EBLOXRAPPORTEN - LOONKLOOF

Transcriptie

1 Opname van webinar Loonkloofrapportering Beluister de opname via Na een korte juridische introductie wordt hierin uitgelegd welke controles/acties u vooraf in eblox moet uitvoeren. Hoe u daarna het Loonkloofrapport kunt uitvoeren en moet interpreteren aan de hand van het detailrapport. ebloxrapporten In eblox zijn een reeks ebloxrapporten beschikbaar. Deze zijn al opgebouwd en kunnen onmiddellijk uitgevoerd worden. Naast de ebloxrapporten kunt u ook zelf eigen klantrapporten maken. Zie fiche Klantrapporten. Sortering Klik op de kolomtitels Rapport of Omschrijving om de rapporten te sorteren volgens rapportnummer of alfabetisch volgens omschrijving. Wat Sinds 2012 is de loonkloofwet van kracht, die de ongelijkheid tussen mannen en vrouwen op het vlak van loon moet bestrijden. Deze wet leidt bij werkgevers tot 3 extra administratieve verplichtingen. Zo moeten ondernemingen met minstens 50 werknemers: 1. extra gegevens opnemen in de sociale balans, 2. een gedetailleerde analyse van hun bezoldigingsstructuur opmaken, Dit analyse-formulier moet om de twee jaar overgemaakt worden aan de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging. Dit formulier bevat 3 delen: o deel A: identificatie van de onderneming en checklist sekseneutraliteit o deel B: inlichtingen over de bezoldigingsstructuur o deel C: actieplan Met het ebloxrapport S33 Loonkloof kunt u deel A en B van het analyse-formulier opmaken. De wet voorziet 2 versies: o een beknopt formulier o voor ondernemingen met 50 tot 100 medewerkers een volledig formulier voor ondernemingen met minstens 100 medewerkers 3. en een bemiddelaar aanwijzen, die ondersteuning moet bieden bij de opmaak van een actieplan. Verder heeft die als taak de werknemers te informeren die menen slachtoffer te zijn van loondiscriminatie. Opmerkingen: welke werkgevers/werknemers in het Loonkloofrapport In het loonkloofrapport zijn de gegevens opgenomen van alle werkgevers van het concern, die in het gekozen boekjaar werknemers met een relevante arbeidsovereenkomst in dienst hadden (min. 1 dag in dienst is voldoende). Leercontracten, stagiairs, bestuurders, gepensioneerden, worden als niet-relevant beschouwd. Welke gegevens opgenomen in het Loonkloofrapport Alleen de gegevens die in eblox aanwezig zijn, kunnen in het Loonkloofrapport opgenomen worden. Als uw bijdragen groepsverzekering of hospitalisatieverzekering NIET via eblox verwerkt worden, kunnen ze ook niet in het Loonkloofrapport opgenomen worden. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [1/12]

2 Controle vooraf vóór het uitvoeren van het ebloxrapport S33 Loonkloof Boekjaar Het eerste formulier (of loonkloofrapport) zal handelen over één enkel boekjaar, en heeft betrekking op het boekjaar dat in 2014 wordt afgesloten. Daarna moet het formulier om de twee jaar opgemaakt worden, en zal het betrekking hebben op twee boekjaren. Zoek vooraf de begin- en einddatum van het boekjaar op. Een boekjaar loopt immers niet altijd gelijk met een kalenderjaar. Grootte onderneming Afhankelijk van de grootte van de onderneming moet een beknopt of volledig formulier opgemaakt worden. o een beknopt formulier voor ondernemingen met 50 tot 100 medewerkers o een volledig formulier voor ondernemingen met minstens 100 medewerkers Maar opgelet, de keuze beknopt of volledig formulier wordt NIET bepaald op basis van uw huidig personeelsbestand. De loonfkloofwet verwijst immers naar de werkwijze die bij de sociale verkiezingen wordt gehanteerd. Dit betekent dat u voor het loonkloofrapport van het boekjaar 2014 moet weten hoeveel werknemers uw onderneming in 2011 in dienst had (nl. tussen of meer dan 100 werknemers in 2011). Functie / anciënniteit / kwalificatie In het formulier (of loonkloofrapport) moeten de gegevens uitgesplitst en ingedeeld worden volgens geslacht, functieniveau, anciënniteit en kwalificatieniveau. o Functie Heeft u een eigen functieclassificatie (zie Functie), dan dient u deze in het loonkloofrapport op te nemen. Controleer in dit geval of in eblox bij alle werknemers bij de contractgegevens de rubriek Functie ingevuld is. Heeft u GEEN eigen functieclassificatie, dan moet u de residuaire categorieën uitvoerend kader leidinggevend (zie Functieniveau) gebruiken. Vul in dit geval in eblox bij alle werknemers bij de contractgegevens de rubriek Functieniveau in. van een eigen functieclassificatie Opmerking: functie De functie die de werknemer op de laatste dag van het boekjaar had, wordt genomen of ingeval van uit dienst, op de laatste dag van de periode in dienst. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [2/12]

