Opstarten met UiTPAS

Transcriptie

1 Opstarten met UiTPAS Inhud Aanmaak UiTid... 2 Activiteit in UiTdatabank inveren... 3 Kansentarief ingeven en punten sparen... 7 De terugbetaling... 9 Cntact... 9

2 Aanmaak UiTid Om tegang te krijgen tt de UiTdatabank en het UiTPAS prgramma heb je een UiTid ndig. Om een kansentarief te registreren en punten te geven in het UiTPAS prgramma met je eerst elke betalende activiteit in de UiTdatabank ingeven: inschrijvingen, weekends, kampen en uitstappen Maak vr juw rganisatie een UiTID aan p Klik p Maak een nieuwe accunt aan Gebruik hiervr geen persnlijk adres, maar een algemeen adres p naam van de rganisatie, zdat dit k in de tekmst kan gebruikt wrden. Vergeet je wachtwrd niet! Geef het adres van de UiTid dr via uitpas@stad.gent. Op die manier krijg je tegang tt het UiTPAS prgramma.

3 Activiteit in UiTdatabank inveren Alle UiTPAS activiteiten meten apart in de UiTdatabank ingegeven wrden m 2 redenen: 1. Vanuit de UiTdatabank strmen de activiteiten dr naar het UiTPAS prgramma (zie handleiding balie UiTPAS applicatie). Via dit prgramma kan je kansentarief registreren en punten laten sparen. 2. De UiTdatabank stuurt alle (penbare) activiteiten naar de vrijetijdskalender p UiT in Gent ( UiTPAS activiteiten krijgen autmatisch het UiTPAS lg in de kalender en het kansentarief (20%) wrdt autmatisch berekend p de tarieven die je ingeeft. De vrijetijdskalender is dus een belangrijke brn van infrmatie vr iedereen die een leuke activiteit zekt en pashuders krijgen meteen zicht p de activiteiten waar ze met hun UiTPAS terecht kunnen. Hiernder vind je stap per stap he je een activiteit kan inveren. Ga naar en klik p start hier. Meld je aan met je UiTid Kies in het linkermenu Inveren Wat wil je tevegen? Gaat het m een lidmaatschap van je rganisatie? Kies dan als categrie Spel f Quiz f Sprt en beweging. Ga je p weekend f p kamp? Kies dan Kamp f vakantie. Wanneer vindt deze activiteit plaats? Gaat het m een lidmaatschap van je rganisatie? Kies dan Permanent f duid de peride aan via Van tt Ga je p weekend f p kamp? Kies dan de juiste data. Waar vindt deze activiteit plaats? Geef de lcatie in. Bestaat de lcatie van juw lkaal f terrein ng niet, dan kan je die heel snel aanmaken.

4 Basisgegevens Geef de titel van de activiteit in. Klik p Drgaan. Om juw activiteit meer te den pvallen in de vrijetijdskalender kan je meer infrmatie en een afbeelding tevegen. Om van je activiteit een UiTPAS activiteit te maken, met je juw rganisatie kppelen aan de activiteit! Je zal zien dat juw rganisatie autmatisch de UiTPAS tag mee krijgt.

5 Geef de juiste prijsinfrmatie p. Is de activiteit gratis? Klik dan p Gratis. Klik p Prijzen tevegen m de juiste prijs f prijzen in het systeem te registreren. Als er meerdere prijzen mgelijk zijn, klik je p Tarief tevegen. Je heft zelf niet het kansentarief te berekenen. Dit gebeurt autmatisch vanuit de UiTdatabank. Na het ingeven van de prijzen zal de melding verschijnen dat juw activiteit tt het kaartsysteem UiTPAS Gent behrt.

6 Belangrijk! Lidmaatschap tt juw rganisatie is nrmaal gezien tegankelijk vr iedereen. Dit staat autmatisch aangeduid in de UiTdatabank. Alle andere activiteiten zals weekends, kampen zijn enkel vr leden. Als je aanklikt Enkel vr leden verschijnt deze activiteit niet publiek in de vrijetijdskalender, maar wel crrect in het UiTPAS prgramma. Klik p Publiceren Je krijgt een verzicht van de ingegeven activiteit en kan dit ng bewerken.

