Arco PDF Processor

Transcriptie

1 Arc PDF Prcessr 6 juni 2016 V /8

2 Inhudstafel 1 Cncepten en vrdelen Cncept Types elektrnische facturen Baten He werkt het? Cncept schema Inkmende mails capteren Inhud nazien Archief van inkmende mails Geautmatiseerde extractie Praktische illustratie van de werking Stappen m aan de slag te gaan Enkele schermafdrukken Overzicht Verznden mails bekijken Manuele behandeling Bepalen van een regel vr de bijlagen juni 2016 V /8

3 1 Cncepten en vrdelen 1.1 Cncept Het aantal elektrnische facturen stijgt snel. Vele van hem hebben een nietgestructureerd frmaat, bijvrbeeld PDF (E-PDF genemd). Ze elektrnisch ntvangen is interessant vr zver er een duidelijke en gestrmlijnde prcedure is. Het grtste vlume van elektrnische facturen kmt vandaag te per . Del is m in de tekmst meer types te te laten, zals EDI-facturen. 1.2 Types elektrnische facturen - E-PDF: PDF verstuurd via een elektrnisch kanaal znder veel gestructureerde infrmatie, eventueel wel met allerlei infrmatieve bijlagen). Dit is de prcessr. - E-invice: PDF is vergezeld van gestructureerde infrmatie: (niet in huidige release) Vrbeeld is e-fff = Belgische variante is UBL 2.0, XML, UBL Baten De baten zijn significant: - Omwille van bestand in PDF-vrm: Vermijden afdrukken van PDF-facturen (vergt veel tijd, stukken kunnen verlren gaan) Vermijden scanning Verminderde hardware-vereisten scanning (aangezien papieren vlume daalt) Geen ndzaak m barcdes te te vegen - Geautmatiseerde en betruwbare verwerking van PDF Vermijden van menselijke futen dr het afschaffen van handmatig bewaren van passende bijlagen. Inhud en herkmst van de mail is gecntrleerd en gefilterd zdat menselijke tussenkmst tt een minimum wrdt herleid Vlledige audit trail : iedere inkmende mail kan wrden drzicht in het mail archief en de geschiedenis kan wrden gecnsulteerd Hierdr kunnen nieuwe leveranciers die elektrnisch willen verzenden snel wrden tegelaten. - Een gestrmlijnde prcedure zrgt vr: Een betruwbare verwerking van de PDF Medigt leveranciers aan m snel te verzenden - Meer en meer leveranciers zijn vragende partij m elektrnisch te verzenden en zullen dus tevreden zijn - PDF-bestanden lpen znder prbleem dr het OCR systeem (Kfax, SenSaas, SAP ICC, ) : smmige PDF bestanden verrzaken prblemen in de Kfax OCR en wrden daarm autmatisch mgezet naar een werkend PDF-frmaat. 6 juni 2016 V /8

4 - Gestandardiseerd: Simpel m p te zetten en in prductie te plaatsen De ICT-afdeling van klant met geen ntwikkelingen den p de mailbx 2 He werkt het? 2.1 Cncept schema 2.2 Inkmende mails capteren Mailbxen wrden gedefinieerd vr inkmende facturen. Dit kan 1 mailbx zijn per entiteit, f een glbale mailbx. Leveranciers sturen direct mails naar deze mailbx, die k duidelijk wrdt gecmmuniceerd. De inhud van de mailbx wrdt pgevlgd dr de Arc sftware. 2.3 Inhud nazien Het systeem cntrleert diverse zaken autmatisch, ter vervanging van de huidige manuele cntrles. Alleen geldige bijlagen wrden verwerkt. Verwacht frmaat: pdf. 1 pdf = 1 dcument Indien verschillende PDF s vrkmen in 1 Mail: cntrle p basis van regels per leverancier, bijvrbeeld : Eerste PDF is een factuur (dit is meestal de standaard) Elke PDF is een factuur de naam van de bijlagen bevatten bepaalde gegevens, vb. : inv -> factuur maar niet att van attachment Blacklist: s kmende van ngewenste leveranciers wrden niet behandeld Whitelist: lijst van gewenste leveranciers wrdt hier beheerd (niet verplicht dch verhgt de zekerheid). Manuele behandeling: mails van leveranciers die geldig zijn maar manueel meten wrden behandeld, kmen in aparte lijsten terecht. Vrbeelden zijn: web prtals (waarp je met inlggen en vervlgens bestanden dwnladen) mails met zip bestanden. Deze wrden aan het dssier gehangen en het autmatische prces wrdt verder gezet. 6 juni 2016 V /8

