteria een keuze tussen deze twee personeelsleden. De schooldirecteur bespreekt zijn keuze vervolgens met de regio-directeur. Daarbij beargumenteerd hij zijn keuze op basis van de objectieve criteria. Voorstel van het formatieplaatje voor het komende schooljaar De schooldirecteur doet een voorstel aan de regio-directeur van het formatieplaatje voor het komende schooljaar. De schooldirecteur geeft daarbij aan uit welke leeftijdscategorie en uit welke functiecategorie hij/zij een personeelslid wil aanwijzen voor onvrijwillige mobiliteit. De schooldirecteur beargumenteert zijn/haar keuze op basis van objectieve criteria. Schriftelijke bevestiging De beleidsmedewerkers personeelszaken zorgen ervoor dat het betrokken personeelslid een schriftelijke bevestiging ontvangt van het besluit in de vorm van een aangetekende brief. De brief wordt opgemaakt in overleg met de betrokken schooldirecteur. In deze brief wordt het personeelslid nogmaals geïnformeerd over de argumenten (op basis van objectieve criteria), die aan het besluit tot onvrijwillige overplaatsing ten grondslag liggen. Daarnaast wordt het personeelslid middels deze brief geïnformeerd over de mogelijkheden tot het aantekenen van beroep. Match Als er sprake is van een match dan dient de overplaatsing, op basis van onvrijwillige mobiliteit, te worden goedgekeurd door de plaatsingscommissie. Vervolgens zal de overplaatsing door de beleidsmedewerker personeel schriftelijk aan het betrokken personeelslid worden bevestigd. Tevens zorgt de beleidsmedewerker personeel voor een zorgvuldige uitvoering van de gemaakte afspraken. 10

11 Formatieruimte beschikbaar gedurende het lopende schooljaar Als de formatieruimte beschikbaar komt gedurende het schooljaar dan kan de overplaatsing, op basis van onvrijwillige mobiliteit direct plaatsvinden. De formatieruimte op de krimpschool kan dan tijdelijk, voor de duur van het schooljaar, worden ingevuld. Na afloop van het schooljaar komt de formatieruimte te vervallen. Geen mogelijkheden tot overplaatsing binnen O2A5 Als er in de reguliere formatie geen mogelijkheden zijn tot overplaatsing, dan brengt de plaatsingscommissie overige mogelijkheden in beeld. Hierbij kan worden gedacht: plaatsing in de vervangingspool of tijdelijk bovenschools plaatsen tot een definitieve oplossing is gevonden. Of extern: andere besturen benaderen (OVO, 3 Primair) of plaatsing via detachering. Goedkeuring Wanneer de PGMR instemt en het directie overleg positief adviseert gaat de regeling in met ingang van 1 maart