Gebruikershandleiding Digitaal tekenplatform

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Digitaal tekenplatfrm Vr intern gebruik binnen de Vlaamse verheid en lkale verheden Meer inf p f Inhudstabel 1. Intrductie Wat heb ik ndig m het digitale tekenplatfrm te gebruiken? He verlpt het digitaal ndertekenen? Dcument tekenbaar maken... 5 Stap 1: bereid uw dcument vr... 5 Vrgedefinieerde lay-uts (GEN1, GEN2, GEN3)... 5 Aanpasbare lay-ut (GENX)... 6 Vrije lay-ut (FREE)... 8 Stap 2: mail uw dcument naar het digitale tekenplatfrm... 8 Stap 3: uw bestand wrdt mgezet naar een tekenbaar dcument... 9 Stap 4: uw tekenbaar dcument wrdt teruggestuurd Dcument digitaal ndertekenen Digitale handtekeningen valideren Autmatische validatie handtekening Manuele validatie handtekening Mgelijke statussen digitale handtekeningen Wanneer is een digitale handtekening ngeldig? Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

2 1. Intrductie Dankzij het digitale tekenplatfrm (DTP f e-signingplatfrm) kan u uw dcumenten rechtsgeldig digitaal handtekenen. Het digitale tekenplatfrm zet dcumenten m naar tekenklare PDF s, die u vervlgens kunt ndertekenen met behulp van uw elektrnische identiteitskaart(eid) en uw pincde. Dit gemeenschappelijke platfrm wrdt u aangebden dr de entiteit e-gvernment en ICT-Beheer (e-ib). U kan p twee manier gebruik maken van de digitale tekendienst: Via een interface, gratis beschikbaar vr alle medewerkers van de Vlaamse verheid en lkale besturen. Deze interface wrdt beschreven in deze handleiding. Via een webservice waarmee u de functinaliteit van het digitaal ndertekenen in uw tepassing kan integreren dr middel van een IT-prject. Mgelijke tepassingen van het digitaal tekenplatfrm zijn: het digitaal ndertekenen van cntracten tussen de Vlaamse verheid en tekmstige werknemers; het afhandelen van subsidiedssiers die getekend meten wrden dr meerdere partijen; het beheren van digitale buwdssiers en interne frmulieren,. INFO: de schermafbeeldingen in deze handleiding kunnen licht verschillen, afhankelijk van de versie van Adbe Reader die u gebruikt. In deze handleiding werd Adbe Reader v10 gebruikt. OPGELET: Op 11/12/12 was digitaal ndertekenen met Adbe Reader v11 niet mgelijk tenzij via een wrkarund (zie f Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

3 2. Wat heb ik ndig m het digitale tekenplatfrm te gebruiken? OPGELET: indien u beschikt ver een Micrsft-Windws-PC van de Vlaamse verheid - via de ICT-dienstenleverancier vldet uw cmputer autmatisch aan de ndige vereisten en heft u niets te ndernemen m te werken met het DTP. Wenst u het digitale tekenplatfrm te gebruiken, dan dient uw cmputer aan vlgende vereisten te vlden: Draaien p één van de ndersteunde besturingssystemen: Windws XP f recentere versie Red Hat Linux WS 5, SUSE Linux Enterprise Desktp (SLED) 10 en Ubuntu 6.10 Mac OS X v f recentere versie Slaris 10 u5 f OpenSlaris f recentere versie eid-reader (extern f intern) Beschikken ver vlgende sftware: Adbe Reader versie 9.3 f recenter: hiermee kunt u een digitaal ndertekend dcument raadplegen en dcumenten digitaal ndertekenen. Adbe Reader is gratis te dwnladen p twee manieren: Via het prgramma HP CAE (Client Autmatin Applicatin Self-Service Manager dat u terugvindt p uw pc: meer inf ver HP CAE p het ICTextranet. Dit prgramma wrdt enkel gebruikt binnen de Vlaamse verheid. Vr het dwnladen van Adbe Reader via HP CAE hebt u geen installatierechten ndig. De laatste versie van Adbe Reader kan steeds gratis gedwnlad wrden vanaf Hiervr hebt u wel installatierechten ndig. OPGELET: indien u niet beschikt ver een Micrsft-Windws-PC van de Vlaamse verheid (via de ICT-dienstenleverancier) dan dient u Adbe Reader ng te cnfigureren (certificaten imprteren). Zie technische handleiding p DTP-website. Micrsft Office 2003 f recentere versie, OF LibreOffice: hiermee kunt u een dcument vrbereiden dat u in een later stadium digitaal wil (laten) ndertekenen. eid-middleware: dit zrgt vr de cmmunicatie tussen de eid-kaartlezer en Adbe Reader (bijvrbeeld: FEDICT). Deze sftware kan gratis gedwnlad wrden vanaf (installatierechten ndig) Sun Java Runtime 5 f hger m met de eid-middleware te kunnen cmmuniceren, enkel indien een andere webbrwser gebruikt wrdt dan Internet Explrer. Zie (installatierechten ndig) Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

