Isabel 6 SEPA Domiciliëringen in detail

Transcriptie

1 Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

2 Inhudspgave 1 Inleiding De rl van de schuldeiser en van de banken bij de Eurpese dmiciliëring De rl van de schuldeiser De rl van de banken Inveren van mandaten Inleiding Nieuw Mandaat Nieuw Gemigreerd mandaat Creatie van mandaatgrepen Overzicht van mandaten Tekennen mandaatgrepen Waarm mandaatgrepen? He kunt u mandaten tekennen aan grepen? Invrderingen inveren Algemeen Invrderingen per (tijdelijke) mandaatgrep Invrderingen per mandaat Mandaten wijzigen Vlgrde na eerste invrdering wijzigen Mandaten wijzigen en amendementen Wijzigingen Amendementen Wat bij niet uitgeverde invrderingen? REJECTS (weigeringen vrdat de debiteur gedebiteerd werd) Weigeringen nadat de debiteur gedebiteerd werd Bijlagen Belangrijke vrbereidende stappen vraleer u begint met het inveren van gemigreerde mandaten Praktijkvrbeelden Vrbeeld CORE (Ledenbeheer persneelsclub) Vrbeeld B2B (Sftwarehuis) Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

3 1 Inleiding In het kader van SEPA (Single Eur Payment Area) gaan de bestaande natinale incass systemen in de SEPA landen vervangen wrden dr één Eurpees systeem. Dit Eurpees systeem wrdt Sepa Direct Debit genemd (afgekrt SDD). In België nemt men dit Eurpese dmiciliëring f k SEPA dmiciliëring. Vanaf 1 februari 2014 zal enkel het Eurpees systeem aanvaardt wrden. Meer infrmatie ver de Eurpese dmiciliëring vindt u p f bij uw bank. 2 De rl van de schuldeiser en van de banken bij de Eurpese dmiciliëring In het Belgische DOM80 systeem beheert de bank van de debiteur de mandaten. Aan de hand van het dr de debiteur ndertekende mandaatfrmulier ( dmiciliëringsbericht ) kent de bank van de debiteur een dmiciliëringsnummer te en stuurt dit naar de schuldeiser. Op dat mment kan de schuldeiser, via het dmiciliëringsnummer, invrderingen (f cllecties) uitveren. De debiteur kan zijn dmiciliëring via zijn bank pzeggen. Ok hiervan krijgt de schuldeiser een bericht. De bank van de debiteur is hier dus verantwrdelijk vr het beheer van de DOM80 mandaten. Bij de Eurpese dmiciliëring is dit cncept fundamenteel anders. 2.1 De rl van de schuldeiser Bij het Eurpees systeem bent u, de schuldeiser, verantwrdelijk vr het beheer van de mandaten. U stuurt het Eurpees mandaatfrmulier naar uw debiteur. De debiteur stuurt u rechtstreeks het getekende frmulier terug. Let p De debiteur van de mandaten in het B2B ( Business t Business ) schema met het betrkken mandaat eerst laten bevestigen dr zijn bank! De bank van de debiteur cntrleert namelijk f de te debiteren rekening een prfessinele rekening is (B2B mag enkel tussen prfessinele partijen) en registreert dat vr dit mandaat geen terugstrting kan gevraagd wrden. Als deze bevestiging niet gebeurd is zullen uw B2B invrderingen geweigerd wrden. U archiveert de ntvangen (papieren) mandaten en vert de mandaatgegevens in Isabel 6 in. Hierna kunt u invrderen. Bij een invrdering wrden de vr de hand liggende transactiegegevens verstuurd naar de bank (bedrag, mededeling, rekening en naam van de debiteur, uw schuldeisersidentificatie, uw te crediteren rekening, datum uitvering). Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

