Klaar BBC. voor de. Draaiboek voor de planning, voorbereiding en opstart van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus

Transcriptie

1 Klaar voor de start? Draaiboek voor de planning, voorbereiding en opstart van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus vs. 02 januari 2013

2 Het kader van - Uitvoering gemeentedecreet en OCMW-decreet - Vlaams regeerakkoord New Public Management - Europese regels en standaarden (ESR 1995, COFOG, IPSAS) - Verschillende systemen in gemeenten en OCMW s ESR : Europees Stelsel van nationale en regionale Rekeningen COFOG : Classification of the Functions of Government IPSAS : International Public Sector Accounting Standards

3 Wat verandert - Functies/AC-sac worden beleidsdomeinen, -velden en items - Budgettaire artikels worden algemene rekeningen - Transactieboekhouding en geen verbintenisboekhouding - Outputbegroting in plaats van inputbegroting - Beleid in beleidsdoelstellingen - Beleidsrapporten, beheersrapporten, managementrapporten - Meerjarenplan (strategische nota en financiële nota) - Budget (beleidsnota en financiële nota) - Onderscheid exploitatie-investeringen <> GD en BD - Financieel evenwicht - Financiering in functie van liquiditeit

4 Het -traject Voorbereiding Waarderingsregels Informatiebehoefte en - bronnen Omgevingsanalyse Beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties Converteren rekening en inventaris Algemeen rekeningenstelsel Beleidsdomeinen, -velden, -items Meerjarenplan en budget BOEKHOUDING BELEID ARCHITECTUUR

5 Het -traject Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Omgevingsanalyse Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget Vastleggen van de waarderingsregels Converteren van de rekening (met inventaris)

6 Voorbereiding Veranderingsmanagement (change) is een project. Het -project verandert véél in alle geledingen van de organisatie, zowel bij de administratie als bij de beleidsploeg. Verandering betekent weerstand Een goede projectaanpak maakt van de vernieuwing een opportuniteit, en impliceert : - betrokkenheid en draagvlak - communicatie en informatie - een goede planning - volharding en bijsturing

7 Voorbereiding Projectplanning is een project. Plan het project degelijk in al zijn fasen (-projectplanning.xls). Het -traject vergt overleg met en tussenkomst van diverse personen en groepen van personen. Stel een stuurgroep en (diverse) werkgroep(en) (afhankelijk van het thema) samen. De stuurgroep en werkgroep(en) kunnen zowel samengesteld zijn uit beleidsmensen als administratie, naargelang het te bespreken onderwerp. Het is aangewezen de hele organisatie te informeren over het -project en op de hoogte te houden van de voortgang van het project. Spreek met de werkgroep een communicatieplan af (periodiciteit, doelgroep, inhoud). Organisatie Het -project/traject is grotendeels gelijk voor gemeente en OCMW. Overleg in bepaalde stappen in het traject zal de samenwerking en afstemming bevorderen. Ook de autonome gemeente/provinciebedrijven en OCMW-verenigingen vallen onder de -regelgeving. Het is aangewezen het -project gemeentebreed te benaderen, met respect voor de eigenheid van elke organisatie.

8 Informatiebehoefte en -bronnen Het besluit over de voorziet in diverse rapporten : beleidsrapporten, beheersrapporten en managementrapporten. Enkel de minimale inhoud van de beleidsrapporten is vastgelegd. De vorm en inhoud van de beheersrapporten en managementrapporten zijn niet vastgelegd. Niet elke doelgroep heeft dezelfde informatiebehoefte. Daarom is het essentieel om vooraf zowel de interne als de externe informatiebehoefte per doelgroep te bepalen, en deze vervolgens af te stemmen op de beschikbare informatiebronnen. Welke informatie moeten we aan welke doelgroep rapporteren? Rapporten ter verantwoording van beleidsbeslissingen en de bijhorende budgetten. Rapporten in functie van opvolging van het budgethouderschap. Digitale rapportering aan de Vlaamse overheid. Deelrapporten ter verantwoording van sectorale subsidies. Managementrapporten met diverse nuttige management-informatie (MIS).