4 3. He verlpt het digitaal ndertekenen? Om een dcument digitaal te ndertekenen, meten vlgende stappen drlpen wrden. Mgelijk zijn niet alle stappen relevant vr u: Dcument tekenbaar maken: Bepaal de psitie(s) waar de digitale handtekening(en) in uw dcument meten kmen. Maak hiervr gebruik van de verschillende lay-uts van het DTP. Stuur het dcument via mail naar het DTP en ntvang een tekenklare PDF-versie van uw dcument. Dcument digitaal ndertekenen: Onderteken met uw e-id-lezer in het Adbe- Reader-prgramma het PDF-dcument en stuur het eventueel dr naar anderen die het k meten ndertekenen. Digitale handtekening valideren: Cntrleer f alle digitale handtekeningen valide zijn en f het dcument niet gewijzigd is na het plaatsen van uw handtekening. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

5 4. Dcument tekenbaar maken Om een dcument digitaal tekenbaar te maken met u enkele stappen drlpen. STAP 1: In een eerste stap met u uw dcument (Micrsft-Office- f Libre-Officedcument) vrbereiden dr te bepalen waar de handtekenvelden meten kmen. STAP 2: Vervlgens met u het dcument verzenden naar het digitale tekenplatfrm. STAP 3: Het digitale tekenplatfrm zet het m naar een tekenbaar dcument. STAP 4: Dit tekenbaar dcument in pdf-frmaat wrdt u nmiddellijk teruggestuurd via mail. Stap 1: bereid uw dcument vr Waar het handtekenveld juist met kmen p uw dcument zal uiteraard afhangen van de pzet en structuur van uw dcument. In bepaalde gevallen wilt u de handtekening nderaan plaatsen f juist bvenaan; meten er drie persnen kunnen tekenen; met uw handtekening p de tweede pagina kmen; enzvrt. Om al deze mgelijkheden te kunnen pvangen maakt het digitale tekenplatfrm gebruik van verschillende templates f lay-uts. U kan kiezen uit: - drie vrgedefinieerde lay-uts met de naam GEN1, GEN2 en GEN3, - een aanpasbare lay-ut: GENX, - een vrije lay-ut: FREE. Onderstaand beschrijven we het gebruik van deze verschillende lay-uts. Het type lay-uts geeft u bij stap 2 dr in het bericht naar het digitaal tekenplatfrm z bepaalt u de juiste psitie van de handtekenvelden. Vrgedefinieerde lay-uts (GEN1, GEN2, GEN3) Bij deze lay-ut wrdt het handtekenveld p een vrgedefinieerde psitie geplaatst. Vrzie daarm de ndige blanc regels in het te tekenen dcument: hier zal het digitale tekenplatfrm de handtekeningvelden plaatsen die ndig zijn m een dcument digitaal te ndertekenen. Het aantal gewenste handtekeningen bepaalt waar u blanc ruimtes met vrzien. Het digitale tekenplatfrm hanteert mmenteel drie vrgedefinieerde lay-uts vr het bepalen van het aantal en de plaats van de handtekeningvelden: GEN1, GEN2 en GEN3. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

