Klaar BBC. voor de. Draaiboek voor de planning, voorbereiding en opstart van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus

Transcriptie

1 Klaar voor de start? Draaiboek voor de planning, voorbereiding en opstart van de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus

2 Programma 9.30 u. Stand van zaken in de u. traject (Deel 1) u. Pauze u. traject (Deel 2) u. Warme lunch u. traject (Deel 3) u Praktijkgetuigenis -piloot u Gelegenheid tot vragen

3 Stand van zaken in de Rudi Hellebosch Agentschap Binnenlands Bestuur

4 Stand van zaken in Wetgeving - Gemeentedecreet (2005), Provinciedecreet (2005) en OCMW-decreet (2008) - Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de OCMW s - Ministerieel Besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de OCMW s

5 Stand van zaken in Deze wetgeving wordt algemeen van kracht op Dat betekent dat : - de besturen in 2013 het meerjarenplan en het budget 2014 volgens de nieuwe regels moeten opstellen - de besturen vanaf de nieuwe boekhouding voeren - de besturen in 2014 een laatste keer een jaarrekening oude stijl maken voor 2013

6 Stand van zaken in Uitzondering op datum : - Besturen kunnen toelating krijgen om eerder te starten: : 20 besturen (12 gemeenten 8 OCMW s) : 44 besturen (24 gemeenten 19 OCMW s 1 provincie) :. besturen - Besturen kunnen indien echt nodig toelating krijgen om later dan te starten (uitzondering!)

7 Stand van zaken in Starters 2011 (20) Gemeenten OCMW s Gemeente en OCMW Aalst, Geel, Hemiksem, Mol, Oostrozebeke, Poperinge, Vilvoorde Boutersem, Opwijk, Zwevegem Antwerpen, De Pinte, Dilbeek, Overpelt, Zoersel

8 Stand van zaken in Starters 2012 (44) Gemeenten OCMW s Gemeente en OCMW Provincie Begijnendijk, Beringen, Deerlijk, Drogenbos, Grimbergen, Kasterlee, Lier, Linter, Lokeren, Meerhout, Olen, Schelle, Temse, Wevelgem en Zonnebeke Boortmeerbeek, Denderleeuw, Grobbendonk, Haaltert, Maaseik, Merksplas, Oudenaarde, Stabroek, Waregem en Zutendaal Aalter, Eeklo, Herent, Houthalen-Helchteren, Oosterzele, Sint-Katelijne-Waver, Spiere-Helkijn, Tienen en Zottegem West-Vlaanderen

9 Stand van zaken in Evoluties - AGB, APB, OCMW-verenigingen (Titel 8, Hoofdstuk 1) - Planlastvermindering - Digitale rapportering - Externe audit

10 Het -concept Strategie Beleidsdoelstellingen Monetaire vertaling (financiële ruimte) Input (Middelen) Activiteiten Output (Prestaties) Effecten Verantwoordelijken Omgeving

11 Wat verandert er - Koppeling tussen beleidscyclus en financiële cyclus - Outputsturing in plaats van inputsturing - Beleid in beleidsdoelstellingen - Meerjarenplan (strategische nota en financiële nota) - Budget (beleidsnota en financiële nota) - Jaarrekening (beleidsnota, financiële nota en samenvatting van de algemene rekeningen) - Beleidsrapporten, beheersrapporten, managementrapporten - Beoordeling financiële toestand - Financieel evenwicht meerjarenplan - Lenen in functie van de thesaurietoestand

12 Wat verandert er - Boekhouding - Andere rekeningstelsels - Functies worden beleidsdomeinen, -velden en items - Economische codes worden algemene rekeningen - Transactieboekhouding - Onderscheid exploitatie / investeringen / liquiditeiten <> GD en BD - Budgettair én algemeen dagboek - Boekhoudkundige rubrieken en waarderingsregels (IPSAS) IPSAS : International Public Sector Accounting Standards

13 Ondersteuning door ABB in - Introductiedagen starters - Documentatie: - Website: - Publicaties - Regelgeving, FAQ, boekhoudfiches, presentaties, praktische toepassingen, cursussen, vormingskalender - Brochure in 60 vragen en antwoorden - Wetboek - Artikels Binnenband - Lokaal Financieel Management

14 Ondersteuning door ABB in - Helpdesk ABB: bbcgop@vlaanderen.be - Vorming - Samenwerking met de provinciale bestuursscholen - Thema s: - Beleidsplanning, -monitoring en evaluatie - Beleidsrapporten - Boekhoudkundige rubrieken en waarderingsregels - Boekhoudkundige verrichtingen - Studiedagen over specifieke topics - Financieel evenwicht, van oud naar nieuw...