5 2.4 Archief van inkmende mails Het archief bevat alle mails en bijlagen (geldig f niet), ze meten niet bewaard blijven in de mailbx. Dit is nuttig vr een aantal redenen: - De lijst van verwrpen mails kunnen bekijken. Deze kan men greperen per categrie m vltte verzichten te hebben. Desgewenst kan men regels bijsturen Indien ndig kan men de leverancier cntacteren - Legaal archief: Alles zit in archief en audit infrmatie is aanwezig. - De bevat nuttige bijlagen (ls van de factuur): Deze willen we kunnen terugvinden en desgewenst gebruiken. Standaard wrden de bijlagen niet dr de OCR gestuurd. In het wrkflw systeem vr gedkeuring van de facturen kan de referentie wrden meegestuurd naar de Prcessr (bv in barcde veld). Hierdr kan men alle infrmatie snel terugvinden in de Prcessr 2.5 Geautmatiseerde extractie De nuttige PDF s wrden autmatisch drgezet naar de OCR-sftware vr herkenning. Deze wrden typisch behandeld in een aparte batch vr E-PDF facturen. Hierdr kan rekening gehuden wrden met de specifieke elementen gekppeld aan de elektrnische factuur: geen barcde p de factuur, geen elektrnische handtekening vereist, He de cmpany (entiteit) kan wrden gevnden: - Mailbx per entiteit (meest eenvudige) - Herkenning van de entiteit via de Kfax-sftware. 3 Praktische illustratie van de werking 3.1 Stappen m aan de slag te gaan - Zrg ervr dat de mailbxen actief zijn - Cmmuniceer duidelijk naar leveranciers - Veg de mail adressen van de leveranciers te aan de witte lijst - Definitie per leverancier: Indien je gewn de eerste PDF wil laten verwerken : geen enkele definitie ndig (dit is meestal de standaard instelling) Alle vr specifieke gevallen definieer je : Verwerk elke PDF Verwerk alleen PDF s die vlden aan specifieke vrwaarden Behandel manueel (website, zip) - Wat kijk je na p peridieke basis: Zijn er mails in errr (met reden fut). 6 juni 2016 V /8

6 Zijn er mails die manuele behandeling vergen Opmerking: gebruikers kunnen en mail ntvangen met de melding dat die er zijn 3.2 Enkele schermafdrukken Overzicht Filter blacklist: blacklist mail adressen per leverancier Filter whitelist: aanvaarde mail adressen per leverancier Manual: mails die manueel wrden behandeld (zip, web prtal) Rejected mails die niet autmatisch wrden verwerkt (gegrepeerd per reden van verwerking) Sent: mails die succesvl zijn drgezet (kunnen wrden drzcht, bevat alle elementen) Supplier attachment filter: vr die leveranciers waar slechts een deel van de bijlagen meten wrden verwerkt p basis van regels Verznden mails bekijken Lijst met verznden mails : Hier vind je mail, factuur en andere bijlagen terug evenals audit trail. Audit trail : 6 juni 2016 V /8

7 3.2.3 Manuele behandeling We penen de details van de mail die in de stap manuele behandeling staat : De zip wrdt mgevrmd tt PDF en tegevegd, vervlgens drukken we p de knp relaunch en de verwerking lpt autmatisch verder Bepalen van een regel vr de bijlagen In nderstaand vrbeeld geven we aan dat alle bijlagen mgen wrden verwerkt waarvan de naam bevat INV van Invice f waarvan de naam begint met Fac. 6 juni 2016 V /8

8 6 juni 2016 V /8