Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting

Transcriptie

1 Deel IV: Dagelijkse boekingen in Unit 4 Accounting

2 Welkom bij Unit 4 Accounting Copyright 2005 Unit 4 Agresso Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland Unit 4 Agresso Accountancy B.V. Telefoon De Schutterij 27 Telefax Postbus 755 Supportlijn AT Veenendaal Supportfax ServicedeskAccountancy@unit4agresso.com Internet Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit 4 Agresso. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. Alle wijzigingen voorbehouden.

3 Inhoud 1. DAGELIJKSE BOEKINGEN Selecteren dagboeken voor de financiële mutaties INKOOPBOEKINGEN Invoeren inkoopfacturen in 'Invoeren Financiële mutaties' Mutatieregels in het Inkoopboek Inboeken crediteurenfacturen Het boeken van crediteurenbetalingen in het Kas-, Bank- of Giroboek Crediteurenbetalingen boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek Boeken op G-rekeningen Wijzigen Inkoopfacturen VERKOOPBOEKINGEN Invoeren verkoopfacturen in 'Invoeren Financiële mutaties' Mutatieregels in het Verkoopboek Korting voor Contant (Belgische administratie) Inboeken debiteurenfacturen Debiteurenfacturen inboeken Het boeken van debiteurenbetalingen in het Kas-, Bank- of Giroboek Debiteurenbetalingen boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek Wijzigen Verkoopfacturen OVERIGE MUTATIES Werken met afletteren Afletteren Invoeren memoriaalboekingen Boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek of het Memoriaal Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten Inboeken bank- en giroafschriften Inboeken overige mutaties in het Memoriaal / Inboeken van betalingen Inboeken vooruitbetalingen Overige mutaties in het Kas-, Bank-, of Giroboek Mutatie tegenboeken AFSTEMMEN BETALINGEN Afstemmen debiteuren of crediteurenbetalingen Afstemmen crediteuren- of debiteurenbetaling met meerdere facturen Afstemmen van meerdere facturen (selecteren van de facturen) Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling Betalingsdetails Betalingsverschillen TELEBANKIEREN Werken met telebankieren Overzicht Telebankieren Koppelen bank- aan grootboekrekening Betaalbaarstelling crediteurenfacturen Selecteren / deselecteren van facturen voor de betaalbaarstelling Selectie van facturen ongedaan maken / Deselecteren facturen Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten' Buitenlandse betaling Maken betaalopdracht Importeren bankafschrift Telebankmutaties handmatig 'matchen' Handmatig matchen van een creditnota aan een debiteur Selecteren facturen telebankmutaties Selecteren betaalopdracht Betalingen/Betaalopdrachten Incasso... 62

4 6.3.1 Maken incasso-opdracht Incasseren Werken met Elektronisch Rekening Informatie-bestanden Statusoverzicht ERI-bankrekeningen BTW-AANGIFTE Werken met de BTW-aangifte Boekingsbedragen inclusief BTW Boekingsbedragen inclusief BTW BTW-specificatie Gebruik van BTW-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen Voorbeelden BTW-boeking BTW-aangifte handmatig aanpassen BTW splitsen in het in- en verkoopboek Maandelijkse BTW-aangifte De BTW-aangifte in Nederland De BTW-aangifte in België Afdrukken BTW-posten De elektronische aangifte van uw BTW en ICT (Nederlandse administraties) De elektronische BTW-aangifte BTW-listing (België) ICT-kwartaalaangifte Onderhoud ICT-boekingen crediteuren Onderhoud ICT-boekingen debiteuren Overzicht ICT-boekingen Centralisatielijst BTW-aangifte ten behoeve van EDIVAT (Belgische administratie) Elektronische BTW-aangifte (EDIVAT)... 94

5 1. Dagelijkse boekingen 1.1 Selecteren dagboeken voor de financiële mutaties Menu: Taken Invoeren financiële mutaties In het selectiescherm voor de dagboeken kunt u op de verschillende tabbladen het dagboek voor uw boeking(en) selecteren. De dagboeken worden per boekjaar getoond. Selecteer een ander boekjaar als u een dagboek voor dat betreffende jaar wilt openen. 1. Selecteer het soort dagboek (Inkoop, Verkoop, Kas/Bank/Giro, of Memoriaal) 2. Markeer het dagboek waarin u de mutatie wilt invoeren door erop te klikken 3. Geef eventueel aan of de mutatie op de beginbalans moet komen of niet. Vink dit vakje af als u bijvoorbeeld het beginsaldo van de debiteuren wilt inboeken of de beginbalans wilt inboeken aan het begin van het nieuwe boekjaar 4. Controleer of het nummer van de boekperiode en het transactienummer kloppen, evenals de boekingsdatum en bevestig deze. U kunt het periodenummer en de boekingsdatum aanpassen als de boeking op een andere datum of in een andere periode gedateerd moet worden Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 1 December 2005

6 2. Inkoopboekingen 2.1 Invoeren inkoopfacturen in 'Invoeren Financiële mutaties' U opent het inkoopboek met 'Taken Invoeren Financiële Mutaties' en komt dan in het keuzescherm voor dagboeken voor het gekozen boekjaar. Hier kiest u op het tabblad 'Inkoop' voor het gewenste inkoopboek dat u hebt aangemaakt. In het scherm 'Inkoopboek' zijn een aantal rubrieken en velden beschikbaar voor het invoeren van de factuurgegevens. Op de factuurregel zelf zijn een aantal mogelijkheden die u bij 'Extra Opties' op het tabblad 'Boekingsprogramma's' kunt selecteren. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De (blauw)gekleurde velden zijn verplicht Factuur: Transactie: Periode: Hier stelt Unit 4 Accounting automatisch een factuurnummer voor. U stelt de beginwaarde van de nummering in bij 'Onderhoud Algemeen Financieel', tabblad 'Reeksen'. U kunt hier ook een al bestaand factuurnummer invoeren. U krijgt dan de vraag of u deze factuur wilt wijzigen of verwijderen. Dit is een nummer dat Unit 4 Accounting automatisch toekent aan een complete, sluitende journaalpost (boekingsbatch). Voor elke boekingsgang (in het betreffende dagboek) wordt het nummer met '1' opgehoogd. U kunt journaalposten aan de hand van het transactienummer opvragen. De periode is de boekingsperiode waarin u boekt. Als de opgegeven factuurdatum afwijkt van de opgegeven boekingsperiode (u boekt in de 'verkeerde' periode), geeft Unit 4 Accounting een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 2 December 2005