7 Kansentarief ingeven en punten sparen UiTPAS nummers verzamelen Bij de inschrijving van leden vraag je best hun UiTPAS nummer p. Op die manier heb je het nummer van pashuders die recht hebben p de krting en de pashuders die enkel punten sparen dr aan jullie activiteiten deel te nemen. Kansentarief ingeven De UiTPAS nummers geef je dan in het UiTPAS prgramma in (zie handleiding UiTPAS applicatie). Je zal zien dat alle activiteiten die in de UiTdatabank ingegeven zijn, verschijnen p de applicatie. Je krijgt autmatisch te zien wie recht heeft p het kansentarief en wie niet p 2 manieren: 1. In het linkermenu zie je een hartje en de melding Kansenstatuut bij persnen die hier recht p hebben. 2. Naast de activiteit zie je autmatisch het kansentarief bij pashuders die er recht p hebben. Dit is het bedrag dat de persn met betalen vr de activiteit. Geef je het nummer in van iemand znder kansenstatuut, dan kmt de melding Vr deze activiteit is er geen krtingstarief. Het is heel belangrijk dat jullie àlle persnen die een UiTPAS krting krijgen bij jullie k via het systeem registreren dr p Tarief tekennen te klikken vr de juiste activiteit. Enkel p die manier kan vanuit Stad Gent een crrect bedrag terugbetaald wrden. Meer uitleg ver de applicatie vind je in de aparte handleiding. Punten sparen Nrmaal gezien kunnen pashuders 1 punt sparen bij deelname aan een activiteit. Omdat dit bij een jaarwerking niet z makkelijk is, laat Stad Gent de pashuders de punten in één keer sparen na de inschrijvingen.

8 Stuur de lijst met UiTPAS nummers van je leden dr naar Vr inschrijving vr een jaarwerking krijgt ieder lid met een UiTPAS 25 punten in één keer tegekend p hun UiTPAS. Ga je p kamp? Vergeet dan niet punten te sparen via het UiTPAS prgramma. De afspraak hier is 1 punt per week.

9 De terugbetaling Wie betaalt wat in het UiTPAS systeem? UiTPAS werkt p basis van een slidaire kstendeling: de deelnemer betaalt 20%, de rganisatie geeft 40% krting en de Stad Gent kmt vr 40% van de prijs tussen. Om de 2 maanden krijgen jullie per mail een excel lijst met daarin de geregistreerde kansentarieven van de afgelpen peride. In de mail wrdt een deadline meegegeven vr feedback. Vr die deadline kunnen jullie nagaan f de registraties klppen met jullie kassa/gegevens. Op basis van de administratieve gegevens die we van jullie drkregen, maakt Stad Gent een bestelbn p. Die wrdt per pst pgestuurd. Eens de bestelbn ntvangen is, kunnen jullie een factuur/nkstennta pmaken met vermelding van het bestelbnnummer en vr het bedrag dat er p vermeld staat. Belangrijk: rganisaties die geen factuur kunnen pmaken, krijgen een sjabln p basis waarvan een nkstennta pgemaakt kan wrden. Het is belangrijk dat p de nkstennta het nummer van de bestelbn (pgemaakt dr Stad Gent) vermeld staat. De factuur/nkstennta mag naar het vlgende adres pgestuurd wrden: Factuurregistratie STAD GENT p/a STADHUIS Btermarkt GENT Op de factuur zelf mag wrden verwezen naar het Departement Cultuur, Sprt en Vrije Tijd Veldstraat 82 te 9000 Gent. Cntact Heb je vragen ver UiTPAS f een technisch prbleem? Mail dan naar uitpas@stad.gent. Je kan k altijd terecht bij: Marie Desimpelaere, UiTPAS cördinatr, via marie.desimpelaere@stad.gent f p Cathy Verschre, vr de sprtdienst via cathy.verschre@stad.gent f p De Jeugddienst, via jeugddienst@stad.gent f p