4 Het Eurpees systeem eist echter dat u bij elke invrdering k vlgende mandaatgegevens (MRI = mandate related infrmatin) met meesturen naar de bank: Een mandaatreferte (met uniek zijn vr de betrkken schuldeisersidentificatie) Een ntie vlgrde van invrderingen. Bij de eerste invrdering van een nieuw mandaat (en bij smmige latere wijzigingen) met u als vlgrde Eerste mee te sturen. Na een geslaagde invrdering met de vlgrde in uw mandatenbeheer veranderd wrden in Vlgende. De datum van ndertekening van het mandaat Het betaalschema. Er zijn 2 schema s: CORE (k B2C, Business t Cnsumer ): het basisschema B2B ( Business t Business ): speciaal vr invrderingen van prfessinele klanten (debiteur heeft geen recht p teruggave, andere verwerkingstijden, ) Mandaattype: Terugkerend : invrderingen vr dergelijk mandaat kunnen herhaaldelijk gebeuren. Eenmalig : vr mandaten waarvr maar één keer mag ingevrderd wrden. Dit is een nieuw type dat niet bestaat in het DOM80 systeem. 2.2 De rl van de banken De banken spelen zwel een uitverende, cntrlerende rl als registrerende rl. Uitverende rl: De bank van de schuldeiser zrgt dat de invrderingen naar de betrkken bank van de debiteur gestuurd wrden. De bank van de debiteur debiteert de rekening van de debiteur en maakt het bedrag ver aan de bank van de schuldeiser. De bank van de schuldeiser crediteert de rekening van de schuldeiser. Registrerende rl: Registratie van het schema, de vlgrde en type van de invrdering (resp. CORE/B2B, Eerste/Vlgende, Terugkerend/Eenmalig) Het bijhuden van de histriek van de invrderingen dr de bank van de debiteur. Bv. vr het recht p terugbetaling. Het bijhuden van de DOM80 gegevens vr gemigreerde mandaten. De bevestiging van de B2B mandaten. Uiteraard den de banken tijdens het uitveringsprces een grt aantal cntrles: Is er vldende prvisie p de rekening van de debiteur? Is de vlgrde van invrderingen gerespecteerd ( Eerste, Vlgende )? Heeft de debiteur de invrderingen vr deze schuldeiser geblkkeerd? Cntrle p B2B mandaten (geen recht p teruggave aan de debiteur) Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

5 Als de invrdering niet kan gedebiteerd wrden van de rekening van de debiteur dan zal zijn bank dit melden als REJECT aan de bank van de schuldeiser. 3 Inveren van mandaten 3.1 Inleiding Uit uw rl als schuldeiser zals beschreven in vrgaand nderdeel met het duidelijk zijn dat invrderingen en mandatenbeheer haast nlsmakelijk met elkaar verbnden zijn. Om te vrkmen dat latere invrderingen niet uitgeverd wrden is een nauwgezet mandatenbeheer ndzakelijk. Isabel heeft hiervr 2 invermdules ntwrpen: Nieuw Mandaat : In deze mdule wrden de nieuwe mandaten Eurpese dmiciliëring ingeverd. De gegevens hiervan staan p de mandaatfrmulieren die u, nadat u gestart bent met de Eurpese dmiciliëring, naar nieuwe debiteuren gaat sturen. Deze debiteuren hebben u deze frmulieren, aangevuld met hun IBAN en BIC, ndertekend terugbezrgd. Nieuw Gemigreerd mandaat : Uw bestaande dmiciliëringsnummers in het huidige Belgische systeem DOM80 zijn tegekend dr de bank van de debiteur. Deze banken zijn verplicht m de rsprnkelijke papieren Dmiciliëringsberichten te bewaren. U heft daarm vr de bestaande dmiciliëringsnummers geen nieuw Eurpees mandaat te laten ndertekenen. Deze mdule is speciaal ntwrpen m de DOM80 mandaten m te vrmen (migreren) naar Eurpese mandaten. U beschikt weliswaar niet ver een papieren exemplaar van deze DOM80 mandaten, maar u met de gemigreerde mandaten wel kunnen beheren. Daarm wrden in deze mdule de rsprnkelijke dmiciliëringsnummers en schuldeisernummers(s) gekppeld aan het gemigreerde Eurpees mandaat. In de gemigreerde mandaten is p deze manier de verwijzing naar de beherende bank van het rsprnkelijk DOM80 mandaat verzekerd. Indien ndig kunt u steeds bij de betrkken bank terecht m de geldigheid van een gemigreerd mandaat te bevestigen. 3.2 Nieuw Mandaat He tegang krijgen? Selecteer Verrichtingen tab > Selecteer Beheren > Mandaten > Selecteer Nieuw>Mandaat > Ver de gegevens in zals vermeld p het Eurpees mandaatfrmulier. Een aantal gegevens met verplicht ingeverd wrden. Op het inverscherm zijn deze met een rde asterisk ( * ) gemarkeerd. Telichting bij de verplichte gegevens: Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

