Opleiding en examen. Erkenningsregeling: energieprestatiedatabank. Werking energieprestatiedatabank voor opleidings- en exameninstellingen

Transcriptie

1 1 1 Opleiding en examen Werking energieprestatiedatabank vr pleidings- en exameninstellingen Inhudspgave INHOUDSOPGAVE... 1 INLEIDING ERKENNING ALS EXAMENINSTELLING REGISTREREN OP DE ENERGIEPRESTATIEDATABANK Het maken van een registratie als medewerker van een pleidingsinstelling/exameninstelling Gedkeuring van uw registratie dr het VEA OPLADEN DEELNEMERS EN LESGEVERS VAN PLAATSGEVONDEN OPLEIDINGEN EN EXAMENS Aanmaken van de pleiding Werkwijze vr het invullen van de deelnemerslijsten in het excelbestand Opladen van de deelnemerslijsten Aandachtspunten bij samenstellen deelnemerslijsten WAT ZIET MEN ALS ENERGIEDESKUNDIGE OF VERSLAGGEVER?... 15

2 2 Inleiding Vanaf 1 januari 2018 wrdt het examen vr energiedeskundigen type A, type C en verslaggevers gerganiseerd dr erkende exameninstellingen. 2 Enkel erkende pleidingsinstellingen kunnen k erkend wrden als exameninstelling. Hiervr met de erkende pleidingsinstelling een erkenningsaanvraag indienen bij het VEA. De exameninstellingen meten uiterlijk binnen de week na aflp van het examen de deelnemerslijst van het examen (sjabln) met de gegevens van de deelnemers, de pleiding, de lesgever van de pleiding en het examen inladen in de energieprestatiedatabank van het VEA. In deze handleiding lichten we stap vr stap te he u zich als medewerker van een erkende exameninstelling kunt registreren p de energieprestatiedatabank en he u de deelnemers van het examen plaadt in de energieprestatiedatabank. Let p: Om aan de slag te kunnen als energiedeskundige f verslaggever meten de geslaagde energiedeskundigen f verslaggevers zich binnen de 12 maanden na het behalen van het getuigschrift van de pleiding registreren in de energieprestatiedatabank. Geslaagde energiedeskundigen f verslaggevers kunnen dit alleen als u als exameninstelling de deelnemerslijsten van het examen tijdig en crrect in de energieprestatiedatabank plaadt. Als de 12 maanden na het behalen van het getuigschrift zijn verschreden kan een geslaagde energiedeskundige f verslaggever zich niet meer registreren en zal deze persn pnieuw de pleiding meten vlgen en pnieuw meten slagen vr het examen. 1. Erkenning als exameninstelling Enkel erkende pleidingsinstellingen (respectievelijk vr energiedeskundige type A, energiedeskundige type C en verslaggever) kunnen k erkend wrden als exameninstelling. Hiervr met de pleidingsinstelling een erkenningsaanvraag indienen bij het VEA. Vr de erkenning als exameninstelling vr energiedeskundige type A, type C en verslaggevers bestaan afznderlijke aanvraagfrmulieren: - aanvraagfrmulier en stappen vr het indienen van een aanvraag als exameninstelling vr energiedeskundige type A en type C: - aanvraagfrmulier en stappen vr het indienen van een aanvraag als exameninstelling vr verslaggevers: Om uw erkenningsaanvraag als exameninstelling in te dienen, zendt u het aanvraagfrmulier en de bijlagen digitaal naar het Vlaams Energieagentschap (energie@vlaanderen.be). Het is niet ndig m de aanvraag als exameninstelling k per aangetekende zending naar het Vlaams Energieagentschap p te sturen. Het Vlaams Energieagentschap nderzekt de aanvraag en det binnen een termijn van 60 dagen bij besluit van het hfd van het agentschap uitspraak ver de aanvraag. Eenmaal erkend als exameninstelling vr energiedeskundige type A, type C f verslaggever, kunt u het examen rganiseren.