6 Wilt u één handtekening tevegen, kies vr GEN1 en vrzie p de juiste plaats (laatste pagina) blanc regels. Wenst u twee handtekeningen te te vegen, kies dan vr GEN2 en vrzie p de juiste plaats (laatste pagina) blanc regels. Wenst u drie handtekeningen te te vegen, kies dan vr GEN3 en vrzie p de juiste plaats (laatste pagina) blanc regels. De psitie van een handtekeningveld wrdt bepaald dr een cmbinatie van x- en y-cördinaten die gemeten wrden vanaf de linkerbenedenhek van de pagina. De cördinaten x=0 en y=0 verwijzen dus naar de uiterste linkerbenedenhek van de pagina. De breedte van een handtekeningveld is altijd 61 mm f 172 dts. De hgte bedraagt 32 mm f 90 dts. Handtekening 1: Pagina: laatste pagina Plaats: links nderaan x-cördinaat: 25mm f 71 dts y-cördinaat: 80mm f 228 dts Handtekening 1: Pagina: laatste pagina Plaats: links nderaan x-cördinaat: 25mm f 71 dts y-cördinaat: 80mm f 228 dts Handtekening 2: Pagina: laatste pagina Plaats: naast handtekening 1 x-cördinaat: 123mm f 350 dts y-cördinaat: 80mm f 228 dts Handtekening 1: Pagina: laatste pagina Plaats: links nderaan x-cördinaat: 25mm f 71 dts y-cördinaat: 115mm f 327 dts Handtekening 2: Pagina: laatste pagina Plaats: naast handtekening 1 x-cördinaat: 123mm f 350 dts y-cördinaat: 115mm f 327 dts Handtekening 3: Pagina: laatste pagina Plaats: nder handtekening 1 x-cördinaat: 25mm f 71 dts y-cördinaat: 58mm f 165 dts Aanpasbare lay-ut (GENX) Bij de aanpasbare lay-ut kan u in tegenstelling tt de vrgedefinieerdelay-ut zelf bepalen waar u de velden wil plaatsen p uw dcument. U kan tt tien velden psitineren ver de verschillende pagina s waar gebruikers handtekeningen kunnen tevegen. Psitie drgeven van een handtekenveld: Wanneer u het dcument naar het digitale tekenplatfrm stuurt dan dient u dr te geven p welke psitie(s) de handtekenvelden meten kmen. De psitie wrdt bepaald dr een x-y-cördinaat in dts f punten uitgerekend van de linkerbenedenhek van het handtekenveld (x=0 en y=0 is de linkerbenedenhek van uw dcument). U kan k Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

7 aangeven p welke pagina het handtekenveld meten kmen (in psitieve getallen vanaf eerste pagina f in negatieve getallen vanaf laatste pagina (zie nderstaande vrbeelden). Veld=71/228 (handtekenveld p 71 dts van linkerkant en 228 dts van nderkant p pagina 1) Veld=71/228/2 (handtekenveld p 71 dts van linkerkant en 228 dts van nderkant p pagina 2) Veld=50/75/-1 (handtekenveld p 50 dts van linkerkant en 75 dts van nderkant p laatste pagina) Veld=80/75/-3 (handtekenveld p 80 dts van linkerkant en 75 dts van nderkant p derde laatste pagina) Psitie bepalen van een handtekenveld: Om de juiste psitie te bepalen van een handtekenveld kunt u berep den p nderstaande inf: - 1 mm = 2,83 dts f punten - 1 A4 = 595x842 pints - Handtekenveld = 172 dts lengte, 90 dts breedte - U kunt gebruik maken van de figuur m het veld te psitineren en de cördinaten te achterhalen. Pas hiervr de meeteenheid binnen MS Wrd aan naar dts: Bestand > pties > Geavanceerd > Weergeven afmetingen eenheden: dts. Veg bvenstaand figuur in en pas grtte en psitie aan. Tekstteruglp > teruglpstijl > vr tekst. Psitie > abslute psitie t..v. pagina en vink pties uit. Versleep nu de figuur naar de juiste psitie en achterhaal via de grtte en het psitiemenu de abslute psitie van dit veld. (bv. hrizntaal f x-cördinaat = 150 punten, verticaal f y-cördinaat = 200 punten) DTP rekent van linksnder terwijl MS Wrd rekent van linksbven. U met dus ng de y-cördinaat aanpassen: MS Wrd psitie x = 150 en y = 200 DTP x = 150 en y = (verticale psitie) 90 (hgte veld) = 552 In DTP dient u dus veld= 150/552 dr te geven. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