7 desgewenst negeren en doorgaan, u kunt ook de juiste datum of boekingsperiode opgeven. Crediteur: Factuurdatum: Referentie: Typ hier het nummer van de crediteur of selecteer de crediteur in de lijst (<F4>). Hier stelt Unit 4 Accounting zelf de huidige datum voor (systeemdatum). U kunt deze datum handmatig aanpassen, met behulp van de kalender (druk op <F4) of door gebruik te maken van de relatieve data. Als u een aangepaste datum hebt ingevoerd zal Unit 4 Accounting deze datum bij een volgende boeking voorstellen. Zo kunt u gemakkelijk achteraf boekingen doen zonder steeds de datum opnieuw in te voeren. Als het boekingsprogramma afgesloten wordt en vervolgens opnieuw opgestart, wordt de huidige datum weer voorgesteld. Geef een referentie voor de inkoopfactuur op, bijvoorbeeld de omschrijving van de inkooporder of de wijze waarop de order geplaatst is. Unit 4 Accounting onthoudt de gebruikte referenties per crediteur en slaat deze op in een lijst. U hoeft alleen de eerste tekens of woorden van een referentie in te typen. Unit 4 Accounting vult de tekst dan automatisch aan. Klik op de pijl naast het veld om de lijst met referenties te openen of druk op <F4>. Alleen de laatstgebruikte 7 referenties worden getoond. Let op! U kunt een ongewenste referentie alleen uit de lijst verwijderen door een nog niet betaalde factuur waarin deze referentie gebruikt is, te openen met Taken Wijzigen inkoopfacturen, de referentie te verwijderen en eventueel een nieuwe referentie in te typen. Sla de gewijzigde factuur op. Een referentie die aan een eenmaal betaalde factuur hangt, is niet meer te verwijderen uit de lijst met referenties. Betalingsconditie De betalingscondities zijn aangemaakt in 'Onderhoud Algemeen Financieel', tabblad 'Betalingscondities'. U hebt aan de crediteur een betalingsconditie kunnen koppelen. De betalingsconditie wordt automatisch bij de geselecteerde crediteur voorgesteld. U kunt desgewenst voor een andere betalingsconditie kiezen. Korting vervalt Vervaldatum Betalingskenmerk Op grond van de factuurdatum en de betalingsconditie berekent Unit 4 Accounting op welke datum de betalingskorting vervalt. Wordt door de leverancier geen betalingskorting gegeven, dan is deze datum gelijk aan de Vervaldatum van de factuur. Hier berekent Unit 4 Accounting de vervaldatum van de factuur. Gebruikt u de Management-assistent, kunt u een waarschuwing laten genereren wanneer de vervaldatum is, of wordt bereikt Bij het betalingskenmerk vult u het kenmerk van de ontvangen factuur in. Dit kenmerk gebruikt u bij het betalen van de factuur. Het betalingskenmerk wordt gebuikt bij het Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 3 December 2005

8 telebankieren. Valuta Koers Inclusief BTW Netto bedrag Kredietbeperking BTW Factuurbedrag: Aangepaste BTWaangifte Dit is de valuta die de (buitenlandse) crediteur hanteert. U hebt de valuta bij de crediteur vastgelegd maar u kunt de voorgestelde valuta aanpassen. De koers van de opgegeven valuta wordt in dit veld zichtbaar. U kunt de koers voor niet EMU-valuta eventueel aanpassen. U kunt dit veld selecteren wanneer u bedragen inclusief BTW wilt ingeven. De kolom Bedrag verandert dan in Bedrag incl. BTW en de kolommen BTW en BTW-bedrag worden toegevoegd. In het veld 'Netto bedrag' verschijnt het bedrag dat (tot dan toe) is ingevoerd op de verschillende factuurregels. Hebt u op het nettobedrag een kredietbeperking gekregen, vult u dit bedrag hier in. Kredietbeperking is het bedrag dat u van het factuurbedrag mag aftrekken wanneer u binnen de afgesproken termijn betaalt. Dit bedrag wordt geboekt op de rekening die u in 'Onderhoud Relatiecodes' aan de kredietbeperking crediteuren hebt gekoppeld (bijvoorbeeld de rekening 'Diverse baten en lasten). Unit 4 Accounting gaat ervan uit dat over de kredietbeperking BTW is berekend. Is dit niet het geval moet u dit aanpassen in 'Onderhoud Bedrijfsgegevens', tabblad 'BTW'.. Selecteer in het menu het juiste BTW-percentage. Als u met 'BTW per boekingsregel' werkt vervalt het keuzemenu en wordt het BTW-bedrag automatisch in dit veld ingevuld. Wanneer u de BTW niet per boekingsregel boekt, wordt het totaalbedrag aan BTW in dit vak getoond. U kunt dit bedrag hier handmatig wijzigen, maar let daarbij op dat het ingevoerde, aangepaste BTW-bedrag geldt voor het totaal van alle boekingsregels (zie verder). Als u het BTW-bedrag wijzigt wordt het veld Aangepaste BTW-aangifte geselecteerd. Dit is het totaalbedrag van het Nettobedrag, plus de eventuele kredietbeperking en de BTW. Bij het tijdig betalen van de factuur trekt Unit 4 Accounting zelf de betalingskorting en de kredietbeperking van het factuurbedrag af. Bij niet-tijdig betalen wordt geen betalingskorting afgetrokken en wordt de kredietbeperking betaald. Het betaalde bedrag komt dan overeen met het factuurbedrag. Dit veld wordt automatisch aangevinkt als het BTW-bedrag door u is aangepast. Als u het vinkje verwijdert, wordt de BTW opnieuw berekend volgens de ingevoerde gegevens. Let op! Als u een reeds eerder geboekte factuur muteert, worden uw wijzigingen automatisch doorgevoerd in de BTW-berekening. Maar dit gebeurt niet als de BTW is aangepast. Door het veld Aangepaste BTW-aangifte uit te schakelen, wordt de BTW opnieuw berekend. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 4 December 2005

