Beschrijving S-Flex Voorraadimport

Transcriptie

1 Beschrijving S-Flex Vrraadimprt Versie 3.1 januari 2014 Het prgramma S-Flex Vrraadimprt is een prgramma m de vrraadaantallen van artikelen uit Excel te kunnen imprteren in SnelStart. Dit kan gaan m een vrraadtelling (balansen), f m het ntvangen van artikelen (inkprders in Excel). Vereisten Om het prgramma bruikbaar te maken, zijn de vlgende zaken vereist: De laatste versie van SnelStart SnelStart Integratie (Gateway) De artikelen waarvan u de vrraad wilt imprteren, meten al in SnelStart bestaan. Het prgramma maakt geen nieuwe artikelen aan. Installatie Het installatiebestand kan wrden gedwnlad vanaf het vlgende adres: Start het installatiebestand en vlg de stappen m het prgramma te installeren.

2 Instellingen kppeling SnelStart De eerste keer dat u het prgramma start, kmt u direct p het tabblad. S-Flex Vrraadimprt zal alvast kijken naar de laatst gepende administratie in SnelStart, en de daarbij behrende instellingen vr u invullen. 1. Keuze MDB (Access) f SQL Kies hier welk type administratie u gebruikt. U kunt dit terugvinden in de titelbalk van SnelStart. Onderstaand een afbeelding van een MDB-administratie (de standaard): Indien MDB ga verder bij 2, indien SQL ga verder bij Indien MDB: a. Administratiemap: kies de map waarin de administratie staat die u wilt kppelen. U det dit dr p het knpje achter het veld te klikken. b. Administratienaam: selecteer de naam van de administratie uit de keuzelijst. 3. Indien SQL: a. SQL Server: klik p het pijltje aan de rechterkant p de beschikbare SQL servers weer te geven. U kunt k de naam van uw SQL server rechtstreeks inveren in het veld.

3 b. Administratie: als u een geldige SQL server hebt geselecteerd f ingeverd, kunt u hier p het pijltje klikken m de beschikbare databases p die server weer te geven. Ok hier kunt u eventueel de naam van de administratie rechtstreeks in het veld inveren. c. Uw SQL-gebruikersnaam en wachtwrd: het prgramma heeft leesrechten ndig p uw SnelStart administratie. Hiervr kunt u in SnelStart via menu Extra Gebruikersbeheer een nieuwe gebruiker aanmaken, met een sterk wachtwrd. Bijvrbeeld gebruikersnaam = SFlex, wachtwrd = EDI#Snel$tart$2013. Bij deze gebruiker schakelt u het vinkje in. Geeft SnelStart een futmelding bij het pslaan? Dan is vaak het wachtwrd niet cmplex/sterk geneg. 4. SnelStart Lgin De gegevens waarmee in SnelStart wrdt aangemeld m de vrraadmutaties uit te veren. a. Gebruiker: dit is de naam van de SnelStart-gebruiker waardr de vrraadmutaties wrden gedaan. Deze gebruiker met in SnelStart dus rechten hebben m vrraadmutaties uit te veren. Standaard staat hier Beheerder. b. Wachtwrd: het wachtwrd van de hiervr bedelde SnelStart-gebruiker. Dit is het wachtwrd dat u k gebruikt m in te lggen in SnelStart. Cntrleer de kppeling Klik p de knp cntrleren. m de ingegeven instellingen vr de kppeling met SnelStart te Uw licentie activeren Klik p de knp achter Licentiehuder (nderaan het scherm) m een (nieuw) licentiebestand te kunnen inladen. Na het selecteren van een bestand verschijnt de naam van de licentiehuder p de plaats waar Demversie staat. Vrraad exprteren U kunt hier uw vrraadlijst vanuit SnelStart exprteren naar Excel. Dit kan handig zijn, mdat u in dit geval een bruikbare lijst heeft m vrraad in imprteren. Deze lijst bevat namelijk klmmen en rijen met de infrmatie die S-Flex Vrraadimprt ndig heeft. 1. Bestandsnaam: Gebruik het knpje achter het veld en ver een bestandsnaam in. U kunt k een bestaand bestand gebruiken. De lijst kan wrden pgeslagen als Excel- f CSV-bestand. 2. Exprteren: Gebruik de knp m de exprtprcedure uit te veren. Als u zelf al een vrraadlijst heeft, kunt u deze stap verslaan. U kunt dan uw eigen lijst gebruiken, mits deze vldet aan de eisen, zals genemd nder Excel-bestand met vrraadaantallen p de eerste pagina van dit dcument.

