Handleiding Dagprijs eblox

Transcriptie

1 Handleiding Dagprijs eblox Maart 2015

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Algemeen Norm Dagprijsdossier PPR Dagprijs in eblox Contract vs arbeidsovereenkomst Meerdere contracten op 1 werknemersnummer of meerdere werknemersnummers en 1 contract Verschillen dagprijswerknemer vs gewone werkenemer De inhoud van het dagprijsscherm in eblox Contractgegevens op dagprijsscherm Barema-gegevens op dagprijscontract Karakteristieken op dagprijscontract Een nieuw DAGPRIJScontract invoeren OF KOPIËREN Een DAGPRIJScontract wijzigen Wijzigen van niet-historische rubrieken Wijzigen van historische rubrieken Een DAGPRIJScontract verwijderen Invoeren / wijzigen of toevoegen van een dagprijscontract? Het lopende dagprijscontract stopzetten en een nieuw dagprijscontract aanmaken Het lopende dagprijscontract aanpassen Een nieuw dagprijscontract aanmaken, het lopende dagprijscontract blijft verderlopen Het lopende dagprijscontract stopzetten en 2 nieuwe dagprijscontracten aanmaken De barema-module voor dagprijsklanten in eblox specifieke situaties dagprijs Voltijdse loopbaanonderbreking / tijdskrediet / palliatief verlof / ouderschapsverlof / ziekte langer dan één jaar Volledig Tijdskrediet / volledige loopbaanonderbreking op één dagprijscontract Deeltijdse loopbaanonderbreking / tijdskrediet / palliatief verlof / ouderschapsverlof Onbetaald verlof Artsen SWT (Bruggepensioneerden) Gedeeltelijke werkhervatting Verwerking van chauffeurs buiten dagprijs Specifieke werkwijze voor het boeken van educatief verlof Kampvergoeding of vergoeding vakantieverblijven Nabetaalde feestdag Niet opgenomen cao-uren bij uit dienst Boeken van een ontslagvergoeding zonder vervanging Studenten met uurloon... 43

3 3. ISIS via eblox Algemeen Welke contracten dienen er doorgegeven te worden? Wat dient er doorgegeven te worden in een contractlijn? Hoe geef ik mijn contractlijnen door aan ISIS via eblox? Het doorgeven van de prestatie-eenheden Aanmaak van het voorschotdossier door het VAPH Enkele praktische afspraken De dagprijsaangifte vanuit NILOS Algemeen Flow van aanmaak simulatie dagprijsdossier De eenhedenlijst vanuit Nilos Timings van de verwerking van correcties simulatie dagprijsdossier Controles uit te voeren alvorens dagprijsdossier op te maken De (simulatie-) dagprijsaangifte (aangifte 445) Controlerapporten in de aangifte dagprijs Controlerapport uitbetaling niet opgenomen vakantiedagen Controlerapport niet-subsidieerbare bedragen Controlerapport educatief verlof Totaalfiches Overzicht weddesupplementen Loonmassa zware beroepen andere beroepen

4 1. Inleiding 1.1 ALGEMEEN Sinds de grondwethervormingen van de jaren 80 is de gehandicaptenzorg sterk veranderd. De tegemoetkomingen bleven federale materie, de functionele revalidatie ging naar het RIZIV. Alle andere bevoegdheden gingen naar de gemeenschappen. Binnen de Vlaamse gemeenschap is het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (of VAPH) belast met de gehandicaptenzorg. Het VAPH erkent en subsidieert verschillende instellingen. Eenmaal erkend, moet de instelling jaarlijks een dagprijsdossier indienen om die subsidies effectief te kunnen ontvangen. Dagprijs = de berekening per onderhoudsdag van de kosten van huisvesting, onderhoud, behandeling en opvoeding die door het VAPH worden betaald aan de erkende inrichtingen, tehuizen of diensten om gehandicapten op te nemen. De dagprijs wordt voor elke inrichting of afdeling van een inrichting bepaald per begunstigde op grond van een theoretische aanwezigheid van 365 dagen per jaar met in aanmerkingneming van vier kostencategorieën : 1. de verblijfkosten, 2. de personeelskosten, 3. de kosten voor het betrekken van de gebouwen, 4. de bedragen van de afschrijving op meubilair en op medisch en niet-medisch materieel. Begunstigde = elke gehandicapte in wiens voordeel het VAPH voor medische, sociale en pedagogische zorg tegemoetkomt. Opmerking : bovenop de dagprijs krijgt elke instelling van het VAPH een forfaitair bedrag van hun loonkost terugbetaald. Met dit bedrag moet de instelling bepaalde vergoedingen zoals sociaal abonnement, kampvergoeding e.a. bekostigen. Dit is het potje bovenop hun dagprijs. Het dagprijsdossier geeft een overzicht van alle kosten van de instelling gedurende het betrokken jaar. De loonuitgaven zijn veruit het omvangrijkste deel van deze totale kost. Voor die instellingen waarvoor SD Worx de loonverwerking doet, en waarvoor SD Worx dus over de gegevens beschikt die het grootste aandeel uitmaken van het dagprijsdossier, is een aangifte ontwikkeld conform de specificaties van het VAPH. Deze aangifte moet jaarlijks tegen uiterlijk 30/6 van het jaar volgend op het dagprijsjaar worden overgemaakt aan het VAPH. De kosten waarvoor SD Worx NIET over gegevens beschikt (kost infrastructuur,i) dient de instelling zelf op te geven via een apart dossier aan het VAPH. 4

5 1.2 NORM Voor alle erkende instellingen bepaalt het VAPH op basis van de grootte van de instelling, het aantal afdelingen, het aantal gehandicapten,inormen over het aantal personeelsleden dat de instelling mag tewerkstellen met een bepaalde kwalificatie of diploma. Per diploma bepaalt het VAPH eveneens een baremaloon, afhankelijk van de anciënniteit van de werknemer. Het VAPH zal, op basis van het dagprijsdossier, de instelling subsidiëren, voor zover de instelling binnen de opgelegde norm is gebleven, en de betaalde lonen gelijk zijn aan de opgelegde baremalonen. Indien een instelling boven de norm heeft aangeworven, of hogere lonen toekende aan haar werknemers, zal deze extra kost door de instelling zelf moeten gefinancierd worden. 1.3 DAGPRIJSDOSSIER Een dagprijsdossier is telkens als volgt opgebouwd: De 100-fiche Een dagprijsdossier start steeds met één 100-fiche, waarin het instellingsnummer en het dagprijsjaar worden opgegeven. Het instellingsnummer is een nummer toegekend door het VAPH. De 500-fiche Na de 100-fiche wordt per afdeling waarvoor de instelling erkend is een 500-fiche opgemaakt, met vermelding van het afdelingsnummer en de periode vanaf wanneer de instelling erkend is voor deze afdeling (als deze niet over het volledige jaar loopt). De 901-fiche Per werknemer wordt één 901-fiche aangemaakt, die verschillende vaste gegevens (naam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer,i) van de werknemer bevat. Het VAPH gebruikt als sleutel het rijksregisternummer. Aangezien er slechts één fiche per rijksregisternummer mag voorkomen, betekent dit dat als een werknemer voor het betrokken jaar meerdere werknemersnummers heeft, deze samen worden genomen. De 903-fiche Per werknemer worden er na de 901-fiche PER MAAND en PER CONTRACT 903-fiches opgegeven. Deze bevatten alle relevante contractgegevens (afdeling, u/w, functie, anciënniteit, datum aanvang contract, datum einde contract, karakteristieken,i). 5

6 Elk dagprijscontract heeft een uniek volgnummer in eblox, en deze nummering loopt door over verschillende werknemersnummers heen. De 904-fiche Na de verschillende 903-fiches volgt PER MAAND een 904-fiche. Deze fiche bevat alle looncomponenten opgesplitst in bepaalde soorten uren en bepaalde soorten bedragen. Dit zijn de belangrijkste fiches, die de kern van de subsidiëring vormen. Aangezien per maand verschillende contracten (dus verschillende 903-fiches) kunnen voorkomen, en maar één 904-fiche mag voorkomen, betekent dit dat de lonen en uren die geboekt zijn per contract, moeten worden samengenomen. Indien een werknemer in het betrokken jaar meerdere werknemersnummers had dan worden de uren en bedragen per maand op de verschillende werknemersnummers samengeteld en opgenomen in één globale 904-fiche. In individuele gevallen kan geopteerd worden voor een gesplitste opgave van de loonkost (dus voor 904-fiches per contract). Dit kan noodzakelijk zijn als bepaalde bedragen wel subsidieerbaar zijn volgens het ene contract, maar niet subsidieerbaar zijn volgens het andere contract. In dat geval kan dat bedrag specifiek worden toegewezen aan het ene contract. Indien dit niet zou gebeuren, zou het VAPH bij de controle van het dossier kunnen beslissen om het totale bedrag te verdelen over de verschillende contracten. Het deel dat zou worden toegewezen aan het contract waar het bedrag niet toegestaan is, zou verworpen worden en dus niet gesubsidieerd. Voor de praktische werkwijze: zie richtlijnen omtrent de rubriek splitsen. 1.4 PPR Naast het jaarlijkse dagprijsdossier voor het bekomen van subsidies dient elke instelling bovendien maandelijks een rapport te bezorgen aan het VAPH. Dit rapport wordt Permanente Personeels-Registratie genoemd, of kortweg PPR. Dit maandelijks rapport bevat geen gegevens over de loonkost, maar wel alle informatie over de tewerkstelling (welke werknemers, met welk diploma, zijn tewerkgesteld in welke afdelingen, met welke functie.) Om dit maandelijkse rapport te kunnen opmaken, stelt het VAPH aan alle instellingen gratis een softwarepakket ter beschikking (de PPR-module) om deze gegevens in te brengen en door te sturen. SD WORX komt dus niet tussen in de opmaak van deze rapporten. Er is momenteel ook geen automatische gegevensoverdracht mogelijk van SD Worx (mainframe of eblox) naar deze module. 6