3 o Anciënniteit Enkel de anciënniteit binnen de eigen onderneming mag in het loonkloofrapport opgenomen worden. eblox berekent de anciënniteit op basis van de datum in dienst (nl. het aantal jaren tussen de datum in dienst en de einddatum van het boekjaar). Maar u kan afwijken van de datum in dienst door te kiezen voor de Concerndatum of de Anciënniteitsdatum. Opgelet: uw keuze geldt voor alle werknemers. Vb: u gebruikt de datum anciënniteit om de anciënniteit opgebouwd door opeenvolging van tijdelijke contracten te berekenen. o Kwalificatie Vul bij alle werknemers de nieuwe rubriek Niveau opleiding in. Tip: Indien u nu al in eblox het opleidingsniveau van uw werknemers bewaart in de rubriek Opleiding (of in een vrije rubriek), kunt u met een massawijziging de nieuwe rubriek Niveau opleiding opvullen. Opmerking: enkel voor de Social Profit Bij eblox-gebruikers uit de Social Profit (die de speciale Social Profit template van eblox gebruiken) is de rubriek Opleiding standaard al in gebruik met vaste waarden. Deze zullen door SD Worx automatisch gesynchroniseerd worden met de rubriek Niveau opleiding. Speciaal Telwerk BL05 Niet extrapoleren In bepaalde situaties worden in het loonkloofrapport bedragen geëxtrapoleerd. Zie ook pagina s 6 en 7. Namelijk, bij deeltijdse werknemers worden bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen geëxtrapoleerd of omgerekend naar voltijds. En bij werknemers die in of uit dienst zijn in de loop van het boekjaar, worden alle bedragen geëxtrapoleerd of omgerekend naar een volledig jaar. Maar als u wenst dat bedragen zoals het vakantiegeld, de eindejaarspremie of andere niet-maandelijkse premies in deze situaties slechts 1x geteld worden in het loonkloofrapport, moet u deze opsommen in het telwerk BL05. Zie ook pagina 8. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [3/12]

4 Rapport uitvoeren Selecteer het rapport S33 Loonkloof en klik op Uitvoeren. Boekjaar Vul de begin- en einddatum van uw boekjaar in. Selectie Standaard is een formulier per onderneming voorzien, zoals de wetgeving voorschrijft, maar u kunt ook een formulier voor een andere selectie opmaken. Formulier Kies i.f.v.de grootte van uw onderneming voor een beknopt of volledig formulier. Opgelet: Neem NIET uw huidig personeelsbestand als basis. De loonkloofwet verwijst immers naar de werkwijze die bij de sociale verkiezingen wordt gehanteerd. Dit betekent dat u voor het lookloofrapport van het boekjaar 2016 moet weten hoeveel werknemers uw onderneming in 2015 in dienst had (nl. tussen of meer dan 100 werknemers in 2015). Functieclassificatie Heeft u geen eigen functieclassificatie, kies dan voor residuaire categorieën. Anciënniteit De anciënniteit wordt berekend op basis van de datum in dienst en de einddatum van het boekjaar. U kunt hiervan afwijken door voor de Anciënniteitsdatum of de Concerndatum te kiezen op voorwaarde dat die enkel de anciënniteit binnen de eigen onderneming weergeven. Opmerking Uw keuze geldt voor alle werknemers. Checklist Vink dit vakje aan indien uw functieclassificatie is opgemaakt volgens de checklist van de overheid. U vindt de checklist terug op: Privacy Wanneer er van één categorie (functie, anciënniteit, kwalificatie/opleiding) minder dan 4 mannen of vrouwen zijn, worden er in het loonkloofrapport voor die categorie geen gegevens vermeld. Omwille van privacy-redenen is het aan te raden om aan te vinken in zo n geval de gegevens van de beide geslachten NIET weer te geven. De (on)gelijkheid tussen mannen en vrouwen kan dan toch niet aangetoond worden. Exporteren detailrapport naar excel Het detailrapport is een officieus hulprapport dat bedoeld is om de totaalbedragen in het officiële loonkloofrapport te kunnen reconstrueren of nader te verklaren. Dit rapport mag NIET officieel voorgelegd worden. Het geeft info over individuele werknemers en berekeningsdetails dat louter dient als ondersteuning voor HR. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [4/12]

