Boek.be Adresgids. Beknopte handleiding Frank Salliau 12 mei 2009

Transcriptie

1 Boek.be Adresgids Beknopte handleiding Frank Salliau 12 mei 2009 Wat is de adresgids? De adresgids is een website waarop je de adressen en contactgegevens van de leden van het Huis van het Boek kunt raadplegen. Hoe kom ik op de adresgids? Surf naar Je komt op een inlogscherm terecht. Meld je aan met je gebruikersnaam en wachtwoord die je gekregen hebt om je aan te melden op de ledensite (leden.boek.be). Wat kan ik hier nu allemaal mee doen? Wanneer je eenmaal aangemeld bent, kom je op volgend scherm terecht

2 Vetrekkend van op dit startscherm kun je: Gedetailleerd zoeken naar bedrijven die aangesloten zijn als lid Gedetailleerd zoeken naar ledencontacten Aangesloten bedrijven verkennen per categorie (VBB,VUV,GAU, ) Ledencontacten verkennen per categorie (Directie, Promotie, ) Categorieën? Het systeem van categorieën is redelijk eenvoudig. Het is een reeks van kernwoorden die vasthangen aan de bedrijven en contacten in de adresgids. Belangrijk hierbij om te weten is dat een categorie ofwel van toepassing is op bedrijven, ofwel van toepassing op contacten (personen). Bijvoorbeeld, de categorieën VUV of VBB zijn van toepassing op bedrijven, aangezien bedrijven lid worden van de VUV of VBB. Andere categorieën, zoals Directie of Promotie, of lidmaatschap van een werkgroep (bvb GROKI) hebben direct betrekking op contacten, niet op bedrijven. Op dit moment vind je de volgende categorieën in de adresgids: Bedrijfscategorieën VUV, GAU, GEWU VBB, VBB Plus, VBB A-Boekhandel, VBB Books2, Reisboekhandel, Stripspeciaalzaak VBI Contactcategorieën Medewerker, Promotie, Directie, Werkgroep GROKI, Boekbericht Deze categorieën zullen uitgebreid worden naarmate de databank groeit en verfijnd wordt.

3 Bedrijven verkennen per categorie, hoe gaat dat? Door te klikken op een categorie kom je terecht op een lijst waar je alle bedrijven of contacten ziet die tot deze categorie behoren, zoals hieronder getoond. Je ziet een tabel met de meest gebruikte gegevens van elk bedrijf (naam, telefoon, etc ). Aan het begin van elke rij staat een infolink. Als je daarop klikt krijg je de gedetailleerde gegevens te zien van het gekozen bedrijf of contact. Door op de links bovenaan de tabel te klikken kun je de lijst sorteren op dat veld. Nogmaals klikken sorteert de gegevens opnieuw, maar in omgekeerde volgorde. Op het einde van elke rij staan 1 of meer links met de categorieën waar dit bedrijf of contact toe behoort. Door te klikken op die links krijg je een analoge lijst te zien als degene hierboven, behorend bij de gekozen categorie. Boven de tabel staat een link exporteer naar excel. Uitleg hierover vind je verder in deze handleiding.

4 En contacten per categorie? Op dezelfde manier als je bedrijven verkent, krijg je per categorie ook een lijst, maar wel met andere veldjes. Je zult ook opmerken dat het rijtje categorieën achteraan ook categorieën bevat op bedrijfsniveau. Deze staan er in om contacten te verkennen via het bedrijf waar de persoon in kwestie werkzaam is. Allemaal goed en wel, maar ik zoek toch graag wat meer in detail Geen probleem. Als je een bedrijf zoekt, klik dan Zoek bedrijf. Dan krijg je volgend scherm te zien: Je kunt zoeken op naam, of op een of meer categorieën. Verder kun je aanvinken welke velden je wil tonen. De meest courante staan vooraf aangevinkt.

5 Daaronder staat een keuzelijst met de velden waarop je kan sorteren, en de keuze of je oplopend of aflopend wil sorteren. Om lange lijsten en scrollen te vermijden, worden de resultaten getoond per 20. Dit getal kan je aanpassen om meer of minder, of alle resultaten in een keer te tonen. Bij het aanduiden van meerdere categorieën heb je twee keuzes: 1. De eerste optie kruis je aan als je enkel de bedrijven wenst te zien die tot alle aangekruiste categorieën behoren. In het jargon van de moderne wiskunde heet dit de doorsnede van een aantal verzamelingen. Voorbeeld: kruis je GAU en GEWU aan, en optie 1, dan krijg je de bedrijven zien die zowel GAU als GEWU zijn. Een bedrijf dat enkel GAU is, maar niet GEWU zal niet in de lijst voorkomen, en vice versa. Zoals in het voorbeeld hieronder 2. De tweede optie kruis je aan als je de bedrijven wil zien die behoren tot minstens één van de aangevinkte categorieën. In moderne wiskunde heet dat de unie van een aantal verzamelingen. Vanzelfsprekend zal dit leiden tot een langere lijst. Voorbeeld: kruis je opnieuw GAU en GEWU aan, en optie 2, dan krijg je de bedrijven e zien die GAU zijn, GEWU zijn of beide zijn. Zie screenshot hieronder