7 2. Dagprijs in eblox Voor de erkende instellingen die aangesloten zijn bij SD Worx, wordt jaarlijks een dagprijsdossier opgemaakt. Hiervoor werden een aangepaste loonberekeningswijze en enkele speciale functies voorzien. In het loonpakket eblox werd een extra scherm voorzien, zodat onze instellingen de nodige gegevens in eblox kunnen invoeren. 2.1 CONTRACT VS ARBEIDSOVEREENKOMST Typisch voor onze sector is dat werknemers binnen een bepaalde instelling (en zelfs over verschillende instellingen heen) gelijktijdig verschillende contracten kunnen hebben, binnen 1 arbeidsovereenkomst. De gegevens die SD Worx in normale gevallen stockeert op werknemersniveau (datum in dienst, brutoloon, uren per week) volstaan dan ook niet voor deze sector. Voorbeeld: een werknemer kan in dienst komen op 01/01/2014 en een deeltijds contract krijgen als opvoeder binnen afdeling X, en daarbovenop vanaf 01/06/2014 een bijkomend deeltijds contract krijgen als opvoeder binnen afdeling Y. De datum in dienst start bijgevolg met het allereerste contract, maar binnen die tewerkstelling kunnen meerdere contracten elkaar opvolgen of naast elkaar lopen. Om het mogelijk te maken om deze verschillende contracten te stockeren en aan te wenden voor de loonberekening, binnen een zelfde tewerkstelling (en dus een zelfde werknemersnummer) werd in eblox een extra knop Dagprijsdossier aangemaakt bij de werknemergegevens. Hier kan men de verschillende contracten en hun dagprijs gerelateerde karakteristieken registreren. 7

8 Deze knop is zichtbaar op het volledige concern. Dus zowel voor firma s met dagprijs als firma s zonder dagprijs, mochten deze samen voorkomen binnen 1 concern. Het raadplegen en invoeren van gegevens is echter maar enkel mogelijk voor de firma( s) en groepen die dagprijs gerelateerd zijn (voor bruggepensioneerden dienen er bijvoorbeeld geen dagprijsgegevens ingegeven te worden). Probeert men dit te openen op een niet dagprijsgerelateerde werknemer dan krijgt men onderstaande foutmelding. 8

9 2.2 MEERDERE CONTRACTEN OP 1 WERKNEMERSNUMMER OF MEERDERE WERKNEMERSNUMMERS EN 1 CONTRACT In functie van de conversie van de SSC-klanten van SPRINT naar eblox werden alle SPRINTnummers geconverteerd naar 1 ebloxnummer. In SPRINT komt het wel op regelmatige basis voor dat er voor 1 werknemer meerdere SPRINTnummers met dagprijsgegevens aanwezig zijn. Hiervoor kunnen onder andere volgende redenen voorkomen: - 1 werknemer heeft verschillende contracten op verschillende subsidie-kanalen. - Een werknemer heeft een tijdelijk bijkomend contract. - I Men wenst in bovenstaande gevallen op het einde van een contract een tussentijdse afrekening van uit dienst te doen, zodat het vakantiegeld uit dienst, eindejaarspremie, ed. bij het correcte contract en/of financieringsbron blijven. Conclusie: De gegevens uit SPRINT werden als een 1 op 1 relatie overgenomen. - 1 SPRINT-nummer werd 1 ebloxnummer. - De info uit IT IGZ werd overgenomen per SPRINT-nummer Had men op IT 9500 dus meerdere dagprijscontracten staan op 1 SPRINTnummer, dan zal men in eblox ook op 1 werknemersnummer deze verschillende dagprijscontracten terugvinden achter de knop dagprijs. BELANGRIJK: - Wenst men in de toekomst nog steeds met tussentijdse afrekeningen te werken per dagprijscontract dan moet men per dagprijscontract een apart werknemersnummer aanmaken. (cfr. werkwijze SPRINT). Het is niet mogelijk om een afrekening uit dienst uit te voeren op dagprijscontract niveau. Dit kan enkel op werknemerniveau. - Verschillende werknemersnummers wil nog steeds zeggen dat deze werknemer verschillende loonbrieven zal ontvangen (cfr. SPRINT) 2.3 VERSCHILLEN DAGPRIJSWERKNEMER VS GEWONE WERKENEMER Wanneer er een nieuwe werknemer geregistreerd wordt, die onder dagprijs valt, zijn er enkele rubrieken die niet ingevuld moeten worden. Het gaat om: - Brutoloon (tabblad Barema) - Uurloon (tabblad Barema) - Barema uurloon (tabblad Barema gemiddeld barema uurloon) 9

10 - Barema brutoloon (tabblad Barema Bedrag H/S/F) - Stelsel (tabblad Tewerkstelling) - Aantal uren per week ( tabblad Tewerkstelling) Deze rubrieken worden door de barema-module (prevalidatie) aangevuld op basis van de gegevens die ingegeven worden in de dagprijsrubrieken. (zie verder in deze handleiding) 2.4 DE INHOUD VAN HET DAGPRIJSSCHERM IN EBLOX Het scherm van de dagprijskarakteristieken kan opgesplitst worden in 3 delen: 1) De contractgegevens 2) De barema-gegevens 3) De karakteristieken Contractgegevens op dagprijsscherm Bovenaan de werkbalk wordt het nummer van het dagprijscontract weergegeven (in dit voorbeeld 00011). De nummering van het dagprijscontract gebeurt automatisch door eblox op INSZ-niveau (dus over werknemersnummers heen) en hierop kan niet ingegrepen worden door de klant. Het werknemersnummer en de naam van de werknemer wordt hier ook getoond. 10

11 Wanneer men een nieuw dagprijscontract invoert, start men steeds met een blanco pagina. eblox gaat op voorhand geen rubrieken invullen. Hieronder volgt een oplijsting van de aparte rubrieken. Begin/Einddatum In deze rubriek wordt de begin- en/of einddatum van het dagprijscontract meegegeven. Het gaat hier om de datum van het dagprijscontract. Deze kan dus verschillen van de datum in dienst of uit dienst, maar het contract moet natuurlijk wel starten en eindigen in de periode dat de werknemer in dienst is. Het is niet verplicht om de einddatum in te vullen indien er nog geen datum uit dienst instaat bij de werknemer. Staat er al wel een datum uit dienst in voor de werknemer, dan moet de einddatum van het dagprijscontract wel ingevuld worden. Deze moet dan kleiner of gelijk zijn aan de datum uit dienst. Tip: Een einddatum gelegen in het verleden kan niet in 1 beweging worden ingevuld, omdat het dagprijscontract geldig moet zijn in de huidige betaalperiode. Indien toch een dagprijscontract wordt toegevoegd dat volledig in het verleden ligt, dan moet dit eerst toegevoegd worden zonder einddatum (zodat het contract geldig is in de huidige loonperiode). Nadien dient dan via wijzigen in het verleden (in een loonperiode waarin het contract wel geldig was) de einddatum te worden ingezet. Erk/Afd De rubriek Erk. (Erkenning) staat standaard op 1. Dit betekent dat de instelling erkend is door het VAPH en in de dagprijsaangifte op zich worden deze 2 aparte rubrieken (Erkenning en Afdeling) samengevoegd. De 1 van erkenning wordt achter de afdeling gevoegd. Afdeling 30 wordt zo 301 in de aangifte. In de rubriek Afdeling geeft men aan binnen welke afdeling de werknemer voor dit dagprijscontract tewerkgesteld is. Hier zit een vaste parameter met keuzemogelijkheden in eblox. De afdelingen die binnen dagprijs vallen zijn te herkennen als numerieke waarde en hebben ook de aanduiding J in de kolom dagprijsafdeling. De afdelingen die buiten dagprijs vallen zijn alfanumeriek en hebben de aanduiding N bij de kolom Dagprijsafdeling. Een uitzondering hierop zijn RH en TH = rechtstreeks toegankelijke hulp. Deze vallen ook binnen dagprijs. 11

12 De ambulante diensten, die er elektronisch zijn bijgekomen sinds 2010, staan aangeduid als Dagprijsafdeling N. Voor deze diensten wordt een apart dossier verstuurd naar het VAPH. Het gaat om volgende diensten: - Thuisbegeleiding = TB (Sprint 111) - Ondersteuningsplan = OP (Sprint 222) - Begeleid wonen = LW (Sprint 333) - Beschermd wonen = BW (Sprint 555) - Zelfstandig wonen = ZW (Sprint 666) - Inclusieve ondersteuning = DO (Sprint 888) - Geïntegreerd wonen = GW (Sprint 999) De knop afdeling bepaalt of er een dagprijsdossier wordt aangemaakt, een dossier ambulante diensten wordt aangemaakt of dat er geen dossier wordt aangemaakt. Ongeacht wat je gaat registreren bij Uitsluiting! Functie Hierin dient men de functie aan te duiden die de werknemer uitoefent binnen dit dagprijscontract. De functies zijn vaste numerieke waardes bepaald door het VAPH. Alle geldige functies zijn opgenomen in een parameter in eblox waaruit de juiste keuze gemaakt kan worden. 12

13 Aanwerving In deze rubriek dient de instelling aan te geven op welke manier de werknemer aangeworven is. AND = gewone aanwerving = de waarde die hier meestal van toepassing is. Deze staat ook default in bij de toevoeging van een nieuw dagprijscontract. Uurstelsel Het uurstelsel moet altijd 38 zijn, behalve bij arbeiders die effectief 40u per week werken. Standaard gaat eblox hier steeds 38,00 aanbieden. Ook bij geneesheren moet uurstelsel 38 ingevuld worden, alhoewel zij voltijds maar 24u werken. Dit wordt op een andere manier opgevangen in de dagprijsaangifte door de vrije rubriek VRRUH012. (zie verder in de handleiding bij het aparte punt over artsen voor meer details) Proefperiode Voor nieuwe contracten vanaf 2014 is de proefperiode niet meer van toepassing. Dit hoeft dus niet meer ingevuld te worden. Aantal uren per week Hierin dien je aan te geven hoeveel uren per week de werknemer effectief werkt binnen dit dagprijscontract. Het kan dus voorkomen dat een werknemer op 1 werknemersnummer bijvoorbeeld 2 dagprijscontracten heeft: 13