15 Het -traject Marc Maebe Q&A - Advisors Public Sector

16 Het -traject Voorbereiding Informatiebehoefte Algemeen rekeningenstelsel Beleidsdomeinen, -velden, -items Bepalen doelstellingen, actieplannen, acties Meerjarenplan Budget Waarderingsregels Converteren rekening en inventaris 2011 Q&A

17 Het -traject Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget Vastleggen van de waarderingsregels Converteren van de rekening (met inventaris)

18 Voorbereiding Raadsbeslissing Het decreet biedt de mogelijkheid eerder te starten dan Het startjaar wordt dus bepaald en beslist door de Raad. Projectplanning is een project. Het -traject vergt overleg met en tussenkomst van diverse personen en groepen van personen. Het is aangewezen de hele organisatie te informeren over het -project en op de hoogte te houden van de voortgang van het project. Interne opleiding is noodzakelijk, doorheen en ook na het traject. Stel een stuurgroep en (diverse) werkgroep(en) (afhankelijk van het thema) samen. De stuurgroep en werkgroep(en) kunnen zowel samengesteld zijn uit beleidsmensen als administratie, naargelang het te bespreken onderwerp. Spreek met de werkgroep een communicatieplan af (periodiciteit, doelgroep, inhoud).

19 Voorbereiding Organisatie en procedures Het -traject beperkt zich niet noodzakelijk tot de gemeente of OCMW. Mogelijks willen de verzelfstandigingen ook de -filosofie toepassen. In welke mate zijn deze entiteiten klaar voor de start? Als er budgethouders worden aangesteld binnen de organisatie zal dit een impact hebben op de werking en rapportering. De uitgavencyclus verandert in de nieuwe boekhouding. Dit zal leiden tot een aanpassing van de bestaande interne controleprocedures.

20 Informatiebehoefte en -bronnen Het besluit over de voorziet in rapporten met minimale informatie op het niveau van beleidsdomeinen. Daarnaast staat het vrij om eigen rapporten op te maken. Niet elke doelgroep heeft immers dezelfde informatiebehoefte. Daarom is het essentieel om vooraf zowel de interne als de externe informatiebehoefte en hun respectievelijke doelgroepen te bepalen, en deze vervolgens af te stemmen op de informatiebronnen. Welke informatie moeten we aan welke doelgroep rapporteren? Om de informatiebehoefte te detecteren kunnen diverse technieken worden aangewend : vraag aan de gebruikers zèlf welke informatie zij wensen ga na welke vragen in het verleden zoal werden gesteld leid uit de bestaande informatiesystemen en rapporteringen de behoefte af

21 Informatiebehoefte en -bronnen Informatiebehoefte bepalen Ga na welke vragen in het verleden zoal werden gesteld. Hoeveel hebben wij dit jaar al uitgegeven aan recepties? Welke energiebesparende maatregelen zijn er vorig jaar genomen? Is er minder sluikstorten door de sensibiliseringscampagne? Wat is het exploitatieresultaat van onze klusjesdienst? Hoeveel kost een aan huis bezorgde warme maaltijd uit onze keuken eigenlijk? De Raad wil gerapporteerd worden over de realisatie van de beleidsdoelstellingen. De budgethouder(s) willen de besteding van de middelen en budgetten opvolgen. Het Managementteam wil beknopte en gerichte managementinformatie.

22 Informatiebehoefte en -bronnen Informatiebehoefte bepalen Welke verslagen, rapporten, moeten periodiek worden opgemaakt? Kwartaal/Semester-rapportering van de financieel beheerder De jaarrekening en het verslag bij de jaarrekening BTW-aangifte, BTW-klantenlisting, fiscale fiches voor FOD Financiën De Vlaamse overheid verzamelt gegevens in functie van statistieken De subsidiërende instanties willen een verantwoording over de besteding De Federale en Vlaamse overheid is een belangrijke doelgroep en heeft een bijzondere informatiebehoefte.