3 3 Ng geen erkenning vr het geven van een pleiding vr energiedeskundige type A, energiedeskundige type C f verslaggever? 3 Als u ng niet erkend bent vr het geven van een pleiding kunt u de aanvraag vr de erkenning van de pleiding en de aanvraag als exameninstelling gelijktijdig indienen. Ok vr de erkenning van een pleiding vr energiedeskundige type A, energiedeskundige type C en verslaggever bestaan afznderlijke aanvraagfrmulieren. Deze vindt u eveneens p bvenstaande linken. Om een erkenningsaanvraag vr een pleiding in te dienen, zendt u dit frmulier en de bijlagen aangetekend, tegen afgifte van een ntvangstbewijs en digitaal (energie@vlaanderen.be) naar het Vlaams Energieagentschap (stappen: zie vr energiedeskundigen en vr verslaggevers). Het Vlaams Energieagentschap nderzekt de aanvraag en det binnen een termijn van 60 dagen bij het besluit van het hfd van het agentschap uitspraak ver de aanvraag. Eenmaal erkend als pleidingsinstelling vr energiedeskundige type A, type C f verslaggever, kunt u deze pleiding geven. 2. Registreren p de energieprestatiedatabank Na de algemene gedkeuring als exameninstelling met een medewerker van de exameninstelling de deelnemerslijsten van het examen binnen de week na het examen bij het VEA melden via de energieprestatiedatabank. Hiervr heeft de medewerker tegang ndig tt deze databank en daarvr met hij zich registreren. Meerdere persnen kunnen zich vr eenzelfde instelling registeren als medewerker p de databank. Eenmaal u tegang heeft als medewerker van een exameninstelling is het niet ndig u ngmaals te registreren. In dit geval kunt u zich rechtstreeks aanmelden m de deelnemerslijsten van het examen p te laden (zie paragraaf 3). Let wel : u kunt de deelnemerslijsten van de examens pas drsturen, als de instelling waarvr u werkt, k effectief erkend is als exameninstelling. Bent u ng niet eerder geregistreerd als medewerker van een pleidings-f exameninstelling dan met u de vlgende stappen ndernemen. 2.1 Het maken van een registratie als medewerker van een exameninstelling U gaat naar m u als medewerker van een pleidings- f exameninstelling te registreren. U met zich aanmelden via eid f tken, aangezien de energieprestatiedatabank een beveiligd prtaal is. - Als dit de eerste keer is dat u zich registreert p de energieprestatiedatabank, kmt u na de aanmeldingsprcedure nmiddellijk terecht p het registratiescherm. - Als u wel al een registratie hebt p de energieprestatiedatabank (bijvrbeeld als energiedeskundige f EPB-verslaggevers, ), dan kiest u links bvenaan vr Registratie tevegen. Vervlgens verschijnt k het registratiescherm. - Als u reeds een registratie vr de rl medewerker vrmingsinstelling heeft p de energieprestatiedatabank, dan kiest u vr Registratie uitbreiden

4 4 Kies p het registratiescherm vr medewerker pleidingsinstelling/exameninstelling en klik daarna p Vlgende. 4 Vervlgens krijgt u een scherm te zien met drie tabbladen: Tabblad persnsgegevens: Hier wrden uw persnlijke gegevens getnd, die gekppeld zijn aan uw rijksregisternummer. Deze gegevens wrden luter getnd als identificatie van u als persn. Deze gegevens wrden verder niet meer gebruikt dr de databank, mdat u een registratie zal aanmaken als medewerker van de exameninstelling. Tabblad Opleidingsinstelling/exameninstelling: Hier vult u het KBO-nummer in van de exameninstelling waarvr u ptreedt. U gebruikt bij het invullen enkel cijfers (geen BEntatie en geen punten). Bijvrbeeld: BE wrdt Na het drukken p phalen gegevens wrden de firmagegevens uit de Kruispuntbank vr Ondernemingen pgehaald en getnd.