6 Mandaatreferte: unieke mandaatreferte vr de betrkken schuldeisersidentificatie Betalingstype: Terugkerend f eenmalig Datum ndertekening: zals vermeld p het mandaatfrmulier Betaalschema: In het Eurpees systeem zijn er 2 schema s: CORE (k B2C genemd) en B2B. Kies hier het gewenste schema. Vlgrde: Bij de eerste invrdering van een nieuw mandaat met de vlgrde Eerste meegestuurd wrden naar de bank. Vandaar dat hier standaard Eerste ingevuld is. De Eerste invrderingen meten in een CORE schema bvendien minimaal 5 werkdagen vr de uitveringsdatum naar de bank gestuurd wrden. De vlgrde met na de eerst geslaagde invrdering gewijzigd wrden naar de waarde Vlgende. Vanaf dat genblik meten ze minimaal 2 werkdagen vr de invrdering verstuurd wrden. Bij invrderingen van B2B mandaten meten zwel Eerste als Vlgende minimaal 1 werkdag vr inning naar de bank gestuurd wrden. Vlgrde is niet tegankelijk bij Betalingstype Eenmalig. Zie k nderdeel Mandaten wijzigen. Schuldeiseridentificatie: Deze identificatie werd u tegekend dr een van uw banken en kunt u vinden p hun vereenkmst Eurpese dmiciliëring. U kunt hier kiezen uit al eerder ingeverde identificaties f een nieuwe inveren. De infrmatie in de ptinele velden kan vrij gekzen wrden. Dit zijn: Cntractreferte zals die eventueel is ingevuld p het mandaatfrmulier Plaats van ndertekening van het mandaat Identificatiecde van de debiteur (bv. klantnummer) Debiteur Referentiepartij weergeven : referentie naar de eigenlijke debiteur (bv. naam van het kind vr schlgelden betaald dr de uders). Weinig gebruikt. Schuldeiser Referentiepartij weergeven : referentie naar de eigenlijke schuldeiser (bv. naam van de nderneming waarvr het bekhudkantr als schuldeiser ptreedt). Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

7 Weinig gebruikt. Opmerking : bv. plaats waar het papieren mandaat zich bevindt. Als u vaste bedragen en mededelingen gebruikt bij uw invrderingen van dit mandaat kunt u die inveren bij Standaardbedrag en Standaardbdschap aan de debiteur. De knp Amendement tevegen : wrdt zeer uitznderlijk gebruikt. Zie pmerking bij Mandaten wijzigen. Tips bij Mandaatreferte Kies vr eenvudige en duidelijke mandaatrefertes en gebruik bij vrkeur enkel hfdletters en alfanumerieke tekens (A-Z, 0-9). Gebruik geen spaties. Dit geldt zeker vr B2B mandaten mdat die bij de bank van de debiteur bevestigd meten wrden. Mandaatrefertes ingeverd tijdens de bevestiging bij de bank meten namelijk IDENTIEK zijn aan de mandaatrefertes in uw mandatenbeheer (hfdlettergevelig!), z niet wrden de betrkken invrderingen geweigerd! 3.3 Nieuw Gemigreerd mandaat Deze mdule met u gebruiken m uw bestaande DOM80 mandaten te migreren naar een Eurpees mandaat. In de bijlage vindt u een stappenplan waarin uitgelegd wrdt he u een migratielijst kunt aanmaken met alle gegevens die ndig zijn vr het crrect inveren van een gemigreerd mandaat. Eerder kunt u niet beginnen met het inveren van gemigreerde mandaten! Hiernder wrden enkel de verschillen ten pzichte van de mdule Nieuw mandaat (zie vrig nderdeel) behandeld. Mandaatreferte : zie uw migratielijst Bij gemigreerde DOM80 mandaten is bij Betalingstype enkel Terugkerend en bij Betaalschema enkel CORE tegestaan. Vandaar dat ze hier niet tegankelijk zijn. Datum ndertekening : Dit is een verplicht veld. Aangezien u bij een gemigreerd mandaat niet beschikt ver een papieren versie (die zit namelijk bij de bank van de debiteur), kunt u hier een vrij te kiezen datum kiezen. Kies vr al uw gemigreerde mandaten steeds dezelfde datum, bv. de datum waarp het cntract Eurpese dmiciliëring bij uw bank getekend werd. Vlgrde : Bij de eerste invrdering van een gemigreerd mandaat wrdt het ude dmiciliëringsnummer (Vrig direct debit nummer) en het Vrig crediteurnummer meegestuurd. Op die manier wrdt de bank van de debiteur p de hgte gebracht van de migratie van dit mandaat naar het Eurpees systeem. Vanaf dat mment bent u verplicht m alle tekmstige invrderingen via het Eurpees systeem uit te veren. Invrderingen via DOM80 vr het betrkken dmiciliëringsnummer wrden vanaf dat mment geweigerd! Vandaar dat bij een nieuw gemigreerd mandaat de vlgrde Eerste verplicht, en niet te wijzen is. Vrig direct debit nummer : Dit is het ude DOM80 dmiciliëringsnummer. Als u mmenteel al DOM80 dmiciliëringen invert in Isabel 6 dan verschijnen alle bestaande Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

8 DOM80 nummers in de keuzelijst. Ver anders deze gegevens manueel in aan de hand van uw migratielijst. Rekeningnummer (IBAN) en BIC : zie uw migratielijst Vrig crediteurnummer : Dit is het crediteurnummer van uw DOM80 cntract (meestal uw ndernemingsnummer). Als u nu al DOM80 dmiciliëringen invert in Isabel 6, dan kunt u dit nummer selecteren uit de keuzelijst. Ver anders alle gegevens manueel in. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