23 Informatiebehoefte en -bronnen Informatiebronnen inventariseren Informatie is bij voorkeur op één centrale plaats te vergaren. Niet alleen de boekhouding is een belangrijke informatiebron, maar ook alle randpakketten (bv. fakturatiepakket, belastingenpakket, sociale dienst, reservatiesoftware, ). De informatie kan in de boekhouding afgeleid worden op verschillende niveaus : uit de vaste opgelegde beleids- en beheersrapporten: doelstellingenrekening, exploitatierekening per beleidsdomein toelichting bij de jaarrekening, uit het algemene rekeningenstelsel (proef- en saldibalansen) uit opvragingen per beleidsitem Welke informatiebron/niveau biedt de juiste input voor de verschillende informatiebehoeften? Dit is van groot belang bij de beslissingen in de volgende fasen.

24 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsvelden zijn een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. Deze vervangen de functionele codes of (sub)activiteitencentra (AC-SAC) en zijn verplicht en gestandaardiseerd. Een beleidsdomein is een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. Met uitzondering van het beleidsdomein Algemene financiering zijn deze vrij samen te stellen, bv. rekening houdend met het organogram, bevoegdheidsverdeling van de mandatarissen,... Op dit niveau zullen de verplichte rapporten worden gemaakt en gebeurt ook de kredietcontrole. De opgelegde indeling van de beleidsvelden suggereert al een zekere groepering van de velden in domeinen. Deze groepering zou kunnen behouden worden als indeling in beleidsdomeinen, maar dit is zeker niet noodzakelijk. Beleidsvelden kunnen verder worden onderverdeeld in beleidsitems, die een specifieke rapportering kunnen ondersteunen (zie ), bv. ten behoeve van subsidiërende instanties, MAT, Beleidsitems laten toe om het beleid per beleidsveld verder te detailleren.

25 BD 00 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Algemene financiering BD 05 Ondernemen en werken BD 01 Algemeen bestuur BD 06 Wonen en ruimtelijke ordening BD 02 Zich verplaatsen en mobiliteit BD 07 Vrije tijd BD 03 Natuur en milieubeheer BD 08 Leren en onderwijs BD 04 Veiligheidszorg BD 09 Zorg en opvang Voorbeeld

26 BD 00 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Algemene financiering BD 05 Veiligheid BD 01 Burger, samenleving en sociale zaken BD 02 Cultuur, vrije tijd en evenementen BD 03 Ondersteunende diensten BD 04 Stedelijke ontwikkeling en infrastructuur Voorbeeld

27 BD 00 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Algemene financiering BD 05 Ouderenbeleid BD 01 Algemeen beleid BD 02 Sociaal beleid BD 03 Sociaal huis BD 04 Gezinsbeleid Voorbeeld

28 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems VRIJE TIJD 0703 Bibliotheek 0740 Sport Sporthal Actief Zwembad De Meers Buitenterreinen 0750 Jeugd Jeudhuis Pallieter Jeugdhuis Rakkertje Voorbeeld

29 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems ALGEMEEN BELEID 0112 Personeelsdienst 0119 Ondersteunende diensten ICT Stedelijke werkplaatsen Drukkerij Patrimonium Voorbeeld

30 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems GEZINSBELEID 0944 Opvoedingsondersteuning Opvoedingspunt Consultatiebureau 0945 Kinderopvang t Knuffeltje t Vlindertje Voorbeeld

31 Beleidsdomeinen, beleidsvelden, beleidsitems De indeling in beleidsvelden is veel ruimer dan de functionele indeling of indeling in activiteitencentra. De indeling naar beleidsdomeinen heeft verstrekkende gevolgen naar rapportering en kredietbewaking. Een te algemene indeling in een beperkt aantal beleidsdomeinen zal de rapportering uithollen, terwijl een te uitgebreide indeling mogelijks zal leiden tot frequente budgetwijzigingen. De opdeling van beleidsvelden in beleidsitems is louter facultatief. Als er geen specifieke (interne of externe) informatiebehoefte bestaat is het beter ook geen aparte items te definiëren. Probeer op basis van een begrotingsrekening alle functies of (sub)-activiteitencentra toe te wijzen aan de nieuwe beleidsvelden. Zo zal u ook vaststellen voor welke een beleidsitem nuttig zou zijn. Op binnenland.vlaanderen.be/ staan de beleidsvelden met een toelichting over hun specifieke inhoud en verwijzing naar de oude functionele codes. Hou rekening met die toelichting en commentaar bij de conversie.