9 Informatiebehoefte en -bronnen Om de informatiebehoefte te detecteren kunnen diverse technieken worden aangewend : vraag aan de gebruikers zèlf welke informatie zij wensen ga na welke vragen in het verleden zoal werden gesteld leid uit de bestaande informatiesystemen en rapporteringen de behoefte af Ga na welke vragen in het verleden zoal werden gesteld. Hoeveel hebben wij dit jaar al uitgegeven aan recepties? Welke energiebesparende maatregelen zijn er vorig jaar genomen? Is er minder sluikstorten door de sensibiliseringscampagne? Hoeveel kost een aan huis bezorgde warme maaltijd uit onze keuken eigenlijk? Welke verslagen, rapporten, moeten periodiek worden opgemaakt? Kwartaal/Semester-rapportering van de financieel beheerder De Vlaamse overheid verzamelt gegevens in functie van statistieken De subsidiërende instanties willen een verantwoording over de besteding van middelen

10 Informatiebehoefte en -bronnen Informatie is verspreid over diverse diensten binnen de organisatie. Niet alleen de boekhouding is een belangrijke informatiebron, maar ook alle randpakketten (bv. fakturatiepakket, belastingenpakket, personeelssoftware, sociale dienst, GIS, reservatiesoftware, ). Deze informatiebronnen bevatten zowel financiële als niet-financiële informatie die een antwoord kan bieden op vragen met betrekking tot : - een structuur of substructuur (bv. een beleidsveld, beleidsitem of een kostenplaats) - een project (bv. een actieplan of actie) - een kosten- of opbrengstensoort (bv. elektriciteitsverbruik) - statistische gegevens (bv. graad van absenteïsme) Niet alle gewenste informatie moet door worden gegenereerd. Dikwijls zijn andere informatiebronnen veel beter geschikt om de gewenste informatie te verschaffen. Dit is van groot belang bij de beslissingen in de volgende fasen, in het bijzonder : het bepalen van de beleidsitems en opbouw van het algemeen rekeningenstelsel.

11 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsvelden zijn een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. Deze vervangen de functionele codes of (sub)activiteitencentra (AC-SAC) en zijn verplicht en gestandaardiseerd. Een beleidsdomein is een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. Met uitzondering van het beleidsdomein Algemene financiering zijn deze vrij samen te stellen, bv. rekening houdend met het organogram, bevoegdheidsverdeling van de mandatarissen,... Op dit niveau zullen de verplichte rapporten worden gemaakt en gebeurt ook de kredietcontrole. De opgelegde indeling van de beleidsvelden suggereert al een zekere groepering van de velden in domeinen. Deze groepering kan behouden worden als indeling in beleidsdomeinen, maar dit is zéker niet noodzakelijk. Beleidsvelden kunnen verder worden onderverdeeld in beleidsitems, die een specifieke rapportering kunnen ondersteunen (zie ), bv. ten behoeve van subsidiërende instanties, MAT, Beleidsitems laten toe om het beleid per beleidsveld verder te detailleren. Een beleidsitem kan een soort beleid zijn of kan een kostenplaats onderscheiden. Een beleidsveld kan maar tot één beleidsdomein horen. Een beleidsitem kan maar tot één beleidsveld horen.