5 5 5 Tabblad crrespndentiegegevens: Hier vult u de crrespndentiegegevens in waarp het VEA u mag cntacteren. U kunt hierbij als u dit wenst de firmagegevens f uw persnlijke adresgegevens kpiëren. Belangrijk: Het VEA zal de berichten in verband met het gedkeuren van uw registratie naar het adres sturen dat u hier ingeeft. Na het drlpen van alle tabbladen drukt u nderaan p Tevegen. U krijgt een verzicht van alle ingevulde gegevens. Dr p de knp bevestigen te drukken, bevestigt u de gegevens. De aanvraag vr een registratie p de energieprestatiedatabank is hiermee verznden, maar ng niet gevalideerd dr het VEA.

6 Gedkeuring van uw registratie dr het VEA In een vlgende fase zal het VEA (drgaans binnen de week) uw registratie als medewerker pleidingsinstelling/exameninstelling ged- f afkeuren. Hierna ntvangt u van de energieprestatiedatabank een met de melding f uw registratie werd ged- f afgekeurd. Bij een afkeuring wrdt de reden van de afkeuring in de vermeld.

7 7 In het geval van een gedkeuring krijgt u de vlgende startpagina te zien als u zich p de energieprestatiedatabank aanmeldt. 7 U krijgt twee menu s te zien: - Een menu Registratie waar u uw registratie kunt aanpassen en bekijken. - Een menu Opleiding m een erkende pleidingen te melden, bestaande pleidingen te raadplegen en deelnemers aan pleidingen en examens p te laden. 3. Opladen deelnemers en lesgevers van plaatsgevnden pleidingen en examens Uiterlijk 1 week na het examen met een medewerker van de erkende exameninstelling een lijst pladen in de energieprestatiedatabank met de vlgende gegevens: - de gegevens van alle aanwezige deelnemers van het examen (zwel geslaagde als niet geslaagde deelnemers), - de gegevens van de pleiding, - de gegevens van de lesgever van de pleiding, - de gegevens van het examen. U det dat dr de pleiding en bijhrende examen aan te maken p de databank en vervlgens een excelbestand met deze gegevens p te laden. He dit bestand er uit ziet en welke stappen u met nemen m dit te den, wrdt tegelicht in de vlgende paragrafen. Paragraaf 3.1 verduidelijkt he u een pleiding met aanmaken p de databank. In paragraaf 3.2 leggen we uit waar u het sjabln vr het excelbestand kunt vinden en he u dit crrect met invullen. Paragraaf 3.3 verduidelijkt he u het excelbestand met deelnemers met pladen in de energieprestatiedatabank. Tt slt wrden in paragraaf 3.4 ng enkele aandachtspunten pgesmd bij het samenstellen van de deelnemerslijsten. 3.1 Aanmaken van de pleiding Vrdien kn u als medewerker van een pleidingsinstelling zelf geen pleidingen aanmaken p de energieprestatiedatabank en bezrgde u de lijsten met deelnemers aan het VEA. Nu met u de dr het VEA erkende pleiding (k die in het verleden erkend zijn) wel eenmalig zelf aanmaken in de energieprestatiedatabank en is het dus niet meer ndig m de lijsten met pleidingen aan het VEA te bezrgen.