5 Rapport Het loonkloofrapport wordt na uitvoering op scherm weergegeven. Via de printerknop onderaan kan u het rapport afdrukken of in pdf-versie opslaan. Het rapport wordt standaard per onderneming op basis van het ondernemingsnummer afgedrukt, dus NIET per werkgever, tenzij u een eigen selectie heeft gebruikt. Er kunnen dus meerdere loonkloofrapporten uit 1 aanvraag komen. Het ondernemingsnummer wordt niet vermeld op het loonkloofrapport. Navigeren tussen bladzijden Klik op de driehoekjes om te gaan naar de: eerste bladzijde vorige bladzijde laatste bladzijde volgende bladzijde Instellingen Printerinstellingen Wenst u een PDF-versie van uw rapport, kies dan bij printerinstellingen voor een PDF-printer (vb. DocuPrinter). Opmerking: geen PDF-Printer aanwezig Neem in dit geval contact op met uw eigen IT-afdeling om uw lijstje met mogelijke printers te laten uitbreiden met een PDF-Printer. Afdrukken U kunt het rapport afdrukken op papier of opslaan als bestand. Tip: maak een PDF-versie van uw loonkloofrapport. Kies eerst bij de printerinstellingen voor DocuPrinter Klik daarna op en kies daarbij voor het medium Printer. Vul een bestandsnaam in en sla het PDF-bestand op de gewenste directory op. Via Verkenner kunt u vervolgens het rapport in PDF-vorm openen. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [5/12]

6 Het volledig loonkloofrapport in PDF-versie. Aantal werknemers (in FTE) Dit is een gemiddelde van het aantal werknemers van het boekjaar. De berekeningswijze is dezelfde als in de sociale balans en is samengesteld uit 2 omrekeningsfactoren, namelijk: Pro rata voltijds/deeltijds van elke maand (van het boekjaar) wordt het tewerkstellingspercentage opgehaald dat de werknemer had op de laatste dag van de maand en daarvan wordt het gemiddelde genomen. Pro rata aantal maanden in dienst de pro rata van het aantal maanden (van het boekjaar) dat de werknemer in dienst was op de laatste dag van de maand Het boekjaar loopt van 1/1/16 tot 31/12/16 Een werknemer is in dienst vanaf 30/3/16, voltijds tot 31/8/16, deeltijds 80% vanaf 1/9/16. De FTE van deze werknemer is 0,8 Pro rata voltijds/deeltijds 10m tewerkstelling, waarvan 6m voltijds en 4m 80% (6 x 1) + (4 x 0,80) / 10 = 0,92 of afgerond 0,9 Pro rata aantal maanden in dienst 10/12 FTE = 0,9 x 10/12 = 0,75 of afgerond 0,8 Inhoud kolommen Zie volgende pagina. Opmerking: minder dan 4 mannen of vrouwen in één categorie Wanneer er van één categorie (functie, anciënniteit, kwalificatie/opleiding) minder dan 4 mannen of vrouwen zijn, worden er in het loonkloofrapport voor die categorie geen gegevens vermeld, ook geen 0. Omwille van privacy-redenen is het aan te raden om op het startscherm, zie pagina 4, aan te vinken, in zo n geval de gegevens van de beide geslachten NIET weer te geven. De (on)gelijkheid tussen mannen en vrouwen kan dan toch niet aangetoond worden. In deze firma zijn er maar 3 mannen en 2 vrouwen met een opleidingsniveau Lager (onderwijs). Dit betekent dat zowel in de kolom Mannen als in de kolom Vrouwen het vakje Lager leeg blijft. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [6/12]