9 BTW-verwerking BTW-aangifte Hier wordt het gebruikte BTW-scenario getoond. Het voorgestelde scenario hebt u ingevoerd bij 'Onderhoud Crediteuren'. U kunt het scenario tijdens het boeken nog wijzigen. U kunt de (aangepaste) BTW-boeking voor de factuur controleren en desgewenst wijzigen door op [BTW-aangifte] te klikken. Intrastat Wanneer u werkt met de module 'Intrastat' en u hebt een buitenlandse crediteur uit de Europese Unie geselecteerd en in 'Onderhoud BTW BTW-scenario's' hebt u aangegeven dat een Intrastatboeking gewenst is, kunt u met deze button de Intrastatgegevens invoeren Mutatieregels in het Inkoopboek Na een standaard-installatie krijgt u wanneer u de eerste maal een inkoopboek opent, de volgende kolomindeling van uw boekingsregels te zien: Afhankelijk van uw wensen kunt u de volgende instellingen maken: o Een datumkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u per factuur op meerdere data boeken. Standaard wordt op de regel de ingevoerde factuurdatum voorgesteld. U kunt per regel een afwijkende datum invoeren. o Een creditkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u standaard ook creditboekingen doen en hoeft dan geen negatieve bedragen voor een creditboeking op te geven. o BTW per boekingsregel. Wanneer u facturen ontvangt met verschillende BTWpercentages kunt u door het selecteren van deze instelling, het BTW-percentage per regel ingeven. o BTW-soort per boekingsregel. U kunt van de BTW-soort die aan de grootboekrekening is gekoppeld, afwijken wanneer u deze optie selecteert. Dit is met name van belang voor een Belgische administratie en voor ICT-boekingen. De BTWsoort staat standaard ingesteld op de soort die u in 'Onderhoud Rekeningschema', tabblad 'BTW' als BTW-soort hebt opgegeven. Door de soort per regel te tonen, kunt u de standaardinstelling wijzigen. De instellingen legt u vast in 'Extra Opties'. Daarnaast kunt u de breedte van de kolommen aan uw eigen behoefte aanpassen. Het is verstandig om de boekingsschermen aan te passen aan de soort boekingen die u het meest verwerkt. Moeten er uitzonderingen gemaakt worden, kunt u de instellingen altijd tijdelijk aanpassen aan de situatie. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u 'BTW per boekingsregel' normaal gesproken niet gebruikt, maar u krijgt opeens een factuur waarin Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 5 December 2005

10 twee BTW-percentages van toepassing zijn. U zet dan voor die ene transactie (factuur) de bewuste optie 'aan'. Na het invoeren van de mutatie keer u terug naar uw normale instellingen. Als u de optie niet hebt geselecteerd kunt u voor een factuur met meerdere BTW-percentages de BTW achteraf altijd nog uitsplitsen met [BTW aangifte]. Met de optie BTW per boekingsregel gebeurt dit automatisch. Let op! Sluit het boekingsscherm voordat u de instelling wijzigt. past openstaande schermen niet aan. U kunt boekingsregels tussenvoegen. Ga naar de regel die boven de plaats staat waar u de nieuwe boekingsregel wilt invoegen en druk op [+Toevoegen] of druk op <Enter>. Er wordt nu een nieuwe regel aangemaakt onder de actieve regel. Overzicht van de kolommen in het inkoopboek Datum (optie) Hier stelt Unit 4 Accounting de datum voor die in het veld Factuurdatum is ingevuld. U kunt deze datum op regelniveau nog wijzigen. Omschrijving Geef hier de gewenste omschrijving van de factuurregel op. Rekening Hier wordt de rekening voorgesteld die u aan de crediteur of aan het betreffende inkoopdagboek hebt gekoppeld. Of de rekening die op basis van de ingevoerde omschrijving is gevonden. U kunt de rekening op regelniveau nog wijzigen. Na het invullen van het rekeningnummer kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' Soort (optie) Met name in Belgische administraties kan het van belang zijn om de BTWsoort per mutatieregel te kunnen wijzigen. Unit 4 Accounting boekt standaard de BTW-soort die opgegeven is bij de betreffende grootboekrekening. Debet/Credit (optie) Bedrag BTW (optie) Als u hebt ingesteld dat u in het Inkoopboek ook een creditbedrag wilt kunnen opgeven, vult u het bedrag (excl. BTW) van de regel in de gewenste kolom in. Als u bovengenoemde optie niet ingesteld hebt, vult u hier het bedrag (excl. BTW) van de factuur in. U kunt hier ook creditbedragen invullen: typ dan een minteken bij het bedrag. (Zie ook de kolommen bij boekingen inclusief BTW ). Als u met BTW op regelniveau werkt of inclusief BTW boekt, geeft u hier het BTW-percentage op. Als hier een percentage wordt voorgesteld, is dit percentage aan de grootboekrekening gekoppeld. Kostenplaats Als u boekt op een rekening waaraan een kostenplaats gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier de betreffende kostenplaats (druk op F4). Als u aan geen enkele grootboekrekening een kostenplaats hebt gekoppeld, zal deze kolom niet zichtbaar zijn. Dossier Als u boekt op een rekening waaraan een dossier gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier het betreffende dossier. Als u aan geen enkele grootboekrekening een dossier hebt gekoppeld, zal deze kolom niet Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 6 December 2005

11 zichtbaar zijn. Aantal (optie) Wanneer u hebt ingesteld dat ook aantallen bij de verbijzondering mogen worden ingegeven (in Onderhoud Bedrijfsgegevens, tabblad 'Overige') vult u hier desgewenst het aantal in. Als hebt gekozen voor alleen de optie Verbijzonderen naar aantal moet u aan de hand van het saldo (Debet of Credit) een positief-, respectievelijk negatief aantal ingeven. Als u ook voor de optie Aantal koppelen aan bedrag hebt gekozen, rekent Unit 4 Accounting zelf aan de hand van het saldo uit of het een positief of negatief aantal is. Voor het verbijzonderen van inkoopfacturen naar een subadministratie moet u beschikken over de module Verbijzondering. Zie hiervoor: Verbijzonderen van boekingen in een subadministratie. U kunt voor inkoopboekingen gebruikmaken van scenarioboekingen. In Belgische administraties bestaat de mogelijkheid om te werken met Korting voor Contant. U moet dan een aankooprekening gebruiken waarbij de optie 'KVC' actief is en een speciale betalingsconditie voor de aankoopfactuur selecteren Inboeken crediteurenfacturen Zie de procesinformatie voor een overzicht van de velden en kolommen in het 'Inkoopboek' 1. Start 'Taken Invoeren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagboek van het type 'Inkoopboek' Controleer het periodenummer en het transactienummer. Pas deze eventueel aan 2. Vul het crediteurnummer in of selecteer dit met <F4>. Bij een buitenlandse crediteur binnen de EU wordt, als u beschikt over de module Intrastat, wordt de knop [Intrastat] actief (zie onder). Neem het voorgestelde factuurnummer en de factuurdatum over of pas deze aan. Standaard wordt de huidige datum voorgesteld. Vult u echter een andere datum in, zal Unit 4 Accounting deze datum bij een volgende boeking voorstellen. De overige gegevens worden door Unit 4 Accounting voorgesteld aan de hand van de ingevulde standaardgegevens in 'Onderhoud Crediteuren'. U kunt deze gegevens nog aan passen als er bijvoorbeeld voor de huidige factuur een andere betalingsconditie moet gelden. Voor het invullen van de referentie en de omschrijving kent Unit 4 Accounting het gemak van het intelligent boeken. Het betalingskenmerk wordt gebruikt bij het telebankieren (matchen) en wordt bij de betaling aan uw crediteur vermeld. U kunt aangeven wanneer u een bedrag inclusief BTW wilt invoeren (druk op <Alt> + <C>). 3. Klik op [Toevoegen] of druk op <+> om een nieuwe factuurregel aan te maken 4. Als tegenrekening wordt de rekening voorgesteld die aan het dagboek gekoppeld is, als referentie wordt de referentie van de factuur voorgesteld. De referentie kunt u selecteren uit de eerder ingevoerde referenties. Neem deze gegevens over of pas deze aan als dit nodig is. Met <F4> kunt u een rekening selecteren. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' 5. Als een van de opties 'Kostenplaats' / 'Dossier' 'aan' staat voor de grootboekrekening, moet u de kostenplaats, het dossier en/of het aantal invullen. Dit laatste gegeven wordt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijzonderen naar Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 7 December 2005