8 OPGELET: indien in uw frmulier f dcument dr gebruikersinput de tekst gaat verschuiven, kan de psitie van uw handtekenveld niet meer crrect zijn. Tracht het handtekenveld dan k te psitineren p een psitie die niet meer kan wijzigen. Vrije lay-ut (FREE) Bij deze lay-ut kan u (in Adbe Reader) zelf bepalen waar de handtekenvelden meten kmen. Selecteer met de muis het gewenste gebied. Daar wrdt de digitale handtekening geplaatst. Er kunnen tt tien handtekenvelden tegevegd wrden aan het dcument. Stap 2: mail uw dcument naar het digitale tekenplatfrm Stel een bericht p. Verwijs in de eerste regel van het bericht naar de gewenste lay-ut, vrafgegaan dr type= (DUS: type=gen1, type=gen2, type=gen3, type=free, type=genx). Bij type=genx dient u k aan te geven waar de handtekeningen meten kmen via de ptie Veld=(zie bvenstaand punt) en versturen als tekst znder pmaak (zie Opgelet kader hiernder). Het bericht dient aan een aantal vrwaarden te vlden: Het mag slechts één bijlage bevatten. Een met meerdere bijlagen wrdt niet tegelaten p het digitale tekenplatfrm. De maximale grtte van het bijgevegde bestand is beperkt tt 10 MB. Indien uw bericht niet aan deze vrwaarden vldet, krijgt u een futbdschap. Verstuur het dcument naar dtp@vlaanderen.be (Vlaamse verheid) f dtplb@vlaanderen.be (lkale besturen) Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

9 INFO: het digitale tekenplatfrm negeert het nderwerp van het bericht. Enkel adressen van medewerkers van de Vlaamse verheid en lkale besturen kunnen dcumenten verzenden naar f OPGELET: Om de GENX-template te gebruiken dient u uw mail te versturen als tekst znder pmaak (geen HTML f RTF-frmaat). In MS utlk 2010 kan u dit aanpassen dr in uw bericht naar Tekst pmaken te gaan en Tekst znder pmaak te selecteren. Stap 3: uw bestand wrdt mgezet naar een tekenbaar dcument Het digitale tekenplatfrm zet het dcument m naar een PDF. Het vegt één f meerdere velden te vr de digitale handtekening(en), p vraf gedefinieerde psities. Of het laat de gebruiker te m dit zelf te bepalen via het Type=FREE. Het aantal handtekeningvelden hangt af van de gevraagde lay-ut. Stap 4: uw tekenbaar dcument wrdt teruggestuurd Zdra het dcument succesvl verwerkt werd, stuurt het digitale tekenplatfrm u meteen het tekenklare dcument terug in PDF frmaat, vrzien van (een) tekenveld(en). U kunt het dcument nu ndertekenen. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