9 4 Creatie van mandaatgrepen 4.1 Overzicht van mandaten He tegang krijgen? Selecteer Verrichtingen tab > Selecteer Beheren > Mandaten Standaard is bvenaan het tabblad Mandaten actief waardr alle mandaten getnd wrden. In het veld links naast de knp Zeken kunt u mandaten zeken p mandaatreferte, naam f IBAN van een debiteur (f een gedeelte ervan). Uitleg klmmen: In de klm Schema is er een duidelijk nderscheid in lg tussen B2B (tekst) en CORE (figuurtje). Als u met de muis ver de klmmen Mandaatreferte, Schema en Grep beweegt, wrden resp. de schuldeiseridentificatie, schemanaam en tegekende grepen getnd. In de klmtitels Schema en Vlgrde kunt u via de navigatiepijl rechts van de klmtitel een filter selecteren. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

10 Dr bvenaan het tabblad Grepen te selecteren krijgt u een verzicht van alle grepen. U kunt één grep tnen dr bij Grepsfilter de gewenste mandatengrep te selecteren. 4.2 Tekennen mandaatgrepen Waarm mandaatgrepen? Dr mandaten te te kennen aan grepen, beschikt u ver een uiterst handig middel m niet alleen uw mandaten te rubriceren, maar k m uw tekmstige invrderingen vr te bereiden. De wizard SEPA dmiciliëringen is namelijk speciaal ntwrpen m te werken met mandaatgrepen. Vrbeeld vaste en tijdelijke mandaatgrepen Een schl gebruikt de Eurpese dmiciliëring vr de invrderingen van de schlrekeningen en andere ksten. In het schlsecretariaat wrden de mandaten tegekend aan een vaste mandaatgrep per klas. Eén keer per trimester gaat het secretariaat per klas (= per vaste mandaatgrep) de schlrekeningen invrderen. In de lp van het schljaar zijn er echter activiteiten waarp de leerlingen individueel kunnen inschrijven en waarvan de bijdragen niet via de trimestriële schlrekening ingevrderd wrden. Hiervr gaat het secretariaat het mandaat van elke deelnemende leerling tekennen aan een bijkmende tijdelijke mandaatgrep. Het secretariaat kan dan zeer eenvudig, in één transactie, de hele tijdelijke mandaatgrep invrderen. Zie k het nderdeel Invrderingen per (tijdelijke) mandaatgrep Tip Gebruik van mandaatgrepen helpen u bij uw mandatenbeheer en bij uw invrderingen! Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

11 4.2.2 He kunt u mandaten tekennen aan grepen? He tegang krijgen? Selecteer Verrichtingen tab > Selecteer Beheren > Mandaten > Selecteer één f meer mandaten die u wilt tekennen aan een grep > Klik rechtsbven p de knp Grep van mandaten > U kunt nu in het ppup venster een nieuwe grep aanmaken en/f de geselecteerde mandaten tekennen aan een f meer grepen. He mandaten terug verwijderen uit een grep? Klik p tabblad Grepen en selecteer de betrkken grep in Grepsfilter > Selecteer de mandaten die u uit de grep wenst te verwijderen en klik p de rde knp Verwijder mandaten uit de grep. Als u de hele grep wilt verwijderen verwijdert u alle mandaten uit de grep. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

12 LET OP Klik niet p Verwijderen nder Acties. Dan wrdt namelijk het betrkken mandaat verwijderd! 5 Invrderingen inveren 5.1 Algemeen U kunt zwel invrderen (f cllecties) per grep van mandaten als mandaat per mandaat. Als u minstens één grep van mandaten hebt aangemaakt, activeert de wizard autmatisch de ptie Grep van mandaten. De wizard zal aan de hand van vlgende criteria autmatisch aparte invrderingsgrepen aanmaken: Per rekeningnummer en per munt cde van de schuldeiser Per schuldeiseridentificatie Per uitverdatum Per Vlgrde ( Eerste, Vlgende, Eenmalige ) Per schema ( CORE, B2B ) Het is namelijk niet tegestaan m een mix van bvenstaande criteria in één invrderingsgrep te versturen. 5.2 Invrderingen per (tijdelijke) mandaatgrep Het is in de meeste gevallen aangewezen m vraf via mandatenbeheer de invrderingen die u wilt den, te te kennen aan een tijdelijke mandaatgrep: Gemakkelijker m na de invrdering de wijziging naar Vlgende uit te veren (zie nderdeel Vlgrde na eerste invrdering wijzigen ) Mgelijk det u peridieke invrderingen. Tijdens de lpende peride kunt u de mandaten waarp u gaat invrderen vraf al tekennen aan een tijdelijke grep. Een tijdelijke grep is k handig als u gaat invrderen met een vast bedrag en vaste mededeling. Zie nderdeel Tekennen mandaatgrepen vr het aanmaken van grepen. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