12 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems In het besluit van 23/11/2012 is het stelsel van de beleidsvelden aangepast. Er werden beleidsvelden toegevoegd (bv Organisatiebeheersing, 0115 Welzijn op het werk ), gewijzigd (bv Politiediensten, 0953 Woon- en zorgcentra ) en geschrapt (bv Bijdrage aan het OCMW ). Sommige softwarepakketten onderscheiden naast de -indeling (beleidsdomeinbeleidsveld-beleidsitem) nog bijkomende dimensies. Deze zijn facultatief en kunnen nuttig zijn om extra managementrapportering te ondersteunen. Soms worden kostenplaatsen als extra dimensie voorzien. Deze zijn dan (in tegenstelling tot beleidsitems) over diverse beleidsvelden heen te gebruiken, zodat verspreide verrichtingen toch nog naar eenzelfde eenheid (KP) kunnen verwijzen. Let wel : op kostenplaatsen kan doorgaans niet apart worden gebudgetteerd, maar enkel worden geboekt

13 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomeinen van gemeente en OCMW op elkaar afstemmen? De lijst van beleidsvelden is uniform voor gemeenten, OCMW s, autonome gemeentebedrijven,. Sommige beleidsvelden zullen zowel bij de gemeente als het OCMW van toepassing zijn (bv Organisatiebeheersing, 0930 Sociale huisvesting ). De groepering in beleidsdomeinen beïnvloedt vooral de beleidsrapporten (rapportering aan de Raad). Vanuit het gemeentelijk oogpunt zal een OCMW hoofdzakelijk als Welzijn worden benaderd. Terwijl het OCMW mogelijks duidelijk onderscheid maakt tussen sociale en maatschappelijke dienstverlening, woonvoorzieningen, thuisdiensten, Als gestreefd wordt naar gelijke beleidsdomeinen zullen de OCMW beleidsrapporten ongetwijfeld aan detailwaarde verliezen (het OCMW zal mogelijks worden opgenomen in beleidsdomein Welzijn ). De behoefte naar afstemming van beleidsdomeinen wordt ingegeven door de consolidatie van gemeente, OCMW, en misschien ook autonome gemeentebedrijven. Dit is ongetwijfeld interessant om het beleid op lokaal niveau te kunnen (samen)vatten, maar mag niet leiden tot een uitholling van de individuele rapportering. Consolidatie kan immers ook simpelweg door het optellen van de uniform beleidsvelden en de groepering in een macro-indeling in beleidsdomeinen. Onderlinge financieringsstromen kunnen daarbij worden gecorrigeerd.

14 BD 01 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Algemene financiering BD 04 Leren en welzijn BD 02 Interne zaken BD 05 Vrije tijd BD 03 Ruimte Voorbeeld

15 BD 01 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Algemene financiering BD 04 Wonen BD 02 Interne zaken BD 03 Sociale dienstverlening Voorbeeld

16 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems VRIJE TIJD 0703 Bibliotheek 0740 Sport Sportpromotie Sporthal De Sterre Zwembad Den Bessem Buitenterreinen 0750 Jeugd JOC Centraal Speelterreinen Voorbeeld

17 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems VRIJE TIJD 0703 Bibliotheek 0740 Sport Sportverenigingen Sportpromotie Infrastructuur 0750 Jeugd Jeudverenigingen Speelpleinwerking Infrastructuur Voorbeeld

18 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems WONEN 0950 Ouderenwoningen 0953 Rusthuizen WZC De Populier Kortverblijf 0952 Serviceflats SF Meerminne SF Ter Linden Voorbeeld

19 Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand In de bijlagen bij het besluit over de is een minimum algemeen rekeningenstelsel (MAR) opgenomen. Het is een minimumindeling, een basisstructuur waarbinnen de eigen rekeningen kunnen worden ingevuld. Dit laat toe om het detailniveau zelf te bepalen, in functie van de individuele informatiebehoefte (zie ). De informatie kan dikwijls eenvoudig uit een algemene rekening worden afgeleid, waardoor het overbodig wordt een beleidsitem te creëren. Het MAR van de NOB (nieuwe OCMW-Boekhouding) wijkt op een aantal aspecten af van het -MAR, maar kan omgevormd worden naar. Probeer op basis van een begrotingsrekening/jaarrekening alle artikels/algemene rekeningen toe te wijzen aan het nieuwe rekeningenstelsel. Hoeveel posities moet een algemene rekening omvatten? De lengte van de algemene rekeningen is niet opgelegd. 6 posities is perfect mogelijk maar zal de verdere detaillering en uitsplitsing van groepen beperken, zeker in de patrimoniumrekeningen (klasse 2). In het MAR is de staart van de rekeningen (laatste cijfers) dikwijls al tot 2, en de kop (eerste cijfers) soms tot 4 posities opgelegd Een algemene rekening van 7 posities biedt voldoende mogelijkheden om (volgens de informatiebehoefte) verder te detailleren.