14 - Dagprijscontract 001 voor 19u/w als opvoeder binnen de afdeling internaat - Dagprijscontract 002 voor 9,5u/w als opvoeder binnen de afdeling dagcentrum In totaal werkt de werknemer dus 28,5 u/w binnen de instelling. Deze u/w zullen zo terecht komen in de rubriek bij aantal uren per week op het tabblad tewerkstelling na de prevalidatie. Aantal uren per week bij contract 001 = 19u/w in te vullen Aantal uren per week bij contract 002 = 9,5u/w in te vullen Uitsluiting De standaardwaarde van deze rubriek is blanco (= geen uitsluiting). Dit betekent dat de contractgegevens van dit contract opgenomen worden in het dagprijsdossier. Indien de werknemer echter in een niet-dagprijsafdeling tewerkgesteld is, dus wanneer bij Afdeling de dagprijsafdeling op N staat, moet de reden van uitsluiting (uit het dagprijsdossier) vermeld worden. Dit contract wordt dan niet gesubsidieerd door het VAPH. Een uitzondering hierop zijn de ambulante diensten Thuisbegeleiding, Ondersteuningsplan, Begeleid wonen, Beschermd wonen, Zelfstandig wonen, Inclusieve ondersteuning en Geïntegreerd wonen. De mogelijke redenen van uitsluiting zijn ook opgelijst in een parameter in eblox. Men kan hier kiezen voor AND andere, maar men kan er ook voor kiezen om dit effectief volledig uit te splitsen per reden. Deze rubriek wordt ook in de simulatie dagprijsaangifte op Nilos gebruikt. In de loop van het jaar kan men een simulatie dagprijsdossier aanvragen, waarin zowel de dagprijs- als niet-dagprijs afdelingen opgelijst worden. De totalen worden dan uitgesplitst per waarde die hier ingegeven werden. Dit voor volgende lijsten: rapport loongegevens totaal per financiering, afdeling en functie (= totaal van de verschillende telwerken dagprijs per financieringsvorm), controlerapport niet subsidieerbare bedragen, overzicht weddesupplementen en loonmassa zware beroepen. 14

15 Mastercontract Deze rubriek hangt nauw samen met de rubriek Toew. Codes. Deze rubrieken spelen enkel, wanneer men binnen 1 werknemersnummer, meerdere gelijklopende dagprijscontracten heeft! Een derde rubriek die hier ook nog kan spelen, is de rubriek Splitsen. Deze wordt mee verwerkt in de uitleg hieronder. Een werknemer moet minstens één mastercontract hebben per werknemersnummer. Indien de werknemer slechts één dagprijscontract heeft op een werknemersnummer, dan is dit contract sowieso master. Het mastercontract wordt gebruikt om premies en extra toeslagen (avond, nacht, I) aan toe te kennen, als deze niet toegewezen werden. Alle extra looncomponenten worden berekend volgens de gegevens opgenomen in het contract dat de aanduiding master heeft. Wanneer het extra looncomponent aan een ander uurloon dan het uurloon van het contract met aanduiding master moet betaald worden, dien je de desbetreffende code toe te wijzen aan het contract. Dit doe je door de code op te nemen in de velden toewijsbare codes. (zie verder) Toew. codes Deze rubriek hangt nauw samen met de rubriek Mastercontract. Deze rubrieken spelen enkel, wanneer men binnen 1 werknemersnummer, meerdere gelijklopende dagprijscontracten heeft! Indien je bedragen of premies wil koppelen aan een bepaalde afdeling of subsidiëring, of de premie dient uitbetaald aan een ander uurloon dan dit van het contract met aanduiding master, zal je gebruik moeten maken van de toewijsbare codes. Wanneer je een bepaalde code opneemt in de toewijsbare codes van een dagprijscontract zal : deze code gekoppeld worden aan dat contract. deze code berekend worden aan het uurloon dat van toepassing is voor dit contract. Wanneer een code niet gekoppeld wordt aan een dagprijscontract, zal het VAPH de uren en bedragen automatisch verdelen over alle actieve dagprijscontracten van die loonperiode. Wat gebeurt er indien je codes al dan niet toewijst? - De code wordt niet ingebracht in de velden toewijsbare codes. Indien uren worden ingebracht worden deze uitbetaald aan het uurloon van het dagprijscontract dat aanduiding master heeft. Indien een bedrag wordt ingebracht wordt dit toegewezen aan het dagprijscontract met aanduiding master. - De code wordt ingebracht/gekoppeld aan een dagprijscontract via de toewijsbare codes Indien uren worden ingebracht worden deze uitbetaald aan het uurloon van het dagprijscontract waarin de code werd opgenomen. Indien een bedrag wordt ingebracht wordt deze toegewezen aan het dagprijscontract waarin de code werd opgenomen. 15

16 Een alternatief voor het werken met toewijsbare codes is het registreren van een gemiddeld uurloon. Splitsen fiche 904 Deze rubriek staat in eblox bij Werknemer Contract Contract. Indien men op 1 werknemersnummer meerdere actieve dagprijscontracten heeft, kan men hier een J inzetten om aan te duiden dat de verschillende dagprijscontracten gesplitst doorgegeven moeten worden en dus een apart volgnummer moeten krijgen in de dagprijsaangifte. Hieronder vind je enkele situaties hoe je de rubrieken Mastercontract, Toew. Codes en Splitsen fiche 904 dient te registreren/interpreteren. Deze rubrieken spelen dus enkel, wanneer men binnen 1 werknemersnummer, meerdere gelijklopende dagprijscontracten heeft! Situatie 1 : De werknemer heeft 1 dagprijscontract (per werknemersnummer) Je dient niets speciaals te doen. De uitwerking en toewijzing van de uren en de extra bedragen zal automatisch gebeuren op basis van de aanduiding mastercontract. SD koppelt de bedragen automatisch aan dit contract. Situatie 2 : De werknemer heeft voor één werknemersnummer 2 of meerdere dagprijscontracten op verschillende afdelingen binnen dezelfde subsidiëring met dezelfde functie Je dient niets speciaals te doen. De uitwerking van de uren en de extra bedragen zal automatisch gebeuren op basis van de aanduiding mastercontract. 16

17 SD Worx verdeelt bij de loonberekening de berekende bedragen automatisch over de verschillende dagprijscontracten. Omdat de jaarlijkse subsidiëring vanuit één bron zal gebeuren worden de looncomponenten samengevoegd in één globale fiche 904 tijdens de jaarlijkse aangifte. Situatie 3 : De werknemer heeft voor één werknemersnummer 2 of meerdere dagprijscontracten op al dan niet verschillende afdelingen binnen dezelfde subsidiëring met verschillende functies. Indien het een werknemer betreft die geen premies en extra prestaties heeft, dien je niets te ondernemen. Indien de werknemer wél premies en extra prestaties heeft, splits je diegenen die specifiek tot een bepaalde functie behoren op en koppelt ze aan dit dagprijscontract. Je wijst dus deze codes toe aan het juiste contract. De uitbetaling zal dan gebeuren volgens het maximum dat je kan terugvorderen van de subsidiërende instelling. SD Worx koppelt in de loonberekening de uren/bedragen aan het dagprijscontract waaraan de codes werden toegewezen. Alle uren/bedragen die niet specifiek werden toegewezen aan een contract worden verdeeld over alle actieve contracten van die periode. In dit geval dien je J te registreren in de rubriek Splitsen fiche 904 (bij Werknemer Contract Contract) Indien je dit niet doet, wordt er één globale fiche 904 aangemaakt en zal het VAPH zelf de bedragen terug opsplitsen per contract en per functie. Zo wordt er mogelijks een deel van de aangegeven bedragen verworpen! Bijvoorbeeld: een werknemer heeft één werknemersnummer en twee dagprijscontracten: - Dagprijscontract één als hoofdopvoeder binnen afdeling Internaat, waar hij 19u/week werkt - Dagprijscontract twee als opvoeder klasse 1 binnen afdeling Internaat, waar hij 9,5u/week werkt Opmerking: bovenstaande situatie komt in de praktijk slechts zelden voor. Je zal er eerder voor kiezen twee werknemernummers aan te maken, zodanig dat je ook het vakantiegeld uit dienst apart kan laten berekenen. Indien deze werknemer op beide dagprijscontracten toeslagen presteert, bijvoorbeeld avond- en zaterdagprestaties, dan dien je toeslagcodes toe te wijzen aan elk dagprijscontract om ervoor te zorgen dat deze correct uitbetaald worden. Zo kan je bijvoorbeeld aan dagprijscontract één volgende codes toewijzen: = Zondagprestaties = Avondprestaties Aan dagprijscontract twee wijs je dan volgende codes toe: = DP Zondagprestaties = Supplement avondwerk 17

18 Bij de maandelijkse registratie van de toeslagen, verdeel je het zaterdag- en avondwerk dan naar realiteit over de verschillende codes. Bijvoorbeeld: = Zondagprestaties = 12,5u = Avondprestaties = 8u = Zondagprestaties = 6u = Avondprestaties = 12u Looncode 1707 wordt dan uitbetaald aan het uurloon van dagprijscontract 1 = als hoofdopvoeder. Looncode 1717 wordt dan uitbetaald aan het uurloon van dagprijscontract 2 = als opvoeder klasse 1. Indien je het veld Splitsen fiche 904 niet op J zou zetten, zal het VAPH de uren herverdelen over de twee contracten en ook het toe te kennen bedrag op die manier berekenen. Bijvoorbeeld voor avondprestaties: - Dagprijscontract 1 = totaal = 20u avondprestaties x 19/28,5 = 13,33u. Een deel van deze uren worden verworpen, want avonduren moeten telkens per 4u gepresteerd worden! - Dagprijscontract 2 = totaal = 20u avondprestaties x 9,5/28,5 = 6,67u. Een deel van deze uren worden verworpen, want avonduren moeten telkens per 4u gepresteerd worden! In dit voorbeeld dien je het veld Splitsen fiche 904 dus op J te zetten! De looncomponenten worden dan niet op één globale fiche 904 gezet, maar er zal een fiche 904 per contract opgemaakt worden! Situatie 4 : De werknemer heeft voor één werknemersnummer 2 of meerdere dagprijscontracten op al dan niet verschillende afdelingen en functies met verschillende subsidiëringbronnen. Je splitst de extra prestaties op, die specifiek tot een bepaalde functie behoren en koppelt ze aan dit contract. Je wijst daarom deze codes toe aan het juiste contract. De uitbetaling zal dan gebeuren volgens het maximum dat je kan terugvorderen van de subsidiërende instelling. Voor de jaarbedragen (o.a. vakantiegeld en eindejaarspremie) maak je bij de berekening de opsplitsing tussen subsidieregeling VAPH en de andere subsidieerbare instellingen. Je wijst de juiste code toe aan het juiste contract. SD Worx koppelt in de loonberekening de uren/bedragen aan het dagprijscontract waaraan de codes werden toegewezen. Alle uren/bedragen die niet specifiek werden toegewezen aan een contract worden verdeeld over alle actieve contracten van die periode. Aangezien er meerdere subsidiëringvormen zijn, splitst SD Worx deze gegevens op per subsidiëring-instelling. Voor het VAPH maakt SD Worx één globale fiche op, voor de andere worden fiches per subsidiëring opgemaakt. Indien je voor de jaarbedragen voor de niet dagprijssubsidiëring één bedrag toewijst en er zijn meerdere afdelingen buiten dagprijs zal deze weergegeven worden op de fiche waaraan je ze toegewezen hebt. Net zoals in situatie 3 zal je splitsen op J zetten indien er vergoedingen zijn die niet mogen verdeeld worden over alle contracten waardoor je subsidies zou kunnen verliezen. 18