13 He tegang krijgen? Selecteer Verrichtingen tab > Nieuw > SEPA dmiciliëringen. Telichting bij de gegevens: Dmiciliëringsgegevens : Alias van de pdrachtgever : selecteer uw te crediteren rekening aan de hand van de alias, naam f rekeningnummer. De alias van de rekening wrdt ingevuld. Naam en rekeningnummer wrden getnd in de vlgende velden. Bij rekeningen waaraan meerdere munten gekppeld zijn, kan de gewenste munt gekzen wrden. U heft niet ndzakelijk een rekening in eur te selecteren. De bedragen die u invrdert zijn wel in eur. Selecteer nder Grep van mandaten de gewenste grep waarvr u invrderingen wilt den. Alle mandaten uit de grep, met hun vaste bedrag en mededeling, wrden getnd en autmatisch geselecteerd. De mandaten met vlgrde Eerste waarvr u in het verleden een invrdering hebt gedaan wrden niet autmatisch geselecteerd. Nrmaliter had u hiervr de vlgrde meten wijzigen naar Vlgende (zie Vlgrde na eerste invrdering wijzigen ). U kunt deze mandaten alsng handmatig selecteren. Via de knp Eigenschappen wijzigen wrdt een grter scherm met meer mandaten getnd. U kunt nu vr elk mandaat een Bedrag en een Bericht aan debiteur inveren en/f de vaste gegevens verschrijven. De rsprnkelijke vaste gegevens blijven in het mandaat bewaard. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

14 Bedrag : Grep : de bedragen die bij de mandaten vermeld staan wrden vergenmen. Standaard staat 100% ingevuld, maar u kunt dit wijzigen. Vast : u kunt een vast bedrag inveren dat vr alle mandaten in deze invrdering geldt. Bericht aan de debiteur : Grep : de berichten die in de grep bij de mandaten vermeld staan wrden vergenmen. Vast : U kunt hier een vast bericht inveren dat vr alle mandaten in deze invrdering geldt. Invrderingsdatum : Selecteer uit de kalender de gewenste invrderingsdatum. Eerste en Vlgende invrderingen meten ten laatste resp. 5 en 2 werkdagen vr de invrderingsdatum verstuurd wrden. (Bij B2B ten laatste 1 werkdag vr de invrderingsdatum). Eerste" en Vlgende invrderingen kmen autmatisch in aparte invrderingsgrepen. Tip Bij een mix van Eerste en Vlgende adviseren we m vr alle invrderingen een invrderingsdatum van minimum 5 werkdagen later in te veren. Anders met u achteraf de invrderingsdatum van de grep Eerste invrderingen één vr één gaan wijzigen. Als alles crrect is ingeverd, klik dan p de knp Vlgende verrichting. Dr p de balk Aangemaakte grepen te klikken, krijgt u hiervan een verzicht. Met de + -knp wrdt het detail van de invrderingsgrep getnd. Desgewenst kunt u invrderingen tevegen/wijzigen f verwijderen. Als u Glbale debitering selecteert, dan wrdt het ttaalbedrag van de invrderingsgrep p uw rekening gebekt. Sluit de wizard met de knp Vltien, Alles ndertekenen f Alles verzenden. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

15 Met de knp Annuleren kunt u al uw invrderingstransacties annuleren f enkel de huidige transactie. Het detail van een invrderingsgrep kunt u raadplegen dr in het tabblad (Verznden) Verrichtingen te klikken p de invrderingsgrep. 5.3 Invrderingen per mandaat He tegang krijgen? Selecteer Verrichtingen tab > Selecteer New > SEPA dmiciliëringen > Kies vr de ptie Enkel mandaat Telichting bij de gegevens: Alias van de pdrachtgever : selecteer uw te crediteren rekening aan de hand van de alias, naam f rekeningnummer. De alias van de rekening wrdt ingevuld. Naam en rekeningnummer wrden getnd in de vlgende velden. Bij rekeningen waaraan meerdere munten gekppeld zijn, kan de gewenste munt gekzen wrden. Mandaatreferte : Zek naar de mandaatreferte, rekeningnummer f naam van de debiteur. Als u een mandaat kiest met vlgrde Eerste waarvr u al eerder een invrdering hebt aangemaakt, verschijnt er een waarschuwing die u echter kunt negeren. Nrmaliter had u dit mandaat naar Vlgende meten wijzigen (zie Vlgrde na eerste invrdering wijzigen. ). Ver Bedrag, Invrderingsdatum en Bericht aan debiteur in en klik dan p de knp Vlgende verrichting. Afhankelijk van de criteria zals vermeld in het nderdeel Invrderingen inveren - algemeen wrden er invrderingsgrepen aangemaakt. Behandel deze invrderingsgrepen zals beschreven in het nderdeel Invrderingen per (tijdelijke) mandaatgrep. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