20 Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand In het besluit van 23/11/2012 is het MAR gewijzigd. Er werden specifieke rekeningen voorzien voor interne facturatie, en sommige rubrieken werden verder vast ingedeeld (vooral de groep 61 ). Moet het algemeen rekeningenstelsel van gemeente en OCMW op elkaar worden afgestemd? Moeten we een gemeenschappelijk algemeen rekeningenstelsel opmaken? Door het feit dat zowel de gemeente als het OCMW gebruik maken van het opgelegde MAR is de vergelijkbaarheid op dit niveau verzekerd. Zeker na de verder opgelegde indeling van het MAR in het wijzigingsbesluit biedt dit op zich al een verregaande basis voor vergelijking en consolidatie. Als gemeente, OCMW, autonome gemeentebedrijven, vanuit een gemeenschappelijke financiële dienst worden verwerkt is het natuurlijk nog gemakkelijker om eenzelfde rekeningstelsel te gebruiken. Net als bij de beleidsdomeinen kan een gemeenschappelijk algemeen rekeningenstelsel mogelijks de specifieke rapportering en informatiebehoefte uithollen of kan dit leiden tot een eerder complex rekeningenstelsel.

21 Het -traject Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Omgevingsanalyse Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget Vastleggen van de waarderingsregels Conversie van de rekening (met inventaris)

22 Omgevingsanalyse De omgevingsanalyse is een verplichte toelichting bij het meerjarenplan. Dit is een motivering en verantwoording voor de gekozen beleidsprioriteiten in het meerjarenplan. Tegelijk is de omgevingsanalyse een basis voor oriëntatie van het beleid en het bepalen van de beleidsprioriteiten ten behoeve van de nieuwe beleidsploeg. Het beleid zal erop gericht zijn te veranderen, verbeteren, versterken, in te spelen op maatschappelijke evoluties In een SWOT-analyse kunnen per dienst of cluster de sterke en zwakke punten, en opportuniteiten en bedreigingen worden opgelijst. Deze analyse kan leiden tot concrete voorstellen tot verbetering in actieplannen en acties die opgenomen worden in een inspiratienota. Op basis van deze inspiratienota kan de nieuwe beleidsploeg haar beleidsvisie concretiseren en de beleidsdoelstellingen formuleren voor het meerjarenplan. De beleidsplanning komt tot stand door de interactie van minstens 4 actoren : administratie (de inspiratienota), de beleidsploeg (beleidsvisie), de hogere overheden (bv. Vlaamse beleidsprioriteiten) en diverse belangengroepen (participatie).

23 Omgevingsanalyse OMGEVINGSANALYSE Inspiratienota Interne analyse Externe analyse SWOT-ANALYSE Aanbevelingen

24 Omgevingsanalyse : basis voor beleidsplanning STRATEGISCHE BELEIDSPLANNING Inspiratienota Administratie Beleidsdoelstellingen Actieplannen Acties Lokale beleidsvisie en -prioriteiten Vlaamse beleidsprioriteiten Participatie Mandatarissen Vlaanderen Burger

25 Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Volgens het besluit over (art. 6) bestaat een beleidsdoelstelling uit : een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; (Wat willen we bereiken?) een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven (Wat gaan we daarvoor doen?) de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft; (Wat zijn de financiële gevolgen?)

