Deel IV: Dagelijkse boekingen in UNIT4 Accounting

Transcriptie

1 Deel IV: Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting

2 UNIT4 Accuntancy B.V. Telefn De Schutterij 27 Telefax Pstbus 755 Supprtlijn AT Veenendaal Supprtfax Internet Cpyright 2011 UNIT4 Accuntancy B.V., Veenendaal, Nederland Fluent is a trademark f Micrsft Crpratin and the Fluent user interface is licensed frm Micrsft Crpratin Alle rechten vrbehuden. De infrmatie in dit dcument kan znder enige waarschuwing vraf wrden gewijzigd en hudt geen enkele verplichting in vr UNIT4. Niets uit deze uitgave mag verveelvudigd wrden, in een geautmatiseerd gegevensbestand pgeslagen wrden, f penbaar gemaakt wrden dr middel van druk, ftkpie, micrfilm f p welke wijze dan k, hetzij elektrnisch, hetzij mechanisch, znder vrafgaande schriftelijke testemming van de uitgever. Alle wijzigingen vrbehuden. All rights reserved. N part f this bk may be reprduced, stred in a retrieval system, r transmitted in any frm, by print, micrfilm, r by any ther means, withut written permissin frm the publisher. De Micrsft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wrdt beschermd dr U.S.- en internatinale wetten vr intellectueel eigendm en is dr UNIT4 in licentie genmen van Micrsft.

3 Inhud 1 INKOOP Inveren inkpfacturen in 'Inveren Financiële mutaties' De velden in het inkpbek Mutatieregels in het Inkpbek Inbeken crediteurenfacturen BTW splitsen in het in- en verkpbek Wijzigen Inkpfacturen Het beken van crediteurenbetalingen in het Kas-, Bank- f Girbek Overzicht van de klmmen in het tabblad 'Crediteuren' Crediteurenbetalingen beken in het Kas-, Bank- f Girbek VERKOOPBOEKINGEN Inveren verkpfacturen in 'Inveren Financiële mutaties' De velden in het verkpbek Mutatieregels in het Verkpbek Inbeken debiteurenfacturen Het beken van debiteurenbetalingen in het Kas-, Bank- f Girbek De velden in het Kas-, Bank- f Girbek Overzicht van de klmmen in het tabblad 'Debiteuren' Debiteurenbetalingen beken in het Kas-, Bank- f Girbek Debiteurenetiketten afdrukken Wijzigen Verkpfacturen FACTUREREN IN UNIT4 ACCOUNTING Prcedurestappen factuurpdrachten: Factuurpdrachten/dienstenpdrachten Klmmen in een Factuurpdracht Inveren Factuurpdracht f Dienstenfactuur Intrastatgegevens inveren Cntrle van de kredietlimiet Verwerken van de factuurpdrachten Afdrukken facturen Wijzigen van bestaande (factuur)pdrachten WERKEN MET VERZAMELFACTURERING BOEKEN IN HET KAS-, BANK- OF GIROBOEK OF HET MEMORIAAL Inbeken kas-uitgaven en -ntvangsten Inbeken vruitbetalingen Inveren memriaalbekingen Overige mutaties in het Kas-, Bank-, f Girbek Mutatie tegenbeken Verbijznderen van bekingen in een subadministratie WERKEN MET AFLETTEREN Afletteren Afstemmen debiteuren f crediteurenbetalingen Betalingsdetails Afstemmen crediteuren- f debiteurenbetaling met meerdere facturen WERKEN MET DE BTW-AANGIFTE BTW-bekingen in UNIT4 Accunting Gebruik van Btw-scenari's bij het beken van aankp- en verkpfacturen De elektrnische aangifte van uw btw en ICT (Nederlandse administraties) Elektrnische Btw-aangifte (Nederlandse administratie) De Btw-aangifte in Nederland... 61

4 7.4 ICT-aangifte Onderhud ICT-bekingen debiteuren Onderhud ICT-bekingen crediteuren Overzicht ICT-bekingen BTW-aangifte handmatig aanpassen Bekingsbedragen inclusief BTW WERKEN MET TELEBANKIEREN Werken met betalingskenmerken Kppelen bank- aan grtbekrekening De wijze van matchen bij telebankieren Imprteren en matchen van bankmutaties Betaalbaarstelling crediteurenfacturen Maken betaalpdracht WERKEN MET VASTE ACTIVA Vaste activa: inveren en bewerken (prcedure-verzicht) Inveren algemene gegevens: Basisgegevens vaste activa Inveren beginbalans vaste activa Beken beginbalans vaste activa In- en verkpen van vaste activa Inbeken nieuw vast activum (investering) Verkp van een vast activum (desinvestering) Drbeken afschrijving (vaste activa) Afbeken herinvesteringsreserve Vastleggen extra afschrijving vaste activa Wijzigen vaste activa Activa splitsen Samenvegen vaste activa Inf vaste activa... 94

5 1 Inkp 1.1 Inveren inkpfacturen in 'Inveren Financiële mutaties' De velden in het inkpbek U pent het inkpbek met 'Taken Inveren Financiële Mutaties' en kmt dan in het keuzescherm vr dagbeken vr het gekzen bekjaar. Hier kiest u p het tabblad 'Inkp' vr het gewenste inkpbek dat u hebt aangemaakt. Of u pent het dagbek vanuit het takenscherm. In het scherm 'Inkpbek' zijn een aantal rubrieken en velden beschikbaar vr het inveren van de factuurgegevens. Op de factuurregel zelf zijn een aantal mgelijkheden die u bij 'Extra Gebruikersparameters' in de map 'Bekingsprgramma's' kunt selecteren. U kunt ter cntrle van de bekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' en van de 'factuurcntrle'. Hiernder wrdt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen f meten wrden ingeverd. Factuur Factuurdatum: Transactie Peride Crediteur Cntactpersn Hier stelt UNIT4 Accunting autmatisch een factuurnummer vr. U stelt de beginwaarde van de nummering in bij 'Onderhud Algemene gegevens Basisgegevens', tabblad 'Reeksen'. U kunt hier k een al bestaand factuurnummer inveren. U krijgt dan de vraag f u deze factuur wilt wijzigen f verwijderen. Hier stelt UNIT4 Accunting zelf de huidige datum vr (systeemdatum). U kunt deze datum handmatig aanpassen, met behulp van de kalender (druk p <F4) f dr gebruik te maken van de relatieve data. Als u een aangepaste datum hebt ingeverd zal UNIT4 Accunting deze datum bij een vlgende beking vrstellen. Z kunt u gemakkelijk achteraf bekingen den znder steeds de datum pnieuw in te veren. Als het bekingsprgramma afgeslten wrdt en vervlgens pnieuw pgestart, wrdt de huidige datum weer vrgesteld. Dit is een nummer dat UNIT4 Accunting autmatisch tekent aan een cmplete, sluitende jurnaalpst (bekingsbatch). Vr elke bekingsgang (in het betreffende dagbek) wrdt het nummer met '1' pgehgd. U kunt jurnaalpsten aan de hand van het transactienummer pvragen. De peride is de bekingsperide waarin u bekt. Als de pgegeven factuurdatum afwijkt van de pgegeven bekingsperide (u bekt in de 'verkeerde' peride), geeft UNIT4 Accunting een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing desgewenst negeren en drgaan, u kunt k de juiste datum f bekingsperide pgeven. Typ hier het nummer van de crediteur f selecteer de crediteur in de lijst (<F4>). Bij de crediteur hebt u een cntactpersn kunnen kppelen waarmee u cntact kunt pnemen ver de ntvangen factuur. Deze cntactpersn wrdt hier vrgesteld (zie Werken met Persnen en hun 'rllen' (functies)). Betalingskenmerk Bij het betalingskenmerk vult u het kenmerk van de ntvangen factuur in. Dit kenmerk gebruikt u bij het betalen van de factuur. Het betalingskenmerk wrdt gebuikt bij het telebankieren. Betalingscnditie De betalingscndities zijn aangemaakt in 'Onderhud Algemene gegevens Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 1 van 95

6 financieel', tabblad 'Betalingscndities'. U hebt aan de crediteur een betalingscnditie kunnen kppelen. De betalingscnditie wrdt autmatisch bij de geselecteerde crediteur vrgesteld. U kunt desgewenst vr een andere betalingscnditie kiezen. Krting vervalt Vervaldatum Valuta Kers Referentie Op grnd van de factuurdatum en de betalingscnditie berekent UNIT4 Accunting p welke datum de betalingskrting vervalt. Wrdt dr de leverancier geen betalingskrting gegeven, dan is deze datum gelijk aan de Vervaldatum van de factuur. Hier berekent UNIT4 Accunting de vervaldatum van de factuur. Gebruikt u de Management-assistent, kunt u een waarschuwing laten genereren wanneer de vervaldatum is, f wrdt bereikt Dit is de valuta die de (buitenlandse) crediteur hanteert. U hebt de valuta bij de crediteur vastgelegd maar u kunt de vrgestelde valuta aanpassen. De kers van de pgegeven valuta wrdt in dit veld zichtbaar. U kunt de kers vr niet EMU-valuta eventueel aanpassen. Geef een referentie vr de inkpfactuur p, bijvrbeeld de mschrijving van de inkprder f de wijze waarp de rder geplaatst is. UNIT4 Accunting nthudt de gebruikte referenties per crediteur en slaat deze p in een lijst. U heft alleen de eerste tekens f wrden van een referentie in te typen. UNIT4 Accunting vult de tekst dan autmatisch aan. Klik p de pijl naast het veld m de lijst met referenties te penen f druk p <F4>. Alleen de laatstgebruikte 7 referenties wrden getnd. Let p! U kunt een ngewenste referentie alleen uit de lijst verwijderen dr een ng niet betaalde factuur waarin deze referentie gebruikt is, te penen met Taken Wijzigen inkpfacturen, de referentie te verwijderen en eventueel een nieuwe referentie in te typen. Sla de gewijzigde factuur p. Een referentie die aan een eenmaal betaalde factuur hangt, is niet meer te verwijderen uit de lijst met referenties. Behandeld dr Inclusief BTW Nett bedrag Kredietbeperking Selecteer de juiste persn die de factuur behandelt. Dit is een intern 'persn' met de rl 'Medewerker crediteurenadministratie'. U kunt dit veld selecteren wanneer u bedragen inclusief BTW wilt ingeven. De klm Bedrag verandert dan in Bedrag incl. BTW en de klmmen Btw en BTW-bedrag wrden tegevegd. In het veld 'Nett bedrag' verschijnt het bedrag dat (tt dan te) is ingeverd p de verschillende factuurregels. Hebt u p het nettbedrag een kredietbeperking gekregen, vult u dit bedrag hier in. Kredietbeperking is het bedrag dat u van het factuurbedrag mag aftrekken wanneer u binnen de afgesprken termijn betaalt. Dit bedrag wrdt gebekt p de rekening die u in 'Onderhud Relatiecdes' aan de kredietbeperking crediteuren hebt gekppeld (bijvrbeeld de rekening 'Diverse baten en lasten). UNIT4 Accunting gaat ervan uit dat ver de kredietbeperking btw is berekend. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 2 van 95

7 Is dit niet het geval met u dit aanpassen in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map Btw. BTW Factuurbedrag Aangepaste Btwaangifte BTW-verwerking BTW-aangifte Selecteer in het menu het juiste Btw-percentage. Als u met 'BTW per bekingsregel' werkt vervalt het keuzemenu en wrdt het Btw-bedrag autmatisch in dit veld ingevuld. Wanneer u de btw niet per bekingsregel bekt, wrdt het ttaalbedrag aan btw in dit vak getnd. U kunt dit bedrag hier handmatig wijzigen, maar let daarbij p dat het ingeverde, aangepaste Btwbedrag geldt vr het ttaal van alle bekingsregels (zie verder). Als u het Btwbedrag wijzigt wrdt het veld Aangepaste Btw-aangifte geselecteerd. Dit is het ttaalbedrag van het Nettbedrag, plus de eventuele kredietbeperking en de BTW. Bij het tijdig betalen van de factuur trekt UNIT4 Accunting zelf de betalingskrting en de kredietbeperking van het factuurbedrag af. Bij niet-tijdig betalen wrdt geen betalingskrting afgetrkken en wrdt de kredietbeperking betaald. Het betaalde bedrag kmt dan vereen met het factuurbedrag. Dit veld wrdt autmatisch aangevinkt als het Btw-bedrag dr u is aangepast. Als u het vinkje verwijdert, wrdt de btw pnieuw berekend vlgens de ingeverde gegevens. Let p! Als u een reeds eerder gebekte factuur muteert, wrden uw wijzigingen autmatisch drgeverd in de Btw-berekening. Maar dit gebeurt niet als de btw is aangepast. Dr het veld Aangepaste Btw-aangifte uit te schakelen, wrdt de btw pnieuw berekend. Hier wrdt het gebruikte BTW-scenari getnd. Het vrgestelde scenari hebt u ingeverd bij 'Onderhud Crediteuren'. U kunt het scenari tijdens het beken ng wijzigen. U kunt de (aangepaste) Btw-beking vr de factuur cntrleren en desgewenst wijzigen dr p te klikken. Intrastat Wanneer u werkt met de mdule 'Intrastat' en u hebt een buitenlandse crediteur uit de Eurpese Unie geselecteerd en in 'Onderhud Btw Btw-scenari's' hebt u aangegeven dat een Intrastatbeking gewenst is, kunt u met deze knp de Intrastatgegevens inveren. Zie: Mutatieregels in het Inkpbek vr een verzicht van de bekingsregels in het Inkpbek. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 3 van 95

8 1.1.2 Mutatieregels in het Inkpbek Na een standaard-installatie krijgt u wanneer u de eerste maal een inkpbek pent, de vlgende klmindeling van uw bekingsregels te zien: De vlgrde van de klmmen kunt u zelf bepalen. De klm 'Aantal' ziet u alleen als u wilt verbijznderen naar 'Aantal' (zie nder). Afhankelijk van uw wensen kunt u de vlgende instellingen maken: Een datumklm per bekingsregel. Hiermee kunt u per factuur p meerdere data beken. Standaard wrdt p de regel de ingeverde factuurdatum vrgesteld. U kunt per regel een afwijkende datum inveren. Een creditklm per bekingsregel. Hiermee kunt u standaard k creditbekingen den en heft dan geen negatieve bedragen vr een creditbeking p te geven. BTW per bekingsregel. Wanneer u facturen ntvangt met verschillende Btw-percentages kunt u dr het selecteren van deze instelling, het Btw-percentage per regel ingeven. BTW-srt per bekingsregel. U kunt van de Btw-srt die aan de grtbekrekening is gekppeld, afwijken wanneer u deze ptie selecteert. Dit is met name van belang vr een Belgische administratie en vr ICT-bekingen. De Btw-srt staat standaard ingesteld p de srt die u in 'Onderhud Rekeningschema', tabblad Btw als Btw-srt hebt pgegeven. Dr de srt per regel te tnen, kunt u de standaardinstelling wijzigen. Kstenplaats (Kpl.) als u één grtbekrekening p een kstenplaats laat bijznderen. De instellingen legt u vast in 'Extra Gebruikersparameters'. Daarnaast kunt u de breedte van de klmmen aan uw eigen behefte aanpassen. Ok kstenplaatsen kunt u in plaats van p 'pdrachtniveau' p 'regelniveau' instellen ('Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking'). Het is verstandig m de bekingsschermen aan te passen aan de srt bekingen die u het meest verwerkt. Meten er uitznderingen gemaakt wrden, kunt u de instellingen altijd tijdelijk aanpassen aan de situatie. Dit kan bijvrbeeld gebeuren als u 'Btw per bekingsregel' nrmaal gesprken niet gebruikt, maar u krijgt peens een factuur waarin twee Btw-percentages van tepassing zijn. U zet dan vr die ene transactie (factuur) de bewuste ptie 'aan'. Na het inveren van de mutatie keer u terug naar uw nrmale instellingen. Als u de ptie niet hebt geselecteerd kunt u vr een factuur met meerdere Btwpercentages de btw achteraf altijd ng uitsplitsen met bekingsregel gebeurt dit autmatisch.. Met de ptie BTW per Let p! Sluit het bekingsscherm vrdat u de instelling wijzigt. UNIT4 Accunting past penstaande schermen niet aan. U kunt bekingsregels tussenvegen. Ga naar de regel die bven de plaats staat waar u de nieuwe bekingsregel wilt invegen en druk p f druk p <Enter>. Er wrdt nu een nieuwe regel aangemaakt nder de actieve regel. Overzicht van de klmmen in het inkpbek Datum (ptie) Omschrijving Hier stelt UNIT4 Accunting de datum vr die in het veld Factuurdatum is ingevuld. U kunt deze datum p regelniveau ng wijzigen. Geef hier de gewenste mschrijving van de factuurregel p. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 4 van 95

9 Rekening Hier wrdt de rekening vrgesteld die u aan de crediteur f aan het betreffende inkpdagbek hebt gekppeld. Of de rekening die p basis van de ingeverde mschrijving is gevnden. U kunt de rekening p regelniveau ng wijzigen. Na het invullen van het rekeningnummer in de klm 'Rekening', kunt u met de rechter muisknp de grtbekinfrmatie vr de geselecteerde rekening pvragen met de ptie 'Inf grtbek' f 'Inf grtbekmutaties'. Srt (ptie) Met name in Belgische administraties kan het van belang zijn m de Btw-srt per mutatieregel te kunnen wijzigen. UNIT4 Accunting bekt standaard de Btw-srt die pgegeven is bij de betreffende grtbekrekening. Debet/ Credit (ptie) Als u hebt ingesteld dat u in het Inkpbek k een creditbedrag wilt kunnen pgeven, vult u het bedrag (excl. BTW) van de regel in de gewenste klm in. Bedrag Als u bvengenemde ptie niet ingesteld hebt, vult u hier het bedrag (excl. BTW) van de factuur in. U kunt hier k creditbedragen invullen: typ dan een minteken bij het bedrag. (Zie k de klmmen bij bekingen inclusief BTW ). BTW (ptie) Als u met btw p regelniveau werkt f inclusief BTW bekt, geeft u hier het Btwpercentage p. Als hier een percentage wrdt vrgesteld, is dit percentage aan de grtbekrekening gekppeld. Kstenplaats Dssier Aantal (ptie) Als u bekt p een rekening waaraan een kstenplaats gekppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier de betreffende kstenplaats (druk p F4). Als u aan geen enkele grtbekrekening een kstenplaats hebt gekppeld, zal deze klm niet zichtbaar zijn. Als u bekt p een rekening waaraan een dssier gekppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier het betreffende dssier. Als u aan geen enkele grtbekrekening een dssier hebt gekppeld, zal deze klm niet zichtbaar zijn. Wanneer u hebt ingesteld dat k aantallen bij de verbijzndering mgen wrden ingegeven (in Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Verbijzndering') vult u hier desgewenst het aantal in. Als hebt gekzen vr alleen de ptie Verbijznderen naar aantal met u aan de hand van het sald (Debet f Credit) een psitief-, respectievelijk negatief aantal ingeven. Als u k vr de ptie Aantal kppelen aan bedrag hebt gekzen, rekent UNIT4 Accunting zelf aan de hand van het sald uit f het een psitief f negatief aantal is. Vr het verbijznderen van inkpfacturen naar een subadministratie met u beschikken ver de mdule Verbijzndering. Zie hiervr: Verbijznderen van bekingen in een subadministratie. U kunt vr inkpbekingen gebruikmaken van scenaribekingen Inbeken crediteurenfacturen 1. Start 'Taken Inveren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagbek van het type 'Inkpbek' 2. Cntrleer het factuurnummer, de datum, het transactienummer en de peride. Pas deze eventueel aan Vul het crediteurnummer in f selecteer dit met <F4>. Bij een buitenlandse crediteur binnen de EU wrdt, als u beschikt ver de mdule Intrastat, wrdt de knp actief (zie nder). Cntrleer de vrgestelde cntactpersn en selecteer desgewenst een andere. De vrgestelde Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 5 van 95

10 cntactpersn is degene die bij de stamgegevens van de crediteur is pgegeven (zie hiervr Werken met Persnen en hun 'rllen' (functies). Het betalingskenmerk van de ntvangen factuur kunt u hier inveren. Het betalingskenmerk wrdt gebruikt bij het telebankieren (matchen) en wrdt bij de betaling aan uw crediteur vermeld. De verige gegevens wrden dr UNIT4 Accunting vrgesteld aan de hand van de ingevulde standaardgegevens in 'Onderhud Crediteuren'. U kunt deze gegevens ng aanpassen als er bijvrbeeld vr de huidige factuur een andere betalingscnditie met gelden. Vr het invullen van de referentie en de mschrijving kent UNIT4 Accunting het gemak van het intelligent beken. Selecteer de juiste persn die de factuur behandelt. Dit is een intern 'persn' met de rl 'Medewerker crediteurenadministratie'. U kunt aangeven wanneer u een bedrag inclusief BTW wilt inveren (druk p <Alt> + <C>). 3. Klik p f druk p <+> m een nieuwe factuurregel aan te maken 4. Als tegenrekening wrdt de rekening vrgesteld die aan het dagbek gekppeld is, als referentie wrdt de referentie van de factuur vrgesteld. Neem deze gegevens ver f pas deze aan als dit ndig is. Met <F4> kunt u een rekening selecteren. Na het invullen van het rekeningnummer in de klm 'Rekening', kunt u met de rechter muisknp de grtbekinfrmatie vr de geselecteerde rekening pvragen met de ptie 'Inf grtbek' f 'Inf grtbekmutaties'. De referentie kunt u selecteren uit de eerder ingeverde referenties Als de ptie 'Kstenplaats' 'aan' staat vr de grtbekrekening, met u de kstenplaats f het aantal invullen. Dit laatste gegeven wrdt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijznderen naar aantal' Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Verbijzndering' is geselecteerd. Als de aantallen gekppeld zijn aan het bedrag met u altijd een psitief aantal ingeven. Het prgramma bepaalt dan aan de hand van het bedrag f het een psitief- f een negatief aantal is 5. Als een van de pties 'Kstenplaats' / 'Dssier' 'aan' staat vr de grtbekrekening, met u de kstenplaats, het dssier en/f het aantal invullen. Dit laatste gegeven wrdt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijznderen naar aantal' Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Verbijzndering' is geselecteerd. Als de aantallen gekppeld zijn aan het bedrag met u altijd een psitief aantal ingeven. Het prgramma bepaalt dan aan de hand van het bedrag f het een psitieff een negatief aantal is 6. Vul het bedrag van de factuurregel in. Daarna kunt u eventueel een nieuwe regel tevegen, f kunt u met <Enter> naar het vlgende veld 7. Geef eventueel in het veld 'Kredietbeperking' een bedrag aan kredietbeperking p 8. Btw-aangifte Selecteer in het veld Btw het Btw-percentage. Het bedrag aan btw en het factuurbedrag inclusief btw wrden dan direct dr het prgramma berekend. U kunt het Btw-bedrag indien ndig ng aanpassen dr te klikken p het veld; als u het Btw-bedrag wijzigt, wrdt het vakje 'Aangepast' afgevinkt. Dr te klikken p het vakje 'Aangepast' wijzigt u het aangepaste Btw-bedrag weer in het standaardbedrag dat vereenkmt met het ingevulde Btw-percentage 9. Als u klikt p kunt u de Btw-aangifte per Btw-vak pvragen f specificeren. U ziet dan in welke Btw-vakken het basisbedrag en het Btw-bedrag gebekt zijn aan de hand van de Btwrelaties. Eventueel kunt u de bedragen handmatig aanpassen f in andere Btw-vakken gaan beken. Meer infrmatie ver het beken van de btw vindt u in Werken met de Btw-aangifte. Na het invullen van een nieuw basisbedrag bij een Btw-percentage wrdt het Btw-bedrag direct dr UNIT4 Accunting berekend. Ok dit kunt u wijzigen. U kunt het venster echter pas verlaten als het ttaalbedrag vereenkmt met het factuurbedrag. Na het aanpassen van de Btw-aangifte wrdt het vakje 'Aangepast' afgevinkt m aan te geven dat de aangifte handmatig aangepast is 10. Als de knp geactiveerd is kunt u hier de gevraagde 'Intrastat'-gegevens inveren. Wanneer u geen intrastatgegevens hebt ingeverd krijgt u bij het pslaan van de factuur een waarschuwing. U kunt dan alsng de intrastatgegevens inveren. 11. Als u een crediteur geselecteerd hebt die werkt met G-rekeningen, is de knp actief. Dr p deze knp te klikken, verschijnt het scherm waarin u het bedrag kunt invullen dat p de G- Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 6 van 95

11 rekening gestrt met wrden. Het nummer van de G-rekening(en) hebt u in de stamgegevens van deze crediteur pgegeven. Bij de betaalbaarstelling van de factuur wrdt het te strten bedrag p de G-rekening verrekend met het ttale factuurbedrag 12. Cntrleer het nettbedrag en vul de eventuele kredietbeperking in U kunt ter cntrle van de bekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' en van de 'factuurcntrle'. Tip U kunt vr vaak vrkmende bekingen, bijvrbeeld maandelijkse facturen, een scenaribeking aanmaken waarbij u zveel mgelijk vaste gegevens invult BTW splitsen in het in- en verkpbek UNIT4 Accunting maakt bij het beken van btw verschil tussen gederen, diensten en, vr België, investeringen. Bij een grtbekrekening geeft u in Onderhud Rekeningschema p welke Btw-srt een beking p deze grtbekrekening (meestal) betrekking heeft. Bij het beken p de grtbekrekening zal UNIT4 Accunting het mzetbedrag en het Btw-bedrag registreren nder de pgegeven srt. Als u in Extra Gebruikersparameters, map Bekingsprgramma s aangeeft dat u de Btw-srt per bekingsregel wilt zien, kunt u tijdens het beken ng afwijken van de aan de grtbekrekeningen gekppelde Btw-srt. Bij het beken van inkpfacturen zal k het niet aftrekbare deel van de BTW wrden berekend. U hebt bij de grtbekrekening al aangegeven welk percentage niet aftrekbaar is. U kunt k zelf de btw uitsplitsen, zlang het mzetbedrag dat uitgesplitst met wrden, gelijk blijft. Nrmaal gesprken kunt u in het bekingsscherm kiezen uit één percentage. Blijkt de factuur leveringen te bevatten met verschillende percentages kunt u in het bekingsscherm (Verkp- en Inkpbek) de btw handmatig splitsen. U hebt bijvrbeeld de vlgende factuurregels in het Inkpbek: Klik nu p m de btw uit te splitsen. Het vlgende scherm verschijnt: Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 7 van 95

12 U kunt in dit scherm de juiste verdeling in Btw-percentages en -srten maken: Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 8 van 95

13 Eventueel in rekening gebrachte kredietbeperking wrdt verhudingsgewijs verdeeld ver de verschillende percentages. Vr Nederland geldt dat kredietbeperking altijd tt de Btw-srt gederen gerekend wrdt, tenzij er geen mzet gederen is. Vr België wrdt de kredietbeperking altijd tt de diensten gerekend. U kunt in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map Btw aangeven f u btw ver de kredietbeperking berekent f niet. In België is het niet tegestaan m btw ver de kredietbeperking te berekenen. Op het Tabblad Aangifte kunt u zien he de btw ver de vakken verdeeld wrdt. U kunt dit niet aanpassen. Zndig met u het Btw-scenari aanpassen. UNIT4 Accunting cntrleert tijdens het pslaan f het bedrag aan te betalen f te vrderen btw vereenkmt met de beking van de btw in het jurnaal, via de relatiecdes vr de BTW. Wrdt de btw niet verantwrd in de betreffende vakken, krijgt u hiervan een melding. U met dan het scenari aanpassen Wijzigen Inkpfacturen Zie vr meer infrmatie ver het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt penstaande Inkpfacturen in dit prgramma p een aantal punten aanpassen. Dr een crediteur te selecteren krijgt u een verzicht van de facturen die bij de betreffende crediteur penstaan. U kunt in dit scherm de vlgende gegevens van de factuur aanpassen: 1. Betalingscnditie, dan wrdt de vervaldatum autmatisch pnieuw berekend. 2. Krtingsdatum 3. Vervaldatum 4. Referentie 5. Betalingskenmerk Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 9 van 95

14 Wijzigingen kunnen uitsluitend wrden drgeverd als de factuur ng pen staat. Dr te dubbelklikken p een factuur f met vraagt u de factuurdetails p. U kunt het recht m facturen te wijzigen regelen met de tewijzing van rechten. 1.2 Het beken van crediteurenbetalingen in het Kas-, Bank- f Girbek Na het inveren van de crediteurenfactuur is een penstaande pst ntstaan. U bekt de betalingen die u p een crediteurenfactuur det in het Kas-, bank- f Girbek f, wanneer u gebruik maakt van telebankieren via Taken Telebankieren Imprteren bankafschrift. In het laatste geval hebt u eerst de penstaande pst betaalbaar gesteld en vervlgens een betaalpdracht aan uw bank gegeven. Wanneer u het bankafschrift ntvangt waarp de penstaande pst is afgeschreven, wrdt de betaling autmatisch f handmatig gematcht met de penstaande pst. Vr het inbeken van betalingen en ntvangsten pent u het gewenste dagbek van het type Kas-, Bank- f Girbek. U pent het tabblad Crediteuren wanneer u een betaalde crediteurenfactuur wilt beken. Na het invullen van het rekeningnummer in de klm 'Rekening', kunt u met de rechter muisknp de grtbekinfrmatie vr de geselecteerde rekening pvragen met de ptie 'Inf grtbek' f 'Inf grtbekmutaties'. Hiernder wrdt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen f meten wrden ingeverd. De blauwgekleurde velden zijn verplicht. Peride Afschrift Datum In de rubriek Transactie vert u de transactiegegevens in. Bij Peride wrdt de laatstgebruikte bekingsperide vrgesteld. U kunt de peride wijzigen. Hier staat het afschriftnummer. Na het beken van een bank- f girafschrift wrd afschriftnummer met 1 verhgd vr het beken van het vlgende afschrift. Nr gesprken zal het afschriftnummer vereenkmen met het afschriftnummer dat u uw bank ntvangt. U kunt het nummer k handmatig ingeven. U kunt afschrift '0' gebruiken vr het inveren van de beginstand van de bankrekening als u uw administratiegegevens vr het eerst in UNIT4 Accunting invert. Hier wrdt de huidige datum vrgesteld. Vul hier de datum van het afschrift in. Omschrijving Geef hier desgewenst een mschrijving in. Deze mschrijving wrdt gebruikt bij de mutatie p de kas-, bank- f girrekening. Valuta Vrig/Nieuw U hebt bij het aanmaken van het dagbek een valuta p kunnen geven (een valutadagbek). De valuta van het dagbek staat in dit veld vermeld. In het veld Vrig staat het eindsald van uw vrige afschrift vermeld. Als u in Extra Opties hebt aangegeven dat u de bank- en girbeken p het sald wilt cntrleren is k het veld Nieuw actief. U geeft hier het eindsald van het afschrift p. UNIT4 Accunting cntrleert nu f tijdens het beken van de mutatieregels alle bedragen juist zijn vergenmen zdat het eindsald van de transactie vereenkmt met het bank- f girsald. U kunt pas pslaan als het eindsald is bereikt. Als u de ptie saldcntrle niet hebt aanstaan wrdt in het veld 'Nieuw', na elke beking, het actuele eindsald vermeld. Na het beken van alle afschriftregels met het sald vereenkmen met het eindsald van uw dagafschrift. U kunt tussentijds wel pslaan. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 10 van 95

