De nieuwe regels die in het licht van deze vereenvoudiging zijn opgesteld, zullen dan ook vanaf 1/01/2016 moeten worden toegepast.

Transcriptie

1 Code werkrooster Toelichting. De aangifte sociale risico s zal op termijn verplicht in elektronische vorm plaats vinden. De verplichting tot het elektronische verzenden zal in 2 fasen gebeuren: Vanaf 01/01/ risicomaand januari zijn de vergoedbaarheidsscenario's enkel nog elektronisch toegestaan: o WECH005: maandelijkse aangifte uren tijdelijke werkloosheid (vervangt C3.2-WG bewijs uren) o WECH006: maandelijkse aangifte deeltijdse arbeid (vervangt C131B-WG) o WECH007: maandelijkse aangifte beschermde werkplaats (vervangt C78 prestatiestaten) o WECH008: activeringsprogramma (vervangt C78.x) o WECH010: uren jeugdvakantie + seniorvakantie (vervangt C103-jeugd-en seniorvakantie WG) Concreet betekent dit dat bovenstaande aangiften voor de vergoedbaarheid (met risicomaand vanaf januari 2016) vanaf 01/01/2016 niet meer op papier aanvaard worden! Vanaf 01/01/ risicodatum vanaf 1/01/ zullen ook de toelaatbaarheidsscenario's enkel nog elektronisch kunnen worden opgemaakt: o WECH001 onder voorbehoud: einde arbeidsovereenkomst (vervangt C4 formulieren) o WECH002: jaarlijkse aangifte tijdelijke werkloosheid (vervangt C3.2A) o WECH003: aanvang deeltijdse arbeid (vervangt C131A-WG) o WECH009: recht op jeugdvakantie + seniorvakantie (vervangt C103-Jeugd- en seniorvakantie WG). Concreet betekent dit dat bovenstaande aangiften voor de toelaatbaarheid (met risicodatum vanaf 1 januari 2017) vanaf 01/01/2017 niet meer op papier aanvaard worden! Een veralgemening van de elektronische aangifte was pas mogelijk wanneer de aangiften ook inhoudelijk onder de loep werden genomen, of anders gezegd, werden vereenvoudigd, omdat de huidige opzet van de aangiften niet haalbaar was voor sommige sectoren/werkgevers en niet altijd compatibel was met de moderne werkstructuren. De nieuwe regels die in het licht van deze vereenvoudiging zijn opgesteld, zullen dan ook vanaf 1/01/2016 moeten worden toegepast. Hierbij een overzicht van wat er inhoudelijk verandert aan de aangiften: 1 aangifte per maand (= per referteperiode) en niet langer per tewerkstellingslijn: Werknemers die bij dezelfde werkgever binnen 1 maand verschillende ononderbroken contracten hebben, zullen aan het eind van de maand slechts één ASR-aangifte krijgen. Hierop bestaan uitzonderingen vb. bij definitieve overgang van deeltijdse naar voltijdse tewerkstelling of het wijzigen van maatman, paritair comité of RSZ-code. Bepaling van de uren per week (Q): Wanneer iemand binnen de maand verschillende ononderbroken tewerkstellingen heeft waarbij de uren per week van de maatman (S) gelijk blijft, moet op de ASR-aangifte een gemiddelde Q vermeld worden. Het werkschema op de aangifte wordt vervangen door een 'code werkschema': Doordat aangiften moeten gegroepeerd worden tot 1 aangifte per maand, en er ingeval van meerdere onderbroken tewerkstellingen binnen die maand verschillende werkschema's van toepassing kunnen zijn, is het niet langer haalbaar deze op te nemen in de aangiften. Het werkschema verdwijnt van de aangifte en wordt vervangen door 2 nieuwe rubrieken: o Aantal dagen per week (RAS) (in principe enkel verplicht op te geven op de WECH005) o Code werkschema: via deze code wil de RVA inzicht krijgen in de regelmaat van de arbeid

2 De RVA voorziet de volgende coderingen op de aangifte e-asr.. 01 Vast wekelijks werkschema (voltijds) 02 Vast werkschema, anders dan wekelijks (voltijds) 03 Deeltijdse werkhervatting tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid (voltijds) 04 Weekendoverbruggingsploeg (voltijds) 10 Vast uurrooster met elke week hetzelfde aantal vaste arbeidsdagen (deeltijds) 11 Vast uurrooster met wekelijks wisselende arbeidsdagen of wisselend aantal arbeidsdagen (deeltijds) 12 Variabel uurrooster (deeltijds) Vast maandloon met wisselende prestaties per maand of maanden zonder prestaties (deeltijds) (non-profitsector voor paritaire comités 152, 225, 318, 319, 327, 329, 330, 331, 332 en 337) Deeltijdse werkhervatting tijdens een periode van arbeidsongeschiktheid (deeltijds) 99 (*) Geen van de andere codes Opmerking: De nummers die u in bovenstaand schema terug vindt, zijn codes die gebruikt worden voor de e-asr aangifte. Deze nummers worden niet ingegeven in eblox. Om de juiste code te kunnen aanbrengen op de e-asr aangifte zal in eblox een nieuw begrip in de vaste gegevens van de werknemer worden opgenomen: de werkschemacode. Wij voorzien hierin 4 mogelijkheden code A: vast werkrooster code B: vast werkrooster, niet wekelijks of met wisselende arbeidsuren/dagen code C: variabel werkrooster code D: weekendoverbruggingsploeg (systeem nauwelijks of niet gebruikt in de social profit sector). De werkschema code vindt u onder contract tewerkstelling.