7 Inhoud kolommen Hierbij worden deeltijdse werknemers herleid in verhouding tot voltijdsen, een onvolledig jaar in dienst wordt omgerekend naar een volledig boekjaar en voor onbezoldigde afwezigheden wordt fictief loon bijgevoegd. Aan de hand van een B-telwerk worden looncomponenten opgehaald en opgenomen in de 3 kolommen, nl. De kolom Bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen bevat de looncomponenten van de B-telwerken BL01 + BL02 De kolom Patronale premies voor extralegale verzekeringen bevat de looncomponenten van B-telwerk BL03 De kolom Totaal van de andere voordelen bovenop het loon bevat de looncomponenten van BL04 U kunt de inhoud van deze B-telwerken raadplegen via Beheer/Pakketbeheer/B-telwerken. Zie pagina 9. Opgelet: bepaalde gegevens worden geëxtrapoleerd Bij de voltijdse werknemers worden de bedragen uit BL01, BL02, BL03 en BL04 aan 100% berekend. Bij de deeltijdse werknemers worden de bedragen uit BL03 en BL04 aan 100% berekend, maar de bedragen uit BL01 en BL02 worden geëxtrapoleerd of omgerekend naar voltijds o.b.v. de formule: (BL01+BL02) / FTE ofwel (BL01+BL02) x (1 / FTE) Bij de werknemers die in of uit dienst zijn in de loop van het boekjaar, worden alle bedragen (uit alle BL-telwerken) geëxtrapoleerd of omgerekend naar een volledig jaar o.b.v. de formule: Bedragen x 12 / aantal maanden in dienst (ook de onvolledige maanden) Bij werknemers die schorsingen of onbezoldigde afwezigheden hebben gehad, worden alle bedragen (uit BL01 en BL02) geëxtrapoleerd of omgerekend naar een volledig jaar o.b.v. de formule: Bedragen x totaal aantal dagen in boekjaar / (totaal aantal dagen aantal onbezoldigde dagen in boekjaar) Via B-telwerk BL05 kunt u bedragen niet laten extrapoleren. Zie p. 9. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [7/12]

8 Het beknopt loonkloofrapport in PDF-versie. Aantal werknemers (in FTE) Dit is een gemiddelde van het aantal werknemers van het boekjaar. De berekeningswijze is dezelfde als in de sociale balans en is samengesteld uit 2 omrekeningsfactoren, namelijk: Pro rata voltijds/deeltijds van elke maand (van het boekjaar) wordt het tewerkstellingspercentage opgehaald dat de werknemer had op de laatste dag van de maand en daarvan wordt het gemiddelde genomen. Pro rata aantal maanden in dienst de pro rata van het aantal maanden (van het boekjaar) dat de werknemer in dienst was op de laatste dag van de maand Het boekjaar loopt van 1/1/16 tot 31/12/16 Een werknemer is in dienst vanaf 30/3/16, voltijds tot 31/8/16, deeltijds 80% vanaf 1/9/16. De FTE van deze werknemer is 0,8 Pro rata voltijds/deeltijds 10m tewerkstelling, waarvan 6m voltijds en 4m 80% (6 x 1) + (4 x 0,80) / 10 = 0,92 of afgerond 0,9 Pro rata aantal maanden in dienst 10/12 FTE = 0,9 x 10/12 = 0,75 of afgerond 0,8 Opmerking: minder dan 4 mannen of vrouwen in één categorie Wanneer er van één categorie (functie, anciënniteit, kwalificatie/opleiding) minder dan 4 mannen of vrouwen zijn, worden er in het loonkloofrapport voor die categorie geen gegevens vermeld, ook geen 0. Omwille van privacy-redenen is het aan te raden om op het startscherm, zie pagina 4, aan te vinken, in zo n geval de gegevens van de beide geslachten NIET weer te geven. De (on)gelijkheid tussen mannen en vrouwen kan dan toch niet aangetoond worden. In deze firma zijn er maar 3 mannen en 2 vrouwen met een opleidingsniveau Lager (onderwijs). Dit betekent dat zowel in de kolom Mannen als in de kolom Vrouwen het vakje Lager leeg blijft. Inhoud kolommen Hierbij worden deeltijdse werknemers herleid in verhouding tot voltijdsen, een onvolledig jaar in dienst wordt omgerekend naar een volledig boekjaar en voor onbezoldigde afwezigheden wordt fictief loon bijgevoegd. Aan de hand van een B-telwerk worden looncomponenten opgehaald en opgenomen in de 3 kolommen, nl. De kolom Bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen bevat de looncomponenten van de B-telwerken BL01 + BL02 De kolom Extralegale voordelen bovenop het loon bevat de looncomponenten van B-telwerk BL03 + BL04 U kunt de inhoud van deze B-telwerken raadplegen via Beheer/Pakketbeheer/B-telwerken. Zie pagina 9. Opgelet: bepaalde gegevens worden geëxtrapoleerd Zie uitleg op vorige pagina. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [8/12]