12 aantal' Onderhoud Bedrijfsgegevens', tabblad 'Overige' is geselecteerd. Als de aantallen gekoppeld zijn aan het bedrag moet u altijd een positief aantal ingeven. Het programma bepaalt dan aan de hand van het bedrag of het een positief- of een negatief aantal is 6. Vul het bedrag van de factuurregel in. Daarna kunt u eventueel een nieuwe regel toevoegen, of kunt u met <Enter> naar het volgende veld 7. Geef eventueel in het veld 'Kredietbeperking' een bedrag aan kredietbeperking op 8. Btw-aangifte Klik op de selectieknop [BTW] om een BTW-percentage te selecteren. Het bedrag aan BTW en het factuurbedrag inclusief BTW worden dan direct door het programma berekend. U kunt het BTW-bedrag indien nodig nog aanpassen door te klikken op het veld; als u het BTW-bedrag wijzigt, wordt het vakje 'Aangepast' afgevinkt. Door te klikken op het vakje 'Aangepast' wijzigt u het aangepaste BTWbedrag weer in het standaardbedrag dat overeenkomt met het ingevulde BTWpercentage 9. Als u klikt op [Aangifte] kunt u de BTW-aangifte per BTW-vak opvragen of specificeren. U ziet dan in welke BTW-vakken het basisbedrag en het BTW-bedrag geboekt zijn aan de hand van de BTW-relaties. Eventueel kunt u de bedragen handmatig aanpassen of in andere BTW-vakken gaan boeken. Meer informatie over het boeken van de BTW vindt u in Werken met de BTW-aangifte. Na het invullen van een nieuw basisbedrag bij een BTW-percentage wordt het BTW-bedrag direct door Unit 4 Accounting berekend. Ook dit kunt u wijzigen. U kunt het venster echter pas verlaten als het totaalbedrag overeenkomt met het factuurbedrag. Na het aanpassen van de BTW-aangifte wordt het vakje 'Aangepast' afgevinkt om aan te geven dat de aangifte handmatig aangepast is 10. Als de knop [Intrastat] geactiveerd is kunt u hier de gevraagde 'Intrastat'- gegevens invoeren. Wanneer u geen intrastatgegevens hebt ingevoerd krijgt u bij het opslaan van de factuur een waarschuwing. U kunt dan alsnog de intrastatgegevens invoeren. 11. Controleer het nettobedrag en vul de eventuele kredietbeperking in 12. U kunt de BTW-aangifte aanpassen door te klikken op [BTW-aangifte] Tip U kunt voor vaak voorkomende boekingen, bijvoorbeeld maandelijkse facturen, een scenarioboeking aanmaken waarbij u zoveel mogelijk vaste gegevens invult Het boeken van crediteurenbetalingen in het Kas-, Bank- of Giroboek Na het invoeren van de crediteurenfactuur is een openstaande post ontstaan. U boekt de betalingen die u op een crediteurenfactuur doet in het Kas-, bank- of Giroboek of, wanneer u gebruik maakt van telebankieren via Taken Telebankieren Importeren bankafschrift. In het laatste geval hebt u eerst de openstaande post betaalbaar gesteld en vervolgens een betaalopdracht aan uw bank gegeven. Wanneer u het bankafschrift ontvangt waarop de openstaande post is afgeschreven, wordt de betaling automatisch of handmatig gematcht met de openstaande post. Voor het inboeken van betalingen en ontvangsten opent u het gewenste dagboek van het type Kas-, Bank- of Giroboek. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 8 December 2005

13 U opent het tabblad Crediteuren wanneer u een betaalde crediteurenfactuur wilt boeken. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties'. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De blauwgekleurde velden zijn verplicht Periode Afschrift Datum Omschrijving Valuta Vorig/Nieuw Nog te boeken Debet/Credit Saldo In de rubriek Transactie voert u de transactiegegevens in. Bij Periode wordt de laatstgebruikte boekingsperiode voorgesteld. U kunt de periode wijzigen Hier staat het afschriftnummer. Na het boeken van een bank- of giroafschrift wordt het afschriftnummer met 1 verhoogd voor het boeken van het volgende afschrift. Normaal gesproken zal het afschriftnummer overeenkomen met het afschriftnummer dat u van uw bank ontvangt. U kunt het nummer ook handmatig ingeven. U kunt afschrift '0' gebruiken voor het invoeren van de beginstand van de bankrekening als u uw administratiegegevens voor het eerst in Unit 4 Accounting invoert Hier wordt de huidige datum voorgesteld. Vul hier de datum van het afschrift in. Geef hier desgewenst een omschrijving in. Deze omschrijving wordt gebruikt bij de mutatie op de kas-, bank- of girorekening U hebt bij het aanmaken van het dagboek een valuta op kunnen geven (een valutadagboek). De valuta van het dagboek staat in dit veld vermeld. In het veld Vorig staat het eindsaldo van uw vorige afschrift vermeld. Als u in Extra Opties hebt aangegeven dat u de bank- en giroboeken op het saldo wilt controleren is ook het veld Nieuw actief. U geeft hier het eindsaldo van het afschrift op. Unit 4 Accounting controleert nu of tijdens het boeken van de mutatieregels alle bedragen juist zijn overgenomen zodat het eindsaldo van de transactie overeenkomt met het bank- of girosaldo. U kunt pas opslaan als het eindsaldo is bereikt. Als u de optie saldocontrole niet hebt aanstaan wordt in het veld 'Nieuw', na elke boeking, het actuele eindsaldo vermeld. Na het boeken van alle afschriftregels moet het saldo overeenkomen met het eindsaldo van uw dagafschrift. U kunt tussentijds wel opslaan. Bij een saldocontrole staat in dit veld het bedrag dat nog geboekt moet worden om het vereiste eindsaldo te bereiken. Hier staan de geboekte debet- en creditbedragen. Het saldo van de ingevoerde debet- en de creditmutaties staat in dit veld vermeld. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 9 December 2005