15 Ng te beken Bij een saldcntrle staat in dit veld het bedrag dat ng gebekt met wrden m het vereiste eindsald te bereiken. Debet/Credit Sald Hier staan de gebekte debet- en creditbedragen. Het sald van de ingeverde debet- en de creditmutaties staat in dit veld vermeld Overzicht van de klmmen in het tabblad 'Crediteuren' Datum Crediteur Factuur Factuursald Val./Betaald val. Bij een beking geeft u per bekingsregel de bekingsdatum van de betaling p. Deze datum wrdt gebruikt m te bepalen f betalingskrting/kredietbeperking mag wrden verrekend. U kunt deze datum echter wijzigen, bijvrbeeld bij het beken in een vrig bekjaar. Op een vlgende bekingsregel wrdt de datum uit de eerste regel (vrige bekingsdatum) vergenmen. U kunt p een vlgende regel alleen de dag wijzigen, znder dat daarbij de maand f het jaar verandert Selecteer hier de gewenste crediteur. Dit veld wrdt autmatisch ingevuld als u direct een factuurnummer selecteert Vul hier het nummer van de betaalde factuur in f druk p <F4> m de juiste factuur te selecteren. Als het m een betaling van meerdere facturen gaat drukt u p <Ctrl> + <A> f klikt u p. U kunt nu uw betaling afstemmen met meerdere facturen Hier wrdt het ng penstaande bedrag van de factuur vergenmen. Eventuele kredietbeperking en/f betalingskrting wrdt verrekend Bij selectie van een factuur in vreemde valuta verschijnen hier respectievelijk de valuta en het penstaande sald van de factuur. U neemt het penstaande bedrag van de factuur ver, f u geeft het werkelijk betaalde bedrag p. Het kan zijn dat hier een betalingsverschil met het factuursald bestaat (zie hierna). Als de facturen zijn geselecteerd via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen', verschijnt hier van de geselecteerde facturen het ttaal betaalde bedrag in vreemde valuta. Betaald (EUR) Wijkt de valutacde van de factuur af van de valutacde van het dagbek, dan wrdt het penstaande sald in de valuta van de factuur mgerekend met de rekenkers(en) uit de valutatabel naar de valuta van het dagbek en vrgesteld als betaald bedrag. U vert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Alleen als u het betaalde bedrag in vreemde valuta wijzigt in het scherm betalingsdetails, wrdt de (deel)betaling in valuta pnieuw mgerekend. Dit mdat anders (bij een andere klmvlgrde) een dr u reeds ingegeven crrect betaald bedrag in de valuta van het dagbek weer wrdt vervangen dr een vrstel, dat niet aansluit bij de werkelijke mrekening dr de bank. U zu dan ngmaals het crrecte bedrag meten ingeven. Als de facturen zijn geselecteerd in het scherm 'Betaling afstemmen met meerdere facturen' verschijnt hier het vrstel van het betaalde bedrag in de valuta van het dagbek p basis van de geselecteerde valutafacturen mgerekend met de rekenkers(en) uit de valutatabel. U vert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 11 van 95

16 Omschrijving Wrdt de betaling p deze regel afgestemd, dan kan hier een mschrijving wrden meegegeven aan de crediteurenmutatie. Deze mschrijving wrdt k meegegeven aan de grtbekmutaties vr zver het niet de mutatie p de grtbekrekening 'crediteuren' betreft. Als via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen' meerdere facturen zijn afgestemd, dan is dit veld geblkkeerd. Omschrijvingen meten dan bij de factuur in het bvengenemde scherm wrden ingegeven. Betalingsverschillen Wanneer het betaalde bedrag afwijkt van het penstaande factuursald is er een betalingsverschil. Een verschil kan bijvrbeeld ntstaan dr ten nrechte afgetrkken betalingskrting en/f kredietbeperking f drdat niet het gehele factuurbedrag is betaald (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil verrzaakt is dr meerdere valuta-mrekeningen. Standaard blijft de factuur vr het restant bedrag pen staan, tenzij in de bedrijfsgegevens p tabblad 'verige' een 'maximum autmatisch af te beken bedrag' bedrag is pgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wrdt de factuur als afgehandeld beschuwd. Klik p Details m het venster 'Betalingsdetails' te penen. U kunt hier aangeven f het restbedrag mag wrden afgebekt, f dat de betalingstermijn met wrden verlengd f u kunt het bedrag aanpassen. De betaling geldt vr meerdere facturen tegelijk Klik, als de betaling vr meerdere facturen geldt, p Betaling afstemmen met meerdere facturen f druk p <Ctrl>+<A>. Na het afstemmen met een enkele factuur staat vr de mutatieregel de cde 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de cde 'M' (Meerdere) vr de regel Crediteurenbetalingen beken in het Kas-, Bank- f Girbek Crediteurenbetalingen handmatig beken U kunt een betaling die u per bank aan een crediteur gedaan hebt, in een dagbek van het type Bank- f Girbek, afstemmen met de bijbehrende penstaande pst. Hud het bankafschrift bij de hand. 1 Open het bank- f girbek met 'Taken Inveren financiële mutaties' f rechtstreeks vanuit het takenscherm en selecteer het bankbek waaraan de bank gekppeld is waarvr u het afschrift wilt inbeken 2 Cntrleer de peride en het afschriftnummer. In het veld 'Omschrijving' kunt u de mschrijving invullen die gebruikt zal wrden vr de sluitbeking. U kunt het 'Vrig sald' en het 'Nieuwe sald' invullen ter cntrle (als de ptie 'Cntrle B/G-dagbeken' geactiveerd is) 3 Selecteer het tabblad 'Crediteuren' m een crediteurenbetaling te kunnen inveren 4 Klik p m een nieuwe regel te te vegen. U hebt vervlgens twee mgelijkheden: a. De betaling is een vlledige betaling van één enkele factuur, f er is een betalingsverschil ntstaan p een factuur b. De betaling geldt vr meerdere facturen tegelijk 5a De betaling heeft betrekking p één enkele factuur, f er is een betalingsverschil ntstaan p een factuur: vul vervlgens het betaalde bedrag in. Neem het vrgestelde ttale factuurbedrag ver als de factuur geheel betaald is, f vul een ander bedrag in. Als u een ander bedrag invult dan het vrgestelde factuurbedrag, dan kunt u het restbedrag eventueel laten afbeken als betalingsverschil klik p als u een verschilbedrag wilt cntrleren f laten afbeken. Een verschil kan bijvrbeeld ntstaan dr een valutaverschil, dr ten nrechte afgetrkken betalingskrting f drdat niet het gehele factuurbedrag betaald is in het venster 'Betalingsdetails' kunt u het valutabedrag aanpassen f de betalingstermijn Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 12 van 95

17 eventueel laten verlengen. Als er een restbedrag is, kunt u aangeven f u dit bedrag wel f niet als betalingsverschil wilt laten afbeken 5b De betaling geldt vr meerdere facturen tegelijk: klik p f druk p <Ctrl>+<A> vul eventueel het ttaal betaalde bedrag (in valuta) in. Als er al een factuur geselecteerd was, wrdt het factuurbedrag hier al ingevuld. Het 'Ttaal af te stemmen bedrag' dient ter cntrle: u kunt dan facturen selecteren ttdat het ingevulde bedrag bereikt is. Als het bedrag verschreden wrdt, wrdt het restbedrag van de laatst geselecteerde factuur in de klm 'Betalingsverschil' geplaatst selecteer alle facturen en/f vruitbetalingen ttdat het dr u ntvangen bedrag vereen kmt met het 'Af te stemmen bedrag' f het bedrag dat in het vak 'Ttaalbedrag' getnd wrdt na selectie van de factuur / facturen f de factuur en de bijbehrende vruitbetaling keert u terug naar het bekingsvenster dr te klikken p dr ng een keer p te klikken, kunt u de gegevens van de afgestemde facturen weer pvragen en eventueel ng aanpassen 6 Na het afstemmen met een enkele factuur staat vr de mutatieregel de cde 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de cde 'M' (Meerdere) vr de regel. U kunt vervlgens nieuwe mutatieregels gaan inbeken. Bven in het scherm wrdt in het venster 'Ttaal' het ttaal van de mutaties getnd. Beken van crediteurenbetalingen via 'Betaalpdrachten' Op het tabblad 'Betaalpdrachten' van de Bank- en Girbeken kunt u verwerkte betaalpdrachten inbeken van de aan het dagbek gekppelde bank die u via een betaalpdracht in 'Taken Telebankieren Betaalbaarstelling' hebt aangemaakt en die dr de bank 'Verwerkt' zijn. Vr bekingen die dr de bank niet verwerkt zijn, hebt u twee mgelijkheden: 1. de verwerking is (dr de bank) tijdelijk uitgesteld en u wilt de betaling ng niet beken; 2. de betalingspdracht wrdt niet uitgeverd en u kunt de betaling niet inbeken. In het eerste geval wilt u de verwerking uitstellen en de mutatie p een later tijdstip beken. In het tweede geval kunt u de betaalpdracht strneren zdat u de factuur p een andere wijze kunt betalen f afbeken. De factuur kmt dan weer bij de penstaande psten te staan. 1. Ga naar het tabblad 'Betaalpdrachten' en druk in de klm 'Batchnummer' p <F4> vr het verzicht 'Selecteren betaalpdracht' 2. Selecteer de gewenste betaalpdracht U kunt de gehele betaalpdracht strneren f u vraagt de details p. Als u een betaling uit een batch ng niet wilt inveren, deselecteert u het vakje in de klm 'Verwerkt'. Als u een betaling wilt strneren deselecteert u eerst de klm 'Verwerkt' en selecteert vervlgens 'Strneren'. 3. Nadat u (tweemaal) p hebt geklikt verschijnen de batchgegevens p het tabblad 'Betaalpdrachten' en in het mutatieverzicht (tabblad 'Mutaties') 4. Bewaar de wijzigingen 5. Klik p m een nieuwe batch te selecteren. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 13 van 95

18 2 Verkpbekingen 2.1 Inveren verkpfacturen in 'Inveren Financiële mutaties' De velden in het verkpbek U pent het verkpbek met 'Taken Inveren Financiële Mutaties' en kmt dan in het keuzescherm vr dagbeken vr het gekzen bekjaar. Hier kiest u p het tabblad 'Verkp' vr het gewenste verkpbek dat u hebt aangemaakt. In het scherm 'Verkpbek' zijn een aantal rubrieken en velden beschikbaar vr het inveren van de factuurgegevens. Op de factuurregel zelf zijn een aantal mgelijkheden die u bij 'Extra Gebruikersparameters', map 'Bekingsprgramma's' kunt selecteren. U kunt ter cntrle van de bekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' en van de 'factuurcntrle'. Hiernder wrdt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen f meten wrden ingeverd. De (blauw)gekleurde velden in het scherm zijn verplicht Factuur: Factuurdatum Transactie Peride: Valuta Kers Debiteur: Cntacpersn Hier stelt UNIT4 Accunting autmatisch een factuurnummer vr. U stelt de beginwaarde van de nummering in bij 'Onderhud Algemene gegevens financieel', tabblad 'Reeksen'. U kunt hier k een al bestaand factuurnummer inveren. U krijgt dan de vraag f u deze factuur wilt wijzigen f verwijderen. Hier stelt UNIT4 Accunting de huidige datum vr (systeemdatum). U kunt de datum ng aanpassen. Dit is een nummer dat UNIT4 Accunting autmatisch tekent aan een cmplete, sluitende jurnaalpst (bekingsbatch). Vr elke bekingsgang (in het betreffende dagbek) wrdt het nummer met '1' pgehgd. U kunt jurnaalpsten aan de hand van het transactienummer pvragen. De peride is de bekingsperide waarin u bekt. Als de pgegeven factuurdatum afwijkt van de pgegeven bekingsperide (u bekt in de 'verkeerde' peride), geeft UNIT4 Accunting een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing desgewenst negeren en drgaan, u kunt k de juiste datum f bekingsperide pgeven. Dit is de valuta die u vr uw (buitenlandse) debiteur hanteert. U hebt de valuta bij de debiteur vastgelegd maar u kunt de vrgestelde valuta aanpassen. De kers van de pgegeven valuta wrdt in dit veld zichtbaar. U kunt de kers vr niet EMU-valuta eventueel aanpassen. Typ hier het nummer van de debiteur f selecteer de debiteur in de lijst (<F4>). Hier wrdt de (vrkeurs)cntactpersn van de geselecteerde debiteur vrgesteld met de externe rl 'Cntactpersn vr verkpfacturen'. Betalingskenmerk UNIT4 Accunting genereert hier een uniek betalingskenmerk dat aan de 11-pref f de 94-pref (Belgische administratie) vldet. U kunt het desgewenst aanpassen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 14 van 95

19 Betalingscnditie De betalingscndities zijn aangemaakt in 'Onderhud Algemene gegevens financieel', tabblad 'Betalingscndities'. Standaard wrdt de eerste betalingscnditie uit de lijst vrgesteld. U hebt aan de debiteur een betalingscnditie kunnen kppelen. De betalingscnditie wrdt autmatisch bij de geselecteerde debiteur vrgesteld. U kunt desgewenst vr een andere betalingscnditie kiezen. Krting vervalt Vervaldatum Referentie: Op grnd van de factuurdatum en de betalingscnditie berekent UNIT4 Accunting p welke datum de betalingskrting vervalt. Geeft u geen betalingskrting, is deze datum gelijk aan de Vervaldatum van de factuur. Hier berekent UNIT4 Accunting de vervaldatum van de factuur. Gebruikt u de Management-assistent, kunt u een waarschuwing laten genereren wanneer de vervaldatum is, f wrdt bereikt Geef een referentie vr de verkpfactuur p, bijvrbeeld de mschrijving van de factuurpdracht f de wijze waarp de rder geplaatst is. UNIT4 Accunting nthudt de gebruikte referenties per debiteur en slaat deze p in een lijst. U heft alleen de eerste tekens f wrden van een referentie in te typen. UNIT4 Accunting vult de tekst dan autmatisch aan. Klik p de pijl naast het veld m de lijst met referenties te penen f druk p <F4>. Alleen de laatstgebruikte 7 referenties wrden getnd. Let p! U kunt een ngewenste referentie alleen uit de lijst verwijderen dr een ng niet betaalde factuur waarin deze referentie gebruikt is, te penen met Taken Wijzigen verkpfacturen, de referentie te verwijderen en eventueel een nieuwe referentie in te typen. Sla de gewijzigde factuur p. Een referentie die aan een eenmaal betaalde factuur hangt, is niet meer te verwijderen uit de lijst met referenties. Referenties wrden gebruikt bij het telebankieren. Vertegenwrdiger Behandeld dr Inclusief BTW Nett bedrag Selecteer de gewenste vertegenwrdiger als deze afwijkt van de vrgestelde vertegenwrdiger (zie: Werken met Persnen en hun 'rllen' (functies) ) Selecteer de gewenste behandelaar (zie: Werken met Persnen en hun 'rllen' (functies) ). De 'Medewerkers debiteurenadministratie' wrden vrgesteld U kunt dit veld selecteren wanneer u bedragen inclusief BTW wilt ingeven. De klm Bedrag verandert dan in Bedrag incl. BTW en de klmmen Btw en BTW-bedrag wrden tegevegd. In het veld 'Nett bedrag' verschijnt het bedrag dat (tt dan te) is ingeverd p de verschillende factuurregels (grtbekuitsplitsing). Kredietbeperking Geeft u p het nettbedrag een kredietbeperking, vult u dit bedrag hier in. Kredietbeperking is het bedrag dat uw debiteur met betalen wanneer hij niet binnen de afgesprken termijn betaalt. Dit bedrag wrdt gebekt p de rekening die u in 'Onderhud Relatiecdes' aan de kredietbeperking debiteuren hebt gekppeld (bijvrbeeld de rekening 'Diverse baten en lasten'). UNIT4 Accunting gaat ervan uit dat ver de kredietbeperking btw wrdt berekend. Is dit niet het Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 15 van 95

20 geval met u een aangepaste Btw-aangifte den. Na het ingeven van de grtbekuitsplitsing klikt u p het veld kredietbeperking. Het bedrag dat in het veld wrdt vrgesteld is berekend aan de hand van het percentage kredietbeperking dat bij de debiteur (in 'Onderhud Debiteuren') is pgegeven. BTW Factuurbedrag: Aangepaste Btwaangifte BTW-verwerking BTW-aangifte Intrastat Selecteer in het menu het juiste Btw-percentage. Als u met 'BTW per bekingsregel' werkt vervalt het keuzemenu en wrdt het Btw-bedrag autmatisch in dit veld ingevuld. Wanneer u de btw niet per bekingsregel bekt, wrdt het ttaalbedrag aan btw in dit vak getnd. U kunt dit bedrag hier handmatig wijzigen, maar let daarbij p dat het ingeverde, aangepaste Btw-bedrag geldt vr het ttaal van alle bekingsregels (zie verder). Als u het Btw-bedrag wijzigt wrdt het veld Aangepaste Btw-aangifte geselecteerd. Dit is het ttaalbedrag van het Nettbedrag, plus de eventuele kredietbeperking en de BTW. Bij het tijdig betalen van de factuur trekt UNIT4 Accunting zelf de betalingskrting en de kredietbeperking van het factuurbedrag af (penstaande pst). Bij niet-tijdig betalen wrdt geen betalingskrting afgetrkken en wrdt de kredietbeperking niet afgetrkken. Het te betalen bedrag kmt dan vereen met het factuurbedrag. Als u het vinkje verwijdert, wrdt de btw pnieuw berekend vlgens de ingeverde gegevens. Let p! Als u een reeds eerder gebekte factuur muteert, wrden uw wijzigingen autmatisch drgeverd in de Btw-berekening. Maar dit gebeurt niet als de btw is aangepast. Dr het veld Aangepaste Btw-aangifte uit te schakelen, wrdt de btw pnieuw berekend. Hier wrdt het gebruikte BTW-scenari getnd. Dit is het vrkeurscenari. U kunt een ander scenari kiezen. Vr binnenlandse debiteuren zijn alleen de binnenlandse scenari s beschikbaar. Bij buitenlandse debiteuren zijn alle (actieve) scenari s beschikbaar. U kunt de (aangepaste) Btw-beking vr de factuur cntrleren en desgewenst wijzigen dr p [BTW aangifte] te klikken. Wanneer u werkt met de mdule 'Intrastat' en u hebt een buitenlandse debiteur uit de Eurpese Unie geselecteerd en in het Btw-scenari hebt u aangegeven dat een Intrastat-beking gewenst is, kunt u met deze knp de Intrastat-gegevens inveren. Wanneer u geen intrastatgegevens hebt ingeverd krijgt u bij het pslaan van de factuur een waarschuwing. U kunt dan alsng de intrastat gegevens inveren Mutatieregels in het Verkpbek Na een standaard-installatie krijgt u wanneer u de eerste maal een verkpbek pent, de vlgende klmindeling van uw bekingsregels te zien. Als u ng geen enkele kstenplaats hebt aangemaakt en geen grtbekrekening hebt laten verbijznderen p kstenplaatsen is k de betreffende klm niet zichtbaar. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 16 van 95

21 Afhankelijk van uw wensen kunt u de vlgende instellingen maken: 1. Een datumklm per bekingsregel. Hiermee kunt u per factuur p meerdere data beken. Standaard wrdt p de regel de ingeverde factuurdatum vrgesteld. U kunt per regel een afwijkende datum inveren. 2. Een creditklm per bekingsregel. Hiermee kunt u standaard k creditbekingen den en heft dan geen negatieve bedragen vr een creditbeking p te geven. 3. BTW per bekingsregel. Wanneer u facturen ntvangt met verschillende Btw-percentages kunt u dr het selecteren van deze instelling, het Btw-percentage per regel ingeven. 4. BTW-srt per bekingsregel. U kunt van de Btw-srt die aan de grtbekrekening is gekppeld, afwijken wanneer u deze ptie selecteert. Dit is met name van belang vr een Belgische administratie en vr ICT-bekingen. 5. Btw-srt per bekingsregel. U kunt van de Btw-srt die aan de grtbekrekening is gekppeld, afwijken wanneer u deze ptie selecteert. Dit is met name van belang vr een Belgische administratie en vr ICT-bekingen. De Btw-srt staat standaard ingesteld p de srt die u in 'Onderhud Rekeningschema', tabblad 'Btw' als Btw-srt hebt pgegeven. Dr de srt per regel te tnen, kunt u de standaardinstelling wijzigen. 6. Kstenplaats (Kpl.) als u één grtbekrekening p een kstenplaats, laat verbijznderen. 7. Dssier als u tenminste één grtbekrekening p een dssier laat verbijznderen 8. Subadministratie (Sub-admin.) als u een subadministratie hebt gek9ppeld aan tenminste één grtbekrekening. 9. Activa als u een activarekening hebt aangemaakt (mdule 'Vaste activa'). De instellingen legt u vast in 'Extra Gebruikersparameters', map 'Bekingsprgramma's'. Daarnaast kunt u de breedte van de klmmen aan uw eigen behefte aanpassen. Tip! Het is verstandig m de bekingsschermen aan te passen aan de srt bekingen die u het meest verwerkt. Meten er uitznderingen gemaakt wrden, kunt u de instellingen altijd tijdelijk aanpassen aan de situatie. Dit kan bijvrbeeld gebeuren als u 'BTW per bekingsregel' nrmaal gesprken niet gebruikt, maar u maakt bij uitzndering een factuur waarin twee Btw-percentages van tepassing zijn. U zet dan vr die ene transactie (factuur) de bewuste ptie 'aan'. Na het inveren van de mutatie keer u terug naar uw nrmale instellingen. Als u de ptie niet hebt geselecteerd kunt u vr een factuur met meerdere Btw-percentages de btw achteraf altijd ng uitsplitsen met. Met de ptie BTW per bekingsregel gebeurt dit autmatisch. U kunt bekingsregels tussenvegen. Ga naar de regel die bven de plaats staat waar u de nieuwe bekingsregel wilt invegen en druk p f druk p <Enter>. Er wrdt nu een nieuwe regel aangemaakt nder de actieve regel. Overzicht van de klmmen in het verkpbek Datum (ptie) Omschrijving Rekening Hier stelt UNIT4 Accunting de datum vr die in het veld Factuurdatum is ingevuld. U kunt deze datum p regelniveau ng wijzigen. Geef hier de gewenste mschrijving van de factuurregel p. Hier wrdt de rekening vrgesteld die u aan de debiteur f aan het betreffende verkpdagbek hebt gekppeld. Of de rekening die p basis van de ingeverde mschrijving is gevnden. U kunt de rekening p regelniveau ng wijzigen. Na het invullen van het rekeningnummer in de klm 'Rekening', kunt u met de rechter muisknp de grtbekinfrmatie vr de geselecteerde rekening pvragen met de ptie 'Inf grtbek' f 'Inf grtbekmutaties' Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 17 van 95

22 Srt (ptie) Debet/Credit (ptie) Bedrag BTW (ptie) Kstenplaats Dssier Aantal (ptie) Met name in Belgische administraties kan het van belang zijn m de Btw-srt per mutatieregel te kunnen wijzigen. UNIT4 Accunting bekt standaard de Btw-srt die pgegeven is bij de betreffende grtbekrekening. Als u hebt ingesteld dat u in het verkpbek k een creditbedrag wilt kunnen pgeven, vult u het bedrag (excl. BTW) van de regel in de gewenste klm in. Als u bvengenemde ptie niet ingesteld hebt, vult u hier het bedrag (excl. BTW) van de factuur in. U kunt hier k creditbedragen invullen: typ dan een minteken achter het bedrag. (Zie k de klmmen bij bekingen inclusief btw ). Als u met btw p regelniveau werkt f inclusief BTW bekt, geeft u hier het Btwpercentage p. Als hier een percentage wrdt vrgesteld, is dit percentage aan de grtbekrekening gekppeld. Als u bekt p een rekening waaraan een kstenplaats gekppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier de betreffende kstenplaats. Als u aan geen enkele grtbekrekening een kstenplaats hebt gekppeld, zal deze klm niet zichtbaar zijn. Als u bekt p een rekening waaraan een dssier gekppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier het betreffende dssier. Als u aan geen enkele grtbekrekening een dssier hebt gekppeld, zal deze klm niet zichtbaar zijn. Wanneer u hebt ingesteld dat k aantallen bij de verbijzndering mgen wrden ingegeven (in Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters ) vult u hier desgewenst het aantal in. Als hebt gekzen vr alleen de ptie Verbijznderen naar aantal met u aan de hand van het sald (Debet f Credit) een psitief-, respectievelijk negatief aantal ingeven. Als u k vr de ptie Aantal kppelen aan bedrag hebt gekzen, rekent UNIT4 Accunting zelf aan de hand van het sald uit f het een psitief f negatief aantal is. Als u werkt met de mdule Vaste activa, kunt u een desinvestering beken in de klm 'Activa'. U met daarvr in de klm 'Rekening' een speciale activarekening hebben geselecteerd. Wanneer u in de klm 'Activa' dubbelklikt f p <F4> drukt, verschijnt het scherm 'Beken vaste activa'. U kunt vr verkpbekingen gebruikmaken van scenaribekingen. In Belgische administraties bestaat de mgelijkheid m te werken met Krting vr Cntant. 2.2 Inbeken debiteurenfacturen Als u gebruik maakt van de 'Facturering' in UNIT4 Accunting, dan heft u debiteurenfacturen niet handmatig in te beken. De penstaande psten van de debiteuren wrden dan autmatisch gebekt bij het verwerken van de factuurpdrachten. U kunt ter cntrle van de bekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' en van de 'factuurcntrle'. U heft de debiteurenfacturen alleen handmatig in dit prgramma in te beken als u de facturen niet via de facturering aanmaakt, bijvrbeeld als u de debiteurenfacturen in een ander sftwarepakket aanmaakt. Het beginsald van de debiteurenpsten hebt u al per factuur meten inveren. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 18 van 95

23 In 'Extra Gebruikersparameters', map 'Bekingsprgramma's' hebt u aangegeven f de bekingsdatum per bekingsregel ingevuld met kunnen wrden en f een bedrag zwel debet als credit gebekt mag wrden. Als u een ICT-aangifte det en een beking uitvert p een buitenlandse Debiteur f Crediteur waarvr in 'Onderhud debiteuren' geen Btw-nummer is ingevuld, sluiten de beide aangiftes niet meer p elkaar aan mdat de pst niet p de ICT-aangifte wrdt pgenmen. Om futen hiermee te vrkmen verschijnt een melding met de vraag f u de beking tch wilt pslaan. In 'Taken Inveren financiële mutaties' kunt u na selectie van het gewenste Verkpbek de debiteurenfacturen gaan inbeken. UNIT4 Accunting maakt nu de vlgende jurnaalpst: Debiteuren *****.** Aan Verzamelrekening verkpen *****.** Aan Af te dragen BTW *****.** Als u een betaling van een debiteur ntvangt, bekt u deze in het grtbek in, bijvrbeeld in het bankbek als u de betaling per bank ntvangt. U kunt dan een selectie maken uit de ingebekte debiteurenfacturen. Als u beschikt ver de mdule 'Vaste Activa' is de klm 'Activa' beschikbaar. Hier kunt u de verkppbrengst van een vast activum beken. Debiteurenfacturen heft u alleen handmatig in te beken als u geen gebruik maakt van de mdule 'Facturering' in UNIT4 Accunting. Bekingen die u hier invert kunt u achteraf ng crrigeren. Als u de factuurpdrachten in UNIT4 Accunting aanmaakt, wrden de bijbehrende debiteurenfacturen autmatisch ingebekt. 1. Start 'Taken Inveren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagbek van het type 'Verkpbek'. Cntrleer het peridenummer en het transactienummer. Pas deze eventueel aan 2. Vul het debiteurnummer in f selecteer dit met <F4>. Bij een buitenlandse debiteur binnen de EU wrdt, als u beschikt ver de mdule Intrastat, de knp actief (zie nder). Neem het vrgestelde factuurnummer en de factuurdatum ver f pas deze aan. Standaard wrdt de huidige datum vrgesteld. Vult u echter een andere datum in, zal UNIT4 Accunting deze datum bij een vlgende beking vrstellen. U kunt een referentie pgeven f een bestaande referentie selecteren uit de lijst van eerder ingeverde referenties. De verige gegevens wrden dr UNIT4 Accunting vrgesteld aan de hand van de ingevulde standaardgegevens in 'Onderhud Debiteuren'. U kunt deze gegevens ng aanpassen als er bijvrbeeld vr de huidige factuur een andere betalingscnditie met gelden. Of wanneer u, indien ndig, de debiteur wilt aanmanen vr deze factuur, maar dit niet als standaard bij de debiteurengegevens hebt aangegeven (tabblad 'Basis III'). 3. Vul de cntactgegevens in Vr het invullen van de referentie en de mschrijving kent UNIT4 Accunting het gemak van het intelligent beken. Geef de vertegenwrdiger p (de 'Interne persn' met de rl 'Vertegenwrdiger') Selecteer degene die de debiteurenfactuur invert (de 'Interne persn' met de rl 'Medewerker debiteurenadministratie') 4. U kunt aangeven wanneer u een bedrag inclusief btw wilt inveren (druk p <Alt> + <C>). 5. Klik p f druk p <+> m een nieuwe factuurregel aan te maken Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 19 van 95

24 6. Als tegenrekening wrdt de rekening vrgesteld die aan het dagbek gekppeld is. Als mschrijving wrdt de referentie van de factuur vrgesteld. Neem deze gegevens ver f pas deze aan als dit ndig is. Met <F4> kunt u een rekening selecteren. Na het invullen van het rekeningnummer in de klm 'Rekening', kunt u met de rechter muisknp de grtbekinfrmatie vr de geselecteerde rekening pvragen met de ptie 'Inf grtbek' f 'Inf grtbekmutaties' 7. Als een van de pties 'Kstenplaats' / 'Dssier' 'aan' staat vr de grtbekrekening, met u de kstenplaats, het dssier en/f het aantal invullen. Dit laatste gegeven wrdt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijznderen naar aantal' in: 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Verbijzndering' is geselecteerd. Als de aantallen gekppeld zijn aan het bedrag met u altijd een psitief aantal ingeven. Het prgramma bepaalt dan aan de hand van het bedrag f het een psitieff een negatief aantal is 8. Vul het bedrag van de factuurregel in. Daarna kunt u eventueel een nieuwe regel tevegen, f kunt u met <Enter> naar het vlgende veld 9. Geef eventueel in het veld 'Kredietbeperking' het bedrag aan kredietbeperking p. Btw-aangifte (als u niet gekzen hebt vr de ptie 'BTW per bekingsregel) 10. Selecteer een Btw-percentage. Het bedrag aan btw en het factuurbedrag inclusief btw wrden dan direct dr het prgramma berekend. U kunt het Btw-bedrag indien ndig ng aanpassen dr te klikken p het veld; als u het Btw-bedrag wijzigt, wrdt het vakje 'Aangepaste Btw-aangifte' afgevinkt. Als u later de Btw-psten pvraagt kmt er vr de aangepaste Btw-bedragen een 'A' te staan en kunt u zien in welke bekingen de btw is aangepast. Dr te klikken p het vakje wijzigt u het aangepaste Btw-bedrag weer in het standaardbedrag dat vereenkmt met het ingevulde Btwpercentage 11. Cntrleer het Btw-scenari en pas het desgewenst aan 12. Als u de btw van de factuur met splitsen ver verschillende Btw-percentages, klikt u p. U kunt nu de Btw-aangifte per Btw-vak pvragen f specificeren. U ziet dan in welke Btw-vakken gebekt wrden. Eventueel kunt u de uitsplitsing mzet btw handmatig aanpassen. Wrdt niet in de juiste Btw-vakken gebekt, kan het zijn dat u een ander Btw-scenari met kiezen f het bewuste scenari aanpassen. Meer infrmatie ver het beken van de btw vindt u in Werken met de Btw-aangifte. Na het invullen van een nieuw basisbedrag bij een Btw-percentage wrdt het Btw-bedrag direct dr UNIT4 Accunting berekend. Ok dit kunt u wijzigen. U kunt het venster echter pas verlaten als de uit te splitsen mzet is verdeeld. Na het aanpassen van de Btw-aangifte wrdt het vakje 'Aangepast' afgevinkt m aan te geven dat de aangifte handmatig aangepast is 13. Als de knp geactiveerd is met u hier de gevraagde Intrastatgegevens inveren. Intrastatgegevens kunnen in UNIT4 Accunting niet autmatisch gebekt wrden mdat elke intrastatbeking verschillend is. Wanneer u geen intrastatgegevens hebt ingeverd krijgt u bij het pslaan van de factuur een waarschuwing. U kunt dan alsng de intrastatgegevens inveren. 2.3 Het beken van debiteurenbetalingen in het Kas-, Bank- f Girbek Na het inveren van de debiteurenfactuur is een penstaande pst ntstaan. U kunt de betaling van een debiteurenfactuur in het Kas-, bank- f Girbek beken f, wanneer u gebruik maakt van telebankieren via Taken Telebankieren Imprteren bankafschrift. Wanneer u het bankafschrift ntvangt waarp de penstaande pst is bijgeschreven, wrdt de betaling autmatisch f handmatig gematcht met de penstaande pst. Vr het inbeken van betalingen en ntvangsten pent u het gewenste dagbek van het type Kas-, Gir- f Bankbek. U pent het tabblad Debiteuren wanneer u een betaalde debiteurenbetaling wilt beken. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 20 van 95