9 EBLOXRAPPORTEN LOONKLOOF INHOUD KOLOMMEN Inhoud kolommen Als u wenst te weten welke looncomponenten opgenomen zijn in de 3 kolommen van het Loonkloofrapport, bekijk dan de inhoud van de B-telwerken BL01 tot en met BL04 via BEHEER / PAKKETBEHEER / B-TELWERKEN. Tip: U kunt deze B-telwerken BL01 tot en met BL04 ook in uw eigen klantrapporten gebruiken. Speciaal Telwerk BL05 Niet extrapoleren Bij deeltijdsen en in- of uitdiensten worden bedragen in het loonkloofrapport geëxtrapoleerd. Zie pagina 7. Maar als u wenst dat bedragen zoals het vakantiegeld, de eindejaarspremie of andere niet-maandelijkse premies in deze situaties slechts 1x geteld worden in het rapport, moet u deze opsommen in het telwerk BL05. Waar wordt dit B-telwerk gebruikt? Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [9/12]

10 EBLOXRAPPORTEN LOONKLOOF DETAILRAPPORT Detailrapport Het detailrapport is een officieus hulprapport dat bedoeld is om de totaalbedragen in het officiële loonkloofrapport te kunnen reconstrueren of nader te verklaren. Dit rapport mag NIET officieel voorgelegd worden. Het geeft info over individuele werknemers en berekeningsdetails dat louter dient als ondersteuning voor HR. Het detailrapport dat hoort bij het volledige loonkloofrapport, geeft in 4 tabbladen (het beknopte in 3 tabbladen) het overzicht van een reeks vaste gegevens en andere specifieke gegevens die als basis dienden voor de verschillende tellingen en/of berekeningen, alsook het resultaat van die tellingen en/of berekeningen. Tabblad 1 : basisgegevens en berekening van aantal FTE s Tabblad 2 : basisgegevens en berekening per functie (bij de beknopte versie is dit tabblad NIET voorzien) Tabblad 3 : basisgegevens en berekening per anciënniteit Tabblad 4 : basisgegevens en berekening per opleiding Tabblad 1: FTE De kolommen A tot en met L geven een overzicht van een reeks relevante vaste gegevens. De situatie op het einde van het boekjaar wordt weergegeven. De kolommen vanaf M geven meer specifieke gegevens weer en het resultaat van de verschillende tellingen en/of berekeningen. Kolom O: Omrekeningsfactor 1: deeltijds -> voltijds van elke maand (van het boekjaar) wordt het tewerkstellings-percentage opgehaald dat de werknemer had op de laatste dag van de maand en daarvan wordt het gemiddelde genomen. Kolom P: Omrekeningsfactor 2: in/uit -> volledig jaar de pro rata van het aantal maanden (van het boekjaar) dat de werknemer in dienst was op de laatste dag van de maand Het boekjaar van 1/1/16 tot 31/12/16. Een werknemer is in dienst vanaf 30/3/16, voltijds tot 31/8/16, deeltijds 80% vanaf 1/9/16. De FTE van deze werknemer is 0,8 Omrekeningsfactor 1: deeltijds -> voltijds: 10m tewerkstelling, waarvan 6m voltijds en 4m 80%: (6 x 1) + (4 x 0,80) / 10 = 0,92 of afgerond 0,9 Omrekeningsfactor 2: in/uit -> volledig jaar: 10/12 FTE = 0,9 x 10/12 = 0,75 of afgerond 0,8 Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [10/12]