16 6 Mandaten wijzigen 6.1 Vlgrde na eerste invrdering wijzigen Bij het inveren van nieuwe en gemigreerde mandaten en bij smmige amendementen (zie nderdeel Mandaten wijzigen en amendementen ) krijgt de vlgrde van een mandaat autmatisch de waarde Eerste. Na een geslaagde invrdering (zie k nderdeel Wat bij niet uitgeverde invrderingen? ) met de vlgrde van de ingevrderde mandaten gewijzigd wrden naar Vlgende. Zie hiervr de klm Vlgrde in het verzicht van de mandaten. Deze wijziging kan p individuele basis, maar als u bij de invrdering gebruik gemaakt heeft van een (tijdelijke) mandaatgrep, kan dit snel vr de hele (tijdelijke) grep. He tegang krijgen? Selecteer Verrichtingen tab > Selecteer Beheren > Mandaten Vr de wijziging van individuele mandaten activeert u tabblad Mandaten : 1) Zek aan de hand van uw afgedrukte detaillijst van de invrderingen het betrkken mandaat p via de knp Zeken. 2) Vink dit mandaat aan en selecteer Acties > Wijzig vlgrde in Vlgende. Vr het wijzigen van een hele (tijdelijke) grep waarvr u invrderingen heeft gedaan, kiest u de gewenste grep via de grepsfilter. LET OP Cntrleer f u wel zeker een grep heeft geselecteerd die vereenkmt met de grep waarp u de invrderingen gedaan heeft. U lpt anders het risic dat u mandaten met vlgrde Eerste gaat wijzigen waarvr ng nit een invrdering gebeurd is! Klik daarna p de navigatiepijl rechts naast de klmnaam Vlgrde en kies vr de filter Eerste. Enkel de Eerste mandaten wrden nu getnd. Selecteer alle mandaten (selectievakje in de hfding aanvinken). Selecteer Acties > Wijzig vlgrde in Vlgende. Alle Eerste mandaten van de ingevrderde grep wrden nu gewijzigd naar Vlgende. Vergeet niet de filter in klm Vlgrde achteraf uit te zetten. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

17 6.2 Mandaten wijzigen en amendementen Wijzigingen Wijzigingen van mandaten gebeuren p initiatief van de schuldeiser (bv. andere mandaatreferte) f p initiatief van de debiteur (bv. andere IBAN). He tegang krijgen? Selecteer Verrichtingen tab > Selecteer Mandaten > Beheren Zek het te wijzigen mandaat p en klik in de lijst p dit mandaat. Het mandaat wrdt gepend m te bewerken. U kunt nu alle gegevens van het mandaat wijzigen. 6.3 Amendementen Van smmige wijzigingen meten de riginele gegevens meegestuurd wrden bij de eerstvlgende invrdering. Hiervr wrdt gebruik gemaakt van een Amendement dat aan het mandaat gehecht wrdt tt de eerstvlgende invrdering. Het gaat ver de wijzigingen van vlgende gegevens: Mandaatreferte Schuldeiseridentificatie en Naam schuldeiser Rekeningnummer debiteur : indien andere IBAN bij dezelfde bank van de debiteur BIC debiteur : indien wijziging van bank van de debiteur. In dat geval zal er k een andere IBAN zijn, maar daarvan mag de rsprnkelijke waarde niet in het amendement staan. De Vlgrde zal in dat geval gewijzigd wrden naar Eerste. Van deze wijziging wrdt niet de rsprnkelijke BIC in het amendement pgeslagen, maar de ntie Zelfde mandaat Nieuwe agent debiteur (agent = bank). Als u een van bvenstaande gegevens in een mandaat wijzigt, zal autmatisch een amendement met de rsprnkelijke gegevens aangemaakt wrden. U heft dit enkel te bevestigen. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