4 Let p: Indien er geen Excel p de cmputer staat (bijvrbeeld OpenOffice) dan met het bestand pgeslagen wrden als CSV-bestand met ; (puntkmma) als veldscheidingsteken. Vrbeeld van een lijst, dr S-Flex Vrraadimprt geëxprteerd naar Excel: Vrraad imprteren Excel- f CSV-bestand met vrraadaantallen Bevat p de eerste regel de klmnaam. Bevat in ieder geval een klm met de artikelcde, en een klm met de nieuwe vrraad. Een vrbeeld: Let p: Indien u een cel leeg laat gaat S-Flex ervan uit dat desbetreffend prduct niet is geteld, hierdr gaat het prduct k niet meer in de vrraadtelling. Als u het getal 0 heeft ingevuld gaat S-Flex ervan uit dat er geen vrraad van desbetreffend artikel aanwezig is. Om uw vrraad te imprteren, vlgt u de vlgende stappen: 1. Selecteer het Excel- f CSV-bestand via het knpje achter het veld:

5 2. Bladnaam: deze wrdt autmatisch gevuld met de naam van het eerste blad in het Excel-bestand. Kies hier het blad waar de te imprteren gegevens p staan. 3. Klm met artikelcde: de letter van de klm in het Excel-bestand die de artikelcde bevat. 4. Klm met vrraadwaarde: de klm in het Excelbestand waarin de getelde vrraad staat. 5. Vrraadmutaties: Het type mutatie. Hebt u een vrraadtelling gedaan (balansen), laat deze dan staan p Tellen. Wilt u een ntvangst van gederen verwerken, kies dan vr Ontvangen. De aantallen uit het Excel-bestand wrden dan als Ontvangst aan de SnelStart vrraad tegevegd. In dit geval gaan we vr Tellen. 6. Verwerkingsdatum: de datum waarp de vrraadmutaties in SnelStart meten wrden gebekt. U kunt dus in januari ng vrraad imprteren die p 31 december met wrden gebekt. 7. Imprteren: klik p de knp m de imprtprcedure uit te veren. Infrmatie Tijdens het imprteren wrdt de Infrmatie-tabel gevuld met alle artikelcdes die in het Excel-bestand zijn gevnden, met daarachter de mschrijving, technische vrraad vlgens SnelStart, vrraad in Excel en eventuele extra infrmatie.

6 Wilt u deze infrmatie bewaren f verder analyseren? Ver dan de vlgende stappen uit: Klik in de lijst Druk p Ctrl + A m alles te selecteren Druk p Ctrl + C m de selectie te kpiëren Ga naar Excel, en plak daar de gekpieerde gegevens Zet de barcdescanner Datalgic Memr aan, de barcdescanner heeft een duidelijk menu. Het submenu dat u wilt gebruiken, bereikt u dr p de titel te klikken óf het nummer in te tetsen. Vrraad ntvangen

7 Om uw ntvangen artikelen te verwerken in SnelStart dat wil zeggen: te te vegen aan huidige vrraad heeft u een Excel-bestand ndig waarin de betreffende artikelen en bijbehrende aantallen vermeld wrden. De regels met adresgegevens etc. kunnen niet dr S-Flex Vrraadimprt gelezen wrden. Kpieer daarm de regels waarin artikelnummers en geleverde aantallen vermeld wrden. Om de ntvangen artikelen te verwerken, vlgt u de vlgende stappen:

8 1. Selecteer het Excel- f CSV-bestand via het knpje achter het veld: 2. Bladnaam: deze wrdt autmatisch gevuld met de naam van het eerste blad in het Excel-bestand. Kies hier het blad waar de te imprteren gegevens p staan. 3. Klm met artikelcde: de letter van de klm in het Excel-bestand die de artikelcde bevat. 4. Klm met vrraadwaarde: de klm in het Excel-bestand waarin de getelde vrraad staat. 5. Vrraadmutaties: Het type mutatie. Hebt u een vrraadtelling gedaan (balansen), laat deze dan staan p Tellen. Wilt u een ntvangst van gederen verwerken, kies dan vr Ontvangen. De aantallen uit het Excel-bestand wrden dan als Ontvangst aan de SnelStart vrraad tegevegd. In dit geval gaan we vr Ontvangen. 6. Verwerkingsdatum: de datum waarp de vrraadmutaties in SnelStart meten wrden gebekt. 7. Imprteren: klik p de knp m de imprtprcedure uit te veren.

9