ALF. Technische handleiding. pagina 1 van 14

Transcriptie

1 ALF Technische handleiding pagina 1 van 14

2 Inhoudsopgave 1 Indienen van het afrekeningsdossier Tewerkstellingsgegevens Toevoegen van contracten Werknemers in brugpensioen Variabele prestaties Indienen van het administratief dossier Verdeling RTH-punten door penhouders Contactpersonen pagina 2 van 14

3 AFKORTINGEN ALF BHO DOP FAM MFC PE PVC PVF TB RTH SE alternatieve loonfinanciering beheersovereenkomst dienst ondersteuningsplan flexibel aanbod meerderjarigen multifunctioneel centrum prestatie-eenheid persoonsvolgende convenant persoonsvolgende financiering thuisbegeleidingsdienst rechtstreeks toegankelijke hulp subsidie-eenheid pagina 3 van 14

4 1 INDIENEN VAN HET AFREKENINGSDOSSIER In 2015 werd de webapplicatie Isis, het nieuwe registratiesysteem voor personeel tewerkgesteld in voorzieningen, in gebruik genomen. Dit systeem voorziet sindsdien in de maandelijkse voorschotberekening. De berekening gebeurt op basis van de werknemersgegevens en tewerkstellingsgegevens. Om het personeelsbestand over te maken aan het VAPH, kan er gebruik gemaakt worden van de webapplicatie, een automatiseerder of een sociaal secretariaat. Vanaf het werkingsjaar 2015 zal de afrekening volledig in Isis gebeuren. Dit wil zeggen dat alle info die nodig is om een berekening te maken, opgevraagd zal worden via Isis: - Personeelsgegevens (zie deze handleiding) - Aanvullende gegevens: arbeidsongevallen, educatief verlof ed. - Verdeling RTH-punten voor penhouders RTH - Aantal begeleidingen per cliënt voor thuisbegeleidingsdiensten (excel) - Aantal begeleidingen per cliënt voor diensten ondersteuningsplan (excel) - Ondersteuning van PVC-cliënten (excel) - Uitwisseling personeel (excel), (neem hiervoor contact op met één van de medewerkers) De gegevens die in een excelbestand worden opgevraagd, zullen kunnen opgeladen worden in Isis. Gezien de overgang naar PVF in 2017 werd er voor geopteerd om het opvragen van deze gegevens niet te integreren in Isis zelf. Remgelden en dagbesteding voor structurele thuiszitters (vroegere tehuizen werkenden!) werden ondertussen reeds opgevraagd via een elektronische bevraging. Deze cijfers zijn sneller nodig voor eventuele aanpassing aan erkenningsbesluiten Deze gegevens worden dus NIET opnieuw opgevraagd via Isis! Ook de outreach die gepresteerd werd in het kader van RTH werd reeds opgevraagd via een elektronische bevraging, omdat deze gegevens nodig waren voor het wetenschappelijk onderzoek rond RTH. Samengevat bestaat het afrekeningsdossier 2015 uit twee delen: - Administratief dossier met eventuele bijlagen (excel) - Tewerkstellingsgegevens Uiterste indieningsdatum voor het subsidiedossier 2015 is vastgelegd op 31/3/2017. pagina 4 van 14

5 1.1 Tewerkstellingsgegevens Voor het insturen van de werknemersgegevens en de overeenstemmende tewerkstellingen zijn er drie opties: - Ofwel geeft u deze gegevens zelf in via de webapplicatie - Ofwel werkt u samen met een automatiseerder - Ofwel werkt u samen met een sociaal secretariaat Indien uw gegevens worden ingeladen door een automatiseerder of sociaal secretariaat zal u de nodige instructies via hen krijgen. De link naar de gegevens van het afrekeningsdossier is te vinden onder Isis Subsidieerbare eenheid (zie scherm hieronder). Voor degenen die de webapplicatie gebruiken volgen de schermen hieronder Toevoegen van contracten Onder de toets contracten moeten alle werknemers ingevuld die in 2015 door het VAPH worden gesubsidieerd. Let wel: de gegevens die u hier invult moeten naar eer en geweten ingevuld. De diploma- en ancienniteitsvoorwaarden zijn nog steeds van toepassing en kunnen via steekproeven gecontroleerd worden. Indienen afrekeningsdossier pagina 5 van 14

6 Klikken op Contracten geeft onderstaand scherm: Klik op toevoegen om de werknemers in te geven. pagina 6 van 14

7 Na het invoeren van alle tewerkstellingsgegevens klikt u op bewaren De werknemer wordt dan toegevoegd aan het overzicht. Voorzieningen die de webapplicatie zelf niet gebruiken voor de invoer van de werknemersgegevens, krijgen onmiddellijk bovenstaand overzicht te zien, met vermelding van alle gegevens ingeladen door automatiseerder of sociaal secretariaat. Eventueel zijn nog individuele wijzigingen mogelijk Werknemers in brugpensioen Voor werknemers in brugpensioen betaalt de werkgever een aanvullende vergoeding. Deze vergoeding wordt door het VAPH gesubsidieerd. Deze werknemers vult u aan onder de toets personeel brugpensioen. Klikken op personeel in brugpensioen geeft onderstaand scherm: pagina 7 van 14