26 Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Een beleidsdoelstelling kan niet altijd concreet en dus meetbaar zijn ( SMART). Sommige doelstellingen zullen verband houden met budgetten, andere niet. De meetbaarheid en evaluatie van niet-monetaire doelstellingen zal moeilijker zijn dan de monetaire doelstellingen. Het besluit over onderscheidt prioritaire beleidsdoelstellingen en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen. Enkel over de prioritaire doelstellingen wordt gerapporteerd in de beleidsrapporten. Onderscheid wordt gemaakt tussen : Prioritaire beleidsdoelstellingen Niet-prioritaire (overige) beleidsdoelstellingen Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen = Overig beleid Het prioritaire karakter van beleidsdoelstellingen ligt wellicht in het vernieuwende aspect dat aan de basis van de beleidsdoelstelling ligt (transformatie, klemtoon, verbetering, ). Prioritaire beleidsdoelstellingen zullen dus eerder op nieuw beleid betrekking hebben

27 Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Moet het ganse budget worden gekoppeld aan beleidsdoelstellingen? De categorie niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen vertegenwoordigt bij de -starters een aanzienlijk deel van het budget, voornamelijk in de exploitatie. Een groot deel van de exploitatiebudgetten heeft inderdaad te maken met kerntaken en recurrente werking (bv. aankoop van boeken voor de bibliotheek, uitbetalen van steun en leefloon, ), en worden niet echt beïnvloed door specifieke beleidsopties of keuzes. Dit geldt ook een deel van de investeringsbudgetten (bv. vervangingsinvesteringen). Het is wel zo dat in diverse softwarepakketten een budget moet worden gekoppeld aan een actieplan en/of beleidsdoelstelling, maar dit is enkel een softwaretechnisch fenomeen en heeft niet noodzakelijk te maken met echt beleid Is een verrichting/budget doelstellingwaardig? Met andere woorden : draagt het budget bij tot specifiek beleid? Of is het budget louter (verdere) invulling van de kerntaken van de gemeente of OCMW? In deze beschouwing zullen er wellicht minder beleidsdoelstellingen worden geformuleerd, maar zullen die wel een duidelijke weergave zijn van specifieke beleidsopties, en niet louter een kapstok zijn voor recurrente budgetten...

28 Beleidsdoelstelling 2014 Visie / Missie / Strategie / Thema Actieplan Actie Actie Actie Actie Beleidsdoelstelling Beleidsdoelstelling Actieplan Actie Actieplan Actie Actie Actie Actie

29 Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Gezien de raad in de eerste plaats belast is met de beleidsbepaling en niet met de beleidsuitvoering, dient de raad zich te concentreren op de hoofdlijnen. Het is dus niet aangewezen (en wellicht ook niet mogelijk) om alle activiteiten van het bestuur in beleidsdoelstellingen te vertalen. Aangezien echter niet alle activiteiten van een bestuur in prioritaire doelstellingen worden vertaald, wordt er, per beleidsdomein, een rubriek overig beleid toegevoegd. Zonder deze rubriek zou men de besturen verplichten om een zero-based meerjarenplan op te stellen. Dit is niet haalbaar en niet wenselijk. De raad moet zich in de eerste plaats concentreren op de belangrijkste wijzigingen die het bestuur wil aanbrengen aan de bestaande toestand. Om nieuwe initiatieven mogelijk te maken, kan er beleidsruimte gecreëerd worden door efficiënter te werken. In de startfase is het soms beter het aantal beleidsdoelstellingen beperkt te houden, maar deze wel degelijk te formuleren en onderbouwen. Deze beleidsdoelstellingen kunnen zowel betrekking hebben op nieuw beleid en op vernieuwend beleid.