32 Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand In de bijlagen bij het besluit over de is een minimum algemeen rekeningenstelsel (MAR) opgenomen. Het is een minimumindeling, een basisstructuur waarbinnen de eigen rekeningen kunnen worden ingevuld. Dit laat toe om het detailniveau zelf te bepalen, in functie van de individuele informatiebehoefte (zie ). De informatie kan dikwijls eenvoudig uit een algemene rekening worden afgeleid, waardoor het overbodig wordt een beleidsitem te creëren. Probeer op basis van een begrotingsrekening/jaarrekening alle artikels/algemene rekeningen toe te wijzen aan het nieuwe rekeningenstelsel. Voor de gemeenten staat op binnenland.vlaanderen.be/ een concordantietabel met een verwijzing van de oude economische codes naar het MAR.

33 Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand De algemene rekeningen met betrekking tot het patrimonium zijn van belang voor het investeringsbudget. Hier moeten we rekening houden met de nieuwe rubricering en indeling van het patrimonium (zie Converteren rekening ). Bij de algemene rekeningen betreffende de korte- of lange termijn vorderingen en schulden maakt het MAR onderscheid tussen ruiltransacties en niet-ruiltransacties. Vorderingen/schulden uit ruiltransacties : de vorderingen/schulden die ontstaan ingevolge ruiltransacties waarvoor het bestuur een gelijkwaardige economische waarde in ruil geeft/krijgt. Vorderingen/schulden uit niet-ruiltransacties : de vorderingen/schulden die ontstaan ingevolge transacties waarvoor het bestuur geen gelijkwaardige economische waarde in ruil geeft/krijgt, zoals belastingen, subsidies,

34 Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand In de bijlagen bij het besluit over de is ook een genormaliseerde stelsel van de economische sectorcodes (ESC) opgenomen. Die codes geven aan tot welke economische sector degene behoort met wie een transactie plaatsvindt of zal plaatsvinden, en zijn nodig in het kader van de ESR95. De ESC wordt in principe gekoppeld aan een algemene rekening (klasse 1,2,6,7) en niet aan een derde. Op die manier is het ook mogelijk de rapportering volgens economische sector op basis van het budget op te maken. Het derdenbestand kan in de softwarepakketten eventueel worden overgedragen naar de -omgeving. Het is dan aangewezen het bestand eerst te zuiveren van dubbele en verkeerde derden. Het rekeningenstelsel zal ongetwijfeld nog wijzigen in de loop van de budgetfase en tijdens het eerste boekjaar ESR 95 : Europese Stelsel van Rekeningen 1995

35 Het -traject Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget Vastleggen van de waarderingsregels Conversie van de rekening (met inventaris)

36 Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Volgens het besluit over (art. 6) bestaat een beleidsdoelstelling uit : een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; (Wat willen we bereiken?) een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven (Wat gaan we daarvoor doen?) de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft; (Wat zijn de financiële gevolgen?)

37 Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Een beleidsdoelstelling kan niet altijd concreet en dus meetbaar zijn ( SMART). Sommige doelstellingen zullen verband houden met budgetten, andere niet. De meetbaarheid en evaluatie van niet-monetaire doelstellingen zal moeilijker zijn dan de monetaire doelstellingen. Het besluit over onderscheidt prioritaire beleidsdoelstellingen en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen. Enkel over de prioritaire doelstellingen wordt gerapporteerd in de beleidsrapporten. Prioritaire beleidsdoelstellingen Niet-prioritaire (overige) beleidsdoelstellingen Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen = Overig beleid

38 Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Beleidsdoelstellingen kunnen dikwijls worden afgeleid uit bestaande beleidsnota s en verklaringen, sectorale plannen, Dikwijls worden doelstellingen onderscheiden in functie van hun realisatietermijn : strategische (lange termijn), tactische (middellange termijn), operationele doelstellingen (korte termijn). Het tactische niveau wordt niet altijd in het planningsproces ingevuld. De beleidsdoelstellingen worden in actieplannen opgedeeld die op zich bestaan uit individuele acties. De doelstellingen moeten ook gezien worden in relatie tot de activiteiten (of producten). De verantwoordelijken voor de verschillende producten (bv. diensthoofden) zijn dikwijls het best geplaatst om de behoeften te detecteren en aldus het beleid mee richting te geven. Planning vertrekt dus zeker niet altijd vanuit de top ( top-down ), maar ook dikwijls van op de werkvloer ( bottom-up ). Vermijd spraakverwarring door de juiste terminologie te gebruiken : beleidsdoelstelling, actieplan, actie.