14 Overzicht van de kolommen in het tabblad 'Crediteuren' Datum Crediteur Factuur Factuursaldo Val./Betaald val. Betaald (EUR) Omschrijving Bij een boeking geeft u per boekingsregel de boekingsdatum van de betaling op. Deze datum wordt gebruikt om te bepalen of betalingskorting/kredietbeperking mag worden verrekend. U kunt deze datum echter wijzigen, bijvoorbeeld bij het boeken in een vorig boekjaar. Op een volgende boekingsregel wordt de datum uit de eerste regel (vorige boekingsdatum) overgenomen. U kunt op een volgende regel alleen de dag wijzigen, zonder dat daarbij de maand of het jaar verandert Selecteer hier de gewenste crediteur. Dit veld wordt automatisch ingevuld als u direct een factuurnummer selecteert Vul hier het nummer van de betaalde factuur in of druk op <F4> om de juiste factuur te selecteren. Als het om een betaling van meerdere facturen gaat drukt u op <Ctrl> + <A> of klikt u op [ betaling afstemmen met meerdere facturen ]. U kunt nu uw Hier wordt het nog openstaande bedrag van de factuur overgenomen. Eventuele kredietbeperking en/of betalingskorting wordt verrekend Bij selectie van een factuur in vreemde valuta verschijnen hier respectievelijk de valuta en het openstaande saldo van de factuur. U neemt het openstaande bedrag van de factuur over, of u geeft het werkelijk betaalde bedrag op. Het kan zijn dat hier een betalingsverschil met het factuursaldo bestaat (zie hierna). Als de facturen zijn geselecteerd via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen', verschijnt hier van de geselecteerde facturen het totaal betaalde bedrag in vreemde valuta. Wijkt de valutacode van de factuur af van de valutacode van het dagboek, dan wordt het openstaande saldo in de valuta van de factuur omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel naar de valuta van het dagboek en voorgesteld als betaald bedrag. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Alleen als u het betaalde bedrag in vreemde valuta wijzigt in het scherm betalingsdetails, wordt de (deel)betaling in valuta opnieuw omgerekend. Dit omdat anders (bij een andere kolomvolgorde) een door u reeds ingegeven correct betaald bedrag in de valuta van het dagboek weer wordt vervangen door een voorstel, dat niet aansluit bij de werkelijke omrekening door de bank. U zou dan nogmaals het correcte bedrag moeten ingeven. Als de facturen zijn geselecteerd in het scherm 'Betaling afstemmen met meerdere facturen' [ ] verschijnt hier het voorstel van het betaalde bedrag in de valuta van het dagboek op basis van de geselecteerde valutafacturen omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Wordt de betaling op deze regel afgestemd, dan kan hier een omschrijving worden meegegeven aan de crediteurenmutatie. Deze omschrijving wordt ook meegegeven aan de grootboekmutaties voor zover het niet de mutatie op de grootboekrekening 'crediteuren' betreft. Als via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen' meerdere facturen zijn afgestemd, dan is dit veld geblokkeerd. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 10 December 2005

15 Omschrijvingen moeten dan bij de factuur in het bovengenoemde scherm worden ingegeven. Betalingsverschillen Wanneer het betaalde bedrag afwijkt van het openstaande factuursaldo is er een betalingsverschil. Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door ten onrechte afgetrokken betalingskorting en/of kredietbeperking of doordat niet het gehele factuurbedrag is betaald (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil veroorzaakt is door meerdere valuta-omrekeningen. Standaard blijft de factuur voor het restant bedrag open staan, tenzij in de bedrijfsgegevens op tabblad 'overige' een 'maximum automatisch af te boeken bedrag' bedrag is opgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wordt de factuur als afgehandeld beschouwd. Klik op Details [ ] om het venster 'Betalingsdetails' te openen. U kunt hier aangeven of het restbedrag mag worden afgeboekt, of dat de betalingstermijn moet worden verlengd of u kunt het bedrag aanpassen. De betaling geldt voor meerdere facturen tegelijk Klik, als de betaling voor meerdere facturen geldt, op Betaling afstemmen met meerdere facturen [ ] of druk op <Ctrl>+<A>. Na het afstemmen met een enkele factuur staat voor de mutatieregel de code 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de code 'M' (Meerdere) voor de regel Crediteurenbetalingen boeken in het Kas-, Bank- of Giroboek Crediteurenbetalingen handmatig boeken U kunt een betaling die u per bank aan een crediteur gedaan hebt, in een dagboek van het type Bank- of Giroboek, afstemmen met de bijbehorende openstaande post. Houd het bankafschrift bij de hand. 1 Open het bank- of giroboek met 'Taken Invoeren financiële mutaties' of rechtstreeks vanuit het takenscherm en selecteer het bankboek waaraan de bank gekoppeld is waarvoor u het afschrift wilt inboeken 2 Controleer de periode en het afschriftnummer. In het veld 'Omschrijving' kunt u de omschrijving invullen die gebruikt zal worden voor de sluitboeking. Bij een nieuwe transactie wordt het veld 'Vorig' gevuld met het beginsaldo van de tegenrekening vermeerderd met de debet- en creditmutaties tot en met de te boeken periode op het betreffende dagboek. U kunt het 'Nieuwe saldo' invullen ter controle (als de optie 'Controle B/G-dagboeken' geactiveerd is) 3 Selecteer het tabblad 'Crediteuren' om een crediteurenbetaling te kunnen invoeren 4 Klik op [Toevoegen] om een nieuwe regel toe te voegen. U hebt vervolgens twee mogelijkheden: a. De betaling is een volledige betaling van één enkele factuur, of er is een betalingsverschil ontstaan op een factuur b. De betaling geldt voor meerdere facturen tegelijk 5a De betaling heeft betrekking op één enkele factuur, of er is een betalingsverschil ontstaan op een factuur o vul vervolgens het betaalde bedrag in. Neem het voorgestelde totale factuurbedrag over als de factuur geheel betaald is, of vul een ander Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 11 December 2005