30 2014 Beleidsluik Financieel luik Missie / Strategie / Thema Beleidsdoelstelling BD - Beleidsdomein BV - Beleidsveld BI - Beleidsitem Actieplan BI - Beleidsitem Actie Actie BD/BV-BI/AR Budgetsleutel BD/BV-BI/AR Budgetsleutel BD/BV-BI/AR Budgetsleutel Actie BD/BV-BI/AR Budgetsleutel

31 2016 Beleidsluik Financieel luik Cultuur voor iedereen 05 - Vrije tijd Tegen eind % van de leeftijdsgroep jaar lezend lid maken van de bibliotheek De bibliotheek aantrekkelijker maken voor jongeren Bibliotheek 01 - Centrale bib 02 - Filiaal Gratis WIFI Lezingen 05/ / Andere communicatiekosten 05/ / Andere erelonen en vergoedingen 05/ / Andere erelonen en vergoedingen Parkeerfaciliteiten 05/ / Installaties - Gemeenschapsgoederen

32 2017 Beleidsluik Financieel luik Bestrijding kansarmoede Tegen eind 2017 willen we cliënten activeren in reguliere tewerkstelling 03 Maatschappelijke dienstverlening 0904 Activering tewerkstelling Opstart strijkwinkel T oud ijzer Aanwerving 5 art. 60-ers 03/ /6202 Bezoldigingen Huur pand Renovatie en inrichting strijkwinkel 03/ /613 03/ /229 Huur onroerende goederen Andere gebouwen Gemeenschaps

33 Beleidsdoelstellingen : hoe meten? Hoe moeten beleidsdoelstellingen gemeten worden? Indicatoren geven aan of een beleidsdoelstelling al dan niet werd behaald, en kunnen worden bepaald op het niveau van de doelstelling, actieplan of acties. Indicatoren zijn grofweg op te delen in 3 categorieën naargelang de zaken die ze meten. INPUTINDICATOREN OUTPUTINDICATOREN IMPACTINDICATOREN Welke middelen gebruik ik om mijn doelstelling te bereiken? -Hoeveel mensen zet ik in? -Hoeveel uitgaven voorzie ik? Welke acties, activiteiten organiseer ik met de middelen om mijn doelstelling te bereiken? -Hoeveel verkeersdrempels voorzie ik? -Welke sensibiliseringscampagnes organiseer ik? Wat is het resultaat in de omgeving van de ingezette middelen en acties? -Is het aantal verkeersongevallen gedaald? -Is het aantal klachten gedaald?

34 Opmaken van het meerjarenplan en budget Pragmatisch budgetteren in (de startfase van) : De functies/ac-sac zijn geconverteerd naar beleidsdomeinen, -velden en items. De artikels of algemene rekeningen zijn geconverteerd volgens het nieuwe MAR. Samen vormen deze de budgetsleutel. De beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties zijn vastgelegd. Er is een consensus over de realisatietermijnen en spreiding van het investeringsprogramma, Maak een meerjarenplan oude vorm op Corrigeer volgens een realisatiepercentage (en eventueel formulier T) Converteer dit meerjarenplan naar de nieuwe vorm volgens de budgetsleutel Projecteer de acties en doelstellingen op de budgetcijfers Resterend budget is overig beleid Wijs de doelstellingen toe aan verantwoordelijken

35 Opmaken van het meerjarenplan en budget Het budget bestaat uit een beleidsnota, financiële nota en toelichting. Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenbudget Financiële toestand de prioritaire beleidsdoelstellingen van dat jaar en de eraan verbonden actieplannen, acties, uitgaven en ontvangsten per beleidsdomein de geraamde uitgaven en ontvangsten informatie over het resultaat op kasbasis Financiële nota Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget bevat, voor elk beleidsdomein, de transactiekredieten voor de exploitatie bevat per beleidsdomein de transactiekredieten van alle investeringsenveloppen geeft het resultaat op kasbasis van het financiële boekjaar Toelichting

36 Opmaken van het meerjarenplan en budget Het meerjarenplan bestaat uit een strategische nota, financiële nota en toelichting. Strategische nota beschrijft de prioritaire doelstellingen. Financiële nota Financiële doelstellingenplan Staat van financieel evenwicht Toelichting bevat per beleidsdomein voor elk jaar waarop het meerjarenplan betrekking heeft het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven van alle prioritaire beleidsdoelstellingen, en het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven voor het overige beleid. bevat per financieel boekjaar minstens de raming van het resultaat op kasbasis en de raming van de autofinancieringsmarge. bevat bijkomende relevante informatie voor de raadsleden