39 Beleidsdoelstelling 2011 Strategie / Visie / Missie Actieplan Actie Actie Actie Actie Beleidsdoelstelling Beleidsdoelstelling Actieplan Actie Actieplan Actie Actie Actie Actie

40 2011 Aangenaam leven in een duurzame gemeente Voorzien in een groene leefomgeving Groenplanning Opmaak bomenplan Onkruidbestrijding Aanleg geboortebos De bevolking aanzetten tot milieuverantwoord gedrag Stimulerende maatregelen Subsidies fsc-hout GFT-containers Voorbeeld

41 2011 Kwaliteit van intramurale zorg verbeteren Mobiliteit en zelfredzaamheid verbeteren Materiaal en technieken Dwaaldetectiesysteem Materiaal kiné en ergo Zorgen voor een efficiënte werkorganisatie Materiaal en software Automatisering planning Verzorgingswagens Schuifdeurkast onthaal Voorbeeld

42 Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Gezien de raad in de eerste plaats belast is met de beleidsbepaling en niet met de beleidsuitvoering, dient de raad zich te concentreren op de hoofdlijnen. Het is dus niet aangewezen (en wellicht ook niet mogelijk) om alle activiteiten van het bestuur in beleidsdoelstellingen te vertalen. Aangezien echter niet alle activiteiten van een bestuur in prioritaire doelstellingen worden vertaald, wordt er, per beleidsdomein, een rubriek overig beleid toegevoegd. Zonder deze rubriek zou men de besturen verplichten om een zero-based meerjarenplan op te stellen. Dit is niet haalbaar en niet wenselijk. De raad moet zich in de eerste plaats concentreren op de belangrijkste wijzigingen die het bestuur wil aanbrengen aan de bestaande toestand. Om nieuwe initiatieven mogelijk te maken, kan er beleidsruimte gecreëerd worden door efficiënter te werken. In de startfase is het soms beter het aantal doelstellingen beperkt te houden, maar deze wel degelijk te formuleren en onderbouwen. Deze doelstellingen kunnen zowel betrekking hebben op nieuw beleid en op vernieuwend beleid.

43 Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties De kennis van de sterke en zwakke punten binnen een organisatie kan ook bijdragen om de juiste doelstellingen te formuleren. Om de sterkten en zwakten van de organisatie in kaart te brengen, en zo het planningsproces te ondersteunen kunnen diverse technieken en methodologieën worden toegepast, zoals de CAF-analyse, EFQM, SWOT-analyse,

44 Opmaken van het meerjarenplan Activity-based-budgeting (ABB) : de kosten en opbrengsten worden zo exact mogelijk gebudgetteerd op basis van geplande activiteiten en processen in functie van vooropgestelde doelstellingen. Zero-based-budgeting (ZBB) : Het budget wordt elk jaar van 0 opgebouwd, zonder het voorgaande jaar als uitgangspunt te nemen. Bij de nieuwe planning wordt geen rekening gehouden met de voorheen opgestelde budgetten. Bij ZBB wordt de hele middelenbesteding/-verdeling elke keer opnieuw ter discussie gesteld.

45 Opmaken van het meerjarenplan Pragmatisch budgetteren in (de startfase van) : De functies of (sub)activiteitencentra zijn geconverteerd naar beleidsdomeinen, -velden en items. De artikels of algemene rekeningen zijn geconverteerd volgens het nieuwe MAR. Samen vormen deze de budgetsleutel. De beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties zijn vastgelegd. Er is een consensus over de realisatietermijnen en spreiding van het investeringsprogramma, Maak een meerjarenplan oude vorm op Corrigeer volgens een realisatiepercentage van het budget (en eventueel formulier T) Converteer dit meerjarenplan naar de nieuwe vorm volgens de budgetsleutel Projecteer de acties en doelstellingen op de budgetcijfers Resterend budget is overig beleid Wijs de doelstellingen toe aan verantwoordelijken