25 Zie k de werking van de kladmutaties De velden in het Kas-, Bank- f Girbek Hiernder wrdt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen f meten wrden ingeverd. De blauwgekleurde velden zijn verplicht. Peride Afschrift Datum Omschrijving Valuta In de rubriek Transactie vert u de transactiegegevens in. Bij Peride is de laatstgebruikte bekingsperide vrgesteld. U kunt de peride wijzigen Hier staat het afschriftnummer. Na het beken van een bank- f girafschrift wrdt het afschriftnummer met 1 verhgd vr het beken van het vlgende afschrift. Nrmaal gesprken zal het afschriftnummer vereenkmen met het afschriftnummer dat u van uw bank ntvangt. U kunt het nummer k handmatig ingeven. U kunt afschrift '0' gebruiken vr het inveren van de beginstand van de bankrekening als u uw administratiegegevens vr het eerst in UNIT4 Accunting invert Hier wrdt de huidige datum vrgesteld. Vul hier de datum van het afschrift in. Geef hier desgewenst een mschrijving in. Deze mschrijving wrdt gebruikt bij de mutatie p de kas-, bank- f girrekening U hebt bij het aanmaken van het dagbek een valuta p kunnen geven (een valutadagbek). De valuta van het dagbek staat in dit veld vermeld. Vrig/Nieuw In het veld Vrig staat het eindsald van uw vrige afschrift vermeld. Als u in Extra Opties hebt aangegeven dat u de bank- en girbeken p het sald wilt cntrleren is k het veld Nieuw actief. U geeft hier het eindsald van het afschrift p. UNIT4 Accunting cntrleert nu f tijdens het beken van de mutatieregels alle bedragen juist zijn vergenmen zdat het eindsald van de transactie vereenkmt met het bank- f girsald. U kunt pas pslaan als het eindsald is bereikt. Als u de ptie saldcntrle niet hebt aanstaan wrdt in het veld 'Nieuw', na elke beking, het actuele eindsald vermeld. Na het beken van alle afschriftregels met het sald vereenkmen met het eindsald van uw dagafschrift. U kunt tussentijds wel pslaan. Ng te beken Debet/Credit Sald Bij een saldcntrle staat in dit veld het bedrag dat ng gebekt met wrden m het vereiste eindsald te bereiken. Hier staan de gebekte debet- en creditbedragen. Het sald van de ingeverde debet- en de creditmutaties staat in dit veld vermeld Overzicht van de klmmen in het tabblad 'Debiteuren' Datum Bij een beking geeft u per bekingsregel de bekingsdatum van de betaling p. Deze datum wrdt gebruikt m te bepalen f betalingskrting/kredietbeperking mag wrden verrekend. U kunt deze datum echter wijzigen, bijvrbeeld bij het beken in een vrig bekjaar. Op een vlgende bekingsregel wrdt de datum uit de eerste regel (vrige bekingsdatum) vergenmen. U kunt p een vlgende regel alleen de dag wijzigen, znder dat daarbij de maand f het jaar verandert Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 21 van 95

26 Debiteur Factuur Factuursald Val./Ontvangen val. Ontvangen Omschrijving Selecteer hier de gewenste debiteur. Dit veld wrdt autmatisch ingevuld als u direct een factuurnummer selecteert Vul hier het nummer van de betaalde factuur in f druk p <F4> m de juiste factuur te selecteren. Als het m een betaling van meerdere facturen gaat drukt u p <Ctrl> + <A> f klikt u p. U kunt nu uw betaling afstemmen met meerdere facturen Hier wrdt het ng penstaande bedrag van de factuur vergenmen. Eventuele kredietbeperking en/f betalingskrting wrdt verrekend Bij selectie van een factuur in vreemde valuta verschijnen hier respectievelijk de valuta en het penstaande sald van de factuur. U neemt het penstaande bedrag van de factuur ver, f u geeft het werkelijk betaalde bedrag p. Het kan zijn dat hier een betalingsverschil met het factuursald bestaat (zie hierna). Als de facturen zijn geselecteerd via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen', verschijnt hier van de geselecteerde facturen het ttaal betaalde bedrag in vreemde valuta. Wijkt de valutacde van de factuur af van de valutacde van het dagbek, dan wrdt het penstaande sald in de valuta van de factuur mgerekend met de rekenkers(en) uit de valutatabel naar de valuta van het dagbek en vrgesteld als betaald bedrag. U vert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Alleen als u het ntvangen bedrag in vreemde valuta wijzigt in het scherm betalingsdetails, wrdt de (deel)betaling in valuta pnieuw mgerekend. Dit mdat anders (bij een andere klmvlgrde) een dr u reeds ingegeven crrect betaald bedrag in de valuta van het dagbek weer wrdt vervangen dr een vrstel, dat niet aansluit bij de werkelijke mrekening dr de bank. U zu dan ngmaals het crrecte bedrag meten ingeven. Als de facturen zijn geselecteerd in het scherm 'Betaling afstemmen met meerdere facturen' verschijnt hier het vrstel van het ntvangen bedrag in de valuta van het dagbek p basis van de geselecteerde valutafacturen mgerekend met de rekenkers(en) uit de valutatabel. U vert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Wrdt de betaling p deze regel afgestemd, dan kan hier een mschrijving wrden meegegeven aan de debiteurenmutatie. Deze mschrijving wrdt k meegegeven aan de grtbekmutaties vr zver het niet de mutatie p de grtbekrekening 'debiteuren' betreft. Als via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen' meerdere facturen zijn afgestemd, dan is dit veld geblkkeerd. Omschrijvingen meten dan bij de factuur in het bvengenemde scherm wrden ingegeven. Betalingsverschillen Wanneer het ntvangen bedrag afwijkt van het penstaande factuursald is er een betalingsverschil. Een verschil kan bijvrbeeld ntstaan dr ten nrechte afgetrkken betalingskrting en/f kredietbeperking f drdat niet het gehele factuurbedrag is ntvangen (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil verrzaakt is dr meerdere valutamrekeningen. Standaard blijft de factuur vr het restant bedrag pen staan, tenzij in de bedrijfsgegevens p tabblad 'verige' een 'maximum autmatisch af te beken bedrag' bedrag is pgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wrdt de factuur als afgehandeld beschuwd. Klik p Details m het venster 'Betalingsdetails' te penen. U kunt hier aangeven f het restbedrag mag wrden afgebekt, f dat de betalingstermijn met wrden verlengd f u kunt het bedrag aanpassen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 22 van 95

27 De debiteurenbetaling geldt vr meerdere facturen tegelijk Klik, als de betaling vr meerdere facturen geldt, p Betaling afstemmen met meerdere facturen f druk p <Ctrl>+<A>. Na het afstemmen met een enkele factuur staat vr de mutatieregel de cde 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de cde 'M' (Meerdere) vr de regel. 2.4 Debiteurenbetalingen beken in het Kas-, Bank- f Girbek Na de selectie van een dagbek van het srt 'Kas', 'Bank', 'Gir' f 'Memriaal' kunt u mutaties in de subadministratie 'Debiteuren' gaan inveren. Als de ptie 'Cntrle Kas f Bank/Gir-dagbeken' is gekzen (menu 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Bekingsprgramma's'), kunt u bij bekingen in het kas-, bank- f girbek het vrige en het nieuwe sald van het dagbek invullen dr deze ver te nemen van het afschrift. U kunt de beking pas afsluiten als het ingevulde nieuwe sald bereikt is; het vakje 'Nieuw sald' wijzigt dan van kleur (van de, in menu 'Extra Opties' ingestelde, 'futkleur' naar de standaardkleur). U hebt hiermee een extra cntrle p het crrect beken van de mutatiebedragen. In de subadministratie kunt u een selectie maken uit de penstaande psten van de debiteur die hiervr al ingebekt zijn. U kunt bijvrbeeld een betaling die u per bank van een debiteur ntvangen hebt, afstemmen met de bijbehrende penstaande pst. Hud het bankafschrift dan bij de hand. Tip! Als u gebruik maakt van het telebankieren, kunt u de betalingen direct met de betaalpdracht afstemmen in het telebankbestand. 1 Start het prgramma 'Inveren financiële mutaties' en selecteer het bankbek waaraan de bank gekppeld is waarvr u het afschrift wilt inbeken 2 Cntrleer de vrgestelde gegevens. Op het veld 'Omschr' kunt u de mschrijving invullen die gebruikt zal wrden vr de sluitbeking. Eventueel kunt u dan k het 'Vrig sald' en het 'Nieuwe sald' invullen ter cntrle (als de hiervr beschreven ptie 'Cntrle K/B/G-dagbeken' 'aan' staat) 3 Selecteer het tabblad 'Debiteuren' m een debiteurenbetaling te kunnen inveren 4 Klik p [Tevegen] m een nieuwe regel te kunnen tevegen. U hebt vervlgens twee mgelijkheden: De betaling heeft betrekking p één enkele factuur, f er is een betalingsverschil ntstaan p een factuur b. De betaling geldt vr meerdere facturen tegelijk 5a De betaling heeft betrekking p één enkele factuur, f er is een betalingsverschil ntstaan p een factuur Zek de gewenste factuur en neem deze ver in het bekingsvenster vul vervlgens het betaalde bedrag in. Neem het vrgestelde ttale factuurbedrag ver als de factuur geheel betaald is, f vul een ander bedrag in. Als u een ander bedrag invult dan het vrgestelde factuurbedrag, dan kunt u het restbedrag eventueel laten afbeken als betalingsverschil klik p 'Betalingsdetails' als u een verschilbedrag wilt cntrleren f laten afbeken. Een Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 23 van 95

28 verschil kan bijvrbeeld ntstaan dr een valutaverschil, dr ten nrechte afgetrkken betalingskrting f drdat niet het gehele factuurbedrag betaald is in het venster 'Betalingsdetails' kunt u het valutabedrag aanpassen f de betalingstermijn eventueel laten verlengen. Als er een restbedrag is, kunt u aangeven f u dit bedrag wel f niet als betalingsverschil wilt laten afbeken 5b De betaling geldt vr meerdere facturen tegelijk Klik p 'Betaling afstemmen met meerdere facturen' f druk p <Ctrl>+<A>. Het venster 'Afstemmen met meerdere facturen' verschijnt dan. U kunt betalingen afstemmen in andere valuta dan die van de factuur. vul eventueel het ttaal betaalde bedrag (in valuta) in. Als er al een factuur geselecteerd was, wrdt het factuurbedrag hier al ingevuld. Het 'Ttaal af te stemmen bedrag' dient ter cntrle: u kunt dan facturen selecteren ttdat het ingevulde bedrag bereikt is. Als het bedrag verschreden wrdt, wrdt het restbedrag van de laatst geselecteerde factuur in de klm 'Betalingsverschil' geplaatst selecteer alle facturen en/f vruitbetalingen ttdat het dr u ntvangen bedrag vereen kmt met het 'Af te stemmen bedrag' f het bedrag dat in het vak 'Ttaalbedrag' getnd wrdt na selectie van de factuur / facturen f de factuur en de bijbehrende vruitbetaling keert u terug naar het bekingsvenster dr te klikken p dr ng een keer p [Betaling afstemmen met meerdere facturen] te klikken, kunt u de gegevens van de afgestemde facturen weer pvragen en eventueel ng aanpassen 6 Na het afstemmen met een enkele factuur staat vr de mutatieregel de cde 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de cde 'M' (Meerdere) vr de regel. Cde 'V' geeft een vruitbetaling aan. U kunt vervlgens nieuwe mutatieregels gaan inbeken. Bven in het scherm wrdt in het venster 'Ttaal' het ttaalsald van de mutaties getnd. 2.5 Debiteurenetiketten afdrukken De debiteurenetiketten bevatten de adresgegevens van de debiteuren. Deze gegevens haalt het prgramma uit de algemene adresgegevens van de debiteuren. U kunt de etiketten afdrukken m deze bijvrbeeld in een mailing p te nemen. 1. Start het prgramma 'Etiketten' in het menu 'Rapprt Debiteuren' 2. Selecteer de debiteuren waarvan u de etiketten wilt afdrukken p het nummer en/f de zeknaam 3. Geef daarna de instellingen vr het afdrukken p. Deze zijn afhankelijk van de grtte van het papier waarp de etiketten afgedrukt wrden. U kunt aangeven heveel etiketten er naast elkaar ('Breedte blad') en nder elkaar ('Hgte blad') afgedrukt kunnen wrden p het papier 4. U kunt daarna pgeven heveel etiketten u per debiteur wilt laten afdrukken. 2.6 Wijzigen Verkpfacturen U kunt penstaande Verkpfacturen in dit prgramma p een aantal punten aanpassen. Dr een debiteur te selecteren krijgt u een verzicht van de facturen die bij de betreffende debiteur penstaan. U kunt in Taken Wijzigen Verkpfacturen' de vlgende gegevens p de factuur aanpassen: 1. Betalingscnditie, dan wrdt de vervaldatum autmatisch pnieuw berekend. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 24 van 95

29 2. Krtingsdatum 3. Vervaldatum 4. Referentie 5. Aanmanen 6. Aantal malen gemaand. Wijzigingen kunnen uitsluitend wrden drgeverd als de factuur ng pen staat. Dr te dubbelklikken p een factuur f met vraagt u de factuurdetails p. U kunt het recht m facturen te wijzigen regelen met de tewijzing van rechten in UNIT4 Accunting. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 25 van 95

30 3 Factureren in UNIT4 Accunting Met 'Facturering' kunt u in UNIT4 Accunting eenvudig een factuurpdracht aanmaken en de gegevens in het grtbek verwerken. UNIT4 Accunting kent hiervr 'Factuurpdrachten'. U maakt een factuurpdracht f een dienst in 'Taken Facturering/Verkp'. 3.1 Prcedurestappen factuurpdrachten: 1 In het prgramma 'Taken Facturering/Verkp' Aanmaken pdrachten Aanmaken pdrachten' maakt u een factuurpdracht f een dienst aan. U kunt in 'Extra Gebruikersparameters' vastleggen welke rdersrt standaard vrgesteld wrdt. U kunt pdrachten, diensten f tekstregels factureren wanneer u de betreffende artikelen, diensten f tekstregels in 'Onderhud Artikel/Diensten' hebt ingeverd. U kunt k handmatig niet-ingeverde, niet-vrraadhudende artikelen, diensten en tekstregels invegen. 2 U kunt met 'Afdrukken pdrachten' de pdracht afdrukken en desgewenst wijzigingen aanbrengen. 3 Als de pdracht in rde is, kunt u deze verwerken. Bij het verwerken gebeurt het vlgende: a. de betreffende jurnaalpsten wrden aangemaakt en weggeschreven. In het prgramma 'Inf jurnaalpsten' kunt u de aangemaakte jurnaal psten pvragen aan de hand van het gekzen dagbek en het transactienummer. Per jurnaalpstregel kunt u details pvragen ver nder meer de debiteur en de rekening waarp het bedrag gebekt is b. de factuur vr de factuurpdracht wrdt aangemaakt. De facturen vr de verwerkte pdrachten kunt u hierna laten afdrukken in het prgramma 'Afdrukken facturen'. U kunt dan selecteren p het nummer van de verwerkte pdracht c. de penstaande pst van de debiteur wrdt autmatisch aangemaakt; de debiteurenfactuur heft dus niet apart ingebekt te wrden. In 'Inf debiteuren' kunt u infrmatie ver de gebekte factuur/facturen per debiteur pvragen. U kunt infrmatie pvragen ver de (penstaande) factuur (inclusief detailinfrmatie ver de Btw-specificatie en de bekingen in de subadministratie en het grtbek) en ver de gebekte mutatie. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 26 van 95

31 3.2 Factuurpdrachten/dienstenpdrachten De cdes vr de artikelen en diensten hebt u ingeverd in het prgramma 'Onderhud artikel/diensten'. De verige gegevens die u in dat prgramma hebt kunnen vastleggen (BTW-cde, tegenrekening en prijs per eenheid) wrden hier eveneens pgehaald, maar u kunt deze gegevens ng aanpassen. De standaardgegevens vr de debiteur (krtingspercentage, afleveradressen, leverings- en betalingscnditie) haalt het prgramma uit het nderdeel 'Onderhud debiteuren'. Ok deze gegevens kunt u per pdracht ng wijzigen. Alle pdrachten wrden genummerd aan de hand van het laatste (factuur) pdrachtnummer dat u in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens' hebt ingesteld. Het laatst gebruikte nummer wrdt steeds pgehgd met het interval dat u in de bedrijfsgegevens vastgelegd hebt. U kunt het vrgestelde nummer eventueel aanpassen. Sla de pdracht p en klik p p de knppenbalk en kies vr 'Afdrukken pdrachten' m de gegevens van een pdracht direct af te drukken. U kunt de prgramma's vr de facturering p twee manieren starten: vanuit het menu Algemeen: 'Taken Facturering/Verkp' f vanuit het 'Takenscherm', tabblad 'Facturering/Verkp'. Kies hier vr 'Aanmaken pdrachten'. Nu pent het 'Outlk-venster' met het pdrachtenscherm. Menubalk Selecteer in de menubalk het juiste bekjaar en het juiste type pdracht in de keuzemenu's: Het pictgram 'Infrmatie kredietlimiet' kan, na de selectie van een debiteur veranderen in het vlgende symbl:. Dit hudt in dat de debiteur de pgegeven kredietlimiet heeft verschreden. UNIT4 Accunting zal dan vragen f de rder tch met wrden aangemaakt f dat hij geblkkeerd met wrden. Opdracht- en Debiteurgegevens U accepteert f wijzigt het vrgestelde pdrachtnummer en selecteert de gewenste debiteur. Het Factuuradres wrdt vergenmen uit de stamgegevens van de debiteur. Hetzelfde geldt vr het afleveradres. Dit kunt u echter ng aanpassen. Als u meerdere factuur- f afleveradressen hebt vr de debiteur, kunt u met <F4> een lijst met resp. factuur- f afleveradressen pvragen. Dr bij 'Afleveradres' p te klikken kunt u direct een nieuw afleveradres inveren. Vertegenwrdiger U kunt bij het aanmaken van een factuur- f dienstenpdracht een vertegenwrdiger selecteren die afwijkt van de vertegenwrdiger die bij de debiteurengegevens vr de geselecteerde debiteur is ingeverd. Hiermee kunt u in de Management-assistent de mzetten per vertegenwrdiger per debiteur uitsplitsen. Behandeld dr Selecteer hier degene die verantwrdelijk is vr de pdracht. De persnen met de interne rl 'Medewerker verkp' wrden vrgesteld. Bekingsspecificaties Vul de datum en desgewenst een referentie in, en kies (als u werkt met verzamelen, zie hfdstuk 4) de juiste verzamelpdracht. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 27 van 95

32 Bij de keuze van de debiteur zijn de leverings- en betalingscnditie van de betreffende debiteur al vrgesteld. Op grnd van de stamgegevens van de debiteur zijn k al de BTW, en het Btw-scenari vrgesteld. Actieve velden kunt u desgewenst aanpassen. Let p! U kunt deze velden na het selecteren van de debiteur, ng aanpassen zlang u geen artikelregel hebt geselecteerd. Na het tevegen van een artikelregel kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen p deze velden. Kstenplaats/Dssier U hebt in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking', 'Kstenplaatsen/dssiers' kunnen kiezen f u Kstenplaatsen en/f Dssiers p pdrachtniveau f p regelniveau wilt kunnen pgeven. Indien u vr de ptie 'Op pdrachtniveau' hebt gekzen, is het veld 'Kstenplaats' en 'Dssier' actief. Geef hier de Kstenplaats en/f het Dssier p dat vr deze factuurpdracht geldt. Alleen de regels waarin grtbekrekeningen wrden pgegeven die verbijznderd meten wrden p de betreffende Kstenplaats f het Dssier gebekt. Als u gekzen hebt vr inver per pdrachtregel, zijn deze velden disabled Klmmen in een Factuurpdracht Bij de artikelcde typt, f selecteert u (met <F4>) de gewenste artikelcde. De artikelgegevens, mschrijving, eenheid en de prijs per eenheid, wrden nu autmatisch ingeverd p de regel. Omschrijving In het veld 'Omschrijving' kunt u een tekst inveren znder er een bedrag aan te kppelen. Deze regel wrdt dan als tekstregel p de factuur afgedrukt. Dit stelt u in bij 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking'. De mschrijving die u kunt pgeven is maximaal 254 tekens lang. U kunt de standaard-mschrijving uit de artikelgegevens aanpassen en uitbreiden. Let p! Als u een mschrijving als een tekstregel aanmaakt en p de factuur afdrukt is de regel bedeld als extra infrmatie vr uw debiteur. Het Btw-percentage en de bij de artikel-stamgegevens pgegeven mzetrekening wrden autmatisch ingeverd. Het krtingspercentage uit de stamgegevens van de debiteur wrdt in de klm 'Krting' geplaatst. Alle gegevens kunt u p de regel handmatig aanpassen. Vul in de klm 'Aantal' het aantal verkchte eenheden in. Nu berekent UNIT4 Accunting het bedrag (inclusief f exclusief, afhankelijk van de instelling bij Btw ) aan de hand van eventuele prijsafspraken en het krtingspercentage. Vul k de datum in. Hier wrdt niet, zals in de meeste andere bekingsschermen een datum vrgesteld, maar vert u handmatig de datum in die als datum vr de geleverde diensten f artikelen p de factuur afgedrukt met wrden. Als u kstenplaatsen p regelniveau bekt (zie bven), is de klm 'Kstenplaats' verplicht vr grtbekrekeningen waarp verbijznderd met wrden. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 28 van 95

33 Met de knp rept u een detailscherm p met de pdrachtttalen. 3.3 Inveren Factuurpdracht f Dienstenfactuur 1. U kunt de prgramma's vr de facturering p twee manieren starten: vanuit het menu 'Taken Facturering / Verkp' f vanuit het 'Takenscherm', tabblad 'Facturering/Verkp'. Kies hier vr 'Aanmaken pdrachten'. 2. Selecteer in het vak 'Ordertype' welk srt pdracht u wilt aanmaken. U kunt in 'Extra Gebruikersparameters' vastleggen welke rdersrt standaard vrgesteld wrdt. 3. Het nummer van de pdracht wrdt autmatisch vrgesteld. U kunt het nummer ng wijzigen. Met 'Blkkeren' blkkeert u de pdracht/rder vr verdere verwerking. U kunt dit bijvrbeeld den als de debiteur zijn kredietlimiet heeft verschreden. Geblkkeerde rders kunt u vrijgeven dr het veld te deselecteren f in de Persnlijke assistent 4. Cntrleer de datum. Vul eventueel de kstenplaats in waarvr de pdracht / rder aangemaakt wrdt. Wanneer deze velden gedisabled zijn, met u vr de betreffende grtbekrekeningen p pdrachtregel-niveau een kstenplaats pgeven 5. Vul het nummer van de debiteur in waarvr u de pdracht gaat aanmaken, f selecteer de debiteur met <F4>. 6. Selecteer het gewenste factuur- en afleveradres. Standaard wrdt als factuuradres het adres genmen dat bij de NAW-gegevens van de debiteur staat ingevuld. Wanneer u meerdere factuuradressen f afleveradressen hebt ingeverd, kunt u met <F4> een lijst pvragen met resp. de factuur- f afleveradressen. Dr bij 'Afleveradres' p te klikken kunt u direct een nieuw afleveradres inveren. 7. Selecteer eventueel de juiste cntactpersn, als de vrgestelde cntactpersn niet de juiste is 8. De betalingscnditie, leveringscnditie en verzamelcde zijn standaard vr de gekzen debiteur, maar kunnen vr de huidige pdracht / rder aangepast wrden (de leveringscnditie kunt u vr een dienst niet aanpassen) 9. Vul de referentie vr de pdracht in. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 29 van 95

34 10. Selecteer de juiste vertegenwrdiger, als deze niet de standaard-vertegenwrdiger vr de geselecteerde debiteur is 11. Selecteer degene nder wiens verantwrdelijkheid de pdracht valt (Medewerker verkp). 12. Intrastat Klik p m de intrastat-gegevens te kunnen inveren. Dit geldt niet vr een dienst. In het scherm staan een aantal gegevens al ingevuld, wanneer deze bij de debiteurengegevens al zijn ingeverd. Wanneer u geen intrastatgegevens hebt ingeverd krijgt u bij het pslaan van de factuur een waarschuwing. U kunt dan alsng de intrastatgegevens inveren. Wijzig desgewenst de gegevens en vul ze aan 13. Klik p m een pdrachtregel / rderregel aan te maken 14. Vul de cde in van het artikel f de dienst die u aan de debiteur wilt factureren f selecteer een cde met <F4>. Tip! Dr p het veld 'Artikelcde' p de rechtermuisknp te klikken en te kiezen vr 'Zeken in pdrachten' kunt u snel een pdracht(regel) zeken aan de hand van zelf p te geven criteria. U kunt dan bijvrbeeld snel zeken welke rder een klant een vrige keer geplaatst heeft aan de hand van (een deel van) de mschrijving. Vr een tekstregel znder gekppelde prijs, kunt u alleen het bedrag en het rekeningnummer en het Btw-percentage invullen. De pdrachtregel wrdt gevuld met de aanwezige standaard waarden vr het gekzen artikel/dienst f tekstregel. 15. Vul het aantal te factureren eenheden in (de eenheid wrdt getnd in de gelijknamige klm). 16. Wijzig eventueel de eenheid, de prijs, de krting (vr de regel), het Btw-percentage en/f de mzetkrtingrekening. De gewijzigde gegevens zullen alleen vr de huidige factuurpdracht gelden en zullen niet in de basisgegevens van het artikel f de dienst pgenmen wrden Kies vr als u een nieuwe regel wilt aanmaken 17. In het vak 'Orderkrting', nder in het scherm, kunt u een percentage krting pgeven dat p de gehele pdracht / rder van tepassing is. Deze krting kmt dus bvenp de eventuele krting die u per regel hebt kunnen pgeven 18. Onder in het scherm wrdt k het ttaalbedrag van de te leveren artikelen uit de rder getnd. Het rderbedrag wrdt standaard, autmatisch berekend. Wanneer u echter in 'Extra Gebruikersparameters, map Facturatie' hebt gekzen vr 'Handmatige' berekening van het rderbedrag, met u het rderbedrag laten berekenen dr p beschikbaar als u vr 'Autmatisch berekenen' hebt gekzen. te klikken. Deze knp is niet U ziet het rderbedrag inclusief BTW. Klik p m de pdrachtttalen p te vragen. In dit verzichtsscherm is k het berekende bedrag aan kredietbeperking (p basis van het percentage kredietbeperking dat aan de debiteur gekppeld is) en de rderkrting zichtbaar 19. Bewaar de gegevens. Wanneer u bij een factuurpdracht in alle rderregels geen te leveren aantal hebt ingevuld en de rder dus in feite 'leeg' is, krijgt u bij het pslaan de vraag f de pdracht verwijderd mag wrden. Let p! Als niet alle regels 'leeg' zijn, wrdt de pdracht znder waarschuwing pgeslagen en wrden alleen de lege regels verwijderd uit de factuurpdracht. U kunt scenari's aanmaken en gebruiken bij het aanmaken van pdrachten. Wanneer u daarin een prijs gebruikt die afwijkt van wat bij de artikelgegevens is pgegeven, wrdt deze afwijkende prijs in het scenari pgeslagen en gebruikt. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 30 van 95

35 Als u werkt met rderksten en het ttaalbedrag van de factuur is lager dan een pgegeven minimum én vr de betreffende debiteur meten rderksten in rekening gebracht wrden, verschijnt het vlgende scherm: Hier hebt u ng verschillende mgelijkheden: U kunt het bedrag handmatig aanpassen; U kunt besluiten m geen rderksten te berekenen vr deze factuur; Of u kunt de rderksten k daadwerkelijk berekenen Intrastatgegevens inveren Zie vr een uitgebreid verzicht vr het inveren van uw Intrastatgegevens het nderwerp "Intrastat (verzicht)". Als bij een buitenlandse debiteur/crediteur binnen de EU de Intrastatgegevens ingeverd zijn en het relevante Btw-scenari geselecteerd is, is een 'Intrastat-knp' actief. Dr hierp te klikken verschijnt het venster vr de Intrastatgegevens. Vul in dit scherm de gevraagde gegevens in. U kunt een intrastatbeking ng wijzigen vrdat u de aangifte det. Vr een Belgische administratie geldt een speciale wijze waarp creditnta's meten wrden ingeverd Cntrle van de kredietlimiet Op het tabblad 'Basis III' van het prgramma 'Onderhud Debiteuren' hebt u de kredietlimiet van de debiteur vastgelegd. Dit is het bedrag dat de debiteur bij u 'in het krijt' mag staan. UNIT4 Accunting cntrleert f deze limiet niet verschreden wrdt p de vlgende drie mmenten: Bij het inveren van een factuurpdracht Bij het pslaan van een nieuwe f gewijzigde factuurpdracht Als u daarte zelf pdracht geeft. De cntrle De beschikbare kredietruimte wrdt als vlgt bepaald. Kredietruimte = Kredietlimiet Openstaand factuursald Waarde van de uit te veren rders. Opmerking: Omwille van de verwerkingssnelheid wrden de uit te leveren rders p een andere manier berekend dan bij de facturatie. Dit resulteert in een kleine nnauw keurigheid die vr de verwerking echter niet van belang is mdat de kredietlimietverschrijding alleen een indicatie is. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 31 van 95

36 Bij het inveren van facturen wrdt de kredietbeperking autmatisch berekend, ttdat de beperking handmatig wrdt ingegeven. Wanneer u een factuur wijzigt dr regels te te vegen f te verwijderen f drdat u bedragen verandert, wrdt de kredietbeperking k autmatisch berekend, al was deze handmatig ingegeven. Overschrijden van de kredietlimiet Als het ttaal van het penstaande factuursald en de uit te veren verkp rders grter is dan de dr u vastgelegde kredietlimiet van de debiteur, dan is er geen kredietruimte meer vr de debiteur. Zdra UNIT4 Accunting dit cnstateert, verandert het pictgram 'Infrmatie kredietgegevens' p de knppenbalk van kleur: Klik p deze knp m het venster Infrmatie kredietgegevens p te vragen. Bij het pslaan van de huidige pdracht kunt u dan vervlgens aangeven wat u met de pdracht wilt den, zie hierna. 1 Inveren van een factuurpdracht Nadat het debiteurnummer bevestigd is, wrdt de kredietcntrle autmatisch uitgeverd 2 Opslaan van een nieuwe f gewijzigde factuurpdracht Bij het pslaan van een pdracht wrdt de cntrle ng een keer uitgeverd. Het Aantal leveren van de huidige pdracht wrdt dan meegerekend in het ttaal aan penstaande pdrachten Zdra het ttaalbedrag de kredietlimiet verschrijdt, wrdt het pictgram gewijzigd in ; als u vervlgens de huidige pdracht prbeert p te slaan, verschijnt er een venster waarin u kunt aangeven wat u met de pdracht wilt den nu de kredietruimte nvldende is. U hebt dan de vlgende mgelijkheden: Order accepteren. De waarschuwing wrdt genegeerd en de rder wrdt gewn pgeslagen Order blkkeren. De rder wrdt pgeslagen, maar de pdracht wrdt geblkkeerd vr verdere bewerking. Er wrdt een vinkje gezet in het veld 'Niet leveren' (zie hierna) Order annuleren. U keert dan terug naar de rder, die u vervlgens kunt aanpassen dr een pdrachtregel te verwijderen, dr het aantal aan te passen f dr de pdracht in zijn geheel te laten vervallen. 3 Handmatig pvragen beschikbare kredietruimte Bij het inveren van een factuurpdracht kunt u nu de beschikbare kredietruimte van de debiteur pvragen. Zdra u een debiteur geselecteerd hebt, kunt u p <Ctrl>+<K> drukken, f p klikken (Infrmatie kredietgegevens) m de kredietgegevens van de geselecteerde debiteur p te vragen. Het venster Infrmatie kredietgegevens tnt de vlgende gegevens: Kredietlimiet. Zals vastgelegd in 'Onderhud Debiteuren' Sald facturen. Ttaal van de penstaande facturen Ttaal huidige factuurpdrachten,.b.v. te leveren aantallen. Overige rders (excl. huidige pdracht) p basis van te leveren/geleverde aantallen. Kredietruimte = Kredietlimiet verige rubrieken. Ttalen van het penstaande sald, de huidige pdracht en van de verige pdrachten. Blkkeren van de pdracht Als u bij het pslaan van de pdracht gekzen hebt vr de keuze 'Blkkeren', dan wrdt de factuurpdracht geblkkeerd vr verdere verwerking. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 32 van 95