37 Opmaken van het meerjarenplan en budget Verslag bij het BVR - art. 14 : Het resultaat op kasbasis: dit is het gecumuleerde budgettaire resultaat verminderd met de bestemde gelden. Het gecumuleerde budgettaire resultaat is het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover het bestuur zou beschikken op het einde van elk financieel boekjaar als ze al haar vorderingen op korte termijn zou geïnd hebben en al haar schulden op korte termijn zou betaald hebben ( toestandsevenwicht ). De autofinancieringsmarge is het verschil tussen enerzijds het deel van de ontvangsten en uitgaven uit de exploitatie dat gebruikt kan worden voor de vereffening van de netto periodieke leningsuitgaven, en anderzijds de netto periodieke leningsuitgaven. Hoeveel van de middelen die het bestuur heeft gegenereerd uit de exploitatie blijven er, na de vereffening van de geplande en lopende netto periodieke leningsuitgaven, over om nieuwe investeringen zelf te financieren of om de leningslasten van bijkomende leningen te dragen ( structureel evenwicht ). De afweging kost of investering heeft een rechtstreekse invloed op de autofinancieringsmarge. Een vervroegde aflossing van leningen heeft onmiddellijke impact op de autofinancieringsmarge.

38

39 Hoe moet het gecumuleerd budgettair resultaat van vorige boekjaar ( startresultaat ) worden geraamd? In tegenstelling tot de autofinancieringsmarge is het resultaat cumulatief. Dat betekent dat het resultaat voortbouwt op het resultaat van vorig boekjaar, terwijl de autofinancieringsmarge enkel op basis van het eigen jaar wordt berekend. Opmaken van het meerjarenplan en budget Het resultaat van het eerste -jaar (2014) is dus samengesteld uit het resultaat van het eigen jaar (budget 2014 exploitatie/investeringen/andere) en het (eind)resultaat van vorige boekjaar (2013). Omdat het begrip resultaat in eerder een kasresultaat is, gebaseerd op transacties en geldstromen zal het startresultaat ook in die zin moeten worden geraamd. Dit betekent dat dit NIET overeenstemt met het budgetresultaat of boekhoudkundig resultaat uit de NGB, of met het overschot uit gemeentelijke bijdrage per 31/12/2013 Het gecumuleerde budgettaire resultaat van vorig boekjaar (2013) is een raming van het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover u zou beschikken per 31/12/2013 als alle vorderingen op korte termijn zouden zijn geïnd en alle schulden op korte termijn zouden zijn betaald. Dit komt bijna overeen met de term netto-werkkapitaal per 31/12/2013. Daarbij moet rekening worden gehouden met vele componenten, zoals : afwikkeling van het formulier T, reservefondsen, overschotten in gemeentelijke bijdrage, voorzieningen, Wij hebben zowel voor gemeenten als OCMW s een berekeningsblad ontwikkeld om dit resultaat op een eenvoudige manier te ramen.

40 0 0 0

41 0 OCMW : SOM 0

42 Het -traject Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Omgevingsanalyse Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget Vastleggen van de waarderingsregels Conversie van de rekening (met inventaris)

43 Vastleggen van de waarderingsregels De waarderingsregels zijn gebaseerd op IPSAS : International Public Sector Accounting Standards. Dit zijn boekhoudnormen specifiek voor de publieke sector, gebaseerd op IAS (International Accounting Standards) en IFRS (International Financial Reporting Standards). Deze standaarden zijn niet bindend, maar gelden als referentie en verdienen aanbeveling. De vaststelling van waarderingsregels is een uitvoerende maatregel en behoort tot het takenpakket van het college van burgemeester en schepenen of de raad voor maatschappelijk welzijn. De waarderingsregels moeten leiden tot een waar en getrouw beeld.

