HANDLEIDING UiTPAS BALIE APPLICATIE HOE WERK JE MET DE UiTPAS BALIE APP?

Transcriptie

1 HANDLEIDING UiTPAS BALIE APPLICATIE HOE WERK JE MET DE UiTPAS BALIE APP?

2 INHOUD 1. BALIE APPLICATIE 2. UITPAS INLEZEN 3. UITPAS REGISTREREN 4. PASHOUDER ZOEKEN 5. UITPAS BLOKKEREN EN VERVANGEN 6. PUNT TOEKENNEN 7. KANSENTARIEF TOEKENNEN 8. WELKOMST- & OMRUILVOORDELEN OMRUILEN 9. MEDEWERKERS 10. ZUILEN 11. ONKOSTENNOTA 12. VRAGEN? 2/13

3 1. BALIE APPLICATIE Het programma opstarten doe je door op het icoontje je op je bureaublad te klikken of via start. Je zoekt naar UiTPAS en opent zo het programma. Je kan het programma ook online opstarten via balie.uitpas.be. Hou er rekening mee dat lezers niet werken via de online versie en het dus is aangeraden om met de geïnstalleerde versie te werken. icoon op bureaublad computer start > zoek UiTPAS > kies UiTPAS-browser Aanmelden in het programma doe je met je UiTID. Heb je nog geen UiTID, dan kan je je registreren en contacteer dan je lokale trekker om je toegang te geven tot de juiste balie. Je klikt bij het opnenen van het programma op Aanmelden en geef dan je UiTID in. startscherm balieapplicatie aanmelden met UiTID 3/13

4 Na het correct inloggen krijg je de beschikbare balies te zien. Heb je rechten op 1 balie? Dan je automatisch naar het volgende scherm. Heb je rechten op meerdere balies? Maak dan de keuze in welke balie je wenst te werken. Vervolgens krijg je het startscherm van jouw balie te zien. keuze balie startscherm 2. UiTPAS INLEZEN Je hebt 3 mogelijkheden om de UiTPAS in te lezen en zo de gegevens van de kaarthouder te zien in de balieapplicatie. Je kan kiezen tussen onderstaande mogelijkheden MET LEZER Plaats de kaart of sticker tegen de UiTPAS-lezer. De lezer zal automatisch de kaart inlezen en de balieapplicatie zal meteen de kaarthouder weergeven. Je kan gebruik maken van de NFC-lezers die aangesloten zijn op je computer. kaart en sticker kaartlezer 4/13

5 2.2. BARCODE Scan de barcode van de UiTPAS kaart of identiteitskaart met een barcodelezer. De barcode is gelijk aan het UiTPAS nummer of het rijksregisternummer en zo kan de balieapplicatie meteen de kaarthouder weergegeven. barcodelezer barcodes op UiTPAS kaart en identiteitskaart 2.3. MANUEEL INVOEREN Je kan ook manueel het UiTPAS nummer of het Rijksregisternummer ingeven. Op elke UiTPAS kaart of sticker kan je het UiTPAS nummer terugvinden die bestaat uit een 13-cijferig getal. 3. UiTPAS REGISTREREN Scan een nieuwe UiTPAS of geef het UiTPAS nummer handmatig in. Je krijgt melding dat deze kaart nog niet is geregistreerd en je kan een pashouder registreren. Let op: Wens je een UiTPAS tegen kansentarief te registreren? Neem dan een kaart waar het voorlaatste cijfer op de kaart een 1 is. Het systeem herkent dan automatisch of je iemand al dan niet een UiTPAS tegen kansentarief wil toekennen. Scan de eid van de pashouder of voer de gegevens handmatig in en vul de gegevens aan met het adres van deze persoon. Het adres mag nog niet eerder in het systeem werden gebruikt. Indien er geen adres werd ingegeven zal je bij volgende een extra verwitting krijgen. Het is mogelijk om de optie geen adres aan te klikken. 5/13

6 pashouder registreren automatisch via eid of manueel gegevens invoeren 4. PASHOUDER ZOEKEN Een pashouder zoek je op basis van zijn UiTPAS nummer of via pashouder zoeken. Je krijgt de mogelijkheid om te zoeken op naam, geboortedatum, straat, gemeente,... UiTPAS nummer of gegevens pashouder verschillende zoekopties voor pashouder Na het zoeken krijg je alle gegevens te zien van de pashouder. Zie op onderstaand schema welke info allemaal onmiddellijk zichtbaar is voor de baliemedewerker. 6/13

7 Klik op terug om een andere UiTPAS in te scannen UiTPAS nummer Persoonsgegevens aanpassen Persoonsgegevens en telefoonnummer Huidig puntensaldo Kansentarief, indien van toepassing (bij een gewoon tarief is dit niet zichtbaar) gegevens pashouder 5. UiTPAS BLOKKEREN EN VERVANGEN Een UiTPASnummer wordt geblokkeerd bij Verlies of diefstal van UiTPAS zuidwest kaart/sticker verloren/gestolen kaartnummer blokkeren nieuw UiTPASnummer registreren voor pashouder geblokkeerde kaart is niet meer bruikbaar 1 kost voor nieuwe UiTPAS pashouder behoudt puntenaantal en voordelen indien de pashouder recht heeft op een kansenpas UiTPASnummer blokkeren vervangen door kansenpas geblokkeerde kaart is niet meer bruikbaar pashouder behoudt puntenaantal en voordelen zoeken op huidig UiTPAS-nummer of gegevens klik op blokkeren 7/13