19 Besluit en principes toewijzing van codes Code toegewezen? N Uren uitbetaling aan uurloon van het contract master. Bedragen/uren worden verdeeld over alle actieve contracten van de loonperiode J Uren uitbetaling aan uurloon van het contract Bedrag/uren wordt gekoppeld aan het contract. Splitsen fiche 904 J/N N J 1 globale fiche 904 per subsidievorm 1 fiche per contract en per subsidievorm Anciënniteit Dit is de begindatum van de baremieke anciënniteit binnen dit dagprijscontract. Brutoloon Indien je niet met de barema-module werkt, en het betreft een werknemer die recht heeft op een maandloon, dien je hier het brutoloon manueel te registreren. Indien je wel met de barema-module werkt, dan moet dit veld verplicht ingevuld worden bij een nieuw contract (standaard gebruiken we hier 0,01 voor). Door de prevalidatie wordt het correcte brutoloon dan berekend. Als deze rubriek leeg wordt gelaten, werkt de barema-module niet. Door de conversietool werd er hier sowieso het brutoloon uit SPRINT vertaald. Bij de geconverteerde werknemers gaat men hier dus al wel een brutoloon zien staan verschillend van 0,01. Uurloon Indien je niet met de barema-module werkt, dien je hier het uurloon manueel te registreren. Dit geldt zowel voor werknemers die recht hebben op een uurloon, als voor werknemers die recht hebben op een maandloon. Indien je wel met de barema-module werkt, dan moet dit veld verplicht ingevuld worden bij een nieuw contract (standaard gebruiken we hier 0,01 voor). Door de prevalidatie wordt het correcte uurloon dan berekend. Als deze rubriek leeg wordt gelaten, werkt de barema-module niet. 19

20 De conversietool heeft hier net zoals het brutoloon al een waarde ingevuld, als men met een uurloon verloont. Werkt men met een brutoloon, dan heeft de conversietool hier 0,01 meegegeven. Let op: indien je werknemers hebt die uitbetaald worden met een uurloon, dien je dit door te geven aan je dossierbeheerder. Hij/zij dient dit uurloon maandelijks in Nilos te registreren. Stelsel Per dagprijscontract vult men hier het stelsel in Barema-gegevens op dagprijscontract Baremaschaal Op basis van de specifieke parameter kan men hier het juiste barema uitkiezen. Voor de dagprijsfirma s gaat men steeds moeten kiezen uit de schalen die beginnen met een G. Indien men buiten barema verloont, is dit ook hier de waarde Bar. Anciënniteit Indien men werkt met de barema-module wordt hier de anciënniteit in xxjxxm weergegeven, na de prevalidatie. Dit is het verschil tussen de huidige betaalperiode en de datum die men in de rubriek Anciënniteit heeft ingegeven. Looncategorie Deze rubriek wordt automatisch bij de prevalidatie opgevuld en is gelijk aan de baremaaanduiding maar dan zonder voorloop G. Heeft de werknemer geen barema-aanduiding, dan kan men dit nog manueel invullen. Aanduiding H/S Hier geeft men aan of de werknemer binnen dit dagprijscontract recht heeft op een haard- of standplaatsvergoeding. - Haardvergoeding = H - Standplaatsvergoeding = S Bedrag H/S Werkt men met de barema-module dan wordt deze rubriek automatisch opgevuld met het bedrag van de haard- of standplaatsvergoeding op dit contract. 20

21 Zijn er meerdere dagprijscontracten aanwezig, dan kan men het gewogen bedrag van de haard- of standplaatsvergoeding na de prevalidatie terugvinden in de rubriek bedrag H/S/F op het tabblad barema. Werkt men niet met de barema-module, maar heeft de werknemer wel een haard- of standplaatsvergoeding, dan moet het overeenstemmende bedrag per dagprijscontract en prorata de jobtime hier nog manueel meegegeven worden. Het gewogen gemiddelde wordt wel nog automatisch gemaakt na de prevalidatie Karakteristieken op dagprijscontract Per dagprijscontract moet men ook nog verschillende karakteristieken opgeven. Deze zijn voor de klanten meestal herkenbaar vanuit hun PPR en hebben we ook nodig voor de opmaak van de dagprijsaangifte. Het gaat hier om 6 categorieën, die steeds moeten voorkomen, maar een aparte inhoud kunnen hebben. Voor elk van de 6 categorieën moet naast de karakteristiek ook de periode, het aantal uren en eventueel ook een vervanger gedefinieerd worden. Voor de categorieën ST, TU en UV moet de begin- en einddatum van de karakteristiek gelijk zijn aan de begin- en einddatum van het dagprijscontract en moet het aantal uren gelijk zijn aan het aantal uren per week van het dagprijscontract. Wanneer men een nieuw dagprijscontract invoert, worden de volgende DEFAULT-waardes steeds aangeboden. Voor iedere categorie en/of karakteristiek worden de mogelijke invulwaardes gestuurd via een parameter. Hierna volgt een beschrijving van iedere categorie en de mogelijke waardes: Karakteristiek AI: activiteit werknemer In deze rubriek geeft men mee wat de activiteit van de werknemer op dit moment is op het specifieke dagprijscontract. De mogelijke keuzes zijn: 21

22 AWK = Default-waarde (werknemer is werkend) AEV = Afw. wegens educatief verlof BGP = Brugpensioen HBG = Halftijds Brugpensioen LBO = Loopbaanonderbreking LBV = Loopbaanvermindering OBV = Onbetaald verlof TKC = Tijdskrediet ouderschapsverlof cao TKO = Tijdskrediet ouderschapsverlof KB TKP = Tijdskrediet palliatief verlof TKR = Tijdskrediet tijdskrediet De defaultwaarde hiervoor is AWK: werknemer is werkend In welke gevallen er een andere waarde ingezet moet worden, wordt uitgelegd in het gedeelte speciale situaties dagprijs Karakteristiek RS: RSZ-vermindering In deze karakteristiek geeft men aan of de werkgever kan genieten van een patronale RSZvermindering voor dit dagprijscontract van deze werknemer. Mogelijke waarden: GMR = Default-waarde (geen maatregel; wordt vertaald naar NVT in dagprijsaangifte) ACP = Activaplan BELANGRIJK: Hierop was geen conversie vanuit SPRINT mogelijk. Je dient deze gevallen zeker na te kijken en manueel te verbeteren. Karakteristiek ST: Statuut Hier dient men aan te duiden onder welk statuut de werknemer aangeworven is. Mogelijke waarden zijn hier: GEW = Default-waarde (=Gewoon statuut / wordt vertaald naar NVT in dagprijs) G80 = Gesco 80 SPRINT: Indien medewerkerssubgroep = 03 en bij instellingsgegevens werd aangeduid dat het om Gesco 8028 gaat GES = Gesco SPRINT: Indien medewerkerssubgroep = 03 en bij instellingsgegevens werd aangeduid dat het om Gesco VDAB gaat 22

23 JOB = Jobstudent SPRINT: Indien medewerkerssubgroep = 08 PMK = Pensioen met kinderlast SPRINT: geen link PZK = Pensioen zonder kinderlast SPRINT: Indien medewerkerssubgroep = 11 BELANGRIJK: Hierop was geen conversie vanuit SPRINT mogelijk. Je dient deze gevallen zeker na te kijken en manueel te verbeteren. Karakteristiek TU: Tussenkomst loonkost Hier kan men aangeven of de werknemer gehandicapt is en de werkgever hiervoor recht heeft op een tussenkomst. De waarden die je hier kunt kiezen zijn: GTU = Defaultwaarde (Geen tussenkomst derde / wordt vertaald naar NVT in dagprijs) CAO = CAO 26: gehandicapte (nu VIP) BELANGRIJK: Hiervoor kon er geen conversie gebeuren. Heb je dergelijke werknemers in dienst, dan moet dit nog manueel aangepast worden. Karakteristiek UV: Uitbreiding / vervanging In deze karakteristiek wordt er aangegeven of de werknemer met dit dagprijscontract aangeworven is in het kader van een uitbereiding of als vervanger van een bruggepensioneerde, loopbaanonderbreker, I. Mogelijke waarden zijn: VTD = Default (= andere tijdelijke vervanging / wordt NVT in dagprijs) DVV = Definitieve vervanging (= wordt NVT in dagprijs) LTD = Later te definiëren (= wordt NVT in dagprijs) UIT = Uitbreiding (= wordt NVT in dagprijs) SPRINT: geen koppeling VLB = Vervanger tijdskrediet SPRINT: geen koppeling VBP = Vervanger brugpensioen SPRINT: indien op IT0016 in het veld vervanging van een personeelsnummer voorkomt waarvoor er in IT0001 de medewerkersgroep 14 (voltijds bruggepensioneerde) is ingevuld en deze persoon is nog in dienst 23