46 Opmaken van het meerjarenplan Het meerjarenplan bestaat uit een strategische nota, financiële nota en toelichting. Strategische nota beschrijft de prioritaire doelstellingen. Financiële nota Financiële doelstellingenplan Staat van financieel evenwicht Toelichting bevat per beleidsdomein voor elk jaar waarop het meerjarenplan betrekking heeft het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven van alle prioritaire beleidsdoelstellingen, en het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven voor het overige beleid. bevat per financieel boekjaar minstens de raming van het resultaat op kasbasis en de raming van de autofinancieringsmarge. bevat bijkomende relevante informatie voor de raadsleden

47 Opmaken van het meerjarenplan Verslag bij het BVR - art. 14 : Het resultaat op kasbasis: dit is het gecumuleerde budgettaire resultaat verminderd met de bestemde gelden. Het gecumuleerde budgettaire resultaat is het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover het bestuur zou beschikken op het einde van elk financieel boekjaar als ze al haar vorderingen op korte termijn zou geïnd hebben en al haar schulden op korte termijn zou betaald hebben. De autofinancieringsmarge is het verschil tussen enerzijds het deel van de ontvangsten en uitgaven uit de exploitatie dat gebruikt kan worden voor de vereffening van de netto periodieke leningsuitgaven, en anderzijds de netto periodieke leningsuitgaven. Hoeveel van de middelen die het bestuur heeft gegenereerd uit de exploitatie blijven er, na de vereffening van de geplande en lopende netto periodieke leningsuitgaven, over om nieuwe investeringen zelf te financieren of om de leningslasten van bijkomende leningen te dragen.

48

49 Opmaken van het meerjarenplan BVR - art. 14 : Het meerjarenplan en de aanpassingen ervan zijn financieel in evenwicht als de volgende voorwaarden vervuld zijn: 1 het resultaat op kasbasis is per financieel boekjaar groter dan of gelijk aan nul; = toestandsevenwicht 2 de autofinancieringsmarge van het laatste financiële boekjaar waarop de financiële nota van het meerjarenplan betrekking heeft, is groter dan of gelijk aan nul; 3 voor de openbare centra voor maatschappelijk welzijn is de som van de autofinancieringsmarge voor de hele duur van de financiële nota groter dan of gelijk aan nul. = structureel evenwicht De afweging kost of investering heeft een rechtstreekse invloed op de autofinancieringsmarge. Een vervroegde aflossing van leningen heeft onmiddellijke impact op de autofinancieringsmarge.

50 0 0 0

51 0 OCMW : SOM 0

52 Opmaken van het meerjarenplan Het meerjarenplan bestaat uit een strategische nota, financiële nota en toelichting. Strategische nota beschrijft de prioritaire doelstellingen. Financiële nota Financiële doelstellingenplan Staat van financieel evenwicht Toelichting bevat per beleidsdomein voor elk jaar waarop het meerjarenplan betrekking heeft het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven van alle prioritaire beleidsdoelstellingen, en het totaal van de verwachte ontvangsten en uitgaven voor het overige beleid. bevat per financieel boekjaar minstens de raming van het resultaat op kasbasis en de raming van de autofinancieringsmarge. bevat bijkomende relevante informatie voor de raadsleden

53 Opmaken van het meerjarenplan BVR - art. 9 : De toelichting bij het meerjarenplan bevat minstens de volgende rubrieken: 1 de omgevingsanalyse; 2 de financiële risico s 3 de beleidsdoelstellingen 4 de interne organisatie, met minstens de volgende elementen: a) het organogram b) een overzicht van het personeelsbestand c) een overzicht van de budgethouders; d) per beleidsdomein, het overzicht van de beleidsvelden die er deel van uitmaken; 5 het overzicht van de entiteiten die opgenomen zijn onder de financiële vaste activa; 6 informatie betreffende de fiscaliteit 7 de financiële schulden

54 Opmaken van het budget Het budget bestaat uit een beleidsnota, financiële nota en toelichting. Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenbudget Financiële toestand de prioritaire beleidsdoelstellingen van dat jaar en de eraan verbonden actieplannen, acties, uitgaven en ontvangsten per beleidsdomein de geraamde uitgaven en ontvangsten informatie over het resultaat op kasbasis Financiële nota Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget bevat, voor elk beleidsdomein, de transactiekredieten voor de exploitatie bevat per beleidsdomein de transactiekredieten van alle investeringsenveloppen geeft het resultaat op kasbasis van het financiële boekjaar Toelichting

55 Het -traject Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget Vastleggen van de waarderingsregels Conversie van de rekening (met inventaris)

56 Vastleggen van de waarderingsregels De waarderingsregels zijn gebaseerd op IPSAS : International Public Sector Accounting Standards. Dit zijn boekhoudnormen specifiek voor de publieke sector, gebaseerd op IAS (International Accounting Standards) en IFRS (International Financial Reporting Standards). Deze standaarden zijn niet bindend, maar gelden als referentie en verdienen aanbeveling. De vaststelling van waarderingsregels is een uitvoerende maatregel en behoort tot het takenpakket van het college van burgemeester en schepenen of de raad voor maatschappelijk welzijn. De waarderingsregels moeten leiden tot een waar en getrouw beeld.