16 5b bedrag in. Als u een ander bedrag invult dan het voorgestelde factuurbedrag, dan kunt u het restbedrag eventueel laten afboeken als betalingsverschil o klik op [Betalingsdetails] als u een verschilbedrag wilt controleren of laten afboeken. Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door een valutaverschil, door ten onrechte afgetrokken betalingskorting of doordat niet het gehele factuurbedrag betaald is o in het venster 'Betalingsdetails' kunt u het valutabedrag aanpassen of de betalingstermijn eventueel laten verlengen. Als er een restbedrag is, kunt u aangeven of u dit bedrag wel of niet als betalingsverschil wilt laten afboeken De betaling geldt voor meerdere facturen tegelijk o klik op [Betaling afstemmen met meerdere facturen] of druk op <Ctrl>+<A> o vul eventueel het totaal betaalde bedrag (in valuta) in. Als er al een factuur geselecteerd was, wordt het factuurbedrag hier al ingevuld. Het 'Totaal af te stemmen bedrag' dient ter controle: u kunt dan facturen selecteren totdat het ingevulde bedrag bereikt is. Als het bedrag overschreden wordt, wordt het restbedrag van de laatst geselecteerde factuur in de kolom 'Betalingsverschil' geplaatst o selecteer alle facturen en/of vooruitbetalingen totdat het door u ontvangen bedrag overeen komt met het 'Af te stemmen bedrag' of het bedrag dat in het vak 'Totaalbedrag' getoond wordt o na selectie van de factuur / facturen of de factuur en de bijbehorende vooruitbetaling keert u terug naar het boekingsvenster door te klikken op [OK] o door nog een keer op [ ] te klikken, kunt u de gegevens van de afgestemde facturen weer opvragen en eventueel nog aanpassen 6 Na het afstemmen met een enkele factuur staat voor de mutatieregel de code 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de code 'M' (Meerdere) voor de regel. U kunt vervolgens nieuwe mutatieregels gaan inboeken. Boven in het scherm wordt in het venster 'Totaal' het totaal van de mutaties getoond. 2.2 Boeken op G-rekeningen Met name als u met projecten werkt of op een andere wijze werkt met onderaannemers, kunt u te maken krijgen met zogenaamde 'G-rekeningen'. G-rekeningen zijn geblokkeerde rekeningen bij onderaannemers, bestemd voor rechtstreekse betaling aan de belastingdienst of UWV. U kunt nu in Unit 4 Accounting op G-rekeningen van uw onderaannemers (crediteuren) boeken. In 'Onderhoud Crediteuren' kenmerkt u de betreffende (of nieuwe) crediteur als 'onderaannemer' (tabblad 'Bank'). Nu kunt u een bankrekening en/of een girorekening opgeven die hij als G-rekening heeft. In het inkoopboek is nu bij deze crediteur de knop actief. Bij een betaling waarvan een gedeelte gestort moet worden op de G-rekening van de crediteur klikt u hierop en geeft het bedrag in. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 12 December 2005

17 Het betaalde bedrag op de G-rekening is nu onder andere in 'Info Crediteuren' zichtbaar. Bij het betaalbaarstellen van de factuur wordt deze in tweeën gesplitst en het bedrag dat naar de G-rekening overgemaakt wordt, wordt afgetrokken van het totale factuurbedrag. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 13 December 2005

18 Het bedrag dat naar de G-rekening betaald wordt, is een netto bedrag. Eventuele betalingskorting en kredietbeperking wordt met het overige deel verrekend. Als u bij de crediteur zowel een bankrekeningnummer als een girorekeningnummer hebt opgegeven hangt het van het bank- of giroboek af welke rekening wordt voorgesteld: Als u via een bankboek betaalbaarstelt, zal Unit 4 Accounting de bankrekening voorstellen, als u via een giroboek betaalbaarstelt, wordt de girorekening gekozen. U kunt de rekening in de betaalbaarstelling nog wijzigen Wijzigen Inkoopfacturen Zie voor meer informatie over het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt openstaande Inkoopfacturen nog op een aantal punten aanpassen. Hiervoor opent u 'Taken Wijzigen Inkoopfacturen'. Door een crediteur te selecteren krijgt u een overzicht van de facturen die bij de betreffende crediteur openstaan. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 14 December 2005

19 U kunt in dit scherm de volgende gegevens van de factuur aanpassen: o Betalingsconditie, dan wordt de vervaldatum automatisch opnieuw berekend. o Kortingsdatum o Vervaldatum o Referentie o Betalingskenmerk Wijzigingen kunnen uitsluitend worden doorgevoerd als de factuur nog open staat. Door te dubbelklikken op een factuur of met [ ] vraagt u de factuurdetails op. U kunt het recht om facturen te wijzigen regelen met de toewijzing van rechten in Unit 4 Accounting. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 15 December 2005

20 3. Verkoopboekingen 3.1 Invoeren verkoopfacturen in 'Invoeren Financiële mutaties' U opent het verkoopboek met 'Taken Invoeren Financiële Mutaties' en komt dan in het keuzescherm voor dagboeken voor het gekozen boekjaar. Hier kiest u op het tabblad 'Verkoop' voor het gewenste verkoopboek dat u hebt aangemaakt. In het scherm 'Verkoopboek' zijn een aantal rubrieken en velden beschikbaar voor het invoeren van de factuurgegevens. Op de factuurregel zelf zijn een aantal mogelijkheden die u bij 'Extra Opties' op het tabblad 'Boekingsprogramma's' kunt selecteren. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De (blauw)gekleurde velden zijn verplicht Factuur: Transactie: Periode: Hier stelt Unit 4 Accounting automatisch een factuurnummer voor. U stelt de beginwaarde van de nummering in bij 'Onderhoud Algemeen Financieel', tabblad 'Reeksen'. U kunt hier ook een al bestaand factuurnummer invoeren. U krijgt dan de vraag of u deze factuur wilt wijzigen of verwijderen. Dit is een nummer dat Unit 4 Accounting automatisch toekent aan een complete, sluitende journaalpost (boekingsbatch). Voor elke boekingsgang (in het betreffende dagboek) wordt het nummer met '1' opgehoogd. U kunt journaalposten aan de hand van het transactienummer opvragen. De periode is de boekingsperiode waarin u boekt. Als de opgegeven factuurdatum afwijkt van de opgegeven boekingsperiode (u boekt in de 'verkeerde' periode), geeft Unit 4 Accounting een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 16 December 2005