37 Geblkkeerde factuurpdrachten wrden niet verder verwerkt. Ok de kredietcntrle wrdt niet uitgeverd. In 'Inf pdrachten' krijgen geblkkeerde rders een vinkje in het vakje 'Niet leveren'. U kunt een pdracht 'deblkkeren' / vrijgeven vr levering als de kredietruimte van de debiteur weer tereikend is (zie k de stplijst in de Persnlijke assistent). Klik in de stplijst in het vakje 'Vrijgeven' m de pdracht vrij te geven en klik p. U kunt de pdracht in het scherm 'Aanmaken pdrachten' eventueel k vrijgeven vr levering als de kredietruimte van de debiteur ng steeds ntereikend is. 1. U maakt het vakje 'Blkkeren' leeg 2. Sla de pdracht p en kies vervlgens vr. 3.4 Verwerken van de factuurpdrachten Hiervr hebt u de pdracht aangemaakt en hebt u eventueel wijzigingen in de factuurpdracht kunnen aanbrengen. 1 Start het prgramma 'Verwerken pdrachten' (menu 'Taken Facturering / Verkp') 2 Vul in de Wizard de gegevens vr de beking in. U kunt hier alleen een verkpbek selecteren dat in 'Onderhud dagbeken' vr 'Nrmaal' gebruik geschikt is gemaakt. Het transactienummer vr het gekzen verkpbek wrdt ingevuld, evenals de factuurdatum, maar u kunt deze eventueel wijzigen. Let p! Als creditnta's gebekt wrden, met u een dagbek selecteren dat in 'Onderhud Dagbeken' het kenmerk (Type) 'Creditnta's' f 'Beide' heeft meegekregen. U kunt in een dagbek van het type 'Factuur' geen negatieve bedragen beken. Klik p 3a In het vlgende scherm kunt u aangeven f u een reeks van pdrachten wilt verwerken. Selecteer in dit geval het veld 'Opgegeven reeks' en klik p. Zie stap 3b wanneer u de pdrachten handmatig wilt selecteren. Geef p welke 'verzamelcdes' u wilt verwerken en selecteer in de rubrieken 'Vanaf pdracht' en 'T/m pdracht' welke pdrachten u wilt verwerken. Vul de nummers van de eerste en de laatste pdracht in die u wilt verwerken; alle tussenliggende pdrachten wrden dan verwerkt. Wanneer u de 'Vanaf pdracht' hebt geselecteerd, wrdt deze pdracht autmatisch in het veld 'T/m pdracht' vergenmen. U kunt deze selectie wijzigen. Hiermee wrdt vrkmen dat wanneer u in het laatste veld niets pgeeft, alle pdrachten vanaf de eerste selectie autmatisch verwerkt wrden. U kunt k een reeks van één f meer debiteuren selecteren waarvr u de pdrachten wilt verwerken 3b Wanneer u pdrachten handmatig wilt selecteren vr verwerking, selecteer het veld 'Selectief' en 4 klik p In het vlgende scherm verschijnen alle pdrachten die ng niet verwerkt zijn. Selecteer in de klm 'Factureren' de gewenste pdrachten en klik p. Klik p m de geselecteerde pdrachten te verwerken. In een venstertje wrdt het Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 33 van 95

38 verlp van de verwerking aangegeven. 3.5 Afdrukken facturen U kunt hier alleen een factuur afdrukken die vrtkmt uit een verwerkte Factuur- f Dienstenpdracht. Er zijn vr de verschillende srten pdrachten verschillende frmulieren aanwezig. 1 Start 'Taken Facturering/Verkp Afdrukken facturen'. Het venster '(Verzamel)facturen' verschijnt. Stel de vlgende pties in: Geef aan f de afdrukteller wel f niet pgehgd met wrden. Deze teller hudt bij he vaak een factuur al afgedrukt is. Als dit vakje afgevinkt is, wrdt na het afdrukken het aantal met '1' pgehgd. Als u dit vakje leeg maakt, kunt u de facturen afdrukken znder dat de teller pgehgd wrdt; u kunt dit vakje bijvrbeeld leegmaken als u wilt vrkmen dat de factuur als 'afgedrukt' beschuwd wrdt; u kunt daarna dan kiezen dat u alleen niet-afgedrukte facturen wilt laten afdrukken (zie hierna). Geef aan f de geselecteerde facturen die al een keer afgedrukt zijn, wel f niet ng een keer afgedrukt meten wrden. Het prgramma kijkt hiervr naar de afdrukteller (zie hiervr); als de teller grter is dan '0' is de factuur al een keer afgedrukt. Op de factuur wrdt nu de tekst "Kpiefactuur" afgedrukt. Laat dit vakje leeg als u alleen niet-afgedrukte facturen wilt afdrukken. In beide gevallen geldt dat de factuur wel in de aangegeven selectie van af te drukken facturen pgenmen met zijn. Selecteer de facturen die u wilt afdrukken. U kunt hier een reeks 'Van..' 'Tt en met..' pgeven. Klik p de selectieknp f druk p <F4> m het selectievenster vr de facturen p te repen. U kunt k de facturen van een bepaalde debiteur f van bepaalde debiteuren afdrukken dr de debiteur(en) te selecteren Vul het nummer in van de eerste en de laatste factuur die u wilt afdrukken; alle tussenliggende facturen zullen afgedrukt wrden. U kunt k kiezen vr 'Selectief'. Dan kunt u in het vlgende scherm de specifieke facturen die u wilt afdrukken selecteren. Geef de vlgrde aan waarin u het verzicht afgedrukt wilt hebben: Debiteurnummer f Factuurnummer. UNIT4 Accunting nthudt de laatst gemaakte keuze en stelt deze bij de vlgende afdrukpdracht vr. Geef het srt factuur p dat u wilt afdrukken en selecteer het frmulier dat u vr het afdrukken van de factuur wilt gebruiken. Omdat u vr ieder frmulier een aparte layut kunt definiëren, geeft u hiermee aan vlgens welke layut de factuur afgedrukt met wrden. Klik p als u een frmulier wilt selecteren f aanpassen. U kunt dan k een frmulier in een andere taal dan het Nederlands selecteren f een meegeleverd standaardfrmulier gaan aanpassen in de ReprtBuilder. 2 Klik p als de gegevens juist ingesteld zijn. Daarna verschijnt het venster 'Afdrukken' waarin de huidig geselecteerde printer getnd wrdt. 3 Pas eventueel de instellingen van de printer en het aantal af te drukken exemplaren per factuur aan. Geef eventueel de bestemming aan van de printpdracht en bevestig de instellingen dr p te klikken. De factuur/facturen wrden afgedrukt, terwijl de vrtgang in een venstertje getnd wrdt. Na het afdrukken van de facturen verstuurt u de facturen aan uw debiteuren. Betalingen van debiteuren kunt u aan de hand van het afschrift van de bank f gir inbeken in 'Inveren financiële mutaties'. Als u Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 34 van 95

39 de beking dan in de subadministratie 'Debiteuren' invert, kunt u een selectie maken uit de penstaande psten van de debiteuren, die dan direct afgebekt kunnen wrden. Als u gebruik maakt van het telebankieren, kunt u de debiteurenbetalingen direct inlezen via het telebankbestand. UNIT4 Accunting kan de ntvangen betalingen dan autmatisch 'matchen' met de penstaande psten van de debiteuren. 3.6 Wijzigen van bestaande (factuur)pdrachten Vrdat u de factuurpdrachten gaat verwerken, kunt u reeds ingeverde pdrachten pvragen m deze te wijzigen. U kunt alle gegevens in de pdrachtregel aanpassen f gehele pdrachtregels tevegen f verwijderen. Andere gegevens, zals de btw en de Btw-scenari's kunnen niet meer aangepast wrden. Als het ndig is, met u de gehele pdracht verwijderen en pnieuw met de juiste gegevens aanmaken. 1 Start het prgramma 'Aanmaken pdrachten' (menu 'Taken Facturering / Verkp'). U hebt nu drie mgelijkheden: Vul het nummer van de debiteur in waarvan u de pdracht wilt wijzi gen f selecteer de debiteur en klik p f druk p <Ctrl>+<F>, Klik p de zekknp vr het vak 'Opdrachtnummer' m alle aanwezige pdrachten in een zekvenster p te vragen, Klik direct p m de pdrachten van alle debiteuren p het nummer van de pdracht te kunnen zeken. De eerstgevnden pdracht verschijnt p het scherm. Met de 'bladertetsen' bven in het scherm kunt u de vlgende f de vrige pdracht, f de eerste/laatste pdracht selecteren 2 Nadat u de gezchte pdracht gevnden hebt, kunt u ieder aanwezig gegeven van de pdracht wijzigen dr p het veld te klikken en de wijziging aan te brengen. Nadat de wijziging aangebracht is en de pdracht in rde bevnden is, kunt u de pdracht verwerken in het prgramma 'Verwerken pdrachten'. Dan wrdt k de penstaande pst van de debiteur gebekt. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 35 van 95

40 4 Werken met verzamelfacturering U kunt in UNIT4 Accunting facturen verzamelen, zdat u na een bepaalde peride een verzamelfactuur kunt versturen waarin alle pdrachten ver de afgelpen peride zijn verzameld. Ga naar 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking' m de wijze van verzamelen in te stellen. Nrmaal gesprken wrden facturen vlgens de geldende regels verzameld (zie verder). U kunt echter aangeven dat bij ngelijke afleveradressen en/f pdrachtdatum een aparte factuur met wrden aangemaakt. Aan een verzamelfactuur kan een minimum 'factuurbedrag' gekppeld wrden. Een verzamelfactuur wrdt pas aangemaakt wanneer het ttale factuurbedrag grter f gelijk is aan het gekppelde bedrag. De hgte van deze bedragen stelt u zelf samen, evenals de dr u gebruikte verzamelcdes. Verzamelfacturering werkt als vlgt: U stelt de verzamelcdes samen. Daarbij geeft u een mschrijving p, f deze cde verzameld met wrden en een factuurbedrag. Let p! De eerste cde uit de lijst wrdt default vrgesteld bij het aanmaken van een pdracht (zie stap 2) als er geen cde bij de debiteur is vastgelegd. U legt vr elke debiteur vast vlgens welke verzamelcde u wilt factureren (menu 'Onderhud Debiteuren', tabblad III: 'Verzamelcd'). U kunt hier uit de bestaande cdes kiezen. Bij het aanmaken van een Factuurpdracht ziet u, na het selecteren van de debiteur, de verzamelcde staan. U kunt desgewenst de cde vr deze pdracht wijzigen. Wanneer u de pdrachten gaat verwerken, kunt u vr de te verwerken pdracht(en) een verzamelcde pgeven. U kent hiermee geen verzamelcde aan pdrachten te, maar geeft aan tt en met welke verzamelcde de facturen aangemaakt meten wrden. Wanneer u pgeeft dat u wekelijks wilt factureren, selecteert UNIT4 Accunting alle debiteuren waarvan het ttaal (gederen)bedrag in alle penstaande pdrachten hger is dan 125,00. Als u kiest vr 'tweewekelijkse facturering' wrdt een verzamelfactuur pgesteld van alle pdrachten waarvan het ttale gederenbedrag > 250,00 is. U met ervr zrgen dat er een hgere cde aanwezig is znder maximumbedrag, anders wrden kleinere pdrachten nit gefactureerd. De wijze van verzamelen Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 36 van 95

41 UNIT4 Accunting verzamelt de facturen p een aantal criteria. De vlgende elementen in de pdracht meten met elkaar vereenstemmen: de srt pdracht (factuur, dienst) 1. de srt factuur 2. debiteurnummer 3. de verzamelcde 4. de valutacde 5. de betalingscnditie 6. de leveringscnditie (geldt alleen vr Belgische administraties) 7. het type btw (incl. f excl., verlegd f geen) 8. het rderkrtingspercentage 9. het Btw-scenari 10. de vertegenwrdiger 11. de kstenplaats 12. het dssier 13. de Intrastatgegevens (vr zver van tepassing) 14. het land van bestemming De rders wrden per type rder (diensten, factuurpdrachten) en per verzamelcde verzameld. Dus niet dr elkaar. Als er geen verzamelcdes ingeverd zijn in de administratie kunnen ze k niet wrden ingevuld bij het factureren. Wanneer bij twee, verigens identieke rders, verschillende vertegenwrdigers zijn ingeverd, wrden deze niet verzameld. Creditnta's wrden meegenmen in de verzamelfacturering. Maar het gederenbedrag van de creditnta('s) wrdt niet in mindering gebracht p het ttale gederenbedrag van de nrmale facturen. Dit vrkmt dat de geleverde gederen, waarvan het gederenbedrag de betreffende verzamelcde verschrijdt, niet verzameld kunnen wrden mdat de creditnta van het gederenbedrag wrdt afgetrkken en u daarmee nder het minimumbedrag van de verzamelcde kmt. Als er bij het pvragen van infrmatie ver een factuur sprake is van verzamelen, wrdt nmiddellijk het scherm Inf pdrachten gestart en wrdt de eerste rder getnd. Met de bladerknp kunt u vervlgens bladeren tussen de rders die p de factuur verzameld zijn. Afdrukken verzamelfacturen Er is een standaardfrmulier beschikbaar vr verzamelfacturen. Hierp wrden de kpgegevens en verzendgegevens p regelniveau afgedrukt, met uitzndering van de rubrieken Factuur en Factdatum. Frmulieren vr het afdrukken van facturen per pdracht en de verzamelfactuur zijn niet uitwisselbaar. U kunt een factuur per pdracht dus niet afdrukken p een (frmulier vr een) verzamelfactuur. Als u gebruik gaat maken van verzamelfacturering zullen de al bestaande pdrachten afgedrukt wrden p de frmulierindeling van de verzamelfactuur. Reeds ingegeven en ng niet verwerkte pdrachten hebben geen verzamelcde. Ze wrden dan k niet verzameld. Als u de verzamelfacturering uitschakelt dr de cdes te verwijderen wrden de facturen weer per rdernummer afgedrukt. Het gevlg is dan echter dat meerdere pdrachten kunnen wrden afgedrukt p één met hetzelfde factuurnummer. Daarm wrdt afgeraden m terug te keren naar de nrmale facturering. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 37 van 95

42 5 Beken in het Kas-, Bank- f Girbek f het Memriaal De beginstand, het beginsald van het dagbek, met al ingeverd zijn. Zie k Intellen dagbeksaldi. Mutaties wrden herleid vanaf het beginsald. Het actuele beginsald wrdt getnd in het vakje 'Sald vrig'. Dit sald met vereenkmen met het 'vrige sald' p het bank- f girafschrift dat u ntvangen hebt. U kunt ter cntrle van de bekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling'. Na de selectie van het juiste dagbek kunt u de mutatie gaan inveren. Aan de hand van deze prcedure gaat u ntvangsten f uitgaven in het grt bek beken die niet in het inkp bek f verkpbek gebekt wrden, bijvrbeeld gemaakte ksten vr kantrbendigdheden die cntant ingekcht wrden. U gebruikt hiervr dagbeken van het type 'Kasbek', 'Bankbek' f 'Girbek'. Het maximale aantal afschriften/transacties dat in een dagbek gebekt kan wrden is 9999 (vier cijfers). Heel sms kmt het vr dat dit aantal ntereikend is. UNIT4 Accunting geeft een waarschuwing wanneer het afschriftnummer 9990 is bereikt, en geeft aan dat het dagbek bijna vl is. U kunt dan een ander dagbek aanmaken waarin de nummering pnieuw begint. Wanneer u in een bekingsregel in de klm 'Rekening', een grtbekrekeningnummer invult en u klikt met de rechter muisknp, kunt u met de ptie 'Inf grtbek' f 'Inf grtbekmutaties' extra infrmatie ver de gekzen rekening f de mutaties pvragen. Srteren U kunt de jurnaalpsten autmatisch laten srteren. Dit geeft u p bij de dagbeken. U srteert dan p bekingsdatum, ntvangsten / betalingen en vlgrde van beken. Dit is nder meer van belang vr de elektrnische belastingcntrle. Slaat u mutaties p in een dagbek waarvan de ptie Autmatisch srteren geselecteerd is, dan krijgt u de vraag f u negatieve debet-bedragen als ntvangsten wilt beken en negatieve creditbedragen als beltalingen. U kunt kiezen uit drie mgelijkheden: De mutaties wrden gesrteerd en negatieve debetbekingen wrden als ntvangsten en negatieve creditbekingen als betalingen beschuwd. De mutaties wrden gesrteerd en negatieve debetbekingen wrden als betalingen en negatieve creditbekingen als ntvangsten beschuwd. Nu wrdt niet gesrteerd, maar de beking wrdt wel pgeslagen. U kunt eerdere transacties pvragen in het veld 'Afschrift' (met <F4> f het vergrtglas ). Het inbeken van de beginsaldi van debiteuren en/f crediteuren, en het inbeken van debiteurenfacturen en crediteurenfacturen in het grtbek wrden bij de betreffende nderdelen beschreven. Zie vr meer infrmatie ver het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt in dagbeken van het srt 'Kas', 'Bank' f 'Gir' k bekingen inveren in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebank-bestand afstemmen bijvrbeeld m een betaling die u per bank f via het telebankieren van een debiteur ntvangen hebt, af te stemmen met de bijbehrende penstaande pst. Bekingen in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en het afstemmen van telebankmutaties wrden in betreffende nderdelen besprken. 5.1 Inbeken kas-uitgaven en -ntvangsten Uitgaven die direct vanuit de kas betaald wrden f ntvangsten die direct in de kas terecht kmen (cntante verkpen), wrden gebekt in het 'Kasbek'. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 38 van 95

43 Het beginsald van het kasbek met al ingeverd zijn p de beginbalans, zie 'Inbeken beginsaldi kas en, bank- en girrekeningen 'Inbeken beginsald debiteuren / crediteuren. 1. Start het prgramma 'Inveren financiële mutaties' 2. Selecteer een dagbek van het type 'Kasbek' 3. Vul de bekingsgegevens in 4. Vul de mutatieregel in vr het cntant betaalde f ntvangen bedrag en geef de tegenrekening p f selecteer het tabblad 'Debiteuren' f 'Crediteuren' m de beking in de betreffende subadministratie te beken 5. Geef eventueel het Btw-percentage p, waarna de Btw-beking autmatisch aangemaakt wrdt Als de ptie 'Saldcntrle' actief is, kunt u het eindsald van de kas in het veld 'Nieuw' inveren waarna u de bekingsregels invert. De velden 'Nieuw' en 'Ng te beken bedrag' blijven rd gekleurd tt het eindsald vereenkmt met de gebekte bedragen. U kunt desgewenst een 'dcumentnummer' aan de mutatie tekennen. Inbeken verige mutaties in het Memriaal / Inbeken van betalingen In het algemene bekingsprgramma kunt u twee typen bekingen inveren: 1. Memriaalbekingen, algemene bekingen die u in een Memriaaldagbek vastlegt, f 2. Betalingen van debiteuren f betalingen die u aan crediteuren gedaan hebt, die in een dagbek van het type Kas-, Bank- f Girbek gebekt wrden. Zie verder de aparte beschrijvingen van 'Inbeken debiteurenbetaling', 'Inbeken crediteurenbetaling', en van het handmatig afstemmen van telebankmutaties Na de selectie van het memriaaldagbek kunt u de algemene mutaties gaan inveren. Het Memriaal wrdt gebruikt vr incidentele bekingen die bijvrbeeld niet gebekt meten wrden p een dagbek waaraan een vaste tegenrekening gekppeld is, f vr het wegbeken van penstaande psten, bijvrbeeld in geval van een faillissement. U kunt in het Memriaal verschillende srten bekingen inveren; u kunt vanuit het Memriaal bijvrbeeld k betalingen inbeken in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebank-bestand afstemmen. U kunt in het Memriaal k dagbeken in vreemde valuta aanmaken. Ok vr het Memriaal hebt u een tegenrekening kunnen vastleggen waarp het tweede deel van de jurnaalpst autmatisch gebekt kan wrden. UNIT4 Accunting kent het gemak van het intelligent beken vr het autmatisch vrstellen van een rekening p basis van trefwrden in de mschrijving. 1. Cntrleer het vrgestelde peridenummer, transactienummer, mschrijving vr de sluitbeking en de bekingsdatum, en pas deze eventueel aan 2. Selecteer het tabblad dat vereenkmt met het type beking dat u wilt inveren. Hier wrdt alleen het inveren van algemene bekingen p het tabblad 'Mutaties' beschreven. Het beken van betalingen p de tabbladen 'Crediteuren' en 'Debiteuren' wrdt elders beschreven. Op het tabblad 'Betaalpdrachten' kunt u alle betalingen in een bepaalde batch direct laten registreren als crediteurenbetalingen 3. Klik p 'Tevegen' en vul de datum en de mschrijving van de beking in 4. Plaats de cursr in de juiste rubriek en vul het debet- f creditbedrag in. Met <Tab> f <Enter> kunt u naar de vlgende rubriek gaan. In welke rubriek u het bedrag invult, is afhankelijk van de grtbekrekening die u hierna selecteert: gemaakte ksten bekt u debet p een kstenrekening; een betaling van een debiteur bekt u credit p de rekening 'Debiteuren' Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 39 van 95

44 5. Vul het nummer van de rekening in f selecteer de rekening met <F4>. De rekening kan autmatisch dr UNIT4 Accunting vrgesteld wrden. Na het invullen van het rekeningnummer in de klm 'Rekening', kunt u met de rechter muisknp de grtbekinfrmatie vr de geselecteerde rekening pvragen met de ptie 'Inf grtbek' f 'Inf grtbekmutaties' 6. Als een van de pties 'Kstenplaats' / 'Dssier' 'aan' staat vr de grtbekrekening, met u de kstenplaats, het dssier en/f het aantal invullen. Dit laatste gegeven wrdt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijznderen naar aantal' 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', Map 'Verbijznderen', 'aan' staat 7. Als u de Btw-aangifte wilt specificeren, klikt u p het vakje Btw. In het venster 'BTW-specificatie' kunt u het Btw-percentage selecteren. Het bedrag aan btw en het bedrag exclusief btw wrden dan direct dr het prgramma berekend. U kunt de vrgestelde bedragen indien ndig ng aanpassen dr te klikken p het veld en het Btw-bedrag f het bedrag exclusief btw te wijzigen. Het crrespnderende bedrag wrdt dan eveneens aangepast. Vul de Btw-bedragen altijd psitief in. U kunt, afhankelijk van de srt mutatie (Aankp f Verkp) desgewenst een ander Btw-scenari kiezen. Na het afsluiten van de mutatieregel staat vr de regel de cde 'G' m aan te geven dat de mutatie in het grtbek heeft plaatsgevnden. U kunt vervlgens nieuwe mutatieregels gaan inbeken. Sald ttaal In het venster 'Ttaal' wrden het ttaal gebekte debetbedrag en creditbedrag getnd. Dit zijn de ttalen van alle mutaties in de huidige sessie. De rubriek 'Sald' geeft aan f de mutatie in evenwicht is; als deze rubriek een sald bevat dat ngelijk is aan '0.00', dan is de mutatie niet in evenwicht. U kunt dan: een f meerdere nieuwe mutaties inveren m de beking in evenwicht te brengen, f de mutatie pslaan. Het sald wrdt dan autmatisch gebekt p de tegen rekening die aan het Memriaal gekppeld is, bijvrbeeld de financiële tussenrekening (dit kan alleen als de ptie 'Cntrle B/G-dagbeken' 'uitgezet' is). Zie k de werking van de kladmutaties. 5.2 Inbeken vruitbetalingen 1. Maak in het prgramma 'Onderhud Algemene gegevens Basisgegevens' een reeks aan m de vruitbetalingen te nummeren 2. Kppel deze reeks in 'Onderhud dagbeken' aan het dagbek van het srt 'Kas', 'Bank', 'Gir' f 'Memriaal' waarin u de vruitbetaling wilt beken. 3. Open 'Inveren financiële mutaties' en selecteer het dagbek vr de vruitbetaling 4. Vul de bekingsgegevens in en veg een nieuwe regel te 5. Ga naar het tabblad 'Debiteuren' m een bedrag te beken dat dr een debiteur vruitbetaald is, f ga naar het tabblad 'Crediteuren' m een bedrag te beken dat u aan een crediteur vruitbetaald hebt 6. Selecteer de debiteur / crediteur 7. Vul het vruitbetaalde bedrag in (eventueel in valuta als u de valutacde ingevuld hebt). Vr crediteuren vult u dit bedrag in de klm 'Betaald' in; vr debiteuren vult u dit in de klm 'Ontvangen' in 8. Klik p m de vruitbetaling te beken. De vruitbetaling wrdt dan in het hfdscherm pgenmen Factuur inbeken Nadat de factuur daadwerkelijk ntvangen f verstuurd is, gaat u deze inbeken tegen het gehele te ntvangen f te betalen bedrag. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 40 van 95

45 9. Bek de factuur vr de debiteur f de factuur van de crediteur in tegen het vlledige bedrag. Bek de factuur p de nrmale wijze in het verkp-/inkpbek in het prgramma 'Inveren financiële mutaties' in Kppelen aan factuur Bij het inbeken van de ntvangst van de debiteuren- f crediteurenbetaling kunt u het vruitbetaalde f -ntvangen bedrag aan de factuur kppelen. 10. Open 'Inveren financiële mutaties',en selecteer het bankbek van de bank waarvr de betaling ntvangen is f een memriaaldagbek en bek de betaling van de factuur in de betreffende subadministratie 'Debiteuren' f 'Crediteuren' in 11. Selecteer de debiteur / crediteur en vraag de (penstaande) facturen p. Zwel de vruitbetaling als de ingebekte factuur wrden getnd.let p! U met hier altijd 'Afstemmen met meerdere facturen uitgeverd. gebruiken. Anders wrdt de beking niet 12. Selecteer zwel de factuur als de vruitbetaling p de factuur. Het ttaal te ntvangen f betalen bedrag bestaat dan uit het factuurbedrag minus het bedrag van de vruitbetaling. U kunt het bedrag invullen dat u werkelijk ntvangen hebt en aangeven dat het restant als vruitbetaling gebekt met wrden 13. Klik p m de betaling te beken. 5.3 Inveren memriaalbekingen Hiervr hebt u het dagbek van het type 'Memriaal' meten aanmaken in het prgramma 'Onderhud dagbeken. Aan dit dagbek hebt u een tegenrekening meten kppelen, bijvrbeeld de 'Tussenrekening financieel'. Deze rekening kan als tegenrekening gebruikt wrden. Dagbeken van het type 'Memriaal' kunnen gebruikt wrden vr de beginbalans f aanvullende bekingen die niet in de andere dagbeken gebekt wrden. Bij 'Mutaties' kunt u in de klm 'Dcument' desgewenst een intern factuurnummer inveren. De klm 'Datum' is de factuurdatum. U kunt ter cntrle van de bekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling'. 1. Start het prgramma 'Inveren financiële mutaties' 2. Selecteer een dagbek van het type 'Memriaal' 3. Vul de bekingsgegevens in 4. Vul de eerste mutatieregel in. U hebt dan twee mgelijkheden: - Klik p. UNIT4 Accunting maakt het tweede deel van de jurnaalpst (de sluitbeking) aan met gebruikmaking van de tegenrekening die aan het dagbek gekppeld is, f - Ver de tweede mutatieregel in. U kunt het tweede deel van de jurnaalpst dan beken p een willekeurige rekening f in de subadministratie 'Debiteuren' f 'Crediteuren' 5. Verlaat het prgramma als de beking geheel in evenwicht is f klik p m de sluitbeking autmatisch aan te laten maken. 5.4 Overige mutaties in het Kas-, Bank-, f Girbek 1. Cntrleer het peridenummer, het transactienummer en de bekingsdatum, en pas deze eventueel aan 2. Klik p de knp m een mutatieregel te kunnen tevegen. 3. Op het veld 'Datum' wrdt de zjuist pgegeven bekingsdatum geplaatst. U kunt deze datum p regelniveau ng aanpassen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 41 van 95

46 4. Vul de mschrijving van de mutatie in f selecteer een eerder gebruikte mschrijving (vr zver bij het inveren van het rekeningnummer geen autmatische mschrijving is gegenereerd). 5. Vul een dcumentnummer in (als er geen sprake is van een debiteuren- f crediteurenmutatie). Het dcumentnummer is een 'intern factuurnummer'. U kunt hiervr bijvrbeeld uw kasbnnummer gebruiken 6. Vul het nummer van de rekening in waarp het bedrag gebekt met wrden, f selecteer een rekening met <F4>. Klik met de rechter muisknp en selecteer 'Inf grtbek' f 'Inf grtbekmutaties' als u extra infrmatie ver de gekzen rekening f de mutaties wilt pvragen. Als de mutatie p de grtbekrekening herleid met wrden naar een kstenplaats, met u k de kstenplaats pgeven. Links nder in het venster wrdt de mschrijving van de rekening getnd en de eventuele kstenplaats Vul p het veld 'Betaald' f 'Ontvangen' het bedrag in dat u betaald f ntvangen hebt. Per mutatiebedrag met u een aparte mutatieregel inveren 7. Geef het Btw-percentage p in de klm Btw. Nu verschijnt het Btw-bedrag in de vlgende klm. Of druk in de klm 'BTW-bedrag' p F4 (nu verschijnt het venster 'BTW-specificatie'). Het bedrag exclusief btw en het bedrag aan btw wrden dan direct dr het prgramma berekend en in de vlgende klm getnd. U kunt de bedragen eventueel gaan aanpassen. U kunt k direct het bedrag inclusief btw invullen (het bedrag exclusief btw wrdt dan dr het prgramma berekend) f het bedrag exclusief BTW. U kunt, afhankelijk van de srt mutatie (Aankp f Verkp) desgewenst een ander Btwscenari kiezen. 8. Als de ptie 'Kstenplaats en/f dssier' 'aan' staat vr de geselecteerde rekening, dan met u pgeven naar welke kstenplaats f dssier de mutatie herleid met wrden. Ok de mschrijving van de kstenplaats f het dssier wrdt nderin getnd. 9. Als u kstenplaatsen en dssiers 'naar aantal verbijzndert' wrdt de klm 'Aantal' aan het bekingsscherm tegevegd. Geef hier het gewenste 'aantal' in. Als de ptie: 'Aantal kppelen aan bedrag' is geselecteerd, rekent UNIT4 Accunting zelf aan de hand van het bedrag uit f het een psitief- f negatief aantal is. het inveren van het aantal is niet verplicht. 10. Bij de Btw-srt wrdt altijd de Btw-srt vrgesteld die in het rekeningschema aan de grtbekrekening is gekppeld. U kunt desgewenst een andere srt vr de mutatie selecteren. 11. In het veld 'Subadministratie' staat f staan de aan de grtbekrekening gekppelde subadministratie(s) (alleen als u beschikt ver de mdule 'Verbijzndering'). Druk p <F4> m het bedrag te verbijznderen. U kunt ter cntrle van de bekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling'. Vr de mutatieregel staat de letter 'G' m aan te geven dat de mutatie in het 'Grtbek' plaatsgevnden heeft. Een 'D' f 'C' geeft aan dat de mutatie in de debiteuren- f crediteurenadministratie heeft plaatsgevnden. U kunt de gehele mutatieregel verwijderen dr de regel te selecteren en p te klikken. 5.5 Mutatie tegenbeken U kunt een mutatie tegenbeken als u achteraf, bijvrbeeld bij het pvragen van infrmatie f het afdrukken van een verzicht, tt de ntdekking kmt dat er een verkeerd bedrag gebekt, is f dat een bedrag p een verkeerde rekening gebekt is. U met dan de futieve mutatie tegenbeken en daarna de crrecte mutatie inveren. Als de peride al afgeslten is, kunt u de mutatie niet meer aanpassen f verwijderen, maar deze alleen aanvullen. Facturen van debiteuren en crediteuren die in de subadministratie gebekt zijn, kunt u wel verwijderen en daarna pnieuw inbeken. Vrdat u de mutatie gaat tegenbeken, met u alle bendigde infrmatie bij de hand hebben. Het gaat dan m de vlgende gegevens, die u bijvrbeeld in het prgramma 'Inf grtbek' kunt pvragen: Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 42 van 95