10 5. Dcument digitaal ndertekenen Zdra het dcument gecnverteerd is naar een tekenbaar dcument, kunt u het dcument vanuit Adbe Reader ndertekenen met behulp van uw elektrnische identiteitskaart (eid). Open het PDF-dcument met Adbe Reader. Plaats uw elektrnische identiteitskaart in uw eid-lezer. In dcumenten p basis van de aanpasbare en vrgedefinieerde lay-uts (GEN1, GEN2, GEN3 en GENX) wrden de handtekeningvelden gemarkeerd met een rde pijl en een blauw kader. Klik p dit kader m het tekenprces te starten. In dcumenten p basis van de vrije lay-uts (FREE) zijn er standaard geen handtekenvelden vrzien: het is aan de gebruiker m deze velden zelf te plaatsen. Klik p het menu uitgebreid en selecteer vervlgens in de rubriek ndertekenen de ptie dcument ndertekenen f handtekening zetten. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

11 Met uw rechtermuisknp kan u nu een gebied selecteren waar uw handtekening met kmen. OPGELET: m een geldige digitale handtekening te plaatsen bij deze vrije velden dient u ng een tijdstempeldienst in te stellen. Ga naar Bewerken > beveiliging > beveiligingsinstellingen > nieuwe (tijdstempelserver) en geef vlgende server-url in (bij naam zet u TSA-DTP). Het menu Dcument ndertekenen verschijnt waar u in de eerste plaats uw eigen naam dient te selecteren in de rubriek Ondertekenen als (enkel van tepassing indien meerdere persnen uw eidlezer p uw testel gebruiken). U kan pteren vr een standaardtekst-weergave f een andere weergave (zie verder). Klik p ndertekenen. Adbe Reader vraagt u vervlgens m het dcument p te slaan p een lcatie naar keuze. Na het pslaan van het PDF-dcument dient u uw pincde in te geven en te klikken p OK. Let wel: tijdens het tekenen hebt u een internetcnnectie ndig mdat tijdens het zetten van uw handtekening er k een tijdsstempel wrdt gevraagd aan de trusted timestamping authrity van de Vlaamse verheid. Deze stappen kunnen in het geval van meerdere tekenbevegde partijen herhaald wrden vr iedere unieke partij. Uw digitale handtekening verschijnt in het dcument. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

12 INFO: de weergave van uw digitale handtekening aanpassen Met de standaardinstellingen van Adbe Reader, verschijnt bij de weergave van uw digitale handtekening autmatisch uw rijksregisternummer (dit heet in Adbe uw herkenningsnaam ), met een standaardtekst digitaal ndertekend dr en het lg van Adbe Reader. Het is mgelijk m de weergave van uw handtekening aan uw persnlijke vrkeur aan te passen. U kunt bijvrbeeld uw rijksregisternummer weglaten, een ft tevegen, een reden tevegen,. Wenst u de weergave van uw digitale handtekening aan te passen, dan det u dit als vlgt: Klik p het rde pijltje m uw handtekening te te vegen. Het venster dcument ndertekenen verschijnt. Ga naar Weergave > nieuwe weergave maken. Het venster Handtekeningsweergave cnfigureren verschijnt. Pas in dit venster de instellingen aan naar wens. Sla verschillende weergavepties p nder een andere naam ( titel ) zdat u ze een vlgende keer snel terugvindt. U kunt bijvrbeeld: Een afbeelding imprteren: bijvrbeeld uw pasft f het lg van uw rganisatie. Uw herkenningsnaam - dus uw rijksregisternummer weglaten. Het lg van Adbe weglaten. Een lcatie en cntactgegevens weergeven bij ndertekening. Let p! Hiervr dient u uw instellingen aan te passen: ga naar bewerken > vrkeuren > beveiliging > geavanceerde vrkeuren > maken > aanvinken lcatie en cntactgegevens weergeven bij ndertekening. Een reden van tekenen tevegen, bijvrbeeld Gelezen en gedgekeurd Let p! Hiervr dient u uw instellingen aan te passen: ga naar bewerken > vrkeuren > beveiliging > geavanceerde vrkeuren > maken > aanvinken redenen weergeven bij ndertekenen Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