24 VHB = Vervanger halftijds brugpensioen SPRINT: indien de RSZ-vermindering deelt./vervroegd gepens. Of volt./vervroegd gepens. is ingevuld VEV = Vervanger educatief verlof SPRINT: geen koppeling, manueel te doen Bij SD wel automatisch (verplicht in te vullen + sturing via looncodes) BELANGRIJK: Dit moeten de klanten dus nog manueel aanpassen, zie apart punt rond educatief verlof verder in de handleiding. Karakteristiek WE: Werkloosheid Hier moet men aangeven of de werknemer werkloos was voor zijn aanwerving. Mogelijke keuzes zijn: ONB = Default waarde (Onbepaald) NUW = Niet uitkeringsgerechtigde werkloze NWL = Niet werkloos UWL = Uitkeringsgerechtigd werkloos VUW = Volledig Uitkeringsgerechtigd werkloos BELANGRIJK: Hiervoor was er geen link in SPRINT. Klanten die dergelijke aanwervingen hebben gedaan, moeten dit nog nakijken en manueel aanpassen. 24

25 2.5 EEN NIEUW DAGPRIJSCONTRACT INVOEREN OF KOPIËREN Een nieuw dagprijscontract kan ingevoerd worden door op de knop toevoegen te klikken, wanneer men in het dagprijsscherm van een werknemer zit. Volgend scherm biedt zich aan De rubrieken dienen afzonderlijk ingevuld te worden. Enkel volgende rubrieken nemen automatisch gegevens over bij het opslaan. - Begindatum bij de karakteristieken = begindatum contract - Einddatum bij de karakteristieken = einddatum contract - Uren bij de karakteristieken = aantal uren per week van het contract Via de knop Kopiëren contract, kan je een bestaand dagprijscontract kopiëren en hoef je dus niet alle rubrieken manueel in te vullen. 2.6 EEN DAGPRIJSCONTRACT WIJZIGEN Wijzigen van niet-historische rubrieken Wijziging van de niet-historische gegevens van het contract gelden steeds voor de volledige duur van het dagprijscontract. Indien één van deze rubrieken slechts vanaf een bepaalde periode van het contract moet gewijzigd worden, moet er een nieuw contract opgemaakt worden en het vorige contract beëindigd worden. Bijvoorbeeld, een wijziging van de afdeling in de loop van het contract kan niet. Het contract met de vorige afdeling moet beëindigd worden en een nieuw contract met de volgende afdeling moet opgemaakt worden. 25

26 Wijzigen van historische rubrieken Historische rubrieken van de lopende contracten kan je rechtstreeks wijzigen. Die van de historische of afgelopen contracten kan je enkel wijzigen via de knop. De historische rubrieken van een afgelopen contract worden in detail protected (grijze achtergrond en blauwe tekst) aangeboden. Je kan ze nog wijzigen via historisch overzicht (zie bovenstaande printscreen, volgorde 1, 2, 3 volgen) Per betaalperiode krijg je in een overzicht de waarden van de historische rubrieken. Via de knop wijzigen. kan je voor één of meerdere betaalperiodes deze gegevens 26

27 2.7 EEN DAGPRIJSCONTRACT VERWIJDEREN Een contract verwijderen kan men door op de knop verwijderen te klikken. 2.8 INVOEREN / WIJZIGEN OF TOEVOEGEN VAN EEN DAGPRIJSCONTRACT? Het kan voorkomen dat in de loop van de periode één van de karakteristieken wijzigt. Afhankelijk van de soort van wijziging, dient 1) het lopende dagprijscontract stopgezet te worden en dient er een nieuw dagprijscontract aangemaakt te worden, 2) het bestaande dagprijscontract aangepast te worden, 3) het lopende dagprijscontract te blijven verderlopen en dient er een nieuw dagprijscontract bij aangemaakt te worden, 4) het lopende dagprijscontract stopgezet te worden en dienen er 2 nieuwe dagprijscontracten aangemaakt te worden Hieronder de oplijsting van wanneer de verschillende situaties gebruikt moeten worden. 27

28 Het lopende dagprijscontract stopzetten en een nieuw dagprijscontract aanmaken In de volgende situaties wordt het lopende dagprijscontract stopgezet, en wordt er een nieuw dagprijscontract aangemaakt. Wijziging in aantal uren per week Als de prestaties (het aantal uren) van een werknemer wijzigen, maar hij blijft in dezelfde functie en afdeling, dan kan je ofwel het lopende dagprijscontract stop zetten, en een nieuw dagprijscontract opmaken. Het huidige dagprijscontract laten verderlopen en een bijkomend dagprijscontract aanmaken is een tweede mogelijkheid. Wat nog wel een derde optie is, is dat je een tweede werknemersnummer aanmaakt. In dit geval kan je nadien, indien het bijkomend werknemersnummer zou eindigen, vakantiegeld bij uit dienst laten berekenen op dit nummer. Voorbeeld : Werknemer x heeft 1 contract van 20 u/w in afdeling 40 onder functie 210, en zal vanaf april 30 u/w gaan werken (in dezelfde functie en afdeling). wnnr naam wn contnr DATBEG DATEND AF E FUN U P/W S BRUTO UURLOON DATANC Optie 1 2 wn x 1 3/01/ , ,11 11,2222 3/01/ wn x 2 1/04/ , ,50 11,2222 3/01/2011 Optie 2 2 wn x 1 3/01/ /03/ , ,11 11,2222 3/01/ wn x 2 1/04/ , ,61 11,2222 3/01/2011 Wijziging in afdeling Als een werknemer wijzigt van afdeling, moet een nieuw dagprijscontract worden aangemaakt. Voorbeeld : Werknemer x heeft 1 dagprijscontract van 19u in afdeling 40 onder functie 210, en zal vanaf april in afdeling 60 gaan werken. Het lopende contract wordt stopgezet eind maart, en een nieuw dagprijscontract in afdeling 60 wordt aangemaakt vanaf april. 28

29 wnnr naam wn contnr DATBEG DATEND fout AF E FUN U P/W S BRUTO UURLOON DATANC 2 wn x 1 3/01/ , ,11 11,2222 3/01/2011 juist 2 wn x 1 3/01/ /03/ , ,11 11,2222 3/01/ wn x 2 1/04/ , ,11 11,2222 3/01/2011 Wijziging van functie Als een werknemer wijzigt van functie, moet een nieuw dagprijscontract worden aangemaakt. Voorbeeld : Werknemer x heeft 1 contract van 19u in afdeling 40 onder functie 210, en zal vanaf april functie 310 uitoefenen. Het lopende dagprijscontract wordt stopgezet eind maart, en een nieuw dagprijscontract wordt aangemaakt vanaf april voor functie 310. Wijziging van statuut Voorbeeld : Werknemer x heeft 1 dagprijscontract van 19u in afdeling 40 onder functie 210 als stagiair, en stapt vanaf april over naar een gewoon statuut. Het lopende dagprijscontract wordt stopgezet eind maart, en een nieuw dagprijscontract met als karakteristiek ST de waarde GEW wordt aangemaakt vanaf april. Wijziging van de aard van de vervanging Voorbeeld : werknemer x heeft 1 dagprijscontract van 19u in afdeling 40 onder functie 210 als vervanger brugpensioen, en wordt vanaf april vervanger loopbaanonderbreking. Het lopende dagprijscontract wordt stopgezet eind maart, en een nieuw contract, met als karateristiek UV de waarde VTD wordt aangemaakt vanaf april. LET OP : enkel die waarden voor de categorie UV die aanleiding geven tot een afwijkende vertaling in het dagprijsdossier hebben tot gevolg dat een nieuw dagprijscontract contract moet aangemaakt worden. Als blijkt dat de gewijzigde waarde in het dagprijsdossier (in de kolom DPD) dezelfde vertaling krijgt (NVT), dan moet hiervoor GEEN nieuw dagprijscontract worden aangemaakt. Voorbeeld : Een contract als andere tijdelijke vervanger (VTD) wordt vanaf april een uitbreiding (UIT) : hoewel de waarde van de karakteristiek UV wijzigt, moet GEEN nieuw contract worden aangemaakt, want in het dagprijsdossier worden beide karakteristieken omgezet naar dezelfde waarde, namelijk NVT. 29

30 KAT. WRD OMSCHRIJVING DEFAULT PPR DPD DAT VERVANGER VERN UV CON CONTRACT VOOR 01/01/98 N CON NVT N N UV DVV DEFINITIEVE VERVANGING N DVV NVT N N UV LTD LATER TE DEFINIEREN N LTD NVT N N UV UIT UITBREIDING N UIT NVT N N UV VBP VERVANGER BRUGPENSIOEN N VBP VBP N J UV VEV VERVANGER EDUCATIEF VERLOF N VTD VEV N N UV VHB VERVANGER HALFTIJDS BRUGPENS. N VHB VHB N J UV VLB VERV. TIJDSKREDIET N VTD VLB N N UV VTD ANDERE TIJDELIJKE VERVANGER J VTD NVT N N Het lopende dagprijscontract aanpassen In de volgende gevallen mag het lopende dagprijscontract worden aangepast (zonder dus de noodzaak om een nieuw contract aan te maken) : Wijziging in uurloon en/of brutoloon Het loon is een historische rubriek. Als het loon wijzigt, mag dit in het lopende dagprijscontract aangepast worden, en moet dus geen nieuw dagprijscontract worden aangemaakt. Wijzigingen kunnen ook historisch worden ingevoerd. Wijziging in anciënniteit De rubriek anciënniteit is eveneens een historische rubriek. Als deze waarde wijzigt, moet geen nieuw dagprijscontract worden aangemaakt, maar mag deze rubriek aangepast worden. Aanpassing van de toewijsbare codes De toewijsbare codes zijn historisch, en kunnen maand per maand worden aangepast. Wijziging van de karakteristieken van de categorie activiteit AI Indien een werknemer gedurende een bepaalde periode afwezig is wegens educatief verlof, tijdskrediet, thematisch verlof of onbetaald verlof, dan moet er geen nieuw dagprijscontract worden aangemaakt, maar dient voor die periode een nieuwe karakteristiek te worden ingevuld. 30