47 dagbek en peride waarin de beking verricht is; datum van de beking; de grtbekrekening waarp gebekt is, en het bedrag dat gebekt is. 1. Start 'Taken Inveren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagbek 2. Vul de gegevens (peride- en transactienummer) van de rsprnkelijke beking in 3. Selecteer de rekening waarp de beking gedaan is 4. Vul het bedrag van de rsprnkelijke beking in, maar nu tegengesteld. Als de rsprnkelijke beking als 'Betaald' ingebekt was, bekt u de beking nu als 'Ontvangen' in en andersm 5. Ver daarna de beking in zals deze had meten zijn, dus vul nu het juiste rekeningnummer in f vul een ander bedrag in f bek het bedrag in de juiste klm. 5.6 Verbijznderen van bekingen in een subadministratie U hebt maximaal 3 subadministraties aan de grtbekrekeningen gekppeld in 'Onderhud Rekeningschema'. Afhankelijk van de instelling bij de subadministratie met u de gebekte bedragen verplicht in hun geheel verbijznderen, f kunt u vlstaan met het verbijznderen van een deel van het bedrag f kunt u een grter bedrag verbijznderen. Als in 'Onderhud Verbijzndering Subadministratie' de ptie Vlledig beken geselecteerd is, met altijd het gehele bedrag van de bekingsregel in de subadministratie verantwrd wrden. Als u een beking invert vr een grtbekrekening waarvr u in het rekeningschema hebt aangegeven dat gebruik wrdt gemaakt van subadministraties, dan kunt u het bedrag van de betreffende bekingsregel geheel f gedeeltelijk uitsplitsen naar de subadministratie(s) de aan de rekening gekppeld zijn. U legt de details van de verbijzndering vast in een extra venster dat u kunt prepen. 1. Start het bekingsprgramma 'Taken Inveren financiële mutaties' en selecteer het dagbek (Inkpbek, Verkpbek f het Kas-, Bank-, Gir- f Memriaalbek) 2. Ver de bekingsregel in en selecteer een grtbekrekening waaraan een subadministratie gekppeld is. Na het bevestigen van het rekeningnummer, wrdt de klm 'Subadmin.' gevuld met de cde(s) van de subadministratie(s) die aan de rekening gekppeld zijn 3. Vul het bedrag van de bekingsregel in. Let p Geef het bedrag negatief in! 4. Dubbelklik in de klm 'Subadmin.', f druk in de klm p <F4> m het bedrag van de regel te verbijznderen. Er verschijnt dan een nieuw venster met een aantal tabbladen. Per gekppelde subadministratie wrdt een tabblad aangemaakt dat de mschrijving van de subadministratie bevat. Als de ptie 'Alleen beken p een aan de grtbekrekening gekppelde subadministratie' actief is staat, dan wrden er net zveel tabbladen aangemaakt als er gekppelde subadministraties zijn. Als de ptie 'Alleen beken p een aan de grtbekrekening gekppelde subadministratie' niet actief is, wrden er drie tabbladen aangemaakt. Als er minder dan drie subadministraties aan de grtbekrekening gekppeld zijn, krijgen de niet-gebruikte tabbladen de naam 'Admin.2' en 'Admin. 3'. Op de tabbladen die niet gevuld zijn, kunt u dan eventueel een andere subadministratie kiezen die ng niet p een van de andere twee tabbladen vrkmt. U kunt dus per bekingsregel bedragen in een 'lsse' subadministratie verbijznderen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 43 van 95

48 Als u bijvrbeeld aan rekening 4010 (610000) alleen de subadministratie 'Autksten' gekppeld hebt, en geen tweede en derde subadministratie hanteert, dan bevat het eerste tabblad in het verbijznderingsscherm de subadministratie 'Autksten'. Op het tweede en derde tabblad kunt u dan alsng vr een andere subadministratie kiezen. Ieder tabblad bevat in ieder geval de klm 'Bedrag', aangevuld met één f meerdere klmmen vr de standaardsleutels van de subadministratie en één f meerdere klmmen vr de aanvullende numerieke velden en het datumveld (gedefinieerd in 'Onderhud Verbijzndering Subadministraties'). 5. Plaats de cursr in de klm met de sleutel. In de subadministratie 'Autksten' is dit bijvrbeeld de sleutel 'Kenteken' 6. Vul de sleutelwaarde in, f druk p <F4> m een waarde te selecteren. De sleutelwaarde is de eenheid waarnaar verbijznderd met wrden, dus het kenteken van de aut. U met een bestaande sleutelwaarde pgeven die in het prgramma 'Sleutelwaarden' vastgelegd is 7. Vul in de klm 'Bedrag' het bedrag in dat p de gekzen sleutelwaarde (de aut met het gekzen kenteken) verbijznderd met wrden. Rechtsnder in het venster wrdt het bedrag van de bekingsregel getnd. Afhankelijk van de instelling 'Vlledig beken' met dit bedrag in zijn geheel verbijznderd wrden, f kunt u dit bedrag gedeeltelijk verbijznderen. Als de subadministratie 'vlledig bebekt' met wrden, kunt u pas p klikken als het gehele bedrag van de bekingsregel uitgesplitst is ver één f meerdere sleutels van de subadministratie. U mag een bedrag ver meerdere sleutels, f ver meerdere subadministraties verbijznderen. U bekt bijvrbeeld een bedrag van 423,50 p de rekening 'Autksten'. Dit bedrag bestaat uit een grte beurt en ksten vr reparatie van de bedrijfsaut met kenteken 'PR-TD-71' en een keer tanken van de aut met het kenteken 'HK-PL-52'. In de subadministratie 'Autksten' hebt u bij de sleutel 'Kenteken' de sleutelwaarden 'PR-TD-71' en 'HK-PL-52' gedefinieerd. In de klm 'Sleutel' selecteert u de sleutelwaarde 'PR-TD-71'. In de klm 'bedrag' vult u het bedrag in van de grte beurt en de reparatie. In de klm 'Datum rit / nderhud' kunt u ten sltte de datum van de grte beurt invullen. Vervlgens selecteert u de sleutelwaarde 'HK-PL-52' en vult u het bedrag van de brandstf in, gevlgd dr de datum van de rit. Op deze wijze hudt u de ksten per bedrijfsaut zeer nauwkeurig bij. Als het bedrag van 423,50 grter is dan de gemaakte ksten, kunt u het resterende bedrag p een andere sleutel, f in een andere subadministratie verbijznderen, die u p een ander tabblad kunt selecteren (dit kan echter alleen als de ptie 'Alleen beken p een aan de grtbekrekening gekppelde subadministratie' 'uit' staat; anders met u verplicht verbijznderen naar een van de gekppelde subadministraties). Als het vakje 'Vlledig beken' niet geselecteerd is vr de subadministratie, kunt u het verbijznderingsvenster k verlaten znder dat het gehele bedrag verbijznderd is. 8. Ver de vlgende bekingsregel in. Afhankelijk van de grtbekrekening waarp u bekt, kunt (f met) u het bedrag van die regel verbijznderen naar de subadministratie die aan de geselecteerde rekening gekppeld is. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 44 van 95

49 6 Werken met afletteren U kunt met UNIT4 Accunting grtbekmutaties afletteren. Bij afletteren wrden bij elkaar hrende debet- en creditmutaties tegen elkaar afgevinkt en vrzien van een aflettercde. U kunt afletteren bijvrbeeld gebruiken m een tegenbeking weg te werken, zdat de ttale bedragen een juist beeld blijven geven. Dit is met name praktisch bij cntrlerende tussenrekeningen, mdat deze rekeningen in principe glad meten lpen. U kunt dan heel snel traceren welke bekingen verantwrdelijk zijn vr het sald p deze rekening. U strt bijvrbeeld kasgeld bij uw bank en krijgt een aantal dagen later de kasstrtingen bijgeschreven p uw bankrekening. De kasstrting hebt u p de grtbekrekening 'Kruispsten' gebekt als uitgaven en aan de hand van uw bankafschrift bekt u de bijgeschreven bedragen k p deze grtbekrekening. U kunt de bedragen nu tegen elkaar afletteren zdat u het sald p uw kruisrekening gemakkelijk kunt verklaren. Vrbeeld: U bekt de vlgende kasstrtingen uit de kas in het kasbek p de rekening 'Kruispsten': U bekt vervlgens in uw bankbek de vlgende gestrte bedragen p dezelfde rekening: Als u met dagafsluitingen werkt, met u een dagafsluiting draaien vrdat u kunt gaan afletteren. Als u niet met dagafsluitingen werkt, kunt u altijd afletteren. Start daarna het prgramma 'Afletteren' en geeft de rekening 'Kruispsten' p. Nu verschijnen alle ng niet afgeletterde mutaties p het grtbek in het scherm: Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 45 van 95

50 U hebt binnen het scherm verschillende mgelijkheden m af te letteren: Autmatisch: Nu wrden alle gelijke bedragen waarvan het sald 0,00 is, autmatisch afgeletterd; Bedragen srteren: Nu wrden gelijke bedragen nder elkaar gezet en kunt u dr het veld 'Afletteren' te selecteren de gewenste mutaties afletteren; U kunt afgeletterde mutaties wijzigen; U kunt alle mutaties tnen, wanneer u k de afgeletterde mutaties wilt zien; Met kunt u alle vr afletteren geselecteerde mutaties, deselecteren. Tensltte slaat u de wijzigingen p. U kunt alleen pslaan als het sald 'Ng af te letteren' 0,00 is. Nu wrdt autmatisch een aflettercde aan de mutaties tegekend. Deze cde is een interne cde binnen UNIT4 Accunting en is niet zichtbaar Afletteren U kunt per grtbekrekening mutaties afletteren waarvan het sald gelijk is aan 0,00. Mutaties wrden uit het geselecteerde bekjaar getnd tt de laatste dagafsluiting. 1 Start 'Taken Afletteren' 2 Selecteer het gewenste bekjaar, selecteer de gewenste grtbekrekening en klik p Let p! Als u niet met dagafsluitingen werkt, kunt u altijd afletteren. U hebt nu de vlgende mgelijkheden: U kunt behalve de ng niet afgeletterde mutaties, k de vlledige mutatielijst pvragen dr p [Alle mutaties] te klikken. U kunt nu desgewenst futief afgeletterde mutaties herstellen en een mutatie pnieuw afletteren, waarbij u uit alle mutaties kunt kiezen. Hebt u p geklikt, wijzigt de knp in. Dr hierp te klikken zijn alleen de ng af te letteren mutaties zichtbaar. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 46 van 95

51 U kunt de lijst srteren p 'Bedrag'. Mutaties met dezelfde bedragen wrden nder elkaar getnd. Handmatig afletteren Selecteer het veld 'Afletteren' bij de gewenste mutatie en bij de juiste 'tegenbeking'. Autmatisch afletteren Klik p. Nu wrden autmatisch alle debet- en creditmutaties met hetzelfde bedrag afgeletterd. Met maakt u alle selecties ngedaan. Met kunt u een afgeletterde mutatie die pgeslagen is, ngedaan maken. 3 Letter de gewenste mutaties af en klik p. U kunt de pgeslagen afletteringen wijzigen dr de betreffende grtbekrekening te penen, p [Alle mutaties] te klikken, een regel te selecteren en vervlgens p te klikken. 6.2 Afstemmen debiteuren f crediteurenbetalingen Bij binnenkmende- f uitgaande betalingen kunnen betalingsverschillen ntstaan f betalingen kunnen betrekking hebben p meerdere facturen. Ok dr afrndingen bij valutakersen kunnen verschillen ntstaan. U met dan de betaling afstemmen f wegbeken p betalingsverschillen. U hebt hiervr vanuit de bekingsschermen twee mgelijkheden: het scherm 'Betalingsdetails' het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' Betalingsdetails In dit venster wrden de details van de factuur en de betaling getnd. U hebt k de mgelijkheid m betalingsverschillen al dan niet weg te beken en aan te geven dat de betalingstermijn verlengd wrdt. Dr de betalingstermijn te verlengen kunt u een verschil dat bijvrbeeld ntstaan is drdat de betalingskrting tch tegepast mag wrden na het verstrijken van de termijn, tch ng als betalingskrting gebekt wrden. Betalingstermijn verlengen Kruis het vakje 'Betalingstermijn verlengen' aan. Afhankelijk van het type factuur, wrdt het bedrag aan kredietbeperking f betalingskrting, dat bvenin het scherm getnd wrdt, ingevuld in de vakjes 'Niet ntvangen kredietbeperking' f 'Verleende betalingskrting' nderin het venster. Deze ptie is alleen van tepassing als er kredietbeperking f betalingskrting p de factuur berekend is. Valutadatum en Betaald bedrag Hier kunt u de valutadatum en het betaalde bedrag in valuta aanpassen. Het dr UNIT4 Accunting berekende valutabedrag wrdt getnd. Als u hier een afwijkend bedrag invult, dan kan rechts in het venster aangegeven wrden dat er een 'Restbedrag' ntstaat. U kunt dit 'restbedrag' laten wegbeken dr het vakje 'Verschil afbeken' aan te kruisen. Verschil afbeken Als er een restbedrag aanwezig is vr de betaling p de factuur, dan staat dit aangegeven in het vakje 'Restbedrag'. Als u dit bedrag niet wilt wegbeken, dan laat u dit vakje leeg; het restbedrag blijft dan staan en kan een vlgende keer afgebekt wrden. Als u dit restbedrag wilt wegbeken, kunt u dit vakje aankruisen. Het restbedrag wrdt nu bij 'Betalingsverschil' getnd, ten teken dat het restbedrag als betalingsverschil weggebekt mag wrden. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 47 van 95

52 Als er naast het verlengen van de betaaltermijn tch ng een verschil bestaat, dan wrdt de tegekende betalingskrting / kredietbeperking alleen gebekt als k de ptie 'Verschil afbeken' aangekruist is. Betalingsverschillen Wanneer het betaalde bedrag afwijkt van het penstaande factuursald is er een betalingsverschil. Een verschil kan bijvrbeeld ntstaan dr ten nrechte afgetrkken betalingskrting en/f kredietbeperking f drdat niet het gehele factuurbedrag is betaald (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil verrzaakt is dr meerdere valuta-mrekeningen. Standaard blijft de factuur vr het restant bedrag pen staan, tenzij in de bedrijfsgegevens p tabblad 'verige' een 'maximum autmatisch af te beken bedrag' bedrag is pgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wrdt de factuur als afgehandeld beschuwd. In het venster 'Betalingsdetails' kunt u het betaalde bedrag aanpassen f de betalingstermijn verlengen tt 'vandaag', zdat u ten nrechte afgetrkken kredietbeperking en/f betalingskrting alsng verleend. Als er (ng) een restbedrag is, kunt u aangeven f u dit bedrag wel f niet als betalingsverschil wilt laten afbeken. Verlengt u de betaaltermijn en bekt u een dan ng bestaand restantbedrag niet af, dan wrdt k de betalingskrting en kredietbeperking niet verleend, tenzij dit restantbedrag binnen de marge vr het autmatisch afbeken van betalingsverschillen valt. Bij het verlengen van de betalingstermijn wrdt de ten nrechte afgetrkken kredietbeperking en/f betalingskrting gebekt vlgens de betreffende relatiecdes. In het andere geval wrdt gebekt via de relatiecdes betalingsverschil. Het verschil kan k verrzaakt zijn dr een futieve bekdatum. In het scherm betalingsdetails kunt u k de valutadatum (niet te verwarren met de valutadatum van de bankmutatie) aanpassen. Klik p m het scherm 'Betalingsdetails' te penen. Het venster 'Betalingsdetails' verschijnt met de gegevens van de geselecteerde factuur Afstemmen crediteuren- f debiteurenbetaling met meerdere facturen Bij het beken in het Kas- Bank- f Girbek (tabblad 'Crediteuren' f 'Debiteuren') kunnen een aantal gegevens (bijvrbeeld de debiteur f crediteur f het bedrag) wrden ingegeven. Druk p <Ctrl> + <A> f klik p, deze gegevens wrden hier vergenmen. Ze kunnen in het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' gewijzigd f aangevuld wrden, zals het debiteuren/crediteurennummer, de valutadatum (niet te verwarren met de valutadatum van de bank) en de valuta en het bedrag van de betaling. Is het debiteuren/crediteurennummer niet ingevuld, dan ziet u in de tabel alle penstaande psten. Vult u het debiteuren/crediteurennummer in dan ziet u alle penstaande psten van die crediteur. Selecteert u een factuur in een bepaalde valuta, dan ziet u daarna alleen het restant aan penstaande psten in die valuta, van die crediteur. Uw selectie gaat verlren als er facturen zijn geselecteerd en u wijzigt de debiteur/crediteur f het aankruisvakje 'Alleen met penstaande psten'. De tabel met facturen wrdt dan pnieuw pgebuwd. Vr het afstemmen van facturen met de betaling kunnen 2 strategieën gevlgd wrden. Als u het veld 'Betaald' van uw dagafschrift invult dan met u bij het afstemmen van de facturen (en het verrekenen van eerdere vruitbetalingen) binnen dat bedrag blijven, f u vult het veld 'Betaald' niet in. Dan vrmen de geselecteerde facturen (en het verrekenen van eerdere vruitbetalingen) het betaalde bedrag, dat u met cntrleren met uw dagafschrift. Als u al eerder afgestemde facturen pnieuw prept dan is het veld 'Betaald' altijd gevuld. Als het veld 'Betaald' is ingevuld, dan wrdt het veld restbedrag actief. Tevens wrdt het aankruisvakje 'Restant als vruitbetaling beken' actief. In het veld 'Afgestemd' kunt u zien vr welk bedrag u al facturen hebt afgestemd en in het veld 'Restbedrag' staat het bedrag dat u ng met afstemmen. Het restbedrag wrdt geplaatst in het veld 'Vruitbetaald' zdra u het betreffende aankruisvakje activeert Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 48 van 95

53 (dit mag het vlledig betaalde bedrag zijn). In het veld 'Omschrijving vruitbetaling' kunt u een mschrijving aan de vruitbetaling meegeven. Bij het selecteren van een factuur wrdt de klm 'Betaald' autmatisch gevuld met het factuursald. Selecteert u meerdere facturen achterelkaar en is bij één f meerdere facturen ten nrechte betalingskrting en/f kredietbeperking verrekend, dan kmt dit ten laste van de laatste factuur die u selecteert. Die vertnt dan een naar verhuding grt betalingsverschil die u al dan niet afbekt. U kunt dit vrkmen dr bij de (vrgaand) geselecteerde factu(u)r(en) het aankruisvakje 'betalingstermijn verlengen' aan te kruisen. Als er betalingskrting en kredietbeperking bij de factuur is gebekt, dan wrdt het penstaande sald van de factuur aangepast. Aan de hand van dit penstaande sald kunt u dan het betaalde bedrag aanpassen. Eventueel kunt u daarna het aankruisvakje 'betalingstermijn verlengen' weer uitschakelen als u de ten nrechte in aftrek genmen bedragen niet accepteert. Er verschijnt dan een betalingsverschil dat u al dan niet kunt afbeken. Overschrijdt u dr de selectie van een factuur het ttaal betaalde bedrag, dan wrdt het restantbedrag in de klm 'Betaald' pgenmen en wrdt een betalingsverschil ten pzichte van het penstaande sald gecreëerd. Selecteer k daarm eerst eventueel verrekende creditnta's die het restbedrag eerst phgen. Selecteren van de facturen In dit venster kunnen de vlgende gegevens getnd wrden: 1. debiteurenfacturen (handmatig ingebekt f via de facturering) 2. crediteurenfacturen 3. vruitbetalingen In dit venster geeft u aan met welke factuur, facturen en/f vruitbetaling een betaling afgestemd met wrden. Als u gekzen hebt vr het beken in de subadministratie 'Debiteuren' kunt u de betaling die u van een debiteur ntvangen hebt afstemmen met de bijbehrende factuur f facturen. Als u de subadministratie 'Crediteuren' pgestart hebt, kunt u de dr u gedane betaling afstemmen met de crediteurenfactuur die u ntvangen en ingebekt hebt. U hebt hier diverse mgelijkheden: 1. een vlledig betaalde factuur afbeken, k in vreemde valuta 2. een gedeeltelijke betaling vastleggen, waarbij u kunt aangeven f het verschilbedrag wel f niet afgebekt mag wrden 3. een vruitbetaling laten verrekenen met het ntvangen f betaalde bedrag U kunt het ttaal betaalde bedrag (in valuta) vraf invullen bij 'Af te stemmen bedrag' als een cntrlemgelijkheid. Als u dit bedrag van tevren invult, dan kunt u facturen selecteren tt het ingevulde bedrag bereikt is. 1 De gegevens die u in het bekingsscherm hebt ingevuld zals crediteur/debiteur f bedrag, verschijnen in dit venster. Is de crediteur f debiteur ingevuld staan alle penstaande psten van de betreffende crediteur/debiteur in de tabel. Z niet dan staan alle penstaande psten van al uw debiteuren f crediteuren in de tabel. U kunt k het nummer van de debiteur / crediteur invullen waarvan u de betaling wilt beken f u kunt de debiteur / crediteur selecteren. De naam wrdt daarna p het scherm getnd 2 In het vakje 'Alleen penstaande psten' kunt u aangeven f u alleen de penstaande psten van de debiteur / crediteur wilt zien, f dat u alle facturen wilt pvragen. De gegevens van de factuur f de facturen verschijnen daarna p het scherm 3 Zek de gewenste factuur. U kunt hierbij p de naam van een klm dubbelklikken m de inhud van de klm van laag naar hg te selecteren (dr ngmaals te dubbelklikken srteert u van hg naar laag). U kunt na het srteren dus snel zeken p het factuurnummer, het aantal vervaldagen f de vervaldatum Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 49 van 95

54 4 Klik in het vak 'Selecteren' m de factuur af te kunnen stemmen. Het factuurbedrag en de valutacde wrden dan getnd in het vak 'Ttaal bedrag'. Eventueel kunt u een tweede factuur in dezelfde valuta selecteren. Het bedrag wrdt dan pgeteld bij het bedrag van de eerste factuur. U kunt niet tegelijk in vreemde- en lkale valuta afstemmen 5 Deelbetaling / verschilbedrag afbeken Als niet het gehele factuurbedrag betaald is, dus als u, f uw debiteur meer f minder betaald heeft dan het penstaande bedrag, dan kunt u dit afwijkende bedrag vastleggen. Klik na het selecteren van de factuur in de klm 'Ontvangen' f 'Betaald' en vul het bedrag in dat werkelijk ntvangen f betaald is. Het ttaalbedrag wrdt aangepast en het verschil tussen het werkelijk betaalde bedrag en het factuurbedrag wrdt in de klm 'Betalingsverschil' getnd. U hebt dan twee mgelijkheden: Verschilbedrag laten staan. Laat de klm 'Afbeken' leeg. Het bedrag blijft dan pen staan en blijft geregistreerd als 'ng te ntvangen' f 'ng te betalen' Verschilbedrag afbeken. Vink het vakje 'Afbeken' af. Het verschil wrdt afgebekt p de grtbekrekening die aan de relatiecde 'Betalingsverschil debiteuren' f 'Betalingsverschil crediteuren' gekppeld is. Eventueel kunt u de vervaldata ng wijzigen in de betreffende klmmen 6 Vruitbetaling verrekenen U herkent een vruitbetaling aan het negatieve factuursald. Als u srteert p de klm 'Factuursald' (zie hiervr bij punt 3) staan de vruitbetalingen bij elkaar de klm. Selecteer zwel de factuur als de vruitbetaling p de factuur m de vruitbetaling te verrekenen. Het vak 'Ttaal bedrag' tnt dan het te betalen bedrag, dat bestaat uit het factuur bedrag minus het bedrag van de vruitbetaling. Eventueel kunt u k hier het betalingsverschil vastleggen 7 Geef eventueel een telichting vr de betaling p. De telichting wrdt pgenmen in de jurnaalpsten vr het beken van de betalingskrting, van de kredietbeperking, van het kersverschil en in de histrische mutatie van de betaling, maar niet in de mutatie p de debiteuren- f crediteurenrekening. In deze mutatie wrdt autmatisch het nummer van de debiteur f crediteur pgenmen 8 Selecteer alle facturen waarvr de bevestiging van de gehele f gedeeltelijke betaling ntvangen is 9 Klik p als het ttaalbedrag vereenkmt met het bedrag dat u van de debiteur ntvangen hebt f dat u aan uw crediteur betaald hebt. U keert dan terug naar het invervenster vr de mutatie. De mutatieregel vr de betaling is dan aangemaakt, waarbij in de mschrijving het nummer van de debiteur f crediteur en van de (eerste) factuur pgenmen zijn. Als er meerdere facturen geselecteerd zijn, f als zwel een factuur als een vruitbetaling geselecteerd is, verschijnt achter het factuurnummer de aanduiding 'e.a.' Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling In het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' is het mgelijk een ntvangen / betaald bedrag in een andere valuta af te stemmen dan de penstaande facturen. Hierdr is het mgelijk bijvrbeeld een eur-betaling af te stemmen met USD-facturen. U kiest eerst in welke valuta u wilt afstemmen en vr welk bedrag. Als u p het bekingsscherm (de bekingsregel) ng geen bedrag in vreemde valuta hebt ingegeven, maar wel een bedrag in de valuta van het dagbek, dan verschijnt dit bedrag in het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen'. U kunt hiervan afwijken. Vrbeeld: Er kmt een betaling binnen van 2345,69. Aan de afnemer is echter een factuur in US-dllar gestuurd. Het ntvangen bedrag in eur wrdt nu naar de US-dllar mgerekend. Hiermee wrdt afgestemd: 2345,69 / 0,9049 = USD 2592,21 af te stemmen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 50 van 95

55 Dit bedrag kmt vereen met de factuur die in US-dllar gestuurd is. Kmt dit bedrag niet vereen met de factuur dan is er bij berekeningen met de kers waarschijnlijk een verschil pgetreden. Dit verschil met wrden afgebekt. Of er is bij de betaling sprake van een deelbetaling. Deze manier van afstemmen is k mgelijk als er een betaling afgestemd met wrden met meer dan twee valuta van buiten de EU. Stel dat u aan een afnemer in Maleisië een factuur stuurt in US Dllars. De betaling vlgt in Maleisische ringgitt p uw bankrekening in eur. De afnemer hanteert echter kersen die wel erg in zijn vrdeel zijn, f wentelt het kersrisic van de MYR p u af, ndanks dat u in USD gefactureerd hebt m dat te vrkmen. U kunt dan besluiten het verschil pen te laten staan f af te beken als betalingsverschil. Op het bankafschrift wrdt 5771,24 bijgebekt. Als u dit bedrag ingeeft als betaald bedrag wrdt de vlgende berekening naar USD uitgeverd als u de penstaande factuur selecteert. 5771,24 * 0,9049 (rekenkers USD in uw administratie) = 5222,40. Staat de factuur pen vr USD 5250,00 dan is de berekening in uw nadeel uitgeverd. Hanteert u geen af te stemmen bedrag, f stemt u af met de valutacde USD met de waarde 5250,00 dan wrdt het verschil als kersverschil gebekt. Dezelfde methde wrdt gehanteerd p het scherm 'betalingsdetails' als u een enkele factuur p de bekingsregel ingeeft. Alleen kunt u daar slechts kiezen vr de valuta van het dagbek f de valuta van de factuur. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 51 van 95

56 7 Werken met de Btw-aangifte Het vastleggen van de stamgegevens vr de Btw-bekingen en de Btw-aangifte bestaat uit de vlgende prcedures: 1. Vastleggen Btw-nummer van het bedrijf en de te gebruiken Btw-percentages 2. Definiëren Btw-vakken 3. Vastleggen Btw-scenari's. Basisgegevens BTW In de bedrijfsparameters en bij de bedrijfsgegevens hebt u p het tabblad btw de vlgende gegevens ingeverd: Of de administratie gebruik maakt van BTW. Als de administratie niet Btw-plichtig is wrden alle relevante menu s, rubrieken, klmmen en velden verbrgen (inactief gemaakt). Ok de ICT-listing is dan niet mgelijk. De wijze van aangifte (factuurmaand f bekingsperide) De Btw-nummers (van het bedrijf en de fiscale eenheid) De gehanteerde Btw-percentages (zie k: Het wijzigen van Btw-percentages. U hebt vr een aantal Btw-cdes de gebruikte percentages en een mschrijving vastgelegd. Relatiecdes In de relatiecdes liggen de vlgende (grepen van) Btw-cdes vast die u al f niet aan een grtbekrekening hebt gekppeld: Verkpfactuur btw cde 0 t/m 9; Verkpfactuur btw medecntractant/verlegd; Verkpfactuur btw buitenland EU; Verkpfactuur btw buitenland niet-eu; Aankpfactuur btw cde 0 t/m 9; Aankpfactuur btw medecntractant/verlegd; Aankpfactuur btw buitenland EU; Aankpfactuur btw buitenland niet-eu; Niet aftrekbare BTW. Niet aftrekbare btw wrdt standaard bij de grtbekrekening geteld waarp u bekt. Als deze relatiecde wrdt ingevuld, wrdt het niet-aftrekbare deel van de btw p de gekppelde rekening gebekt. Vr een Belgische administratie zijn er ng aparte relatiecdes vr de Aankpcreditnta s btw en de Verkpcreditnta s BTW. Aan de hand van de relatiecde weet UNIT4 Accunting p welke rekening ze een Btw-beking met beken (jurnaalpstregel). BTW-vakken Standaard wrden in UNIT4 Accunting de vakken vr de Btw-aangifte meegeleverd, zwel vr een Nederlandse- als vr een Belgische aangifte. Zie een vlledig verzicht van de meegeleverde Belgische- en Nederlandse aangiftevakken. De Btw-aangifte in UNIT4 Accunting kan nageneg autmatisch uitgeverd wrden dr gebruik te maken van de standaardinstellingen. De standaard Btw-vakken en -scenari s wrden bij het aanmaken van het allereerste bekjaar autmatisch gegenereerd vr zver de Btw-percentages vr de betreffende vakken zijn ingevuld in Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens, tabblad Btw. Bij het aanmaken van een nieuw Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 52 van 95

57 bekjaar en het vernemen van de bekjaargegevens uit het ude bekjaar, krijgt u de keuze m uw eigen, aangepaste Btw-gegevens ver te nemen, f dat u de standaard Btw-vakken en scenari s van UNIT4 Accunting verneemt vr het nieuwe bekjaar. BTW-bekingen wrden gebekt in de zgenaamde Btw-vakken. Ieder bedrag wrdt in een apart Btwvak gebekt; z is er vr het Btw-percentage van 6% bijvrbeeld een Btw-vak vr het beken van het basisbedrag waarver het Btw-percentage van 6% berekend wrdt, en een Btw-vak waarin het af te dragen Btw-bedrag gebekt wrdt. Vr het kppelen van een Btw-percentage aan een Btw-vak wrden de Btw-scenari's gebruikt (zie hiernder). De af te dragen en te vrderen bedragen die in de Btw-vakken gebekt wrden, wrden p de grtbekrekening gebekt die aan de relatiecde gekppeld is. Bij het inveren van de facturen vult u de Btw-percentages in. UNIT4 Accunting bepaalt dan aan de hand van het Btw-scenari in welk vak de btw gebekt met wrden. Op basis van de bedragen die in de vakken gebekt zijn, wrdt dan de Btw-aangifte gegenereerd. Het is, wanneer u aan het meegeleverde aangiftesysteem niet vldende hebt mgelijk m nieuwe vakken aan te maken en m bestaande vakken aan te passen. BTW-scenari's In het prgramma 'Onderhud btw Btw-scenari's' kunt u desgewenst zgenaamde scenari's vastleggen. Er wrdt in UNIT4 Accunting al een uitgebreide set aan standaardscenari's meegeleverd. In een Btw-scenari wrden de vlgende gegevens in een bekingsprcedure vastgelegd: gebruikte Btw-cde (de ingeverde Btw-cdes); het srt levering (gederen, diensten f, in België, investeringen); de srt nta (factuur f creditnta); f het bedrag mgekeerd met wrden (ja f nee). Vr een nrmale Btw-beking kiest u hier vr 'Nee', vr een creditnta kiest u vr 'Ja' als u de creditnta psitief met aangeven. Dit bijvrbeeld het geval vr een Belgische administratie, waarin een apart vak aanwezig is vr creditnta's waarin het bedrag psitief aangegeven met wrden; het srt bedrag (Omzet f BTW). In een Belgische administratie met u k de 'mzet nietaftrekbare BTW' en het 'bedrag aan niet-aftrekbare BTW' beken. In een Nederlandse administratie kan dit sms k vrkmen; het Btw-vak (waar het bedrag p de Btw-aangifte gebekt met wrden). Let p! De keuze N.v.t. (niet van tepassing) wil zeggen dat altijd gebekt wrdt. Kiest u bijvrbeeld bij BTWcde vr N.v.t. wrden alle Btw-percentages altijd gebekt in dit scenari. In UNIT4 Accunting wrden de vlgende standaard Btw-scenari s meegeleverd vr een Nederlandse administratie. Zie vr een Belgische administratie het vlledige verzicht van de scenari s : Aankp binnenland Aankp binnenland btw verlegd Aankp binnen EU met verlegging van heffing Aankp buiten EU met verlegging van heffing Verkp binnenland Verkp binnen EU met verlegging van heffing Verkp buiten EU met verlegging van heffing Hiermee zult u in de meeste gevallen al uw bekingen kunnen uitveren. Het kan echter zijn dat u gebruik maakt van een afwijkend Btw-bekingspercentage. Dan kunt u vr deze bekingen zelf een scenari aanmaken. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 53 van 95