8 Klik op toevoegen voor het invullen van een nieuwe werknemer. Onder bedrag komt het totaal bedrag op jaarbasis, onder RSZ werkgever het bedrag RSZ betaald op dit totaal bedrag Variabele prestaties De laatste toets betreft de variabele prestaties. Deze gegevens (uren en uitbetaalde bedragen) worden niet meer individueel opgevraagd, maar gegroepeerd per functiegroep. Welke functiecode onder welke groep valt kan u in bijlage terugvinden. De variabele prestaties gepresteerd door groep 2 (opvoedend en verplegend personeel) worden, indien van toepassing, meegerekend voor de bepaling van het forfait zware beroepen. pagina 8 van 14

9 Klikken op variabele prestaties : Klik op toevoegen voor het invullen van de uren en bijhorende bedragen. Let op: indien er uren werden gepresteerd door de drie groepen, moet u deze actie drie maal uitvoeren! Voor elke groep moeten de uren afzonderlijk ingevoerd worden. - Groep 1: variabele prestaties van directiefuncties, licentiaten en geneesheren - Groep 2: variabele prestaties van opvoedend en verplegend personeel - Groep 3: variabele prestaties van logistiek, administratief en paramedisch personeel (uitgez. functiecodes 450, 460 en 500) pagina 9 van 14

10 pagina 10 van 14

11 1.2 Indienen van het administratief dossier Voor het indienen van het administratief gedeelte zal de SE een taak toegewezen krijgen. Na het starten van de taak krijgt u onderstaand scherm te zien. Let op: het administratief dossier kan pas ingevuld worden nà het inladen van de werknemersgegevens! Het aantal ingegeven contracten worden bovenaan vermeld. Een aantal gegevens wordt nog opgevraagd in een excelbestand. Het gaat onder meer om de geboden ondersteuning van PVC-dossiers en de begeleidingen gepresteerd door thuisbegeleidingsdiensten en diensten ondersteuningsplan. pagina 11 van 14

12 Ook externe tewerkstellingen (bvb door samenwerkingsverbanden met andere voorzieningen) dienen in een excelbestand ingevuld. Alle nodige bestanden worden via aan alle SE s bezorgd worden. De ingevulde bestanden moeten vervolgens elk afzonderlijk worden opgeladen in Isis. Het opladen van deze bestanden wordt gecontroleerd: indien u bvb PVC aanklikt, moet er onder PVC een bestand worden opgeladen! Zo niet, zal er een foutmelding verschijnen en kan het administratief dossier niet ingediend worden. Let op: het volledig administratief dossier moet in één keer ingevuld worden en alle nodige bestanden opgeladen. Zodra u op indienen klikt, is het dossier ingediend. Dit betekent ook dat alle werknemersgegevens EERST moeten ingeladen zijn. Door het indienen van dit deel van het dossier bevestigt u ook de werknemersgegevens! SAMENGEVAT Afrekeningsdossier DEEL 1: opgeladen door sociaal secretariaat of automatiseerder, of zelf invullen in webapplicatie. - Werknemersgegevens - Werknemers in brugpensioen - Overzicht variabele prestaties Afrekeningsdossier DEEL 2: steeds door SE zelf in te vullen - Aanduiding samenstelling dossier - Opladen aanvullende gegevens in excelbestanden (ontvangen via mail) - Opgave ontvangen terugbetalingen van andere instanties en eventuele bedragen in mindering te brengen - Klikken op INDIENEN = indienen van het volledige dossier!! Na het indienen kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht, zowel aan de werknemersgegevens als aan het administratief dossier. Let er dus op dat alle werknemersgegevens zijn ingevuld (drie onderdelen) vooraleer u het administratief gedeelte aanvult!! 2 VERDELING RTH-PUNTEN DOOR PENHOUDERS SE s die een erkenning als RTH-dienst hebben, moeten, aanvullend op het afrekeningsdossier (administratief dossier), de verdeling van de erkende RTH-punten doorgeven. Het totaal aantal erkende punten RTH voor het werkingsjaar 2015 wordt op het scherm weergegeven. Deze gegevens worden door het VAPH zelf opgeladen. pagina 12 van 14

13 Indien er geen samenwerkingsverbanden zijn moeten alle punten toegewezen worden aan de eigen SE. Deze actie staat los van het indienen van het afrekeningsdossier en kan dus op een ander moment gebeuren. Verdeling 2015 RTH-punten door penhouders Klikken op afrekeningen RTH geeft onderstaand scherm: Klik op toevoegen om de punten aan de eigen en/of aan één of meerdere SE s toe te wijzen. pagina 13 van 14

14 3 CONTACTPERSONEN Indien u vragen heeft na het lezen van deze handleiding kan u contact opnemen met één van volgende medewerkers of via afrekeningen@vaph.be : - Danielle Gay Danielle.Gay@vaph.be - Sandra Muyldermans Sandra.Muyldermans@vaph.be - Mieke Bekaert Mieke.Bekaert@vaph.be - Muhammet Turan Muhammet.Turan@vaph.be - Fatma Akkaya Fatma.Akkaya@vaph.be - Saskia De Bodt Saskia.Debodt@vaph.be - Helpdesk afrekeningen Afrekeningen@vaph.be of Afrekening@vaph.be Teamcoördinator: Lies Peeters pagina 14 van 14