6 Hoe ga ik tewerk met de zoekresultaten? Als resultaat van je zoekopdracht zie je een tabel zoals in het voorbeeld hieronder. De tabel bevat de gegevens corresponderend met de velden die je vooraf aangevinkt hebt. Aan het begin van elke rij staat een hokje dat standaard aangevinkt staat, in een kolom waarboven staat export. Dit hokje dient om aan te vinken welke rijen je wil exporteren naar Excel. Dit kan nuttig zijn als je bepaalde gegevens wil uitsluiten in de export. Om een rij uit te sluiten vink je het hokje af. Rechts daarvan staat in de kolom acties een reeks links: De link info brengt je naar een pagina met de details van het gekozen bedrijf of contact De link wijzig brengt je naar een formulier om de gegevens aan te passen De link verwijder zal, na bevestiging, de betreffende data verwijderen uit de databank. Opgelet: deze data is dan onherroepelijk weg, zorg dat je zeker van je stuk bent. Net zoals bij de snelle verkenning per categorie, kun je door op de links bovenaan de tabel te klikken kun je de lijst sorteren op dat veld. Nogmaals klikken sorteert de gegevens opnieuw, maar in omgekeerde volgorde. Op het einde van elke rij staan 1 of meer links met de categorieën waar dit bedrijf of contact toe behoort. Door te klikken op die links kun je terug de bedrijven of contacten verkennen per categorie. Boven de tabel staat een link exporteer naar excel. Uitleg hierover vind je in het volgende puntje. Rechts van die link staat het totaal aantal zoekresultaten, en navigatiepijltjes doorheen de verschillende pagina s met zoekresultaten (standaard per 20).

7 Exporteren naar Excel, hoe doe ik dat? Gezien de populariteit van Excel binnen het huis, heb ik een exportfunctie voorzien. Wanneer je klikt op de link exporteer naar excel bovenaan een lijst, dan krijg je een venstertje dat je toelaat om de gekozen data te bewaren op de harde schijf, of direct te openen in Excel. De bestandsnaam bevat relevante informatie: of het over bedrijven of contacten gaat, de datum en tijd waarop de informatie opgehaald wordt. In Excel ziet de informatie er als volgt uit:

8 Hoe kan ik details zien van één bedrijf of contact? Door in de zoekresultaten te klikken op info krijg je een fiche te zien met details van één bedrijf of contact. Voor een bedrijf krijg je dit te zien, bijvoorbeeld Clavis: Je hebt de mogelijkheid om via de knoppen Aanpassen en Verwijderen de gegevens van het bedrijf aan te passen of te verwijderen (na bevestiging). Onderaan zie je ook wanneer deze gegevens laatst aangepast zijn en door wie dat gebeurd is. Voor een contact krijg je een fiche als hieronder te zien: Hier krjg je dezelfde mogelijkheden als bij een bedrijf, met één extra optie: downloaden als vcard.

9 vcard? Wat is dat? Een vcard is een formaat van gegevens dat kan gelezen worden door Outlook. Als je een contact downloadt als vcard, dan kun je het rechtstreeks bewaren in je adreslijst van Outlook. Hieronder zie je hoe dat in zijn werk gaat: En in Outlook krijg je dan dit te zien: Na opslaan en sluiten zit dit contact voorgoed in je adreslijst.

10 Wanneer contactgegevens veranderen, dan kun je op dezelfde manier een bestaand contact in Outlook up to date brengen. Hoe pas ik de data van een bedrijf aan? Wanneer je bij een bedrijf op Aanpassen of Wijzig klikt, dan krijg je een formulier te zien zoals hieronder: De veldjes aangeduid met * zijn verplicht. Hoe de veldjes ingevuld worden spreekt voor zich. Ik wil enkel nog een woordje uitleg geven bij de categorieën. Je kunt voor het bedrijf aanvinken tot welke categorieën het behoort. Hier heb je de mogelijkheid om categorieën bij te maken. Voorbeeld: stel dat je de gegevens van een religieuze boekhandel aanpast, zou je hier de categorie Religieuze boekhandel bij kunnen aanmaken. Voortaan zal die dan in het lijstje van categorieën verschijnen. Als je meerdere categorieën in een keer wil toevoegen doe je dat gescheiden door komma s. Voorbeeld: Religieuze Boekhandel, Algemene Boekhandel

11 Hoe pas ik de data van een contact aan? Wanneer je bij een contact op Aanpassen of Wijzig klikt, dan krijg je een formulier te zien zoals hieronder: Het formulier is vrij analoog aan dat van een bedrijf. Het enige verschil is dat je hier ook het bedrijf moet kiezen waar de werknemer in kwestie werkt. Hoe maak ik een nieuw bedrijf of contact aan? Heel eenvoudig. Bovenaan in de navigatie staan 2 links: Nieuw bedrijf en Nieuw contact. Als je daarop klikt kom je op dezelfde formulieren als hierboven. Nog vragen? Dit is een eerste versie van de adresgids. Uitgaande van jullie feedback zal dit verder uitgewerkt en verfijnd worden in de komende maanden. Feedback en vragen kun je richten aan mij: frank@boek.be, of rechtstreeks in de wandelgangen van het Huis Veel succes met deze applicatie. Ik hoop dat het ons leven gemakkelijker en aangenamer zal maken!