58 Dr uzelf aangemaakte gebruikersscenari s wrden meegenmen als u een mdeladministratie aanmaakt in het prgramma 'Extra Aanmaken mdeladministratie' en als u een nieuw bekjaar aanmaakt. U kunt er dan k vr kiezen m de standaardscenari s te gaan gebruiken. Eigenschappen van scenari's Scenari's hebben een aantal mgelijkheden/instellingen die u bij het aanmaken van het scenari kunt instellen: Actief Om het vr de gebruiker verzichtelijker te maken is het mgelijk (standaard- f eigen) scenari s die niet gebruikt wrden, te deactiveren. Ze verschijnen dan niet langer in de keuzelijsten van het In- en Verkpbek en de Factuurpdrachten. U maakt scenari s actief f niet-actief in het scherm. Vrkeurscenari Het vrkeurscenari wrdt autmatisch vrgesteld als de beking vldet aan de pgegeven transactie en lcatie. Overigens hebt u dan altijd ng de mgelijkheid een ander (binnenlands) scenari p te geven. Standaard hebben de dr UNIT4 meegeleverde scenari's pririteit. U kunt een vrkeurscenari maar vr één cmbinatie van transactie, lcatie en btw p factuur pgeven. U kunt bijvrbeeld maar één vrkeurscenari vastleggen vr een verkptransactie binnen de EU. Als u dit vakje aankruist bij een ander scenari vr dezelfde cmbinatie (dus vr k een verkptransactie binnen de EU), dan vervalt de vrkeur status van het eerder pgegeven vrkeurs scenari en wrdt dit eerdere scenari een gewn scenari. BTW p factuur Daarnaast kunt u pgeven f in dit scenari de Btw-bedragen p de factuur in rekening zijn gebracht, f dat de btw niet p de factuur is vermeld, maar dat u in het kader van een verleggingsregeling de btw aan uzelf met berekenen en afdragen. Intrastat Geef vr de relevante scenari's aan f het beken van de Intrastatgegevens gewenst is. Als Intrastat aangevinkt staat, wrdt bij het beken gevraagd m de gegevens vr Intrastataangifte in te veren. 7.1 BTW-bekingen in UNIT4 Accunting Bij het beken van de facturen kijkt UNIT4 Accunting f een transactie vldet aan een van de aanwezige Btw-scenari's: dit kunnen zwel de standaard scenari's zijn als de dr u aangemaakte gebruikersscenari's. Als een transactie vldet aan de vrwaarden, stelt het prgramma het bijbehrende Btw-scenari vr. De Btw-beking wrdt dan autmatisch vlgens het gekzen scenari afgehandeld. U kunt in het bekingsprgramma k vr een alternatief scenari kiezen. Vanaf versie (echter niet met terugwerkende kracht) wrdt het Btw-bedrag apart pgeslagen p dezelfde regel als de grtbekmutatie. Dit geldt dus uitsluitend vr bekingen die u vanaf UNIT4 Accunting maakt, en niet vr de bekingshistrie. Hierdr wrdt het Btw-bedrag bijvrbeeld tijdens het pvragen van mzetmutaties getnd. Daarnaast wrdt ten beheve van de cntrle van de Btw-aangifte het Btw-bedrag k afgedrukt p de vlgende mutatieverzichten: 'Rapprt Grtbek Grtbekmutaties' 'Rapprt Grtbek Mutatieverslag afschriften' Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 54 van 95

59 'Rapprt Grtbek Rekeningkaartjes' 'Rapprt Grtbek Peride verzichten' 'Rapprt Grtbek Jurnaalpsten' In het rapprt 'Grtbekmutaties' wrdt daarnaast het Btw-bedrag gettaliseerd per rekening. Dit is handig als p een bepaalde rekening bijvrbeeld alles met Btw-hg wrdt gebekt. Let p! Als er echter Btw-hg én Btw-laag is gebekt p een en dezelfde rekening, dan wrdt dat k bij elkaar pgeteld en kunt u dat ttaal Btw-bedrag dus niet gebruiken vr de cntrle van uw Btw-aangifte. Verder wrdt het Btw-bedrag k getnd in alle infschermen waar u grtbekmutaties kunt inzien. Aan de hand van een vrbeeld laten we de dr UNIT4 Accunting gevlgde prcedure van een Btwbeking zien. Zie verder k de aparte beschrijving van het gebruik van Btw-scenari's bij het beken van aankpen verkpfacturen Gebruik van Btw-scenari's bij het beken van aankp- en verkpfacturen Inkp- en verkpfacturen Het beken van inkp- en verkpfacturen heeft een veld, 'BTW-scenari'. Daarnaast kunt u vr iedere bekingsregel nu een Btw-percentage vastleggen. In Extra Gebruikersparameters, map Bekingsprgramma s hebt u al meten aangeven dat u vr iedere bekingsregel een apart percentage en/f een aparte Btw-srt wilt kunnen pgeven vr zwel inkp- als verkpfacturen. Bekingen p grtbekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten BTW' wrden buiten de Btwaangifte gehuden. Bij het beken van inkp- en verkpfacturen kunt u gebruik maken van een Btw-scenari. U kunt gebruik maken van de standaard meegeleverde Btw-scenari's f van eventueel eigen scenari's. 1. Start het bekingsprgramma p en vul de cde van de debiteur f crediteur in. UNIT4 Accunting stelt een Btw-scenari vr nadat u de debiteur- / crediteurcde ingevuld hebt. Het prgramma kijkt hiervr naar de vlgende gegevens: Als er bij de debiteur f crediteur een vrkeurscenari is vastgelegd en actief is (in het nderhudsprgramma), dan zal het prgramma dit vrkeur scenari vrstellen Als er geen vrkeurscenari vr de debiteur f crediteur is vast gelegd, dan selecteert het prgramma een scenari aan de hand van de landcde van de debiteur / crediteur. Vr een Duitse debiteur wrdt bijvrbeeld het scenari vr een 'aankpfactuur binnen de EU' vrgesteld. 2. U kunt eventueel een ander scenari van hetzelfde srt selecteren als u hiervr bijvrbeeld een eigen gebruikersscenari hebt aangemaakt. Hierbij geldt wel dat er vr een binnenlandse relatie alleen een binnenlands scenari gekzen kan wrden In 'uitznderlijke' gevallen kunt u de Btw-aangifte handmatig aanpassen. Klik dan p de knp [Aangifte] m het venster p te vragen waarin u zelf de mzetbedragen en Btw-bedragen kunt muteren en verdelen ver gederen/diensten/investeringen (recapitulatie). De aangifte zelf kunt u niet wijzigen, deze wrdt afgeleid van de recapitulatie en het gehanteerde Btw-scenari. De niet p de factuur gebekte btw (de btw die u uzelf in rekening brengt in het kader van een verleggingsregeling) wrdt niet meer p het hfd scherm getnd. BTW-percentage per bekingsregel In het prgramma 'Onderhud Rekeningschema' hebt u per grtbekrekening een vast Btwpercentage kunnen vastleggen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 55 van 95

60 Nadat u een grtbekrekening in de bekingsregel hebt ingevuld, stelt UNIT4 Accunting het Btwpercentage vr dat u bij de rekening hebt vastgelegd. U kunt hiervan afwijken en een ander srt en/f percentage invullen. De kredietbeperking wrdt verdeeld ver de percentages en in Nederland wrdt de kredietbeperking standaard ver de gederen berekend, tenzij er geen gederenbedrag is. U kunt in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters' (map BTW) aangeven f u btw ver de kredietbeperking berekent f niet. BTW-berekening Bij het pslaan van de factuur wrden aan de hand van het Btw-scenari de Btw-gegevens bij de factuur pgeslagen. Het tegepaste Btw-scenari wrdt tevens pgeslagen bij de factuur, zdat eventuele crrecties mgelijk zijn. Inveren factuurpdrachten Bij het inveren van een dienstenfactuur / factuurpdracht, wrdt een scenari geselecteerd na het inveren van de debiteurcde p basis van de cde 'BTW 'Ja/nee/verlegd' die bij de debiteur vastgelegd is. U kunt een ander Btw-scenari tepassen. Maar vr een binnenlandse debiteur kunt u alleen een scenari met de lcatie 'binnenland' selecteren. Verwerken factuurpdrachten Bij de verwerking van een factuurpdracht, wrdt de btw gebekt vlgens het bij de pdracht vastgelegde scenari. De eventuele backrder die ntstaat krijgt hetzelfde Btw-scenari als de rsprnkelijke rder. In een Nederlandse administratie wrdt de kredietbeperking bij een gederenlevering altijd bij het gederenbedrag pgeteld, wat nder meer van belang is vr de ICT-aangifte. Let hierbij p de regels die de Belastingdienst stelt ten aanzien van kleine diensten die pgaan in de levering f kleine leveringen die pgaan in een dienst. In een Belgische administratie wrden gederen en diensten altijd strikt gescheiden gehuden. Bij iedere rderregel hrt een grtbekrekening en wrdt dus de cde gederen/diensten van de grtbekrekening gehanteerd. ICT-verwerking Een ICT-beking wrdt gemaakt als het 'srt levering' van de factuur gederen betreft en de lcatiecde van het tegepaste Btw-scenari aangeeft dat het niet m een binnenlandse levering gaat. U kunt geen apart EU-scenari kiezen vr een debiteur binnen de EU. Hiervr wrdt de landcde vr de ICT-transactie gebruikt, in cmbinatie met de cde 'EU Ja/Nee'. Vr bijvrbeeld een levering van Belgische crediteur die rechtstreeks uit Japan kmt, kunt u de cde 'niet-eu' hanteren, waardr hiervr geen ICT-beking wrdt aangemaakt. Telebankieren De Btw-verwerking vindt plaats vlgens het standaard vrkeurscenari 'binnenlandse transactie'. Afhankelijk van de gebruikte grtbekrekening wrdt er nderscheid gemaakt tussen diensten en gederen. Het prgramma hudt k rekening met het percentage 'niet-aftrekbare BTW' van de grtbekrekening. Imprteren aankp- en verkpfacturen De Btw-verwerking vindt plaats vlgens de standaardscenari s vr 'Aankp binnenland' f 'Verkp binnenland'. Als er bij de gebruikte debiteur f crediteur een afwijkend scenari is vastgelegd, wrdt dit scenari tegepast. Bij de cde 'BTW p factuur' is 'nee'' wrdt een scenari gekzen aan de hand van de lcatie. Afhankelijk van de gebruikte grtbekrekening wrdt er nderscheid gemaakt tussen diensten en gederen. Het prgramma hudt k rekening met het percentage 'niet-aftrekbare BTW'. U kunt echter geen alternatieve scenari s selecteren. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 56 van 95

61 7.2 De elektrnische aangifte van uw btw en ICT (Nederlandse administraties) Vanaf 1 januari 2005 bent u in Nederland wettelijk verplicht elektrnisch aangifte te den vr de mzetbelasting (OB), de pgaaf intracmmunautaire leveringen (ICL) en de inkmstenbelasting met winst uit nderneming (IB) en de venntschapsbelasting (Vpb). Vr de lnaangifte geldt deze verplichting vanaf De elektrnische Btw- en ICT-aangifte geldt alleen vr Nederlandse administraties. De elektrnische aangiftes vr de btw en de ICT kunnen rechtstreeks aangemaakt wrden vanuit UNIT4 Accunting. Let p! De elektrnische aangifte kan dr de belastingplichtige (BPL) gedaan wrden. Of u kunt de aangifte dr een intermediair laten den. Werkwijze Er wrdt een XML-bestand aangemaakt waarin nder andere de cmmunicatiegegevens en de aangiftegegevens wrden pgeslagen. Vervlgens verstuurt u dit bestand met speciale cmmunicatiesftware van de Belastingdienst, de BAPI (Belastingdienst Advanced Prgram Integratin) naar de belastingdienst. De UNIT4 T@xCnnectr Speciaal vr de pakketten van UNIT4 is een dergelijk cmmunicatiepakket ntwikkeld en p maat gemaakt m vanuit UNIT4 Accunting de aangiftes te kunnen versturen. De UNIT4 T@xCnnectr versleutelt en ndertekent de aangifte digitaal. Ok hudt de T@xCnnectr de histrische aangiftes vr u bij. Daarnaast kunt u in de T@xCnnectr de aangiften OB en LB eventueel handmatig intypen f ude aangiftebestanden vr ICT cnverteren, en deze bestanden vervlgens naar de Belastingdienst verzenden. U kunt in de T@xCnnectr uw aangifte pvragen en afdrukken. Zie hiervr de handleiding bij dit pakket. De T@xCnnectr kunt u vanaf de installatie-cd van UNIT4 Accunting installeren. Na de installatie is het echter verstandig m de laatste versie van het pakket te dwnladen vanaf de self-servicesite: ( Z weet u zeker dat u de meest actuele versie van de T@xCnnectr gebruikt. U kunt de installatie uiteraard k direct vanaf de self-servicesite uitveren. U vindt de T@xCnnectr en de handleiding in de gelijknamige map p de installatie-cd. Vastleggen parameters Standaard is ingesteld dat uw Btw-aangifte direct verstuurd wrdt via de Bapi (T@xCnnectr). De standaardinstelling geldt vr alle administraties waarmee u werkt. U kunt deze ptie vr alle administraties waarmee u werkt uitzetten: 1. Sluit een penstaande administratie 2. Open 'Extra Opties', tabblad 'Diversen' en deselecteer de ptie 'Direct versturen via T@xCnnectr' 3. Klik p. Let p! De ptie 'Direct versturen via T@xCnnectr' is uitsluitend zichtbaar als u geen administratie hebt penstaan! Nu is de mgelijkheid m direct vanuit UNIT4 Accunting met de T@xCnnectr de Btw-aangifte p te sturen geblkkeerd vr alle administraties. U kunt deze ptie echter k uitschakelen vr een specifieke administratie waarbij u dit wilt. 1. Open de administratie waarvr u de ptie wilt uitschakelen Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 57 van 95

62 2. Open 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map Btw 3. Deselecteer de ptie 'Direct versturen via en klik p Elektrnische Btw-aangifte (Nederlandse administratie) Met behulp van de elektrnische Btw-aangifte kunt u uw elektrnische aangifte gemakkelijk met UNIT4 Accunting uitveren. Vanaf 1 januari 2005 is de elektrnische aangifte van de mzetbelasting verplicht. Zie hiervr k de telichting vr de vergang van 2004 naar U verstuurt de aangifte met behulp van het prgramma UNIT4 T@xCnnectr. Dit prgramma met u installeren p het werkstatin f de werkstatins waarvandaan de aangifte verstuurd met (kunnen) wrden. 1. Open 'Taken btw Btw-aangifte (elektrnisch)'. 2. Bij 'Srt aangifte' geeft u aan f het een 'Nrmale aangifte' f een 'Suppletie-aangifte' is. Suppletie-aangifte UNIT4 Accunting heeft de mgelijkheid vr een suppletie-aangifte. Deze is vrnamelijk bedeld als 'crrectie-aangifte' ver het vrgaande 'bekjaar'. Deze crrecties meten vr de belastingdienst altijd in hetzelfde bekjaar wrden gedaan en mgen niet naar een vlgend bekjaar wrden meegenmen. Als er in het vrgaande bekjaar ng niet-aangegeven Btw-psten staan en u wilt in het vlgende bekjaar een aangifte den, krijgt u de melding dat u hiervr een suppletieaangifte in het vrige bekjaar met den.u kunt dan kiezen vr een 'Suppletie-aangifte'. Deze aangifte wrdt (ng) niet dr de belastingdienst elektrnisch ndersteund en kan dus k niet met de T@xCnnectr wrden verstuurd. U kunt de suppletie-aangifte wel pslaan en afdrukken. U met de aangifte dan aan de belastingdienst psturen. Wijzigingen die in een vrgaande peride van het lpende bekjaar zijn gedaan, bijvrbeeld een verwijderde factuur f een achteraf gebekte inkpfactuur, wrden in de vlgende peride van dat bekjaar gecrrigeerd in een 'Nrmale aangifte'. 3. In het veld 'Maand tm' vult u de maand in tt en met wanneer de aangifte gemaakt met wrden. Als u de aangifte 'Per bekingsperide' det ('Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens', tabblad Btw ) staat bij dit veld: 'Peride'. Vult u hier een maand f peride in die lager is dan f gelijk is aan de maand f peride die getnd wrdt in het veld 'Laatst aangegeven', dan wrdt een reeds definitief gemaakte aangifte gepend. In een definitief gemaakte aangifte kunt u geen bedragen wijzigen. Let p: Als u in de aangifte de ptie 'Definitief' hebt geselecteerd en u slaat de gegevens p met (f u drukt p <Ctrl + S>) is de aangifte daadwerkelijk definitief en kan dan niet meer gewijzigd wrden! Daarbij maakt het niet uit f u exprteert f niet. Als u in de elektrnische Btw-aangifte een aangifte niet definitief pslaat krijgt u de waarschuwing dat latere bekingen in de aangegeven peride niet wrden meegenmen, tenzij u de nietdefinitieve aangifte eerst verwijdert en een nieuwe aangifte aanmaakt. Het geselecteerde bekjaar in de knppenbalk is het jaar van de aangifte. Standaard wrdt het huidige bekjaar genmen. Hierbij wrdt rekening gehuden met de peridetabel als u met gebrken bekjaren werkt De peride die als laatste definitief is gemaakt, wrdt getnd in het veld 'Laatst aangegeven' Status aangifte Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 58 van 95

63 In het veld 'Status aangifte' staat de status van de aangifte. De vlgende statussen zijn mgelijk: Opgeslagen U hebt de aangifte pgeslagen maar ng niet geëxprteerd. Afgehandeld Een aangifte krijgt deze status als het gaat m een suppletieaangifte f een inhaalaangifte. Geëxprteerd De aangifte is wel met weggeschreven naar de map die u bij het veld Lcatie uitverbestand hebt pgegeven, maar het drsturen naar T@xCnnectr is niet gebeurd (bijvrbeeld mdat de ptie Direct versturen via T@xCnnectr niet geselecteerd is). Te verzenden De aangifte is met drgestuurd naar T@xCnnectr, maar kan in T@xCnnectr niet verznden wrden (bijvrbeeld mdat er geen verbinding is met het internet). Als bijvrbeeld de verbinding met het internet hersteld is, dan kunt u in T@xCnnectr deze aangifte alsng versturen. Verznden De aangifte is met Akkrd De aangifte is dr de Belastingdienst akkrd bevnden. Geweigerd De aangifte is dr de Belastingdienst geweigerd via T@xCnnectr verznden naar de Belastingdienst. 4. Selecteer het aangifte-tijdvak (maand, kwartaal f jaar) en de betreffende maand, resp. het gewenste kwartaal f jaar 5. Definitief f inhaalaangifte: Definitieve aangifte Als u de ptie 'Definitief' selecteert en u selecteert de ptie 'Inhaalaangifte' niet, dan wrdt de knp actief. Klikt u p deze knp, dan wrdt de aangifte weggeschreven naar de map die u bij het veld 'Lcatie uitverbestand' pgeeft. Inhaalaangifte Het is niet altijd ndig dat de gegevens van een definitieve aangifte naar de Belastingdienst verstuurd wrden. Stel dat de financiële administratie met een gebrken bekjaar werkt (bijvrbeeld een bekjaar dat lpt van 1 mei tt en met 30 april). Vr de eerste keer wrdt dan de aangifte van januari 2005 elektrnisch aangeleverd. Om dat te bereiken, zult u eerst een definitieve aangifte meten maken tt en met december 2004 (in het vrbeeld is dit tt en met peride 8). Hiervr met u dan wel de ptie 'Definitief' selecteren. Omdat de Belastingdienst de gegevens tt en met december al heeft, heven er geen gegevens naar de Belastingdienst gestuurd te wrden. Selecteer daarm de ptie 'Inhaalaangifte' en sla de aangifte p. Nu wrdt de knp niet actief. Als u in de elektrnische Btw-aangifte een aangifte niet definitief pslaat krijgt u de waarschuwing dat latere bekingen in de aangegeven peride niet wrden meegenmen, tenzij u de nietdefinitieve aangifte eerst verwijdert en een nieuwe aangifte aanmaakt. 6. Geef bij een definitieve pgave de map p uw harde schijf p waarin uw aangiftebestand met wrden pgeslagen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 59 van 95

64 Hebt u zwel bij 'Extra Opties' als bij de bedrijfsgegevens de ptie 'Direct versturen via de T@xCnnectr' geselecteerd, dan wrdt de definitieve aangifte tevens drgestuurd naar de T@xCnnectr, dat vr de autmatische verzending naar de Belastingdienst zrgt (zie stap 11) 7. Srt cntactpersn Vult u vr u zelf de aangifte in, dan is hier de ptie 'Belastingplichtige' geselecteerd (standaard) en kunt u de ptie 'Intermediair' niet selecteren. 8. Het Btw-nummer dat hier getnd wrdt, met u invullen in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens', tabblad Btw. De gegevens die hier in de velden 'Cntactpersn' en 'Telefnnummer' wrden getnd, zijn eveneens afkmstig uit de bedrijfsgegevens. In het veld 'Opmerking' kunt u een telichting geven. De inhud van dit veld wrdt k getnd in de aangiftemnitr ('Extra Btw-aangiftemnitr' die u selecteert buiten de administratie) 9. In het nderste gedeelte van het scherm wrden in de klmmen 'Ttaal mzet' en 'Ttaal btw' de bedragen getnd die berekend zijn aan de hand van de gemaakte jurnaalpsten. In de klmmen 'Aangegeven mzet' en 'Aangegeven btw' wrden de bedragen van de eerder definitief gemaakte aangifte(s) getnd. In de klmmen 'Aangifte mzet' en 'Aangifte btw' wrdt het verschil getnd tussen de vrige klmmen. U kunt de bedragen in de klmmen 'Aangifte mzet' en 'Aangifte btw' wijzigen en hiermee afwijken van de berekende bedragen. Let p: Met 'Onderhud btw Btw-aangiftevakken' is het mgelijk k aangiftevakken te te vegen. U kunt dan bijvrbeeld vakken vr de schattingen tevegen (vak 5e en 5f) f de vermindering in het kader van de Kleine Ondernemingsregeling (vak 5d). Maar u kunt daar k vakken tevegen die niet dr de Belastingdienst gehanteerd wrden. In het aangiftescherm wrden echter alleen de fficiële aangiftevakken van de Belastingdienst getnd 10. Versturen via Als u van de Belastingdienst vr het elektrnisch versturen van de aangiftes ter identificatie een pincde hebt gekregen, dan selecteert u de ptie 'Pin'. Maakt u bij het elektrnisch versturen van de aangiftes ter identificatie gebruik van certificaten, dan selecteert u de ptie 'Certificaat'. Let p: Als u de aangifte pslaat maar het venster niet sluit, verandert het veld 'Laatst aangegeven maand/peride' (ng) niet. Dit gebeurt pas als u het venster sluit en vervlgens weer pent. 11. Als u bij de bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat de aangifte direct met de UNIT4 T@xCnnectr verstuurd met wrden, kmt de aangifte direct in de T@xCnnectr te staan en wrdt autmatisch verstuurd. Het aangemaakte XML-bestand is dan in feite een 'backup-bestand'. Als u hebt aangegeven dat de aangifte niet direct verstuurd met wrden, met u het aangemaakte XML-bestand in de T@xCnnectr penen en versturen. U pent hiervr de T@xCnnectr. Zie vr de werking van de T@xCnnectr de meegeleverde handleiding bij het pakket. Als de T@xCnnectr niet f niet juist is geïnstalleerd, verschijnt daarvan een melding. Bij een definitieve aangifte wrdt dan wel een XML-bestand geplaatst in de dr u pgegeven directry en de status van de aangifte is dan definitief. U kunt een definitieve aangifte ngmaals psturen. U kunt een elektrnische aangifte herpenen met 'Taken Btw Btw-aangifte (elektrnisch) herpenen'. Vanuit de knppenbalk kunt u de vlgende rapprten afdrukken: Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 60 van 95

65 7.3 De Btw-aangifte in Nederland UNIT4 Accunting kent vr Nederland standaard de vlgende Btw-vakken: 1A Omzet, belast met 19 % 1B Omzet, belast met 6 % 1C Omzet, belast met verige tarieven 1D Omzet, privé-gebruik 1E Omzet, belast met 0%/niet bij mij belast 2A Omzet, heffing verlegd naar mij 3A Omzet, dr mij buiten de EU 3B Omzet, dr mij binnen de EU 4A Omzet, aan mij van buiten de EU 4B Omzet, aan mij uit de EU 5B Vrbelasting De belangrijkste en meest gebruikte vakken zullen de vlgende zijn: Vr de verkp 1A : Omzet, belast met 19% 1B : Omzet, belast met 6% Vr de inkp 5B : Vrbelasting Bij het inbeken van verkpfacturen geeft u aan ver welk (mzet)bedrag de btw geheven met wrden, en welk Btw-percentage van tepassing is. Let p! In 'Extra Gebruikersparameters', map 'Bekingsprgramma's' kunt u aangeven f u vr iedere bekingsregel een apart percentage en/f een aparte Btw-srt wilt kunnen pgeven vr zwel inkpals verkpfacturen. Bekingen p grtbekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten BTW' wrden buiten de Btwaangifte gehuden. 7.4 ICT-aangifte De ICT-aangifte kunt u alleen den als het veld 'ICT-listing' geselecteerd is (in de map Btw in het prgramma 'Bedrijfsparameters' in het menu 'Onderhud'). Vrdat u de definitieve aangifte gaat den, hebt u de ICT-bekingen nderhuden in het prgramma 'Onderhud ICT-bekingen' en een verzicht van de aan te geven ICT-bekingen kunnen afdrukken in het prgramma 'Overzicht ICT-bekingen'. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 61 van 95

66 ICT-bekingen (Intracmmunautaire Transacties) hebben betrekking p Btw-bekingen binnen de Eurpese Unie. Intracmmunautaire transacties met buitenlandse debiteuren met u apart pgeven aan de fiscus dr middel van de zgenaamde ICT-aangifte. In dit prgramma kunt u de ICT-gegevens in een bestand pslaan dat vervlgens naar de fiscus gestuurd kan wrden. In dit prgramma wrdt k de begeleidende brief afgedrukt (die vr België verplicht is). Vr de aangifte in Nederland wrden alleen het bestand aangemaakt en wrdt een verzicht afgedrukt van de recrds die in het bestand pgenmen zijn 1. Open 'Taken btw ICT-aangifte' 2. Geef het bekjaar, het aangiftejaar en het aangiftetijdvak p. UNIT4 Accunting stelt hier het laatste ng niet aangegeven tijdvak vr. Vr bekjaren eerder dan 2010 kunt u in een Nederlandse administratie alleen een kwartaalaangifte den. Bij een gebrken bekjaar heft het kalenderjaar en het kwartaal niet gelijk te lpen met het bekjaar. 3. Selecteer daarna p het tweede tabblad de termijn: maand f peride (bij gebrken bekjaren) tt en met wanneer u de aangifte wilt den (afhankelijk van de wijze waarp u de Btw-aangifte det. Dit laatste is ingesteld in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map Btw ). Als u 't/m maand' pgeeft is dit niet afhankelijk van het gebrken bekjaar, maar is dit het maandnummer van het kalenderjaar. 4. Geef bij een Belgische administratie aan f u de aangifte p papier (dcument) wilt pslaan, f dat u een elektrnische (XML-)aangifte wilt den. Vr Nederlandse administraties kunt u alleen een elektrnische aangifte den. Geef aan f het een definitieve aangifte is. De aangifte wrdt alleen gegenereerd vr de bekingen die tt en met de pgegeven maand f peride weggeschreven / ingebekt zijn. 5. Geef met het bestandspad vr het uitverbestand p. Als u bij de bedrijfsparameters hebt aangegeven dat de aangifte direct met de UNIT4 T@xCnnectr verstuurd met wrden, wrdt de aangifte direct in de T@xCnnectr ingelezen. Het aangemaakte XMLbestand is dan in feite een 'backup-bestand'. Als u hebt aangegeven dat de aangifte niet direct verstuurd met wrden, met u het aangemaakte XML-bestand in de T@xCnnectr penen en versturen. U pent vervlgens de T@xCnnectr m de aangifte te verzenden. Zie vr de werking van de T@xCnnectr de meegeleverde handleiding bij het pakket. UNIT4 Accunting cntrleert de Btw-nummers. Als het prgramma cnstateert dat er spaties vrkmen, verschijnt de vraag f de spaties vervangen mgen wrden dr de Btw-nummers uit de stamgegevens. Als het Btw-nummer in de stamgegevens niet ingevuld is, verschijnt een scherm waarin u het ntbrekende Btw-nummer kunt invullen. Als u kiest vr wrden er crrectierecrds aangemaakt. Als u vr een crediteur f debiteur een Btw-nummer invert, wrdt dit nummer k ingevuld bij alle andere bekingen van de betreffende crediteur f debiteur en wrdt het nummer bij de stamgegevens pgenmen. Wanneer u in de ICT-aangifte een reeks van bekingen vr dezelfde relatie hebt, heft u het Btw-nummer maar éénmaal in te vullen. Na de bevestiging van de gegevens wrdt het aangiftebestand in de pgegeven directry gegenereerd. Let p! Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 62 van 95