57 Vastleggen van de waarderingsregels De waarderingsregels bepalen ondermeer : - de aanrekeningregels (transactiebasis) - waardering van bezittingen, schulden, vorderingen, - afschrijvingsregels en regels van waardevermindering en voorzieningen - de regels van herwaarderingen De waardering bij de opmaak van de beginbalans zal doorgaans de aanschafwaarde zijn. Bij de waardering in de erop volgende jaren onderscheidt IPSAS 2 modellen : het kostprijsmodel en het herwaarderingsmodel.

58 Conversie van de rekening en inventaris De eindbalans van het laatste (NGB/NOB-)boekjaar is niet de beginbalans in het eerste -jaar omdat : - de balansrubriceringen verschillend zijn - andere waarderingsregels worden toegepast - sommige posten weggelaten (bv. kapitaal) - mogelijks worden nieuwe posten toegevoegd (bv. voorzieningen, voorraden, ) De beginbalans moet wel voortvloeien uit en aansluitbaar zijn met de eindbalans. Maak een matrix met de overeenstemming tussen de eindbalans en beginbalans, en verantwoord alle verschilposten (weglatingen, toevoegingen, wijzigingen).

59 Conversie van de rekening en inventaris Elementen uit de balans die exact worden geconverteerd : - Vorderingen op lange termijn - Openstaande vorderingen op korte termijn (behalve m.b.t. op te nemen leningen) - Schulden op lange termijn (behalve m.b.t. op te nemen leningen) - Openstaande schulden op korte termijn - Financiële rekeningen en geldbeleggingen Elementen uit de balans die mogelijks worden geconverteerd : - Voorzieningen Elementen uit de balans die mogelijks gewijzigd worden geconverteerd : - Immateriële, materiële en financiële vaste activa - Voorraden - Verkregen investeringstoelagen

60 Conversie van de rekening en inventaris ACTIEF NGB PASSIEF I. Immateriële vaste activa II. Materiële vaste activa III. Toegestane investeringssubsidies IV. Subsidiebeloften en toegestane leningen V. Financiële vaste activa VI. Voorraden VII. Vorderingen op ten hoogste één jaar VIII. Bewerkingen voor rekening van derden IX. Financiële rekeningen X. Overlopende rekeningen en wachtrekeningen I. Kapitaal II. Gekapitaliseerde resultaten III. Overgedragen resultaten IV. Reserves V. Verkregen investeringstoelagen VI. Voorzieningen VII. Schulden op meer dan één jaar VIII. Schulden op ten hoogste één jaar IX. Bewerkingen voor rekening van derden X. Overlopende rekeningen en wachtrekeningen

61 Conversie van de rekening en inventaris ACTIEF NOB PASSIEF I. Oprichtingskosten II. III. IV. Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa V. Vorderingen op ten hoogste één jaar VI. Geldbeleggingen VII. Liquide middelen VIII. Overlopende rekeningen I. Kapitaal II. III. IV. Herwaarderingsmeerwaarden Gemeentelijke bijdrage in werking en aflossingen Gecumuleerd resultaat V. Investeringssubsidies en schenkingen met specifiek doel VI. Voorzieningen VII. Schulden op meer dan één jaar VIII. Schulden op ten hoogste één jaar IX. Overlopende rekeningen

62 Conversie van de rekening en inventaris ACTIEF PASSIEF I. Vlottende activa A. Liquide middelen en geldbeleggingen B. Vorderingen op korte termijn C. Voorraden en bestellingen in uitvoering D. Overlopende rekeningen actief E. Vorderingen op LT die < jaar vervallen II. Vaste activa A. Vorderingen op lange termijn B. Financiële vaste activa C. Materiële vaste activa D. Immateriële vaste activa I. Schulden A. Schulden op korte termijn B. Schulden op lange termijn II. Nettoactief 1. Gecumuleerde overschot of tekort 2. Investeringssubsidies en schenkingen 3. Herwaarderingsreserves 4. Overige nettoactief