31 Voorbeeld : Werknemer heeft een dagprijscontract dat loopt sinds 01/07/2008, en gaat vanaf 01/04/2014 in voltijds tijdskrediet. LET OP : dit is enkel van toepassing voor afwezigheden die starten op de 1 e van de maand en lopen tot de laatste van een maand. Indien een werknemer in voltijds tijdskrediet gaat vanaf 15/11/2014, dan moet het huidige dagprijscontract stopgezet worden, en dien het tijdskrediet geboekt te worden op een nieuw dagprijscontract. Wijziging van de karakteristieken van de waarde werkloos WE Als de waarde van deze categorie wijzigt, moet hiervoor geen nieuw dagprijscontract worden aangemaakt. Wijziging van de karakteristieken van de waarde uitbreiding UV Een wijziging van deze categorie van karakteristieken heeft normaal wel aanleiding tot de aanmaak van een nieuw dagprijscontract, tenzij de nieuwe waarde in het dagprijsdossier dezelfde vertaling krijgt als de oude. Voorbeeld : overstap van LTD naar DVV : in het dagprijsdossier wordt dit in beide gevallen NVT, dus moet geen nieuw dagprijscontract worden aangemaakt Een nieuw dagprijscontract aanmaken, het lopende dagprijscontract blijft verderlopen In de volgende gevallen blijft het huidige dagprijscontract ongewijzigd verderlopen, en moet daarnaast een bijkomend nieuw dagprijscontract worden aangemaakt : Bijkomende uren in dezelfde afdeling Als een werknemer bijkomende uren presteert in dezelfde afdeling, dient hiervoor een nieuw dagprijscontract worden aangemaakt. Meer informatie hierover vind je ook onder op pagina 28 ( Wijziging in aantal uren per week ) Bijkomende uren in een andere afdeling Als een werknemer bijkomende uren presteert in een andere afdeling, moet hiervoor een nieuw dagprijscontract worden aangemaakt. Voorbeeld : Een werknemer werkt 19u in afdeling 20 en zal vanaf april bijkomend 19u werken in afdeling 40. Vanaf april wordt dan een extra dagprijscontract aangemaakt. Het oude dagprijscontract blijft gewoon verderlopen. Bijkomende uren in een andere functie Als een werknemer bijkomende uren presteert in een andere functie, moet hiervoor een nieuw dagprijscontract worden aangemaakt. 31

32 Voorbeeld : Een werknemer werkt 19u in functie 210 en zal vanaf april bijkomend 9,5 u werken in functie 310. Vanaf april wordt een extra dagprijscontract opgemaakt voor de 9,5 uren, het oude dagprijscontract blijft verderlopen. Bijkomende uren onder een ander statuut Voorbeeld : Een werknemer werkt 19u als gewone werknemer, en krijgt vanaf april een uitbreiding met 19u als gesco. Vanaf april moet een extra dagprijscontract worden aangemaakt met als karakteristiek GES. Dit extra dagprijscontract dient op een nieuw werknemernummer aangemaakt te worden, want gesco s zitten in een aparte groep. Bijkomende uren ter vervanging van een andere afwezigheid Voorbeeld : Een werknemer werkt 19u als vervanger tijdskrediet, en krijgt vanaf april een uitbreiding met 19u als vervanger brugpensioen. Vanaf april moet een extra dagprijscontract worden aangemaakt voor 19u met als karakteristiek VBP. Let op : Indien de wijziging van karakteristiek geen gevolg heeft naar dagprijs toe, moet in dit geval het oude dagprijscontract stopgezet worden en een nieuw dagprijscontract begonnen worden. Bijvoorbeeld: Een werknemer werkt 19u als andere tijdelijke vervanger, en krijgt vanaf april een uitbreiding van 19u als definitieve vervanging. Zowel DVV als VTD heeft naar dagprijs dezelfde vertaling (NVT). In dit geval moet dus het dagprijscontract van 19u worden stopgezet, en moet een nieuw dagprijscontract voor 38u worden aangemaakt vanaf april Het lopende dagprijscontract stopzetten en 2 nieuwe dagprijscontracten aanmaken Wanneer een werknemer in deeltijdse schorsing (uitgezonderd Gedeeltelijke werkhervatting: zie hiervoor puntje ) gaat, moet het huidige dagprijscontract worden stopgezet en moeten er 2 nieuwe dagprijscontracten worden aangemaakt. Let op: indien een werknemer reeds twee dagprijscontracten van 19u heeft, en hij gaat op één van beiden volledig in schorsing, dus de persoon neemt bvb 1/2 e tijdskrediet, dan kan je ook een voltijdse schorsing registreren bij één van de twee dagprijscontracten, op voorwaarde dat deze schorsing de 1 e van de maand start, en hoeven de huidige dagprijscontracten niet stopgezet te worden. 32

33 2.9 DE BAREMA-MODULE VOOR DAGPRIJSKLANTEN IN EBLOX De barema-module voor dagprijsklanten wijkt op enkele punten af van de standaard baremamodule die gebruikt wordt in de template eblox social profit. Zo wordt er bij het draaien van de prevalidatie niet naar de ingevulde waarden bij Contract- Barema gekeken, maar wel naar de waarden die je bij Dagprijscontract hebt geregistreerd. Het is dus zeer belangrijk dat je deze (correct) invult, inclusief een 0,01 waarde bij Uurloon en Brutoloon (Brutoloon enkel nodig indien het een werknemer betreft die een maandloon ontvangt) Dagprijsklanten hebben ook de mogelijkheid de prevalidatie historisch te laten werken voor individuele afsluitklassen. Wanneer u dan op de knop prevalidatie klikt, komt er hiervoor een extra tussenscherm. Hier kan je de periode meegeven, waarvoor de module moet draaien. (1 maand, maar ook meerdere maanden tesamen mogelijk) Dit principe geldt dus enkel bij de individuele afsluitklassen. Om ervoor te zorgen dat de barema-module historisch draait, dien je bij Dagprijscontract via Historisch overzicht een Historische wijziging aan te brengen. Zo kan je bijvoorbeeld de anciënniteitsdatum aanpassen voor iemand die nog niet lang in dienst is en nu zijn/haar bewijs heeft binnengebracht van anciënniteit. 33

34 2.10 SPECIFIEKE SITUATIES DAGPRIJS Voltijdse loopbaanonderbreking / tijdskrediet / palliatief verlof / ouderschapsverlof / ziekte langer dan één jaar Categorie: AI ( activiteit ) Karakteristiek: TKR (tijdskrediet of loopbaanonderbreking) TKP (palliatief verlof) TKC (ouderschapsvelof volgens cao) TKO (ouderschapsverlof volgens KB) voor de periode waarvoor de tewerkstellingsperiode wordt geschorst. Indien iemand langer dan één jaar ziek is, dient u wél de schorsing te registreren, maar blijven de gegevens bij Dagprijscontract ongewijzigd. Zorg er wel voor dat je in de kalender code 0780/9780 registreert! Op basis hiervan worden de juiste gegevens doorgestuurd naar het VAPH Volledig Tijdskrediet / volledige loopbaanonderbreking op één dagprijscontract Het verschil met voltijds tijdskrediet is dat het in dit geval enkel gaat om het opschorten van 1 of meerdere, maar niet alle dagprijscontracten van de werknemer. Indien een werknemer bijvoorbeeld 2 halftijdse dagprijscontracten heeft, dan kan hij in volledig tijdskrediet gaan voor 1 dagprijscontract, maar gewoon blijven werken volgens het andere dagprijscontract. In totaal blijft de werknemer dus deeltijds werken, zelfs al gaat hij in volledig tijdskrediet voor een contract. Dit komt dus neer op een deeltijds tijdskrediet. De algemene regels van deeltijds tijdskrediet (vervangingsplicht, duur, inzetting in de vaste gegevens van de werknemer) zijn hier van kracht. Voorbeeld van volledig tijdskrediet hieronder Enige verschil is dus dat hier niet op alle dagprijscontracten dit zo wordt ingezet. 34

35 Deeltijdse loopbaanonderbreking / tijdskrediet / palliatief verlof / ouderschapsverlof Categorie: AI ( activiteit ) Karakteristiek: TKR (tijdskrediet of loopbaanonderbreking) TKP (palliatief verlof) TKC (ouderschapsvelof volgens cao) TKO (ouderschapsverlof volgens KB) voor de periode waarvoor de tewerkstellingsperiode wordt geschorst Het huidig dagprijscontract moet dus worden stopgezet en vervangen door 2 nieuwe dagprijscontracten! Deze werkwijze is nodig omdat het VAPH ons verplicht twee 903- fiches aan te maken voor werknemers die deeltijds hun contract omwille van bijvoorbeeld tijdskrediet onderbreken. Dit registreert u door de aktiviteit werknemer (AI) op het ene dagprijscontract werkend te zetten en op andere dagprijscontract tijdskrediet te zetten. Deeltijds tijdskrediet : voorbeeld Wn X met 1 contract gaat vanaf 01/02/2013 tem 31/07/2013 in deeltijds tijdkrediet. WNNR NAAM WN KONTNR DATBEG DATEND AF E FUN U P/W S bruto uurloon DATANC 7 WN X 1 03/01/ , ,22 13, /01/2001 KAR: AI AWK 03/01/ ,00 RS GMR 03/01/ ,00 ST GEW 03/01/ ,00 TU GTU 03/01/ ,00 UV VTD 03/01/ ,00 WE ONB 03/01/ ,00 => in het vet ziet u de aanpassingen die u in het dagprijsscherm moet invoeren, WNNR NAAM WN KONTNR DATBEG DATEND AF E FUN U P/W S bruto uurloon DATANC 7 WN X 1 03/01/ , ,22 13, /01/2001 KAR: AI AWK 03/01/ /01/ ,00 RS GMR 03/01/ /01/ ,00 ST GEW 03/01/ /01/ ,00 TU GTU 03/01/ /01/ ,00 UV VTD 03/01/ /01/ ,00 35

36 WE ONB 03/01/ /01/ ,00 7 WN X 2 03/01/ , ,11 13, /01/2001 KAR: AI AWK 01/02/ /07/ ,00 RS GMR 01/02/ /07/ ,00 ST GEW 01/02/ /07/ ,00 TU GTU 01/02/ /07/ ,00 UV VTD 01/02/ /07/ ,00 WE ONB 01/02/ /07/ ,00 7 WN X 3 03/01/ , ,11 13, /01/2001 KAR: AI TKR 01/02/ /07/201319,00 RS GMR 01/02/ /07/201319,00 ST GEW 01/02/ /07/ ,00 TU GTU 01/02/ /07/ ,00 UV VTD 01/02/ /07/ ,00 WE ONB 01/02/ /07/ ,00 7 WN X 4 03/01/ , ,22 13, /01/2001 KAR: AI AWK 01/08/ ,00 RS GMR 01/08/ ,00 ST GEW 01/08/ ,00 TU GTU 01/08/ ,00 UV VTD 01/08/ ,00 WE ONB 01/08/ , Onbetaald verlof Dit is niet gelijk aan loopbaanvermindering. Bij onbetaald verlof wordt voor een specifieke periode overeengekomen tussen werknemer en werkgever dat de werknemer geen prestaties dient te leveren. Deze periode telt NIET mee in de anciënniteitsberekening. Er is hier dus evenmin sprake van tijdskrediet in de echte zin van het woord. Er is dus geen vervangingsplicht, maar vervanging is wel mogelijk. Er is ook geen afwijkende RSZ-regeling, de registraties van de vaste werknemersgegevens wijzigen niet. Categorie: AI ( activiteit ) Karakteristiek: OBV (onbetaald verlof) 36