67 Om de aangifte definitief te maken, met het bestand p de printer wrden afgedrukt. Ok als u een 'Vrbeeld p het scherm' pvraagt en direct daarna de aangifte afdrukt, is de aangifte niet definitief. U met dan in de wizard een stap terug en pnieuw direct p de printer afdrukken m de aangifte definitief te maken. UNIT4 Accunting hudt vr de bestandslayut rekening met de verschillen tussen een Nederlandse en een Belgische administratie. In 'Taken btw Overzicht ICT-bekingen' kunt u een verzicht pvragen van alleen de reeds aangegeven bekingen. U kiest dan in het veld 'Status' vr 'Aangegeven' Onderhud ICT-bekingen debiteuren U kunt de ICT-prgramma's alleen pstarten als het veld 'ICT-listing' afgevinkt is in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map Btw. Bij het inbeken van de debiteurenfacturen (in 'Aanmaken pdrachten' en/f 'Inveren financiële mutaties') cntrleert UNIT4 Accunting f het m een buitenlandse debiteur gaat en f er btw afgedragen wrdt. De gegevens van alle buitenlandse debiteurenfacturen waarp geen btw afgedragen wrdt, wrden vr de ICT-aangifte pgeslagen. Dit geldt alleen vr facturen waarvr geen btw berekend is p de factuur; facturen met een Btwpercentage van 0% wrden dus niet vr de ICT-aangifte pgeslagen. UNIT4 Accunting cntrleert f vr de betreffende debiteur het Btw-nummer is ingevuld bij de debiteurengegevens. Is dit niet het geval zal de pst niet in de ICT-aangifte wrden pgenmen. Uw Btw-aangifte en de ICT-aangifte stemmen dan niet vereen. UNIT4 Accunting geeft hiervr een waarschuwing. In dit prgramma kunt u de ICT-bekingen vr de debiteuren handmatig nderhuden. U kunt in dit prgramma reeds bestaande bekingen pvragen f nieuwe bekingen vr de ICT-aangifte inveren die niet via de facturering f in het verkpbek gebekt kunnen wrden. Bestaande bekingen wrden dr UNIT4 Accunting gegenereerd p basis van de verkpfacturen vr buitenlandse debiteuren, die znder btw ingebekt zijn in het prgramma 'Inveren financiële mutaties'. Deze bekingen zijn extracmptabel, dat wil zeggen dat de wijzigingen die u hier drvert, buiten de reguliere administratie blijven mdat de betreffende facturen al gebekt zijn. 1. Start het prgramma 'Onderhud ICT-bekingen debiteuren' in het menu Btw van het menu 'Taken'. 2. Selecteer de debiteur waarvr u de beking wilt nderhuden en klik p (Ctrl + F ). Of kies direct een factuur als u een keuze wilt maken uit de facturen. 3. Vul p het veld 'Vlgnum' (Vlgnummer) een vlgnummer in vr de beking (meestal is er één beking per factuur). Als er meer dan één beking vr de factuur aanwezig is, kunt u uit de aanwezige bekingen selecteren. 4. Als u de Btw-aangifte p basis van de bekingsperide det (hebt u aangegeven in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters' map Btw ), dan met u vr een nieuwe factuur het jaar en de bekperide vr de aangifte invullen. Als u de Btw-aangifte p basis van de factuurmaand det, dan wrden de velden 'Bekjaar' en 'Per' (Peride) vanuit de factuurdatum gevuld. 5. Vul de landcde in f selecteer de cde. Alleen bekingen vr landen binnen de EU, met de cde 'Exprt', wrden in de ICT-aangifte pgenmen (in het prgramma 'Algemene gegevens' tabblad 'Landen' hebt u de instelling 'wel / niet EU' per landcde kunnen aangeven). Facturen vr landen buiten de EU, en facturen met de cde 'Imprt' wrden wel geregistreerd, maar niet in de ICTaangifte pgenmen 6. Geef het Btw-nummer p en in het veld 'Leveringssrt' de srt levering. 7. Geef de factuurdatum, de mschrijving p en eventueel het crrectiejaar (en het tijdvak). Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 63 van 95

68 8. Vul het factuurbedrag in. Dit det u in het veld 'Gederenbedrag'. Tt en met bekjaar 2009 kunt u k ng het Dienstenbedrag inveren. In het prgramma 'Overzicht ICT-bekingen' (Imprt/Exprt) kunt u een verzicht laten afdrukken van de ICT-bekingen. U kunt dan eventueel k aangeven dat u alleen de crrecties f alleen de al aangegeven bekingen wilt zien Onderhud ICT-bekingen crediteuren U kunt de ICT-prgramma's alleen pstarten als het veld 'ICT-listing' geselecteerd is in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map Btw. Bij het inbeken van de crediteurenfacturen (in 'Inveren financiële mutaties') cntrleert UNIT4 Accunting f het m een buitenlandse crediteur gaat en f er btw afgedragen wrdt. De gegevens van de buitenlandse crediteurenfacturen wrden vr de ICT-aangifte pgeslagen p de vlgende vrwaarden: de cde 'BTW p factuur' met p 'Nee' staan en er met een Btw-percentage ingevuld zijn. UNIT4 Accunting cntrleert f vr de betreffende crediteur het Btw-nummer is ingevuld bij de crediteurengegevens. Is dit niet het geval zal de pst niet in de ICT-aangifte wrden pgenmen. Uw Btw-aangifte en de ICT-aangifte stemmen dan niet vereen. UNIT4 Accunting geeft hiervr een waarschuwing. In dit prgramma kunt u de ICT-bekingen handmatig nderhuden. U kunt in dit prgramma reeds bestaande bekingen pvragen f nieuwe bekingen inveren vr de ICT-aangifte die niet gebekt (kunnen) wrden in het inkpbek. Bestaande bekingen wrden dr UNIT4 Accunting gegenereerd p basis van de inkpfacturen vr buitenlandse crediteuren, waarvr de btw niet in de factuur pgenmen is, maar waarvr wel een Btw-percentage geselecteerd is in het prgramma 'Inveren financiële mutaties'. Deze bekingen zijn extracmptabel, dat wil zeggen dat de wijzigingen die u hier drvert, buiten de reguliere administratie blijven mdat de betreffende facturen al gebekt zijn. 1. Start het prgramma 'Onderhud ICT-bekingen crediteuren' in het menu Btw van het menu 'Taken'. 2. Selecteer de crediteur waarvr u de beking wilt nderhuden en klik p (Ctrl + F ). Of kies direct een factuur als u een keuze wilt maken uit de facturen. 3. Vul p het veld 'Vlgnum' (Vlgnummer) een vlgnummer in vr de beking (meestal is er één beking per factuur). Als er meer dan één beking vr de factuur aanwezig is, kunt u uit de aanwezige bekingen selecteren. 4. Als u de Btw-aangifte p basis van de bekingsperide det (hebt u aangegeven in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters' map Btw ), dan met u vr een nieuwe factuur het jaar en de bekperide vr de aangifte invullen. Als u de Btw-aangifte p basis van de factuurmaand det, dan wrden de velden 'Bekjaar' en 'Per' (Peride) vanuit de factuurdatum gevuld. 5. Vul de landcde in f selecteer de cde. Alleen bekingen vr landen binnen de EU, met de cde 'Exprt', wrden in de ICT-aangifte pgenmen (in het prgramma 'Algemene gegevens' tabblad 'Landen' hebt u de instelling 'wel / niet EU' per landcde kunnen aangeven). Facturen vr landen buiten de EU, en facturen met de cde 'Imprt' wrden wel geregistreerd, maar niet in de ICTaangifte pgenmen 6. Geef het Btw-nummer p en in het veld 'Leveringssrt' de srt levering. 7. Geef de factuurdatum, de mschrijving p en eventueel het crrectiejaar (en het tijdvak). 8. Vul het factuurbedrag in. Dit det u in het veld 'Gederenbedrag'. Tt en met bekjaar 2009 kunt u k ng het Dienstenbedrag inveren. In het prgramma 'Overzicht ICT-bekingen' (Imprt/Exprt) kunt u een verzicht laten afdrukken van de ICT-bekingen. U kunt dan eventueel k aangeven dat u alleen de crrecties f alleen de al aangegeven bekingen wilt zien. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 64 van 95

69 7.4.3 Overzicht ICT-bekingen Het verzicht bevat alle facturen vr buitenlandse debiteuren en crediteuren die in 'Inveren financiële mutaties' f 'Aanmaken pdrachten' ingeverd zijn, aangevuld met de handmatig ingebekte ICTbekingen (in 'Onderhud ICT-bekingen'). U kunt verschillende selectiecriteria pgeven, waardr u bijvrbeeld alleen de crrecties f de bekingen kunt pvragen die al in het prgramma 'ICT-kwartaalaangifte' aangegeven zijn. In 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map Btw hebt u kunnen aangeven f u de Btw-aangifte p basis van de factuurmaand f p basis van de bekingsperide det. Afhankelijk van deze instelling kunt u in dit prgramma selecteren p maand f peride. In dit prgramma kunt u een verzicht laten afdrukken van de aanwezige ICT-bekingen. U kunt verschillende criteria vr de selectie pgeven, waardr u aan de hand van dit verzicht bijvrbeeld de vlgende gegevens kunt nagaan: zullen de ng aan te geven bekingen crrect wrden aangegeven, zijn de al aangegeven bekingen juist aangegeven, en zijn de crrecties juist dr geverd. 1. Start 'Taken btw Overzicht ICT-bekingen' 2. Geef aan tt en met welke maand f peride u het verzicht wilt genereren en vr welk srt bekingen u het verzicht wilt zien 3. Geef vervlgens de selectiecriteria p. Op het veld 'Bekingen' kunt u aangeven f u alleen de 'reguliere' bekingen, alleen de 'crrectiebekingen' f beide srten bekingen wilt zien. Op het veld 'Status' kunt u aangeven f u alleen de reeds 'aangegeven' bekingen (pgegeven bekjaar) wilt zien, de 'niet-aangegeven' bekingen (k in alle vrgaande bekjaren) f 'alle' bekingen: dit zijn dus zwel de aangegeven als de niet-aangegeven bekingen in het pgegeven bekjaar. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 65 van 95

70 7.5 BTW-aangifte handmatig aanpassen Als u de Btw-beking wilt cntrleren f wijzigen en p de bedragen aanpassen. hebt geklikt, kunt u in dit scherm Bij een Btw-bedrag p de factuur dat afwijkt van de berekende BTW, kunt u dit bedrag handmatig aanpassen aan het bedrag p de factuur. U ziet p het tabblad 'Aangifte' in welk vak de btw wrdt gebekt. Is dit vak niet het gewenste keert u terug naar de factuur en kiest het juiste Btw-scenari. Als u de btw handmatig aanpast wrdt in het bekingsvenster het veld 'Aangepaste Btw-aangifte' geselecteerd Bekingsbedragen inclusief BTW U kunt per factuur pgeven f u de regelbedragen inclusief btw wilt inveren. Selecteer hiervr het veld: 'Incl. BTW. Dit kan een hulpmiddel zijn wanneer u een factuur ntvangt waarp per factuurregel geen exclusief bedrag is pgenmen (bijvrbeeld bij nta s in de hreca). Vlgens de Wet p de Omzetbelasting met p een factuur f nta zwel het ttaalbedrag staan waarver btw berekend wrdt, als het Btw-bedrag dat met wrden betaald. Is geen Btw-bedrag p de factuur pgenmen, dan mag de mzetbelasting k niet als vrbelasting wrden afgetrkken. Als in UNIT4 Accunting het veld incl. BTW wrdt geselecteerd wijzigen de klmmen in het bekingsscherm: de klm Bedrag, respectievelijk Debet en Credit wrd(t)en vervangen dr Bedrag incl. BTW daarvr in de plaats verschijnen de klmmen Bedrag incl. BTW en Btw. In deze laatste klm geeft u (per regel) het gehanteerde Btw-percentage p. er wrdt een klm BTW-bedrag tegevegd en het veld kredietbeperking wrdt geblkkeerd. Het resultaat van de btw zal crrect zijn als één grtbekregel wrdt ingeverd en er geen kredietbeperking p de factuur in rekening is gebracht. Zijn er meer grtbekregels kunnen er Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 66 van 95

71 afrndingsverschillen ntstaan mdat de btw vaak p basis van ttalen wrdt berekend. In dat geval kunt u de btw p regelniveau aanpassen f met de knp. Is er wel kredietbeperking p de factuur in rekening gebracht, kunt u na het inveren van de regelbedragen het veld Incl. BTW uitschakelen. Het scherm krijgt weer de standaard-instelling en u ziet p regelniveau de berekende bedragen exclusief BTW. U kunt de factuur dan verder p de nrmale wijze afhandelen. Beken van bedragen inclusief btw is een hulpmiddel vr facturen met bedragen inclusief BTW. Maar de grtbekregels wrden uiteraard exclusief btw pgeslagen. Dat betekent dat u eventuele crrectiebekingen na het pslaan van de factuur p de nrmale wijze, exclusief btw met uitveren. Wanneer u bij de crrectie de ptie Incl. BTW weer activeert, met u de regelbedragen pnieuw inveren. Berekening van het Btw-bedrag per bekingsregel Vanaf versie (niet met terugwerkende kracht) wrdt het Btw-bedrag apart pgeslagen p dezelfde regel als de grtbekmutatie. Dit geldt dus uitsluitend vr bekingen die u vanaf UNIT4 Accunting maakt en niet vr de bekingshistrie. Hierdr wrdt het Btw-bedrag bijvrbeeld tijdens het pvragen van mzetmutaties getnd. Daarnaast wrdt ten beheve van de cntrle van de Btwaangifte het Btw-bedrag afgedrukt p de vlgende mutatieverzichten: 'Rapprt Grtbek Grtbekmutaties' 'Rapprt Grtbek Mutatieverslag afschriften' 'Rapprt Grtbek Rekeningkaartjes' 'Rapprt Grtbek Peride verzichten' 'Rapprt Grtbek Jurnaalpsten' Let p! De Btw-bedragen van kas-, bank-, gir- en memriaaltransacties die gebekt zijn in eerdere versies dan versie wrden vanaf versie niet meer afgedrukt. Alleen de Btw-bedragen van pgeslagen transacties in versie wrden afgedrukt. In het rapprt 'Grtbekmutaties' wrdt daarnaast het Btw-bedrag gettaliseerd per rekening. Dit is handig als p een bepaalde rekening bijvrbeeld alles met Btw-hg wrdt gebekt. Let p! Als er echter Btw-hg én Btw-laag is gebekt p een en dezelfde rekening, dan wrdt dat k bij elkaar pgeteld en kunt u dat ttaal Btw-bedrag dus niet gebruiken vr de cntrle van uw Btw-aangifte. Verder wrdt het Btw-bedrag getnd in alle infschermen waar u grtbekmutaties kunt inzien. Als u in het Inkp- en Verkpbek ('Taken Inveren financiële mutaties') gebruik maakt van de knp m de Btw-bedragen aan te passen, dan kan het gebeuren dat de Btw-bedragen van de grtbekmutaties afwijken van de bedragen in de Btw-aangifte. De Btw-aangifte is in dit geval wel ged. Om de kans p afwijkingen zveel mgelijk te minimaliseren adviseren wij u m in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters' in de map 'Bekingsprgramma's' de parameters 'BTW per bekingsregel' bij het beken van de inkp- en verkpfacturen aan te zetten. Als u in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters' in de map Btw de parameter btw berekenen bij kredietbeperking hebt aanstaan, dan wrdt in een jurnaalpst de grtbekrekening kredietbeperking gebruikt bij iedere cmbinatie van Btw-cde en Btw-srt. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 67 van 95

72 8 Werken met telebankieren Bij telebankieren kunt u uw crediteurenfacturen elektrnisch betaalbaarstellen, uw bankafschriften elektrnisch matchen met penstaande debiteurenfacturen en de crediteurenfacturen die u betaalbaargesteld hebt. Als alle betalingsgegevens vereenkmen wrdt de penstaande pst van de factuur afgebekt. U kunt bij het betaalbaarstellen eenvudig de gewenste facturen selecteren en u kunt deelbetalingen den. Bij het elektrnisch betaalbaarstellen maakt UNIT4 Accunting een betalingsbestand aan dat u vervlgens p diskette aan uw bank testuurt f imprteert in het telebankier-pakket dat u van uw bank in gebruik hebt. De bank verwerkt de betalingen en stuurt u een bankafschrift en/f een telebankbestand. Een telebankbestand kunt u imprteren en autmatisch f handmatig afstemmen met de penstaande crediteuren- en debiteurenfacturen f de betaling beken p een grtbekrekening (zie: Beken van crediteurenbetalingen via 'Betaalpdrachten'). Het inrichten van uw telebankierprces Vrdat u elektrnisch kunt bankieren, met u een aantal stamgegevens inveren. Hiermee bepaalt u nder andere de wijze waarp UNIT4 Accunting prbeert m de bankmutaties te matchen met uw penstaande psten (zie k:de wijze van matchen bij telebankieren). Opgeven matchcriteria en matchvlgrde in de Bedrijfsparameters 1. Open in 'Onderhud Algemene gegevens Bedrijfsparameters' de map 'Telebankieren'. Zie hiernder vr een Belgische administratie. 2. Geef in de bvenste map aan p welke primaire criteria u wilt matchen. Standaard staan alle criteria geselecteerd, maar u kunt ze uitschakelen. Dat laatste kan tijdwinst bij het matchen pleveren, vral als u met twee f drie criteria (vrijwel) alle facturen kunt matchen. UNIT4 Accunting heft in dat geval niet k ng eens p de verige criteria te zeken. 3. Geef vervlgens de vlgrde aan waarin UNIT4 Accunting de match met uitveren. Ok als u hierbven een f meer matchcriteria hebt uitgeschakeld blijven ze hier zichtbaar. Ze hebben dan verder geen effect. U wijzigt de vlgrde dr p het betreffende criterium te klikken. Deze zal dan één plaats naar nderen verschuiven. Alle bvenliggende criteria blijven daarbij ngemeid. 4. Geef aan dat als bij een match twee facturen een 'gede' match hebben, UNIT4 Accunting in dat geval de udste penstaand pst zal vrstellen, f zet deze ptie uit. UNIT4 Accunting kan bij een match p 'verblijvende' bedragen een vruitbetaling beken. Let p! Hiervr is het ndzakelijk dan aan het betreffende dagbek een reeks gekppeld is. Belgische administratie In België is sprake van een zgenaamd dmiciliëringsnummer. Dit wrdt aan een debiteur die autmatisch wilt incasseren afgegeven. Bij het autmatisch incasseren wrdt dit nummer dan in het betalingskenmerk / gestructureerde mededeling geplaatst. Op basis van dit nummer is dan de crediteur te achterhalen bij het autmatisch matchen. In een Belgische administratie wrdt p het tabblad 'Basis I' van 'Onderhud Crediteuren' een nieuw veld geplaatst vr het ingeven van het dmiciliëringsnummer. Daarm kunt u in een Belgische administratie k matchen p het dmiciliëringsnummer (zie: De wijze van matchen bij telebankieren). Tevegen relatiecde vr ng niet gematchte saldi In 'Onderhud relatiecdes' kunt u rekeningen kppelen aan relatiecdes vr autmatische bekingen. Bij het imprteren van een bankafschrift waarbij (ng) niet alles gematched is, blijft een sald Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 68 van 95

73 pen staan. Dit sald met wrden gebekt p een daarvr bestemde rekening. Als u deze relatiecde niet invult, wrdt het bedrag p de verplichte relatiecde vr de vraagpsten. Maak daarm een rekening aan (tussenrekening) en kppel deze p het tabblad 'Diversen' aan de relatiecde 'Ng te matchen bankmutaties'. Betalingskenmerk en meerdere bankrekeningen bij de stamgegevens Debiteuren/Crediteuren U kunt p tabblad 'Basis I' in 'Onderhud Debiteuren' respectievelijk 'Onderhud Crediteuren', per debiteur/crediteur pgeven f hij gebruik maakt van betalingskenmerken. In België wrdt aan een crediteur die autmatisch wilt incasseren een zgenaamd dmiciliëringsnummer afgegeven. Bij het autmatisch incasseren wrdt dit nummer dan in het betalingskenmerk / gestructureerde mededeling geplaatst. Op basis van dit nummer is dan de crediteur te achterhalen bij het autmatisch matchen. In een Belgische administratie wrdt p het tabblad 'Basis I' van 'Onderhud Crediteuren' is een veld beschikbaar vr het pgeven van het dmiciliëringsnummer. Zwel bij debiteuren als crediteuren kunt u meerdere bank- en girrekeningen pgeven. Hiervr is het tabblad 'Banken' pgenmen waarin u verschillende bankrekeningen kunt inveren. Bestandsfrmaten bij het telebankieren UNIT4 Accunting werkt met de vlgende bestandsnaam vr binnenlandse betalingen. CLIEOP03.<pgegevens extensie in de bankgegevens>; U kunt in 'Onderhud Bankgegevens' de vr uw bank geldende bestandsextensie pgeven. Det u dit niet, dan wrdt een extensie p basis van het administratienummer dr UNIT4 Accunting zelf gegenereerd (bijvrbeeld ClieOp vr de administratie MVL00001). Deze extensie wrdt dr de bank niet geaccepteerd. Vr België geeft UNIT4 Accunting de vlgende bestandsnamen vr de pslag p uw harde schijf: Flp02.txt vr betalingen in eur s. Geef altijd wanneer u de bestanden vr verzending naar de bank, de juiste naam en extensie aan de bestanden. Deze wrden dr uw bank vrgeschreven. Na het inveren van de bendigde instellingen en stamgegevens kunt u met telebankieren aan de slag: 1. Betaalbaarstellen crediteurenfacturen 2. Maken betaalpdracht 3. Imprteren en matchen van bankmutaties. 8.1 Werken met betalingskenmerken Betalingskenmerk / Gestructureerde mededeling Om het autmatisch matchen van bankmutaties eenvudiger te maken, is het mgelijk m bij het aanmaken van een factuurpdracht, in het verkpbek en bij het beken van een inkpfactuur, een betalingskenmerk mee te geven. Als in Nederland het betalingskenmerk aan de 11-pref vldet, dan verschijnt naast het betalingskenmerk een icntje ( ). UNIT4 Accunting genereert het betalingskenmerk, waarbij het autmatisch aan de 11-pref vldet. Dit nummer wrdt autmatisch p de achtergrnd gegenereerd bij het verwerken van de pdracht/rder en het aanmaken van een in- f verkpbeking. Het betalingskenmerk kan wrden afgedrukt p de facturen en pdrachten. U kunt, als u dit wilt, de frmulieren hiervr zelf aanpassen. Bij 'Inf pdrachten' is het gegenereerde betalingskenmerk zichtbaar. In het verkpbek wrdt het betalingskenmerk gegenereerd zdra het debiteurennummer is geselecteerd. U kunt het handmatig aanpassen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 69 van 95

74 Ok bij baliefacturering kan het betalingskenmerk wrden afgedrukt p de factuur (frmulier: balieac.qrp en baliefac.qrp). In het inkpbek kunt u in het veld 'Betalingskenmerk' het betalingskenmerk van de inkpfactuur pgeven. Bij de inkpfacturen wrdt het betalingskenmerk meegenmen naar de betaalbaarstelling. In Nederland wrdt het betalingskenmerk als vlgt samengesteld: De lengte van het debiteurnummer + het factuurnummer is maximaal 15 psities: Dan is de 1e psitie een cntrlegetal van de 11-pref. Daarna vlgen pvulnullen als de lengte van het debiteurnummer + het factuurnummer kleiner is dan 15. Tt slt vlgt het debiteurnummer met aansluitend het factuurnummer. Het ttaal aantal psities is 16. De lengte van het debiteurnummer + het factuurnummer is 16 psities: Dan is de 1e psitie een cntrlegetal van de 11-pref. Daarna vlgen pvulnullen. Tt slt vlgt het factuurnummer. Het ttaal aantal psities is 16. Het debiteurnummer wrdt dan niet gebruikt. In België is betalingskenmerk het factuurnummer van 8 psities, gevlgd dr twee nullen. De laatste twee psities zijn vr het restgetal van de 97-pref zdat het betalingskenmerk van 12 psities vldet aan de 97-pref. In België wrdt het betalingskenmerk een 'gestructureerde mededeling' genemd. Het bestaat uit een uniek nummer van 12 psities waarp een 97-pref van tepassing kan zijn. Aan de hand van dat nummer is de betreffende factuur eenvudig te matchen bij het imprteren van bankafschriften. Als het betalingskenmerk aan de 97-pref vldet, dan verschijnt naast het betalingskenmerk een icntje ( ). Betalingskenmerk pvragen U kunt het betalingskenmerk pvragen met 'Inf Debiteuren'. Op het tabblad 'Facturen' is de klm 'Betalingskenmerk' beschikbaar. Om het betalingskenmerk/gestructureerde mededeling p de facturen en verzichten af te kunnen drukken met u de frmulieren (factureren en (factuur)pdrachten) aanpassen. Het betalingskenmerk kunt u 'verplicht' maken vr individuele debiteuren en crediteuren dr in de stamgegevens de ptie 'Maakt gebruik van betalingskenmerk' te selecteren. Dan met bij de verkp- en inkpfacturen het betalingskenmerk verplicht wrden pgegeven. 8.2 Kppelen bank- aan grtbekrekening U kunt een bank- f girrekening aan een grtbekrekening kppelen. Mutaties p deze bank- f girrekening wrden dan autmatisch gebekt p de gekppelde grtbekrekening. Dit is bijvrbeeld handig als u vaste ksten, zals telefnksten, niet p de grtbekrekening 'Crediteuren' wilt beken, maar direct p de bank- f girrekening van de telefnmaatschappij. Dr hier het nummer van de vaste rekening in te vullen, wrdt het bedrag aan telefnksten elke maand p de bank- f girrekening van de telefnmaatschappij gebekt. Dit bedrag kunt u in uw eigen administratie als ksten p de grtbekrekening 'Telefnksten' beken. U kunt verschillende rekeningsrten kiezen: 'Bankrekening', 'Pstbankrekening' f 'Overige'. Bij 'Bankrekening' geldt de 11- f 97(BE)-pref Bij 'Pstbankrekening' (NL) wrdt gecntrleerd p de letter P met maximaal 8 numerieke karakters. Bij 'Overige' wrdt niet gecntrleerd. 1. Selecteer een rekeningsrt 2. Kies een bank- f girrekening die u aan een grtbekrekening wilt kppelen 3. Vul de naam van de rekeninghuder in 4. Kies de grtbekrekening waaraan u de bank-/girrekening wilt kppelen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 70 van 95

75 8.3 De wijze van matchen bij telebankieren Vr het matchen legt u de primaire criteria van matchen en de vlgrde waarin UNIT4 Accunting de criteria drlpt vast in de bedrijfparameters (zie Werken met telebankieren). U kunt daar matchingscriteria vastleggen f uitschakelen. U legt dan alleen het primaire criterium vast. Dus als u de ptie Debiteur- f crediteurnummer aanzet, gaat UNIT4 Accunting als eerste dit criterium aflpen. Wrdt er een match gevnden, gaat UNIT4 Accunting k de andere gegevens van de match cntrleren (bijvrbeeld het sald f het betalingskenmerk). Is er dan sprake van een 'gede match', stpt UNIT4 Accunting het prces. Wrdt geen gede match gevnden zal UNIT4 Accunting k de andere geselecteerde criteria aflpen. Tip De keuze vr de matchingscriteria is sterk van uw eigen situatie afhankelijk. Als u veel dezelfde bedragen factureert (bijvrbeeld als u veel dezelfde artikelen factureert) en u zu 'Openstaand sald' als matchingscriterium gebruiken, kan het matchen erg lang gaan duren. Deze parameter zrgt er namelijk vr dat UNIT4 Accunting prbeert via het penstaande sald een match te maken. Er is bijvrbeeld een elektrnische mutatie van 37,50. UNIT4 Accunting gaat nu kijken f dit penstaande sald ergens te vinden is. Op het mment dat dit bedrag gevnden wrdt, dan kijkt hij welk debiteurnummer er gekppeld is en gaat dit vergelijken met de tekst uit de betaling. Vervlgens gaat UNIT4 Accunting kijken welk factuurnummer bij deze mutaties hrt en gaat weer in de mschrijving van de betaling kijken f dit nummer genemd staat. Z wrden ng een aantal cntrles uitgeverd. Vastleggen van de vlgrde Als u een aantal criteria hebt vastgelegd, kunt u k de vlgrde vastleggen van de criteria waar UNIT4 Accunting p zal matchen. Het criterium dat vr uw bedrijf de meeste slagingskans zal geven, zet u dan uiteraard bvenaan. De ervaring leert dat vr veel bedrijven het (primair) matchen p 'één f meerdere facturen' de grtste slagingskans zal hebben. Als een elektrnische mutatie wrdt geïmprteerd in UNIT4 Accunting prbeert het eerst de vlgende elementen uit de mutatie te halen: Tegenrekening: als de tegenrekening van de elektrnische mutaties is teruggevnden als bankrekening van de debiteur f crediteur Crediteur: als de crediteur die bij de betreffende bankrekening hrt, teruggevnden is Debiteur: als de debiteur die bij de betreffende bankrekening hrt, teruggevnden is Dmiciliëringsnummer(Belgische administraties): als het betalingskenmerk van de elektrnische mutatie gelijk is aan dmiciliëringsnummer van gevnden crediteur Bedrag: als het gebekte bedrag van de gevnden facturen gelijk is aan het betaalde f ntvangen bedrag Factuur: Als alle facturen teruggevnden zijn Betalingskenmerk: Als er één factuur gebekt is en als het betalingskenmerk van die factuur gelijk is aan het betalingskenmerk van de elektrnische mutatie. Of u gebruik wilt maken van alle mgelijkheden en in welke vlgrde u de match laat uitveren is afhankelijk van uw eigen situatie. Maar k zal duidelijk zijn dat de ene prcedure meer tijd kst dan de andere. Als al uw facturen een uniek betalingskenmerk hebben zal het 'Matchen p een specifieke factuur' minder tijd ksten dan het matchen p 'penstaand sald' en k trefzekerder zijn. Uitgangspunt vr de matching is dat geprbeerd wrdt m drie gegevens te cntrleren en af te stemmen: Van wie is de betaling (debiteurnummer, crediteurnummer f bankrekeningnummer); Vr welke factuur is de betaling bedeld (factuurnummer, betalingskenmerk); Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 71 van 95

76 Klpt het ntvangen f betaalde bedrag met de penstaande pst(en). Een 'gede' match scrt p alle drie de frnten. Als alle gegevens behalve het bedrag klppen, resulteert dit in een 'redelijke' match. In alle andere gevallen waarbij minimaal één kenmerk wrdt gevnden is er sprake van een 'dubieuze' match. Hiernder staat een verzicht van de mgelijkheden en de specifieke criteria aan de hand waarvan een match als 'ged', 'Redelijk' f 'Dubieus' geclassificeerd wrdt. Matchen p betaal- f incass-pdracht Hier wrdt gecntrleerd f de geïmprteerde batch van de juiste bank is en het betaalnummer klpt en f in UNIT4 Accunting de facturen inderdaad betaalbaargesteld zijn in een betaalpdracht. Matchen p een specifieke factuur (betalingskenmerk) Cntrleert primair p het betalingskenmerk van een debiteuren- f crediteurenfactuur. De vlgende berdelingen van de autmatische match zijn mgelijk: Ged - Het gebekte bedrag van de gevnden factuur p basis van het betalingskenmerk is gelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag. Redelijk - Het gebekte bedrag van de gevnden factuur p basis van het betalingskenmerk is ngelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag; - Het debiteur, crediteur f factuurnummer is teruggevnden. Dubieus - Het gebekte bedrag van de gevnden factuur p basis van het betalingskenmerk is ngelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag. Matchen p één f meerdere facturen Cntrleert primair f de factuurnummers vrkmen. De vlgende berdelingen van de autmatische match zijn mgelijk: Ged - Het ttaal gebekte bedrag van de gevnden facturen is gelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag; - Er is p één debiteur f crediteur gebekt; - De tegenrekening van de elektrnische mutatie is niet teruggevnden bij een andere debiteur f crediteur dan die uit de betreffende beking. Redelijk - Het ttaal gebekte bedrag van de gevnden facturen is ngelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag; - Er is p één debiteur f crediteur gebekt; - De tegenrekening van de elektrnische mutatie is niet teruggevnden bij een andere debiteur f crediteur dan die uit de betreffende beking. Dubieus Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 72 van 95

77 - Het gebekte bedrag van de gevnden factuur p basis van het betalingskenmerk is ngelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag en/f - Er is p meer dan één debiteur f crediteur gebekt en/f - De tegenrekening van de elektrnische mutatie is teruggevnden bij een andere debiteur f crediteur dan die uit de betreffende beking. Matchen p basis van de tegenrekening Om te kunnen matchen p de tegenrekening, zal deze meten vrkmen als bankrekening bij de debiteur f crediteur. Hierp wrdt in eerste instantie gematched. Van de gevnden debiteur f crediteur wrden de penstaande psten pgehaald. Een factuur wrdt afgebekt als tenminste aan één van de vlgende vrwaarden is vldaan: Het betreffende factuurnummer kmt vr; Het betalingskenmerk van de betreffende factuur is gelijk aan het betalingskenmerk van de elektrnische mutatie; Het factuursald van de betreffende factuur is gelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag. De vlgende berdelingen van de autmatische match zijn mgelijk: Ged - Het ttaal gebekte bedrag van de gevnden facturen is gelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag; - De gebekte facturen zijn teruggevnden. Redelijk - Het ttaal gebekte bedrag van de gevnden facturen is ngelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag; Dubieus - Als er geen facturen gevnden zijn en het bedrag van de elektrnische mutatie als vruitbetaling/ -ntvangst is gebekt. Matchen p debiteur- f crediteurnummer Primair wrdt gematched p het debiteur- f crediteurnummer. Wrdt deze gevnden, dan wrden de penstaande psten pgehaald. Een factuur wrdt afgebekt als tenminste aan één van de vlgende vrwaarden is vldaan: Het betreffende factuurnummer kmt vr; Het betalingskenmerk van de betreffende factuur is gelijk aan het betalingskenmerk van de elektrnische mutatie; Het factuursald van de betreffende factuur is gelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag. De vlgende berdelingen van de autmatische match zijn mgelijk: Ged - Het ttaal gebekte bedrag van de gevnden facturen is gelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag; - De gebekte facturen zijn teruggevnden. Redelijk - Het ttaal gebekte bedrag van de gevnden facturen is ngelijk aan het betaalde f ntvangen bedrag; - De tegenrekening van de elektrnische mutatie is teruggevnden als bankrekening bij de betreffende debiteur f crediteur f Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 73 van 95