8 kies voor blokkeren en vervangen geef nieuw UiTPAS nummer in 6. PUNT TOEKENNEN Op het startscherm, na zoeken van pashouder, zie je enkel de activiteiten die gekoppeld zijn aan jouw balie. Je geeft de pashouder een extra punt wanneer hij participeert aan de activiteit van jou organisatie. Je kan één punt sparen per activiteit of 1 punt per week bij permanente activiteiten zoals bv. in de bibliotheek. zoeken op UiTPAS-nummer of gegevens punt toekennen 8/13

9 7. KANSENTARIEF TOEKENNEN Indien de pashouder recht heeft op kansentarief zie je dit meteen op het startscherm, na het zoeken van de pashouder. Dit betekent dat de persoon recht heeft op 80% korting op UiTPAS-activiteiten. Je ziet meteen de prijs waar hij recht op heeft naast de activiteit staan. Je klikt op tarief toekennen. Zo registreer je meteen zijn participatie. Indien er bij de activiteit verschillende prijzen mogelijk zijn klik je op tarief kiezen en selecteer je de juiste prijs. BELANGRIJK: Als dit niet aangeklikt wordt, is het toegekende kansentarief NIET geregistreerd in het systeem en komt het ook niet op de onkostennota. Je hebt dan ook GEEN recht op terugbetaling via participatiemiddelen. Een pashouder kan slechts één ticket kopen per activiteit/dag. recht op kansentarief kansentarief toekennen of kiezen 8. WELKOMST- & OMRUILVOORDELEN OMRUILEN 8.1. WELKOMSTVOORDEEL Bij aankoop van UiTPAS zijn er reeds een aantal welkomstvoordelen toegekend waar elke pashouder kan van genieten. Deze welkomstvoordelen zijn enkel zichtbaar aan de balie waar dit welkomstvoordeel geldig is en indien de pashouder deze nog niet opgenomen heeft. Elk welkomstvoordeel kan slechts één keer worden opgenomen. Wanneer een pashouder één welkomstvoordeel wenst op te nemen, klik je op omruilen en bevestigen, na het zoeken van de pashouder. 9/13

10 zoeken op UiTPAS-nummer of gegevens welkomstvoordeel omruilen 8.2. OMRUILVOORDEEL Gespaarde punten kunnen omgeruild worden voor omruilvoordelen. Deze zijn enkel zichtbaar aan de balie waar dit omruilvoordeel geldig is en indien de pashouder genoeg punten heeft. Wanneer een pashouder een omruilvoordeel wenst op te nemen, klik je op omruilen en bevestigen, na het zoeken van de pashouder. De punten worden van het puntenaantal van de pashouder afgetrokken. zoeken op UiTPAS-nummer of gegevens omruilvoordeel omruilen 10/13

11 9. MEDEWERKERS Een baliebeheerder kan medewerkers aan zijn balie toevoegen. Selecteer in het menu van je balie medewerkers waarbij je een lijst van de gekoppelde medewerkers kan zien. Onderaan kies je voor medewerker toevoegen om zo het adres toe te voegen van de nieuwe baliemedewerker. Het adres moet het zelfde adres zijn als de medewerker zijn UiTID. Indien de medewerker nog geen UiTID heeft moet deze eerst aangemaakt worden (zie punt 1 in deze handleiding). Wanneer iemand niet langer toegang moet hebben op de balie applicatie kan je in het overzicht de account verwijderen. in het baliemenu kies je medewerkers onderaan de lijst kan je medewerkers toevoegen UiTID ingeven en toevoegen naast de account kan je medewerkers verwijderen 11/13

12 10. ZUILEN Wanneer een balie een zuil heeft om pashouders punten te laten sparen verschijnt deze onder het menu zuilen. Stel in voor welke activiteiten uw bezoekers punten kunnen sparen aan de zuilen die op uw locatie aanwezig zijn. Je kan de zuil automatisch laten kiezen of deze activiteit handmatig instellen. Je kan enkel activiteiten selecteren die plaatsvinden binnen de komende 3 dagen. in het baliemenu kies je zuilen kies de activiteit 11. ONKOSTENNOTA Wanneer je een overzicht wil van de toegekende kansentarieven kan de baliebeheerder een onkostennota opvragen uit de balie applicatie. Enkele de baliebeheerder heeft hier toegang toe. Je kiest voor onkostennota in het baliemenu. Je kan meteen kiezen voor de gewenste periode van het rapport en daarna laat je het aanmaken. Wanneer het rapport klaar is, kan je de onkostennota downloaden. kies je gewenste periode en maak het rapport meteen kostennota downloaden naar je computer 12/13

13 12. VRAGEN? Bij vragen of opmerkingen mail je naar de verantwoordelijke voor UiTPAS binnen je gemeente. Bij technische problemen kan je terecht bij zuidwest die indien nodig contact neemt met Cultuurnet. Geef altijd zoveel mogelijk concrete informatie over het probleem dat je tegenkomt: UiTPAS nummer, tijdstip, datum, screenshots,... Zo kunnen wij u snel mogelijk verderhelpen. CONTACT: Marie Desimpelaere marie@zuidwest.be /13