11 EBLOXRAPPORTEN LOONKLOOF DETAILRAPPORT Tabblad 2: Functie Kolom N: Bezoldigingen + Sociale Voordelen zonder extrapolatie Dit is het totaal bedrag BL01 en BL02. Kolom O: Bezoldigingen + Sociale Voordelen MET extrapolatie Dit is het totaal bedrag BL01 en BL02 inclusief extrapolatie. Dit betekent dat de 3 omrekeningsfactoren werden toegepast. Opmerking: Indien u wenst dat bedragen zoals het vakantiegeld, de eindejaarspremie of andere niet-maandelijkse premies NIET geëxtrapoleerd worden (dus maar 1x geteld worden in het rapport), kunt u de codes van deze bedragen opsommen via het telwerk BL05. Dit heeft wel voor gevolg dat het resultaat in kolom O lager uitvalt, omdat het bedrag uit kolom N dan verlaagd wordt met de bedragen van telwerk BL05 en op dit verlaagde bedrag de 3 omrekeningsfactoren worden toegepast. Kolom P: Patronale premies zonder extrapolatie Dit is het totaal bedrag BL03. Kolom Q: Patronale premies MET extrapolatie Dit is het totaal bedrag BL03 inclusief extrapolatie. Enkel omrekeningsfactor 3 werd hierop toegepast. Kolom R: Andere voordelen zonder extrapolatie Dit is het totaal bedrag BL04. Kolom S: Andere voordelen MET extrapolatie Dit is het totaal bedrag BL04 inclusief extrapolatie. Enkel omrekeningsfactor 3 werd hierop toegepast. Opmerkingen: In de tabbladen Anciënniteit en Opleiding staan dezelfde kolommen met en zonder extrapolatie. In de beknopte versie heb je 2 kolommen minder omdat de patronale premies en andere voordelen samengenomen worden. Dit betekent dat in de kolom P het totaal bedrag van BL03 én BL04 staat en in kolom Q het resultaat inclusief extrapolatie. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [11/12]

12 EBLOXRAPPORTEN LOONKLOOF DETAILRAPPORT Tabblad 2: Functie Kolom T: Omrekeningsfactor 1: afwezigheden -> volledige prestaties totaal aantal dagen in boekjaar / (totaal aantal dagen aantal onbezoldigde dagen in boekjaar) waarbij: totaal aantal dagen = de looncodes 0010 t.e.m. 0939, uitgezonderd de code 045* aantal onbezoldigde dagen = de looncodes 0500 t.e.m Een werknemer heeft in totaal 261 dagen in zijn individuele kalender, waarvan 61 onbezoldigde dagen Dit geeft een omrekeningsfactor van: 261 / (261 61) = 261/200 = 1,305 Kolom U: Omrekeningsfactor 2: deeltijds -> voltijds 1 / FTE Het FTE van de werknemer is 0,8 Dit geeft een omrekeningsfactor van: 1/0,8 = 1,25 Kolom V: Omrekeningsfactor 3: in/uit dienst -> volledig jaar 12 / maanden in dienst Waarbij: voor de onvolledige maanden een pro rata op basis van kalenderdagen berekend wordt boekjaar : van 01/01/16 tot 31/12/16. Werknemer in dienst van 18/04/16 tot 31/12/16 Van 18/04/16 tot 30/04/16 = 13/30 = 0,43 maanden 8 volledige maanden Totaal: 8,43 maanden Dit geeft een omrekeningsfactor van 12/8,43 = 1, Opmerking: In de tabbladen Anciënniteit en Opleiding staan dezelfde omrekeningsfactoren. Rapporten ebloxrapporten Loonkloof [12/12]