8 8 Om de deelnemerslijsten aan het examen p te laden p de databank, met u eerst deze pleiding aanmaken. 8 Belangrijk: Enkel een dr het VEA erkende pleiding (besluit van de administrateur-generaal) mag wrden aangemeld als pleiding dr de pleidingsinstelling. Een dr het VEA erkende pleiding met slechts éénmaal wrden aangemeld in de energieprestatiedatabank. Ok als deze pleiding in de lp van het jaar f dr de jaren heen meermaals wrdt gegeven. Eenmaal aangemeld, kunnen de deelnemerslijsten van het examen bij de pleiding pgeladen wrden. Hiernder wrdt beschreven he u een pleiding kunt aanmaken. Kies eerst vr nieuwe pleiding p de startpagina. Daar vult u vervlgens de gegevens van de pleiding in en maakt u de pleiding aan. U met de vlgende gegevens invullen : - Naam pleiding : geef hier de naam van de pleiding in. Als uw pleidingsinstelling meerdere pleidingen heeft die erkend zijn, geeft u in de de naam van de pleiding aan dat het m een verkrt traject gaat f m een pleiding die geïntegreerd is in een andere pleiding. Vrbeelden zijn: pleiding tt energiedeskundige type A, verkrt traject, pleiding tt energiedeskundige type C, geïntegreerd in de bachelr xxx, aanvullende pleiding tt verslaggever. - Beschrijving : geef hier een krte beschrijving van de pleiding. - Opleidingsinstelling/exameninstelling : de naam van de pleidingsinstelling/exameninstelling waarvr u geregistreerd bent, wrdt hier autmatisch getnd. - Status : geef hier de status van de pleiding in. Als een bepaalde pleiding niet meer gegeven wrdt, kunt u dit hier aangeven dr deze p 'niet actief te zetten. In dat geval zult u geen deelnemerslijsten meer kunnen pladen. - Registratierl : geef hier aan vr welk delpubliek de pleiding/ het examen is: energiedeskundige type A, energiedeskundige type C, EPB-verslaggever.

9 9 9 Als u p pslaan drukt, wrdt de nieuwe pleiding aangemaakt. Als p de startpagina klikt bij Mijn pleidingen krijgt u een verzicht van de dr uw pleidingsinstelling aangemaakte pleidingen. In het verzichtscherm kunt u vlgende acties uitveren: Op dit scherm kunt u de vlgende acties uitveren : - De gegevens ivm de pleiding wijzigen => via de eerste actieknp (1) met het ptldje - Deelnemerslijsten pladen vr de pleiding/het examen => via de tweede actieknp (2) met de paperclip - Een nieuwe dr het VEA erkende pleiding aanmaken => via de grene knp rechts nderaan. U kmt dan p het scherm nieuwe pleiding aanmaken. Let p: Enkel een dr besluit van de administrateur-generaal van het VEA erkende pleiding mag wrden aangemeld als nieuwe pleiding dr de pleidingsinstelling.

10 Werkwijze vr het invullen van de deelnemerslijsten in het excelbestand Het sjabln vr het excelbestand met de deelnemerslijsten is te vinden p : - (vr energiedeskundigen) - (vr EPB-verslaggevers). Het sjabln bevat 3 tabbladen. U met de vlgende gegevens invullen. Tabblad 1: Opleidingsinstelling Op dit tabblad met u de algemene gegevens van de pleidingsinstelling invullen: - Naam pleidingsinstelling - Maatschappelijke zetel - BTW-nummer (= KBO nummer, 11 cijfers znder BE en znder punten) - Lcatie van de pleiding - Verantwrdelijke vr de pleiding Tabblad 2: Opleiding Geef hier de naam van de pleiding in. Zrg ervr dat de naam exact vereenkmt met de naam die u hebt gegeven aan de pleiding die u in de energieprestatiedatabank hebt aangemaakt (zie vrige paragraaf vr he u dit met den). Geef vervlgens k de registratierl in. Hiermee wrdt bedeld vr welke rl de pleiding en het examen bedeld is. U kunt de vlgende mgelijkheden invullen : - Deskundige type A - Deskundige type C - EPB als verslaggever. Tabblad 3: Deelnemers en lesgevers Geef hier een verzicht van alle deelnemers (zwel de geslaagde als niet geslaagde deelnemers) aan het examen en de lesgever(s) van de pleiding. Dit tabblad bestaat uit 4 delen : - persnsgegevens, - pleidingsgegevens, - lesgever, - examengegevens.