37 Artsen Een arts (te herkennen aan functiecodes 070 en 080) die 24 uren per week werkt, wordt in het dagprijsdossier gelijkgesteld met een voltijdse werknemer. In de beschrijving van het type automatisch dagprijsdossier 2002 staat het volgende vermeld ivm de inboeking van het aantal uren per week voor geneesheren: De prestatieduur bij geneesheren moet steeds in verhouding tot 24-sten opgegeven worden MAAR het uurstelsel dat voor de geneesheren wordt opgegeven moet 38 of 40 zijn. Deze werknemers dienen in een aparte groep te zitten waarin het aantal uren op 24 uur wordt gezet. Zet je deze werknemer in een groep met 38 uur zal dit problemen geven omdat deze werknemer dan als deeltijds wordt aanzien. Indien u momenteel geen arts in dienst hebt, maar binnenkort wél, dien je aan je dossierbeheerder te vragen een extra groep aan te maken om deze arts correct te kunnen registreren. In eblox moet de rubriek uurstelsel voor zowel deeltijdse als voltijdse geneesheren steeds 38 zijn. Het aantal uren per week moet voor bijvoorbeeld een voltijdse geneesheer 24,00 zijn. een deeltijds geneesheer, die 12 uren per week werkt, 12,00 zijn. Deze 12 uren mogen niet herleid worden naar 38 sten. Voor een correcte vermelding van het urenstelsel op de fiche 903 moet het historisch veld 1 positie (2) met omschrijving BBT/BBK op J staan bij de vaste gegevens van de werknemer. Dit veld vind je in eblox bij Werknemer Contract Aanvullende gegevens sector SWT (Bruggepensioneerden) De personen die genieten van een stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag (bruggepensioneerden) worden ook opgenomen in het automatisch dagprijsdossier. Voor deze populatie dient de laatst uitgeoefende functie en de laatst gekende afdeling te worden opgegeven als contractinfo, en dient de vergoeding aanvullend brugpensioen eveneens opgegeven te worden. Voor hen dien je het Dagprijsdossier niet in te vullen. Hierdoor zitten ze in een aparte groep. Indien je momenteel geen SWT ers (bruggepensioneerden) hebt, maar binnenkort wel, dien je jouw dossierbeheerder te vragen een extra groep aan te maken. Alleen zo kan je jouw SWT ers correct registreren. Om deze werknemers te kunnen ophalen in het dagprijsdossier wordt gebruik gemaakt van het veld Kostenpl brugpens. DP, dat je in eblox vindt bij Werknemer Contract Vrije rubrieken 1. 37

38 In de eerste twee posities wordt de afdeling ingezet, in de laatste drie posities wordt de laatst uitgeoefende functie ingevuld. Voor deeltijdse werknemers die in SWT (brugpensioen) gaan of voor deeltijdse SWT ers (bruggepensioneerden) moet je in het veld U/wk DT brugpens DP het aantal uren per week invullen. Bij de doorgave van het aantal uren per week moet er een komma gebruikt worden vb 19,00. De anciënniteit om over te nemen in het afrekeningsdossier wordt voor deze personen in de aangifte van het dagprijsdossier berekend door het verschil te berekenen tussen de datum anciënniteit en de datum in dienst van het nummer waarop men in SWT is. Dit wil dus zeggen dat het aantal jaren en maanden voor een persoon in SWT steeds hetzelfde zal zijn. In het voorbeeld hierboven is het verschil tussen de Datum in dienst en de Anciënniteitsdatum dus 38J11M. Deze waarde zal iedere maand afgedrukt worden op de fiche Gedeeltelijke werkhervatting 38

39 Hieronder de te ondernemen acties. 1) Persoon als deeltijds invoeren in het dagprijsscherm Aantal uren per week in dagprijsscherm moeten de (deeltijdse) uren zijn = de uren die de persoon effectief komt werken gemiddeld per week (dus 19,00 ipv 38,00 bijvoorbeeld) Uren bij karakteristieken ook aanpassen naar de deeltijdse uren (anders krijg je hier een foutmelding op) Op deze uren gaan we achterliggend ingrijpen voor jou. 2) Door het uitvoeren van de prevalidatie, zullen de uren per week in het tabblad tewerkstelling ook naar de lagere uren aangepast worden. Verder zal het brutoloon zich herrekenen ifv de deeltijdse tewerkstelling. Op het scherm tewerkstelling kijkt u nog na of deze persoon ook als deeltijds is aangeduid al of je past dit nog aan. 39

40 3) Je voert het schorsingsscherm in, door op de knop schorsingen in te drukken en de schorsing gedeeltelijke in te geven 4) In de kalender gebruik je onderstaande looncodes [1010] gewerkte uren [9790] uren op mutualiteit 5) Je geeft deze personen nog door aan jouw dossierbeheerder, zodat we deze mee kunnen opvolgen. Wat geeft u door?: - Werkgever en werknemernummer - Het gemiddeld aantal uren dat de persoon nu gaat werken per week - Het gemiddeld aantal uren per week dat de persoon werkte voor de gedeeltelijke werkhervatting Verwerking van chauffeurs buiten dagprijs Vanaf dagprijs 2007 mogen de chauffeurs (herkenbaar aan functies ) in afdelingen 20 of 30 (semi-internaat en dagcentrum) niet meer in dagprijs opgenomen worden. De reden hiervoor is dat de firma s een forfait ontvangen om dit te subsidiëren. Uitzondering hierop zijn firma s met een onvolledig werkingsjaar. Om de klant de mogelijkheid te geven zelf te beslissen of de lonen van de chauffeurs al dan niet mogen opgenomen worden in dagprijs, werd er een opsplitsing gemaakt op basis van de afdeling: -indien de firma geen forfait ontvangt en de chauffeurs in dagprijs mogen: gewoon laten staan op afdeling 20 of 30 -indien de firma wel forfait ontvangt en de chauffeurs buiten dagprijs moeten: de contracten van de chauffeurs voor het volledige dagprijsjaar verzetten naar de volgende afdelingen buiten dagprijs: 20 wordt SI (semi-internaat) 30 wordt DC (dagcentrum) Op deze manier worden de gegevens correct verwerkt en moet er niet meer ingegrepen worden Specifieke werkwijze voor het boeken van educatief verlof Het principe is dat het VAPH ofwel de loonkost van de titularis (dit is de werknemer die educatief verlof opneemt) ofwel de loonkost van de vervanger (werknemer die de uren presteert die door de opname van educatief verlof van de titularis vrijkomen) terugbetaalt. Hierdoor ontstaan verschillende mogelijkheden voor het inboeken van educatief verlof. Belangrijke opmerking : 40

41 De detectie van het educatief verlof gebeurt automatisch op basis van de codes. Hierdoor gebeurt de juiste invulling van de karakteristiek AEV en wordt de periode met begin- en einddatum ook gedetecteerd. Voor de vervangers bij educatief verlof, dient nog wel de karakteristiek VEV ingevuld te worden. Volgende situaties zijn er mogelijk: a) De titularis neemt educatief verlof en hij wordt voor deze periode vervangen = de loonkost van de vervanger moet door het VAPH worden terugbetaald. Titularis: als gewone werknemer inboeken Vervanger: Categorie UV (uitbreiding/ vervanging); Karakteristiek = VEV (vervanger educ verlof) Scherm individuele kalender => codes 1320 tem 1320 of 1323 tem 1325 of 1240 tem 1240 of 1243 tem 1245 of 1340 tem 1340 of 1343 tem 1345 Tijdens de aanmaak van het dagprijsdossier zorgt deze looncode ervoor dat de volgende rubrieken in de 903-fiche als volgt worden ingevuld : titularis educatief verlof = J, bezoldigd educatief verlof = N b) De titularis neemt educatief verlof en hij wordt voor deze periode vervangen = de loonkost van de titularis moet door het VAPH worden terugbetaald. Titularis: invoeren als gewone werknemer Vervanger: Categorie UV (uitbreiding/ vervanging); Karakteristiek = NVT (Niet van toepassing) Scherm individuele kalender => codes 1322 of 1242 of 1342 Tijdens de aanmaak van het dagprijsdossier zorgt deze looncode ervoor dat de volgende rubrieken in de 903-fiche als volgt worden ingevuld : titularis educatief verlof = J, bezoldigd educatief verlof = J. c) De titularis neemt educatief verlof en hij wordt voor deze periode niet vervangen = de loonkost van de titularis moet door het VAPH niet worden terugbetaald. De instelling opteert dus om de loonkost van de titularis te recupereren dmv een terugvorderingsdossier bij het ministerie van tewerkstelling en arbeid. Titularis: invoeren als gewone werknemer Vervanger: categorie UV (uitbreiding/ vervanging); Karakteristiek = NVT (Niet van toepassing) Scherm individuele kalender => codes 1326 tem 1329 of 1246 tem 1249 of 1346 tem 41