21 desgewenst negeren en doorgaan, u kunt ook de juiste datum of boekingsperiode opgeven. Debiteur: Factuurdatum: Referentie: Typ hier het nummer van de debiteur of selecteer de debiteur in de lijst (<F4>). Hier stelt Unit 4 Accounting zelf de huidige datum voor (systeemdatum). U kunt deze datum handmatig aanpassen, met behulp van de kalender (druk op <F4) of door gebruik te maken van de relatieve data. Geef een referentie voor de verkoopfactuur op, bijvoorbeeld de omschrijving van de verkooporder of de wijze waarop de order geplaatst is. Unit 4 Accounting onthoudt de gebruikte referenties per debiteur en slaat deze op in een lijst. U hoeft alleen de eerste tekens of woorden van een referentie in te typen. Unit 4 Accounting vult de tekst dan automatisch aan. Klik op de pijl naast het veld om de lijst met referenties te openen of druk op <F4>. Alleen de laatstgebruikte 7 referenties worden getoond. Let op! U kunt een ongewenste referentie alleen uit de lijst verwijderen door een nog niet betaalde factuur waarin deze referentie gebruikt is, te openen met Taken Wijzigen verkoopfacturen, de referentie te verwijderen en eventueel een nieuwe referentie in te typen. Sla de gewijzigde factuur op. Een referentie die aan een eenmaal betaalde factuur hangt, is niet meer te verwijderen uit de lijst met referenties. Referenties worden gebruikt bij het telebankieren. Betalingsconditie Korting vervalt Vervaldatum Valuta Koers Inclusief BTW De betalingscondities zijn aangemaakt in 'Onderhoud Algemeen Financieel', tabblad 'Betalingscondities'. Standaard wordt de eerste betalingsconditie uit de lijst voorgesteld. U hebt aan de debiteur een betalingsconditie kunnen koppelen. De betalingsconditie wordt automatisch bij de geselecteerde debiteur voorgesteld. U kunt desgewenst voor een andere betalingsconditie kiezen. Op grond van de factuurdatum en de betalingsconditie berekent Unit 4 Accounting op welke datum de betalingskorting vervalt. Geeft u geen betalingskorting, is deze datum gelijk aan de Vervaldatum van de factuur. Hier berekent Unit 4 Accounting de vervaldatum van de factuur. Gebruikt u de Management-assistent, kunt u een waarschuwing laten genereren wanneer de vervaldatum is, of wordt bereikt Dit is de valuta die u voor uw (buitenlandse) debiteur hanteert. U hebt de valuta bij de debiteur vastgelegd maar u kunt de voorgestelde valuta aanpassen. De koers van de opgegeven valuta wordt in dit veld zichtbaar. U kunt de koers voor niet EMU-valuta eventueel aanpassen. U kunt dit veld selecteren wanneer u bedragen inclusief BTW wilt Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 17 December 2005

22 ingeven. De kolom Bedrag verandert dan in Bedrag incl. BTW en de kolommen BTW en BTW-bedrag worden toegevoegd. Netto bedrag Kredietbeperking BTW Factuurbedrag: Aangepaste BTWaangifte BTW-verwerking BTW-aangifte In het veld 'Netto bedrag' verschijnt het bedrag dat (tot dan toe) is ingevoerd op de verschillende factuurregels (grootboekuitsplitsing). Geeft u op het nettobedrag een kredietbeperking, vult u dit bedrag hier in. Kredietbeperking is het bedrag dat uw debiteur moet betalen wanneer hij niet binnen de afgesproken termijn betaalt. Dit bedrag wordt geboekt op de rekening die u in 'Onderhoud Relatiecodes' aan de kredietbeperking debiteuren hebt gekoppeld (bijvoorbeeld de rekening 'Diverse baten en lasten'). Unit 4 Accounting gaat ervan uit dat over de kredietbeperking BTW wordt berekend. Is dit niet het geval moet u een aangepaste BTWaangifte doen. Na het ingeven van de grootboekuitsplitsing klikt u op het veld kredietbeperking. Het bedrag dat in het veld wordt voorgesteld is berekend aan de hand van het percentage kredietbeperking dat bij de debiteur (in 'Onderhoud Debiteuren') is opgegeven. Selecteer in het menu het juiste BTW-percentage. Als u met 'BTW per boekingsregel' werkt vervalt het keuzemenu en wordt het BTW-bedrag automatisch in dit veld ingevuld. Wanneer u de BTW niet per boekingsregel boekt, wordt het totaalbedrag aan BTW in dit vak getoond. U kunt dit bedrag hier handmatig wijzigen, maar let daarbij op dat het ingevoerde, aangepaste BTW-bedrag geldt voor het totaal van alle boekingsregels (zie verder). Als u het BTWbedrag wijzigt wordt het veld Aangepaste BTW-aangifte geselecteerd. Dit is het totaalbedrag van het Nettobedrag, plus de eventuele kredietbeperking en de BTW. Bij het tijdig betalen van de factuur trekt Unit 4 Accounting zelf de betalingskorting en de kredietbeperking van het factuurbedrag af (openstaande post). Bij niet-tijdig betalen wordt geen betalingskorting afgetrokken en wordt de kredietbeperking niet afgetrokken. Het te betalen bedrag komt dan overeen met het factuurbedrag. Als u het vinkje verwijdert, wordt de BTW opnieuw berekend volgens de ingevoerde gegevens. Let op! Als u een reeds eerder geboekte factuur muteert, worden uw wijzigingen automatisch doorgevoerd in de BTW-berekening. Maar dit gebeurt niet als de BTW is aangepast. Door het veld Aangepaste BTW-aangifte uit te schakelen, wordt de BTW opnieuw berekend. Hier wordt het gebruikte BTW-scenario getoond. Dit is het voorkeurscenario. U kunt een ander scenario kiezen. Voor binnenlandse debiteuren zijn alleen de binnenlandse scenario s beschikbaar. Bij buitenlandse debiteuren zijn alle (actieve) scenario s beschikbaar. U kunt de (aangepaste) BTW-boeking voor de factuur controleren en desgewenst wijzigen door op [BTW aangifte] te klikken. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 18 December 2005

23 3.2 Mutatieregels in het Verkoopboek Na een standaard-installatie krijgt u wanneer u de eerste maal een verkoopboek opent, de volgende kolomindeling van uw boekingsregels te zien: Afhankelijk van uw wensen kunt u de volgende instellingen maken: Een datumkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u per factuur op meerdere data boeken. Standaard wordt op de regel de ingevoerde factuurdatum voorgesteld. U kunt per regel een afwijkende datum invoeren. Een creditkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u standaard ook creditboekingen doen en hoeft dan geen negatieve bedragen voor een creditboeking op te geven. BTW per boekingsregel. Wanneer u facturen ontvangt met verschillende BTWpercentages kunt u door het selecteren van deze instelling, het BTW-percentage per regel ingeven. BTW-soort per boekingsregel. U kunt van de BTW-soort die aan de grootboekrekening is gekoppeld, afwijken wanneer u deze optie selecteert. Dit is met name van belang voor een Belgische administratie en voor ICT-boekingen. De instellingen legt u vast in 'Extra Opties'. Daarnaast kunt u de breedte van de kolommen aan uw eigen behoefte aanpassen. Tip! Het is verstandig om de boekingsschermen aan te passen aan de soort boekingen die u het meest verwerkt. Moeten er uitzonderingen gemaakt worden, kunt u de instellingen altijd tijdelijk aanpassen aan de situatie. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u 'BTW per boekingsregel' normaal gesproken niet gebruikt, maar u maakt bij uitzondering een factuur waarin twee BTW-percentages van toepassing zijn. U zet dan voor die ene transactie (factuur) de bewuste optie 'aan'. Na het invoeren van de mutatie keer u terug naar uw normale instellingen. Als u de optie niet hebt geselecteerd kunt u voor een factuur met meerdere BTW-percentages de BTW achteraf altijd nog uitsplitsen met [BTW aangifte]. Met de optie BTW per boekingsregel gebeurt dit automatisch. U kunt boekingsregels tussenvoegen. Ga naar de regel die boven de plaats staat waar u de nieuwe boekingsregel wilt invoegen en druk op [+Toevoegen] of druk op <Enter>. Er wordt nu een nieuwe regel aangemaakt onder de actieve regel. Overzicht van de kolommen in het verkoopboek Datum (optie) Omschrijving Rekening Hier stelt Unit 4 Accounting de datum voor die in het veld Factuurdatum is ingevuld. U kunt deze datum op regelniveau nog wijzigen. Geef hier de gewenste omschrijving van de factuurregel op. Hier wordt de rekening voorgesteld die u aan de debiteur of aan het betreffende verkoopdagboek hebt gekoppeld. Of de rekening Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 19 December 2005