11 11 11 U met niet altijd alle gegevens invullen. Er zijn meerdere situaties mgelijk. - Vr nieuwe kandidaat energiedeskundigen f verslaggevers die de pleiding en het examen in dezelfde instelling gevlgd hebben, meten alle gegevens wrden ingevuld. - Vr nieuwe kandidaat energiedeskundigen f verslaggevers die de pleiding bij een andere exameninstelling gevlgd hebben, meten k alle gegevens wrden ingevuld. Vr de gegevens van de basispleiding en het getuigschrift baseert u zich p het getuigschrift van de basispleiding van de deelnemer. - Vr geschrste energiedeskundigen f verslaggevers wrden minstens de persnsgegevens en de examengegevens ingevuld. Als ze k een pleiding gevlgd hebben, meten k de pleidingsgegevens wrden ingevuld. - Enkel vr lesgevers meten de gegevens in de klmmen nder lesgevers wrden ingevuld. Persnsgegevens: hier staan de persnlijke gegevens van de deelnemer, die gekppeld zijn aan zijn/haar rijksregisternummer. Rijksregisternummer: 11 cijfers znder spaties f punten. Het rijksregisternummer zrgt ervr dat de databank unieke infrmatie ver de pleiding en het examen uniek aan de energiedeskundige f verslaggever kan kppelen. Naam Vrnaam Opleidingsgegevens: hier staan de gegevens van de pleiding. Enkel vr geschrste energiedeskundigen f verslaggevers meten deze gegevens niet wrden ingevuld. Startdatum pleiding: datum van de eerste dag van de pleiding. Als de pleiding in meerdere delen werd gerganiseerd nteert u de eerste dag van het eerste deel van de pleiding. Deze kan via datumntatie ingeverd wrden (dd/mm/jjjjj) f via een keuze in de kalender. Einddatum pleiding: datum de laatste dag van de pleiding. Als de pleiding in meerdere delen werd gerganiseerd nteert u de laatste dag van het laatste deel van de pleiding. Deze kan via datumntatie ingeverd wrden (dd/mm/jjjjj) f via een keuze in de kalender. Datum getuigschrift pleiding: datum dat het getuigschrift van de pleiding werd uitgereikt. Deze kan via datumntatie ingeverd wrden (dd/mm/jjjjj) f via een keuze in de kalender.

12 12 Gegevens lesgever: Deze gegevens wrden enkel ingevuld in de regel van de lesgever. Bij de verige deelnemers in de deelnemerslijst wrden deze velden dus blanc gelaten. 12 Indicatie lesgever: in de klm 'indicatie lesgever' met enkel een 'ja' staan indien de vermelde persn p die regel een lesgever is. Aantal gedceerde uren en aantal gedceerde minuten. Let p: Als de pleiding tt energiedeskundige f verslaggever geïntegreerd is in andere pleidingen, wrden alleen de lesgevers, die de pleiding tt energiedeskundige f verslaggever geven, tegevegd. Lesgevers van andere pleidingsinstellingen meten nit als lesgever wrden ingeverd. Als het examen een herexamen betreft is het niet ndig m de lesgevers van de pleiding pnieuw in te veren. Gegevens examen: hier staan de gegevens van het examen. Datum examen: datum waarp het examen werd gerganiseerd. Als het examen in meerdere delen werd gerganiseerd, nteert u de laatste dag van het examen. Deze kan via datumntatie ingeverd wrden (dd/mm/jjjjj) f via een keuze in de kalender. Resultaat examen ttaal: eindresultaat van het examen in % Status examen (geslaagd/niet geslaagd): hierin vermeldt u f de deelnemer vlgens het berdelingscriteria van uw pleiding- en exameninstelling geslaagd f niet geslaagd is. 3.3 Opladen van de deelnemerslijsten Om de deelnemerslijsten van een pleiding te kunnen pladen klikt u p Mijn pleidingen p de startpagina. Daar vindt u een verzicht van de dr uw pleidingsinstelling erkende pleidingen. Als u p de tweede actieknp met de paperclip drukt, dan krijgt u een scherm te zien met bvenaan het detail van de pleiding. Daarnder kunt u enkele knppen zien, waarmee u de deelnemerslijsten kunt pladen. Als de pleidingsinstelling waarvr u ptreedt ng niet erkend is als exameninstelling, zult u deze knppen niet zien en kunt u de deelnemerslijsten dus k niet pladen.