13 6. Digitale handtekeningen valideren De geldigheid van de digitale handtekeningen kan u autmatisch f manueel valideren in Adbe Reader. Tijdens het validatieprces wrden een aantal cntrles uitgeverd p het handtekeningveld m te verifiëren dat: de handtekening afkmstig is van een Belgische eid-kaart; de eid-kaart ng geldig was p het mment van ndertekening; de integriteit van het dcument bewaard is, met andere wrden dat niemand wijzigingen aangebracht heeft nadat het dcument digitaal ndertekend werd. Autmatische validatie handtekening Afhankelijk van de instellingen in Adbe Reader, wrden handtekeningen k autmatisch gevalideerd wanneer u een PDF met digitale handtekening(en) pent. Nrmaal is deze ptie standaard ingesteld in Adbe Reader. Dit cntrleert u dr in het menu Bewerken > Vrkeuren > Beveiliging > ptie Handtekeningen verifiëren wanneer het dcument wrdt gepend inschakelen. Manuele validatie handtekening U kunt de digitale handtekening(en) handmatig valideren dr in Adbe Reader de eigenschappen van een handtekeningveld p te vragen. Open de PDF met de digitale handtekening en klik p de knp Handtekeningen links in het Adbe-Readervenster f p het menu handtekeningvenster nder uitgebreid. Selecteer met uw rechtermuisknp in het venster Handtekeningen de handtekening die gevalideerd met wrden en kies Handtekening valideren in het menu. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

14 In het dialgvenster Validatiestatus handtekening wrdt aangegeven f de handtekening geldig is. Klik p Eigenschappen van handtekening in het Validatiestatus- dialgvenster m meer infrmatie ver de handtekening te bekijken: Bij Overzicht vindt u een samenvatting van de geldigheid van de handtekening. Als de status nbekend is, klikt u p het tabblad Ondertekenaar en vervlgens p Certificaat tnen m de details van het certificaat weer te geven. Klik p het tabblad Juridische infrmatie vr meer infrmatie ver de juridische beperkingen van de handtekening. Klik in dit tabblad p de knp Integriteitseigenschappen van dcument weergeven m te cntrleren f het dcument PDF/SigQcmpatibel is en f het items bevat waardr de weergave kan wrden gewijzigd. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december

15 Mgelijke statussen digitale handtekeningen Het pictgram van de digitale handtekening naast de naam van het veld in het venster Handtekeningen geeft de aanwezigheid van een niet ndertekend handtekeningveld aan. Een pictgram met een blauw lint geeft aan dat de PDF is gecertificeerd. Dat wil zeggen dat de PDF een geldige handtekening vr certificering bevat. Handtekeningen vr certificering kunnen zichtbaar f nzichtbaar zijn. Een pictgram met een vinkje geeft aan dat de handtekening geldig is. Een pictgram met een rde x geeft aan dat de handtekening ngeldig is. Een pictgram met een waarschuwingsdriehek geeft aan dat het dcument is gewijzigd na teveging van de handtekening. Een pictgram met een vraagteken geeft aan dat de handtekening niet kan wrden gevalideerd mdat het certificaat van de ndertekenaar niet vrkmt in uw lijst met vertruwde identiteiten. Als de status van de handtekening nbekend f niet gecntrleerd is f als het dcument na ndertekening is gewijzigd, met de gebruiker de handtekening handmatig valideren m na te gaan wat de rzaak van het prbleem is. Wanneer is een digitale handtekening ngeldig? De status van een handtekening kan ngeldig zijn m de vlgende redenen: Het certificaat van de ndertekenaar is ingetrkken. Het certificaat van de ndertekenaar is verlpen. Het certificaat van de ndertekenaar is verwijderd uit de lijst met vertruwde identiteiten f het vertruwensniveau is gewijzigd. De PDF is gewijzigd nadat deze is ndertekend f gecertificeerd. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatfrm - versie december