24 die op basis van de ingevoerde omschrijving is gevonden. U kunt de rekening op regelniveau nog wijzigen. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' Soort (optie) Met name in Belgische administraties kan het van belang zijn om de BTW-soort per mutatieregel te kunnen wijzigen. Unit 4 Accounting boekt standaard de BTW-soort die opgegeven is bij de betreffende grootboekrekening. Debet/Credit (optie) Als u hebt ingesteld dat u in het verkoopboek ook een creditbedrag wilt kunnen opgeven, vult u het bedrag (excl. BTW) van de regel in de gewenste kolom in. Bedrag BTW (optie) Kostenplaats Aantal (optie) Als u bovengenoemde optie niet ingesteld hebt, vult u hier het bedrag (excl. BTW) van de factuur in. U kunt hier ook creditbedragen invullen: typ dan een minteken achter het bedrag. (Zie ook de kolommen bij boekingen inclusief BTW ). Als u met BTW op regelniveau werkt of inclusief BTW boekt, geeft u hier het BTW-percentage op. Als hier een percentage wordt voorgesteld, is dit percentage aan de grootboekrekening gekoppeld. Als u boekt op een rekening waaraan een kostenplaats gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier de betreffende kostenplaats. Als u aan geen enkele grootboekrekening een kostenplaats hebt gekoppeld, zal deze kolom niet zichtbaar zijn. Wanneer u hebt ingesteld dat ook aantallen bij de verbijzondering mogen worden ingegeven (in Onderhoud Bedrijfsgegevens ) vult u hier desgewenst het aantal in. Als hebt gekozen voor alleen de optie Verbijzonderen naar aantal moet u aan de hand van het saldo (Debet of Credit) een positief-, respectievelijk negatief aantal ingeven. Als u ook voor de optie Aantal koppelen aan bedrag hebt gekozen, rekent Unit 4 Accounting zelf aan de hand van het saldo uit of het een positief of negatief aantal is. Als u werkt met de module Vaste Activa, kunt u een desinvestering boeken in de kolom 'Activa'. U moet daarvoor in de kolom 'Rekening' een speciale activarekening hebben geselecteerd. Wanneer u in de kolom 'Activa' dubbelklikt of op <F4> drukt, verschijnt het scherm 'Boeken vaste activa'. U kunt voor verkoopboekingen gebruikmaken van scenarioboekingen. In Belgische administraties bestaat de mogelijkheid om te werken met Korting voor Contant. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 20 December 2005

25 3.3 Korting voor Contant (Belgische administratie) In Belgische administraties is het mogelijk om te werken met het betalingskortingssysteem 'Korting voor Contant' (KvC). In Nederlandse administraties wordt dit niet gebruikt. Unit 4 Accounting voegt de mogelijkheid voor Korting voor Contant voor Belgische administraties toe aan de betreffende programma's. Bij Korting voor Contant wordt over een vastgesteld betalingskortingspercentage van de omzet geen BTW berekend. De korting contant (percentage) wordt over het nettobedrag berekend. Dit KvC-bedrag wordt vervolgens van het nettobedrag afgetrokken. Over het resterende bedrag wordt BTW berekend, waarna het KvC-bedrag weer bij het nettobedrag wordt opgeteld. Of van Korting voor Contant gebruikgemaakt wordt bij een bepaalde leverantie (factuur), wordt op twee manieren bepaald. Aan een verkoop- of inkoopopdracht wordt een betalingsconditie gekoppeld en een grootboekrekening. Bij de betalingsconditie kan de code 'Korting voor Contant' opgegeven worden en het kortingspercentage. Bij de grootboekrekening waarop de omzet wordt geboekt, kan worden aangegeven of van KvC gebruikgemaakt wordt. Om voor een bepaalde verkoop- of inkoopopdracht Korting voor Contant te berekenen, moet de code KvC voor zowel de betalingsconditie als de grootboekrekening geselecteerd zijn. In 'Onderhoud Algemeen Financieel', tabblad 'Betalingscondities' kunt u (in een Belgische administratie) voor een betalingsconditie het veld 'KVC' selecteren. Wanneer u deze betalingsconditie gebruikt, is het mogelijk om Korting voor Contant te berekenen. In 'Onderhoud Rekeningschema', tabblad 'BTW' kunt u aangeven of deze rekening bedoeld is voor 'Korting voor Contant-boekingen'. De Korting voor Contant wordt per orderregel berekend. U kunt dus in een opdracht zowel orderregels aanmaken met KvC en andere orderregels zonder KvC, door voor die regels een grootboekrekening zonder KvC te kiezen. Let op! Alleen wanneer in een opdracht zowel bij de betalingsconditie als voor de op de orderregel gebruikte grootboekrekening de optie KVC is geactiveerd, wordt de Korting voor Contant berekend. Anders wordt de normale BTW-berekening gehanteerd. Wanneer u aan een bepaald artikel in uw artikelbestand een grootboekrekening koppelt waarbij de optie 'KVC' is geactiveerd, hoeft u voor de berekening van KvC bij de factuuropdracht alleen nog de juiste betalingsconditie te selecteren. Als Korting voor Contant wordt gebruikt, wordt eventuele kredietbeperking uitgesloten. Voorbeeld: U boekt een verkoopfactuur en selecteert daarbij een betalingsconditie waarbij KvC niet geactiveerd is. Bij de grootboekrekening is de optie wel geactiveerd. Unit 4 Agresso Accountancy B.V. 21 December 2005