63 Budgettaire componenten - Openstaande vorderingen - Openstaande schulden - Liquide middelen en geldbeleggingen - Conversie van de rekening en inventaris Niet budgettaire componenten - Patrimonium - Investeringssubsidies - Leningen - Berekening van het gecumuleerd budgettair resultaat van vorig boekjaar Het gecumuleerde budgettaire resultaat van 2010 is het geheel aan liquide middelen en geldbeleggingen waarover het bestuur zou beschikken per 31/12/2010 als ze al haar vorderingen op korte termijn zou geïnd hebben en al haar schulden op korte termijn zou betaald hebben.

64 Conversie van de rekening en inventaris Bij de afsluiting van het laatste boekjaar kunnen volgende tips in acht worden genomen : - Wachtrekeningen zoveel mogelijk aanzuiveren - De werken in uitvoering / vaste activa in aanbouw moeten worden overgeboekt als de projecten voltooid zijn - Controleer de correctheid van de inventaris van het patrimonium - Openstaande documenten (vorderingen en schulden) moeten worden geëvalueerd op hun inbaarheid en desgevallend in onwaarde/minwaarde worden geboekt - Het formulier T /schuldvorderingsstaat (gemeenten) vervalt per einde boekjaar Wat niet openstaat moet niet worden geconverteerd

65 Conversie van de rekening en inventaris Art. 64. Gemeenschapsgoederen zijn materiële vaste activa waarbij de vervulling van de maatschappelijke dienstverlening minder ontvangsten genereert dan de uitgaven die nodig zijn om deze activa te verkrijgen en om die dienstverlening te realiseren. Art. 66. De bedrijfsmatige materiële vaste activa zijn materiële vaste activa waarbij de vervulling van de maatschappelijke dienstverlening voldoende ontvangsten genereert om de uitgaven te compenseren die nodig zijn om die activa te verkrijgen en om die dienstverlening te realiseren. Art. 68. De overige materiële vaste activa zijn materiële vaste activa die worden aangewend om huuropbrengsten, een waardestijging of beide te realiseren en die niet aangewend worden om een maatschappelijke dienstverlening te vervullen.

66 Conversie van de rekening en inventaris Gebruiken we het activum voor maatschappelijke dienstverlening? Overige materiële vaste activa Zijn we de enigen die deze dienstverlening kunnen aanbieden? Bieden we deze diensten aan tegen concurrentiële tarieven? Bedrijfsmatige vaste activa Gemeenschapsgoederen Gemeenschapsgoederen

67 Het -traject Voorbereiding Informatiebehoefte- en bronnen Beleidsdomeinen, -velden en items Algemeen rekeningenstelsel en derdenbestand Bepalen van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties Opmaken van het meerjarenplan en budget Vastleggen van de waarderingsregels Converteren van de rekening (met inventaris)

68 Het traject : tijdpad Voorbereiding Informatiebehoefte Algemeen rekeningenstelsel Beleidsdomeinen, -velden, -items Maart Juni Bepalen doelstellingen, actieplannen, acties Meerjarenplan Budget Opleiding en coaching September December Waarderingsregels Converteren rekening en inventaris Aanpassen processen 2011 Q&A Januari (eerste -jaar) April

69 Tips voor de aanloop - Informeer en sensibiliseer uw organisatie voor de komende vernieuwing - Probeer nu al het lopende beleid om te zetten in beleidsdoelstellingen - Denk al eens na over beleidsdomeinen in uw organisatie - Identificeer al de bestaande informatiebehoefte in uw organisatie - Bereken al eens de autofinancieringsmarge - Controleer de inventaris (Werken in uitvoering / activa in aanbouw, update inventaris, ) - Zuiver de boekhouding zoveel mogelijk uit (Openstaande vorderingen en schulden, wachtrekeningen, derdenbestand, ) Wacht niet tot het (voor)laatste jaar Begin nu al met de voorbereidingen!

70 Met medewerking van Gemeente De Pinte OCMW De Pinte Stad Geel 2011 Q&A Dit draaiboek is tot stand gekomen uit de samenwerking met pilootbesturen. Niets uit dit draaiboek mag worden overgenomen zonder uitdrukkelijke bronvermelding. 09/ / info@qaq.be