44 Vastleggen van de waarderingsregels De waarderingsregels bepalen ondermeer : - de aanrekeningregels (transactiebasis) - waardering van bezittingen, schulden, vorderingen, - afschrijvingsregels en regels van waardevermindering en voorzieningen - de regels van herwaarderingen De waardering bij de opmaak van de beginbalans zal doorgaans de aanschafwaarde zijn. Bij de waardering in de erop volgende jaren onderscheidt IPSAS 2 modellen : het kostprijsmodel en het herwaarderingsmodel.

45 Conversie van de rekening en inventaris Is de beginbalans in gelijk aan de eindbalans in NGB/NOB? De eindbalans van het laatste (NGB/NOB-)boekjaar is niet de beginbalans in het eerste -jaar omdat : - de balansrubriceringen verschillend zijn - andere waarderingsregels worden toegepast - sommige posten weggelaten (bv. kapitaal) - mogelijks worden nieuwe posten toegevoegd (bv. voorzieningen, voorraden, ) De beginbalans moet wel voortvloeien uit en aansluitbaar zijn met de eindbalans. Maak een matrix met de overeenstemming tussen de eindbalans en beginbalans, en verantwoord alle verschilposten (weglatingen, toevoegingen, wijzigingen).

46 Conversie van de rekening en inventaris Elementen uit de balans die exact worden geconverteerd : - Vorderingen op lange termijn - Openstaande vorderingen op korte termijn (behalve m.b.t. op te nemen leningen) - Schulden op lange termijn (behalve m.b.t. op te nemen leningen) - Openstaande schulden op korte termijn - Financiële rekeningen en geldbeleggingen Elementen uit de balans die mogelijks worden geconverteerd : - Voorzieningen Elementen uit de balans die mogelijks gewijzigd worden geconverteerd : - Immateriële, materiële en financiële vaste activa - Voorraden - Verkregen investeringstoelagen

47 Conversie van de rekening en inventaris ACTIEF PASSIEF I. Vlottende activa A. Liquide middelen en geldbeleggingen B. Vorderingen op korte termijn C. Voorraden en bestellingen in uitvoering D. Overlopende rekeningen actief E. Vorderingen op LT die < jaar vervallen II. Vaste activa A. Vorderingen op lange termijn B. Financiële vaste activa C. Materiële vaste activa D. Immateriële vaste activa I. Schulden A. Schulden op korte termijn B. Schulden op lange termijn II. Nettoactief 1. Gecumuleerde overschot of tekort 2. Investeringssubsidies en schenkingen 3. Herwaarderingsreserves 4. Overige nettoactief

48 Budgettaire componenten - Openstaande vorderingen - Openstaande schulden - Liquide middelen en geldbeleggingen - Conversie van de rekening en inventaris Niet budgettaire componenten - Patrimonium - Investeringssubsidies - Leningen - Berekening van het gecumuleerd budgettair resultaat van vorig boekjaar Het gecumuleerde budgettaire resultaat van n is het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover het bestuur zou beschikken per 31/12/n als ze al haar vorderingen op korte termijn zou geïnd hebben en al haar schulden op korte termijn zou betaald hebben.

49 Conversie van de rekening en inventaris Bij de afsluiting van het laatste NGB/NOB-boekjaar kunnen volgende tips in acht worden genomen : - Wachtrekeningen zoveel mogelijk aanzuiveren - De werken in uitvoering / vaste activa in aanbouw moeten worden overgeboekt als de projecten voltooid zijn - Controleer de correctheid van de inventaris van het patrimonium - Openstaande documenten (vorderingen en schulden) moeten worden geëvalueerd op hun inbaarheid en desgevallend in onwaarde/minwaarde worden geboekt - Het formulier T /schuldvorderingsstaat (gemeenten) vervalt per einde boekjaar : behoud enkel die openstaande vastleggingen die effectief een gunning/beslling inhouden en een effectieve transactie zullen inhouden. Wat niet openstaat moet niet worden geconverteerd