13 13 13 Via de knp Bladeren kunt u binnen uw cmputer navigeren naar de plaats waar u het excel-sjabln met de deelnemers hebt pgeslagen. He u het excelbestand met invullen, wrdt uitgelegd in de vlgende paragraaf. Na het selecteren van het juiste bestand, drukt u p de knp Opladen. Als uw deelnemerslijst niet crrect werd samengesteld en dus futen bevat, krijgt u na het pladen een rde futmelding per verkeerde inverwaarde. U met in dat geval de invulwaarde in de excel aanpassen, het bestand terug pslaan en pnieuw drsturen naar de energieprestatiedatabank. Enkel futlze bestanden wrden pgeladen p de databank.

14 14 14 Als het bestand geen futen bevat, ziet u de excel met deelnemers in het verzicht staan. Op dat mment zijn de gegevens met betrekking tt de pleiding en het examen aangepast in de registratie van de energiedeskundige f verslaggever. Als de gegevens van de deelnemers crrect zijn pgeladen, ntvangen deze deelnemers een vanuit de energieprestatiedatabank. Deze infrmeert de deelnemers ver het feit dat de examenresultaten zijn pgeladen en ver de uiterste registratiedatum als energiedeskundige f verslaggever. Alleen de geslaagde deelnemers kunnen zich - binnen de 12 maanden na het behalen

15 15 van het getuigschrift van de pleiding - als energiedeskundige f verslaggever registreren in de energieprestatiedatabank Aandachtspunten bij samenstellen deelnemerslijsten Bij het verzenden van het excel-sjabln met de deelnemers en lesgevers is het belangrijk dat de vlgende velden crrect wrden ingevuld: - KBO-nummer: ntatie znder BE en znder punten. - Naam pleiding: crrecte schrijfwijze zals u de pleiding ingaf p de energieprestatiedatabank, zwel naar letters, hfd- en kleine letters als spaties. - RRN: 11 cijfers znder spaties f punten. - Indicatie lesgever: enkel p ja te zetten als de betrkken verslaggever/energiedeskundige k lesgever is en de gedceerde uren en minuten invullen. - Aantal gedceerde uren en minuten: vr de lesgevers wrden deze uren meegerekend als permanente vrming. Het VEA valideert achteraf deze uren 4. Wat ziet men als energiedeskundige f verslaggever? Energiedeskundigen en EPB-verslaggevers zijn verplicht zich te registreren p de energieprestatiedatabank binnen de 12 maanden na het behalen van het getuigschrift van de (basis)pleiding. Als ze dit niet den, dan meten ze pnieuw een pleiding tt energiedeskundige f verslaggever vlgen en slagen vr het examen. Elke verslaggever en energiedeskundige kan via het menu registratie tnen een verzicht krijgen van zijn erkenningsgegevens. Daar wrdt een samenvatting getnd van alle aspecten van de erkenningsregeling: - gegevens ver het diplma (alleen vr verslaggevers);

16 16 - (basis)pleiding: status en gegevens; - examen: status en gegevens; - inf ver de permanente vrming van elk kalenderjaar; 16 Als u naast examen p de knp met het brilletje drukt, kunnen de detailgegevens van het examen wrden bekeken.

17 17 17