18 Als verantwrdelijke vr het mandatenbeheer met u de wijzigingen p mandaten in uw papieren archief bewaren. (bv. brief f van de debiteur die de wijziging aanvraagt). Geadviseerd wrdt m p zijn minst een schermafdruk van het amendement in uw mandatenarchief te bewaren. Bij de aanmaak van een eerste invrdering van een mandaat met een amendement, zal namelijk het amendement autmatisch verwijderd wrden. Opmerking Een invrdering met een amendement kan geweigerd wrden (REJECT). Het amendement werd echter bij de aanmaak van deze invrdering autmatisch verwijderd. U met dan in het mandaat het amendement manueel terug inveren via de knp Amendement tevegen. Hiervr hebt u de rsprnkelijke gegevens ndig. Zek die p in uw mandatenarchief. Tip U kunt k in het veld Opmerking van het mandaat de riginele gegevens van de wijziging inveren. Hiervr zijn 34 psities beschikbaar. 7 Wat bij niet uitgeverde invrderingen? 7.1 REJECTS (weigeringen vrdat de debiteur gedebiteerd werd) REJECTS zijn weigeringen van invrderingen waarvr er geen beking heeft plaatsgevnden bij de bank van de debiteur (bv. njuiste mandaatreferte, blkkering dr de debiteur, afgeslten rekening, njuiste migratiegegevens, ) De bank van de debiteur stuurt alle REJECTS naar uw bank die u hierver eenduidig met infrmeren. Omdat er bij REJECTS geen beking gebeurde, heeft de bank van de debiteur geen bijwerking van het mandaat drgeverd (bv. Vlgrde Eerste werd niet geregistreerd). U zult dus in dergelijke gevallen de vlgrde Eerste niet mgen wijzigen en bij de vlgende invrdering pnieuw Eerste meesturen. Amendementen meten bij REJECTS pnieuw manueel ingeverd wrden. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

19 7.2 Weigeringen nadat de debiteur gedebiteerd werd Van deze weigeringen krijgt u geen REJECT, maar een andere mschrijving. De bank van de debiteur heeft de bijwerking van het mandaat wel drgeverd. De mandaten van de invrderingen met vlgrde Eerste meten dan gewijzigd wrden naar vlgrde Vlgende (zie nderdeel Mandaten wijzigen en amendementen - Wijzigingen ). 8 Bijlagen 8.1 Belangrijke vrbereidende stappen vraleer u begint met het inveren van gemigreerde mandaten Stap 1: maak een inventaris van uw bestaande DOM80 debiteuren. We gaan ervan uit dat u mmenteel DOM80 dmiciliëringen invert in Isabel 6. 1) Selecteer Verrichtingen tab 2) Selecteer Beheren > Tegenpartijen. 3) Srteer p klm Debiteur dr p de klmtitel te klikken zdat alle debiteuren bvenaan de getnde lijst staan. 4) Selecteer dan alle debiteuren (aanvinken) en kies dan bij Afdrukken vr Details van de geselecteerde tegenpartijen en vr PDF tnen. Bij Rapprten verschijnt dan het rapprt Details van de (geselecteerde) tegenpartijen. De afdruk van dit rapprt kunt u nu gebruiken als werkdcument ( migratielijst ) in de vlgende stappen. Stap 2: uitzuiveren van de migratielijst. De migratielijst is alfabetisch gesrteerd p Alias. Overlp de migratielijst en schrap alle niet meer actieve debiteuren (bv. de relatie met de debiteur is stpgezet). U hebt nu een uitgezuiverde migratielijst met al uw te migreren DOM80 mandaten. Stap 3: verzamel de IBAN s en BIC s die verbnden zijn aan de dmiciliëringsnummers. Bij de Eurpese dmiciliëring gebeuren de invrderingen rechtstreeks p de IBAN en BIC van de debiteur. Aangezien u in DOM80 vrdert p dmiciliëringsnummer beschikt u nrmaliter niet ver deze IBAN en BIC. U zult dus de IBAN en BIC die gekppeld zijn aan het dmiciliëringsnummer elders meten pvragen. Hiervr kunt u bij uw bank terecht. De Natinale bank verzamelt namelijk de dmiciliëringsnummers van alle banken (maandelijkse bijwerking) met de vereenkmstige IBAN en BIC. U kunt vr uw DOM80 debiteuren dit Migratiebestand DOM80 pvragen bij uw bank. In dit bestand vindt u de dmiciliëringsnummers van al uw debiteuren bij alle banken, met hun IBAN en BIC. Afhankelijk van de betrkken bank wrdt dit bestand geleverd p CD, USB-stick, Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