42 1349 Tijdens de aanmaak van het dagprijsdossier zorgt deze looncode ervoor dat de volgende rubrieken in de 903-fiche als volgt worden ingevuld : titularis educatief verlof = N, bezoldigd educatief verlof = N d) De titularis neemt educatief verlof en hij wordt voor deze periode niet vervangen = de loonkost van de titularis moet door het VAPH worden terugbetaald. Titularis: invoeren als gewone werknemer Vervanger: categorie UV (uitbreiding/ vervanging) Karakteristiek = NVT (Niet van toepassing) kalender => codes 1321 of 1241 of Kampvergoeding of vergoeding vakantieverblijven Elke instelling krijgt van het VAPH een forfaitair bedrag van hun loonkost terugbetaald. Met dit bedrag moet de instelling bepaalde vergoedingen zoals sociaal abonnement, kampvergoeding e.a. bekostigen. De kampvergoeding wordt dus niet mee opgenomen in het dagprijsdossier. Het bedrag van de kampvergoeding boekt u onder looncode 3341 bij Looninvoer - Aanvullende loongegevens, onder Bedragen Nabetaalde feestdag De uren voor de nabetaalde feestdag dienen geboekt te worden op de laatste maand uit dienst. Binnen de loonlijn bij SD Worx dienen deze apart doorgegeven te worden omdat hiervoor geen variabele wedde mag toegekend worden. De te gebruiken codes zijn 0358/0359 (aantal dagen nabetaalde feestdag) in combinatie met 1358/1359 (totaalbedrag van de nabetaalde feestdag(en)) Niet opgenomen cao-uren bij uit dienst Als een werknemer uit dienst gaat, moeten ook de nog niet opgenomen vakantieuren CAO worden uitbetaald. Indien bij uitdiensttreding de niet-opgenomen conventionele verlofdagen werden uitbetaald, behoudt de werknemer het recht om de niet-opgenomen verlofdagen van het betrokken kalenderjaar in arbeidsduur op te nemen bij de nieuwe werkgever, evenwel rekening houdend met het reeds door de vorige werkgever uitbetaalde loon voor deze 42

43 verlofdagen. Voor de registratie van de niet opgenomen CAO-uren gebruikt u volgende looncodes: 8287 voor de 2 CAO dagen waar alle werknemers recht op hebben 8288 voor de 5 CAO dagen (VIA-uren) waar enkel de werknemers tussen de 35 en 45 jaar recht op hebben Deze codes registreert u in eblox bij Looninvoer Aanvullende loongegevens, onder Uren. U dient het bedrag dus niet manueel te berekenen, maar enkel de resterende CAO-uren mee te geven Boeken van een ontslagvergoeding zonder vervanging Deze gevallen dienen steeds aan jouw dossierbeheerder doorgegeven te worden. Indien dit niet gebeurt wordt dit mogelijk verkeerd verwerkt binnen de dagprijsaangifte. De dossierbeheerder krijgt hier ook nog een melding van op het moment dat de dagprijs opgemaakt wordt. Aangezien dit vaak een hele tijd na de betaling van de ontslagvergoeding is, dien je dit bij de registratie van de ontslagvergoeding reeds door te geven. De ontslagvergoeding kan via het dagprijsdossier terugbetaald worden op voorwaarde dat het ontslagen personeelslid niet vervangen werd gedurende de equivalente opzegperiode Studenten met uurloon Voor de opmaak van de dagprijsaangifte hebben we steeds een brutoloon nodig. In het dagprijsscherm vul je dus steeds de gegevens in, alsof het hier om een gewone bediende met uurloon zou gaan. Je vult dus zowel 0,01 in bij het brutoloon als bij het uurloon. 43

44 Na het uitvoeren van de prevalidatie zal er zowel een waarde komen bij het brutoloon, als het uurloon. Dit mag je zo laten staan, als het uurloon overeenstemt met hetgene waarmee je wenst te werken. Stemt het uurloon niet overeen, dan dien je deze werknemers buiten barema te zetten en zelf het brutoloon en het uurloon in te zetten. Om deze studenten uiteindelijk toch enkel maar met een uurloon te verlonen, dien je onderstaande extra actie uit te voeren. Bij de aanvullende loongegevens van de maand geef je de looncode [4239] in als bedrag met de waarde 1. 44

45 Dit zorgt ervoor dat niet de standaard pro-rata op basis van het brutoloon zal gebruikt worden, maar een aparte formule die het aantal uren die recht geven op loon vermenigvuldigd met het uurloon. Het resultaat wordt in zijn totaliteit geboekt onder de looncode [1010]. Dit is afwijkend t.o.v. de andere personeelsleden die per afzonderlijk geboekte looncode van uren een overeenstemmende bedragcode terugvinden. Bijvoorbeeld: Als de student in juli komt werken zal hij in de kalender de feestdag tergvinden onder de looncode [1350], maar het overeenstemmende bedrag wordt geboekt onder de looncode [1010] (net zoals zijn prestaties). 45

46 3. ISIS via eblox 3.1 ALGEMEEN Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) voorziet per 01/01/2015 een nieuwe manier om de voorschotten voor de dagprijsdossiers te berekenen. Dit houdt eveneens een nieuwe manier in om gegevens in verband met dagprijs door te sturen. In een eerste fase gaat het om de gegevens van de arbeidsrelaties en de gegevens die nodig zijn om de voorschotten te berekenen. Vanaf 2015 berekent het VAPH de voorschotten niet meer op basis van gegevens van twee jaar geleden, maar gebruiken zij de prestaties van 4 maand terug. Deze nieuwe werkwijze geldt enkel voor de pilootklanten en instappers vanaf 2015, maar het grootste deel van onze klanten (± 80%) bevindt zich in deze groep. Vanaf 01/01/2016 zullen alle voorzieningen registraties moeten uitvoeren in ISIS. Deze gegevens wil het VAPH maandelijks krijgen ofwel via rechtstreekse ingave in hun web applicatie ofwel door een batchdoorsturing in xml-formaat. Voor de batchdoorsturing in xml-formaat werd er door SD Worx een nieuwe centrale module gebouwd die dit voor de instellingen zal doorsturen naar het VAPH. Deze module wordt voor de contractgegevens gevoed door eblox. Voor het samenstellen van de prestaties wordt er gebruik gemaakt van de al bestaande eenhedenlijst. De gegevens worden door de centrale module verzameld en geïnterpreteerd zodat deze doorgegeven kunnen worden per subsidie-eenheid. Het VAPH schrijft namelijk voor dat elke werknemer per SE en per functie namelijk hoogstens één geldige contractlijn heeft in ISIS. Hieronder wordt verder besproken hoe deze sturing vanuit eblox gebeurt. 3.2 WELKE CONTRACTEN DIENEN ER DOORGEGEVEN TE WORDEN? Vanaf 01/01/2015 dienen onderstaande instellingen hun contracten te registreren in ISIS: - MFC - Ambulante diensten (met uitzondering van zij die enkel Zelfstandig Wonen aanbieden) - Convenanten - FAM die een nieuwe beheersovereenkomst vanaf 01/01/2015 hebben ondertekend. Vanaf 01/01/2016 komen hier dan tenslotte nog bij: - FAM die een nieuwe beheersovereenkomst vanaf 01/01/2016 hebben ondertekend. Om al deze situaties op te vangen, werd er achterliggend in eblox een nieuwe klantinstelling aangemaakt die door je dossierbeheerder werd ingezet in samenspraak met het VAPH en/of met jullie. 46

47 Werknemers waarvoor de afdeling voor komt in de klantinstelling vaphafd en die op het moment van doorsturen in de laatste 3 maanden nog minstens 1 dag in dienst waren, worden doorgegeven naar ISIS via eblox. 3.3 WAT DIENT ER DOORGEGEVEN TE WORDEN IN EEN CONTRACTLIJN? VAPH vraagt volgende gegevens in een contractlijn (zie punt uit hun handleiding): Naast de naam, voornaam en rijksregisternummer van een werknemer bestaat een contractlijn uit een begindatum, einddatum (optioneel), en de functie. Tenslotte registreert de SE ook nog de beginanciënniteit van een contract in jaren en maanden uitgedrukt. Deze anciënniteit is de anciënniteit die geldt op de ingevoerde begindatum van het contract. Deze ingevoerde begindatum hoeft niet noodzakelijk de werkelijke startdatum in het verleden te zijn. 47

48 Al deze gevraagde gegevens zijn aanwezig of kunnen afgeleid worden vanuit het bestaande dagprijsscherm in eblox. Voor het bepalen van de beginanciënniteit werd er voor gekozen om deze steeds af te leiden ten aanzien van de begindatum van het dagprijscontract. Het dagprijsscherm in eblox werd voor ISIS wel uitgebreid met 2 rubrieken. Het identificatienummer VAPH-nummer wordt getoond op het dagprijsscherm, rechts, onder Proefperiode. (Dit nummer wordt door VAPH toegekend als unieke sleutel in ISIS) Het aantal maanden en jaren tonen we eveneens op het scherm : in de vorm : op xx/xx/xx : 99J99M. Waarbij xx/xx/xx de begindatum van het contract. Opmerking : indien de anciënniteitsdatum groter is dan de begindatum van het contract, tonen we 0J00M. Indien begindatum en/of anciënniteitsdatum (nog) niet ingevuld : wordt het veld aantal maanden en jaren (nog) niet getoond. Bij het kopiëren van het dagprijscontract wordt het nieuwe veld Identificatienr VAPH mee gekopiëerd naar een dagprijscontract, maar verblankt indien functie wordt gewijzigd. Indien de functie van een dagprijscontract wordt gewijzigd, wordt het VAPH-nummer eveneens verblankt. 48

49 3.4 HOE GEEF IK MIJN CONTRACTLIJNEN DOOR AAN ISIS VIA EBLOX? De contractlijnen zijn dus eigenlijk gekend in eblox, maar dienen eveneens in de centrale module te komen om via.xml aan te maken in ISIS. Je kan als klant zelf kiezen wanneer je je arbeidsrelaties doorstuurt naar ISIS. Hier zijn er 2 mogelijkheden. 1) Telkens er een rubriek wordt aangemaakt of gewijzigd in het dagprijsscherm dat relevant is voor ISIS, wordt er volgende melding gegeven. <!> Er werden arbeidsrelatiegegevens die relevant zijn voor het VAPH gewijzigd. Vergeet niet de arbeidsrelatietransacties door te sturen naar SD. OK Wens je deze gegevens onmiddellijk door te sturen, dan kan dit via een specifieke transactielijn hiervoor bij export 2) Als 2 de mogelijkheid kan je er ook voor kiezen om de doorsturingen op te sparen en slechts éénmaal per maand mee door te sturen samen met de lonen. Indien je namelijk een loonafsluiting uitvoert via je gebruikelijke afsluitklasse zullen de contractgegevens voor ISIS automatisch mee verstuurd worden. 49