78 - Er is geen bankrekening van een willekeurige debiteur f crediteur gevnden die gelijk is aan de tegenrekening van de elektrnische mutatie f - De gebekte facturen zijn teruggevnden. Dubieus - Alle verige bekingen Matchen p de grtbekrekening Als in UNIT4 Accunting een grtbekrekening als tegenrekening gekppeld is aan een bankrekeningnummer ('Taken Telebankieren Kppelen bank- aan grtbekrekening), kijkt UNIT4 Accunting f er in de elektrnische mutatie een bankrekeningnummer vrkmt dat aan een grtbekrekening. U kunt aan grtbekrekeningen k trefwrden kppelen. UNIT4 Accunting kijkt naar trefwrden in de elektrnische mutatie en vergelijkt die met de trefwrden die bij de grtbekrekeningen zijn vastgelegd. Als er één rekening is waaraan een trefwrd dat in de elektrnische mutatie is gevnden, gekppeld is, wrdt k gematched en wrdt de beking p die rekening gedaan. De vlgende berdelingen van de autmatische match zijn mgelijk: Ged - De grtbekrekening is gevnden p basis van de kppeling aan de tegenrekening van de elektrnische mutatie. Redelijk - De grtbekrekening is gevnden p basis van een trefwrd. Matchen p het penstaande sald Hier kijkt UNIT4 Accunting f het bedrag in de elektrnische mutatie vereenkmt met het penstaande sald van een factuur. De vlgende berdelingen van de autmatische match zijn mgelijk: Ged - De gebekte factuur is teruggevnden f - Het betalingskenmerk van de gebekte factuur is gelijk aan het betalingskenmerk van de elektrnische mutatie Redelijk - De gebekte debiteur f crediteur is teruggevnden f - De tegenrekening van de elektrnische mutatie is teruggevnden als bankrekening bij de betreffende debiteur f crediteur f Dubieus - Alle verige bekingen Matchen p dmiciliëringsnummer (Belgische administraties) Hierbij kijkt UNIT4 Accunting f het betalingskenmerk van de elektrnische mutatie vereenkmt met het dmiciliëringsnummer van de crediteur. Van de gevnden crediteur wrden de penstaande psten pgehaald p vlgrde van de factuurdatum. De eerst gevnden factuur (met de udste factuurdatum) waarvan het penstaande bedrag gelijk is aan het bedrag van de elektrnische mutatie wrdt afgebekt. Een p deze wijze gevnden match is altijd 'Ged'. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 74 van 95

79 Handmatig matchen U kunt behalve autmatisch matchen, als u een mutatie selecteert k vr 'Handmatig matchen' kiezen. Aan de hand van het bedrag (Betaald f ntvangen) pent het tabblad 'Crediteuren' f 'Debiteuren'. Als in de mschrijving het betalingskenmerk van een betaalbaarstelling vrkmt, dan pent respectievelijk het tabblad 'Betaalpdrachten'. U kunt echter ng een ander tabblad kiezen. U kunt dan de mutatie bewerken. 8.4 Imprteren en matchen van bankmutaties 1. Open het bankbek van de bank waarvr u de elektrnische mutaties wilt phalen en ga naar het tabblad 'Elektrnische mutaties' Op dit tabblad kunt u het bestand met de elektrnische mutaties dat u van uw bank hebt gekregen penen 2. Klik p, blader naar de map waarin het bestand staat en pen het. De mutatieregels wrden nu ingelezen. Gebruikte symblen Het scherm laat in de linker klm de 'status' van de mutaties zien: Autmatische match = Gede match = Redelijke match = Dubieuze match Handmatige match = Gedgekeurd = Handmatig matchen Status = Geen match = Verwerkt Autmatisch matchen Klik p m het matchen te starten. Nu wrden alle mutaties gematched aan de hand van de ingestelde pties en in de pgegeven vlgrde. De resultaten van de match wrden zichtbaar p het scherm. Onder in het scherm kunt u dr een veld bij een f meer icntjes te deselecteren, bepalen welke matches u wilt zien (bijvrbeeld alleen de redelijke matches). Dr p te klikken wrden alle 'Gede matches', de 'gedgekeurde matches' en de 'handmatige matches' nmiddellijk 'Verwerkt'. Alleen de 'Redelijke' en 'Dubieuze', en de mutaties waarp 'Geen match' mgelijk bleek blijven dan pen staan. Die zult u stuk vr stuk meten afhandelen zals hierbven beschreven. Als u p deze wijze alle 'redelijke' en 'dubieuze' matches hebt afgehandeld en gedgekeurd kunt u met k deze mutaties verwerken. Alle bekingen (verwerkte mutaties) kunt u nu terugvinden p het tabblad 'Mutaties' en p de tabbladen 'Debiteuren' en 'Crediteuren' van het bankbek. Sla de gegevens p m de mutaties definitief te maken. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 75 van 95

80 Handmatig gematchte mutaties die gebekt zijn p de rekening 'Ng te matchen mutaties' kunnen p het tabblad 'Mutaties' van het bankbek verder afgebekt wrden. Het sald wrdt dan van de rekening 'Ng te matchen mutaties' afgebekt. Mutaties apart matchen U kunt de mutaties stuk vr stuk aanpassen dr p het tabblad 'Elektrnische mutaties' p de mutatie te dubbelklikken f u selecteert een mutatie en klikt p. Dan verschijnt dit scherm waarin u de match kunt aanpassen. Op basis van de mgelijkheden die de mutatie biedt kunt u uit mgelijke manieren van matchen (Matchcriterium) kiezen. Selecteer een van de mgelijkheden. U ziet dan welke kenmerken gevnden zijn en de gevnden factuur wrdt getnd. Als u met de match akkrd gaat, selecteert u het veld 'Gedkeuren' en klikt p. U keert dan terug in het eerste scherm waar de betreffende mutatie het label 'Gedgekeurd' heeft gekregen. Als u niet akkrd bent met een vrgestelde match f UNIT4 Accunting heeft geen match kunnen vinden, kunt u met 'Handmatig' matchen de mutatie beken p de rekening die u gekppeld hebt aan de relatiecde 'Ng te matchen facturen' (zie Werken met telebankieren Handmatig matchen Als u een mutatie selecteert wrdt de knp actief. Als u hierp klikt kunt u de mutatie maken f bewerken, f u kunt handmatig betalingsverschillen afbeken (via 'Betalingsdetails'). Aan de hand van het bedrag (Betaald f ntvangen) pent het tabblad 'Crediteuren' f 'Debiteuren'. Als in de mschrijving het betalingskenmerk van een betaalbaarstelling vrkmt, dan pent respectievelijk het tabblad 'Betaalpdrachten'. U kunt echter ng een ander tabblad kiezen. Alleen de geselecteerde mutatie is zichtbaar. De verige mutaties zijn 'verbrgen'. Op het tabblad zijn dan twee knppen aanwezig. Met en keert u terug naar het tabblad 'Elektrnische mutaties'. Met keert u terug znder dat de mutatie verwerkt wrdt. wrdt de gemaakte mutatie verwerkt Let p! Als u een bankbestand inleest en verwerkt en daarin zit een verzameling van facturen (verzamelfactuur) dan krijgt deze cde 'M' (Meerdere) vr de regel. Alleen het ttaal van de factuur wrdt dan getnd. Bankrekening kppelen aan een debiteur f crediteur Het kan zijn dat er een redelijke match gevnden is vr een mutatie, waarbij in ieder geval k de debiteur/crediteur is gevnden en u bent vertuigd van de juistheid, maar er is geen tegenrekening bij de debiteuren/crediteuren-stamgegevens gevnden. Op dat mment wrdt de knp actief. Als u hierp klikt wrdt autmatisch het gevnden bankrekeningnummer aan de debiteur/crediteur gekppeld. U kunt dan in de stamgegevens van die debiteur/crediteur p het tabblad 'Banken', de bankgegevens eventueel verder aanvullen. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 76 van 95

81 8.5 Betaalbaarstelling crediteurenfacturen Hiervr met u de facturen die u van uw crediteuren ntvangen hebt, ingebekt hebben. De gegevens van de bank waarmee u de betalingen wilt verrichten, hebt u in 'Onderhud bankgegevens' meten inveren. Let p! Alleen als u vr de crediteur een bank met een buitenlandse landcde ingevuld hebt, kunt u k een betaling vr het buitenland aanmaken in dit prgramma. De betaalbaarstelling van crediteurenfacturen vrmt een nderdeel van het telebankieren. In het scherm 'Betaalbaarstelling' kunt u crediteurenfacturen selecteren vr de autmatische betaalbaarstelling. In de rubriek 'Inf' (bven in het scherm), ziet u: Sald, het banksald van uw rekening Onderweg, het ttaal van de betaalbaargestelde rekeningen waarvr al een betaalpdracht is gemaakt Ruimte, de 'bestedingsruimte' die u ng bij uw bank hebt Vrstel, het ttaal van de betaalbaargestelde facturen. Het sald in dit veld, is het bedrag in de valuta van uw administratie. Wanneer u een eur-administratie vert en u stelt een factuur in de lkale valuta betaalbaar (f mgekeerd), wrdt het vrstel verhgd met het mgerekende bedrag. Met het veld 'Tn alleen vervallen facturen' wrden alleen de vervallen facturen getnd. Van de geselecteerde crediteuren facturen wrden betaalpdrachten aangemaakt. Standaard wrden de facturen per crediteur in de betalingspdracht verzameld. Wanneer u de ptie 'Facturen verzamelen in betalingspdracht' vr een f meer crediteuren hebt uitgeschakeld, wrden alle facturen vr die crediteur(en) apart in de betaalpdracht pgenmen. De betaalpdrachten wrden dan elektrnisch naar de bank verznden die de betalingen vervlgens gaat uitveren. U kunt in het scherm k 'Debiteuren' selecteren, zdat u k creditfacturen vr uw debiteuren betaalbaar kunt stellen. Betaalbaarstellen 1 Start 'Taken Telebankieren Betaalbaarstelling' 2 Selecteer de bank waarvr u de betaalpdrachten wilt aanmaken. Dit is de bankrekening waar de betalingen van afgeschreven meten wrden. In het vak 'Ruimte' ziet u vr welk bedrag u ng betaalbaar kunt stellen tt aan het minimumsald dat vr de bank vastgelegd is. Als u direct p klikt, kunt u met de bladerknp 'bladeren' dr de al aanwezige banken. 3 Na selectie van de bank wrden de ng penstaande psten vr de crediteuren p het scherm getnd. Als dit niet het geval is, klikt u p de knp gerdend p het nummer van de factuur. De ng te betalen facturen zijn Met behulp van 'Details', f dr te dubbelklikken p een regel kunt u gedetailleerde infrmatie ver een penstaande pst pvragen De mschrijving die u kunt inveren bij het betaalbaarstellen wrdt meegenmen bij het afbeken Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 77 van 95

82 van de betaalbaarstelling in het bankbek. De mschrijving is pas zichtbaar nadat de afbeking is pgeslagen en wrdt nder andere getnd bij 'Inf Crediteuren', tabblad 'Mutaties' en als de afbeking pnieuw wrdt pgerepen, p het tabblad 'Crediteuren' van het bankbek 4 U hebt nu twee mgelijkheden m de facturen te selecteren die u betaalbaar wilt stellen (u kunt de twee mgelijkheden cmbineren): Selectie van een grep facturen p crediteurnummer, krtingsdatum, vervaldatum, valutacde f betalingscnditie. Klik p de knp [Selecteren] m het selectievenster p te vragen, f Selectie per factuur U selecteert een enkele factuur in het hfdvenster. Zek de factuur die u betaalbaar wilt stellen en klik p het selectievakje in de klm 'Betalen'. Het vakje wrdt afgevinkt. Na selectie van een buitenlandfactuur verschijnt het venster 'Buitenlandse betaling'. U kunt geselecteerde facturen eenvudig deselecteren (selectie van een f meerdere facturen tegelijk ngedaan maken). 5 Aanpassen van het te betalen bedrag. Als u niet het vlledige factuurbedrag wilt betalen f heft te betalen, kunt u het te betalen bedrag aanpassen: Zek de gewenste factuur en klik in de klm 'Te betalen' Vul het bedrag in dat u werkelijk wilt f met betalen Geef in het selectievakje in de klm 'Afbeken' aan f het verschilbedrag wel f niet autmatisch afgebekt mag wrden. Als u aangeeft dat het verschil afgebekt mag wrden dr het vakje af te vinken, wrdt hiervr de rekening vr 'Betalingsverschil crediteuren' gebruikt die in de relatiecdes vastgelegd is In de klm 'Krting vervalt' staat de 1e vervaldatum van de factuur en in de klm 'Factuur vervalt' staat de laatste vervaldatum 6 Kies vr m de geselecteerde facturen p te slaan. Er verschijnt een waarschuwing als de kredietruimte p de bankrekening te klein is, maar u kunt dan ng verder gaan 7 Daarna kunt u eventueel de facturen selecteren die via een andere bank(rekening) betaald meten wrden. Het ttale bedrag van de geselecteerde facturen wrdt geregistreerd als 'Vrstel'. U kunt een verzicht van het betalingsvrstel afdrukken dr p het printerpictgram te klikken en te kiezen vr 'Vrstel betaalpdracht'. Het vrstel kan echter pas afgedrukt wrden als de betaalpdrachten zijn geselecteerd en de selectie is pgeslagen. U kunt het vrstel k afdrukken in het prgramma 'Vrstel betaalpdracht' in het menu 'Rapprt Telebankieren'. Aan de hand van dit verzicht van de geselecteerde facturen kunt u bepalen welke facturen u daadwerkelijk betaalbaar wilt stellen en kunt u de selectie van facturen ngedaan maken. Vr de definitief betaalbaargestelde facturen maakt u vervlgens de betaalpdracht aan in het prgramma 'Maken betaalpdracht'. Selecteren / deselecteren van facturen vr de betaalbaarstelling U kunt een grep facturen selecteren vr de betaalbaarstelling als de facturen aan bepaalde vrwaarden meten vlden; u kunt bijvrbeeld alle facturen van een crediteur selecteren die vlden aan een bepaalde betalingscnditie, f bijvrbeeld alle facturen in Duitse marken waarvan de vervaldatum vr een bepaalde datum ligt. In het selectievenster geeft u de vrwaarden p waaraan de facturen meten vlden. U kunt p het crediteurnummer, de valutacde, de betalingscnditie en de vervaldatum selecteren. Er kan k geselecteerd wrden p de krtingsdatum. Geef in het veld 'T/m krtingsdatum' de gewenste datum p. 1. Geef één selectiecriterium p f een cmbinatie van selectiecriteria. Let hierbij p de datum: alleen facturen waarvan de factuurdatum vr deze datum valt, wrden geselecteerd Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 78 van 95

83 2. Cntrleer f het vakje 'Selecteren' aangekruist is, en klik daarna p. Alle facturen die vlden aan de pgegeven vrwaarden, wrden dan geselecteerd. U herkent een geselecteerde factuur in het selectievenster vr de betaalbaarstelling aan het vinkje in de klm 'Betalen'. U kunt geselecteerde facturen eenvudig deselecteren (selectie van een f meerdere facturen tegelijk ngedaan maken), k per grep. U kunt dan dezelfde selectiecriteria pgeven en het vakje 'Deselecteren' aankruisen, f afwijkende selectiecriteria invullen m een deel van de geselecteerde facturen te deselecteren. 8.6 Maken betaalpdracht Hiervr met u de crediteurenfacturen die u wilt betalen, geselecteerd hebben vr de betaalbaarstelling. De telebankgegevens van de bank waarmee u de betalingen wilt verrichten, hebt u in 'Onderhud bankgegevens' ingeverd. Dr het aanmaken van de betaalpdracht gaat u de geselecteerde crediteurenfacturen mzetten in pdrachten tt betaling. Deze pdrachten stuurt u per mdem f p diskette naar de bank die de betalingen vr u zal verrichten. U kunt een begeleidende pdrachtbrief vr de BankGirCentrale met het bestand meesturen waarp u alleen ng het identificatienummer van de diskette en uw handtekening met zetten (geldt niet vr een Belgische administratie). 1. Start Taken Telebankieren Maken betaalpdracht' 2. Selecteer de bank waarvr u de betaalpdracht wilt aanmaken 3. Pas in de rubriek 'Aanmaken in:' eventueel de directry aan waarin het telebankbestand geplaatst met wrden. Klik dan p 'Bladeren' f typ een bestaande directry in. UNIT4 Accunting tnt hier standaard de 'Directry betalingen' die uit de 'Bankgegevens' van de geselecteerde bank gehaald wrdt. 4. U hebt twee pties die u eventueel kunt selecteren: Testbestand aanmaken. Een testbestand heft u alleen aan te maken als u ng niet eerder een betalingsbestand dr de bank hebt laten verwerken f als een eerder pgestuurd testbestand niet vldeed. U geeft hiermee aan f het aan te maken betalingsbestand wel f geen testbestand is. Een testbestand wrdt niet dr de bank verwerkt, maar wrdt alleen gebruikt m te cntrleren f het aangeleverde bestand crrect verwerkt kan wrden dr de bank. Begeleidende brief afdrukken. U geeft hier aan f er wel f geen begeleidende pdrachtbrief afgedrukt met wrden. De pdrachtbrief bevat infrmatie vr de BankGirCentrale, zals een cntrlegetal en een batch-vlgnummer. U heft alleen het identificatienummer van de diskette en uw handtekening ng p de brief in te vullen (geldt niet vr een Belgische administratie). Deze ptie staat standaard p 'Ja'. Wanneer u echter eenmaal aangeeft dat de brief niet afgedrukt met wrden, nthudt UNIT4 Accunting deze keuze en zal in het vervlg niet autmatisch een brief afdrukken 5. Klik p m het bestand met de betaalpdrachten weg te schrijven in het frmaat vr de geselecteerde bank. Het bestand wrdt in de pgegeven directry geplaatst. De betaalpdrachten wrden aangemaakt vr alle geselecteerde facturen. Als bij de stamgegevens van de crediteur k het debiteurnummer is ingevuld waarnder u bij de crediteur bekend bent, wrdt dit nummer pgenmen bij de mschrijving. Dit geldt zwel vr de factuurnummers als de betalingskenmerken die in de mschrijving zijn vermeld. De betaalpdrachten wrden in een bestand pgeslagen dat u naar een diskette kunt kpiëren en naar de bank kunt sturen. U kunt het bestand k via het mdem naar de bank, f via Isabel (Belgische administratie) sturen. Vr Nederland geeft UNIT4 Accunting de vlgende bestandsnaam vr de pslag p uw harde schijf: CLIEOP03.<administratienummer> Vr België geeft UNIT4 Accunting de vlgende bestandsnamen vr de pslag p uw harde schijf: Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 79 van 95

84 Flp01.txt Flp02.txt vr betalingen in Belgische franken; vr betalingen in eur s. Nadat het bestand weggeschreven is, met u het bestand via het mdem naar de bank sturen f met u het bestand naar een diskette kpiëren. Kpieer het bestand vanuit de standaarddirectry naar een diskette en stuur de diskette naar de bank, eventueel vrzien van de pdrachtbrief. De betalingen die in het bestand zijn pgenmen hebben nu de status 'Onderweg'. De bank vert de betalingen uit en stuurt u vervlgens een bankafschrift f een bestand waarin de betalingen pgenmen zijn. Het bankafschrift bekt u handmatig in; het telebankbestand kunt u inlezen en verwerken via het telebankieren. Selecteren betaalpdracht Hiervr hebt u de betaalpdrachten aangemaakt vr de betreffende bank in het prgramma 'Maken betaalpdracht' in het menu 'Taken Telebankieren'. U ziet hier alleen de betaalpdrachten vr de bank die aan het gekzen dagbek gekppeld is. De betaalpdrachten zijn per 'batch' gesrteerd. Iedere batch kan bestaan uit één f meerdere betalingsregels die tegelijk in een betaalpdracht mgezet zijn. U met hier de betalingspdracht ng verwerken als de bank de pdracht heeft behandeld en u bericht van de verwerking hebt ntvangen van de bank. U hebt twee mgelijkheden: 1. u kunt direct een gehele betaalpdracht inbeken, inclusief alle betalingsregels in die betaalpdracht. U kunt k de gehele betaalpdracht in één keer strneren, f 2. u kunt per betalingsregel aangeven f deze wel f niet verwerkt is dr de bank. Vr alle nietverwerkte betalingsregels kunt u aangeven dat deze niet ingebekt meten wrden. Daarna kunt u de verige betalingsregels tegelijk inbeken. Kies vr '1' als alle dr u gedane betalingen crrect dr de bank verwerkt zijn. Alle betalingsregels van de betaalpdracht zijn dan verwerkt. Vr keuze '2' kiest u als niet alle betalingsregels verwerkt knden wrden. U geeft dan aan dat deze regels niet verwerkt zijn en verwerkt dan de verige betalingsregels in de betaalpdracht. De nietverwerkte betalingsregels kunt u dan handmatig verwerken, f cntrleren en daarna pnieuw in een betaalpdracht aan de bank aanbieden. 1. Selecteer de gewenste betaalpdracht aan de hand van het batch-nummer. De klm 'Ttaal aantal' tnt het aantal verwerkte betalingsregels dat in de betaalpdracht pgenmen is; de klm 'Ttaal bedrag' bevat het ttaal van alle verwerkte betalingsregels 2. Klik p de gewenste betaalpdracht. U hebt daarna drie mgelijkheden: Kies vr m de verschillende psten f betalingsregels in de geselecteerde betaalpdracht p te vragen en te kunnen verwerken. Per betalingsregel kunt u aangeven f de bijbehrende betaling wel f niet verwerkt is in het venster 'Betalingen' Kies vr m de gehele pdracht te strneren Klik p m de geselecteerde betaalpdracht te verwerken. Alle verwerkte betalingsregels in de betaalpdracht wrden dan tegelijk verwerkt De aanduiding 'Betaalpdracht' en het batch-nummer van de betaalpdracht wrden vergenmen in de beschrijving van de dagbekmutatie. De klm 'Betaald' bevat het ttaalbedrag van alle betalingsregels in de betaalpdracht die de cde 'Verwerkt' hebben. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 80 van 95

85 9 Werken met vaste activa Zie de prcedure vr een verzicht van de prcedurestappen bij het inveren en bewerken van vaste activa. Met behulp van de mdule Vaste Activa kunt u een subadministratie vr vaste activa inrichten en uw vaste activa gemakkelijk inveren en beheren. Let p! U kunt de mdule Vaste activa uitsluitend gebruiken in een administratie in eur's. U kunt uw activa kpen, verkpen, splitsen, deels verkpen en een subsidiebeking den. Vaste activa indelen U brengt uw vaste activa nder in zgenaamde hfdgrepen ('Onderhud Vaste activa'). Bij de hfdgrep kiest u een grepstype, een bepaalde afschrijvingsmethde, het afschrijvingspercentage en de eventuele afrnding. U legt k de activarekeningen vast waarp de mutaties gebekt wrden. Bij het inveren van een nieuw activum selecteert u de gewenste hfdgrep en wrden deze gegevens vrgesteld. U kunt ze per activum ng wijzigen. Aan de hand van het gekzen grepstype wrdt bepaald aan welke regel (wettelijke vrschriften per ) vldaan met wrden: Gebuwen Kiest u vr deze ptie, dan mgen de afschrijvingen p een activum er niet vr zrgen dat de bekwaarde van het activum nder de WOZ-waarde (bdemwaarde) kmt. Gdwill Alle gdwill heeft een afschrijvingsperide van 10 jaar. Overige activa De verige activa hebben een afschrijvingsperide van ten minste 5 jaar. Behalve de verdeling in hfdgrepen, kunt u een activum k in een subgrep nderbrengen. Bij de hfdgrep 'Autmatisering' kunt u bijvrbeeld de subgrepen 'PC's', 'Servers' en 'Ntebks' aanmaken. De subgrepen brengen structuur in uw vaste activa, maar spelen verder geen rl in de administratieve mutaties p uw activa. Bestaande activa die in een vrgaand bekjaar zijn aangeschaft kunt u inbrengen via een beginbalans. Activa in het lpende bekjaar vert u in via een bekingsregel in het Kas/Bank/ Gir- f Memriaalbek f via het Inkpbek. Op een speciaal tabblad vert u de activagegevens in. UNIT4 Accunting genereert per activum een jurnaalpst en u kunt een kstenplaats en/f dssier aan het activum kppelen. Afschrijvingsbedragen berekenen U kunt bij het berekenen van afschrijvingsbedragen kiezen vr afschrijvingen per kalenderdag. Dan wrdt het aantal dagen waarver met wrden afgeschreven genmen. In een schrikkeljaar is het aantal dagen 366, in de verige jaren 365. U kunt k afschrijven per peride. Dan wrden de bekingsperides genmen van uw bekjaar ('Onderhud Algemene gegevens Bekjaren'). Bij een verkrt- f een verlengd bekjaar wrdt het aantal dagen van dat bekjaar genmen. Afschrijvingen wrden altijd berekend vanaf de datum van de eerste afschrijving. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 81 van 95

86 U kunt afrndingen tepassen. Afschrijvingen zullen in de meeste gevallen geen rnde bedragen zijn. U kunt de afschrijvingsbedragen afrnden, maar er k vr kiezen m de bekwaarde af te rnden. Bij het berekenen van het afschrijvingsbedrag wrden de eventuele afrndingsbedragen bij het afschrijvingsbedrag pgeteld. De bekwaarde wrdt altijd naar beneden afgernd. Er zijn binnen UNIT4 Accunting verschillende afschrijvingsmethdes mgelijk: Aanschafwaarde (Lineair): Bekwaarde (desgressief): Aanschafwaarde - restwaarde: Vast bedrag: aanschafwaarde X percentage X dagen (f perides) dagen (f peride) in jaar X 100 bekwaarde X percentage X dagen (f perides) dagen (f perides) in jaar X 100 aanschaf - restw. X percentage X dagen (f perides) dagen (f perides) in jaar X 100 Vast bedrag X dagen (f perides) dagen (f perides) in jaar In een Belgische administratie kunt u de vlgende afschrijvingsmethdes gebruiken: Aanschafwaarde (lineair) Degressief Lineair Drbeken afschrijving (vaste activa) Met 'Taken Vaste activa Afschrijven' kunt u de afschrijvingen drbeken naar uw financiële administratie. Geef het bekjaar p waarver de afschrijvingen meten plaatsvinden en geef de gewenste peride p. Als u werkt met perideafsluitingen, geeft u de peride p waarver de afschrijvingen meten wrden verwerkt. 'Fictieve' peride-afsluiting. Het kan zijn dat u niet werkt met de vaste peride-afsluiting, maar met een fictieve, dr de 'laatst afgeslten peride' alleen in 'Onderhud Algemene gegevens Bekjaren' p te geven. U sluit dan een peride niet echt af en er ntstaat een verschil tussen de werklijk afgeslten peride en de dr u pgegeven 'fictief' afgeslten peride. U krijgt dan een waarschuwing en kunt bepalen tt welke peride u wilt drbeken. Werkt u niet met perideafsluitingen, geeft u in het veld 'Peride' de peride p tt waarin de afschrijving met wrden verwerkt. In de jurnalisering wrdt in dit geval altijd de datum van de laatste afschrijving (hgste verwerkingsdatum) genmen. Dan is aan de jurnaalpsten niet zichtbaar wat er in welke peride is afgeschreven. Wilt u dit wel, kunt u met de ptie 'Einddatum per peride' de datum van de jurnaalpst laten zetten p de laatste dag van de peride waarin de afschrijving is gedaan. U kunt niet in een extra crrectieperide beken. U kunt geen afschrijving den in een 'hgere peride' dan u hebt pgegeven bij 'Onderhud Algemene gegevens Bekjaren' Afschrijvingen verdichten Het is mgelijk m de autmatische afschrijvingen te verdichten per activagrep. Hiervr is in de bedrijfsparameters ('Onderhud Algemeen Bedrijfsparameters', map 'Activa') de ptie 'Grtbekmutaties autmatische afschrijvingen verdichten' beschikbaar. Als u deze ptie selecteert, wrden alle grtbekmutaties van de autmatische afschrijvingen verdicht per activahfdgrep. Als bij de afschrijvingsrekeningen in 'Onderhud Rekeningschema' p het tabblad 'Verbijzndering' de ptie Kstenplaats en/f de ptie Dssier is geselecteerd, dan wrden de grtbekmutaties k per Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 82 van 95

87 kstenplaats en/f dssier verdicht. Grtbekmutaties met betrekking tt de verkp van activa wrden echter niet verdicht. Vrbeeld: Stel u hebt in een administratie met 12 perides 1600 activabestanddelen verdeeld ver 20 activagrepen, znder kstenplaatsen en znder dssiers. Het aantal nverdichte grtbekmutaties per jaar zu dan zijn: 1600x12x20= Selecteert u de ptie 'Grtbekmutaties autmatische afschrijvingen verdichten' dan wrdt het aantal verdichte grtbekmutaties per jaar: 20 (hfd)grepen x 12 perides = 480. Grtbekrekeningen Vr het beken in de subadministratie Vaste Activa met u grtbekrekeningen aanmaken en pgeven waarvr de rekening bestemd is: Investering Desinvestering Investering en desinvestering Afschrijvingsksten Verkpresultaat Herinvesteringsreserve Als een rekening wrdt gebruikt vr activa, kunnen p die rekening alleen bekingen vr vaste activa gebekt wrden. Nadat p een investeringsrekening een beking gedaan is p een bepaalde hfdgrep kunnen in dat bekjaar de vlgende rekeningen niet meer gewijzigd wrden: Investering Desinvestering Afschrijving Afschrijvingsksten Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 83 van 95

88 Gedurende het bekjaar kunnen mutaties plaatsvinden p een activum zals extra investering, subsidie, herinvesteringsreserve en gedeeltelijke- dan wel vlledige verkp. Hiermee wrdt rekening gehuden bij het berekenen van de afschrijving. Daarbij geldt dat telkens de 'datum eerste afschrijving' en, indien relevant, de 'datum buiten gebruik' het aantal dagen bepaalt waarver afgeschreven met wrden. Jurnalisering Vr het inveren van de beginbalans vr uw vaste activa kunt u kiezen uit dagbeken van het type memriaal. U kunt gebruikmaken van een beginbalansdagbek. De beginbalansbekingen dr UNIT4 Accunting wrden via de relatiecde altijd gebekt p de aan de relatiecde 'Tussenrekening beginbalans' gekppelde grtbekrekening. Wij adviseren m aan het betreffende dagbek deze grtbekrekening te kppelen. Een eventueel bij het dagbek ingevulde rekening die afwijkt van de relatiecde-rekening wrdt tijdens de beking niet gebruikt. Vr het beken van de afschrijvingen gebruikt UNIT4 Accunting het dagbek dat u daarvr in 'Onderhud Dagbeken' vr hebt aangemaakt. Dit dagbek is een 'nrmaal' dagbek en wrdt dus niet vr de beginbalans gebruikt. U kunt vr uw afschrijvingen slechts één dagbek van het type 'vaste activa' aanmaken. U kunt een vrlpige jaarafsluiting uitveren, terwijl ng niet alle afschrijvingen drgebekt zijn. Als u later alsng de afschrijvingen drbekt, dan kunt u het bekjaar pnieuw vrlpig afsluiten. De wijzigingen wrden dan drgeverd naar het nieuwe jaar. Wilt u het bekjaar definitief afsluiten meten alle afschrijvingen hebben plaatsgevnden. Dagelijkse bekingen in UNIT4 Accunting Versie 2.0 Pagina 84 van 95