20 via Isabel, Het migratiebestand is een tekstbestand en gemakkelijk te penen in kladblk, wrdpad. Per dmiciliëringsnummer staat er één lijn in het migratiebestand. De beschrijving van dit bestand (.a. de plaats van de IBAN en BIC) vindt u in bijlage 2 van het vlgende dcument: > Brchures > Eurdmiciliering (La dmiciliatin eurpéenne). Opmerking Is, na het uitzuiveren van de lijst in stap 2, het aantal debiteuren beperkt, dan is het wellicht eenvudiger m de IBAN en BIC p te vragen bij uw debiteuren. Stap 4: Uw migratielijst aanvullen met IBAN/BIC en met een mandaatreferte. 1) Open het Migratiebestand DOM80 (met kladblk, wrdpad, ). 2) Zek (CTRL/F) in het bestand naar het dmiciliëringsnummer uit uw migratielijst (ver geen scheidingstreepjes in bij het zeken!). 3) Nteer zrgvuldig de vereenkmstige IBAN en BIC uit het migratiebestand p uw migratielijst (bv. naast het dmiciliëringsnummer). De IBAN staat p psities (16 tekens), de BIC p psities (max. 11 tekens) en het dmiciliëringsnummer (znder streepjes!) p psities (12 tekens). 4) Nteer p uw migratielijst per dmiciliëringsnummer eveneens een unieke mandaatreferte. Kies vr eenvudige en duidelijke mandaatrefertes en gebruik bij vrkeur enkel hfdletters en alfanumerieke tekens (A-Z, 0-9), znder spaties Desgewenst kunt u de mandaatreferte aanvullen met een migratie kenmerk (bv. MIG ) zdat u in uw tekmstige lijst van Eurpese mandaten direct kunt zien welke mandaten gemigreerd zijn. 5) Bewaar de migratielijst in uw Mandatenarchief! U beschikt nu ver een migratielijst met alle gegevens m een nieuw gemigreerd mandaat in te veren. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

21 8.2 Praktijkvrbeelden Vrbeeld CORE (Ledenbeheer persneelsclub). U bent penningmeester van de persneelsclub. Zwel de huidige als de gepensineerde medewerkers kunnen lid zijn van de club. Jaarlijks wrden diverse activiteiten gerganiseerd waarvr een bijdrage gevraagd wrdt. Eén keer per jaar wrden de lidgelden geïnd. De gepensineerden betalen een lager lidgeld. Alle clubleden hebben een DOM80 mandaat getekend. De invrderingen det u al jaren via Isabel 6. U wilt migreren naar de Eurpese dmiciliëring,.a. wegens de vraag van de directie m k de medewerkers die geen lid zijn, uit te ndigen vr smmige activiteiten (weliswaar met een hgere bijdrage). Vr de niet-leden wilt u gaan werken met Eenmalige mandaten. Mgelijk scenari: 1) Teken een CORE cntract bij uw bank. U krijgt dan een schuldeiseridentificatie (frmaat BEnnZZZnnnnnnnnnn). 2) Maak een lijst aan met alle te migreren DOM80 mandaten (zie Belangrijke vrbereidende stappen vraleer u begint met het inveren van gemigreerde mandaten ). 3) Vert alle mandaten in aan de hand van de migratielijst (zie Nieuw Gemigreerd mandaat ) 4) Maak aparte grepen vr actieven en gepensineerden. De persneelsclub rganiseert een activiteit ( Bedrijfsfeest ) vr alle actieve medewerkers (geen gepensineerden) waarp k niet-leden kunnen inschrijven. 5) Ndig alle medewerkers uit en vr de niet-leden vegt u een mandaatfrmulier te vr eenmalige invrdering. 6) Ver de binnenkmende eenmalige mandaten in en kent ze te aan de tijdelijke grep Bedrijfsfeest eenmalig. De mandaten van de binnenkmende inschrijvingen van leden kent u det aan de tijdelijke grep Bedrijfsfeest leden (zie He kunt u mandaten tekennen aan grepen? ). 7) Invrderen p beide grepen: a. Vr de grep Bedrijfsfeest eenmalig kiest u vr een vast bedrag (= hger bedrag wegens niet-lid) en een vast bericht Bijdrage bedrijfsfeest. b. Vr de grep Bedrijfsfeest leden kiest u als vast bedrag het ledenbedrag en hetzelfde vaste bericht. 8) Verwijder alle eenmalige mandaten na de invrdering en de verwerking bij de bank. 9) Vrder de jaarlijks lidgelden. Wegens het verschil in lidgeld gaat u k hier vrderen p 2 grepen Actieven en Gepensineerden met een vast bedrag en bericht per grep. 10) Werk de mandaten bij met vlgrde Eerste (zie Vlgrde na eerste invrdering wijzigen ). Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie

22 8.2.2 Vrbeeld B2B (Sftwarehuis) U bent bekhuder bij een sftwarehuis en werkt mmenteel met DOM80 vr invrderingen van jaarlijkse nderhudscntracten en tussentijdse facturen ( pleidingen, aankpen, ). Uw klanten zijn allemaal prfessinele klanten (geen particulieren). U wilt verstappen naar de Eurpese dmiciliëring. Om te vrkmen dat uw klanten de mgelijkheid hebben m de invrderingen te laten terugbetalen, kiest u vr het B2B schema. Scenari: 1) Teken een B2B cntract bij uw bank. Migratie van DOM80 is niet mgelijk vr B2B. U laat daarm nieuwe mandaten tekenen dr al uw debiteuren. 2) Kies vr een eenvudige duidelijke mandaatreferte. 3) Wijs de debiteuren p het belang van de bevestiging dr hun bank. Isabel 6 SEPA Dmiciliëringen in detail Versie