3 Uit de combinatie van het werkschema zoals gedefinieerd in eblox, de code cyclus (zie verder), de code werkrooster, een aantal vaste gegevens uit eblox (zoals daar zijn: voltijdse tewerkstelling, deeltijdse tewerkstelling, vast maand loon, deeltijds werken/deeltijds mutualiteit,f) zal bepaald worden welke code uiteindelijk op de e-asr aangifte zal vermeld worden. Voor welke werknemers moet er een werkschemacode ingegeven worden in eblox? Om te weten voor wie er een werkschemacode moet ingegeven worden in eblox, wordt gekeken naar de gegevenscombinaties tussen het aanwezige werkschema van de werknemer enerzijds, en de waarde van de code cyclus anderzijds. De code cyclus vindt u eveneens onder contract tewerkstelling. De code cyclus kan de volgende waarde aannemen: blanco, wat betekent dat er een vaste cyclus is de waarde 1 wat betekent dat er geen vaste cyclus is.

4 Dit geeft de volgende mogelijke gegevenscombinaties. Werkschema aanwezig in eblox Geen werkschema in eblox Cyclus = 1 = Geen vaste cyclus Niet van toepassing. Gegevenscombinatie niet mogelijk en dus ook niet registreerbaar Werkschemacode C wordt achterliggend automatisch toegewezen (code niet zichtbaar in eblox) Geen registratie werkschemacode nodig in eblox Cyclus = blanco = vaste cyclus Werkschema = Max 7 dagen Code A wordt achterliggend automatisch toegewezen (code niet zichtbaar in eblox) Werkschema > 7 dagen Code B wordt achterliggend automatisch toegewezen (code niet zichtbaar in eblox). Het is niet nodig om een werkschemacode in te geven in eblox Werkschemacode moet verplicht ingegeven worden Welke werkschemacode moet ik ingeven in eblox? De uitbetalingsinstellingen verwachten dat het werkschema dat uiteindelijk op de aangifte e-asr verschijnt, een beeld geeft van de dagen waarop de werknemer verondersteld wordt te werken, en voor hoeveel uur hij op die dag verondersteld wordt te werken. Algemene regel is dat er voor de bepaling van het werkschema niet gekeken wordt naar de effectieve tewerkstelling van de werknemer, maar naar de tewerkstellingsvoorwaarden zoals overeengekomen in de arbeidsovereenkomst. Men moet dus nagaan of er voor de werknemer een bepaald werkschema is vastgelegd. Het schema kan in de arbeidsovereenkomst beschreven zijn. Het kan ook dat in de arbeidsovereenkomst verwezen wordt naar een van de werkschema s die opgenomen zijn in het arbeidsreglement. Werknemers kunnen uiteraard ook variabel te werk gesteld worden. Concreet betekent dit dat u in eblox de code A toekent aan werknemer met een wederkerend vast schema dat zich uitstrekt over 1 week. Het schema herhaalt zich week na week. Voorbeeld: Een werknemer werkt iedere week van maandag tot vrijdag De code B wordt toegewezen aan een werknemer met een schema dat zich uitstrekt over minstens 2 weken waarbij wisselende arbeidsdagen en/of wisselende arbeidsuren zich voordoen. Belangrijk is evenwel dat er steeds sprake is van een vaste cyclus die zich herhaalt, en die periode na periode uitgerold kan worden.

5 Voorbeeld1: Een halftijdse werknemer werkt in week 1 op maandag, dinsdag en woensdag. In week 2 werkt hij op donderdag en vrijdag. Het aantal werkdagen verschilt van week tot week. Voorbeeld 2: Een wn werkt elk week 19 uur. De uren zijn als volgt verdeeld: Week 1 - Maandag en dinsdag 7 uur - Woensdag 5 uur. Week 2 - maandag 5 uur - dinsdag en woensdag 7 uur. De werknemer presteert steeds op dezelfde dagen, maar het aantal uur per dag is verschillend. De code C betreft een variabel rooster. Er is met andere woorden geen regelmaat. Schema s kunnen niet uitgerold worden. Belangrijke opmerkingen: Voor de social profit sectoren (zie eerdere opsomming van de verschillende paritaire comités) zal de werkschema code C voor deeltijdse werknemers meestal omgezet worden naar de e- ASR code 13, voor zover de werknemer beschikt over een vast maandloon. Voor voltijdse werknemers die zich in een gelijkaardige situatie bevinden wordt dit de e-asr code 99. Wanneer er bij een werknemer contractueel bepaald is dat hij of zij via een variabel schema wordt te werk gesteld, moet zijn werkschema minstens 5 werkdagen op voorhand bekend gemaakt worden. Het feit dat bij deze werknemer contractueel bedongen werd dat zijn werkschema variabel is, neemt niet weg dat de werkgever deze werknemer toch planningsperiode na planningsperiode volgens een vast werkschema kan te werk stellen. In voorkomend geval kan de RVA er op aandringen om voor deze werknemer een werkschema door te geven dat gebaseerd is op de feitelijke tewerkstelling i.p.v. op de theoretische tewerkstelling. U geeft op dat ogenblik de correcte werkschema code (code A, B of c) in. Wanneer u in eblox een werkschemacode ingeeft, ook in die situaties die op basis van de voorgaande beslissingstabel geen ingave vereisen, zal de manueel ingegeven waarde steeds voorrang krijgen. Instellingen die werken met een planningsysteem zullen in eblox allicht geen werkschema s ingegeven hebben en zal de code cyclus voor alle werknemers op blanco staan (= vaste cyclus). Zoals eerder gesteld zal deze gegevenscombinatie voor een blokkerende fout zorgen vanaf de loonperiode van november. Om deze fout op te lossen dient de werkschemacode ingevuld te worden.